Checkliste für die SEPA-Umstellung für CUZEA-Anwender/innen

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1 Checkliste für die SEPA-Umstellung für CUZEA-Anwender/innen Grundlagen: Rundschreiben OKR v , AZ Nr. 1/7 Rundschreiben OKR v , AZ Nr. 9/7 Sie können die Rundschreiben herunterladen unter: Diese Zusammenstellung ist als Grundliste nur für CUZEA-Anwender erstellt. Navision-K-Anwender wurden mit den Rundschreiben des Referats IT umfassend informiert. Die vom Gesetzgeber vorgeschriebene SEPA-Umstellung hat das Ziel, den Zahlungsverkehr innerhalb der EU und weiterer 5 Staaten zu vereinheitlichen, so dass es keine Unterschiede im Zahlungsverkehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen mehr gibt. Das auffälligste Merkmal an der Umstellung ist, dass die Bankleitzahl und die Kontonummer durch die IBAN ersetzt werden. Ob die BIC als internationale Bankleitzahl noch für einen befristeten Zeitraum weiter verwendet werden muss, ist im Moment noch offen. Die Kirchenpflegen werden vom Finanzdezernat einschl. Referat IT bei der Umstellung gut unterstützt, damit der zusätzliche Aufwand in den örtlichen Kirchenpflegen minimiert wird. Folgende Schritte sind nach derzeitigem Stand von den örtlichen Kirchenpflegen durchzuführen: A. Kirchenpflegen, die keine Lastschrifteinzüge vornehmen Nr. Vorgang 1. Beantragung der Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank ( Muster eines Antrags s. Anlage 1 z. Rd.schr. v Für alle zur Kirchengemeinde gehörenden rechtlich unselbständigen Einrichtungen (z.b. Kindergarten), die selbständig Lastschriften einziehen, gilt die einheitliche Gläubiger-ID der Kirchengemeinde. 2. Nach Eingang des Mitteilungsschreibens der Dt. Bundesbank mit der Gläubiger-ID ist diese ins Vortragsbuch (VB) einzutragen - im allg. Teil unter der Ordnungsnummer Das Originalmitteilungsschreiben als Beilage zum VB ablegen. Kopie für die Handakten der Kirchenpflege machen. Wenn Sie keine Lastschriften bei der Bank einreichen wollen, braucht die Bank die Gläubiger-ID nicht. 3. Ergänzung von IBAN und BIC auf Briefbögen, Rechnungen oder Vordrucken, auf denen die Kontonummer der Kirchengemeinde angegeben ist (ggf. auch die Homepage der Kirchengemeinde aktualisieren). Für Briefe, Flyer etc. zum freiwilligen Gemeindebeitrag 2013 vormerken. In diesem Zusammenhang sollte auch geprüft werden, ob bei mehreren Girokonten nur selten benutzte Konten aufgelöst werden nach Eingang Gläubiger-ID 1

2 können. 4. Prüfen, ob die aktuelle CUZEA-Version im Einsatz ist (siehe auch das Merkblatt vom Referat IT, Anl. 3 z. Rd.schr. v ). Bitte ggf. die aktuelle Version herunterladen. Unter folgendem Link können Sie die aktuelle Cuzea-Version 5.2 d herunterladen: Es sollte mindestens die Version 5.03b auf Ihrem Rechner installiert sein, sonst funktioniert das Aufspielen des Updates im Dez / Jan nicht. Sofern Sie noch CuzeaN bzw. Cuzea4 im Einsatz haben, melden Sie sich an der Cuzea-Hotline im OKR (0711 / ). 5. Falls noch kein Online-Banking genutzt wird, Umstieg auf Online-Banking (mit Chipkartenlesegerät oder bei kleinen Kirchengemeinden mit Pin/Tan-Verfahren mit TAN- Generator) prüfen. Damit entfällt die Übermittlung der Zahlungsdateien mit Disketten. Manuelle Überweisungen werden zwar nach der SEPA-Umstellung noch möglich sein, die Gebühren dafür werden aber sicherlich deutlich ansteigen. Außerdem dürfte die Fehlerquote beim manuellen Ausfüllen von IBAN u. BIC höher sein als bisher bei Kto.nr. u. BLZ. Bitte das Merkblatt des OKR zum Online-Banking beachten (Anl. 4 z. Rd.schr. d. OKR v ). 6. Wenn ein Online-Banking-Zugang besteht: die Zahlungen (=Überweisungen) möglichst über CUZEA erstellen und die in CUZEA erzeugte DTAUS-Datei an die Bank übermitteln. Damit werden die Online-Zeiten minimiert, dies erhöht die Sicherheit beim Online-Banking. Und Sie müssen keine Daten doppelt erfassen. Nach dem Einspielen des Cuzea-Updates im Dez / Jan wird dann eine XML-Datei erzeugt statt der bisherigen DTAUS-Datei. 7. In CUZEA die Empfänger-Stammdaten durchsehen und entrümpeln. D.h., alle nicht mehr aktuellen Empfänger löschen. Insbesondere bei fusionierten Banken prüfen, ob die BLZ aktuell und die Kontonummer korrekt ist. 8. Wenn die Mitteilung des OKR kommt, dass das CUZEA- Update zum Download bereit steht: Bitte spielen Sie dieses CUZEA-Update erst nach dem Monatsabschluss Dezember 2013 ein. Nach dem Update können in CUZEA nur noch SEPA-Zahlungen erfasst werden. Bei Lastschrifteinzug bitte Besonderheiten hierzu bei Ziffer B. 4 beachten es empfiehlt sich, das Lastschriftverfahren auf SEPA vor Dezember 2013 umzustellen. 9. Zum vereinbarten Umstellungszeitpunkt: CUZEA-Update für die Umstellung herunterladen (siehe den Link dazu unter Nummer 4). Bitte bei der Cuzea-Hotline melden, wenn das Update auf CD gewünscht wird. Bitte beachten: Nach dem CUZEA-Update können über CUZEA keine Lastschriften mehr eingezogen werden. 10. In den Empfänger-Stammdaten erscheinen dann die neuen Felder für die IBAN und BIC. Es ist vorgesehen, dass diese neuen Felder über einen maschinellen Umschlüsselungslauf (Konvertierung) der bisherigen BLZ und KtoNrn. ausgefüllt werden. Nach 2 Dez / Januar 2014 Vor 1. Februar 2014 Nach Einspielung Update

3 Anstoßen des Konvertierungslaufs muss das Fehlerprotokoll abgearbeitet werden. Es empfiehlt sich dringend, bei den Überweisungen nach der Umstellung die Bankdaten mit den Informationen auf den Rechnungen zu vergleichen. 11. Umstellung auf SEPA durchführen, d.h. ab dem Umstellungszeitpunkt nur noch Überweisungen mit IBAN und BIC (statt Kontonummer und BLZ) vornehmen. Entsprechend Vereinbarung mit den Banken bzw. nach Einspielung Update B. Zusätzliche Arbeiten für Kirchenpflegen, die Lastschrifteinzüge vornehmen (z. B. Einzug von Elternbeiträgen für Kindergärten, Mitgliedsbeiträgen für Fördervereine etc.) Die bei A. genannten Punkte gelten entsprechend und werden hier aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht wiederholt. Mit CUZEA können nach dem SEPA-Update im Dezember 2013 / Januar 2014 keine Lastschriften mehr durchgeführt werden! CUZEA-Anwender können dann Lastschriften nur noch mit den von Banken angebotenen Programmen (meist kostenpflichtig) erstellen. Falls Sie nur wenige Lastschriften (z. B. von Dauerspendern) haben, können Sie sich den Umstellungsaufwand sparen, wenn die Dauerspender einen Dauerauftrag einrichten. Bitte ggf. frühzeitig mit den Spendern reden. Nr. Vorgang 1. Kopie der ausgedruckten Mitteilung der Gläubiger-ID bei allen Banken abgeben, über die Lastschriftzüge erfolgen. 2. Prüfen, ob für alle Lastschriftfälle schriftliche -rechtlich korrekte - Einzugsermächtigungen vorliegen. Fälle, in denen keine schriftliche Einzugsermächtigung (mit Angabe des Namens, der aktuellen Bankverbindung und der Unterschrift des Zahlungspflichtigen) vorliegt, in einer Excel-Liste für die Umstellung vormerken. Wenn es nur wenige Fälle sind, kann auch jetzt bereits ein schriftliches SEPA-Lastschrift-Mandat eingeholt werden (Muster Anl. 1 zum OKR- Rd.schr. v ). Das SEPA-Lastschrift-Mandat können Sie von der Homepage der Kirchenpflegervereinigung herunterladen. Ggf. können Sie dies auch als word-dokument von Ihrer Kirchlichen Verwaltungsstelle bekommen. 3. Mit CUZEA ist ab der SEPA-Umstellung kein Lastschrifteinzug mehr möglich! Prüfen und entscheiden, mit welchem Bankprogramm künftig die Lastschrifteinzüge durchgeführt werden. Evtl. neu bestellen und installieren. Mit dieser Bank dann klären, ob die Umdeutungsschreiben (siehe Nr. 5.) über das Bankprogramm erstellt werden können, wenn die Daten der Zahlungspflichtigen eingetragen sind. Ist dies über das Bankprogramm nicht möglich, evtl. die für das Umdeutungsschreiben notwendigen Daten in eine excel-tabelle eintragen, damit Sie die Umdeutungsschreiben als Serienbrief ausdrucken können. Die Vorlage nach Eingang Gläubiger-ID 3

4 für den Serienbrief können Sie von der Homepage der Kirchenpflegervereinigung runterladen. 4. Mit der Bank vereinbaren, ab wann die Lastschriften über SEPA eingezogen werden. Der Lastschrifteinzug mit einem Bankprogramm über SEPA kann auch schon vor der Umstellung in CUZEA erfolgen, da es keine Verknüpfung zu CUZEA gibt. Überweisungen können (bis zum Einspielen des Cuzea-Updates) parallel noch in alter Form mit BLZ und Kto.Nr. in Cuzea erstellt werden siehe auch Nr. A 6. Es empfiehlt sich, das Lastschriftverfahren auf SEPA vor Dezember 2013 umzustellen, da das Cuzea-Update erst im Dezember 2013 / Januar 2014 kommt und dann nur noch wenig Zeit verbleibt zum Versenden der Umdeutungsschreiben etc. Bitte beachten: Da die erste SEPA-Lastschrift mind. 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitszeitpunkt bei der Bank eingereicht werden muss, sollte der Umstellungszeitpunkt nicht zu kurz vor dem Lastschrifttermin vereinbart werden; bitte auch die vierzehntägige Frist für die Umdeutungsschreiben beachten (siehe Nr. 5)! Sie müssen wenn nicht bereits erledigt - die Sonderbedingungen für den Lastschrifteinzug bei Ihrer Bank wegen der SEPA-Umstellung neu vereinbaren (die Sondervereinbarungen zum Lastschriftverkehr wurden von Ihrer Bank zum angepasst und müssten Ihnen daher schon seit ca. 1 Jahr vorliegen). Für SFIRM-Anwender (Bankprogramm der Kreissparkassen): Bei Ihrer Kreissparkasse bitte die SEPA-Lizenz für SFIRM beantragen dies ist notwendig, damit Sie das SEPA-Lastschriftverfahren nutzen können. Bitte setzen Sie sich hier mit Ihrem Bankberater in Verbindung. 5. Bitte alle Schuldner informieren, bei denen Sie per Lastschrift einziehen, dass die bisherige Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandat umgedeutet wird. In diesem Umdeutungsschreiben dann auch den Zeitpunkt der Umstellung mitteilen. (Muster Umdeutungsschreiben, s. Anl. 2 z. OKR-Rd.schr. v Dieses können Sie als Word-Dokument auf der Homepage der Kirchenpflegervereinigung herunterladen. Ggf. erhalten Sie es auch bei Ihrer Kirchl. Verwaltungsstelle. Dieses Umdeutungsschreiben gilt zugleich als die rechtlich vorgeschriebene Information über den ersten Lastschrifteinzug über SEPA. Daher muss es mindestens 14 Kalendertage vor dem ersten Lastschrifteinzug den Schuldnern zugegangen sein. Nach Abklärung mit Bank (bis Dezember 2013; Empfehlung: vorher) Nach Abklärung mit Bank s. Nrn Für die SEPA-Lastschriftmandate muss für jeden Zahlungspflichtigen, bei dem eine Einnahme per Lastschrift gezogen wird, eine Mandatsreferenznummer vergeben werden. Diese muss auch auf dem Umdeutungsschreiben aufgeführt werden. Diese Nummer hat max. 35 Stellen und kann sowohl Ziffern als auch Buchstaben enthalten. Wir empfehlen, dass Sie sich eine Liste in Excel anlegen und für jeden Zahlungspflichtigen eine fortlaufende Nummer vergeben. 4

5 Bitte die Gläubiger-ID in Ihrem Bankprogramm eintragen. Diese wird der XML-Datei, die von Ihrem Bankprogramm erzeugt wird, mitgegeben und wird von der Bank überprüft. 7. Umstellung des Lastschrifteinzugs auf SEPA durchführen Bitte beachten: Es gelten folgende Vorlagefristen bei Einreichung der Lastschriften: 6 Bankarbeitstage bei Erst- und Einmallastschriften (s. Nr. 4) 3 Bankarbeitstage bei Folgelastschriften Ändert sich bei einer Dauer -Lastschrift der Betrag (wie im September 2013 bei den Elternbeiträgen) dann handelt es sich hier um eine Erstlastschrift mit der Vorlagefrist von 6 Bankarbeitstagen. Neu: Ab verkürzen sich die o.g. Fristen auf 2 Bankarbeitstage! Entsprechend Vereinbarung mit den Banken Die SEPA-Lastschriftmandate sind ab dem jeweils letzten Einzug 36 Monate gültig. 8. Kopien der Umdeutungsschreiben auf die SEPA-Lastschriften sowie neue SEPA-Lastschriftmandate sind für die Dauer von mind. 14 Monaten nach Einzug der letzten Lastschrift aufzubewahren. Diese Arbeitshilfe wurde von uns nach den uns bis heute vorliegenden Informationen erstellt. Es kann in den nächsten Monaten noch Ergänzungen oder Änderungen geben. Bitte lesen Sie daher die weiteren Rundschreiben des Oberkirchenrats zu diesem Thema sorgfältig durch und informieren Sie sich ggf. auch bei den von den örtlichen Banken angebotenen Informationsveranstaltungen. Stand: KVSt Ludwigsburg /KVSt Heilbronn 5