Projektbearbeitung. Dr. Friedrich Stratmann Diplom-Sozialwissenschaftler. Carsten Bartels Diplom- Wirtschaftswissenschaftler

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1 Change-Management Workshop Prüfungsverwaltung zwischen Informationschaos und Neustrukturierung 3. Februar 2006 Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 1

2 Projektbearbeitung Carsten Bartels Diplom- Wirtschaftswissenschaftler!Organisationsentwicklung!Verwaltungsbenchmarking!Studierenden- und Prüfungsverwaltung Dr. Friedrich Stratmann Diplom-Sozialwissenschaftler!Abteilungsleitung!Organisationsentwicklung Dr. Yvonne Bauer Diplom- Sozialwissenschaftlerin!Organisationsentwicklung!Personalverwaltung!Studierenden- und Prüfungsverwaltung Dr. Harald Gilch Diplom-Physiker!Organisationsentwicklung!Prüfungsverwaltung!Verwaltungsbenchmarking!Gebäudemanagement Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 2

3 Was verändert sich an der Hochschule? " neue BA-/MA-Studiengänge " übergreifende Studiengänge " kürzere Studienzeiten " komplexere Prüfungsordnungen " Module und Teilmodule " Prüfungen: Anzahl und Verknüpfungen, mehr Noten " umfassende Nutzung von IT und Selbstbedienung " Selbstverständnis der Studierenden Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 3

4 Was verändert sich in der Prüfungsverwaltung? " Aufgaben verändern sich " Abläufe werden optimiert " Traditionen werden gebrochen " Selbstbedienung bedeutet nicht nur selbst Handeln, sondern auch Übernahme von Verantwortung und Einhaltung von Disziplin " Studierende werden vom Kunden zum Akteur " Trennung zwischen Prüfungsamt und Kunde löst sich auf - Kommunikation wird entscheidend Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 4

5 Vielschichtiges Vorgehen notwendig " DV-Einführung, Bereitstellung der Technik " Aufgaben definieren und zuweisen " Mitarbeiter vorbereiten, qualifizieren " klare Prozessabläufe schaffen, " Verantwortlichkeiten festlegen " Selbstbedienungs-Nutzer informieren, qualifizieren " Kommunikation verstärken, Marketing " Hochschule als Gesamtes einbeziehen Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 5

6 ABER: " Verunsicherung macht sich breit. " Nicht alle machen mit. " Es kommt zu Verzögerungen. " Gegner organisieren sich. " Schuldige werden gesucht. " Aufwand steigt und steigt. " Fehlschläge häufen sich Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 6

7 Weitgehend manuelle Prüfungs- Verwaltung - Zwischen-/ Abschlussprüfungen Traditionelle Diplom-/Magister- Lehramts- Studiengänge Aufwand nimmt zu, Chaos Unzufriedenheit wächst Veränderungsprozess in der Prüfungsverwaltung Konzept, Entscheidung wird getroffen Förderer, Bremser, Verweigerer, Einwände Pilot-FB, erste POs abgebildet, Aufgaben- Neuordnung, Reorganisation Alle machen mit, Erfolge stellen sich ein. Überzeugungsarbeit, Motivation, Kommunikation, gute Beispiele Komplette IT gestützte PV mit SB-Funktionen - mehr Beratung und IT-Arbeit Marketing, Schulung, erste Erfolge Neue Bachelorund Master- Studiengänge Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 7

8 Definition Veränderungsmanagement Unter Veränderungsmanagement werden alle Maßnahmen zusammengefasst, die zur Initiierung und Umsetzung von neuen Strategien, Strukturen, Systemen und Verhaltensweisen notwendig sind. Ali-Ani & Gattmeyer Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 8

9 Veränderungsmodell nach Lewin Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 9

10 Veränderungsmodell nach Schmidt-Tanger Wahrgenommene eigene Kompetenz 2 Verneinung / Widerstand 5 Ausprobieren 6 Erkenntnis / Integration 1 Schock / Überraschung 3 rationale Einsicht 4 emotionale Akzeptanz Zeit Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 10

11 Veränderungsmodell nach Schmidt-Tanger 1. Schock, Überraschung Handlungsorientiert: Konfrontation mit realen Bedingungen Verwirrung Die eigene oder institutionelle Handlungskompetenz wird als absinkend und schwächer wahrgenommen Methoden des Change-Management: Wiederherstellung der Bewegungsfreiheit durch lösungsorientierte Beratung Metaphern können Ausdruck für Probleme sein Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 11

12 Veränderungsmodell nach Schmidt-Tanger 2. Verneinung, Widerstand Handlungsorientiert: Werte und Glaubenssätze werden gegen die Veränderung mobilisiert Geplante Veränderungen werden verdrängt Die eigene oder institutionelle Handlungskompetenz wird als steigend wahrgenommen Methoden des Change-Management: Ausprobieren von Als-ob-Szenarien in Bezug auf die geplante Veränderung Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 12

13 Veränderungsmodell nach Schmidt-Tanger 3. rationale Einsicht Handlungsorientiert: Einsicht ist vorhanden, noch keine konkrete Vorstellung, was verändert werden soll Scheinlösungen werden favorisiert Problemorientierte Diskussionen ( ja, aber ) Die eigene oder institutionelle Handlungskompetenz wird als sinkend und schwach wahrgenommen Methoden des Change-Management: Einsichtsbekundungen hinterfragen Tatsächliche Motivationen transparent machen Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 13

14 Veränderungsmodell nach Schmidt-Tanger 4. emotionale Akzeptanz - <muss> Handlungsorientiert: neue Realität erleben, alte Handlungsmuster versagen Tal der Tränen, früher war alles besser Veränderungen werden stets von den anderen Beteiligten verlangt Die eigene oder institutionelle Handlungskompetenz wird als auf dem Tiefpunkt wahrgenommen Methoden des Change-Management: Einnehmen verschiedener Positionen trainiert den Perspektivwechsel Durchspielen von Katastrophen-Szenarien zeigt die eigentliche emotionale Beteiligung Definition neuer Werte und Handlungsprinzipien Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 14

15 Veränderungsmodell nach Schmidt-Tanger 5. Ausprobieren Handlungsorientiert: Neues Selbstbild wird entwickelt, neue Verhaltensformen ausprobiert Erfolge und Misserfolge müssen verarbeitet werden Es entsteht eine Kultur des Fehler machen könnens, Experimentieren mit neuen Praktiken und Verfahren Die eigene oder institutionelle Handlungskompetenz wird als steigend wahrgenommen Methoden des Change-Management: Experimentiererlaubnis ermöglicht Kreativität Unterstützung und Ermutigung bei der Aneignung neuer Handlungsräume Fehler-Feedback zur Weiterentwicklung nutzen. Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 15

16 Veränderungsmodell nach Schmidt-Tanger 6. Erkenntnis und Integration Handlungsorientiert: Anpassen der Handlungsmuster an die neue Situation oder Herausforderungen Reflexion des alten und des neuen Verhaltens führt zur Erweiterung des gesamten Wahrnehmungs-, Denk- und Handlungsspektrums Die eigene oder institutionelle Handlungskompetenz wird als enorm steigend, über das Niveau vor der Veränderung, wahrgenommen Methoden des Change-Management: Strategien bewusst machen und transferieren. Kompetenz verankern. Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 16

17 Aufgaben der Change-Manager Erkennen der Phasen Aktivierung der Selbstheilungskräfte Coaching von Führungskräften und Entscheidungsträgern Lust auf Veränderung wecken Zukunft vorwegnehmen Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 17

18 Auftakt -1- Es kommt etwas auf uns zu, keiner will es begreifen. Umsetzung -2 - Es kommt etwas auf uns zu, packen wir es an! -6 - Projektmanagement -5 - Abbildung von Prüfungsordnungen -7 - Die Technik funktioniert nicht! -8- Wer soll die ganze Arbeit machen? Anwendungsbeispiel Change-Parcours -3 - Das Konzept wird entwickelt, aber es stockt! -4 - Das Konzept ist fertig, wie fangen wir an? Marketing -9 - Schulungen der Mitarbeiter/-innen Konzeptentwicklung Alles läuft perfekt! Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 18 Ziel

19 Anwendungsbeispiel 1. Welche Probleme liegen genau vor? 2. Welche konkreten Lösungswege lassen sich entwickeln? Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 19

20 Fazit zum Changemanagement In Veränderungsprozessen werden alle Phasen - auch die schwierigen - durchschritten. Changemanagement heißt, mit diesen Phasen umzugehen kommunizieren alle Beteiligten einzubeziehen Aktive fördern Unentschlossene motivieren Verweigerer ernst nehmen flexibel reagieren immer wieder aufs Neue Lösungen suchen Entscheidungen treffen und umsetzen Change-Management Yvonne Bauer / Carsten Bartels / Harald Gilch / Friedrich Stratmann, 3. Februar 2006, 20

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