1 Allgemeines zu DATEV Einführung in DATEV Arbeitsplatz pro" und Lohn und Gehalt comfort pauschal" 15

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1 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines zu DATEV DATEV als Dienstleister für die Personalwirtschaft DATEV-Software für die Personalwirtschaft (Überblick) 12 Die Software Institutionsverwaltung" 13 Die Software RZ-Kommunikation" 14 Die Software Zahlungsverkehr" 14 2 Einführung in DATEV Arbeitsplatz pro" und Lohn und Gehalt comfort pauschal" Aufbau des DATEV Arbeitsplatz pro" Leistungsumfang von Lohn und Gehalt comfort pauschal" 17 Wichtige Programmfunktionen 17 Zusammenspiel mit dem Rechenzentrum 18 Zusammenspiel mit anderen Programmen Das Programm DATEV Arbeitsplatz pro" Das Programmfenster von Lohn und Gehalt comfort pauschal" 21 Mandantenübersicht 21 Detailinformation Mandant Programmkomponenten und Zusatzprogramme 22 Abrechnung 23 Bescheinigungen 23 Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro 24 Zahlungsverkehr Elektronisches Wissen - Lohn und Personal Das Hilfesystem im Programm Lohn und Gehalt comfort pauschal" 26 Die Programmhilfe in Lohn und Gehalt comfort pauschal" 26 LEXinform/Info-Datenbank pro 26 3 Institutions- und Stammdaten Institutionen in der Institutionsverwaltung 30 So finden Sie die Institutionsdaten zu den Kreditinstituten 30 So finden Sie die Institutionsdaten für das Betriebsstättenfinanzamt 32 So finden Sie die Institutionsdaten zu den Krankenkassen

2 So legen Sie eine Krankenkassengeschäftsstelle an 34 So erfassen Sie die Bankverbindung der Krankenkasse 35 So finden Sie die Institutionsdaten einer Berufsgenossenschaft 36 Aktualisierung der Institutionsverwaltung über das Rechenzentrum Bedienung des Programms Lohn und Gehalt comfort pauschal" 37 Kanzleiebene (mandantenübergreifend) = DATEV Arbeitsplatz pro" 37 Mandantenebene (mitarbeiterübergreifend) = Lohn und Gehalt comfort pauschal" 38 Mitarbeiterebene 38 Programmbedienung mit der Tastatur Übergreifende Daten auf Kanzleiebene 40 So prüfen Sie, ob erforderliche Lohnarten vorhanden sind 40 So zeigen Sie die Ausgabeparameter an Anlegen von Firmen- bzw. Mandanten-Stammdaten 43 So legen Sie einen Mandanten an 44 So legen Sie die Bankverbindung an 46 So legen Sie die Zahlungsweise fest 46 So legen Sie die Erstattungsart im AAG-Verfahren fest 47 So legen Sie die Sozialversicherungsdaten an 47 So legen Sie die Berufsgenossenschaft an 51 So legen Sie die Finanzamtdaten an 51 So legen Sie die Arbeitszeit fest 53 So hinterlegen Sie die zusätzlichen Feiertage für das betreffende Bundesland und den für den Mandanten allgemein geltenden Urlaubsanspruch 54 So geben Sie die Umrechnungsformel bei Teilmonaten ein 54 So legen Sie die Konten für den Buchungsbeleg fest 55 So prüfen Sie die Zuordnung von Lohnarten zu FIBU-Konten 56 So legen Sie die Ausgabe von statistischen Werten auf dem Brutto/Netto-Formular und dem Lohnkonto fest 57 Exkurs: So richten Sie Kostenstellen ein 58 Exkurs: Mehrere Betriebsstätten erfassen 58 Exkurs: Firmenwagen anlegen 59 Exkurs: Druck von Auswertungen 59 So legen Sie die Anzahl der Duplikate fest Mitarbeiter-Stammdaten 60 6 So erfassen Sie die Personaldaten 60 So erfassen Sie die Angaben zur Tätigkeit 63 So erfassen Sie die allgemeinen Sozialversicherungsdaten 64 So erfassen Sie die Daten zur Krankenkasse 65

3 So erfassen Sie Steuerdaten 65 So erfassen Sie die Entlohnungsdaten 66 So erfassen Sie die vermögenswirksamen Leistungen 67 So erfassen Sie die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit und den Urlaub 68 So erfassen Sie Vorarbeitgeberwerte (sofern vorhanden) 68 So erfassen Sie die Daten für die Unfallversicherung 69 So erfassen Sie weitere Personalstammdaten 70 Stammdaten zur Beschäftigung 72 Stammdaten zur Sozialversicherung 73 Stammdaten zur Steuer 74 Stammdaten zu Arbeitzeiten 75 Stammdaten zur Entlohnung 76 Stammdaten zur Betrieblichen Alters Vorsorge 77 Stammdaten Besonderheiten 78 Stammdaten Abschlagszahlungen 79 Stammdaten individuelle Überweisungen 79 Stammdaten Durchschnittserhöhungen 79 Stammdaten Auswertungsdaten 79 Stammdaten Baulohn 79 Stammdaten Vortragswerte 80 So geben Sie Bewegungsdaten auf Mitarbeiterebene ein 80 So geben Sie Daten in den Kalender ein 80 4 Lohn- und Gehaltsabrechnung (Januar) Erfassung der Arbeitsstunden Lohnabrechnung und Monatsabschluss 86 So führen Sie eine Lohnabrechnung durch 86 So führen Sie eine Wiederholungsabrechnung für einen Mitarbeiter durch 87 So kontrollieren Sie die Auswertungen 87 So geben Sie Auswertungen im PDF-Format aus 89 So führen Sie einen Monatsabschluss durch 89 Senden der Daten an das Rechenzentrum 90 So schaffen Sie den Monatsabschluss, wenn Sie in Ihren Stammdaten die elektronische Übertragung von Daten hinterlegt haben 90 Exkurs: Zahlungsträgererstellung von der Lohnabrechnung abkoppeln 91 7

4 I Inhaltsverzeichnis 5 Lohn- und Gehaltsabrechnung (Februar) Vorarbeitgebenwerte eingeben Überstunden erfassen Nachberechnung von Bewegungsdaten Nachtarbeitszuschläge Lohnnachweis erstellen 98 6 Lohn-und Gehaltsabrechnung (März) Änderung von Stammdaten So hinterlegen Sie die Daten für Fahrtkostenzuschüsse So hinterlegen Sie die Daten für den Firmenwagen So erfassen Sie den abweichenden Stundenfaktor So erfassen Sie das Jobticket Lohn-und Gehaltsabrechnung (April) Rückwirkende Änderung von Festbezügen Lohnfortzahlung 108 So rechnen Sie Lohnfortzahlungszeiträume ab Prüfen des Antrags auf Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen 110 Standard-Lohnarten für die Berechnung der Lohnfortzahlung aus dem Durchschnittsverdienst der letzten drei Monate 111 So legen Sie Durchschnittswerte bei Stundenlöhnen an Lohn-und Gehaltsabrechnung (Mai) So erfassen Sie sonstige Zulagen Mutterschutz Umsatzprovision Kürzungen von Festbeträgen bei Teillohnzahlungszeiträumen Fehlermeldung nach dem Monatsabschluss 116 Lohnarten kontieren (LA 2003) 117 8

5 9 Lohn- und Gehaltsabrechnung (Juni) Urlaub erfassen Einmalzahlungen am Beispiel Urlaubsgeld So legen Sie eine neue Lohnart an Lohn- und Gehaltsabrechnung (Juli) Austritt Beschäftigungsende Gleitzone bei Werkstudenten Arbeitsbescheinigung gem. 312 SGB III Lohn- und Gehaltsabrechnung (August) Steuerklassenänderung mit Nachberechnung Abschlagszahlungen und Vorschüsse 136 So erfassen Sie eine Abschlagszahlung 136 So führen Sie eine Abschlagszahlung durch Mehrfachbeschäftigung Gleitzone Reisekosten erfassen 140 So erfassen Sie steuerfreien Verpflegungsmehraufwand/Verpflegungszuschuss 140 So erfassen Sie die Fahrtkostenerstattung mit dem eigenen Pkw 140 So erfassen Sie den steuerfreien Übernachtungsmehraufwand Lohn- und Gehaltsabrechnung (September) Private Krankenversicherung Abweichende Arbeitszeit So geben Sie die Werkswohnung in die Abrechnung ein So legen Sie Lohnarten mit Folgelohnarten an 146 So verknüpfen Sie zwei Lohnarten Lohn- und Gehaltsabrechnung (Oktober) Abrechnung von Mutterschaftsgeld Abrechnung von Abfindungen 151 9

6 13.3 Pfändung 152 So hinterlegen Sie eine Pfändung in den Mitarbeiter-Stammdaten 152 So sehen Sie, wie sich die Pfändung auswirkt Lohn-und Gehaltsabrechnung (November) Betriebliche Altersvorsorge 158 So hinterlegen Sie die Beträge zur betrieblichen Altersvorsorge - Pensionsfonds Freiwilliges Weihnachtsgeld Entgeltbescheinigungsverordnung Lohn- und Gehaltsabrechnung (Dezember) Neuberechung der Mutterschutzfrist Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber 163 So aktivieren Sie den Lohnsteuer-Jahresausgleich 163 So überprüfen Sie die Urlaubsansprüche Jahresauswertungen 166 So kontrollieren bzw. drucken Sie die für den Jahreswechsel benötigten Auswertungen Meldung an die Berufsgenossenschaft 167 Jahresabschlussarbeiten Archivierung von Abrechnungsjahren und elektronische Prüfung durch die Finanzverwaltung 168 Archivierung im DATEV-Rechenzentrum 168 Elektronische Prüfung durch die Finanzverwaltung Musterprüfungen 171 Anhang 217 Mandanten- und Personalstammdaten