Datenübernahme von SBS Rewe classic in SBS Rewe

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1 Inhalt 1. Allgemeines Entscheidungsfindung zur Vorgehensweise bei der Datenübernahme Firmenstamm (Mandantenstammblatt) Steuerschlüssel Kontenrahmen 6 2. Export und Import Übernahme Stammdaten Übernahme Kunden/Lieferanten aus SBS Rewe classic Export KOST-Stammdaten [F6] SBS Rewe classic Import der KOST-Stammdaten Export Wirtschaftsgüter Import Wirtschaftsgüter Übernahme Bewegungsdaten Export Buchungen [F2] SBS Rewe classic Import Buchungen SBS Rewe Export Monatsverkehrszahlen [F3] SBS Rewe classic Import Monatsverkehrszahlen SBS Rewe Export Offene Posten [F4] SBS Rewe classic Import Offene Posten SBS Rewe Export Kost-Buchungen SBS Rewe classic Import Kost-Buchungen in SBS Rewe 42 Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 1 von 43

2 1. Allgemeines Für den Umstieg auf die SBS Rewe Version wurde eine Datenübernahme aus dem Altsystem realisiert. Voraussetzung für den Export und Import sind immer die aktuellen Programm-Versionen der betroffenen Systeme. Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob aktuelle Versionen in Ihrem Haus eingesetzt werden, steht Ihnen unsere Hotline gerne zur Verfügung. Bitte beachten Sie die im Schreiben aufgeführten Hinweise und Empfehlungen, um Probleme bei der Übernahme zu vermeiden Entscheidungsfindung zur Vorgehensweise bei der Datenübernahme Folgende Fragen sollte man sich vor Beginn der Datenübernahme stellen: Welche Module werden in SBS Rewe classic tatsächlich benutzt? Welche Daten sollen / müssen übernommen werden? Welche Jahre sollen / müssen überhaupt übernommen werden? Wie sollen die jeweiligen Jahre übernommen werden (z.b. Buchungen oder Verkehrszahlen)? Hierzu folgende Hinweise: Bleibt SBS Rewe classic aktiv so kann hierüber auf Altjahresdaten zugegriffen werden. Soll SBS Rewe classic entfernt werden, müssen die Daten entsprechend den einschlägigen Vorschriften (GOB, GDPdU u.s.w.) ggf. für mehrere Jahre übernommen werden. Dies sollte vor der Datenübernahme abgeklärt werden. Die Übernahme der Stammdaten wie Kunden- und Lieferantenstamm (siehe Abschnitt 2.1.1), sowie der Kostenstellen/Kostenträger (siehe Abschnitt ) ist dringend zu empfehlen. Sollen bereits abgeschlossene Jahre übernommen werden, empfehlen wir die Übernahme von Monats-verkehrszahlen. Ein Aussprung auf die Einzelbuchungen z.b. über die BWA ist dann jedoch nicht möglich. Sollte dies gewünscht oder erforderlich sein (s.o.), müssen die Buchungen der einzelnen Monate übertragen werden (größerer Zeit- und Prüfungsaufwand). Sind diese Punkte für die jeweiligen Firmen geklärt, kann nun die hierfür beste Vorgehensweise ermittelt werden. Für die Datenübernahme sind nur die Systeme der SBS Rewe classic Finanzbuchhaltung, Offene Posten-Buchhaltung, Betriebsbuchhaltung sowie Anlagenbuchhaltung relevant. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 2 von 43

3 Nachfolgend ein Beispiel um die mögliche Vorgehensweise zu verdeutlichen: Benutzt werden die Module Finanzbuchhaltung und Offene Posten-Buchhaltung Zu übernehmende Jahre Für die Jahre reicht die Übernahme der Verkehrszahlen aus (z.b. sind für die Erstellung einer BWA oder Bilanz mit Vorjahr Verkehrszahlen ausreichend), während für 2003 auch Buchungen in der SBS Rewe zu sehen sein sollen Die offenen Posten müssen nur für das aktuelle Wirtschaftsjahr 2003 in SBS Rewe nachvollziehbar sein, Offene-Posten-Listen für davor liegende Zeiträume werden nicht in SBS Rewe benötigt Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 3 von 43

4 Hierdurch ergibt sich folgende empfohlene Vorgehensweise: Zuerst ist das Mandantenstammblatt anzulegen (siehe auch Abschnitt 1.2) und ggf. die Steuer-schlüssel anzupassen (siehe Abschnitt 1.3) Dann sind Kunden- und Lieferantenstamm zu übernehmen, sofern mit Kundenund Lieferanten-stamm gearbeitet wird (siehe auch Abschnitt 2.1.1) Für die Jahre sind lediglich Verkehrszahlen zu übernehmen (siehe Abschnitt ) Die Offenen Posten für das Jahr 2002 sind gesondert zu übernehmen (siehe Abschnitt ) Für das Jahr 2003 sind Buchungen mit Offenen Posten zu übernehmen (siehe Abschnitt ), wobei die Importoption Vortragsbuchungen von SBS Rewe so eingestellt sein muss, dass Vortragsbuchungen ohne offene Posten erzeugt werden. Danach sollte geprüft werden, ob die Übernahme korrekt durchgelaufen ist indem z.b. Saldenliste und Offene-Posten-Liste aus SBS Rewe mit den entsprechenden Listen aus SBS Rewe classic verglichen werden Firmenstamm (Mandantenstammblatt) Der Firmenstamm wird in der SBS Rewe vom Mandantenstammblatt ersetzt. Durch die unterschiedliche Strukturierung, kann keine Übernahme durchgeführt werden. Bitte prüfen Sie, dass die zur Übernahme anstehende Firma in SBS Rewe bereits angelegt und die entsprechenden Schlüssellungen für das Wirtschaftsjahr, den Kontenrahmen, OP und Kostenstellen-verarbeitung gesetzt wurden. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Hinweise im Abschnitt 4 (Erste Schritte) des Dokuments Starter Paket SBS Rewe Steuerschlüssel Die Standard Steuerschlüssel der SBS Rewe classic werden anhand des Prozentsatzes und der Funktion des entsprechenden Kontos (im Kontenstamm hinterlegt) wie in der Tabelle abgebildet automatisch in Steuerschlüssel der SBS Rewe umgewandelt: Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 4 von 43

5 Prozents atz Kontenfunkti on Nr. SBS Rewe Steuerschlüsse l 7,0 % ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % 3 2 5,0 % 3 5 9,5 % 3 6 9,0 % 3 6 8,5 % 3 7 8,0 % 3 7 0,0 % ,0 % ,0 % ,1 % ,7 % ,7 % ,2 % ,8 % ,5 % ,1 % ,3 % ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % % % % % Prüfen Sie vor der Datenübernahme, ob in den Steuerschlüsseln der SBS Rewe die gleichen Steuer- und Skonto-konten, wie in den von Ihnen genutzten Beachten Sie bitte, dass eine automa-tische Umsetzung ab der Gültigkeit des Regelsteuersatzes 15% erfolgt. Sollten Sie ältere Steuersätze übernehmen wollen, müssen in der SBS Rewe zuerst die Wenn sie die Steuerschlüssel der SBS Rewe classic weiterhin benutzen möchten (z.b. STS 6 für Eingangsrechnungen Regelsteuersatz) ändern Sie diese erst nach der Datenübernahme und auch nur Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 5 von 43

6 1.4. Kontenrahmen Individuelle Kontenrahmen und Kontenstämme können separat übernommen werden. Bitte beachten Sie hierzu die gesonderte Dokumentation. Dies ist allerdings nur notwendig, wenn die Daten sehr stark von den Standardkontenrahmen KR 03 oder KR 04 abweichen. Um die vorhandenen Rahmen zu nutzen müssen die im folgenden Beschriebenen Vorbereitungen getroffen werden: Vorbereitung/Pflege: Die vorhandenen Kontenrahmen (standardmäßig SKR 03 und SKR 04) sind im Dokument "Kontenrahmen-Servicefunktion" der Dauerakte ersichtlich. Diese Standardrahmen sind dort als gesperrte Rahmen hinterlegt. Um die Rahmen individuell anpassen zu können, werden im Dokument "Kontenrahmen-Servicefunktion" Kopien der Standardrahmen erstellt (genannt Kanzleirahmen ). Diese Kanzleirahmen können nun nach Wunsch umbenannt, bearbeitet und angepasst werden. Diese Kopien "Kanzleirahmen" stehen jahresübergreifend in allen Akten zur Verfügung. Anhand eines Ausdruckes (z.b. Stammdaten-Kompaktausdruck) Ihres in SBS Rewe elite genutzten Kontenrahmens oder Kontenstammes ist der jeweilige Basis-Kontenrahmen in SBS Rewe um Ihre individuellen Konten zu ergänzen bzw. manuell anzupassen. Standardkonten sind in den Standardrahmen natürlich bereits vorhanden und müssen nicht manuell angelegt werden, sofern Sie wie im Standardkontenrahmen vorgesehen verwendet werden. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 6 von 43

7 2. Export und Import Programmmenü Um den Export aus der SBS Rewe classic starten zu können, wählen Sie wie unten aufgeführt den Menüpunkt Übernahme SBS Rewe : Herkömmliches Menü: Pull-Down Menü: Haupt-Menü Menü 77 <Interne Organisation> Programm 14 <Übernahme SBS-Rewe> Systemwahl Menü <Intern> Menüpunkt <Sonstiges> Programm <Übernahme SBS- Rewe> Es stehen Ihnen verschiedene Exportmöglichkeiten zur Verfügung, welche im Einzelnen auf den folgenden Seiten beschrieben werden Übernahme Stammdaten Übernahme Kunden/Lieferanten aus SBS Rewe classic Mit dem Programm Datenübernahme SBS Rewe elite/classic nach SBS Rewe ist eine direkte Übernahme der Stammdaten der Kunden und Lieferanten aus der SBS Rewe classic nach SBS Rewe durchführbar, ohne Transferdateien für die Exportund Importvorgänge erstellen und zwischenlagern zu müssen. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 7 von 43

8 Nähere Informationen zu diesem Übernahmeprogramm entnehmen Sie bitte der separaten Dokumentation Beschreibung Import SBS classic SBS Rewe Kunden/Lieferanten auf der SBS Rewe CD ROM. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 8 von 43

9 3. Voraussetzungen: Um die Datenübernahme vornehmen zu können, sind nachfolgend aufgeführte Punkte zu klären und einzuhalten: Auf welchem Datenpfad ist die SBS Rewe classic installiert (= Arbeitsverzeichnis, dies ist bei der SBS Rewe classic standardmäßig D-Fibu)? Wo befinden sich die zu exportierenden Daten? Auf dem Übernahmerechner muss die aktuelle Version der SBS Rewe installiert sein. Wurden die entsprechenden Mandanten in der SBS Rewe bereits angelegt? Eine Datenübernahme kann lediglich für die Kunden und Lieferanten erfolgen, für welche in der SBS Rewe die entsprechende Firma / der entsprechende Mandant vorhanden ist. Zu beachten ist bei der Neuanlage der Mandanten in der SBS Rewe (das Mandantenstammblatt ersetzt den Firmenstamm), dass die Mandantennummer /Firmennummer mit der Firmennummer in der SBS Rewe classic identisch ist. Für die Übernahmearbeiten wird ein exklusiver Datenbankzugriff benötigt! Kein Arbeitsplatz darf während des Transfers auf die SBS Rewe oder die SBS Rewe classic zugreifen. Je nach Datenmenge, Umfang der zu übernehmenden Daten und der eingesetzten Hardware mit ihrer Konfiguration kann eine Datenübernahme einige Zeit in Anspruch nehmen. In einem Test der SBS Software GmbH wurde folgender unverbindlicher Richtwert festgehalten: Hardware (Einzelplatz): Pentium 400, 256 MB RAM Datenmenge: 2500 Kunden Dauer: 10 Minuten Datenbank: MS SQL Server 2000 SBS Rewe Daten/Datenbank lokal SBS Rewe classic Daten: im Netz Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 9 von 43

10 Programmeinstellungen Nach dem Starten der Datei SBSDatenuebernahme.exe im bin Verzeichnis Ihrer SBS Rewe In-stallation (I.d.R. im Pfad C:\Programme\SBS_Rewe_plus\bin bzw. C:\Programme\SBS-Software\SBS-Rewe\Rewe\bin (Standardpfad bei Erstinstallation ab Version 4.1)) werden die notwendigen Einstellungen und Angaben in folgenden Fenstern vorgenommen: Bestätigen Sie in der ersten Anzeige die Schaltfläche <Weiter> worauf folgende Anzeige erscheint: Erläuterung der Felder /Optionen: Datenpfad classic/elite: SBS In der Option Datenpfad SBS classic/elite ist der Datenpfad einzutragen, auf welchem die SBS Rewe classic installiert ist (= das Arbeitsverzeichnis, dies ist standardmäßig D- Fibu). Dort befinden sich i.d.r. die zu übernehmenden Daten. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 10 von 43

11 SBS Rewe Mitarbeiter: SBS Rewe Kennwort: SBS Rewe Datenbank: Übernahme Protokoll: Pfad der Protokolldatei: Name der Protokolldatei: Funktion Ordner suchen: Der Name des SBS Rewe Mitarbeiters (analog zum gewöhn-lichen Programmstart der SBS Rewe, Anmeldung) ist in diesem Feld zu hinterlegen. Der Eintrag des Namens ist Pflicht. (Standardname im Auslieferungszustand ist Lizenznehmer ). Wurde für das Arbeiten in der SBS Rewe ein Kennwort für den entsprechenden Mitarbeiter hinterlegt, so ist es an dieser Stelle ebenfalls anzugeben (analog zur Anmeldung beim Start der SBS Rewe ). (Das Standard-Kennwort im Auslieferungs-zustand ist leer zu belassen) An dieser Stelle wird die aktuell installierte Version der Rewe Datenbank angezeigt. Durch diese Option kann gewählt werden, ob ein Komplett-Protokoll erstellt werden soll, oder ob lediglich die Fehler protokolliert werden sollen. Hier wird angegeben, auf welchem Datenpfad das Protokoll in Dateiform abgestellt wird. An dieser Stelle ist der Name der Protokolldatei ersichtlich, unter welchem das Protokoll erstellt und abgelegt wird. Sind die Datenpfade nicht bekannt, steht die Funktion Ordner-Suchen zur Verfügung. Durch klicken der Buttons können die Datenpfade für die Optionen Datenpfad SBS classic/elite sowie Pfad der Protokolldatei im Exploreraufbau gesucht und ausgewählt werden. Übernahmedaten: Wurden die notwendigen Felder gefüllt, kann auf die zu transferierenden Daten zugegriffen werden. Die zur Übernahme bereitstehenden Kunden- und Lieferantenstammdaten werden zusammen mit dem die Daten betreffenden Mandanten angezeigt. Mandanten, welche zwar in SBS Rewe classic bestehen, jedoch in der SBS Rewe noch nicht angelegt wurden, werden gegraut dargestellt. Für diese Mandanten kann ein Import erst nach Mandantenanlage in SBS Rewe durchgeführt werden. Die Kunden- und Lieferantenstammdaten sämtlicher in der Liste schwarz auf weiß dargestellter Mandanten können in einem Vorgang eingelesen werden (Siehe die folgende Grafik). Der Einlesevorgang der Daten erfolgt dabei direkt aus SBS Rewe classic in die gleichen Firmen in SBS Rewe. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 11 von 43

12 Optionen Schaltfläche : Durch Klicken der Optionen - Schaltfläche im Bereich der Übernahmedaten öffnen sich nachfolgend erläuterte Fenster. Für Kundenstammdaten stehen hier weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung: Eingrenzung der zu übernehmenden Kunden von bis In der SBS Rewe bereits angelegte Kundenstammdaten können je nach Wahl dieser Option entweder überschrieben werden, oder vom Import dieser Kundenstammdaten unbeeinflusst bleiben Übernahme ohne oder mit Berücksichtigung von Zahlungskonditionen Übernahme mit Mahnstammdatentransfer oder ohne Mahnstammdatentransfer Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 12 von 43

13 Für Lieferantenstammdaten stehen folgende Optionen zur Verfügung: Eingrenzung der zu übernehmenden Lieferanten von bis In der SBS Rewe bereits angelegte Lieferantenstammdaten können je nach Wahl dieser Option entweder überschrieben werden, oder vom Import dieser Lieferantenstammdaten unbeeinflusst bleiben Übernahme ohne oder mit Berücksichtigung von Zahlungskonditionen Übernahme mit Texthauptgruppe oder ohne Texthauptgruppe (diese wird für Kontoauszüge/ Saldenbestätigungen/Zahlungsavis benötigt). Ist der Transfer erfolgreich durchgeführt, stehen die Kunden- und Lieferantenstammdaten in der SBS Rewe im jeweiligen Mandanten bereit. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 13 von 43

14 Export KOST-Stammdaten [F6] SBS Rewe classic Für die Bereitstellung der KOST-Stammdaten kann zwischen Kostenstellen/-träger und Kosten-/Erlös-Arten-Rahmen ausgewählt werden. Export Kostenstellen/-träger Über diesen Punkt können Kostenstellen und Kostenträger ausgegeben werden. Im Gegensatz zur SBS Rewe classic ist es in der SBS Rewe möglich mit mehreren Kostenkreisen parallel zu arbeiten, die die gleichen Nummernkreise beinhalten. Monat/Jahr: Firmen-Nr.: Kostenkreis aufteilen J/N: Kostenstelle/Kostenträg er/ Alle Von bis Kostenstelle Mit Protokoll J/N: Drucker wählen: Auswahl des auszugebenden Monats/Jahrs Auswahl des Mandanten Wird J ausgewählt, so werden für Kostenstellen und Kostenträger verschiedene XML Dateien erzeugt Hiermit kann eingestellt werden, ob nur die Kostenstellen, nur die Kostenträger oder Kostenstellen und Kostenträger exportiert werden Eingrenzung der Kostenstellen auf bestimmte Nummern Auswahl, mit oder ohne Protokoll Druckerauswahl für das Protokoll Auf dem Datenpfad der SBS Rewe classic wird bei der Aufteilung der Kostenkreise die Datei KOSXXXXX.XML (XXXXX = Firmennummer) für die Kostenstellen und Gemeinkostenstellen und KOTXXXXX.XML für die Kostenträger erzeugt. Wird nicht nach Kostenstellen aufgeteilt, werden alle Daten in die Datei KOSXXXXX.XML gestellt. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 14 von 43

15 Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 15 von 43

16 Export Kosten-/Erlös-Arten-Rahmen Um bestimmte Informationen des Kosten-/Erlös-Arten-Rahmens übergeben zu können (siehe Abschnitt 3.2.1, und 3.2.8) müssen diese zuerst in der Betriebsbuchhaltung der SBS Rewe classic unter Stammdaten - Kost-Erlös-Arten- Rahmen eingepflegt werden: In den Feldern 7-9 können nur für die Ausgabe zu SBS Rewe folgende Informationen hinterlegt werden: Feld 7: Rewe-Kostenart-Nr. Hier kann die maximal 9-stellige Kostenarten-Nr. für die Datenübernahme in SBS Rewe hinterlegt werden. Feld 8: Rewe-Mengen-Bez. (nur wenn mit Mengen gearbeitet wird) Hier kann eine maximal 20-stellige Mengen-Bezeichnung für die Datenübernahme in die SBS Rewe hinterlegt werden. Feld 9: Rewe-Mengen-Einh. (nur wenn mit Mengen gearbeitet wird) Hier kann eine maximal 10-stellige Mengen-Einheit für die Datenübernahme in die SBS Rewe hinterlegt werden. Danach kann der Export Kosten-/Erlös-Arten-Rahmens aus der SBS Rewe classic erfolgen. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 16 von 43

17 Kosten-/Erlös-Arten- Rahmen-Nr.: Hier kann die Nummer des zu exportierenden Kosten- /Erlös-Arten-Rahmens eingetragen werden, diese ist der jeweiligen Firma über Feld 55 des Firmenstammes zugeordnet. Mengen aus BAB- Wurden die Mengeninformationen im Kosten-/Erlös- Rahmen Arten-Rahmen in SBS Rewe classic nicht eingepflegt so besteht die Möglichkeit, diese aus einem BAB-Rahmen ermitteln zu lassen, wenn bei dieser Option J angewählt wird. BAB-Rahmen-Nr. zur Hier wird die Nummer des BAB-Rahmens eingetragen Mengenermittlung der als Basis für die Mengenermittlung dienen soll. Mit Protokoll J/N: Auswahl, mit oder ohne Protokoll Drucker wählen: Druckerauswahl für das Protokoll Auf dem Datenpfad der SBS Rewe classic wird bei der Ausgabe des Kosten-/Erlös- Arten-Rahmens eine Datei mit der Bezeichnung KOKXXXXX.XML (XXXXX=Nummer des Kosten-/Erlös-Arten-Rahmens) erstellt. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 17 von 43

18 Import der KOST-Stammdaten Import Kostenstellen/-träger Vor dem Import ist zu prüfen, ob alle relevanten Schlüssellungen für die Kostenrechnung im Mandantenstammblatt hinterlegt wurden. Des weiteren müssen die Kostenkreise in SBS Rewe angelegt sein, in die der Import von einzelnen Kostenstellen erfolgen soll. Voraussetzung für das Einlesen der Kostenstellen, -träger in SBS Rewe ist eine vorhandene Installation des MS Internet Explorers ab der Version 5.0. Der Import wird im Bereich der Dauerakte im Dokument Liste der Kostenstellen durchgeführt. Nachdem der gewünschte Kostenkreis ausgewählt wurde, kann unter Datei Import die Übernahme gestartet werden: Die zu importierende Datei kann über den Browser (gelber Button) hinterlegt werden. Für das Protokoll kann ausgewählt werden, ob es angezeigt oder gedruckt und ob alle oder nur die fehlerhaften Datensätze ausgewiesen werden. Über den Button Start wird der Import aktiviert, nach der Übernahme wird die Meldung Übernahme von Kostenstellen beendet eingeblendet. Sollen Kostenstellen und Kostenträger in unterschiedliche Kostenkreise importiert werden (wenn die Kostenkreise bei der Ausgabe aufgeteilt wurden), so ist der Import der Datei KOTXXXXX.XML im Kostenkreis für die Kostenträger durchzuführen wohingegen die KOSXXXXX.XML in den Kostenkreis für die Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 18 von 43

19 Kostenstellen importiert werden muss. Nähere Informationen zum Start mit der Kostenrechnung können Sie auch dem Dokument Leitfaden Kostenrechnung.pdf im AutoRun Menü der CD unter der Ruprik Dokumente Kurzanleitungen Kostenrechnung entnehmen. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 19 von 43

20 Import Kostenartenrahmen In der Dauerakte der SBS Rewe kann der exportierte Kostenartenrahmen entweder in einen bestehenden, in dem bereits Kosten- Erlösarten vorhanden sind, oder einen neu angelegten, leeren Kostenartenrahmen importiert werden. Voraussetzung für das Einlesen des Kostenartenrahmens in SBS Rewe ist eine vorhandene Installation des MS Internet Explorers ab der Version 5.0. Der Import wird im Dokument Kostenartenrahmen unter Datei Importieren durchgeführt. Die zu importierende Datei kann über den Browser (gelber Button) hinterlegt werden. Für das Protokoll kann ausgewählt werden, ob es angezeigt oder gedruckt und ob alle oder nur die fehlerhaften Datensätze ausgewiesen werden. Über den Button Start wird der Import aktiviert, nach der Übernahme wird die Meldung Import von Kostenarten beendet eingeblendet. Wird in einen bereits bestehenden Kostenartenrahmen (z.b. der Demo- Kostenartenrahmen KAR33-Standard oder eine Kopie desselben) importiert, in dem bereits Kosten- Erlösarten angelegt sind, so erscheinen diesbezüglich Meldungen, die entsprechend bestätigt werden müssen. Der Import in einen bestehenden bzw. kopierten (d.h. nicht neu angelegten) Kostenartenrahmen hat den Vorteil, dass der BAB-Rahmen bereits die entsprechenden Standardhinterlegungen (Formeln) enthalten kann und diese deshalb nicht komplett eingepflegt werden müssen Export Wirtschaftsgüter HINWEIS: Die Übernahme der Wirtschaftsgüter befindet sich derzeit noch im Beta-Stadium (Stand Februar 2003). Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 20 von 43

21 Nach der Datenübernahme sollten die Ergebnisse genau kontrolliert und ggf. korrigiert werden. Voraussetzungen für die Datenübernahme: In der Anlagenbuchhaltung der SBS Rewe classic ist unter Stammdaten Abschreibungs-Modelle die jeweilige ID-Nr. der SBS Rewe -AfA-Art zu hinterlegen. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 21 von 43

22 Liste der möglichen Rewe-AfA-Arten: ID- Bezeichnung Paragraph Nr. 10 lineare Gebäude-AfA 4% 7 Abs. 1 Satz 1EStG 11 lineare Gebäude-AfA 2% 7 Abs.4 Satz 2a EStG 12 lineare Gebäude-AfA 2,5 % 7 Abs.4 Satz 2b EStG 13 degressive Gebäude-AfA 3,5 / 2 / 1 % 7 Abs.5 Satz2 EStG altes Recht 14 degressive Gebäude-AfA 5 / 2,5 / 1,25 % 7 Abs.5 Satz 2 EstG 16 degressive Gebäude-AfA 7 / 5 / 2 / 1,25 % 7 Abs.5 Satz 3a EstG 18 ZRFG 3 Abs. 2 3 Abs Eigenheim-AfA 10 e EstG 37 ZRFG 3 Abs. 4 Gebäude 3 Abs. 4 Gebäude 39 degressive Gebäude-AfA 10 / 5 / 2,5 % 7 Abs.5 Satz 1 EstG 40 degressive Gebäude-AfA 5 / 2,5 / 1,25 % 7 Abs.5 Satz 3b EstG 42 Krankenh. bewegl. WG 7f EstG 43 Krankenh. unbew. WG 7f EstG 44 Klein- u. Mittelbetr. 7g EstG 45 Forschung bewegl. WG 82d Abs. 1 EstDV 46 Forschung unbew. WG 82d Abs. 2a 47 Forschung unbew. WG 82d Abs. 2b EstDV 48 Schiffe 82f Abs. 1 EstDV 49 Luftfahrzeuge 82f Abs. 6 EstDV 50 Kohlebau bewegl. WG 81 EstDV 51 Kohlebau unbew. WG 81 EstDV 52 Flüchtlinge 7e EstG 53 Fördergebietsafa 7g 54 ZRFG 4 4 Die Datenübernahme kann nur funktionieren, wenn die Anlagenbuchhaltung in der SBS Rewe classic stimmig ist. Insbesondere ist darauf zu achten, dass die EURO- Umstellung korrekt durchgeführt wurde. Die Ausgabe ist für jedes Wirtschaftsjahr durchzuführen, für dass in SBS Rewe ein AfA-Verlauf vorhanden sein soll! Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 22 von 43

23 Monat/Jahr: Firmen-Nr.: Mit Protokoll J/N: Drucker wählen: Auswahl des auszugebenden Monats. Hier ist der letzte Monat des auszugebenden Wirtschaftsjahres einzustellen. Auswahl des Mandanten Auswahl, mit oder ohne Protokoll Druckerauswahl für das Protokoll Auf dem Datenpfad der SBS Rewe classic wird die Datei WGSXXXXX.MTA (XXXXX = Firmennummer) für die Wirtschaftsgüter erzeugt Import Wirtschaftsgüter Der Import wird im Dokument Abschreibungsverzeichnis im letzten Monat des entsprechenden Wirtschaftsjahres durchgeführt. Unter Datei Importieren kann die Übernahme gestartet werden: Folgende Auswahl ist zu treffen: Nach Bestätigen von OK erscheint folgende Auswahl: Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 23 von 43

24 Die zu importierende Datei kann über den Browser (gelber Button) ausgewählt werden. Bitte beachten Sie, dass unter Dateityp Alle Dateien anzuwählen ist! Über den Button Importieren wird der Import aktiviert. Danach erscheinen die importierten Wirtschaftsgüter im Abschreibungsverzeichnis. Aufgrund der jahresbezogenen Anlagenbuchhaltung in der SBS Rewe erscheinen die Wirtschafts-güter nur im importierten Jahr. Soll der AfA-Verlauf auch für die vergangenen Wirtschaftsjahre verfügbar sein, sind die entsprechenden Vorjahre ebenfalls zu übernehmen Übernahme Bewegungsdaten Export Buchungen [F2] SBS Rewe classic Die Bereitstellung von Einzelbuchungen kann innerhalb eines Wirtschaftsjahres für mehrere Monate erfolgen. Je nach Datenvolumen wird die Ausgabe einzelner Buchungsmonate empfohlen. Die Grundlage für die Ausgabe bildet das FIBU-Journal. Folgende Auswahl kann getroffen werden: Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 24 von 43

25 Monat/Jahr: Firmen-Nr.: Ab Monat: Mit Offenen Posten J/N: Auswahl des auszugebenden Monats Auswahl des Mandanten Angabe bei der Auswahl mehrerer Monate Optionale Ausgabe mit oder ohne Offene Posten Bitte hierzu den folgenden Hinweis beachten. Mit Kostenrechnung J/N: Optionale Ausgabe mit oder ohne Informationen Kostenrechnung. Bitte hierzu den folgenden Hinweis beachten. Mit abw. Kostenarten- Nr. J/N: Ist die Option mit Kostenrechnung durch J aktiviert, kann hierdurch gesteuert werden, ob die Kostenarten aus der Kontonummer abgeleitet werden ( N ) oder ob diese, abweichend zur Kontonummer, aus dem Feld Rewe-Kostenart-Nr des in der Firma verwendeten Kosten-Erlös-Artenrahmens gezogen werden. Ist dies gewünscht muss der Kosten-Erlös-Artenrahmen in SBS Rewe classic (siehe Abschnitt und unter Kosten-/Erlösarten-Rahmen) vorher entsprechend gepflegt werden. Mit Stammkonten J/N: Standardmäßig ist bei Aufruf des Programms J= Mit Stammkonten hinterlegt. Auswahl mit oder ohne Stammkonteninformation (und Sammelkonteninformation bei Personenkonten) Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 25 von 43

26 Bitte hierzu den folgenden Hinweis beachten. Mit Euro-Diff.- Buchungen J/N: Mit Protokoll J/N: Drucker wählen: Sollen die Euro-Differenzbuchungen mit ausgegeben werden, welche in der SBS Rewe classic im Jahr der Euro-Umstellung beim Saldenvortrag erzeugt wurden, so kann die Standardeinstellung N auf J abgeändert werden. Wir empfehlen die Standardeinstellung N beizubehalten und nach der Übernahme die Euro- Differenzen in SBS Rewe über das Menü Bearbeiten I Saldenvergleich FiBu / Offene-Posten bzw. Ausbuchen der Offenen Posten im Dokument Offene Posten Liste auszubuchen. Auswahl, mit oder ohne Protokoll Druckerauswahl für das Protokoll Auf dem Datenpfad der SBS Rewe classic wird die Datei JOUXXXXX.MTA (XXXXX = Firmennummer) erzeugt. Hinweis zur Ausgabeoption <Mit Offenen Posten>: Für die Übernahme von Offenen Posten stehen zwei Varianten zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass in SBS Rewe im Gegensatz zu SBS Rewe classic (hier jahresbezogen) eine jahresübergreifende OP-Liste geführt wird. Seit der Version 2.73 können Offene Posten auch nachträglich separat importiert werden. Folgendes Beispiel soll den Sachverhalt erläutern: Umstellung auf SBS Rewe ab dem Jahr 2003 (bei Wirtschaftsjahren von XXXX bis XXXX). Variante 1: Export aller Offenen Posten zum Stichtag (ab Beginn Monat Wirtschaftsjahr 1), so dass alle alten OP s übertragen werden (siehe 2.2.5). Export der Buchungen ab Januar 2003, mit Ausgabe OP, wobei beim Import die Option Vortragsbuchungen mit offenen Posten deaktiviert sein muss! Variante 2: Export der aktuellen Offenen Posten Liste, Stichtag =aktuelles Datum (ab Beginn Monat Wirtschaftsjahr) (siehe ) Export der Buchungen ab Januar 2003, ohne Offene Posten Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 26 von 43

27 Bitte prüfen Sie vor der Übernahme, dass in Ihrer aktuellen OP-Liste keine Differenzen zum Kontenstamm auftreten. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 27 von 43

28 Hinweis zur Ausgabeoption <Mit Kostenrechnung>: Für die Übernahme der Kostenrechnungsbuchungen aus der SBS Rewe classic stehen mehrere unterschiedliche Varianten zur Verfügung. Die Information zur Kostenrechnungsbuchung wird über den Export der Buchungen mit diesem Menü ausgegeben. Dazu wird die Ausgabeoption Mit Kostenrechnung J/N auf <J> eingestellt. Bei der Übernahme auf diesem Wege greift auch die in der SBS Rewe verankerte Logik Kontonummer=Kosten- bzw. Erlösart (nähere Informationen finden Sie auch im Dokument Dokument Leitfaden Kostenrechnung.pdf im AutoRun Menü der CD unter der Ruprik Dokumente Kurzanleitungen Kostenrechnung), wenn die weitere Ausgabeoption Mit abw. Kostenarten-Nr. J/N auf <N> eingestellt wurde. In SBS Rewe kann bei diesen importierten Buchungen die Informationen zur Kosten-rechnung direkt per Aussprung in der Korrektur der FiBu- Buchungsmaschine angezeigt werden. Beachten Sie allerdings, dass über diesen Weg nur die Kostenrechnungsinformationen, der in der SBS Rewe classic über die Finanzbuchhaltung erfassten Buchungen übergeben werden. Reine Kostbuchungen (z.b. Umbuchungen oder Verteilsatzbuchungen) werden nicht übergeben. Es kann dementsprechend erforderlich sein diese Buchungen in der SBS Rewe nachzupflegen. Die Ausgabeoption Mit Kostenrechnung J/N eingestellt auf <J> und die Option Mit abw. Kostenarten-Nr. ist ebenso durch <J> aktiviert: Hierbei wird die Kostenarten-Nr. abweichend zur Kontonummer, aus dem Feld Rewe-Kostenart-Nr des in der Firma verwendeten Kosten-Erlös-Artenrahmens gezogen. Das Feld Rewe-Kostenart-Nr in dem verwendeten Kosten-Erlös- Artenrahmen muss vorher einmalig gepflegt werden (Wichtiger Hinweis hierzu unter Abschnitt sowie Kosten-/Erlösarten-Rahmen). Die Nummer des verwendeten Kosten-Erlös-Artenrahmens ist aus dem Feld 55 des entsprechenden Firmenstammes von SBS Rewe classic zu entnehmen. Diese Variante hat den Vorteil, dass die Finanzbuchhaltungsbuchungen sowie die separat zu importierenden reinen Kostbuchungen inklusive der Verteilbuchungen (siehe Abschnitt und 3.2.8) beim Import in SBS Rewe auf die selbe Kostenart gebucht werden und dadurch die maximal 3-stelligen Kostenarten der SBS Rewe classic nicht in den BAB-Rahmen eingepflegt werden müssen. Unterbleibt die Pflege des Feldes Rewe-Kostenart-Nr wird die Kostenart für die Finanzbuchhaltungsbuchungen aus der jeweiligen Kontonummer abgeleitet. Es besteht auch die Möglichkeit sämtliche Kostenrechnungs-Buchungen separat zu übernehmen. Hierbei ist die Ausgabeoption Mit Kostenrechnung J/N auf <N> eingestellt. Hierbei werden die maximal 3-stelligen Kosten-Erlös-Arten von SBS Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 28 von 43

29 Rewe classic auf die entsprechende im Kosten-Erlös-Artenrahmen hinterlegte Rewe-Kostenart-Nr umgesetzt. Die verschiedenen Möglichkeiten, werden in den Abschnitten 3.2.7, 3.2.8, und ausführlich beschrieben. Beachten Sie dabei, dass abweichend zu oben beschriebenen Varianten 1 und 2 ein direkter Aussprung zur Kostenrechnungsinformation in der Korrektur der Fibu-Buchungsmaschine von SBS Rewe nach dem Import damit nicht möglich ist. Diese Buchungen werden dementsprechend lösgelöst von der FiBu Buchung in Kostbuchungsliste oder Kostjournal angezeigt. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 29 von 43

30 Hinweis zur Ausgabeoption <mit Stammkonten J/N>: Die Datenbestände Buchungen, Monatsverkehrszahlen und Offene Posten können aus der SBS Rewe classic mit Stammkonten-Information ausgegeben werden. Bei einem Import von Verkehrszahlen oder Buchungen in die SBS Rewe mit Stammkonteninformation wird der Kontenstamm direkt in der SBS Rewe mit der entsprechenden Kontobezeichnung und Kontonummer der SBS Rewe classic angelegt, wenn dabei die Importoption <Übernahme Kontenstamm (Kontobezeichnungen)> aktiviert ist. Beim Import der Offenen Posten mit Stammkonten erfolgt der Import der Stammkonten-bezeichnungen nicht über die Offene Posten Liste sondern über den Umweg der Buchungsliste, wobei der Kenner <Übernahme der Buchungen> in den Importoptionen deaktiviert und der Kenner <Übernahme Kontenstamm (Kontobezeichnungen> aktiviert ist. Sind in der SBS Rewe classic Personenkonten vorhanden, die ein anderes Sammelkonto ansprechen, als die Standard-Sammelkonten (KR03: 1400, 1600; KR04: 1200, 3300), so wird dies beim Transfer in die SBS Rewe berücksichtigt. Beachten Sie, dass hierdurch bereits vor einem Import im Kontenstamm der SBS Rewe erfasste Konten (sofern deren Kontonummer übereinstimmt) durch die importierten Daten überschrieben werden. Wir empfehlen aus Zeitgründen nur die erste Ausgabe eines jeden Wirtschaftjahres, mit Stammkonto-information durchzuführen, damit Ihnen die in der SBS Rewe classic erfassten Kontobezeichnungen und Sammelkonten nach dem Import auch in der SBS Rewe zur Verfügung stehen. Übernehmen Sie dementsprechend die Standard-Einstellungen im Exportmenü der SBS Rewe classic für die Datenbestände Buchungen, Monatsverkehrszahlen und Offene Posten Mit Stammkonten J/N J Für alle weiteren Ausgaben eines Wirtschaftjahres empfehlen wir die Stammkonteninformation nicht mitzugeben. (Dies kommt z.b. zum Tragen, wenn die Buchungsmonate einzeln zur Verfügung gestellt werden oder OPs und Buchungen getrennt übernommen werden.) Stellen Sie die Ausgabe dementsprechend auf Mit Stammkonten J/N N Import Buchungen SBS Rewe Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 30 von 43

31 Der Import von Buchungen erfolgt im Dokument Buchungsliste. In der Buchungsliste rufen Sie das Importprogramm über das Menü Datei Importieren (bis Version 2.71 Bearbeiten I Importieren) und im Journal über das Menü Datei Import Buchungen auf. Für den Import ist das Format SBS-Fibu auszuwählen. Über den Button Optionen können Sie folgende Einstellungen hinterlegen: Im Register <Buchungsoptionen> wird das Wirtschaftsjahr und der Zeitraum für den Import ausgewählt. Wurden in der SBS Rewe classic, Buchungen für ein ganzes Wirtschaftsjahr ausgegeben, kann hier der Zeitraum Januar-Dezember ausgewählt werden (Buchungsliste muss für den Dezember geöffnet sein). Die Buchungen werden jeweils auf die entsprechenden Monate verteilt. Weitere Optionen sind: Buchungen werden immer als vorläufige Buchungen übernommen ob Buchungen als Abschlussbuchungen eingelesen werden sollen (nur für den Zeitraum Dezember) ob für Vortragsbuchungen ein OP erzeugt wird (Wichtig: Werden OPs separat für Zeiträume vor diesem Buchungsimport übernommen, so behalten Sie unbedingt die Option <ohne Offene Posten> bei.) ob die Kontobezeichnungen in den Kontenstamm übertragen werden sollen ob beim Import ein Fehlerprotokoll gedruckt oder angezeigt wird Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 31 von 43

32 ob beim Import ein Protokoll für die übernommenen Buchungen gedruckt oder angezeigt wird ob die Übernahme ohne Fehlermeldungen erfolgen soll (Es erfolgt, sofern beim Import ein Fehler auftritt eine Protokollerstellung, Fehlerhinweise müssen dementsprechend nicht einzeln bestätigt werden.) ob die Übernahme mit dem zusätzlichen Dialog Importanalyse durchgeführt wird (empfohlen bei kleinen mittleren Datenbeständen) ob die eingestellten Importoptionen generell gültig sind Im Register <SBS Fibu> kann der Datenpfad der Importdatei fest hinterlegt werden. Im Register <Protokolle> stehen die automatisch gespeicherten Importprotokolle zum Druck oder zur Ansicht zur Verfügung. Nach der Bestätigung der Optionen mit dem Button OK, gelangen Sie wieder auf die erste Maske des Imports. Diese wird ebenfalls mit OK bestätigt. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 32 von 43

33 Im nächsten Bild, wird die zu verarbeitende Datei ausgewählt. Über den Button Suchen steht Ihnen eine Suchfunktion für die Importdatei zur Verfügung. Über den Button Vorschau kann die Importdatei geöffnet werden. Dies ermöglicht Fehler wie z.b. fehlerhafte ID- Nummern zu korrigie-ren. (In der Vorschau muss hierzu zuvor der Kenner editierbar im Menü D i Über den Button Importieren wird die Übernahme gestartet. Import ohne Stammkonteninformation: Die Übersicht zeigt die Anzahl der Mandanten, der Buchungszeiträume und der Einzelbuchungen an. Über den Button Fertigstellen wird der Import weitergeführt. Wurde in Import mit Stammkonteninformation: Die Übersicht zeigt die Anzahl der Mandanten, der Buchungszeiträume, der Einzelbuchungen und der Stammkonten an. Über den Button Fertigstellen wird der Import weitergeführt. Wurde in Die Importanalyse bildet (wenn diese aktiviert wurde) die einzelnen Buchungen ab. Sollte eine Buchung nicht übernommen werden können, ist der Satz rot markiert und in der letzten Spalte Bemerkung Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 33 von 43

34 Eine Korrektur kann, sofern die Daten der Buchung betroffen sind, direkt in diesem Dialog durchgeführt werden. Hierzu wird das zu korrigierende Feld angeklickt und durch die <F2> Taste aktiviert. Die Korrektureingabe wird mit <Enter> bestätigt. Ebenfalls können fehlende Stammkonten angelegt werden. Hierzu markieren Sie die entsprechenden Buchungszeilen und rufen über die rechte Maustaste das Kontextmenü Stammkonten der Buchung(en) anlegen auf. Sie können alle fehlenden Stammkonten in einem Vorgang anlegen, indem Sie auf die Spaltenüberschrift Bemerkung klicken und anschließend dieses Kontextmenü (Stammkonten der Buchung(en) anlegen) auswählen. Sollten im analysierten Metafile Buchungen Konten enthalten sein, die nicht im Kontenrahmen den der Mandant/die Firma nutzt, vorhanden sind, so erscheint ein Dialog in dem über Browserauswahl die Anlage auf Basis eines ähnlichen Rahmenkontos möglich ist. Vorgeschlagen wird hierbei immer das numerisch nächst kleinere Rahmenkonto. Bei der Nutzung individueller Konten ist es unbedingt erforderlich vor der Datenübernahme den Kontenrahmen entsprechend anzupassen (siehe 1.4) Bei Meldungen, wie z.b. Das Konto xyz darf nicht mit einem Steuerschlüssel kontiert werden" oder Kostenstelle nicht vorhanden muss der Import beendet (Schaltfläche Beenden) und das entsprechende Konto im Kontenstamm von SBS Rewe überprüft werden bzw. die Kostenstelle zuerst importiert oder angelegt werden. Weist die Importanalyse keine fehlerhaften Buchungen mehr aus, kann über den Button Buchen die Übertragung gestartet werden. Im Anschluss wird das Übernahmeprotokoll, je nach Optionseinstellung gedruckt oder angezeigt, mit der Abfrage, ob die Importdatei gelöscht werden soll, ist die Übernahme abgeschlossen Export Monatsverkehrszahlen [F3] SBS Rewe classic Die Bereitstellung von Monatsverkehrszahlen kann innerhalb eines Wirtschaftsjahres für mehrere Monate erfolgen. Die Übernahme der Monatsverkehrszahlen ist alternativ zur Übergabe von Buchungen für den gleichen Zeitraum. Folgende Auswahl kann getroffen werden: Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 34 von 43

35 Auswahl des auszugebenden Monats Auswahl des Mandanten Angabe bei der Auswahl mehrerer Monate Optionale Ausgabe der Konten mit oder ohne EB- Werte. Beachten Sie dabei, dass bei aktivierter Option (<J>) sämtliche EB Werte des Wirtschaftsjahres im ersten Monat des Ausgabezeitraumes (Ab Monat) abgestellt werden. Standardmäßig ist bei Aufruf des Programms J= Monat/Jahr: Firmen-Nr.: Ab Monat: Mit EB-Werten J/N: Mit Stammkonten J/N: Mit Ford./Verb.- Sammelk. J/N Mit Protokoll J/N: Drucker wählen: Mit Stammkonten hinterlegt. Auswahl mit oder ohne Stammkonteninformation (und Sammelkonteninformation bei Personenkonten) Siehe hierzu auch Abschnitt Die Salden der Sammelkonten werden durch die Personenkontenbuchungen erzeugt und die Ausgabe der Forderungs- und Verbindlichkeitssammelkonten (aus dem Parameter) deshalb standardmäßig durch <N> unterdrückt. Auswahl, mit oder ohne Protokoll Druckerauswahl für das Protokoll Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 35 von 43

36 Auf dem Datenpfad der SBS Rewe classic wird die Datei SALXXXXX.MTA (XXXXX = Firmennummer) erzeugt. Werden für den Mandanten Offene Posten geführt, wird abgefragt ob zu den Verkehrszahlen auch die Offenen Posten ausgegeben werden sollen. Sofern dies bestätigt wird, wird im Datenpfad die Datei FOPXXXXX.MTA (XXXXX=Firmennummer) erzeugt Import Monatsverkehrszahlen SBS Rewe Der Import von Monatsverkehrszahlen kann im Dokument Summen- und Saldenliste über Datei Import Monatsverkehrszahlen erfolgen. Für den Import ist das Format <SBS-Fibu> auszuwählen. Über die Schaltfläche Optionen können Sie folgende Einstellungen hinterlegen: Im Register <Buchungsoptionen1> wird das Wirtschaftsjahr und der Zeitraum für den der Import der Buchungen ausgewählt. Wurden in der SBS Rewe classic die Buchungen für ein ganzes Wirtschaftsjahr ausgegeben kann hier Zeitraum Januar-Dezember ausgewählt werden (Summen- und Saldenliste muss Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind: Buchungen können als vorläufige oder endgültige Buchungen übernommen werden ob die Offenen Posten kumuliert zu übernehmen sind (nicht empfohlen, da keine Nachvollziehbarkeit der OPs damit möglich ist) welches Summenkonto für die OP Buchungen angesprochen werden soll ob die Verkehrszahlen übernommen werden sollen ob beim Import ein Fehlerprotokoll gedruckt oder angezeigt wird ob beim Import ein Protokoll für die übernommenen Buchungen gedruckt oder angezeigt wird Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 36 von 43

37 die Übernahme ohne Fehlermeldungen erfolgen soll (Es erfolgt, sofern beim Import ein Fehler auftritt eine Protokollerstellung, Fehlerhinweise müssen dementsprechend nicht einzeln bestätigt werden.) ob die Übernahme mit dem zusätzlichen Dialog Importanalyse durchgeführt wird (empfohlen) ob die eingestellten Importoptionen generell gültig sind Im Register <Buchungsoptionen2> werden die Salden- und Summenvortragskonten für die Sach-, Debitoren-, und Kreditorenkonten hinterlegt. Im Register <SBS-Fibu> kann der Datenpfad der Importdatei fest hinterlegt werden. Im Register <Protokolle> steht die Ansicht der automatisch gespeicherten Importprotokolle nach einem Doppelklick auf dem jeweiligen Protokoll zur Verfügung. Nach der Bestätigung der Optionen mit dem Button OK, gelangen Sie wieder auf die erste Maske des Imports. Diese wird ebenfalls mit OK bestätigt. Die nachfolgenden Arbeitsschritte entsprechen denen, der Importbeschreibung von Buchungen (Punkt 3.2.2). Wurden bereits durch manuelle Buchung Jahrsverkehrszahlen für den entsprechenden Monat erzeugt, so wird beim Import abgefragt, ob diese gelöscht werden sollen. Wird die Meldung mit Ja bestätigt, werden die entsprechenden Buchungen gelöscht. Wird mit Nein bestätigt, wird der Import abgebrochen Export Offene Posten [F4] SBS Rewe classic Für die Übernahme von Offenen Posten stehen mehrere Varianten zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass in SBS Rewe im Gegensatz zu SBS Rewe classic (hier jahresbezogen) eine jahresübergreifende OP-Liste geführt wird. Ein separater nachträglicher Import der Offenen Posten in die SBS Rewe ist seit der Version 2.73 grundsätzlich möglich. Wurden bereits Offene Posten in der SBS Rewe gebucht bzw. importiert, so können weitere Offene Posten auch nachträglich noch importiert werden. Durch den Anwender ist dabei sicher zu stellen, dass Offene Posten nicht doppelt importiert werden. Ein Vergleich zwischen bereits vorhandenen Offenen Posten und zu importierenden Posten findet programmseits nicht statt. Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 37 von 43

38 Für den Export von Offenen Posten kann innerhalb eines Wirtschaftsjahres der gewünschte Zeitraum ausgewählt werden. Folgende Auswahl kann getroffen werden: Monat/Jahr: Firmen-Nr.: Ab Monat: Mit Stammkonten J/N: Mit Protokoll J/N: Drucker wählen: Auswahl des auszugebenden Monats Auswahl des Mandanten Angabe bei der Auswahl mehrerer Monate (damit der komplette noch offene Bestand übergeben wird ist hier der erste Monat des Wirtschaftsjahres zwingend einzutragen!) Standardmäßig ist bei Aufruf des Programms J= Mit Stammkonten hinterlegt. Sind bereits durch andere Importe (Buchungen, Monatsverkehrszahlen) die Stammkonten angelegt so kann hier die Option durch N deaktiviert werden. Beim Import der Offenen Posten mit Stammkonten erfolgt der Import der Stammkontenbezeichnungen in SBS Rewe über die Buchungsliste, wobei der Kenner <Übernahme der Buchungen> in den Importoptionen deaktiviert und der Kenner <Übernahme Kontenstamm (Kontobezeichnungen> aktiviert ist. Anschließend werden die Offenen Posten über die Offene Posten Liste importiert. Auswahl, mit oder ohne Protokoll Druckerauswahl für das Protokoll Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 38 von 43

39 Die Offenen Posten werden in der SBS Rewe classic jahresbezogen gespeichert, d.h. werden die Offenen Posten für das Gesamtjahr ausgegeben enthält die Übergabedatei alle am Jahresende noch Offenen Posten, auch wenn diese aus Vorjahren stammen! Wird der OP-Bestand (auch bereits ausgeglichene Posten) des Gesamtjahres benötigt (z.b. für Auswertungen auf Basis der Offenen Posten wie Umsatzentwicklung) so müssen für diesen Zeitraum Buchungen mit Offenen Posten siehe Abschnitt übergeben werden! Auf dem Datenpfad der SBS Rewe classic wird die Datei FOPXXXXX.MTA (XXXXX = Firmennummer) erzeugt Import Offene Posten SBS Rewe Der Import von Offenen Posten kann im Dokument Offene Posten Liste über Datei Importieren oder in der Summen und Saldenliste über Datei Import Import Offene Posten erfolgen. Bitte beachten Sie, dass die Offenen Posten in der SBS Rewe im Gegensatz zur SBS Rewe classic jahresübergreifend gespeichert werden, so dass z.b. in 2002 importierte Offene Posten automatisch auch in allen Folgejahren zur Verfügung stehen. Bei der Übergabe der Offenen Posten werden keine Steuerschlüsselinformationen übergeben, so dass bei der Zahlung der Steuerschlüssel für Skonto nicht aus der Rechnung ermittelt werden kann. Daher ist bei der Zahlung dieser Offenen Posten mit Skonto der Steuerschlüssel z.b. in der Buchungsmaschine von SBS Rewe zu erfassen. Für den Import ist <SBS-Fibu> auszuwählen. Über die Schaltfläche Optionen können Sie folgende Einstellungen hinterlegen: Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 39 von 43

40 Im Register <Buchungsoptionen> wird das Wirtschaftsjahr und der Zeitraum ausgewählt, für den der Import der Offenen Posten erfolgen soll. Weitere Optionen sind: Buchungen können als vorläufige oder endgültige Buchungen übernommen werden welches Summenkonto für die OP Buchungen angesprochen werden soll ob beim Import ein Fehlerprotokoll gedruckt oder angezeigt wird ob beim Import ein Protokoll für die übernommenen Buchungen gedruckt oder angezeigt wird die Übernahme ohne Fehlermeldungen erfolgen soll (Es erfolgt, sofern beim Import ein Fehler auftreten eine Protokollerstellung, Fehlerhinweise müssen dementsprechend nicht einzeln bestätigt werden.) ob die Übernahme mit dem zusätzlichen Dialog Importanalyse durchgeführt wird (empfohlen) ob die eingestellten Importoptionen generell gültig sind Im Register <SBS-Fibu> kann der Datenpfad der Importdatei fest hinterlegt werden. Im Register <Protokolle> stehen die automatisch gespeicherten Importprotokolle zur Ansicht zur Verfügung. Nach der Bestätigung der Optionen mit dem Button OK, gelangen Sie wieder auf die erste Maske des Imports. Diese wird ebenfalls mit OK bestätigt. Die nachfolgenden Arbeitsschritte entsprechen denen, der Importbeschreibung von Buchungen (Punkt 3.2.2). Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 40 von 43

41 Export Kost-Buchungen SBS Rewe classic Für die Bereitstellung der Kost-Buchungen kann folgende Auswahl getroffen werden: Monat/Jahr: Auswahl des auszugebenden Monats/Jahrs Firmen-Nr.: Auswahl des Mandanten Ab Monat: Angabe bei der Auswahl mehrerer Monate Kostenkreis: Die Buchungen werden für die entsprechenden Kostenkreis Nr. der SBS Rewe ausgegeben Von Kostenstelle / Bis Kostenstelle Auswahl von bis Kostenstellen, für die Buchungen exportiert werden. Mit Buchungen aus Sollen alle KOST-Buchungen, auch diejenigen, die aus FIBU J/N: der Finanzbuchhaltung stammen, ausgegeben werden ist hier J zu belassen. Sollen die Buchungen der Finanzbuchhaltung mit Kostenrechnung ausgegeben werden, muss hier durch <N> der Export der entsprechenden KOST-Buchungen unterdrückt werden, damit diese nicht doppelt übernommen werden. (siehe hierzu Beschreibung der Varianten unter 3.2.1) Mit Verteilung J/N: Sollen die Verteilsätze mit ausgegeben werden (um z.b. in SBS Rewe und SBS Rewe classic den selben Stand zu haben) ist hier die Einstellung <J> zu bezubehalten. Mit Protokoll J/N: Auswahl, mit oder ohne Protokoll Drucker wählen: Druckerauswahl für das Protokoll Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 41 von 43

42 Auf dem Datenpfad der SBS Rewe classic wird die Datei KBUXXXXX.XML (XXXXX = Firmennummer) für die Kostbuchungen erzeugt. In der SBS Rewe classic war es möglich KOST-Buchungen ohne Betrag zu erzeugen, die Mengen-informationen enthalten. Um diese Buchungen ebenfalls übernehmen zu können werden diese mit dem Betrag 0,01 übergeben Import Kost-Buchungen in SBS Rewe Der Import wird im Dokument Kost-Buchungsliste durchgeführt. Unter Datei Import kann die Übernahme gestartet werden: Die zu importierende Datei kann über den Browser (gelber Button) ausgewählt werden. Wurden in der SBS Rewe classic, Buchungen für ein ganzes Wirtschaftsjahr ausgegeben, kann hier der Zeitraum Januar-Dezember ausgewählt werden (KOST- Buchungsliste muss für den Dezember geöffnet sein). Des weiteren wird die Auswahl getroffen, ob das Protokoll gedruckt oder angezeigt wird und ob alle oder nur die fehlerhaften Datensätze ausgewiesen werden. Über den Button Start wird der Import aktiviert, nach der Übernahme wird die Meldung Übernahme von Kost-Buchungen beendet eingeblendet. Da in den Kost-Buchungen kein Bezug zu dem auslösenden Fibu-Konto existiert und somit die in der SBS Rewe sonst gültige Logik Konto = Kostenart nicht greifen kann (Nähere Informationen finden Sie auch im Dokument Leitfaden Kostenrechnung.pdf im AutoRun Menü der CD unter der Ruprik Dokumente Kurzanleitungen Kostenrechnung), werden, wenn die Rewe-Kostenart-Nr. nicht im Kosten-Erlös-Arten-Rahmen von SBS Rewe classic eingepflegt worden ist, die dreistelligen Kostenarten der SBS Rewe classic mit ausgegeben und beim Import bebucht. Noch nicht im Kostenbzw. Erlösartenrahmen der SBS Rewe vorhandene KEA werden durch den Import mit der Bezeichnung Neuanlage Kost-Import angelegt. Um einen Vorjahresvergleich möglich zu machen, müssen in so einem Fall die SBS Rewe Dokument: Datenübernahme_classic.doc Seite: 42 von 43