Mamut Wissensreihe. Buchhaltung Erste Schritte in der Buchhaltung von Mamut Business Software

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1 Mamut Wissensreihe Buchhaltung Erste Schritte in der Buchhaltung von Mamut Business Software 1

2 Erste Schritte in der Buchhaltung von Mamut Business Software Inhalt Willkommen... 3 Die Navigation im Buchhaltungsmodul... 4 Einleitung... 5 Die Belegnummerierung... 9 Die Belegvorlagen Der Kontenplan Bearbeitungsmöglichkeiten im Kontenplan Neue Konten anlegen Erste Schritte mit der Belegerfassung Wie erfasst man Belege? Wahl der Steuermethode Ausgewählte Buchhaltungsinformationen in anderen Modulen Die Buchhaltungseinstellungen Die Liste der Steuerschlüssel Nummernkreise Zahlungsbedingungen Die Registerkarte Buchhaltung im Kontaktmodul Die Registerkarte Buchhaltung im Projektmodul Tipps und Tricks Benutzereinstellungen für die Belegerfassung Tastenkombinationen in der Belegerfassung Schnellbuchung von Belegen über die Menüleiste für Belegvorlagen Benutzereinstellungen für den Desktop Weitere Informationen Support und Services Kurse und Schulungen Der Mamut Servicevertrag vereinfacht Ihren Alltag!

3 Mamut Software GmbH: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Telefon: Fax: Internet: Mamut Support Center: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Öffnungszeiten: werktags von Uhr Telefon: Internet: Die Hotline ist kostenfrei aus dem deutschen Festnetz erreichbar, Mobilfunkpreise abweichend. Bitte halten Sie beim Anruf der Hotline Ihre Kundennummer bereit. Vertriebsabteilung: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Telefon: , Fax: Internet: Copyright 2009 Mamut Software GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Änderungen/Fehler vorbehalten. Mamut und sein Logo sind eingetragene Warenzeichen der Mamut Software GmbH. Alle anderen Handelsmarken sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. 2

4 Willkommen WILLKOMMEN Dieser Leitfaden soll Ihnen dabei helfen, den vollen Funktionsumfang von Mamut Business Software zu nutzen und Sie beim Einstieg in das Buchhaltungsmodul zu unterstützen. Der Leitfaden soll nicht die Benutzerdokumentation ersetzen. Dort erhalten Sie ausführliche Hinweise zu allen Programmbereichen. Nutzen Sie auch die FAQs in der Artikeldatenbank auf unserer Internetseite. Bei weiteren Fragen steht Ihnen gerne unser Support-Team zur Seite: Sie erreichen es über die Telefonnummer Darüber hinaus können Sie unser Schulungsangebot wahrnehmen. Auch dazu finden Sie nähere Hinweise auf unseren Internetseiten. Bei Fragen senden Sie uns gerne eine an: Nutzen Sie den gesamten Funktionsumfang Um den gesamten Funktionsumfang von Mamut Business Software nutzen zu können, sollten Sie sich unbedingt mit den verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten innerhalb der Software vertraut machen. Eine sehr gute Möglichkeit, die verschiedenen Funktionen Ihres Buchhaltungsmoduls zu testen, ohne dabei auf Ihre Echtdaten zurückgreifen zu müssen, ist die im Lieferumfang enthaltene Beispieldatenbank. Sie können diese über Datei - Datenbankwerkzeuge - Beispieldatenbank installieren installieren. Alternativ können Sie auch selbst eine Beispieldatenbank erstellen: Legen Sie hierfür einfach eine neue leere Firmendatenbank an und erfassen Sie dort eigene Testdaten. Öffnen Sie hierfür Datei - Neue Firmendatenbank, wählen Sie unter Alias einen Namen für die neue Datenbank und folgen Sie weiter den Anleitungen des Assistenten. Beachten Sie, dass Mamut Business Software grundsätzlich mit zwei Einstellungsvarianten arbeitet: Die Benutzereinstellungen, über die Sie die Arbeitsläufe und die Menüs für Ihr Benutzerprofil anpassen. Beispiele: Benutzersprache und Auswahl der angezeigten Spalten in den Modulen. Die Firmeneinstellungen, über die Sie Funktionen und Einstellungen in der Firmendatenbank an die Anforderungen Ihres Unternehmens hin anpassen. Beispiele: Firmendaten und die Auswahl des verwendeten Kontenrahmens. Beide Einstellungsbereiche finden Sie unter Funktionen - Einstellungen (Schaltflächen Benutzer bzw. Firma). Unterhalb der Registerkarte Einstellungen pro Modul - Buchhaltung können Sie dann die Einstellungen für die Buchhaltung vornehmen. 3

5 Einführung in die Buchhaltung mit Mamut Business Software DIE NAVIGATION IM BUCHHALTUNGSMODUL In diesem Leitfaden finden Sie eine kurze Beschreibung, wie Sie das Buchhaltungsmodul in Mamut Business Software effizient nutzen können. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro / Ihrer Buchhaltung ab, ob der hier beschriebene Ablauf auch für Ihr Unternehmen empfehlenswert ist. Wir laden Sie auch gerne zu den Schulungen der Mamut Academy ein. Dort werden Sie detailliert über erweiterte Nutzungsmöglichkeiten Ihres Mamut-Systems informiert. Bitte beachten Sie, dass in diesem Leitfaden immer der Menüpfad zu den Bearbeitungsfenstern genannt wird. Natürlich können Sie alternativ auch den Mamut Business Software Desktop nutzen. Klicken Sie einfach im linken Menü den gewünschten Fokusbereich an. Über die auf dem Desktop hinterlegten Kacheln können Sie dann das gewünschte Bearbeitungsfenster öffnen. Tipp! Die Kacheln mit den hinterlegten Funktionen sind so auf dem Desktop angeordnet, dass sich ein Ablaufdiagramm ergibt. Dies soll Ihnen die Arbeit mit dem Programm zusätzlich erleichtern. Hinweis: Lesen Sie den gesamten Leitfaden, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. 4

6 Einleitung EINLEITUNG Ihr Arbeitsalltag in der Buchhaltung verlangt, dass Sie sowohl Routinearbeiten als auch komplexe Analysen schnell und effektiv erledigen können. Der Menüpunkt "Buchhaltung" beinhaltet alle hierfür notwendigen Funktionen. Hinweis: Vom System werden wesentliche Änderungen an den Stammdaten und insbesondere in den Buchhaltungseinstellungen protokolliert (z. B. Änderungen an Konten oder Belegarten). Dies umfasst jedoch nicht alle vom System verwalteten Daten. Es liegt in Ihrer Verantwortung als Anwender, mittels geeigneter organisatorischer Maßnahmen die Konformität zu den dbzgl. Bestimmungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sicherzustellen. Bitte lesen Sie zu den im Folgenden umrissenen Themen die ausführlichen Informationen in unseren Einführungshandbüchern oder in der Hilfe [F1]. Dort finden Sie präzise Anleitungen und wichtige Hinweise. Belegerfassung Besitzen Sie eine Programmversion mit den Modulen Vertrieb/Fakturierung und Einkauf, werden Buchungsdaten automatisch aus diesen Modulen heraus übertragen und verbucht. Parallel dazu steht Ihnen die Belegerfassung zur Verfügung. Dort können Sie Buchungen manuell erfassen. Die Belegerfassung ist benutzerfreundlich aufgebaut. Ausgehend von einem standardisierten Kontenplan haben Sie verschiedene Variationsmöglichkeiten. Belegvorlagen und automatische Buchungen vereinfachen die Buchführung u. a. mit automatisierter Periodisierung und Umsatzsteuerkontierung. Sie können zudem aus der Belegerfassung heraus direkt in die Kunden- und Lieferantenkonten wechseln. Sie öffnen die Belegerfassung über Funktionen - Buchhaltung - Belegerfassung. Integration mit anderen Modulen In vielen Unternehmen werden die verschiedenen Aufgabenbereiche auf mehrere Mitarbeiter verteilt. Das bedeutet z. B., dass die einen Mitarbeiter für Vertrieb und Fakturierung zuständig sind, wieder andere für Einkauf und Lagerbestände und noch andere für Projekte und Zeiterfassung. Diese Prozesse haben gemeinsam, dass das Ausführen bestimmter Transaktionen oft einen Eintrag im Hauptbuch verlangt. Einer der großen Vorteile eines integrierten Systems ist hierbei die automatische Erzeugung von Buchungen aus diesen Modulen heraus. Das Programm wird mit vorinstallierten Standardeinstellungen für die Buchhaltung vertrieben. So kann z. B. eine Rechnung automatisch einen Beleg im Hauptbuch erzeugen. Sie müssen nur darauf achten, dass die Produkte die korrekte Umsatzsteuer aufweisen. Wenn Sie Verkäufe auf verschiedene Konten verteilen wollen (indem z. B. eine Produktgruppe immer auf ein bestimmtes Konto im Hauptbuch gebucht wird), ist auch das möglich. Hauptbuch Im Hauptbuch werden alle Geschäftsvorfälle und die Verbuchung auf die einzelnen Konten sachlich geordnet dargestellt. Aus dem Hauptbuch gehen der Geschäftsvorfall, der zugrunde liegende Vorgang, das Datum des Geschäftsvorfalls, das Datum der Buchung, 5

7 Einführung in die Buchhaltung mit Mamut Business Software der Beleg (mit Belegnummer), der Buchungsbetrag und der Verweis auf den Buchungsbeleg hervor. Die Konten werden am Anfang eines jeden Geschäftsjahres mit den Endbeständen des Vorjahres eröffnet und mit Abschlussbuchungen zur Schlussbilanz zusammengeführt. Durch die Aufzeichnungen im Hauptbuch wird also die sachliche Ordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle vorgenommen. Sie öffnen das Hauptbuch über Funktionen - Buchhaltung - Hauptbuch. Jahresabschluss Das Programm hat einen Assistenten für den Jahresabschluss der Konten, mit dessen Hilfe Sie Salden von einem Geschäftsjahr in ein anderes überführen. Vergleiche mit Vorjahresabschlüssen sind möglich. Zusätzlich gibt es einen Assistenten für Periodenabschlüsse und einen zur Aktualisierung der Buchungsdaten. Die Funktion Vorläufige Eröffnungsbilanz verwenden Sie in dem Zeitraum zwischen Geschäftsjahresbeginn des neuen und Abschluss des vorausgegangenen Geschäftsjahres. Sie führen einen Jahresabschluss über Funktionen - Buchhaltung - Jahresende durch. Projekt- und Abteilungsbuchhaltung Buchungen können projekt- oder abteilungsbezogen erfolgen, sodass Sie komplette Projekt- und Abteilungsbuchhaltungen führen können. Projekt und Abteilung stehen Ihnen als Standardkostenträger bzw. -stelle im gesamten System und in den entsprechenden Berichten zur Verfügung. Budget Unter dem Menüpunkt Funktionen - Buchhaltung - Budget können Sie Buchhaltungszahlen früherer Jahre einsehen und auf dieser Grundlage Budgets erstellen. Auf diese Weise haben Sie ein gutes Planungswerkzeug zur Hand, mithilfe dessen Sie Finanzentscheidungen treffen, Prognosen erstellen und Liquiditätserwartungen einsehen können. Bank Mit Hilfe der Bankabstimmung kontrollieren Sie, ob die Kontoauszüge der Bank mit Ihrer eigenen Buchhaltung übereinstimmen. Die Funktion hilft Ihnen, Einträge im Hauptbuch zu finden und diese zu markieren. Zudem können Sie Dateien für Sammelüberweisungen erstellen, die Sie dann direkt in Ihrer Online-Banking-Anwendung oder in einer Home-Banking-Software verwenden können. Sie können zudem Dateien mit Umsatzinformationen von Ihrer Bank einlesen und mit den offenen Posten im System abgleichen. Sie führen die Bankabstimmung über Funktionen - Buchhaltung - Bankabstimmung durch. 6

8 Einleitung Währung In den erweiterten Programmversionen können Sie Währungskonten einrichten. Die meist verwendeten Währungen sind im Währungsregister hinterlegt. Bei Bedarf können Sie neue Währungen selbst anlegen. Sie öffnen das Währungsregister über Funktionen - Buchhaltung - Währung. Währungskonten richten Sie über den Kontenplan unter Funktionen - Buchhaltung - Kontenplan ein. Elektronische Dokumente Sie können elektronische Dokumente bestimmten Belegen zuordnen. So können Sie z. B. Briefe einscannen und diese mit Rechnungsbuchungen verknüpfen. Betriebsprüfung Sie können Daten für eine Betriebsprüfung nach Maßgabe der GDPdU exportieren. Die exportierten Daten können zu Prüfungszwecken eingelesen werden, z. B. mit dem Revisionsprogramm IDEA. Sie starten den Export über Datei - Exportieren - Betriebsprüfung (GDPdU). DATEV Sie können Dateien im DATEV-Postversandformat oder als einfache ASCII-Datei speziell für die Weiterverarbeitung nach DATEV exportieren. Der Export erfolgt über Datei - Exportieren - DATEV-/ASCII-Export. Beachten Sie dabei, dass der Export nur unter bestimmten Voraussetzungen erfolgen kann. Im Einführungshandbuch "Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal" finden Sie dazu weiterführende Informationen. DATEV-Export Nutzen Sie den DATEV-Export, um Ihre Buchungsdaten für eine Weiterbearbeitung in DATEV zu exportieren. Der Export verwendet das DATEV-Postversand-Format, ohne Kontonummernerweiterungen (KNE) einzubeziehen. Kontrollieren Sie zunächst, ob Sie die DATEV-Beraternummer und die DATEV- Mandatennummer in die Beraterinformationen in den DATEV-Einstellungen eingegeben haben, da diese für den Export zwingend erforderlich sind. Stellen Sie vor dem Export Ihrer Buchungsdaten Folgendes sicher: Exportieren Sie Ihre Buchungsdaten, bevor Sie die entsprechenden Perioden schließen. Anderenfalls können Sie mögliche Korrekturen Ihres Buchhalters nicht mehr in Ihr Mamut-System übernehmen. Zudem nimmt DATEV eigene Steuerabschlussbuchungen vor. Dies könnte zu doppelten oder falschen Verbuchungen führen. Kunden und Lieferanten verwenden die Standardnummernkreise bis bzw bis Verwenden Sie nur zugelassene Zeichen für Belegnummern (Ziffern: , Groß- /Kleinbuchstaben: ABC...Z / abc...z, Sonderzeichen: $ & % * + - /) 7

9 Einführung in die Buchhaltung mit Mamut Business Software DATEV-Export Nutzen Sie den DATEV-Export, um Ihre Buchungsdaten für eine Weiterbearbeitung in DATEV zu exportieren. Der Export verwendet das DATEV-Postversand-Format, ohne Kontonummernerweiterungen (KNE) einzubeziehen. Kontrollieren Sie zunächst, ob Sie die DATEV-Beraternummer und die DATEV- Mandatennummer in die Beraterinformationen in den DATEV-Einstellungen eingegeben haben, da diese für den Export zwingend erforderlich sind. BWA Sie können sich Betriebswirtschaftliche Auswertungen (kurz: BWA) ausgeben lassen. Die Berichte basieren auf den Daten aus der Finanzbuchhaltung und geben Ihrem Unternehmen während des laufenden Finanzjahres Auskunft über seine Kosten- und Erlössituation sowie über Vermögens- und Schuldverhältnisse. Sie finden die Berichtauswahl unter Funktionen - Buchhaltung - BWA. ELSTER Sie können Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung elektronisch via ELSTER an Ihr zuständiges Finanzamt übertragen. Hierfür sind u. a. einige vorbereitende Angaben in den Buchhaltungseinstellungen notwendig: Dort geben Sie z. B. das Finanzamt an und legen fest, ob die Übertragung monatlich oder vierteljährlich stattfinden soll. Die abschließende Übertragen Ihrer Daten an ELSTER findet aus dem Berichtsmodul heraus statt. Business Intelligence Mit Hilfe der Enterprise-Erweiterung Business Intelligence können Sie grafische Präsentationen erstellen. Grundlage kann ein einfacher Standardbericht sein, komplexe Kennzahlenauswertungen oder auch Verkaufsstatistiken. Über Mamut Online Desktop erhalten Sie online Zugriff auf die verschiedenen Funktionalitäten von Mamut Business Software und auf die Services von Mamut One. Über Mamut Online Desktop erhalten Sie online Zugriff auf die verschiedenen Funktionalitäten von Mamut Business Software und auf die Services von Mamut One. Mamut Validis ist ein web-basierter Buchhaltungsservice, der zur Analyse und Identifikation potentieller Anomalien in Ihren Buchhaltungsdaten entwickelt wurde. Hinweis: Möchten Sie Mamut Online Desktop verwenden, benötigen Sie einen gültigen Mamut One Servicevertrag. Dieser regelt auch, auf welche Services von Mamut Online Desktop Sie zugreifen können. 8

10 Einleitung Die Belegnummerierung Die Nummernkreise der Belege werden in den Buchhaltungseinstellungen festgelegt: Öffnen Sie Funktion - Einstellungen - Buchhaltung Buchhaltungseinstellungen - Belegart-Einstellungen und Nummernkreise, Registerkarte Nummernkreise. Nummernkreise können auf drei Arten konfiguriert werden Ein Nummernkreis pro Belegart Ein Nummernkreis pro Belegart, mit benutzerdefinierten Intervallen Gemeinsame Nummernkreise für alle Belegarten Die gewählte Nummerierungsweise sollte sich nach der Anzahl der Belege richten, die Sie während des ganzen Jahres eingeben. Wichtig: Diese Einstellungen werden gesperrt, sobald Sie anfangen, Belege der entsprechenden Belegart einzugeben. Es ist daher wichtig, dass Sie die geeignete Nummerierungsweise einstellen, bevor Sie im Modul Belegerfassung arbeiten. Ein Nummernkreis pro Belegart Dies ist die Standardeinstellung in Mamut. Jede Belegart hat ihren eigenen Nummernkreis, der bei "1" oder einem benutzerdefiniertem Startwert beginnt. Der Vorteil dieser Einstellung ist, dass man leichter zwischen den verschiedenen Belegarten unterscheiden kann. Der individuelle Schlüssel für einen Beleg ist die Kombination der Initialen und Nummern des Beleges, z. B. BA2 für Bankbeleg Nummer zwei. Falls im Laufe eines Jahres viele Belege eingegeben werden, kann es hilfreich sein, einen Nummernkreis pro Belegart zu wählen. Belegart Nr. Belegart Nr. Belegart Nr. BA 1 AR 1 ER 1 BA 2 AR 2 ER 2 BA 3 AR 3 ER 3 BA 4 ER 4 BA steht für Bank, AR für Ausgangsrechnung und ER für Eingangsrechnung 9

11 Einführung in die Buchhaltung mit Mamut Business Software Ein Nummernkreis pro Belegart mit benutzerdefinierten Intervallen Falls Sie im Laufe des Jahres nur von vier Belegarten (AR, BA, ER und SO (Sonstiges) Gebrauch machen und keine gemeinsame Nummerierung der Belegarten haben möchten, können Sie definieren, dass die Belegart AR bei 2000, BA bei 4000 und ER bei 6000 anfängt. Jede Belegart wird in Wirklichkeit ihren eigenen Nummernkreis haben, es wird aber aussehen, als ob Sie einen gemeinsamen Nummernkreis mit verschiedenen Intervallen haben. Um diese Einstellung zu aktivieren, öffnen Sie die unterschiedlichen Belegarten, die Sie verwenden möchten und geben Sie die Anfangsnummern ein. Belegart Nr. Belegart Nr. Belegart Nr. BA 4000 AR 2000 ER 6000 BA 4001 AR 2001 ER 6001 BA 4002 AR 2002 ER 6002 BA 4003 AR 2003 ER 6003 BA steht für Bank, AR für Ausgangsrechnung und ER für Eingangsrechnung Gemeinsamer Nummernkreis für alle Belegarten Sollten Sie ausschließlich einen einzigen gemeinsamen, belegartunabhängigen Nummernkreis wünschen, markieren Sie das Kontrollkästchen Gemeinsamer Nummernkreis für alle Belegarten, bevor Sie im Programm die Belegeingabe starten oder Rechnungen erstellen. Die Belege haben nun einen gemeinsamen Nummernkreis. Belegart Nr. BA 1 AR 2 BA 3 SO 4 ER 5 BA steht für Bank, AR für Ausgangsrechnung, ER für Eingangsrechnung und SO für Sonstiges. Die Belegvorlagen In Unternehmen ab einer bestimmten Größe werden in der Regel mehrere ähnliche Belege mit kleinen Variationen eingegeben. Mit Hilfe von Belegvorlagen lässt sich dieser Prozess vereinfachen. Sie können dann einfach neue Belege auf Grundlage der Belegvorlagen erstellen. Die Geschwindigkeit der Belegerfassung wird dadurch erhöht; potenzielle Fehlerquellen werden verringert. 10

12 Einleitung Vordefinierte Belegvorlagen Mamut Business Software enthält einige vordefinierte Belegvorlagen für die in den meisten Unternehmen üblichsten Belegerfassungsvorgänge. Als vordefinierte Belegarten sind derzeit z.b. "Eingangsrechnung", "Ausgangsrechnung", "Zahlungseingang" und "Zahlungsausgang" hinterlegt. Sofern notwendig, können Sie diesen eine andere Belegart zuweisen. Eine Beschreibung dazu finden Sie weiter unten. Andere Bearbeitungsmöglichkeiten vor diese vordefinierten Belegarten gibt es nicht. Sie aktivieren die vordefinierten Belegarten über die Benutzereinstellungen für die Belegerfassung. Markieren Sie dort das Kontrollkästchen Symbolleiste für Belegvorlagen. Die Belegerfassung wird um die Menüleiste für die Belegvorlagen erweitert. Nutzen Sie die Tastenkombinationen oder die Schaltflächen, um schnelle auf Grundlage dieser Belegvorlagen neue Belege zu erfassen. Ausführliche Hinweise zur Arbeit mit der Menüleiste für die Belegvorlagen und zum Erstellen von Belegen auf Grundlage von Belegvorlagen finden Sie weiter unten. Benutzererstellte Belegvorlagen Mit Hilfe eines Assistenten können Sie eigene, auf die individuellen Anforderungen Ihres eigenen Unternehmens hin abgestimmte Belegarten selbst erstellen. Diese können Sie in allen Bereichen jederzeit bearbeiten und so auf eventuelle Änderungen in Ihren Arbeitsabläufen hin anpassen. Sie können Belegvorlagen für alle möglichen Vorgänge erstellen: Zum Erfassen von Mieteinnahmen, zum Erfassen von laufenden Ausgaben wie z. B. Löhnen und Gehältern oder auch Strom- und Gasrechnungen. Dabei können Sie nicht nur feste Beträge hinterlegen, sondern für komplexere Berechnungen auch mit Formeln arbeiten. Um die Liste mit allen selbst erstellten Belegvorlagen in der Belegerfassung angezeigt zu bekommen, markieren Sie in den Benutzereinstellungen für die Belegerfassung das Kontrollkästchen Belegvorlagen. Die Liste enthält alle benutzererstellen Belegvorlagen. Die vordefinierten Belegvorlagen sind hier nicht hinterlegt. Weitere Hinweise zum Erstellen von Belegvorlagen mithilfe des Assistenten finden Sie weiter unten. Tipp! In der Menüleiste für Belegvorlagen können Sie auch bis zu drei benutzererstellte Belegvorlagen mit einer Tastenkombination und einer Schaltfläche hinterlegen. Weitere Hinweise dazu finden Sie unter "Schnellbuchung von Belegen mithilfe der Menüleiste für Belegvorlagen". 11

13 Einführung in die Buchhaltung mit Mamut Business Software Der Kontenplan Beim Erstellen einer neuen Firmendatenbank in Mamut Business Software schlägt Ihnen das System mehrere vordefinierten Kontenpläne zur Auswahl vor, je zwei für Personenund zwei für Kapitalgesellschaften. Unabhängig von Ihrer Auswahl sollten Sie danach den Kontenplan kontrollieren und ggf. weiter auf die Anforderungen Ihres Unternehmens hin anpassen. So kontrollieren Sie Ihren Kontenplan 1. Öffnen Sie Funktionen - Buchhaltung - Berichte. 2. Klicken Sie links im Menü auf Buchhaltung. 3. Markieren Sie den Bericht Kontenplan mit Bilanzgliederung und drucken Sie ihn aus, indem Sie unter Versenden an den Eintrag Drucker wählen und danach auf Drucken klicken. 4. Markieren Sie danach den Bericht Kontenplan, Standardliste und drucken Sie auch diesen Bericht wie oben beschrieben aus. Möchten Sie die Berichte alternativ nach Microsoft Excel exportieren, können Sie unter Versenden an den Eintrag Datei wählen und auf Drucken klicken. Markieren Sie das Dateiformat Microsoft Excel (.XLS) und wählen Sie unter Dateiname den Zielpfad für die Datei sowie einen Dateinamen aus. Wenn Sie nun auf OK klicken, wird die Datei unter den angegebenem Pfad gespeichert. 5. Unten finden Sie eine Beispielliste für die beiden Kontenplan-Berichte: Kontenplan mit Bilanzgliederung... 12

14 Einleitung... und Kontenplan, Standardliste: Die Berichte sind nun ausgedruckt oder als Datei exportiert. 13

15 Einführung in die Buchhaltung mit Mamut Business Software Tipp! Wenn Sie Analysen nach Abteilungen oder anderen Kostenträgern vornehmen möchten, öffnen Sie Funktionen - Einstellungen - Firma und klicken auf das Symbol Standardwerte-Register. Wählen Sie die Eintrag Abteilungen und klicken Sie auf Bearbeiten. Sie können nun Abteilungen (und je nach Version auch andere Kostenträger) wunschgemäß bearbeiten bzw. neu anlegen. Diese Abteilungen können nun im Einkauf, in der Belegerfassung und unter Vertrieb/Fakturierung Einnahmen und Ausgaben zugeordnet werden. Vergessen Sie hierfür nicht, in den Benutzereinstellungen für die jeweiligen Module zu markieren, dass Abteilungen angezeigt werden sollen. Die zusätzlichen Kostenträger stehen Ihnen in der Belegerfassung zur Verfügung. Weiter unten finden Sie eine Feldbeschreibung sowie weitere Hinweise zur Arbeit mit Kontenplänen. Bearbeitungsmöglichkeiten im Kontenplan Das Fenster Kontenplan rufen Sie über Funktionen - Buchhaltung - Kontenplan auf. Die Symbolleiste im Fenster "Kontenplan" Neu: Hierüber erstellen Sie ein neues Konto. Auflisten: Hierüber rufen Sie die Liste aller hinterlegten Konten auf. Löschen: Sie können Konten, die Sie nicht verwenden, löschen. Abstimmkonten können nicht gelöscht werden, da diese für die automatische Verbuchung verwendet werden. Hinweis: Sie sollten generell vermeiden, Konten zu löschen: Sollten Sie ein gelöschtes Konto wider Erwarten doch benötigen, müssten Sie es komplett neu anlegen. Markieren Sie stattdessen für solche Konten die Kontrollkästchen Gesperrt für Buchungen und Nicht in der Belegerfassung anzeigen. Die Konten werden in der Belegerfassung dann nicht mehr angezeigt. 14

16 Einleitung Vorschau: Hier wird eine Kontenplanübersicht erstellt. Die Liste kann auf Wunsch ausgedruckt werden. Tipp! Sie können diese Liste auch über das Berichtmodul drucken. Wählen Sie in diesem Fall Datei - Drucken und Buchhaltung - Kontenplan, Standardliste. Felder im Fenster "Kontenplan" Standard-Fokus: Dieses Feld hilf Ihnen, die Belegerfassung effizienter zu gestalten: Wenn Sie einen Beleg erfassen, wird Sie diese Einstellung in das betreffende Feld weiterleiten. Soll ist in der Regel üblich bei Ausgaben, Haben bei Einnahmen. Steuerschlüssel: Wenn Sie ein Konto mit einem Steuerschlüssel verknüpfen, wird immer der betreffende Mehrwertsteuersatz errechnet, wenn Sie eine Transaktion auf dieses Konto buchen. Standardmäßig wird dann die Umsatzsteuer abgezogen und auf das entsprechende Steuerkonto gebucht. Wenn Sie die Einstellung Betrag ohne Umsatzsteuer eingeben (netto) in den Benutzereinstellungen für die Belegerfassung ausgewählt haben, wird so z. B. der Steuerbetrag automatisch hinzugerechnet. Hinweis: In den Firmeneinstellungen können Sie unter Finanz- und Ländereinstellungen im Feld Steuer festlegen, ob Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist. Wenn Sie dort den Eintrag "Keine USt./USt.-befreit" wählen, fragt das Programm ab, ob der Steuerschlüssel für alle Konten auf '0. Ohne' gesetzt werden soll. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Korrekturen müssten Sie einzeln manuell durchführen. Klicken Sie hier nur dann Ja an, wenn Ihr Unternehmen keine Umsatzsteuer zahlt. Die Einstellungen hier beeinflussen lediglich die Umsatzsteuerberechnung für indirekte Transaktionen über das Verkaufs- oder Einkaufsmodul. Wenn Sie direkt Belege erfassen (im Modul Belegerfassung) wird nach wie vor Umsatzersteuer berechnet. Haben Sie bereits beim Anlegen der Firmendatenbank den Eintrag "Keine USt./USt.- befreit" gewählt, können Sie danach in den Firmeneinstellungen den Steuerschlüssel auf "0. Ohne" setzen: Wählen Sie zunächst den Eintrag "USt.-pflichtig" und wechseln Sie danach auf "Keine USt./USt.-befreit". Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Projekt und Abteilung: Wählen Sie hier den zutreffenden Listeneintrag, wenn ein Konto direkt mit einem Projekt oder einer Abteilung verknüpft sein soll. Es wird dann automatisch in die Berechnung für diesen Kostenträger bzw. diese Kostenstelle miteinbezogen. Tipp! Wenn Sie mehrere Firmendatenbanken haben, können Sie alle Kontenpläne gemeinsam pflegen. Dafür dient die Funktion Bearbeitung der Firmendatenbank, die Sie über Datei - Datenbankwerkzeuge - Firmendatenbankenbearbeitung aufrufen. Mehr dazu finden Sie im gleichnamigen Kapitel. 15

17 Einführung in die Buchhaltung mit Mamut Business Software Die Registerkarte "Bilanzgliederung" Klicken Sie auf Bilanzgliederung ändern, um die Bilanzgliederung zu bearbeiten. Es wird eine Standardgliederung angezeigt. Sie können dort neue Elemente oder Gruppen hinzufügen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag klicken. In gleicher Weise können Sie auch Gruppen und Elemente bearbeiten (z. B. umbenennen) oder löschen. Es sind mehrere Gliederungsvarianten möglich, die Sie über die Auswahlliste rechts in der Registerkarte auswählen können. Klicken Sie auf Bilanzgliederung vorschlagen, um den Standard- Gliederungsvorschlag wiederherzustellen. Die Registerkarte "Detailliert" Debitoren-/Kreditorenfunkt.: Hier können Sie festlegen, ob das Konto ein Debitoren- oder Kreditorenkonto ist. Beachten Sie dabei, dass beim Festlegen auf Debitoren oder Kreditoren alle Buchungen für dieses Konto mit einem Kontakt verknüpft werden müssen. 16 Std.-Gegenkonto: Wenn Sie ein festes Gegenkonto zu einem Konto wünschen, können Sie es aus dieser Liste auswählen.

18 Einleitung Mamut Validis: Hierüber werden Konten mit Gruppen verknüpft, die unter Mamut Validis zur Wertezuweisung verwendet werden. Mamut Validis untersucht die Werte von Konten auf der Grundlage eines Regelsets. Welche Regel auf ein Konto angewendet wird, wird über die Gruppenzuordnung hier bestimmt. Hinweis: Für Mamut Validis benötigen Sie einen gültigen Mamut One Vertrag. Währung: Hier können Sie das Konto mit einer Währung verknüpfen (nur Bilanzkonten). Ust.-Berichtscode: Hierüber ordnen Sie alle Buchungen auf dieses Konto einem speziellen Feld in Ihrem Formular für die Umsatzsteuer-Voranmeldung zu. Wählen Sie z. B. hier "45. Ausland. Nicht versteuerbare Umsätze", werden alle Buchungen auf dieses Konto in der Umsatzsteuer-Voranmeldung dem Feld Nr. 45 im Formular zugeordnet. Skonto: Für Skontierungen wählen Sie hier das Skontokonto aus der Liste. Markieren Sie die Kontrollkästchen mit den zutreffenden Eigenschaften: Gesperrt für Buchungen: Hierüber setzen Sie das Konto inaktiv. Es kann nicht mehr für die Belegerfassung verwendet werden. Steuerschlüssel gesperrt: Wenn Sie diesen Eintrag wählen, ist der Steuerschlüssel für die Eingabe gesperrt. Nicht in der Belegerfassung anzeigen: Hierüber verhindern Sie, dass das Konto in der Kontoliste bei der Belegerfassung angezeigt wird. Es ist aber weiterhin möglich Belege auf das Konto zu buchen, wenn Sie die Kontonummer direkt eintragen. Bank/Kasse: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen markieren und gleichzeitig Begrenzungen für die Belegarten festlegen, können Sie keine Belegarten mit Begrenzungen auf dieses Konto buchen. Bankabstimmung: Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie die Bankabstimmungsfunktion zum Abgleichen dieses Kontos nutzen wollen. Lesen Sie mehr dazu im gleichnamigen Kapitel. Projekt erforderlich: Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das Konto zwangsläufig mit einem Projekt verknüpft sein soll. Abteilung erforderlich: Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das Konto zwangsläufig mit einer Abteilung verknüpft sein soll. Registerkarte "Notizen" Wenn der Kontoname nicht ausreicht, um die Funktion des Kontos eindeutig zu erklären, nutzen Sie das Notizfeld in dieser Registerkarte. Neue Konten anlegen Neue Konten werden unter Funktionen - Buchhaltung - Kontenplan angelegt. Um ein bestehendes Konto zu bearbeiten, markieren Sie das Konto und klicken dann auf Bearbeiten oben in der Symbolleiste. Alternativ könnten Sie die Tastenkombination [Ctrl+E] verwenden. 17

19 Einführung in die Buchhaltung mit Mamut Business Software So legen Sie ein neues Konto an 1. Wählen Sie Funktionen - Buchhaltung - Kontenplan. 2. Klicken Sie auf Neu. 3. Vergeben Sie im Feld Konto eine Kontonummer, die der Platzierung des Kontos in der Bilanzgliederung entspricht. Das Konto wird nummerisch in die Bilanzgliederung eingeordnet. Weitere Hinweise zur Bilanzgliederung im Kontenplan finden Sie weiter oben. Klicken Sie in der Bilanzgliederung auf Bearbeiten, wenn Sie die Einordnung des Kontos kontrollieren und ggf. bearbeiten wollen. Vergeben Sie einen möglichst eindeutigen Namen. Der Name kann später ggf. wieder geändert werden. 4. Ausführliche Informationen zum Konto geben Sie unter der Registerkarte Detailliert an. 5. Nutzen Sie die Registerkarte Notizen für ausführlichere Erklärungen zum Konto. 6. Klicken Sie auf Speichern. Sie haben nun ein neues Konto eingerichtet. 18

20 Einleitung Erste Schritte mit der Belegerfassung Ein Beleg ist im betrieblichen Rechnungswesen ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsvorfall enthält. Er dokumentiert ein Ereignis im Geschäftsprozess, das eine finanzielle Auswirkung auf ein Unternehmen hat und daher in der Buchhaltung erfasst werden muss. Für die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gilt, dass jede Buchung belegt und für Dritte nachvollziehbar sein muss. Der Buchungsbeleg ist Grundlage jeder Buchung und der Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung. Für Buchungsbelege gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Belege können aus Zahlungsvorgängen, aber auch aus allen anderen Ereignissen entstehen, die die Vermögenslage des Unternehmens ändern (beispielsweise auch Inventuren). Die Mindestangaben, die ein Beleg enthalten muss, sind die Bezeichnung des Vorgangs, das Datum und der Betrag. Es gibt im Grunde genommen zwei Arten von Belegen: Externe Belege und interne Belege. Externe Belege sind z. B. Eingangsrechnungen, Quittungen usw. Interne Belege sind Dokumente, die in Ihrem Unternehmen selbst erstellt werden, z. B. Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Kopien von Quittungen oder Aufzeichnungen von Inventurdifferenzen usw. Sie erfassen und verbuchen diese Belege über die Belegerfassen unter Funktionen - Buchhaltung - Belegerfassung. Einstieg Direkt nach der Programminstallation und dem Einrichten Ihrer Firmendatenbank können Sie bereits beginnen, mit Mamut Business Software Belege zu erfassen. Das Programmmodul ist mit einer Reihe Standardeinstellungen ausgestattet, die Ihre täglichen Aufgaben einfach und übersichtlich gestalten sollen. So enthält das Programm beispielsweise vordefinierte Buchungsvorlagen, eine automatische Erstellung von USt.- Buchungen bei der Auswahl des entsprechenden Steuerschlüssels sowie diverse Tastenkombinationen für die effiziente Eingabe von Belegen. Eröffnungsbilanz Wenn Sie nicht gerade als Unternehmen am Anfang stehen, müssen Sie sicherlich zunächst Daten aus vorherigen Systemen übernehmen, bevor Sie mit Ihrer Arbeit beginnen können: Kundendaten, Lieferanten, Produkte und z. B. Eröffnungssalden. Wenn Sie zuvor eine andere Betriebssoftware verwendet haben und die Eröffnungssalden nach Mamut übertragen wollen, erfassen Sie einen entsprechenden Beleg der Art Eröffnungssaldo (ES). Eröffnungssalden können auch zwischen zwei Buchhaltungsperioden erfasst werden. Mehr dazu finden Sie im entsprechenden Abschnitt. Wichtige Funktionen in der Belegerfassung Kontenspalte: In der Kontenspalte können Sie entweder eine Kontonummer oder einen Kurznamen eingeben. Tragen Sie einen Kontonamen ein, wird der Kontenplan automatisch in einem neuen Fenster geöffnet. Der Kontenplan ist alphabetisch sortiert. Weitere Hinweise dazu finden Sie unter "Wie registriert man Belege?" Tastenkombinationen: Um Ihre Arbeit zu vereinfachen und zu beschleunigen, können Sie auf eine Reihe von Tastenkombinationen zurückgreifen. So können Sie z. B. den 19

21 Einführung in die Buchhaltung mit Mamut Business Software Kontenplan durch Drücken der Taste [-] öffnen, sofern die Kontenspalte markiert ist. Über Drücken von [+] öffnen Sie einen neuen Beleg, wenn der vorherige ausgeglichen ist. Achten Sie darauf, dass die Tastenkombinationen davon abhängen, an welcher Stelle sich im Belegerfassungsfenster Sie sich befinden. Eine vollständige Übersicht aller in der Belegerfassung hinterlegten Tastenkombinationen finden Sie im gleichnamigen Kapitel. Benutzereinstellungen: Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Benutzereinstellungen für die Belegerfassung zu öffnen und die Darstellung benutzerdefiniert anzupassen. Mit Klick auf Benutzereinstellungen (alternativ Ctrl+I oder Menüpfad Funktionen - Einstellungen - Benutzer - Einstellungen pro Modul - Belegerfassung) können Sie selbst wählen, welche Spalten in der Belegerfassung sichtbar und welche Funktionen anwendbar sein sollen. In der Auswahlliste Std.-Fokus legen Sie fest, in welchem Feld der Cursor beim Erstellen neuer Belege stehen soll. Lesen Sie mehr zu den Benutzereinstellungen in der Belegerfassung im gleichnamigen Kapitel. Umsatzsteuer Die Umsatzsteuer wird in Mamut Business Software automatisch berechnet. Wenn Sie ein Konto mit den entsprechenden Einstellungen verwenden, wird der Nettobetrag auf das Hauptkonto (z. B. 4400) und der Umsatzsteuerbetrag automatisch auf das eingestellt Umsatzsteuerkonto (z. B. 3806) verbucht. In den Benutzereinstellungen (s.o.) können Sie festlegen, dass der Betrag ohne Umsatzsteuer (netto) eingegeben werden soll, um einen Nettobetrag auf ein Konto mit Umsatzsteuerberechnung zu buchen. Die Umsatzsteuer wird berechnet und mit einer eigenen Belegzeile in der Belegerfassung verbucht. Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele für eine Belegerfassung mit automatischer Umsatzsteuerberechnung: Ausgangsrechnungen: Wählen Sie das Konto 4400 mit 19% Umsatzsteuer. Tragen Sie unter Haben den Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer ein (z. B. 1190,00). Die automatische Umsatzsteuerberechnung sorgt dafür, dass der Betrag automatisch aufgeteilt wird: 1000 Euro netto werden auf das Konto 4400 gebucht und 190 Euro werden auf das Umsatzsteuer-Konto 3806 gebucht. Eingangsrechnungen: Wählen Sie das Konto 5400 mit 19% Vorsteuer. Tragen Sie unter Soll den Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer ein (z. B. 2380,00). Die automatische Umsatzsteuerberechnung sorgt dafür, dass der Betrag automatisch aufgeteilt wird: 2000 Euro netto werden auf das Konto 5400 gebucht und 380 Euro werden auf das Vorsteuer-Konto 1406 gebucht. Wenn Sie einen fehlerhaften Betrag eingegeben haben, können Sie ihn problemlos korrigieren: Das System stellt eine neue und korrekte Verteilung des Betrags sicher. Wenn Sie alle Belege erfasst haben, klicken Sie auf Hauptbuch, um die Belege ins Hauptbuch zu übertragen (Tastenkombination Ctrl+H). 20

22 Einleitung Belegvorlagen Zur einfachen Erfassung mehrerer ähnlicher bzw. wiederkehrender Belege können Sie Belegvorlagen erstellen. Im System finden Sie bereits eine Auswahl vordefinierter Belegvorlagen für die gebräuchlichsten Belege (z. B. für Eingangs- oder Ausgangsrechnungen). Sie finden die Belegvorlagen im Programm unter Funktionen - Buchhaltung - Belegvorlagen. Dort können Sie neue Belegvorlagen anlegen und vorhandene Belegvorlagen bearbeiten. Mehr dazu lesen Sie im Kapitel zu den Belegvorlagen. Integriertes System In Mamut Business Software ist es leicht, zwischen den Modulen zu wechseln, um weiterführende Informationen zu einer Transaktion zu erhalten. Zwei Beispiele von vielen hierfür sind die Symbole Gehe zu Rechnung oder Gehe zu Debitoren/Kreditoren, über die Sie direkt zu den betreffenden Belegen/Informationen wechseln können. Wie erfasst man Belege? Das Belegerfassungsmodul beinhaltet einige automatisierte Abläufe wie z. B. die Behandlung von MwSt.-Sätzen und das Erfassen von Zahlungen. So erfassen Sie einen Beleg 1. Öffnen Sie Funktionen Buchhaltung - Belegerfassung. 2. Klicken Sie auf Neu. Alternativ dazu können Sie [Strg] + [N] auf Ihrer Tastatur drücken. 3. Geben Sie die Belegart, Datum und Periode ein. Sie können die Belegart ändern indem Sie [/] oder [*] auf Ihrer Tastatur drücken Geben Sie die Konto-Nummer in der Spalte Konto ein. Sie können den Kontenplan öffnen, indem Sie [-] auf der Nummern-Tastatur drücken und das Konto auswählen. 4. Geben Sie ein Gegenkonto ein. Ein Gegeneintrag wird automatisch mit jenem Betrag, welchen Sie am ersten Konto eingeben, erstellt. Wenn Sie mehr als eine Belegzeile gleichzeitig eingeben möchten, können Sie dies in den Benutzereinstellungen ändern. 5. Drücken Sie [ENTER]. Der Cursor springt automatisch zu Soll oder Haben, abhängig von der Standard-Vorgabe für das Konto (Sie können diese in den Einstellungen für Kontenplan wählen). 6. Geben Sie den Betrag ein und drücken Sie [ENTER]. Wenn Sie ein Gegenkonto eingegeben haben, öffnet sich eine neue Zeile und der entsprechende Betrag wird erfasst. Falls eines dieser Konten mit einem MwSt.-Satz versehen ist, wird der Betrag zwischen dem relevanten Steuerkonto und dem Gegenkonto aufgeteilt. 7. Klicken Sie Eintragszeile einfügen, um eine neue Zeile zu erfassen. 8. Klicken Sie Neu oder drücken Sie [+], um einen neuen Beleg zu erfassen. 9. Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte, um alle Ihre Beleg-Posten einzugeben. 21

23 Einführung in die Buchhaltung mit Mamut Business Software 10. Klicken Sie auf Bücher aktualisieren oder lassen Sie die Beleg-Posten in der Belegerfassung gespeichert liegen. Sie haben nun einen oder mehrere Belege erfasst. Tipp! Um die Belegerfassung effizienter zu machen, empfehlen wir Ihnen, die verschiedenen Tastenkombinationen auswendig zu lernen. Mehr dazu lesen Sie im Kapitel "Tastenkombinationen in der Belegerfassung". Wahl der Steuermethode Bitte beachten Sie, dass das System nur eine Änderung zwischen Ist-Versteuerung und Soll-Besteuerung zu Beginn einer Steuerperiode zulässt, die noch keine Einträge enthält. Falls schon Einträge vorgenommen wurden, kann das Steuerschema erst in der nächsten Periode geändert werden, die noch keine Einträge enthält. Ändern der Besteuerungsmetode von Ist-Versteuerung auf Standard-Sollbesteuerung 1. Wählen Sie Funktionen - Einstellungen - Buchhaltung. 2. Klicken Sie auf Ist-Versteuerung in der Registerkarte Modul-Einstellungen. 3. Markieren Sie in der Spalte Ist-Verst. das Kontrollkästchen der obersten Datumszeile, ab der die Sollbesteuerung benutzt werden soll. Die darunter liegenden Kontrollkästchen werden automatisch mit markiert. Soll die Sollbesteuerung wieder ab einem bestimmten Zeitpunkt aufgehoben werden, markieren Sie erneut das Kontrollkästchen der obersten Datumszeile, ab der die Standard-Sollbesteuerung nicht mehr gelten soll. Die Besteuerungsmethode ist nun geändert. 22

24 Ausgewählte Buchhaltungsinformationen in anderen Modulen AUSGEWÄHLTE BUCHHALTUNGS- INFORMATIONEN IN ANDEREN MODULEN Die Buchhaltungseinstellungen In den Buchhaltungseinstellungen finden Sie sämtliche auf die Buchhaltung in Mamut Business Software bezogenen Einstellungen samt weiterer zentraler Einstellungen zur Übertragung von Buchhaltungsdaten aus anderen Modulen. Sie öffnen die Buchhaltungseinstellungen über Funktionen - Einstellungen - Buchhaltung. Geschäftsjahr und Gültige Periode beeinflussen alle Belege, die gebucht werden, sowohl bei der direkten Belegerfassung als auch bei der automatischen Buchung über die Module für Fakturierung und Einkauf. Hinweis: Wenn Sie Periode nach Datum in den Benutzereinstellungen für die Belegerfassung gewählt haben, werden diese Einstellungen die gültige Periode und das Geschäftsjahr aus den Buchhaltungseinstellungen überschreiben. Geschäftsjahresbeginn ist für gewöhnlich im Januar, kann jedoch geändert werden, falls Sie mit abweichenden Geschäftsjahren arbeiten. Die Anzahl der USt.-Perioden variiert je nachdem, welches Land für die Firmendatenbank angegeben wurde. Dies kann auch innerhalb der einzelnen Länder angepasst werden, jedoch nur beim Erstellen der Firmendatenbank. Sie können das Buchhaltungsmodul mithilfe der Benutzereinstellungen für das Hauptbuch und der Benutzereinstellungen für die Belegerfassung anpassen. 23

25 Einführung in die Buchhaltung mit Mamut Business Software Die Registerkarten Der Hauptinhalt der Buchhaltungseinstellungen liegt in den Registerkarten. Hier gibt es zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten für den Benutzer sowie eine Übersicht über fast alle Konten und Belegarten, die von sämtlichen Modulen des Systems verwendet werden. Ausführliche Hinweise zu den unter den verschiedenen Registerkarten aufgeführten Buchhaltungseinstellungen finden Sie im Einführungshandbuch "Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal". Die Registerkarte Perioden Hier können Sie sehen, welche Perioden und USt.-Perioden in der Buchhaltung bereits geschlossen wurden sowie wann und von wem sie geschlossen wurden. Sie können in dieser Registerkarte nichts eintragen, sie dient lediglich der Übersicht. Die Registerkarte Modul-Einstellungen Hier können Sie die Standardeinstellungen für die verschiedenen Module in der Buchhaltung festlegen: Ein-/Auszahlungen, Währung, Ist-Versteuerung, Intrastat, ELSTER, Kontenplan, Datev sowie Kostenträger. Diese Einstellungen gelten für alle Benutzer der Firmendatenbank. Die Registerkarte Buchhaltungseinstellungen Hier legen Sie allgemeine Buchhaltungseinstellungen fest, und zwar für die Abstimmkonten, die Belegarten und Nummernkreise, die Bilanzgliederung, Berichte aus der Buchhaltung und zur Konfiguration der Steuerschlüssel. Die Registerkarte Debitoren/Kreditoren Hier legen Sie die lieferanten- und kundebezogene Einstellungen fest. Die Einstellungen beziehen sich im Wesentlichen auf das Handling von Zahlungen: auf Mahnungen, Inkasso, Factoring, Mahnzinsen sowie elektronischen Zahlungsverkehr. Die Registerkarte Notizen Hier können Sie Notizen zur eigenen Information eingeben. 24

26 Ausgewählte Buchhaltungsinformationen in anderen Modulen Die Liste der Steuerschlüssel Im Steuerregister (Menüpfad Funktionen - Einstellungen - Firma - Steuerregister) finden Sie eine Übersicht über alle Steuerschlüssel im Programm. Neu: Sie können neue Steuerschlüssel auf der Grundlage eines vorhandenen Steuerschlüssels erstellen. Markieren Sie den Steuerschlüssel, der als Grundlage dienen soll, und klicken Sie auf Neu. Nach einer Sicherheitsabfrage können Sie dann den duplizierten Steuerschlüssel bearbeiten. Hinweis: Bitte duplizieren Sie einen Steuerschlüssel nur, wenn das wirklich notwendig ist. Sie können ihn hinterher nicht mehr löschen. Bearbeiten: Hierüber bearbeiten Sie einen vorhandenen Steuerschlüssel. Löschen: Steuerschlüssel können nicht gelöscht werden. Filter aus/ein: Nicht aktiv. Filtereinstellungen: Nicht aktiv. Drucken: Hierüber können Sie die Liste der Steuerschlüssel drucken. Ausführliche Informationen zur Konfiguration der Steuerschlüssel finden Sie in unserem Einführungshandbuch "Installation, Einstellungen, Berichte und Auswahl". 25

27 Einführung in die Buchhaltung mit Mamut Business Software Nummernkreise Mehrere der wichtigsten Module im Programm sind Register, die eine Vielzahl Einträge enthalten können. Jeder Eintrag wird gemäß dem zugeordneten Nummernkreis mit einer individuellen Referenznummer erfasst. Über die Firmeneinstellungen für Nummernkreise können Sie die im System verwendeten Nummernkreise kontrollieren (Funktionen - Einstellungen - Firma - Symbol Nummernkreise). Beschreibung: Hier werden die Posten angezeigt, für die prüfbare Nummernkreise vergeben sind. Beachten Sie, dass Nummernkreise für buchhalterische Belege über die Buchhaltungseinstellungen gesteuert werden. Erste Nr.: Hier wird die erste (niedrigste) verwendete Nummer eines Nummernkreises angezeigt. Zuletzt genutzt: Hier wird die höchste bzw. zuletzt verwendete Nummer eines Nummernkreises angezeigt. Nummern, die nicht geändert werden können, sind rot markiert. Mehr zur Verwendung von Nummernkreisen im Programm finden Sie hier im Kapitel "Einführung und Benutzeranpassungen". Weitere Informationen zur Nummerierung von Belegen finden Sie im Kapitel "Buchhaltung" im Einführungsbuch "Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal". 26

28 Ausgewählte Buchhaltungsinformationen in anderen Modulen Zahlungsbedingungen Die Zahlungsbedingungen für Ihr Unternehmen legen Sie über das Standardwerte-Register fest. Wählen Sie zunächst Funktionen - Einstellungen - Firma - Standardwerte- Register. Klicken Sie auf den Listeneintrag Zahlungsbedingungen und im neu aufspringenden Fenster entweder auf neu oder bearbeiten. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Einführungshandbuch "Kontaktmanagement, Vertrieb und E-Commerce". Zahlungsart: Mögliche Zahlungsarten sind im Programm vordefiniert. Wenn Sie eine Barzahlung wählen, werden Rechnung und Zahlung unter der gleichen Belegnummer abgelegt. Handlinggebühr: Hier können Sie ein Produkt aufrufen. Beschreibung: Dies ist ein Freitextfeld, in dem die Zahlungsbedingung einen möglichst sprechenden Namen erhält. Zahlungsziel: Dieses Feld gilt nur bei Rechnungen. Tragen Sie die Anzahl der Tage ein. Freie Liefermonate: Dieses Feld gilt nur bei Rechnungen. Es wird ab Monatswechsel gerechnet. Skonto: Sie können Kunden, die vor dem eigentlichen Fälligkeitsdatum zahlen, einen Skonto - d. h. einen prozentualen Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag - einräumen. Auf diese Weise sollen Kunden dazu animiert werden, sofort nach Erhalt der Rechnung zu zahlen. Ihrem Unternehmen kommen diese frühzeitigen Zahlungen durch das Ersparnis von Risiken und Aufwänden zugute. Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie einen Skonto vergeben wollen. Skontotage: Wählen Sie die Anzahl der Tage, innerhalb derer ein Kunde/Lieferant Skonto erhalten soll. Skontoprozent: Wählen Sie die Höhe der Prozente aus. Im Internet verfügbar: Hier legen Sie fest, ob die gleichen Zahlungsbedingungen auch für Ihre Webshop-Kunden gelten. 27

29 Einführung in die Buchhaltung mit Mamut Business Software Einkauf Ausland: Wird nur angezeigt, wenn Im Internet verfügbar markiert ist. Hierüber kontrollieren Sie, ob die Zahlungsbedingung von ausländischen Kunden genutzt werden darf. Detailliert Rechnungsberichte: Hier verbinden Sie eine Zahlungsbedingung mit einem Rechnungsbericht, der dann als Standard voreingestellt ist, sobald Sie eine Rechnung erstellen. Sie können die Voreinstellung allerdings noch überschreiben. Zahlungsziel: Tragen Sie die Anzahl der Tage ein, auf die die Rechnung ausgestellt wird. Freie Liefermonate: Tragen Sie hier, wenn gewünscht, freie Liefermonate ein, die auf der Rechnung ausgewiesen werden sollen. Belegart: Hier verknüpfen Sie die Zahlungsbedingung mit einer Belegart. Auf Debitoren/Kreditorenkonten buchen: Normalerweise wird dieses Kontrollkästchen markiert, um eine ordnungsgemäße Verbuchung zu gewährleisten. Sprechen Sie mit Ihrer Buchhaltung, wenn Buchungen außerhalb des Hauptbuchs erfolgen sollen. Editierbares Verfallsdatum: Setzen Sie hier eine Markierung, können Sie das Fälligkeitsdatum auch nach der Fakturierung noch bearbeiten. Bar: Bar bedeutet, dass die Rechnung mit der Erstellung als bezahlt gilt. Die Kontonummer für Zahlung wählen Sie im eigenen Feld an. Kontonummer für Zahlung: Diese Liste wird nur angezeigt, wenn Bar markiert ist (d. h. bei Barrechnungen). Wählen Sie die gewünschte Kontonummer aus der Liste. Wenn Sie hier nichts auswählen, wird die Zahlung von Barrechnungen auf dem Standardkonto für Barzahlungen verbucht. Die Registerkarte Buchhaltung im Kontaktmodul Die Registerkarte Buchhaltung im Kontaktmodul zeigt alle einen Kontakt betreffenden Buchhaltungseinträge im Hauptbuch. Handelt es sich um einen Kundenkontakt, werden alle Forderungen angezeigt. Handelt es sich um einen Lieferanten, werden die diesen betreffenden Verbindlichkeiten angezeigt. Ist der Kontakt sowohl Kunde als auch Lieferant, können Sie entscheiden, welche der Listen Sie einsehen möchten. Die Registerkarte kann als einfaches Verzeichnis für Debitoren/Kreditoren verwendet werden. Sie erhalten einen Überblick über alle Debitoren-/Kreditorenkonten sowie die ausstehende Gesamtsumme, Aktuelle und Überfällige Zahlungen. Sie können Zahlungen und Gutschriftsanzeigen erfassen und offene und geschlossene Posten gegenüberstellen. Sie können von der Registerkarte aus auch neue Rechnungen erfassen. Hinweis: Alle Zahlungseingänge- und ausgänge, die Sie hier erfassen, werden direkt ins Hauptbuch übertragen. Bitte lesen Sie auch im Einführungshandbuch "Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal" im Kapitel "Buchhaltung" die Abschnitte zum Haupbuch, zur Belegerfassung sowie zu Debitoren und Kreditoren. 28 Für eine Übersicht über alle ausstehenden Beträge empfehlen wir Ihnen, das Debitoren- /Kreditorenverzeichnis zu verwenden. Dort werden alle Kunden und Lieferanten in derselben Liste aufgeführt. Von diesem Modul aus können Sie zudem auch Mahnungen, Inkassoforderungen und Zinsberechnungen erstellen.