Die Einführung der Doppik beim Landkreis Mansfelder Land (Sachsen-Anhalt)

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1 Die Einführung der Doppik beim Landkreis Mansfelder Land (Sachsen-Anhalt) Anfang der 90er Jahre haben die Gemeinden in Deutschland unter dem Schlagwort Neues Steuerungsmodell eine Reform ihrer Verwaltungen eingeleitet. Die Verwaltungen sollen von der herkömmlichen Orientierung an Einnahmen und Ausgaben auf eine den Ressourcenverbrauch berücksichtigende Steuerung umgestellt werden. Das kamerale Haushalts- und Rechnungswesen stellt sich für diese Art der Verwaltungssteuerung und Haushaltswirtschaft als unzureichend dar, da es keine ausreichenden Informationen über Ressourcenaufkommen und Werteverzehr bietet. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit für eine grundlegende Reform des kommunalen Haushaltsrechts. Durch Beschluss vom 21. November 2003 hatte die ständige Konferenz der Innenminister und senatoren die Weichen für ein neues Gemeindehaushaltsrecht gestellt, bei dem das kamerale Haushalts- und Rechnungswesen durch ein Ressourcenverbrauchskonzept ersetzt werden soll. Das Kabinett der Landesregierung hat in seiner Sitzung am 13. Juli 2004 die Reform des Gemeindehaushaltsrechts Ablösung der Kameralistik durch die Doppik beschlossen. Das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen soll ausschließlich auf der Grundlage der doppelten Buchführung eingeführt werden. Die Autorin Anett Germey, Projektleiterin für die Einführung eines Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens (NKHR) und Leiterin der Kämmerei beim Landkreis Mansfelder Land 1. Vorbemerkungen Dem Landkreis Mansfelder Land ist es seit dem Jahre 1998 nicht mehr möglich, seinen Haushalt auszugleichen. Aufgrund dieser Tatsache und des steigenden Abwärtstrends in Wirtschaft und Industrie hat man sich im Landkreis dazu entschlossen, Strukturveränderungen voranzutreiben und mit der Modernisierung der Verwaltung zu beginnen. Trotz umfangreicher Aufgabenverlagerungen und der Erhöhung von Einnahmen konnte ein Haushaltsausgleich nicht mehr hergestellt werden. Der Kreistag beschäftigte sich in seiner Sitzung am ausführlich mit der Thematik und gab das Startsignal zur Einführung der Doppik im Landkreis Mansfelder Land. Das Innenministerium bewilligte am die Durchführung eines Modellprojektes zur Einführung eines doppischen Haushalts- und Rechnungswesens in der Kreisverwaltung. Damit startete der Landkreis Mansfelder Land im Jahre 2002 als erster Landkreis in Sachsen-Anhalt mit der Einführung der Doppik. Projektpartner Als notwendige Voraussetzung für den Erfolg des Projektes im Landkreis Mansfelder Land wurde eine praxisnahe, den neuen Anforderungen entsprechende Softwarelösung definiert. Die Softwareauswahl fiel dabei auf das Finanzwesen des Kommunalen Systemhaus AB-DATA, das mit seiner Software Kommunale Doppik den sogenannten sanften Umstieg von der Kameralistik in die Doppik pionierhaft ermöglicht hat.

2 Diese Produktphilosophie geht davon aus, dass die Doppik aus der Kameralistik abgeleitet wird und nicht umgekehrt. Die doppischen Ergebnisse werden so lange zusätzlich zum kameralen System aufgebaut, bis der komplette Umstieg auf die Doppik gemäß den individuellen Möglichkeiten des Anwenders sinnvoll erscheint. Dank dieses Softwarekonzeptes konnten die Kosten für den Einführungs- und Schulungsaufwand im Landkreis drastisch reduziert werden. Hierzu beigetragen haben auch die weitgehend automatisierte Zuordnung der kameralen Haushaltsstellen zu den kaufmännischen Sachkonten, das konsequente Nebeneinander kameraler und doppischer Begrifflichkeiten im Verfahren sowie die Wahlmöglichkeit des Anwenders, selbst in der Buchungsmaske ohne Auswirkung auf das doppische oder kamerale Finanzergebnis noch individuell den Buchungsstil wählen zu können. Als weiterer Partner wurde die Hochschule Harz gewonnen, welche die wissenschaftliche Betreuung des Modellprojektes übernahm. Auch das Land Sachsen-Anhalt begleitet und unterstützt den Reformprozess. Verglichen mit den finanziellen und personellen Kapazitäten der führenden Modellprojekte zur Einführung des doppischen Rechnungswesens muss der Modellversuch im Mansfelder Land mit wesentlich begrenzteren Ressourcen durchgeführt werden. Aus diesem Grund war die Maßgabe, auf die alle beteiligten Projektpartner sich von Beginn an einigten, die optimale Ausnutzung aller bisher erzielten und dokumentierten Ergebnisse der Modellprojekte in Nordrhein-Westfalen, Baden- Württemberg, Hessen und Niedersachsen. Die Regelungen zur Haushaltsplanung und -bewirtschaftung sowie zum neuen doppischen Jahresabschluss werden demnach nicht nur aus Gründen der Wirtschaftlichkeit, sondern auch mit dem Ziel einer anzustrebenden Vereinheitlichung, bis auf die abweichenden Bereiche der Haushaltsgliederung dem nordrhein-westfälischen Modellprojekt NKF angeglichen. 2. Projektplanung und -organisation Projekte bieten sich als ideale Form an, Verbesserungsprozesse zu organisieren und Neuerungen zu implementieren. Dafür ist ein Umdenken im Entscheiden und Handeln erforderlich. Dies stellt eine große Herausforderung, aber auch eine Chance sowohl für die Führungskräfte als auch für die Mitarbeiter dar. Wie ging der Landkreis Mansfelder Land vor, um das Pilotprojekt zu planen? Personelle Ausstattung Es wurde eine Projektleitung unter der Regie des Landrates und seiner drei Dezernenten gebildet. Unterstützt wird diese Projektleitung durch das Projektteam. Es besteht aus verantwortlichen Mitarbeitern der Kämmerei, des Fachbereiches Controlling und Beteiligung, dem RPA, dem Team Personalangelegenheiten, dem

3 Team Verwaltungsaufbau/- modernisierung und je einem Vertreter aus den einzelnen Dezernaten. Auch der Personalrat begleitete anfänglich dieses Vorhaben. Diese Mitglieder des Projektteams unterstützen die Arbeit der Arbeitsgruppen und fallen strategische Entscheidungen. Die Arbeitsgruppen leisten ihre Aufgaben zur Erfüllung ihrer Teilprojekte. Sie setzen sich aus Mitarbeitern der Kämmerei, EDV, des Steuerungs- und Servicebereiches, Schulverwaltungsamtes, Bauverwaltungsamtes und Gebäudemanagements zusammen. Im Übrigen erfolgte ein Aufruf in der Kreisverwaltung Mansfelder Land, wer freiwillig Projektmitarbeiter werden möchte. Abb. 1 Verantwortlichkeiten zur Projekteinführung Diese Arbeitsgruppen erstellten eine Grobplanung, d.h. ein über Jahre laufender vorläufiger Zeitplan Vorbereitung des Pilotprojektes organisatorische Maßnahmen schaffen für die Erfassung des Anlagevermögens, Kontenrahmen, Software personelle Ausstattung festlegen

4 2003 weitere Erfassung des Anlagevermögens Aufbau Probebetrieb Haushaltsplanung und durchführung für ein Pilotamt Konzeptanpassung (kontinuierlich aktualisieren/verfeinern) 2004 Bewirtschaftung des neuen Haushaltsplanes des Pilotamtes und sukzessive Erweiterung auf andere Fachämter des Landkreises 2005/2006 Haushaltsplanung und durchführung für den Gesamthaushalt des Landkreises auf der Grundlage des NKHR. Federführend bei der Umsetzung der Projektplanung ist der Projektleiter, d. h. er hat die organisatorische und inhaltliche Verantwortung für das Gelingen des Vorhabens. Regelmäßige Treffen und Konsultationen finden in den Arbeitsgruppen statt. Unterstützt werden die Arbeitsgruppen von einem Moderator der Hochschule Harz, welcher ebenfalls an den Beratungen teilnimmt. Regelmäßig berät sich das Projektteam. Dabei werden alle Informationen und Ergebnisse der letzten Arbeitswochen vorgestellt, Probleme erörtert und wenn nötig, entweder sofort entschieden oder aber zur weiteren Bearbeitung an die jeweiligen Arbeitsgruppenleiter, notfalls an den Projektleiter oder Landrat delegiert. Regelmäßige Protokollkontrollen gehören zur Selbstverständlichkeit, ebenso die kontinuierliche Kontrolle und Fortschreibung des Projektplanes. Die Projektplanung gehörte zu den ersten und wichtigsten Aufgaben, die der Projektleiter des Landkreises nach Auftragserteilung mit seinem Projektteam abgestimmt hat. Erst nachdem ein Projekt geplant ist, bekommt man einen Überblick, welche Schritte sinnvollerweise als nächste zu tun sind. Die Projektplanung gibt also Sicherheit, das Richtige zur richtigen Zeit zu tun. Ein Projektplan ist eine Übersicht, die alle zum Erreichen des Projektziels notwendigen Tätigkeitsfelder (ggf. Teilprojekte) enthält. Der Projektplan wurde von allen Mitgliedern des Projektteams Doppik gemeinsam erarbeitet und abgestimmt. Projektschritte - Zeitplan - Verantwortlichkeit - Erfüllungsstand - um eine komplette Übersicht über das gesamte Projekt zu vermitteln um den zeitlichen Ablauf des Projekts darzustellen um der Projektleitung zu zeigen, welche Ergebnisse bei welchem Termin vorliegen müssen um den prozentualen Fortschritt zu dokumentieren Durch die tabellarische Darstellung der Aufgaben kann der gesamte Projektplan relativ einfach auf Vollständigkeit hin überprüft werden - auch von Mitarbeitern, die bei der Planung selbst nicht mit dabei waren. Dies ist auch der wichtigste Zweck des Projektplanes - eine möglichst vollständige Auflistung aller zur Erreichung des Projektziels notwendigen Aufgaben.

5 Es wurde für alle drei Teilprojekte Bilanz-Erfassung und Bewertung des Anlagevermögens, Haushaltsgliederung und Einrichtung einer Kosten-/ Leistungsrechnung sowie Kommunikation, Schulung und Personal ein solcher Teilplan erstellt. Auszug aus dem Projektplan des Landkreises Mansfelder Land Projektschritte Dauer Anfang Ende Ende neu Verantwortung Fortschritt Gesamtprojektplanung 5 Tage Frau 100%... Phase 1 Definition der 1 Tag Herr % Ziele Phase 2 - Benennung der 1 Tag Frau % beteiligten Personen Phase 3 Ressourcenplanung, Kostenplanung,Zeitplanung 2 Tage Frau % Der Projektplan ist lebendig und muss vom Projektverantwortlichen kontinuierlich aktualisiert und verfeinert werden. Der Aufbau einer kompletten Projektplanung erfolgt in folgenden Schritten: Projektstrukturplan: Was ist alles zu tun? Ablauf- und Zeitplan: In welcher Reihenfolge müssen die Arbeitspakete abgearbeitet werden? Entscheidendes Ereignis: Welche wesentlichen Ergebnisse müssen bis wann vorliegen? Ressourcenplanung: Sind die Ressourcen ohne Überlastung vorhanden? Eine fundierte und realistische Projektplanung ist ferner die Basis für eine funktionierende Projektsteuerung. Sie wird wie eine Landkarte verwendet, die es erlaubt, das Abweichen vom richtigen Weg möglichst frühzeitig festzustellen, nicht erst, wenn man sich hoffnungslos verfahren hat.