Kurzanleitung. Zum Start des Programmes muss nur ein Doppelklick auf das Programmsymbol erfolgen.

Transkript

1 Kurzanleitung Schritt 1: Installation und Start Nach dem Download kann die Installationsroutine gestartet werden. Für die Installation sind keine besonderen Eingaben erforderlich. Je nach System ist für die Installation mit dem Installationsprogramm eine Administratorberechtigung erforderlich. Die Anwendung wird in das Standardverzeichnis für Programme installiert. Die Datenbank und alle zur Steuerung des Programmes erforderlichen Dateien werden in das Benutzerverzeichnis in einem Unterverzeichnis '.bidfaktura' gespeichert. Zum Start des Programmes muss nur ein Doppelklick auf das Programmsymbol erfolgen. Achtung! Beim ersten Start der Anwendung wird die Datenbank initialisiert. Das kann einige Sekunden dauern. Leider gibt das Programm während diese Initialisierung keine Statusmeldungen aus. Schritt 2: Anmeldung BiDFaktura ist ein Mehrbenutzersystem. Zum Start der Anwendung ist eine Anmeldung erforderlich. Initial ist der Benutzer 'Admin' angelegt worden. Eine Passworteingabe ist nicht erforderlich. Klicken Sie einfach auf 'OK', Sie können als Administrator bei Bedarf weitere Benutzer anlegen. Den Dialog zur Anlage von Benutzern erreichen Sie im Menü 'Stammdaten/Benutzer bearbeiten'. Sie können dort als Administrator beliebig viele Benutzer anlegen und diesen Benutzern auch mehrere Benutzerrollen n zuordnen. Sollten Sie ein Passwort wünschen, können Sie dies als Administrator im Dialog zur Bearbeitung der Benutzer einstellen. Benutzer ohne Administratorrechte können ihr Passwort im Menü 'Datei/Kennwort wechseln' einstellen. Achtung! Es muss immer einen Benutzer mit der Rolle 'Administrator' vorhanden sein. Nur der Administrator kann Benutzer anlegen. Seite 1

2 Schritt 3: Kreditor-Stammdaten Vor dem Erstellen ihrer ersten Rechnung müssen Sie Ihre Kreditor-Stammdaten im System erfassen. Diese Daten sind für die Darstellung auf der Rechnung und zur Steuerung der Anwendung erforderlich. Den Dialog zur Bearbeitung dieser Daten erreichen Sie über den Menüeintrag 'Stammdaten/Kreditor bearbeiten'. Hier erfassen Sie Ihren Firmennamen und eventuell einen Namenszusatz. z. Diese Angaben werden in den Adressfeldern der Dokumente dargestellt. Die Erfassung der Daten ist auf Registerseiten verteilt. In der Kurzanleitung werden nur die für die Erstkonfiguration relevanten genannt: Ansprechpartner erfassen: Auf der ersten Registerseite können sie die Ansprechpartner ihres Unternehmens erfassen. Die Ansprechpartner können dann später bei der Erstellung einer Rechnung zur Darstellung auf der Rechnung ausgewählt werden. Seite 2

3 Adressen erfassen: Es können mehrere Adressen für einen Kreditor hinterlegt werden. Die Adressen werden in den Adressfeldern und in der Signatur dargestellt. Die Auswahlbox 'Belegadresse' wird mit den Adressen dieser Registerseite gefüllt. Analog wird auch die Auswahlbox 'Signaturadresse' zur Darstellung der Adresse in der Signatur gefüllt. Im Adressfeld und in der Signatur können unterschiedliche Adressen dargestellt werden. Die gelb hinterlegten Felder sind obligatorische Felder, dort muss eine Eingabe erfolgen. Bei der Adresserfassung muss zusätzlich entweder eine Straße oder ein Postfach hinterlegt werden. Straße und Hausnummer werden in einem Feld erfasst. Seite 3

4 Bankkonten erfassen: Sie können mehrere Bankverbindungen in der Anwendung hinterlegen. Sie sollten mindestens eine Bankverbindung erfasst haben. Bankverbindungen werden einen Buchungskonto zugeordnet, auf das dann hinterher die Zahlungseingänge dieses Bankkontos gebucht werden. Bankverbindungen werden auf der Rechnung dargestellt. Einer Rechnung können mehrere Bankverbindungen zur Auswahl zugeordnet werden. Alle Bankverbindungen werden dann mit einem Zahlungshinweis auf der Rechnung dargestellt. Wenn mit dem Kunden ein Lastschriftverfahren vereinbart worden ist, muss der Rechnung mindestens eine Bankverbindung zugeordnet werden. Für diese Konto kann dann später einer Bankeinzugsliste erstellt werden. Seite 4

5 Signaturdaten erfassen: Die Daten auf dieser Registerseite werden in der Signatur (Fußzeile) der Rechnung dargestellt. Bei den Signaturdaten handelt es sich um die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsinformationen. Wenn sie mehrere Geschäftsführer oder Aufsichtsräte hinterlegen wollen, können Sie diese mit einem Komma getrennt erfassen. Bitte erfassen Sie auch die allgemeinen Kontaktdaten für Telefon, Fax, und Internet für die Signatur. Im Feld Versteuerung hinterlegen Sie das für ihr Unternehmen relevante Vorsteuermodell. Dieser Wert ist wichtig für die Berechnung der Verzugszinsen im Mahnwesen. Seite 5

6 Optionen erfassen: Hier können Sie allgemeine Grundeinstellungen zum Verhalten der Anwendung hinterlegen. Mit diesen Einstellungen werden die Rechnungen vorbelegt. Wenn Sie ein Logo auf der Rechnung darstellen wollen, können sie eine Grafikdatei einbinden. Dazu wählen Sie die Datei in ihrem Verzeichnis aus. Bitte beachten en Sie, dass diese Datei dann bei der Erstellung der Rechnungen immer verfügbar ist. Sollte die Grafik zu groß oder zu klein sein, können Sie im Feld 'Logogröße' einen prozentualen Wert hinterlegen. 100% bedeutet die Grafik wird in ihrer Originalgröße dargestellt. Hier werden auch die Standardfestlegungen zu den Rechnungslayouts und den Rechnungstexten hinterlegt. Sie können aus drei fest definierten Layoutvorlagen auswählen. Rechnungstexte sind im System als Standardvorlagen hinterlegt. Im Menü 'Stammdaten/Textvorlagen bearbeiten' können Sie eigene Textvorlagen aus Textbausteinen zusammenstellen. Layout und Textvorlagen können bei der Rechnungserstellung noch spezifisch angepasst werden. Seite 6

7 Schritt 4: Leistungsstammdaten (optional) Vor der eigentlichen Rechnungserstellung können Sie einen Leistungskatalog definieren. Der Leistungskatalog dient als Vorlage für einzelne Rechnungspositionen. Den Dialog zur Anlage von Leistungen erreichen Sie im Menü 'Stammdaten/Leistungskatalog bearbeiten'. Es wird ein Suchdialog gestartet über den Sie Leistungen anlegen oder bearbeiten können. Über die Artikelnummer können Sie dann später schnell nach einer Leistung suchen. Alle Angaben werden in eine Rechnungsposition übernommen und können dann in der Rechnung noch einmal überarbeitet werden. Die Änderungen der Leistung in der Rechnung haben keine Auswirkung auf den Leistungskatalog. Das Auswahlfeld 'Produktgruppe' kann über das Menü 'Bearbeiten/Auswahllisten bearbeiten' gefüllte werden. Dort können unter dem Feldtyp 'Produktgruppen' beliebig viele Produktgruppen angelegt werden. Rechnungen können auch ohne Leistungskatalog erstellt werden. Seite 7

8 Schritt 5: Kundendaten (optional) Im Menü 'Kunden' haben Sie die Möglichkeit, Privatkunden und Firmenkunden anzulegen. Für Firmenkunden können mehrere Ansprechpartner definiert werden. Diese Ansprechpartner können dann den Rechnungen zugeordnet werden. Wird einer Rechnung ein Kundenansprechpartner zugeordnet, erscheint dieser in der z.hd. Zeile des Adressfeldes und es erfolgt eine persönliche Anrede. Im Dialog zur Bearbeitung der Kunden können Sie den aktuellen Status eines Kunden einsehen. Dort sind neben den Rechnungen und Mahnungen auch Umsatzstatistiken hinterlegt. Für die Erstellung von Rechnungen ist die vorbereitenden n Anlage der Kundenstammdaten nicht erforderlich. Kunden können auch während der Rechnungsprozesse angelegt werden. Schritt 6: Rechnungen Wenn Sie die Schritte 1-3 erfolgreich absolviert haben, können Sie Ihre erste Rechnung erstellen. Die Rechnungserstellungsdialoge lungsdialoge finden Sie im Menü 'Rechnung'. Dort werden Ihnen unterschiedliche Rechnungserstellungsprozesse angeboten: Einzelkunden abrechnen - Dieser Dialog ist gedacht für Kunden, die sich nicht in ihrem Kundenstamm befinden. Nach der Erstellung der Rechnung wird dieser Kunde angelegt und kann dann auch als Bestandskunde abgerechnet werden. Bestandskunden abrechnen - Dieser Dialog ist gedacht für Kunden, die sich bereits in ihrem Kundenstamm befinden. Über einen Suchdialog können Sie in Ihrem Kundenstamm suchen und den Kunden zuordnen. Sofern Ihnen der Name bekannt ist, können Sie diesen auch direkt eintragen. Barverkäufe abrechnen - Dieser Dialog ist gedacht für Rechnungen ohne Adressaten gedacht. Die Rechnungserstellungsdialoge führen Sie schrittweise durch den Prozess: Im ersten Schritt werden die allgemeinen Rechnungsinformationen erfasst. Im zweiten Schritt definieren Sie die Rechnungspositionen. Sofern Sie keine besonderen Einstellungen für diese Rechnung wünschen, sind sie nach dem zweiten Schritt mit der Rechnung fertig. im dritten Schritt können Sie die vorbelegten Rechnungstexte für diese Rechnung ändern. Der letzte Schritt erlaubt die Zuordnung der Bankkonten, auf die diese Rechnung bezahlt werden soll. Rechnungen können bis zur Buchung beliebig oft verändert werden. Bis zur Buchung bekommen Rechnungen auch nur eine provisorische Rechnungsnummer (99-). Erst die gebuchte Rechnung kann ausgedruckt werden. Wir wünschen Ihnen n viel Spaß bei der Arbeit mit BiDFaktura. Für Rückfragen, Anregungen und kritischen Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: bidfaktura@bidcore.de Seite 8