Die E-Bilanz. Badische Treuhand GmbH. Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft. Lahr/Schwarzwald, Villingen-Schwenningen

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1 Die E-Bilanz Badische Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Lahr/Schwarzwald, Villingen-Schwenningen Referenten: WP/StB Wolfgang Teufel, WP/StB Thomas Adam 1 Agenda A. Verpflichtung zur Einreichung B. Endgültige Struktur der E-Bilanz (Taxonomie) C. Vorüberlegungen zur Umstellung D. Der Umstellungsprozess E. Datenübermittlung 2 1

2 A. Verpflichtung zur Einreichung I. Zeitplan zur Einführung II. Ziele der Finanzverwaltung III. Rechtsgrundlagen und BMF-Schreiben IV. Zur Einreichung verpflichtete Steuerpflichtige V. In elektronischer Form einzureichende Bilanzen VI. Betroffene Wirtschaftsjahre VII. Folgen fehlender oder falscher Datenübermittlung 3 I. Zeitplan zur Einführung 4 2

3 II. Ziele der Finanzverwaltung Verpflichtung zur Abgabe elektronischer Steuererklärungen ab VZ 2011 In Ergänzung hierzu sind für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen, elektronisch zu übermitteln E-Handelsbilanz mit GuV und Überleitungsrechnung auf steuerlichen Gewinn oder E-Steuerbilanz Ziele der Finanzverwaltung Bürokratieabbau Überführung in ein elektronisches Risikomanagement der Finanzverwaltung EDV-gestützte Validitätsprüfungen, Verprobungen, Mehrjahresvergleiche Kennziffernbasierte automatische Auswahl prüfungsrelevanter Fälle Verbesserung des Besteuerungsverfahrens Genauere Evaluation steuerlicher Regelungen Hinweis: Interesse der Banken an der E-Bilanz 5 III. Rechtsgrundlagen & BMF Schreiben 5b EStG 60 Abs. 1, 84 Abs. 3d EStDV 51 Abs. 4 EStG, 52 Abs. 15a EStG BMF-Schreiben vom , veröffentlicht Taxonomie unter einsehbar 6 3

4 Wortlaut 5b EStG III. Rechtsgrundlagen & BMF Schreiben (1) Wird der Gewinn nach 4 Abs. 1, 5 oder 5a ermittelt, so ist der Inhalt der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Enthält die Bilanz Ansätze und Beträge, die den steuerlichen Vorschriften nicht entsprechen, so sind diese Ansätze oder Beträge durch Zusätze oder Anmerkungen den steuerlichen Vorschriften anzupassen und nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Der Steuerpflichtige kann auch eine den steuerlichen Vorschriften entsprechende Bilanz nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung übermitteln. 150 Abs. 7 AO gilt entsprechend. Im Fall der Eröffnung des Betriebs sind die Sätze 1 bis 4 für den Inhalt der Eröffnungsbilanz entsprechend anzuwenden. (2) Auf Antrag kann die Finanzverwaltung zur Vermeidung unbilliger Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten. 150 Abs. 8 AO gilt entsprechend. 7 IV. Zur Einreichung verpflichtete Steuerpflichtige Alle Steuerpflichtigen, die ihren steuerlichen Gewinn nach 4 Abs. 1, 5 EStG ermitteln, d. h. alle für steuerliche Zwecke bilanzierende Einzelpersonen (Gewerbetreibende, Land- und Forstwirte, Freiberufler) Personengesellschaften Körperschaften Unternehmen mit Betriebsstätten (BS; Tz. 2 ff) größenunabhängig, also auch alle anschlussgeprüften Unternehmen 8 4

5 V. In elektronischer Form einzureichende Bilanzen Nach dem Wortlaut des 5b EStG Handelsbilanz sowie GuV nebst Überleitungsrechnung oder Steuerbilanz auch Eröffnungsbilanz Nach dem BMF-Schreiben zur E-Bilanz auch Liquidationsbilanzen einer KapGes Übertragungs- und Übernahmebilanzen nach UmwStG Übergangsbilanzen bei Wechsel der Gewinnermittlungsart Ergänzungs- und Sonderbilanzen Zwischenbilanzen zum Zeitpunkt eines Gesellschafterwechsels Rechtsgrundlage dieser weitergehenden Verpflichtung zweifelhaft 9 VI. Betroffene Wirtschaftsjahre zunächst 52 EStG Abs. 15a: 5b in der Fassung des SteuBAG ist erstmals für Wirtschaftsjahre anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2010 beginnen. dann Anwendungszeitpunktverschiebungsverordnung (AnwZpvV) Abweichend von 52 Abs. 15a EStG sind die Bilanzen und die Gewinn- und Verlustrechnungen erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen, elektronisch zu übermitteln Bei kalendergleichen WJ erstmals für 2012 Bei abweichenden WJ erstmals für 2012/

6 VI. Betroffene Wirtschaftsjahre Nichtbeanstandungsregelung für 2012 in allen Fällen Weiterhin gesetzliche Pflicht zur elektronischen Einreichung der Bilanz und der GuV für WJ, die nach dem beginnen Neu BMF-Schreiben vom , Tz. 26 f, Nichtbeanstandung im Erstjahr Einreichung in Papierform und nicht nach Taxonomie gegliedert Bei kalendergleichen WJ noch für 2012 Bei abweichenden WJ noch für 2012/2013 Faktisch Verschiebung der erstmaligen Anwendung um ein Jahr 11 VI. Betroffene Wirtschaftsjahre Übergangsregelung in besonderen Fällen Neu BMF-Schreiben vom , Tz. 7, Übergangsregelung für Sonderfälle Einreichung der E-Bilanz erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen, d.h. für das WJ 2015 bzw. 2015/2016 für Betriebsstätten für ausländische Betriebsstätten inländischer Unternehmen für inländische Betriebsstätten ausländischer Unternehmen für bestimmte Teilbereiche von steuerbegünstigten Körperschaften oder juristischen Personen des ör 12 6

7 VI. Betroffene Wirtschaftsjahre Übergangsregelung in besonderen Fällen - Besonderheiten bei Personengesellschaften BMF-Schreiben vom , Tz. 20 f. Kapitalkontenentwicklung Weitere E-Bilanzen BMF-Schreiben vom , Tz. 22 Ergänzungsbilanzen Sonderbilanzen 13 VI. Betroffene Wirtschaftsjahre 14 7

8 VII. Folgen fehlender oder falscher Datenübermittlung Fehlende und wohl auch zurückgewiesene Datenübermittlung: Androhung und Festsetzung von Zwangsgeld nach Aufforderung des Steuerpflichtigen durch die Finanzverwaltung, seiner gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen Keine Festsetzung eines Verspätungszuschlags Falsche Datenübertragung: Bilanz und GuV nicht Bestandteil der Steuererklärung, sondern der Steuererklärung beizufügende Unterlagen Keine Auswirkungen auf die Wirksamkeit und Richtigkeit der Steuererklärung Keine Sanktionen Risikopotential bei Betriebsprüfungen Ungeklärt: Verzögerungsgeld nach 146 Abs. 2b AO von Zumindest im Fall der Anforderung der E-Bilanz im Rahmen der BP wohl zulässig 15 B. Endgültige Struktur der E-Bilanz (Taxonomie) I. Aufbau der Taxonomie II. Grundstruktur der Kernelemente III. Verpflichtende Berichtsbestandteile 16 8

9 I. Aufbau der Taxonomie Kerntaxonomie Module Stammdaten (GCD) Jahresabschluss (GAAP) Berichte Bilanz G+V Ergebnisverwend ung Sonderbilanzen, Ergänzungsbilanzen, Kapitalkontenentwicklung Eingabefelder Mussfelder Summenmussfelder Auffangpositionen usw. 17 II. Grundstruktur der Kernelemente Welche Informationen verlangt die Finanzverwaltung? Modul 1 GCD Stammdaten GCD = Global Common Document Stammdaten Gesellschaft z.b. Name, Rechtsform, SteuerNr., etc. Eigenschaften zum übermittelten Dokument z.b. Status (final), verwendetes GAAP, Erstellungsdatum für jede einzelne E-Bilanz Modul 2 GAAP Finanzdaten Bilanz (Ausgangsbasis HGB) GuV (Ausgangsbasis HGB) Haftungsverhältnisse Ergebnisverwendungsrechnung Steuerliche Modifikationen, insb. Überleitungsrechnung von der HBil zur StBil Steuerliche Gewinnermittlung (für EU / PersGes) Sonder-, Ergänzungsbilanzen, Kapitalkontenentwicklung für PersGes (ab 2015) 18 9

10 III. Verpflichtende Berichtsbestandteile Teile des Stammdaten-Moduls (GCD-Modul; Anhang a) Aus dem GAAP-Modul; Bilanz (Anhang b)) Gewinn- und Verlustrechnung (Anhang b)) Ergebnisverwendung (Anhang c)) u.a. Kapitalkontenentwicklung für Personengesellschaften (ab 2015; Anhang d) Steuerliche Überleitungsrechnung Sonder-/Ergänzungsbilanzen (ab 2015 als E-Bilanz) Übergangsgewinn/Übergangsverlust Steuerliche Gewinnermittlung (für Einzelunternehmen und Personengesellschaften) Handels-/ Steuerbilanz; Buchhaltung Steuerliche Gewinnermittlung; Deklaration 19 Anhang a) Beispiel: GCD-Modul (Auszug bisherige Visualisierung) 20 10

11 Anhang b) Beispiel: GAAP-Modul (Auszug bisherige Visualisierung) 21 Anhang b) Beispiel aus GAAP-Modul: Umsatzerlöse 22 11

12 Anhang c) Ergebnisverwendungsrechnung Auszug 23 Anhang d) Kapitalkontenentwicklung für Personengesellschaften Auszug 24 12

13 III. Verpflichtende Berichtsbestandteile Bedeutung der Felder am Beispiel aus GAAP-Modul: Grundstücke 25 III. Verpflichtende Berichtsbestandteile Spalten der Taxonomie Ebene Ebene 1 5 entsprechend der Bilanzgliederungsebene des HGB Ebene 6 und 7 taxonomiespezifisch Rechnerisch verknüpft Mussfelder Mussfelder, Kontennachweis (SuSa) erwünscht Summenmussfelder Rechnerisch notwendige Positionen Unzulässige Positionen Auffangpositionen 26 13

14 Die Umstellung 27 C. Vorüberlegungen zur Umstellung I. Individualität der Umstellung II. Gesamtübersicht III. Auswirkungen durch Abgleichungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung IV. Wahl der Übermittlungsvariationen V. Steuer-Strategie 28 14

15 I. Individualität der Umstellung Probleme bei der Taxonomie verschiedene zeitliche Einführungserleichterung unterschiedliches Rewe (Organisation) unterschiedliche Software Einfluss auf Zeitlicher Ablauf Mitarbeiterplanung 29 II. Gesamtübersicht Datenflüsse zur E-Bilanz 30 15

16 III. Auswirkungen durch Abgleichungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung? Analyse der Bilanz- und GuV-Struktur Zeitreihenvergleiche Externer Betriebsvergleich Ziffernanalyse Betriebsprüfungen Kleine und mittelgroße Unternehmen im Fokus 31 IV. Wahl der Übermittlungsvariationen Überleitung/Anpassung der Buchhaltungsdaten Bestehende Anpassungen/ taxonomie-konforme Buchhaltung + Überleitungen = Daten HGB- Bilanz mit taxonomie-konforme Daten XBRL Überleitungsrechnung (HGB-)Buchhaltungssystem Bilanz + GuV Steuerbilanz taxonomie-konforma Daten XBRL Zur Ermittlung von latenten Steuern im handelsrechtlichen Einzelabschluss sind zwingend die jeweiligen Steuerbilanz-Positionen zu ermitteln. Die rein GuV-orientierte Überleitungsrechnung dürfte somit langsam aussterben

17 IV. Wahl der Übermittlungsvariationen Überleitungsrechnung fehleranfällig, daher Steuerbilanzen empfehlenswert Entscheidung bei Einführung Taxonomie a) für Steuerbilanz Nachteil: Ergänzung Finanzbuchhaltung um Steuerbuchhaltung, differenzierte Verbuchung Vorteil: geschlossenes Buchhaltungssystem, weniger fehleranfällig b) für Überleitungsrechnung Nachteil: kein geschlossenes Buchhaltungssystem Vorteil: kein neues Buchhaltungssystem erforderlich, nur Ausdehnung der handelsrechtlichen Finanzbuchhaltung 33 V. Steuer-Strategie a) Maximalstrategie Ziel Vermeidung von Rückfragen durch die Veranlagungsstelle positive Einstufung durch die Finanzverwaltung zeitnahe Steuerfestsetzung ohne Nachprüfungsvorbehalt Umsetzung Umfassende Umsetzung der Datentiefe der Steuer- Taxonomie keine Nutzung von Auffangposten Bereitstellung von Kontennachweisen keine Inanspruchnahme der zeitlichen Erleichterungen hinsichtlich der erstmaligen Anwendung 34 17

18 V. Steuer-Strategie b) Minimalstrategie Ziel Minimierung des Einführungsund Pflegeaufwands hinsichtlich der E-Bilanz Umsetzung Möglichst weitgehende Nutzung von Auffangpositionen Ausschließliche Übermittlung von Mussfeldern Inanspruchnahme aller zeitlichen Erleichterungen hinsichtlich der erstmaligen Anwendung 35 V. Steuer-Strategie c) Neutralstrategie Ziel Ausrichtung des Informationsgehaltes weitgehend an den Gegebenheiten der betrieblichen Abläufe und der vorhandenen EDV Vermeidung einer negativen Einstufung durch die Finanzverwaltung Umsetzung Ausrichtung an den Anforderungen der Finanzverwaltung Freiwillige Informationen werden dann gegeben, wenn dies mit geringerem Aufwand möglich ist Inanspruchnahme der zeitlichen Erleichterungen hinsichtlich der erstmaligen Anwendung nur dann, wenn dadurch zusätzliche Umstellungskosten vermieden werden können 36 18

19 D. Der Umstellungsprozess I. Prozessbetrachtung zur Implementierung der E-Bilanz II. Ermittlung Ist-Zustand III. Analyse des Ist-Zustandes IV. Mapping V. ERP-Systeme: Notwendige Schritte 37 I. Prozessbetrachtung zur Implementierung der E-Bilanz 38 19

20 II. Ermittlung Ist-Zustand (1) 1. Zeitbezug 2. Bestandsaufnahme IT 3. Ermittlung des steuerlichen Buchungsstoffes a) Einkommenszurechnungen - Organschaft - Personengesellschaft b) Sonderbetriebsvermögen c) Ergänzungsbilanzen d) UmwStR (Rückwirkung) 39 Ermittlung Ist-Zustand (2) Wer macht was wann? Mitarbeiterplanung Festlegung der Verantwortlichkeiten IT-Systeme 40 20

21 III. Analyse des Ist-Zustandes 1. Beurteilung des steuerlichen E-Bilanz-Profils Haupttaxonomie? Wie folgt Erfassung von steuerlich relevanten Geschäftsvorfällen Steuerliche Situation der Unternehmensgruppe 2. Sonstige Gegebenheiten Konzernkontenrahmen Kostenrechnung/Betriebswirtschaftliche Auswertungen 3. Abgleich vorhandener Buchungsdaten Kann GCD Modul mit Informationen versorgt werden? 4. Zuordnung von Taxonomie-Positionen Mapping 41 IV. Mapping Unter Mapping versteht man die Überleitung einer vorhandenen Informationsstruktur auf eine andere. D.h. die einzelnen Posten des Kontenrahmens sind den entsprechenden Positionen der Steuertaxonomie zuzuordnen. Das beinhaltet syntaktische wie semantische Inhalte. Zwei Varianten zum Taxonomie ( Mapping ) denkbar: 1. Manuelle Zuordnung 2. Automatisierte Zuordnung 42 21

22 Zuordnungsvarianten des Mapping Überleitungsarten Variante Kurzbeschreibung Variante a: Ein Konto bzw. eine Bilanz-/GuV-Position imkontenplan kann genau einer Taxonomie-Position 1:1 - Situation (i.s. eines Mussfelds) zugeordnet werden. Variante b: Mehrere Konten bzw. Bilanz-/GuV-Positionen im Kontenplan können in Summe einer n:1 - Situation Taxonomie-Position zugeordnet werden Variante c: Einem Konto im Kontenplan kann die Summe der Wertansätze mehrerer Taxonomie-Positionen 1:n - Situation zugeordnet werden. Variante d: n:m - Situation Mehreren Konten bzw. Bilanz-/GuV-Positionen imkontenplan kann die Summe der Wertansätze mehrerer Taxonomie-Positionen zugeordnet werden. 43 1:1 Situation 44 22

23 n:1 Situation 45 1:n Situation 46 23

24 n:m Situation 47 Zu Mapping Bsp: Umsatzerlöse Ebene Gliederung der Taxonomie: Bezeichnung EU KapGes PersGes Feldtyp 7 Umsatzerlöse (GKV) X X X Summenmussfeld 8 in Umsatzerlöse GKV enthaltener Bruttowert X X X Summenmussfeld 9 Erlöse aus Leistungen nach 13b UStG (Reverse Charge) X X X Mussfeld 9 Sonstige Umsatzerlöse, nicht steuerbar X X X Mussfeld 9 steuerfreie Umsätze nach 4 Nr. 1a UStG (Ausfuhr Drittland) X X X Mussfeld 9 steuerfreie EG-Lieferungen 4 Nr. 1b UStG (Innergemeinschaftliche Lieferung) 9 steuerfreie Umsätze nach 4 Nr. 8 ff. UStG (z.b. Gewährung und Vermittlung von Krediten) 9 steuerfreie Umsätze nach 4 Nr UStG (z.b. bestimmte Vermittlungsleistungen) X X X Mussfeld X X X Mussfeld X X X Mussfeld 9 sonstige umsatzsteuerfreie Umsätze X X X Mussfeld 9 Umsatzerlöse ermäßigter Steuersatz X X X Mussfeld 9 Umsatzerlöse Regelsteuersatz X X X Mussfeld 9 Umsatzerlöse nach 25 und 25a UStG (Reiseleistungen, Differenzbesteuerung) X X X Mussfeld 9 Umsatzerlöse sonstige Umsatzsteuersätze X X X Mussfeld 9 Umsatzerlöse ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen X X X Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden 8 in Umsatzerlöse (GKV) verrechnete Erlösschmälerungen X X X Mussfeld, Kontennachweis erwünscht Problem: Trennung nach umsatzsteuerlichen Tatbeständen nicht unbedingt üblich. Ggf. Nutzung der Auffangposition 48 24

25 Zu Mapping Materialaufwand Ebene Gliederung der Taxonomie: Bezeichnung EU KapGes PersGes Feldtyp 6 Materialaufwand (GKV) X X X Summenmussfeld 7 Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene Leistungen X X X Summenmussfeld 8 Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe X X X Summenmussfeld 9 Aufwand Regelsteuersatz X X X Mussfeld 9 Aufwand zum ermäßigten Steuersatz X X X Mussfeld 9 Innergemeinschaftliche Erwerbe X X X Mussfeld 9 übrige Aufwendungen ohne Zuordnung nach Umsatzsteuerarten X X X Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden 9 Bestandsveränderungen X X X Mussfeld 8 Aufwendungen für bezogene Waren X X X Summenmussfeld 9 Wareneinkauf zum Regelsteuersatz X X X Mussfeld 9 Wareneinkauf zum ermäßigten Steuersatz X X X Mussfeld 9 Innergemeinschaftliche Erwerbe X X X Mussfeld 9 übriger Wareneinkauf ohne Zuordnung nach Umsatzsteuerarten X X X Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden 9 Bestandsveränderungen X X X Mussfeld 8 Anschaffungsnebenkosten X X X Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden 8 Aufwand für bezogene Leistungen X X X Summenmussfeld Problem: Trennung von Aufwand RHB und Aufwand für bezogene Waren bzw. Leistungen teilweise nicht möglich; keine übergeordnete Auffangposition, Gliederungstiefe muss beachtet werden Trennung nach umsatzsteuerlichen Kriterien (nur bei DATEV-Buchungslogik möglich, die meisten Systeme buchen jedoch den Wareneinkauf nicht in den Aufwand sondern in den Bestand) 49 Zu Mapping Personalaufwand Ebene Gliederung der Taxonomie: Bezeichnung EU KapGes PersGes Feldtyp 5 Personalaufwand (GKV) X X X Summenmussfeld 6 Löhne und Gehälter X X X Summenmussfeld 7 Löhne für Minijobs X X X Mussfeld 7 Vergütungen an Gesellschafter-Geschäftsführer X Mussfeld, Kontennachweis erwünscht 7 Vergütungen an angestellte Mitunternehmer 15 EStG X Mussfeld 7 übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter X X X Mussfeld 7 davon Sachbezüge X X X Mussfeld 7 davon freiwillige Zuwendungen X X X Mussfeld 6 soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung X X X Summenmussfeld 7 soziale Abgaben X X X Mussfeld 8 davon soziale Abgaben für angestellte Mitunternehmer 15 EStG X X X Mussfeld 7 Aufwendungen für Altersversorgung X X X Mussfeld 8 davon für Gesellschafter-Geschäftsführer X Mussfeld 8 davon für angestellte Mitunternehmer 15 EStG X Mussfeld Problem: Bei den Bezügen von Gesellschafter-Geschäftsführern und Mitunternehmern handelt es sich um vertrauliche Daten. Diese würden durch die Einrichtung neuer Konten für sämtliche Buchhaltungsmitarbeiter einsehbar. Ausweis Minijobs unüblich; Einrichtung Lohnart erforderlich. Diverse davon-vermerke. Entschärfung durch neue Auffangposition: übrige und nicht zuordenbare L und G ; erforderlichenfalls Aufgliederung 50 25

26 V. ERP-Systeme: Notwendige Schritte 1. Vollständiges Mapping (Vergleich) 2. Ermittlung fehlende Hauptbuchkonten kurz- und mittelfristige Lösungen: Kurzfristig: Auffangpositionen Mittelfristig: Implementierung einer technischen Lösung 3. Vollständiges XBRL-Tagging (Zuordnung) entweder direkt im ERP-System oder außerhalb 4. Generierung einer E-Bilanz-Importdatei 5. Hochladen der Importdatei Erstellen einer E-Bilanz mit Auffangpositionen Manuelle Nachbearbeitung zur Vermeidung von Auffangpositionen 6. Elektronische Übermittlung der E-Bilanz 51 FiBu-Systeme (z.b. DATEV): Notwendige Schritte 1. Einspielen des automatischen E-Bilanz-Updates Manuelles Nach-Mapping aller individuellen Konten 2. Prüfung auf vollständige Zuordnung der Konten 3. Bei fehlenden Konten Kurzfristig: Erstellen der E-Bilanz mit Auffangpositionen Mittelfristig: Ergänzung fehlender Buchungskonten im Kontenplan 4. Generierung einer E-Bilanz-Importdatei 5. Hochladen der E-Bilanz-Importdatei Erstellen einer E-Bilanz mit Auffangpositionen Manuelle Nachbearbeitung 6. Elektronische Übermittlung der E-Bilanz 52 26

27 E. Datenübermittlung Keine händische Erfassungsmöglichkeit für die Übertragung der Daten an die Finanzverwaltung Probeübertragungen in Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 54 27