Tipps & Tricks mit Office

Transkript

1 Sehr geehrte Damen u. Herren, Der aktuelle Newsletter vom Landesverband der Rassekaninchenzüchter Württemberg & Hohenzollern e.v. Ausgabe vom Tipps & Tricks mit Office Lesebestätigung in Outlook nutzen Sicherstellen, dass s auch angekommen sind Für den -Versand mit Lesebestätigung bietet Ihnen Microsoft Office Outlook zwei Methoden: Sie können pauschal jede ausgehende Nachricht automatisch mit einer Aufforderung zur Empfangsbestätigung verschicken oder bei jeder individuell entscheiden, ob das Lesen bestätigt werden soll oder nicht. Globale Bestätigung Die globale Bestätigung aktivieren Sie in den allgemeinen Programmoptionen von Microsoft Office Outlook. Wählen Sie dazu im Menü Extras den Punkt Optionen an und wechseln Sie auf die Registerkarte Einstellungen. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche -Optionen und im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf Verlaufoptionen (Microsoft Office Outlook 2003, 2002/XP und 2000) oder auf Verlaufkontrolle (Microsoft Office Outlook 98). Dann aktivieren Sie je nach Outlook-Version und Installationsmodus entweder Rückmeldung, sobald alle Nachrichten gelesen wurden oder Das Lesen meiner gesendeten Nachrichten bestätigen oder Lesebestätigung. Damit die Änderung wirksam wird, bestätigen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit einem Klick auf OK. Ab sofort fordert Microsoft Office Outlook automatisch bei jeder , die Sie verschicken, immer eine Lesebestätigung an. Beachten Sie aber, dass manche Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner diese Kontrolle eher als lästig empfinden und sich womöglich überwacht fühlen. Überlegen Sie deshalb genau, ob die globale Einstellung sinnvoll ist. Gegebenenfalls können Sie mit dem im Folgenden beschriebenen Verfahren die Lesebestätigung individuell ausschalten. Individuelle Bestätigung Um jedes Mal aufs Neue zu bestimmen, ob eine Lesebestätigung eingeholt werden soll oder nicht, müssen Sie bei jeder Mail die Optionen bearbeiten. Sobald Sie eine neue Mail erstellt haben, klicken Sie in der Symbolleiste des Nachrichtenfensters auf Optionen. Anschließend machen Sie einen Haken vor dem Kontrollkästchen Das Lesen dieser Nachricht bestätigen. Am Ende verlassen Sie das

2 Dialogfeld mit einem Klick auf die Schaltfläche Schließen. Eine absolut sichere Kontrolle bieten Lesebestätigungen jedoch nicht. Wenn ein Empfänger beispielsweise nicht mit Outlook arbeitet, kann es sein, dass die Rückmeldung gar nicht verarbeitet wird. Manchmal scheitert das Versenden der Lesebestätigung auch am Internet- Provider oder an einer Firewall. Deshalb sollten Sie nicht davon ausgehen, dass das Ausbleiben einer Lesebestätigung nicht automatisch mit Desinteresse des Empfängers gleichzusetzen ist. Außerdem hat der Empfänger die Möglichkeit, das Versenden einer Lesebestätigung zu verhindern. Wie das geht, lesen Sie hier: Unterdrückung der Lesebestätigung Selbst wenn theoretisch alle Voraussetzungen für einen erfolgreichen Austausch von Lesebestätigungen erfüllt sind, kann es sein, dass der Empfänger das Senden von Rückmeldungen pauschal unterdrückt hat. Zumindest Microsoft Office Outlook 2003, 2002/XP und 2000 besitzen entsprechende Optionen Wählen Sie im Menü Extras und Optionen an und klicken Sie auf der Registerkarte Einstellungen, -Optionen und auf die Schaltfläche Verlaufoptionen. Im unteren Bereich des daraufhin angezeigten Dialogfelds finden Sie die Optionen, mit denen Sie die Verarbeitung eintreffender Lesebestätigungen beeinflussen. Beachten Sie, dass Sie unter Microsoft Office Outlook 2000 im Installationsmodus Unternehmen oder Arbeitsgruppe nur die Wahl haben, die Bestätigungen generell zurückzusenden oder generell abzuweisen. Ansonsten gibt es noch eine dritte Option, die vor dem Senden der Rückmeldung Ihr Einverständnis einholt. Lesebestätigung Vorschaufenster Wenn der Empfänger die automatische Lesebestätigung eingehender Mails aktiviert hat, kann es vorkommen, dass der Absender nicht informiert wird. Das ist dann der Fall, wenn Sie die Mail im Vorschaufenster betrachten und sie dabei nicht als gelesen markiert wird. Unter Umständen führt das sogar zu Missverständnissen, und zwar dann, wenn Sie die Mail löschen, die Sie ja im Vorschaufenster vollständig gelesen haben. Der Absender erhält dann nur die Rückmeldung, dass Sie die Nachricht ungelesen gelöscht haben. Um derartige Irrtümer zu verhindern, rufen Sie in der Menüleiste Extras, dann Optionen auf. Wechseln Sie auf die Registerkarte Weitere. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschaufenster bzw. Lesebereich. Im danach eingeblendeten Dialogfeld aktivieren Sie das Kontrollfeld Nachrichten im Vorschaufenster/Lesebereich als gelesen markieren. Darunter stellen Sie noch die gewünschte Wartezeit ein. Zur Bestätigung schließen Sie alle Dialogfelder mit Klicks auf OK. Der Kreis schließt sich wieder beim Absender der Nachricht. Sie erhalten spezielle Mails, in denen Sie darüber informiert werden, wann die Nachricht gelesen wurde. Oder Sie bekommen den oben angesprochenen Hinweis, dass die Nachricht ungelesen gelöscht wurde. Sobald Sie die Rückmeldung auf eine Ihrer Lesebestätigungen im Posteingang gelöscht haben, überträgt Outlook die Angaben auf die

3 entsprechende Nachricht im Ordner Gesendete Objekte. Wenn Sie das Element per Doppelklick öffnen, werden Sie feststellen, dass im Fenster eine Registerkarte namens Status verfügbar ist. Darauf teilt Ihnen Outlook die Details aller Lese- und Löschvorgänge mit. Ref. f. Öffentlichkeitsarbeit K. Franke Planen und Absagen einer Besprechung bzw. Einladung unter Outlook Wie plant man eine Besprechung, bei der die persönliche Anwesenheit erforderlich ist? Klicken Sie im Menü Aktionen im Ordner Kalender auf Besprechung planen. Klicken Sie auf Weitere einladen und dann auf Von Adressbuch hinzufügen. Geben Sie im Feld Namen eingeben oder auswählen den Namen einer Person oder Ressource ein, die für die Besprechung eingeplant werden soll. Klicken Sie für jeden eingegebenen Namen auf Erforderlich, Optional oder Ressourcen. (Die erforderlichen und optionalen Teilnehmer werden auf der Registerkarte Termin im Feld An angezeigt, die Ressourcen im Feld Ort). Einzelheiten zu Konferenzräumen erhalten Sie, indem Sie in der Liste Ressourcen auf den Konferenzraum und dann auf Eigenschaften klicken. Klicken Sie dann auf OK. Klicken Sie auf eine Zeit, zu der alle eingeladenen Personen verfügbar sind. Mithilfe der Funktion AutoAuswahl können Sie rasch den nächsten Zeitraum finden, in dem alle eingeladenen Personen verfügbar sind. Klicken Sie auf Besprechung einberufen. Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung ein. Falls Sie keinen Raum geplant haben, geben Sie im Feld Ort den Besprechungsort ein. Wenn Sie die Besprechung in eine Besprechungsserie umwandeln möchten, klicken Sie auf Serientyp, und wählen Sie das Serienmuster aus. Wählen Sie alle weiteren gewünschten Optionen aus. Klicken Sie auf Senden. Wie sagt man eine Besprechung ab? Öffnen Sie in Kalender die Besprechung, die Sie organisiert haben. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Besprechung absagen.

4 TIPP: Zum Löschen der Besprechung können Sie auch auf die Besprechung und dann auf Löschen klicken. Ref. f. Öffentlichkeitsarbeit K. Franke Gemeinsames Nutzen von Daten in Excel und Outlook Wie kann man von Microsoft Excel Namen und Adressen nach Microsoft Outlook exportieren? Wählen Sie die zu exportierenden Daten aus, und erstellen Sie einen benannten1 Zellbereich. Daten exportieren Markieren Sie den Bereich der Zellen, die Sie benennen möchten. Klicken Sie auf das Namensfeld am linken Ende der Bearbeitungsleiste C5=Namensfeld Geben Sie den Namen für die Zellen ein. Drücken Sie die EINGABETASTE Anmerkung: Sie können eine Zelle nicht benennen, während Sie den Zellinhalt ändern. Schließen Sie die Arbeitsmappe, die den Bereich enthält, den Sie exportieren möchten. Starten Sie Outlook. Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren/Exportieren. Klicken Sie im Import/Export-Assistenten auf Importieren aus anderen Programmen oder Dateien, und klicken Sie dann auf Weiter. Klicken Sie im Feld Zu importierender Dateityp auf Microsoft Excel, und klicken Sie dann auf Weiter. Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie die zu importierende Datei aus, klicken Sie auf OK und dann auf Weiter. Wählen Sie den Kontakteordner aus, und klicken Sie auf Weiter. Ordnen Sie ggf. Felder aus der zu importierenden Datei Outlook- Feldern zu. Felder zuordnen Klicken Sie auf Felder zuordnen.

5 Ziehen Sie das Feld, das Sie konvertieren möchten, aus dem Feld Von auf das Microsoft Outlook-Feld, das unter Nach aufgeführt ist. Wenn Sie im Feld Von weitere Datensätze anzeigen möchten, klicken Sie auf Vorheriger oder Nächster. Wenn Sie die gesamte Zuordnung aufheben möchten, klicken Sie auf Zuordnung aufheben. Wenn Sie die ursprüngliche Zuordnung wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Standardzuordnung. Um weitere Felder im Feld Nach anzuzeigen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben dem Feld. Um beispielsweise die Felder Straße und Ort anzuzeigen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben Geschäftsadresse. Wird im Feld Von kein Feld angezeigt, das einem der zu importierenden Felder entspricht, können Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld erstellen. Klicken Sie hierzu auf Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen, und geben Sie den Feldnamen im Dialogfeld Neues Feld an. Sie können beliebig viele benutzerdefinierte Felder erstellen. Klicken Sie auf OK. Klicken Sie auf Fertig stellen. 1 Name: Ein Wort oder eine Zeichenfolge, das oder die für eine Zelle, einen Zellbereich, eine Formel oder eine Konstante steht. Verwenden Sie leicht verständliche Namen (beispielsweise "Produkte") statt schwer verständliche Bereiche(beispielsweise "Umsatz! C20:C30"). 2 Bearbeitungsleiste: Eine Leiste am oberen Rand des Excel-Fensters, die zum Eingeben oder Bearbeiten von Werten oder Formeln in Zellen oder Diagrammen verwendet wird. Zeigt die Konstante oder die Formel an, die in der aktiven Zelle gespeichert ist. Outlook-Kontakte nach Excel importieren Starten Sie Outlook. Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren/Exportieren. Klicken Sie auf Exportieren in eine Datei und dann auf Weiter. Klicken Sie im Feld Zu erstellender Dateityp auf Microsoft Excel und dann auf Weiter. Klicken Sie im Feld Aus diesem Ordner exportieren auf Kontakte und dann auf Weiter. Geben Sie einen Namen für die Datei ein, klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig stellen. Öffnen Sie in Excel die Datei, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben. TIPP:

6 Wenn Sie für Ihre Outlook-Kontakte einen Microsoft Word - Seriendruck erstellen möchten, müssen Sie hierfür die Kontakte nicht nach Excel importieren. Microsoft Word 2002 oder höher kann direkt auf die Kontakte in Outlook zugreifen. Weitere Informationen finden Sie in der Word-Hilfe Ref. f. Öffentlichkeitsarbeit K. Franke Richtig gerechnet damit die Rechnung stimmt So schreiben Sie korrekte Rechnungen professionell in Excel Dass in einer Rechnung richtig gerechnet werden muss, versteht sich von selbst. Doch das allein reicht noch nicht für eine korrekte Rechnung. Damit beispielsweise andere Unternehmen die Mehrwertsteuer beim Finanzamt geltend machen können und so nicht bezahlen zu brauchen, muss die Steuernummer des Unternehmens auf der Rechnung vermerkt sein. Außerdem ist eine eindeutige, je Rechnung um eins steigende Rechnungsnummer erforderlich. Mit der Rechnungsvorlage, die Sie hier herunterladen können, brauchen Sie nur einmal Ihre Daten einzutragen. Danach sind nur noch die speziellen Rechnungsinformationen erforderlich.. Laden Sie die Rechnungsvorlage auf Ihren Computer und speichern Sie sie: Jetzt die Rechnungsvorlage herunterladen Öffnen Sie jetzt die Rechnungsvorlage, am besten jedoch nicht aus dem Windows Explorer, sondern direkt aus Excel. Das macht es Ihnen später einfacher mit der richtigen Benennung Ihrer Rechnungsvorlage. Starten Sie also wie gewohnt Excel und öffnen Sie die eben gespeicherte Vorlage, indem Sie auf Datei dann auf Öffnen klicken. Wechseln Sie nun in das Verzeichnis mit der neuen Vorlage und öffnen Sie die Vorlage mit einem Doppelklick. Tragen Sie nun Ihre Unternehmensdaten ein: Oben links finden Sie Platzhalter für Ihren Firmennamen, den Slogan Ihrer Firma (wenn Sie keinen haben, löschen Sie das Feld einfach), Adresse, Postleitzahl, Stadt, Telefon- und Telefaxnummer. Rechts unter dem Wort "Rechnung" ist Platz für Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Hier tragen Sie noch nichts ein. In der Zeile darunter geben Sie die Steuernummer ein, die Sie bei Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung angeben müssen. Unterhalb des eigentlichen Rechnungsblocks brauchen Sie jetzt nur noch Angaben zu Ihren Zahlungsbedingungen zu machen. Wenn Sie Ihren Kunden ein Zahlungsziel von 14 Tagen setzen, können Sie den Text unverändert lassen. Ansonsten passen Sie ihn einfach an, indem Sie in das Feld klicken und Ihren eigenen Text schreiben. Unbedingt angeben sollten Sie in der darunter liegenden Zeile Ihre Kontoverbindung mit Name des Kontoinhabers, Bankleitzahl und Kontonummer. In der darunter stehenden Zeile steht bereits ein Mahnhinweis. Wenn Sie selten Probleme mit säumigen Kunden haben, löschen Sie diese Zeile vielleicht einfach. Dann ist Ihre Rechnung etwas freundlicher.

7 Oder passen Sie den Text an Ihre übliche Vorgehensweise an. Wenn Sie mit Ihren Anpassungen fertig sind, klicken Sie in der Symbolleiste auf, und schließen Sie Ihre Vorlage durch einen Klick auf x Jetzt geht's ans Rechnungschreiben: Klicken Sie in Excel auf Datei und dann auf Neu Am rechten Rand des Excel-Fenster öffnet sich der Bereich Neue Arbeitsmappe Wählen Sie hier mit einem Mausklick aus. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle Excel-Vorlagen auf Ihrem Computer finden. Öffnen Sie Ihre Rechnungsvorlage durch einen Doppelklick auf Rechnung.xls Geben Sie oben rechts Rechnungsdatum und Rechnungsnummer ein. Denken Sie daran, dass Ihre Rechnungen fortlaufend und eindeutig nummeriert sein müssen. Füllen Sie danach die Adressdaten des Rechnungsempfängers aus. Klicken Sie in den eigentlichen Rechnungsbereich. Die erste Spalte ist für die Rechnungsposition, eine einfache fortlaufende Nummer, vorgesehen. Die kann Ihnen später bei Zuordnungen helfen. In der nächsten Spalte ist genug Platz für die Beschreibung der gelieferten Ware oder Dienstleistung. Danach folgt die gelieferte oder geleistete Anzahl. In der Spalte "Bezugsgröße" tragen Sie ein, worum es in der Spalte zuvor geht etwa um Kilogramm oder Liter der gelieferten Ware oder um geleistete Arbeitsstunden oder -tage. Unter "Satz" tragen Sie den Grundpreis ein, also zum Beispiel den Kilogrammpreis oder Ihren Stundensatz. Die Spalte "Betrag" wird automatisch ausgefüllt. Tragen Sie Daten Ihrer Rechnung ein. Das Formular hat Platz für insgesamt 15 Positionen. Während des Ausfüllens wird bereits automatisch die Zwischensumme berechnet. Bei diesem Betrag fehlt noch die gesetzliche Mehrwertsteuer. Unten rechts in Ihrem Rechnungsformular können Sie in das Feld hinter "Mehrwertsteuersatz" den für Ihre Ware oder Dienstleistung zutreffenden Mehrwertsteuersatz eintragen. In das Feld "sonstige Aufwendungen" schreiben Sie zum Beispiel den Betrag, den Sie für Porto bezahlt haben. Portobeträge enthalten keine Mehrwertsteuer. Deshalb stehen Sie in der automatischen Berechnung unterhalb der Mehrwertsteuer. Damit ist Ihre Rechnung schon fertig. Den Rechnungsbetrag berechnet Ihr Formular automatisch für Sie und weist die korrekte Mehrwertsteuer aus. Sie brauchen Ihre Rechnung nur noch auszudrucken. Das Formular ist so angelegt, dass es perfekt auf ein DIN-A4-Blatt passt. Noch ein Tipp: Wenn Sie Ihre Rechnung in einem länglichen Fensterumschlag (C4) versenden, falten Sie sie am einfachsten an der oberen Linie der Rechnungstabelle entlang und den unteren Teil passend dazu. Dann ist die Anschrift des Rechnungsempfängers direkt im Durchsichtsfenster zu sehen. Ref. f. Öffentlichkeitsarbeit K. Franke

8 Kontakt/Ansprechpartner:1. Vorsitzender: Ulrich Hartmann Riedstraße 10, Alfdorf ; Amtsgericht Stuttgart, VR 70, Finanzamt Stuttgart-Körperschaften 99019/00634 SG: IV/41 vom Programmierung: Ref. f. Öffentlichkeitsarbeit Kurt Franke Dipl.-Inf.(FH) Tel / , Copyright (c) 2009 newsletter@rassekaninchen-wuerttemberg.de Newsletter abbestellen