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5 lohn+gehalt training Claus-Jürgen Conrad

6 Der Autor Claus-Jürgen Conrad studierte von 1986 bis 1991 Wirtschaftsinformatik in Karlsruhe. Nach einer kurzen Tätigkeit für die Siemens AGstudierte er Volkswirtschaftslehre in Freiburg trat er als Redakteur für Lohn- und Gehaltsprodukte in die Haufe Lexware GmbH ein. Er war mit verantwortlich für die Entwicklung der ersten Generationen von Lexware lohn+gehalt. Seit 1999 ist er Leiter für Personal- und Entgeltsysteme bei der Endress + Hauser Firmengruppe. Für die Haufe Lexware Mediengruppe ist er seit mehr als zehn Jahren als Referent und Autor im Bereich Lohn-und Gehaltsabrechnung tätig.

7 lohn+gehalt training Claus-Jürgen Conrad Haufe Gruppe Freiburg München

8 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind iminternet über abrufbar. Print: ISBN: Bestell-Nr.: epdf: ISBN: Bestell-Nr.: Auflage , Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, Freiburg Redaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152Planegg/München Telefon: (089) Telefax: (089) Produktmanagement: JuttaThyssen Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, derfotomechanischenwiedergabe (einschließlich Mikrokopie)sowie die Auswertung durch Datenbanken, vorbehalten. Lektorat und Desktop-Publishing: Text+DesignJutta Cram, Augsburg Umschlag: RED GmbH, Talangerstraße 3, Krailling/München Druck: Schätzl Druck & Medien, Am Stillflecken 4,86609 Donauwörth Zur Herstellung dieses Buches wurde alterungsbeständiges Papier verwendet.

9 Inhaltsverzeichnis 1. Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher? Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service Programmaktualisierungen, wenn kein Internetanschluss besteht Datensicherungen durchführen Gesicherte Datenstände ins Programm einspielen Datensicherung und Rücksicherung bei Rechnerwechsel Hauptnavigation, Menü- und Symbolleisten Onlinehilfen und Lexware Know-how Eine neue Firma anlegen Wichtige Daten für die Meldungen an die Finanzverwaltung Wichtige Daten für die Meldungen andie Sozialversicherungsträger Eine oder mehrere Bankverbindungen imfirmenstamm hinterlegen Den Kontenrahmen für Buchungen in die Finanzbuchhaltung festlegen Eine Testfirma anlegen Eine zusätzliche Betriebsstätte erfassen Das Reporting für Firmendaten Krankenkassen einrichten Anlegen einer neuen Krankenkasse Pflichtbeiträge und freiwillige Beiträge im Krankenkassenstamm Umlagesätze zu den U1/U2-Umlagen hinterlegen Firmenbezogene Angaben zur Kasse hinterlegen Zuordnungvon Krankenkassen zu Betriebsstätten Krankenkassenfusionen pflegen Stammdaten eines angestellten Arbeitnehmers erfassen Den Beschäftigungsstatus festlegen Melderelevante Grunddaten erfassen Die Beitragsgruppe bestimmen Zuschlags- und Umlagepflicht festlegen Lohnsteuerabzug nach Lohnsteuerabzugsmerkmalen Pauschale Lohnsteuer festlegen 73

10 4.7 Eintritt während des Kalenderjahres Übernahme aus anderem Lohnprogramm Stammdaten einer Aushilfe/eines Minijobbers erfassen Geringfügige Beschäftigung Kurzfristige Beschäftigung Pauschaler Beitrag zur Krankenversicherung Beitrag zur Rentenversicherung Versteuerung mit pauschalem Steuersatz Versteuerung nach Lohnsteuerabzugsmerkmalen Stammdaten für einen Mitarbeiter in der Gleitzone erfassen Status der Beschäftigung Daten für die Sozialversicherungsmeldungen Laufendes Arbeitsentgelt zwischen 450,01 und 850 EUR Stammdaten bei Mehrfachbeschäftigung Versteuerung aufgrund der Lohnsteuerabzugsmerkmale Pauschale Versteuerung des Arbeitslohns Stammdaten für den Geschäftsführer einer GmbH erfassen Den Status des Mitarbeiters hinterlegen Die Angaben für die Sozialversicherungsmeldungen pflegen Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung und Umlagen Angaben zur Besteuerung über ELStAM-Rückantwort Lohnabrechnung einrichten und Bezüge erfassen Erfassen von festen Bezügen Erfassen von zeitabhängigem Arbeitslohn Einzelerfassung von Einmalzahlungen Einmalzahlungen über den Abrechnungsassistenten erfassen Lohnarten ein- und ausblenden Position der Lohnarten verändern Nicht vorhandene Lohnart neu anlegen Lohnarten mit der Möglichkeit zum Ändern 148 8

11 9.2 Lohnarten ohne Möglichkeiten zum Ändern oder Kopieren Manuelles Anlegen einer Lohnart Neuanlage als Kopie einer bestehenden Lohnart Festlegen des Verrechnungskontos Krankheit oder Urlaub erfassen Krankheit innerhalb der Lohnfortzahlung Krankheit nach Ablauf der Lohnfortzahlung Ermittlung der Erstattung von der Krankenkasse Voraussetzung für die Erstattung aus der Umlagekasse Pflege von Urlaub und Sonderurlaub als Fehlzeit Direkteingabe und Korrektur von genommenem Urlaub Erstellen von Fehlzeitenstatistiken Betriebliche Altersvorsorge abrechnen Erfassen der betrieblichen Altersvorsorge Abrechnung einer Direktversicherung Abrechnung eines Pensionsfonds oder einer Pensionskasse Steuerrechtliche Behandlung des Vertrags festlegen Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge festlegen Besonderheiten bei Pensionskassenverträgen Empfängerdaten und Zahlungsart pflegen Lohndaten erfassen und abrechnen Einzelerfassung der Bruttobezüge und Abzüge Zeitdaten erfassen Bezüge und Abzüge für mehrere Mitarbeiter erfassen Lohnabrechnungen und Lohntaschen erstellen Berichte zur Lohnabrechnung erstellen Hinweistexte auf die Lohnabrechnung drucken Personalstammdaten während des Abrechnungsmonats ändern Statuswechsel erfassen Statuswechsel wegen Ende des Ausbildungsverhältnisses Statuswechsel wegen Übergang einer Aushilfe zum Auszubildenden Auswirkung des Statuswechsels auf die Abrechnung der Bezüge 223 9

12 13.5 Auswirkung des Statuswechsels auf die Berichte und SV-Meldungen Änderungen nach durchgeführtem Statuswechsel Statuswechsel rückgängig machen Beitragsmeldungen an die Krankenkassen erstellen Erstellen der geschätzten Beitragsnachweise Beiträge nach dem vereinfachten Schätzverfahren ermitteln Beitragsnachweise mit dakota übertragen Beitragsnachweise mit sv.net versenden Restschuld aus Vormonaten ermitteln Zahlungslauf für die Sozialversicherungsbeiträge durchführen Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt erstellen Aktualisierung des ELSTER-Moduls ELSTER-Zertifikat bestellen und einlesen Die Lohnsteueranmeldung mit dem ELSTER-Modul übermitteln Übertragungsprotokoll drucken Zahlungsverkehr einrichten Zahlungslauf für die Lohnsteueranmeldung durchführen Sozialversicherungsmeldungen erstellen und versenden Ergänzende Stammdaten für die Sozialversicherungsmeldungen Wichtige Abwesenheiten für die Sozialversicherungsmeldungen Sozialversicherungsmeldungen mit dakota versenden Datenübermittlung mit der manuellen Ausfüllhilfe sv.net Verarbeitungsprotokolle in die Antwortzentrale übernehmen Fehlerbereinigung und Wiederholungssendungen Zahlungen an Mitarbeiter, Sozialversicherungenund Finanzamt Bankverbindungen anlegen Bankverbindungen in den Stammdaten zuordnen Datenexport Datei erstellen Online-Banking durchführen Bereits durchgeführte Zahlungen wiederholen Zahlungsliste erstellen

13 18. Abrechnung verbuchen und Monatswechsel durchführen Buchungsliste erstellen Buchungsbelege in die Finanzbuchhaltung übertragen Laufenden Abrechnungsmonat abschließen Monatswechsel rücksetzen Laufende Bezüge inden Folgemonat übernehmen Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen verwerfen Korrekturen in abgeschlossenen Abrechnungsmonaten Korrektur von Mitarbeiterstammdaten Korrektur von Abrechnungsdaten Korrekturen inden Krankenkassenstammdaten Korrekturen imvorangegangenen Abrechnungsjahr Korrekturberichte Auswirkungen von Korrekturen auf das Meldewesen Korrigierte ELStAM-Meldungen Jahresabschluss durchführen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen Resturlaube ermitteln und Urlaubskonten bereinigen Jahreslohnsteuermeldung versenden und Bescheinigung erstellen Jahresmeldung zur Sozialversicherung durchführen Das Lohnkonto für jeden Mitarbeiter erstellen Lohnnachweise für die Berufsgenossenschaft erstellen

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15 1. Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher? Im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es enorm wichtig, mit einer aktuellen Programmversion zu arbeiten. Gesetzliche Änderungen, neue Beitragssätze der Krankenkassen, Fusionen von Berufsgenossenschaften oder Krankenkassen sowie die Aktualisierungen der elektronischenübermittlungsmodule werden regelmäßig von Lexware über das Internet bereitgestellt. Durch die Vielzahl der Änderungenund diemöglichkeit, rückwirkende Korrekturen durchzuführen, kommt der Datensicherung eine hohe Bedeutung zu. Für alle Programmfunktionen gibt es zahlreiche inhaltliche und technische Hilfen,die regelmäßig über das Internet aktualisiert werden. Lesen Sie in diesem Kapitel alles Wissenswerte über Programmaktualisierungen und die Möglichkeiten der Datensicherung. Außerdem erfahren Sie hier, wie Sie die Hilfefunktionen des Programms nutzen können. 1.1 Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service Programmaktualisierungen, wenn kein Internetanschluss besteht Datensicherungen durchführen Gesicherte Datenstände ins Programm einspielen Datensicherung und Rücksicherung bei Rechnerwechsel Hauptnavigation, Menü- und Symbolleisten Onlinehilfen und Lexware Know-how 23

Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher, welche Hilfen gibt es? 13

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