Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics NAV 4.0 Debitoren & Verkauf

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1 Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics NAV 4.0 Debitoren & Verkauf

2 Informationen zum Inhalt Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor und Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Der Inhalt des Handbuches kann ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Obwohl wir bestrebt sind, den Handbuch- Inhalt so informativ wie möglich und aktuell zu halten, sind Fehler und Unterlassungen nicht ganz zu vermeiden. Für Verbesserungsvorschläge sind Autor und Verlag dankbar. Warenzeichen Die in diesem Buch erwähnten Software- und Hardwarebezeichnungen sind in den meisten Fällen auch eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Copyright Das Werk, einschliesslich aller Teile, ist uheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ausserhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Publikation Druckerei Odermatt [Januar 2007 / Version C4.00]. Alle Rechte vorbehalten. Weitere Publikationen finden Sie unter Druck und Verlag Druckerei Odermatt, Dorfplatz 2, 6383 Dallenwil

3 Inhalt Kapitel 1 Einführung Verkauf & Marketing 5 Einleitung 6 Programm-Module 7 Menüaufbau des Moduls 9 Integration im Gesamtsystem 11 Kapitel 2 Stammdaten und Debitoren einrichten 15 Debitoren & Verkauf Einrichtung 16 Debitoren Stammdaten 22 Kapitel 3 Verkäufe erfassen 41 Grundlagen Verkaufsbeleg 42 Möglichkeiten der Fakturierung 46 Kapitel 4 Verkaufspreise 49 Übersicht Preis- und Rabattsystem 50 Standard Verkaufspreis 51 Alternative Preise 52 Zeilenrabatte 55 Kapitel 5 Von der Offerte zur Rechnung 65 Grundlagen 66 Aufbau eines Verkaufsbelegs 67 Verkaufsbelege bearbeiten 79 Funktionalitäten der Offerte 89 Teillieferung und -rechnung im Verkauf 93 Belege drucken 106 Kapitel 6 Buchen im Verkauf 111 Einleitung 112 Posten bei der Rechnungsbuchung 117 Rundungsdifferenzen buchen 123 Buchungen stornieren 125 Stapelbuchen 129 Kapitel 7 Spezialbelege und -funktionen 133 Rahmenauftrag 134 i

4 Inhalt Fakturieren in mehreren Währungen 137 Sammelrechnungen 141 Gutschriften 146 Verkauf Reklamationen 150 Reservationen 157 Direktlieferung und Spezialauftrag 162 Lieferterminzusagen 168 Artikeltracking mit Serien- und Chargennummern 175 Kapitel 8 Zahlungen erfassen 179 Grundlagen 180 Ausgleichsmethoden 181 Buchen von Debitorenzahlungen 186 Debitorenposten ausgleichen 195 Skonto 210 Geschäftsfälle 219 Kapitel 9 Elektronischer Zahlungsverkehr 225 Funktionsübersicht ESR 226 ESR Stammdaten und Vorbereitungen 230 ESR Rechnung drucken 237 Zahlungseingang ESR 239 LSV Funktionsübersicht 243 LSV Stammdaten und Vorbereitungen 247 LSV Einzug 254 Kapitel 10 Mahnwesen 265 Grundlagen Mahnwesen 266 Stammdaten Mahnwesen 267 Verzugszinsen 290 Kapitel 11 Rückstandsverwaltung Verkauf 303 Funktionsübersicht 304 Verkaufsrückstandzeilen 310 Liefermenge zuteilen 316 Rückstände pro Debitor 320 ii

5 Inhalt Nachlieferung anlegen 321 Rückstandsverwaltung in der Praxis 326 Kapitel 12 Analyse & Budget 329 Analyse & Berichtswesen 330 Erstellen von Analysenberichten 331 Verkaufsbudgets 347 Anhang A Länderspezifische Abweichungen 353 Terminologie Schweizer Version 354 iii

6 Inhalt iv

7 Kapitel 1 Einführung Verkauf & Marketing Das Modul Verkauf & Marketing beinhaltet alle wichtigen Funktionen, um die Debitoren, die Auftragsbearbeitung und den Zahlungsverkehr optimal zu verwalten. Von der Offerte mit Offertvarianten bis hin zur Rechnung oder Rücksendung/Gutschrift können Dokumente beliebig kopiert und bearbeitet werden. Als Einstieg in das Handbuch Verkauf & Marketing finden Sie in diesem Kapitel wichtige Informationen zu Aufbau und Integration dieses Modules: Diese Themen werden im vorliegenden Kapitel behandelt: Einleitung Programm-Module Menüaufbau des Moduls Integration im Gesamtsystem Einfluss auf Lager-Disposition

8 Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing 1.1 EINLEITUNG Waren und Dienstleistungen in der gewünschten Qualität termingerecht auszuliefern und damit Geld zu verdienen ist wohl das Ziel fast jeder Unternehmung. Stellen wir uns einmal vor, welche Aktivitäten notwendig sein könnten bis der Kunde die Lieferung erhält und bis wir die Zahlung des Debitors erhalten haben: Nach einer Lagerbestandesprüfung kann der Auftrag ganz oder teilweise ab Lager geliefert werden, oder die Artikel müssen beim Lieferanten oder in der Produktion beschafft werden. Der Lieferant oder die interne Fertigung liefert die Ware an unser Handelslager. Von dort wird die Kundenbestellung komplett oder in Teilen ausgeliefert und fakturiert. Der Kunde bemängelt die Qualität der Lieferung und Reitturniere einen Teil der Ware. Wir senden eine Ersatzlieferung. Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug werden wir ihn mit einem Kontoauszug oder mit einer Mahnungen darüber informieren. Die Zahlung des Debitoren wird via ESR-Fiel bequem eingelesen, kontrolliert und verbucht. Es bestehen also eine Reihe von zusammenhängenden Ereignissen ausgehend von einem Verkaufsauftrag, die in einer integrierten Lösung wie die Anwendung gut überblickt werden können. Dabei haben wir die Abläufe des Einkaufs oder der Produktion nicht näher betrachtet. 6

9 1.2 Programm-Module 1.2 PROGRAMM-MODULE Jede Unternehmung hat unterschiedliche Anforderungen an ein Verkaufsmodul. Deshalb kann der Kunde aus verschiedenen Programm- Modulen auswählen. Kurzbeschreibung der Programm-Module Die Anwendung ist modular aufgebaut, d.h. Module können einzeln, auch noch Jahre später, dazugekauft werden. In der Liste sind die Programm-Module für Verkauf & Marketing aufgeführt. Ausführliche Informationen zu diesen und weiteren Modulen erhalten Sie von Ihrem die Anwendung Partner. Modul Basismodul Verkauf Fakturierung Verkauf Auftragssteuerung Rechnungsrabatt Verkauf Zeilenrabatt Kurzbeschreibung Einrichten von Debitorstammdaten (wie Verkäufer, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Länder, Sprachen etc.), Rechnungen und Gutschriften über Erfassungsjournale erfassen und buchen, Zahlungseingänge buchen, Offene Posten verwalten, Mahnwesen, beliebig viele Währungen pro Debitor. Verkaufsbelege für Rechnung und Gutschrift, Artikel und Leistungen detailliert zusammenstellen, Barverkäufe, mehrere MWSt Sätze pro Beleg. Fakturierung mit Offerten und Aufträgen, Offerte in Auftrag übernehmen, Verkaufsmengen im Lager provisorisch reservieren, Teillieferungen und Teilrechnungen, Direktlieferungen, Reservation. Preisnachlass auf Basis des Auftragsvolumens, Rabattstaffel pro Debitor oder Debitorengruppe definieren, Rabatte auf separate Fibukonten buchen, Mindermengenzuschlag (Seite 59). Rabattstrukturen für einzelne Kunden, Kundengruppen und Artikelgruppen festlegen. Rabatt kann mit Rechnungsrabatt und individuellen Preisen kombiniert werden. 7

10 Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing Modul Verkauf alternative Preise Kampagnen Verkaufspreise Alternative Lieferadressen Lieferterminzusage Spediteure Retourenverwaltung Verkauf Offertverwaltung (SwissModule) Rückstandsverwaltung Verkauf (SwissModule) ESR (SwissModule) LSV / DebitDirect (SwissModule) Kurzbeschreibung Pro Artikel alternative Verkaufspreise für einzelne oder alle Debitoren, bestimmte Debitorenpreisgruppen, Einheiten, Varianten, Mindestmengen und weiteren definieren. Verknüpfung von Verkaufspreisen und Zeilenrabatten mit Kampagnen. Beliebig viele Lieferadressen pro Debitor verwalten (Seite 73). Frühest möglicher Liefertermin für Artikelzeilen eines Verkaufsauftrags berechnen (Seite 168). Lieferungen einem Spediteur zuordnen, Lieferung mit Trackingnummer via Internet verfolgen (Seite 36). Falsch gelieferte oder defekte Waren wieder einlagern und über Ersatzlieferungen und Gutschriften korrigieren (Seite 150). Erweiterte Funktionalität im Offertwesen mit Offertvarianten (Seite 89). Übersicht über offene Auftragspositionen, Liefermengen zuteilen (prozentual, FIFO, usw.) Nachlieferungen einzeln oder als Sammelauftrag anlegen (Seite 303). ESR und ESR+ Einzahlungsscheine drucken und von Post oder Bank gemeldete Zahlungseingänge ab Datei einlesen und buchen (Seite 225). Debitorenrechnungen "einziehen" mit System LSV der Schweizer Banken sowie DebitDirect von Postfinance (Seite 243). 8

11 1.3 Menüaufbau des Moduls 1.3 MENÜAUFBAU DES MODULS Im Hauptmenü unter Verkauf & Marketing finden Sie verschiedene Menüpunkte. Je nach Aufgabengebiet und Benutzerrechten haben Sie Zugriffe auf diese Menüs. Der Navigationsbereich soll Benutzern einen intuitiven Zugang zu Belegen, Berichten und Funktionalitäten ermöglichen, indem eine Oberfläche verwendet wird, die der in Microsoft Outlook sehr ähnlich ist. Der Navigationsbereich wurde in die Anwendungsbereiche unterteilt, die die Rollen und Aufgaben der Mitarbeiter widerspiegeln. Das separate Fenster sowie die Baumstruktur ermöglichen den Benutzern Zugriff auf Menüoptionen, ohne Fenster schliessen zu müssen, in denen sie arbeiten. Mehr über den Navigationsbereich erfahren Sie im Einführungshandbuch. 9

12 Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing Kurzbeschreibung der Menüpunkte Die verschiedenen Menüpunkte werden Sie je nach Aufgabengebiete intensiver oder vielleicht gar nicht verwenden. Welche Menüs Sie verwenden können, ist auch von Ihren Zugriffsrechten abhängig. Hier ein Kurzbeschrieb der Möglichkeiten in den einzelnen Menüpunkte: Menüpunkt Verkauf Auftragsabwicklung Marketing Lager & Preise Analyse & Berichtswesen Historie Einrichtung Beschreibung Verwaltung der Stammdaten wie Debitoren, Verkäufer, Team, Kontakte etc. Verkaufsbelege erfassen oder kopieren mit beliebig vielen Verkaufszeilen, drucken von Belegen Wird im Handbuch Marketing beschrieben. Artikel, Katalogartikel, VK-Preisvorschläge, Belege Budget, Analyseberichte, Absatzplanung Gebuchte Belege für Nachdruck, Navigation von Daten Alle wichtigen Stammdaten wie Zahlungsbedingungen, Verkäufer, Rabattgruppen, usw. Tips Sollten Sie eine Zugriffsmeldung beim Anklicken eines Menüs erhalten, kann dies folgende Ursachen haben: Das mit dem Menü verbundene Modul ist nicht lizenziert. Ihre Benutzerrechte erlauben keinen Zugriff auf dieses Menü. 10

13 1.4 Integration im Gesamtsystem 1.4 INTEGRATION IM GESAMTSYSTEM Das Modul Verkauf & Marketing ist ein Teil der Gesamtlösung von der Anwendung. Die einzelnen Module sind miteinander verknüpft, was den Zugriff auf Informationen aus anderen Modulbereichen jederzeit gewährleistet. Wollen Sie beispielsweise Artikel verkaufen, muss der Artikelstamm mit den relevanten Daten vorhanden sein. Sollen Debitorenzahlungen elektronisch via ESR abgewickelt werden, müssen entsprechende Informationen im ESR-Modul vorhanden sein. Folgende Module spielen mit dem Modul Verkauf & Marketing zusammen: Integration Fibu Das Fibu Basismodul ist die Grundvoraussetzung für den Einsatz aller weiteren Module. Nachfolgend sind die wichtigsten Punkte zur Verbindung mit dem Modul Verkauf & Marketing erklärt: Erfolgswirksame Buchungen werden via Debitorenbuchungsgruppe in der Fibu abgelegt. Währungen werden in der Fibu verwaltet und den Debitoren zugeordnet. Verkaufsbelege können neben Artikel und Ressourcen auch Fibukonten enthalten. Kostenstellen- und Kostenträger-Informationen werden in der Fibu verwaltet und in den Verkaufszeilen zugeordnet. Informationen zur Rechnungsrundung in Verkaufsbelegen werden in der Fibu Einrichtung festgelegt. Mehrwertsteuersätze aus der Fibu werden über die Buchungsmatrix festgelegt. Integration Lager Das Modul Lager umfasst alle relevanten Informationen, um Ihre Produkte und Dienstleistungen zu identifizieren. Artikel und Debitoren können verknüpft werden, damit zum Beispiel immer die korrekten 11

14 Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing Preise, abhängig von Mengenstaffeln verwendet werden. Weitere Verknüpfungen im Artikelstamm: Vorhandene Reservationen Lagerbestand / Verfügbarkeit Ersatzartikel Lagerorte Lieferanten Tracking für Serien- und Chargennummern Integration Einkauf Nicht immer kann ab Lager geliefert werden, manche Produkte werden gar nicht am Lager geführt. Deshalb ist die Verbindung zu diesem Modul sehr wichtig. Vielfach werden die Artikel direkt vom Lieferanten zum Kunden befördert. Die Integrationsvorteile dieses Moduls: Auftragszeilen mit Einkaufszeilen verbinden Geplante Zugänge aufgrund von Bestellzeilen sind in Verkaufszeilen ersichtlich Bestellvorschlag aufgrund der Bedarfssituation im Verkauf Lagereingang mit Chargen- /Seriennummer Integration Marketing CRM liegt in aller Munde, aber wie wird dieses Modul im Gesamtsystem genutzt? Hier ein paar Beispiele: Marketingadressen und Debitorkarten abgleichen, Informationen zum Debitoren sind im Marketing ersichtlich Buchungen und Belegdrucke für Debitoren werden im Marketing registriert und dann für Marketingzwecke weiterverarbeitet Änderungen werden beidseitig im Verkauf und Marketing sofort aktualisiert Kommunikation mit , Word, Outlook und Telefon 12

15 1.4 Integration im Gesamtsystem Einfluss der Dimensionen Die Dimensionen ermöglichen erweiterte Gesichtspunkte bei der Analyse von Fibubuchungen. Dimensionen sind frei definierbare Bereiche zu denen auch die Kostenstellen und Kostenträger gehören. Sie können die Dimensionen beliebig einsetzen um Analysen basierend auf Verkäufer, Länder, Unternehmensgruppen, Marketingkampagnen und vielen weiteren Kriterien zu gewinnen. Ausführliche Infos zu den Dimensionen erfahren Sie im Fibu Handbuch. Einfluss auf Lager-Disposition Produkte können oft nicht sofort ausgeliefert werden, da diese nicht oder nur teilweise lagerhaltig sind. Vielfach möchte der Kunde die Lieferung zu einem bestimmten Lieferdatum in der Zukunft. In anderen Fällen ist der Liefertermin eine Annahme basierend auf den Lieferzeiten des Lieferanten. Welche Bestände sind an welchem Ort vorhanden, und von welchem Lager decken wir einen aktuellen Bedarf? Sich dauernd verschiebende Lagerbestände aufgrund von geplanten und effektiven Ein- und Ausgängen erfordern einen guten Überblick der Bestände und eine äusserst genaue Datenerfassung. Artikelreservation Das Reservieren von Artikeln ist eine Funktion des Moduls Basis Lager. Mit dem Reservationssystem können wir eine systemmässige Verbindung zwischen Verkaufszeile, Lagerposten und Einkaufszeile vornehmen. Wir halten sozusagen schützend die Hand auf diese Bestände und verhindern, dass der Bedarf durch andere Aufträge verbraucht wird. 13

16 Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing 14

17 Kapitel 2 Stammdaten und Debitoren einrichten Bevor mit dem Modul Verkauf & Marketing gearbeitet werden kann, müssen verschiedene Stammdaten eingerichtet werden. In diesem Kapitel lernen Sie die notwendigen Vorarbeiten kennen. Es werden folgende Themen behandelt: Debitoren & Verkauf Einrichtung Debitoren Stammdaten

18 Kapitel 2. Stammdaten und Debitoren einrichten 2.1 DEBITOREN & VERKAUF EINRICHTUNG In diesem Fenster werden die Basisinformationen zum Anlegen von Lieferungen und Rechnungen sowie die Numerierung von Belegen festgelegt. Wenn Sie als neue(r) MitarbeiterIn mit Microsoft Dynamics NAV starten, können Sie davon ausgehen, dass diese Einrichtungen bereits vorgenommen wurden. Änderungen in diesem Fenster sollten nur durch autorisierte Personen durchgeführt werden. Felder Debitoren & Verkauf Einrichtung Die Feldbeschreibungen werden in den entsprechenden Themen abgehandelt: Feld Rabattbuchung auf Seite 61 Feld Kreditlimitenwarnung auf Seite 30 Felder Bestandeswarnung und Liefersperre bei neg. Bestand auf Seite 87 Feld Liefersch. bei Verkaufsrechnung auf Seite 45 Feld Ausgleich von Fremdwährungen auf Seite

19 2.1 Debitoren & Verkauf Einrichtung Debitorenkarte Die Verwaltung der Debitoren ist einer der wichtigsten Aufgaben in der Microsoft Dynamics NAV Gesamtlösung. Die Debitorenkarte ist in verschiedene Register eingeteilt. Nebst Adresse und Kontaktperson sind folgende Informationsbereiche abrufbar: Liefer- und Rechnungsadresse Zahlungs- und Lieferbedingungen Debitorenposten Buchungsgruppe für die Verbindung in die Fibu Rabattgruppen Statistik Bankkonten Offene Aufträge Rückstände und weitere Bestimmte Felder müssen ausgefüllt werden, andere werden bei Bedarf oder sogar ohne Einfluss des Benutzers automatisch ausgefüllt. 17

20 Kapitel 2. Stammdaten und Debitoren einrichten Pflichtfelder Es gibt nur wenige Felder, die, wenn sie nicht ausgefüllt sind, beim Erfassen von Verkaufsbelegen eine Warnung verursachen. Folgende Informationen müssen auf der Debitorenkarte vorhanden sein: Nummer Buchungsgruppen MWST Ausgleichsmethode Debitoren erfassen und bearbeiten Bevor ein neuer Debitor angelegt wird, sollte überprüft werden ob dieser bereits existiert. Nutzen Sie dafür die verschiedenen Such- und Filtermöglichkeiten. Debitoren erfassen Jeden Debitoren, den Sie erfassen, erhält eine eindeutige Debitornummer. Abhängig von der Nummernserie für Debitoren können Sie diese Nummer manuell oder automatisch vergeben lassen. Die Nummernserie für Debitoren legen Sie unter Finanzmanagement, Einrichtung, Nummernserie fest. Wie Nummernserien erfasst werden, erfahren Sie im Fibu Handbuch. Welche Nummernserie für Debitoren verwendet werden soll, legen Sie unter Verkauf & Marketing, Einrichtung, Debitoren & Verkauf Einrichtung im Register Numerierung fest. Debitoren können auf verschiedene Arten erfasst werden: Manuell auf der Debitorenkarte Durch Kopieren eines ähnlichen Debitors In Offerten mit Debitorenvorlage Via Modul Marketing auf der Adresskarte 18

21 2.1 Debitoren & Verkauf Einrichtung Beispiel Debitor erfassen Erfassen Sie folgenden Debitor neu: 1 Wählen Sie Verkauf & Marketing, Verkauf, Debitoren. Die Debitorenkarte mit einem Debitor wird angezeigt. 2 Fügen Sie einen neuen Datensatz ein und erfassen die folgenden Felder: Nummer: Name: Franz Meier AG Adresse: Industriestr. 345 Adresse 2: Postfach 1045 PLZ/Ort: 1000 Lausanne Ländercode: leer Kreditlimite: 2000 Verkäufercode: Ihre Initialen, 5% Provision Lieferbedingungscode: abgeholt Geschäftsbuchungsgruppe: CH MWST Geschäftgruppe: CH Debitorenbuchungsgruppe: INLAND Zahlungsbedingungscode: Netto innert 21 Tagen Zahlungsform: Bar Währungscode: leer Sprachcode: FR Tips Legen Sie einen Muster Debitor mit kompletter Adresse in einem speziellen Nummernkreis an, damit sich die Benutzer beim Erfassen neuer Adressen daran orientieren können. Debitoren bearbeiten Das Bearbeiten der Debitorenkarte beinhaltet alle Änderungen in einem oder mehreren Feldern auf der Debitorenkarte. Die Folgen einer Änderung sind unterschiedlich und hängen davon ab, welche Felder davon betroffen sind. Beachten Sie auf jeden Fall, dass wenn Sie beispielsweise die Zahlungsbedingungen ändern, dies nicht automatisch in Aufträgen nachgeführt wird. 19

22 Kapitel 2. Stammdaten und Debitoren einrichten Besteht eine Verbindung zwischen der Debitoren- und Adressverwaltung und ändern Sie in der einen oder anderen Tabelle, dann werden diese Änderungen sofort nachgeführt. Wenn Sie eine Änderung auf der Debitorenkarte vornehmen, wird das Datum im Feld Aktualisiert am angepasst. Das Feld Ausgleichsmethode enthält eine Grundregel für die Behandlung von Debitorenzahlungen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auf Seite 181. Debitoren löschen Es gibt verschiedene Gründe warum ein Debitor gelöscht wird: Debitor wurde irrtümlicherweise doppelt erfasst Debitor ist seit Jahren inaktiv, konkurs oder wurde aufgelöst usw. Beachten Sie folgendes vor dem Löschen von Debitoren: Debitoren mit offenen Posten, ungebuchten Offerten, Verkaufsaufträgen, Rechnungen oder Gutschriften können nicht gelöscht werden. Es können nur einzelne Debitoren gelöscht werden. Löschen Sie gezielt, beispielsweise anhand dem Datumsfeld Aktualisiert am der Debitorenkarte oder dem Buchungsdatum des letzten Rechnungspostens. Anstatt einen Debitor zu löschen, treffen Sie im Feld Gesperrt eine Auswahl. So bleiben Statistik, Posten, Bemerkungen usw. bestehen, aber es können keine neue Aufträge erfasst werden. Weisen Sie diesem inaktiven Debitor eventuell eine spezielle Debitorenbuchungsgruppe zu. Debitorenliste drucken Damit Sie Ihre Eingaben schwarz auf weiss prüfen können, haben Sie die Möglichkeit die Debitoren auf Papier auszugeben. Wählen Sie Verkauf & Marketing, Verkauf, Berichte, Debitoren, Berichte Debitoren, 20

23 2.1 Debitoren & Verkauf Einrichtung Informationen Einr., Liste um die Debitorenliste ausdrucken. Der Bericht kann mit verschiedenen Optionen ausgegeben werden. 21

24 Kapitel 2. Stammdaten und Debitoren einrichten 2.2 DEBITOREN STAMMDATEN Bevor mit dem Modul Verkauf & Marketing gearbeitet werden kann, müssen verschiedene Tabellen erfasst werden. Bedenken Sie dabei folgendes: Stammdaten sollten nur für autorisierte Personen änderbar sein. Fragen Sie sich, welche Informationen mit den erfassten Stammdaten gewonnen werden sollen, bevor massenhaft Daten erfasst werden. Stammdaten werden vielfach für Statistiken und Auswertungen verwendet. Bedenken Sie dies bei geplanten Änderungen von Stammdaten. Erfassen Sie nur die nötigsten Stammdaten, das erleichtert die Datenpflege. Sprachcode Liefern Sie Produkte an ausländische oder fremdsprachige Kunden können Artikelbeschreibungen und Zusatztexte in der jeweiligen Sprache gedruckt werden. Beim Arbeiten mit verschiedenen Sprachen gehen Sie wie folgt vor: Sprachcodes werden unter Verwaltung, Anwendung Einrichtung, Allgemein, Sprache erfasst. Neue Sprachen können hier eingetragen werden. Artikelbeschreibungen in Fremdsprachen werden auf der Artikelkarte unter Artikel, Übersetzungen eingegeben. Pro Sprachcode kann eine Übersetzung erfasst werden. 22

25 2.2 Debitoren Stammdaten Damit die Übersetzungen in Verkaufsbelegen angezeigt werden, muss auf den entsprechenden Debitorenkarten im Register Allgemein ein Sprachcode zugeordnet werden. Tips Die Sprachentabelle kann auch alternativ verwendet werden. Wünscht ein Kunde beispielsweise besondere technische Beschreibungen in der Artikelbezeichnung, kann in der Sprachtabelle ein besonderer Sprachcode - wie zum Beispiel TECH - definiert werden. Ländercode Liefern Sie Produkte ins Ausland, müssen Ländercodes definiert werden. Diese sind für die MWSt-Berechnung oder für Intrastat-Berichte wichtig. Im Menü Verwaltung, Anwendung Einrichtung, Allgemein, Länder/Regionen werden Ländercodes erfasst Auf der Debitorenkarte weisen Sie den Ländercode im Register Allgemein zu Tips In der Tabelle Ländercode kann das Adressformat pro Land eingestellt werden. Die Empfängeradresse wird dann in Belegen entsprechend ausgedruckt. Mit Ansicht, Spalte anzeigen können zwei zusätzliche Felder EU Ländercode und Intrastatcode angezeigt werden. Beispiele entnehmen Sie dem Demomandanten. Postleitzahlen Das Postleitzahlenverzeichnis der Schweiz wird mit Microsoft Dynamics NAV ausgeliefert. Die Tabelle kann beliebig mit zusätzlichen Postleitzahlen ergänzt werden. Anhand der Postleitzahl wird auf der Debitorenkarte der Ortsname ausgefüllt. 23