Fachverband der Kommunalkassenverwalter e. V..

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1 Fachverband der Kommunalkassenverwalter e. V.. Der Weg zur elektronischen Rechnung aus Sicht der Kassenverwalter Integrität Datenschutz epayment AWV-Veranstaltung am 18. / 19. Mai 2016 in Berlin 1

2 EU-Normen Auf der Grundlage der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen sind zentrale öffentliche Auftraggeber / subzentrale öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen künftig zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet. Dies leitet sich ebenfalls aus den neuen EU-Vergaberichtlinien 2014 zu oberschwelligen Vergaben ab. 2

3 Nationale Rechtsvorschriften Das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (e-government- Gesetz EGovG) vom gilt für die öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit der Gemeinden und Gemeindeverbände im übertragenen Wirkungskreis auf der Grundlage der Bundesgesetzgebung, bspw. Internetbasierte Kfz-Zulassung (ikfz). Gemäß 2 Abs. 1 EGovG ist jede Behörde verpflichtet, einen Zugang für die Übermittlung elektronischer Dokumente zu eröffnen. Dies bedeutet auch den Empfang elektronisch eingehender Rechnungen zu gewährleisten. Konkrete Verpflichtungen für Kommunen können sich erst aus einem landesspezifische EGovG ergeben (Bsp. Baden-Württemberg). 3

4 Integrität Papierhafte Rechnungen sollen unter Berücksichtigung der EU- Vorgaben und Änderung Quelle: nationaler Rechtsvorschriften durch elektronische Prozesse abgelöst und ersetzt werden. 4

5 Gleichstellung von Papier und elektronischer Rechnung Gleichstellung der Rechnungen in Papierform und elektronischer Form durch das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 Voraussetzung: Echtheit der Herkunft der Rechnung Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit des Inhalts Aufbewahrung der Rechnung Abgeleitet aus den Vorschriften des UStG ( 14 Abs. 1 UStG) Zur Einhaltung und Sicherstellung der Voraussetzungen innerhalb einer Kommune bedarf es eines Internen Kontrollsystems (IKS) -> Erfüllung der Voraussetzungen für das Rechnungswesen 5

6 Integrität In der Kommunalverwaltung wird zum Thema erechnung zunächst auf den Rechnungseingang abgestellt. Der Schwerpunkt konzentriert sich hierbei auf den Empfang und die medienbruchfreie Weiterverarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen im Rahmen eines elektronischen Anordnungsworkflows (eao-workflow). Im zweiten Schritt muss die Betrachtung und Abbildung des Rechnungsausganges folgen: Steuerbescheide, Gebührenbescheide Rechnungen 6

7 Integrität Problemfelder in Kommunen bei der Rechnungsbearbeitung Stammdaten (Kreditorischer Prozess) Gewährleistung des Trennungsprinzips (IKS) Liege- und Postlaufzeiten bei der Bearbeitung Anwendung der Fälligkeiten und Nutzung der Zahlungsziele Nutzung der Skontomöglichkeiten Verwertung bei der Liquiditätsplanung Bezüge zu zugrunde liegenden Verträgen (Vertragsmanagement) Korrekte Bankverbindungen Schnelle und sichere Auffindbarkeit Filtern für Meldepflichten und Berücksichtigung der Bauabzugssteuer 8

8 Integrität Für die Eingangsrechnungen bildet das elektronische Vergabewesen und darauf aufbauend das elektronische Auftragswesen (elekronische Auftragsvergabe) den Ausgangspunkt. Demzufolge werden die ausgeschriebenen Leistungen über die eauftragsvergabe Bestandteile der erechnungen. Diese Daten sind medienbruchfrei in den eao-workflow zu implementieren und zu verarbeiten. Die daraus generierte eanordnung mit der erechnung als zahlungsbegründende Unterlage sind letztlich in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abzulegen und zu archivieren. 7

9 Elektronische Prozesse im Verbund Vereinfachte Darstellung Elektronische Vergabe Elektronische Auftragserteilung Elektronische Rechnung Elektronische Anordnung Elektronische Zahlungsabwicklung (epayment) Elektronische Archivierung 9

10 Integrität Eine besondere Bedeutung im Rahmen der medienbruchfreien Be- und Verarbeitung elektronischer Rechnungen kommt der Pflege von Kreditorendaten in den jeweiligen HKR-Verfahren zu. Ziel ist, dass eingehende Rechnungen bspw. anhand der Auftragsnummer, des Namens, der Anschrift, der Bankverbindung oder über die Steuer-ID dem Konto des Kreditors zugeordnet und automatisiert in den eao- Workflow übernommen werden: Effizienter Bearbeitungsprozess Verbesserung der Datenqualität 8

11 Zielsetzungen Effektive und effiziente Gestaltung der Prozessabläufe beim Rechnungseingang und dessen digitaler Weiterverarbeitung, Abbau von Medienbrüchen Optimierung und Beschleunigung von Anordnungsvorgängen sowie der Zahlungsabwicklung Verbesserung des Liquiditätsmanagements Entlastung des Verwaltungsarchivs durch Belegablage und Archivierung mittels DMS Weitere Einsparungen u. a. bei Büromaterial, Druck- und Portokosten (ökologische Effekte) Verbesserung der Datenqualität Suche Zahlbarmachung Fälligkeitsgerechte Zahlung 10

12 Was ist zu tun? Analyse und Ausrichtung des Posteingang unter dem Aspekt des digitalen Rechnungsempfangs und der elektronischen Weiterverarbeitung (Prozessbeschreibungen) Integration eines elektronischen Rechnungseingangsbuches im HKR Einbindung eines elektronischen Anordnungsworkflows mit digitaler revisionssicherer Archivierung der Anordnungen und dazugehöriger zahlungsbegründender Unterlagen (erechnung) Ausschreibung und Beschaffung eines DMS (Dokumentenmanagementsystems) Schaffung der Verknüpfung des DMS mit der HKR-Software Beschaffung und Einrichtung von Signaturmöglichkeiten 11

13 Ablauf des elektronischen Rechnungseinganges Vereinfachte Darstellung Zentraler Rechnungseingang Weiterleiten der Rechnung (zentral oder dezentral) Vorkontierung (Datenübernahme anhand Auftragswesen aus Rechnungswesen oder über evergabe Übergabe an Anordnungsworkflow 12

14 Ablauf des elektronischen Anordnungsworkflows Elektronischer Beleg mit Vorkontierung Vereinfachte Darstellung Prüfung und Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Anordnung erstellen Beachtung des Trennungsprinzips im kommunalen Haushaltswesen Verfahrensweg einer Anordnung mit zahlungsbegründenden Unterlagen (erechnung) Anordnung unterzeichnen elektronische Signatur (fortgeschriebene oder qualifizierte Signatur) Übernahme Finanzbuchhaltung Ausführung der Anordnung mittels Zahlbarmachung Ablage im Archiv 13

15 Elektronische Signatur Entscheidung der Verwaltung zu Signaturverfahren (i. d. R. fortgeschriebene Signatur) Einführung der elektronischen / digitalen Signatur Definition der Signaturbefugnisse fachliche Richtigkeit der elektronischen Rechnung, sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie elektronische Befugnis zur Anordnung Abbildung und Verknüpfung im eao-workflow Überarbeitung der Regelungen zur Signatur und Zeichnungsbefugnis in Dienstanweisungen / Dienstvereinbarungen 14

16 Elektronische Archivierung Ablage und Archivierung aller Anordnungen und zahlungsbegründender Unterlagen in einem Dokumentenmanagementsystems (DMS) Gewährleistung der Revisionssicherheit im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Vernichtung nach Aufbewahrungsfristen 15

17 Datenschutz Insbesondere bei der Datenübertragung und der Archivierung sind datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten. Bspw. muss das Sozialgeheimnis gewahrt bleiben. Bei der Ausgestaltung behördeninterner Prozessabläufe zur erechnung/eanordnung ist der Datenschutzbeauftragter der Gemeinde einzubeziehen. Jedoch bestehen noch offene Fragen hinsichtlich der Versandart von erechnungen. Welche Sicherheitskriterien (Verschlüsselung) werden an den Übertragungsweg geknüpft? 16

18 Datenschutz So ist der Rechnungsversand per aus steuerlichen Gesichtspunkten möglich, wenn der Empfänger zustimmt. Erfüllt die einfache auch den Anforderungen der Datensicherheit nach Maßgabe des Datenschutzes? Oder kann diese nur mit der D gewährleistet und sichergestellt werden? (Ausgangsrechnungen!) In der Wirtschaft wird das EDI-Verfahren zur sicheren elektronischen Datenübermittelung eingesetzt. Es erfolgt hierbei ein direkter Datenaustausch zwischen Sender und Empfänger. Ist ein ähnliches Verfahren für die Kommunalverwaltung denkbar? 17

19 Datenschutz Aspekte des Datenschutzes sind ebenfalls bei der elektronischen Signatur zu beachten. Seitens der Gesetzgebung wären Rechtsvorschriften einer Novellierung zu unterziehen, um den technischen Anforderungen der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen gerecht zu werden, insbesondere das Allgemeines und besonderes Verwaltungsrecht, Gemeindehaushalts- und Kassenrecht, Steuer- und Abgaberecht, mit Gesichtspunkten des egovernment unter Berücksichtigung des besonderen Anforderungen öffentlicher Verwaltung! 18

20 Elektronische Zahlbarmachung in der Kommunalkasse Nachdem die erechnung den eao-workflow durchlaufen hat, wird der Zahlungsverkehr aktiviert (nach Fälligkeit aus der erechnung!) Weitestgehend erfolgt die Generierung des Zahlungsverkehrs über die jeweiligen HKR-Verfahren. Aber auch in weiteren Fachverfahren werden Zahlungsdateien erzeugt, die für die Zahlungsabwicklung bereitgestellt werden (Daten aus der erechnung) In den Kommunalkassen werden die Zahlungen im sogenannten Onlinebanking über die Bankensoftware abgewickelt. Sämtliche zahlungsrelevanten Daten müssen medienbruchfrei für die Zahlungsabwicklung verknüpft werden. 20

21 epayment E-Payment ist in erster Linie für den Bescheid- und Rechnungsausgang der Kommune interessant Unter epayment versteht man die Zahlungsabwicklung im elektronischen Zahlungsverkehr der im Onlinegeschäft erworbenen Waren oder Dienstleistungen, die auch zunehmend in der öffentlichen Verwaltung Einzug halten. Beispielhaft sind Kfz-Zulassungsvorgänge zu nennen, die online abgewickelt werden und mit einem elektronischen Zahlungsverfahren verknüpft sind. Dies könnte ebenfalls im elektronischen Vergabeverfahren zukunftsweisend werden. Zum epayment gehören traditionelle Zahlungsverfahren wie Vorkasse durch Überweisung, Elektronisches Lastschriftverfahren und Kreditkartenzahlung, ebenso moderne Online-Payment Verfahren wie Giropay, Paydirekt usw. 19

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Fachverband der Kommunalkassenverwalter e. V. Bundesvorsitzender Dietmar Liese Stadtkasse Potsdam Friedrich-Ebert-Str Potsdam Tel. 0331/ Fragen beantwortet auch gerne: Fachreferent KHR-Ausschuss Enrico Zuchandke Landkreis Wittenberg Breitscheidstr Lutherstadt Wittenberg Tel / enrico.zuchandke@kassenverwalter.de 21