Cash Management Campus Austausch auf Augenhöhe. Veranstalter

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1 Cash Management Campus Austausch auf Augenhöhe Veranstalter 1

2 Wir bedanken uns für Ihre Teilnahme am 1. Cash Management Campus sowie den intensiven Dialog und Ihr zahlreiches, positives Feedback 2

3 Technische Anforderungen und Implikationen aufgrund neuer SEPA-Zahlungsformate Datenkonvertierung sowie Implementierung neuer Prozesse aufgrund SEPA Fragestellungen: Welche Abteilungen /Systeme sind von Sepa betroffen? Welche Systeme sind immer noch nicht Sepa-ready? Warum? Welche Lösungen gibt es dafür? Welche technischen Probleme können auftreten? Gibt es Sepa-Zahlverfahren, die Ihnen besondere Kopfschmerzen bereiten? Warum? Gibt es wichtige Besonderheiten im Reporting, die zu beachten sind? Welche Empfehlungen gibt es für den Testszenarien? Was sind noch offene Themen in Ihrem Sepa-Projekt? Fragestellungen: Wie lösen Sie das Thema der Daten-Konvertierung? Welche Prozesse mussten aufgrund Sepa neu designed werden? Was sind die offenen Themen bei der Sepa-Lastschrift? Gibt es besondere Auswirkungen aufgrund der internationalen Geltungsbereichs von Sepa? Gibt es wichtige Prozesse, die im Rahmen einer Migration nicht vergessen werden sollten? Welches sind die größten Risiken in der Sepa Migration? Wie gehen Sie damit um? Wo gibt es noch Regelungsbedarf? 3

4 Das Ergebnis Ihrer Arbeit in den insgesamt sechs Workshops im Überblick Technische Anforderungen und Implikationen aufgrund neuer SEPA-Zahlungsformate Treasury / IT, Rechnungswesen / Personalabt., Vertrieb / zentr. Einkauf (alle Abt.) Teilweise de-zenrale und teilweise zentral = hängt von Aufstellung der Unternehmen und wo Treasury zentral steht Schwierigkeiten bei subunternehmen wie Steuerberater die eigene Programme haben manche durch zentrale SAP gedeckt und manche noch auf dem weg Konvertierungsfragen BIC Daten SAP muss bestimmtes Release und Standards haben muss / Service Package ERP Wenigsten Bank können MT940 in XML Format zur Verfügung stellen Test notwendig wg Verwendungszweck Reduzierung Länderspezifische Besonderheiten SAP Feldnamen Zuweisung Zahlverfahren Direkt Debits machen Schwierigkeiten Umsetzung / Einsetzung SDD-Mandate vor allem im Ausland Verwaltung / Erstellung = insgesamt problematisch Befürchtungen, dass Banken im Ausland keine SDD einlösen können oder bis zum ende ausführen können, sodass mehr scheckaufkommen erwartet wird. B2B anstatt core LS CRM module anwendbar TMS systeme / EB Systeme Bankverlag Lösung und SAP ist auf guten info stand mit konvertierung von blc /iban, wobei SAP nicht preferiert, weil zu viele Lücken / Probleme Test nicht nur eigene Banken sondern reale Empfängerbanken XML-Formate ( nicht einheitlich) Mandatsverwaltung (ERP/Schnittstellen) (Referenz/Prüfung Unterschrift B2C Mandat/ Prüfsicherheit) Interpretation / Umsetzung Richtlinie ELV / E-Commerce / B2C (Ausnahmeregelung bis ) Laufende Formatpflege (finale Version) Umsetzung on behalf payments Technische Sicherheit vs. Fraud / Compliance Verarbeitung RüLas (Anzahl / Referenz und Gründe) Reporting MT940/CAMT vs. Reconciliation Individueller Abgleich mit den Banken?! Überprüfung, Anteil der LAs am ges. Zahlungsverkehr und ggf. Wechsel zu einem anderen Zahlungstypen Mandatsverwaltung E-Mandat Korrektes Updates des ERP-Systems Erforderliche SAP-Berater Kapazitäten werden knapp Werden die einheitlichen Formate wirklich von allen Banken akzeptiert? Besondere Problematik bei der Abwicklung von Lastschriften im Online-Handel Anpassungen im Bereich Kontierung mit der zunehmenden Nutzung von SEPA erforderlich Keine aktuelle Lösung (europaweit) vorhanden Wenn keine zeitgemäße SEPA-Umstellung realisiert werden kann, wird auf die Unterstützung durch die Banken gehofft Eher nicht aufwendige Test mit jeder Bank/jedem Land erforderlich E-Mandate, möglichst einheitlich in Europa Kontinuierliche Anpassung erforderlich Datenkonvertierung sowie Implementierung neuer Prozesse aufgrund SEPA Pricing und Konzentration auf bestimmte Märkte - Payment Factory Workflow-Change bzgl. der Mandatsverwaltung und prüfung; Risiko durch die Einholung neuer Mandate IBAN-Generierung für virtuelle Konten? (zentrale) Preisaushandlung und Kompromissfindung mit den Banken Wahl eines geeigneten Tools zur Verwaltung Nutzung der Automatisierung BIC IBAN Konvertierung Provider Wie Sicherstellung Hohe Fehlerquoten Fristsetzung für die Rückmeldungen streng einzuhalten Personalzahlungen- Konvertierung durch Dritte VWL unreine Stammdaten B2B Mandate neu einholen Konvertierung durch Dritte vs eigene Konvertierung Penny Tests Konvertierungslösungen Bankverlag, Genobanken, Sparkassen Bestätigung Problem der Datensammlung Arbeitsaufwand und Follow Up Bestätigung Dokumentieren / Nachweis Veränderungen Mandatsarchivierung Unterschiedliche Aussagen im Markt Mandatsreferenz sprechend Medium: Schriftform vs. Original Mit Kunden-Nr. verbinden Keine Blanks, Sonderzeichen, etc Prozessmanagement Papier vs. elektronisch Offene Themen: Mandate Pre-Notifikationen First SDD vs. Recurrent SDD Unterschiedliche XML Landesformate Beschränkung auf die notwendigen Anpassungen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen Nach Abschluss des SEPA Migrations-Projektes SEPA für weitere Optimierungen zu nutzen Prenotification Verkürzter Verwendungszweck Elektronische Eilzahlung DTE Liquidität/Vorlaufzeiten Verkürzung der Vorlaufzeit?! Integration in die Rechnung Avis Release im November für Folgelösung Datei früher erstellen, höhere Unflexibilität Entwicklung des Bankenmarktes, SEPA Konkurenzkampf Durch anklicken einer der farbigen Seiten, kommen Sie direkt auf die dazugehörige Themenseite. 4

5 Ergänzende Anmerkungen aus einzelnen Workshops 1/2 Im Workshop wurde mit Blick auf die regulierte Preisgestaltung für SEPA-Transaktionen darüber diskutiert, ob es in Europa zu einer Konzentration des Zahlungsverkehrs auf Niedrigpreisländer wie Deutschland kommen könnte. Die Etablierung einer Payment Factory und gleichzeitig Verhandlung europaweit gültiger Konditionen erscheint hier ein gangbarer Weg zur Nutzung dieser Veränderung. Die Frage nach der Verfügbarkeit der IBAN für ein virtuelles Konto sollte mit der jeweiligen Bank direkt geklärt und ggf. schriftlich bestätigt werden. Pricing und Konzentration auf bestimmte Märkte - (zentrale) Preisaushandlung und Kompromissfindung Payment Factory mit den Banken Workflow-Change bzgl. der Mandatsverwaltung und prüfung; Wahl eines geeigneten Tools zur Verwaltung Risiko durch die Einholung neuer Mandate Nutzung der Automatisierung IBAN-Generierung für virtuelle Konten? 11 Als eine wesentliche Hürde wurde die besondere Problematik bei der Abwicklung von Lastschriften im Online-Handel im Hinblick auf die Mandatsverwaltung erkannt. Eine mögliche Lösung ist aktuell noch nicht abschließend gefunden wünschenswert wäre aber eine einheitliche Lösung für das E-Mandate in Europa. Mandatsverwaltung E-Mandat Keine aktuelle Lösung (europaweit) vorhanden Korrektes Updates des ERP-Systems Wenn keine zeitgemäße SEPA-Umstellung realisiert werden Erforderliche SAP-Berater Kapazitäten werden knapp kann, wird auf die Unterstützung durch die Banken gehofft Werden die einheitlichen Formate wirklich von allen Banken Eher nicht aufwendige Test mit jeder Bank/jedem akzeptiert? Land erforderlich Besondere Problematik bei der Abwicklung von Lastschriften im Online-Handel Anpassungen im Bereich Kontierung mit der zunehmenden Nutzung von SEPA erforderlich E-Mandate, möglichst einheitlich in Europa Kontinuierliche Anpassung erforderlich 10 Kontrovers wurde die Konvertierung von Bankverbindungsdaten für Personal- und VWL-Zahlungen über externe Dienstleister diskutiert. Mehrheitlich sprach man sich dafür aus, dass diese sensiblen Daten keinesfalls durch Dritte konvertiert werden dürften. Im Einzelfall wurden die Mitarbeiter eines Teilnehmerunternehmens angeschrieben und IBAN/ BIC erfragt. Die Teilnehmer empfahlen, dass die Banken der Bezogenen die Einmeldung von B2B-Mandaten bestätigen, um R-Transaktionen aufgrund fehlenden Mandates auszuschließen. Es herrschte große Einigkeit darüber, dass Mandate elektronisch archiviert werden können und die Auflage Schriftform auch mit einer Kopie erfüllt sein würde. Ein Teilnehmer gab den Hinweis, dass das Unternehmen in ihren AGB die Vorabinformationsfrist auf bis zu 2 Tage verkürzt habe. In der allgemeinen Diskussion wurden 7 Tage als praktikabel angesehen. Personalzahlungen- Konvertierung durch Dritte Konvertierung durch Dritte vs eigene Konvertierung VWL unreine Stammdaten Penny Tests B2B Mandate neu einholen Konvertierungslösungen Bankverlag, Genobanken, Sparkassen Bestätigung Mandatsarchivierung Medium: Schriftform vs. Original Unterschiedliche Aussagen im Markt Mandatsreferenz sprechend Mit Kunden-Nr. verbinden Keine Blanks, Sonderzeichen, etc Prenotification Verkürzung der Vorlaufzeit?! Integration in die Rechnung Verkürzter Verwendungszweck Avis Elektronische Eilzahlung DTE Release im November für Folgelösung Liquidität/Vorlaufzeiten Datei früher erstellen, höhere Unflexibilität 13 5

6 Ergänzende Anmerkungen aus einzelnen Workshops 2/2 Da es kein einheitliches SEPA XML-Format gibt, sind länderspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen. Dies erhöht die Komplexität des SEPA-Projektes, da ein individueller Abgleich mit den Bankpartnern erfolgen muss. Für die Mandatsverwaltung müssen Schnittstellen zum ERP geschaffen werden, aber: Welche Systematik sollte zur Vergabe einer Referenznummer angewendet werden, damit eine eindeutige Zuordnung gewährleistet ist? Können alle Angaben zur Einholung, Änderung und Nutzung von SEPA-Mandaten in der Mandatsverwaltung erfasst werden? Wie kann - bei Basis Lastschriften geprüft werden, ob ein unterschriebenes Mandat vorliegt? Eine Überprüfung, ob der Einzug von Forderungen via Lastschrift im Unternehmen nach wie vor erforderlich ist, oder ob ein Wechsel auf andere Zahlungstypen denkbar ist, wurde seitens des Workshops empfohlen. Aufgrund von Ausnahmeregelungen für landesspezifische Zahlungstypen ist die Vorhaltung und Pflege von mehreren Formaten zwingend erforderlich. So ist in Deutschland u.a. das Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) bis zum weiterhin über das lokale deutsche Format zulässig. Bei der Umsetzung von payments-on-behalf-of (POBO) sind die länderspezifischen Vorgaben bzw. Feldbelegungen zu beachten, damit die Zahlung rechtlich nicht anzufechten ist. Hierbei geht es insbesondere um die Abwägung der technischen Sicherheit gegenüber Fraud / Compliance und die allgemeine Rechtslage zur Erlaubnis in den Ländern für diese Art von Zahlungen. Wie kann eine automatisierte Verarbeitung von Rücklastschriften (Anzahl, Referenz und Grund der Rückgabe) systemseitig dargestellt werden? Welches Reporting (MT940 oder CAMT) kann/sollte für die Abstimmung im TMS/ERP verwendet werden? Die Bereitstellung von CAMT-Auszügen ist bankseitig nur teilweise gewährleistet, so dass weiterhin mit dem MT940 gearbeitet werden muss. Hierbei kann es aufgrund der geringeren Feldkapazität zu Informationsverlust kommen (heutiges DTAUS Format vs. CAMT Reporting). Ebenfalls sollte die unternehmensinterne Infrastruktur auf die reibungslose Verarbeitung von CAMT-Auszügen hin überprüft werden. XML-Formate ( nicht einheitlich) Individueller Abgleich mit den Banken?! Mandatsverwaltung (ERP/Schnittstellen) Überprüfung, Anteil der LAs am ges. Zahlungsverkehr und (Referenz/Prüfung Unterschrift B2C Mandat/ Prüfsicherheit) ggf. Wechsel zu einem anderen Zahlungstypen Interpretation / Umsetzung Richtlinie ELV / E-Commerce / B2C (Ausnahmeregelung bis ) Laufende Formatpflege (finale Version) Umsetzung on behalf payments Technische Sicherheit vs. Fraud / Compliance Verarbeitung RüLas (Anzahl / Referenz und Gründe) Reporting MT940/CAMT vs. Reconciliation 9 Treasury / IT, Rechnungswesen / Personalabt., Vertrieb / zentr. Einkauf (alle Abt.) Teilweise de-zenrale und teilweise zentral = hängt von Aufstellung der Unternehmen und wo Treasury zentral steht Schwierigkeiten bei subunternehmen wie Steuerberater die eigene Programme haben manche durch zentrale SAP gedeckt und manche noch auf dem weg Konvertierungsfragen BIC Daten SAP muss bestimmtes Release und Standards haben muss / Service Package ERP TMS systeme / EB Systeme CRM module anwendbar Wenigsten Bank können MT940 in XML Format zur Verfügung Bankverlag Lösung und SAP ist auf guten info stand mit stellen konvertierung von blc /iban, wobei SAP nicht preferiert, Test notwendig wg Verwendungszweck Reduzierung weil zu viele Lücken / Probleme Länderspezifische Besonderheiten SAP Feldnamen Zuweisung Zahlverfahren Direkt Debits machen Schwierigkeiten Test nicht nur eigene Banken sondern reale Empfängerbanken Umsetzung / Einsetzung SDD-Mandate vor allem im Ausland Verwaltung / Erstellung = insgesamt problematisch Befürchtungen, dass Banken im Ausland keine SDD einlösen können oder bis zum ende ausführen können, sodass mehr scheckaufkommen erwartet wird. B2B anstatt core LS 8 BIC IBAN Konvertierung Fristsetzung für die Rückmeldungen streng einzuhalten Provider Wie Sicherstellung Hohe Fehlerquoten Problem der Datensammlung Arbeitsaufwand und Follow Up Bestätigung Dokumentieren / Nachweis Veränderungen Prozessmanagement Papier vs. elektronisch Offene Themen: Mandate Beschränkung auf die notwendigen Anpassungen, Pre-Notifikationen um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen First SDD vs. Recurrent SDD Nach Abschluss des SEPA Migrations-Projektes SEPA für Unterschiedliche XML Landesformate weitere Optimierungen zu nutzen Entwicklung des Bankenmarktes, SEPA Konkurenzkampf 12 6

7 Treasury / IT, Rechnungswesen / Personalabt., Vertrieb / zentr. Einkauf (alle Abt.) Teilweise de-zenrale und teilweise zentral = hängt von Aufstellung der Unternehmen und wo Treasury zentral steht Schwierigkeiten bei subunternehmen wie Steuerberater die eigene Programme haben manche durch zentrale SAP gedeckt und manche noch auf dem weg Konvertierungsfragen BIC Daten SAP muss bestimmtes Release und Standards haben muss / Service Package ERP Wenigsten Bank können MT940 in XML Format zur Verfügung stellen Test notwendig wg Verwendungszweck Reduzierung Länderspezifische Besonderheiten SAP Feldnamen Zuweisung Zahlverfahren Direkt Debits machen Schwierigkeiten Umsetzung / Einsetzung SDD-Mandate vor allem im Ausland Verwaltung / Erstellung = insgesamt problematisch Befürchtungen, dass Banken im Ausland keine SDD einlösen können oder bis zum ende ausführen können, sodass mehr scheckaufkommen erwartet wird. B2B anstatt core LS CRM module anwendbar TMS systeme / EB Systeme Bankverlag Lösung und SAP ist auf guten info stand mit konvertierung von blc /iban, wobei SAP nicht preferiert, weil zu viele Lücken / Probleme Test nicht nur eigene Banken sondern reale Empfängerbanken Zu Seite 4 7

8 XML-Formate ( nicht einheitlich) Mandatsverwaltung (ERP/Schnittstellen) (Referenz/Prüfung Unterschrift B2C Mandat/ Prüfsicherheit) Interpretation / Umsetzung Richtlinie ELV / E-Commerce / B2C (Ausnahmeregelung bis ) Laufende Formatpflege (finale Version) Individueller Abgleich mit den Banken?! Überprüfung, Anteil der LAs am ges. Zahlungsverkehr und ggf. Wechsel zu einem anderen Zahlungstypen Umsetzung on behalf payments Technische Sicherheit vs. Fraud / Compliance Verarbeitung RüLas (Anzahl / Referenz und Gründe) Reporting MT940/CAMT vs. Reconciliation Zu Seite 4 8

9 Mandatsverwaltung E-Mandat Korrektes Updates des ERP-Systems Erforderliche SAP-Berater Kapazitäten werden knapp Werden die einheitlichen Formate wirklich von allen Banken akzeptiert? Keine aktuelle Lösung (europaweit) vorhanden Wenn keine zeitgemäße SEPA-Umstellung realisiert werden kann, wird auf die Unterstützung durch die Banken gehofft Eher nicht aufwendige Test mit jeder Bank/jedem Land erforderlich Besondere Problematik bei der Abwicklung von Lastschriften im Online-Handel Anpassungen im Bereich Kontierung mit der zunehmenden Nutzung von SEPA erforderlich E-Mandate, möglichst einheitlich in Europa Kontinuierliche Anpassung erforderlich Zu Seite 4 9

10 Pricing und Konzentration auf bestimmte Märkte - Payment Factory Workflow-Change bzgl. der Mandatsverwaltung und prüfung; Risiko durch die Einholung neuer Mandate IBAN-Generierung für virtuelle Konten? (zentrale) Preisaushandlung und Kompromissfindung mit den Banken Wahl eines geeigneten Tools zur Verwaltung Nutzung der Automatisierung Zu Seite 4 10

11 BIC IBAN Konvertierung Provider Wie Sicherstellung Hohe Fehlerquoten Fristsetzung für die Rückmeldungen streng einzuhalten Problem der Datensammlung Arbeitsaufwand und Follow Up Bestätigung Dokumentieren / Nachweis Veränderungen Prozessmanagement Papier vs. elektronisch Offene Themen: Mandate Pre-Notifikationen First SDD vs. Recurrent SDD Unterschiedliche XML Landesformate Beschränkung auf die notwendigen Anpassungen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen Nach Abschluss des SEPA Migrations-Projektes SEPA für weitere Optimierungen zu nutzen Entwicklung des Bankenmarktes, SEPA Konkurenzkampf Zu Seite 4 11

12 Personalzahlungen- Konvertierung durch Dritte VWL unreine Stammdaten B2B Mandate neu einholen Konvertierung durch Dritte vs eigene Konvertierung Penny Tests Konvertierungslösungen Bankverlag, Genobanken, Sparkassen Bestätigung Mandatsarchivierung Unterschiedliche Aussagen im Markt Mandatsreferenz sprechend Medium: Schriftform vs. Original Mit Kunden-Nr. verbinden Keine Blanks, Sonderzeichen, etc Prenotification Verkürzter Verwendungszweck Elektronische Eilzahlung DTE Liquidität/Vorlaufzeiten Verkürzung der Vorlaufzeit?! Integration in die Rechnung Avis Release im November für Folgelösung Datei früher erstellen, höhere Unflexibilität 12

13 Wir freuen uns auf eine Fortsetzung des Austausches mit Ihnen und würden uns freuen Sie beim 2. Cash Management Campus 2014 begrüßen zu dürfen. 13