OpenOffice Calc 3.4 PRAXIS. bhv. Tabellenkalkulation mit

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1 bhv PRAXIS Winfried Seimert Tabellenkalkulation mit OpenOffice Calc 3.4 Ausführliches Material am Beispiel einer Demo-Firma Artikelbestände und Bestellwesen, Rechnung und Faktura Erweiterte Berechnungsfunktionen und grafische Darstellung Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle relevanten Anwendungsgebiete einer Tabellenkalkulation

2 1 Basiswissen Ziele Die grundlegende Arbeitsweise einer Tabellenkalkulation verstehen Sicherer Umgang mit einer Arbeitsmappe und deren Tabellen Problemlose Zusammenarbeit mit Microsoft Excel Schritte zum Erfolg Grundlegende Begriffe erfassen Arbeitsmappen anlegen und speichern Weitere Tabellen einfügen und gegebenenfalls Tabellen löschen Microsoft-Excel-Tabellen öffnen, speichern und gegebenenfalls migrieren 9

3 Gewiss möchten Sie gleich loslegen. Doch bevor Sie das tun, sollten Sie sich mit ein paar Grundbegriffen vertraut machen. Calc Eine Tabellenkalkulation ist ein Programm, bei dem man Daten in Tabellenform eingeben und mit diesen rechnen kann. Mit der Tabellenkalkulation Calc lassen sich schnell und komfortabel Listen schreiben, formatieren und sortieren, Rechnungen erstellen, Kundendaten verwalten, Artikel verwalten, Kalkulationen für viele Zwecke erstellen, Daten auswerten und mittels Diagrammen grafisch darstellen. Vorüberlegungen Für unseren Beispielfall sollten Sie sich einmal in folgende Situation hineinversetzen: Sie sind der Eigentümer der fiktiven Safthandlung Sueffel aus Singen (Hohentwiel). Da gibt es viel zu tun und Sie sind schon seit Langem auf der Suche nach einem praktischen Helfer, der endlich Ordnung in Ihr Zettelchaos bringen könnte. Eines Abends erfahren Sie in einer geselligen Runde mit Ihren Freunden, dass das kostenfreie Programm OpenOffice mit der Tabellenkalkulation dazu in der Lage ist, und schon kribbelt es Ihnen in den Fingern, Ihren Betrieb damit auf Vordermann zu bringen. Gesagt, getan. Sie besorgen sich das kostenlose OpenOffice unter und installieren es auf Ihrem Rechner. Umsetzung in Calc Da Calc ein Modul des Programmpakets OpenOffice ist, müssen Sie zum Starten zunächst auf die Schaltfläche Calc im Startcenter von OpenOffice klicken. 10 Kapitel 1

4 Abb. 1.1: So geht es los! Verwenden Sie bereits Windows 8, können Sie im Start-Bildschirm auch direkt auf die Kachel Calc klicken oder tippen. Wenn Sie Calc gestartet haben, wir Ihnen sofort eine neue, leere Arbeitsmappe mit drei Tabellen angezeigt. Diese werden Ihnen als Blattregister angezeigt und tragen die Bezeichnung Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3. Basiswissen 11

5 Abb. 1.2: Calc in voller Pracht Arbeitsmappe Arbeitsmappen spielen bei Calc eine besondere Rolle, denn darin werden die von Ihnen bearbeiteten Tabellen gespeichert. Eine Arbeitsmappe ist die Datei, in der die Daten bearbeitet und gespeichert werden. In der Titelleiste finden Sie gegenwärtig die Bezeichnung Unbenannt 1, was Ihnen zeigt, dass die Arbeitsmappe bislang nicht gesichert wurde. Sie sollten sie also zunächst speichern. Klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie den Menüpunkt Speichern unter an. Sie erhalten das gleichnamige Dialogfenster, denn die Arbeitsmappe muss ja irgendwo auf Ihrer Festplatte gesichert werden. Begeben Sie sich zum gewünschten Ordner und geben Sie im Feld Dateiname eine aussagekräftige Bezeichnung ein. 12 Kapitel 1

6 Abb. 1.3: Die Arbeitsmappe speichern In unserem Fall geben Sie Saft ein und klicken dann auf die Schaltfläche Speichern. Tabellenblätter Betrachten Sie das Programmfenster an dieser Stelle einmal genauer. Neben den üblichen Bestandteilen wie beispielsweise der Menü- und den Symbolleisten finden Sie auf der unteren Seite das bereits erwähnte Blattregister mit den Tabellen. Jede einzelne Arbeitsmappe kann unterschiedlich viele Blätter enthalten. Wenn Sie eine neue Arbeitsmappe erstellen, werden zunächst jeweils drei Tabellenblätter angelegt. Basiswissen 13

7 Abb. 1.4: Die Tabellen einer Arbeitsmappe Um zwischen den einzelnen Tabellenblättern zu wechseln, klicken Sie einfach auf die Registerkarte des gewünschten Blattes und schon steht dieses im Vordergrund zur Bearbeitung bereit. Wenn die Navigationsschaltflächen sichtbar sind, was der Fall ist, wenn sich mehr als drei Tabellenblätter in einer Mappe befinden oder der Platz für das Blattregister verkleinert wurde, können Sie sich mit diesen wie folgt innerhalb der Mappe bewegen: Zum ersten Blatt Ein Blatt nach links Ein Blatt nach rechts Zum letzten Blatt Nicht immer werden die drei vorgegebenen Tabellenblätter ausreichen. Um der Mappe ein weiteres Tabellenblatt hinzuzufügen, rufen Sie die Befehlsfolge Einfügen / Tabelle auf. Sie erhalten ein Dialogfenster, in dem Sie zunächst die Position der neuen Tabelle(n) bestimmen können. Darüber hinaus können Sie auch noch die Anzahl der neuen Tabellen sowie deren Namen festlegen (siehe Abbildung 1.5). Belassen Sie es bei der Standardeinstellung und drücken Sie anschließend auf OK, erscheint das Tabellenblatt Tabelle4. Befanden Sie sich dabei auf Tabelle1, dann wird es vor dieser Tabelle eingefügt (siehe Abbildung 1.6). Wünschen Sie eine andere Reihenfolge, dann zeigen Sie einfach auf die betreffende Registerkarte und ziehen diese mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle (siehe Abbildung 1.7). 14 Kapitel 1

8 Abb. 1.5: Ein neues Tabellenblatt einfügen Abb. 1.6: Die neu eingefügte Tabelle Abb. 1.7: Eine Tabelle umstellen Achten Sie dabei auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der anderen Registerkarten. Dieser zeigt Ihnen die Position an, an der Sie einfügen können. Basiswissen 15

9 Manchmal kommt es auch vor, dass Sie ein Tabellenblatt entfernen wollen. Bis auf ein Blatt können alle Tabellenblätter aus der Mappe entfernt werden. Bedenken Sie dabei allerdings, dass dieser Löschvorgang nicht rückgängig gemacht werden kann. Aktivieren Sie das gewünschte Tabellenblatt, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Blattregister und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Tabelle löschen. Abb. 1.8: Eine Tabelle löschen Enthält das Tabellenblatt Daten, werden Sie gefragt, ob Sie es wirklich löschen wollen. Abb. 1.9: Brauchen Sie die Daten noch? Wenn Sie nun auf Löschen klicken, wird das Blatt endgültig entfernt. 16 Kapitel 1

10 Verwenden Sie eine Reihe an Tabellen, dann werden die vorgegebenen Tabellennamen rasch unübersichtlich. Wie Sie gleich sehen werden, können Sie die Tabellen jedoch mit einer aussagekräftigeren Bezeichnung versehen. Um eine Tabelle mit einem anderen Namen zu versehen, wählen Sie den Kontextmenüeintrag Tabelle umbenennen. Im folgenden Dialogfenster schreiben Sie den neuen Namen direkt in das Feld Name. Insgesamt können Sie dabei bis zu 31 Zeichen und Leerstellen für den Tabellenblattnamen verwenden, der jedoch nur einmal in derselben Mappe vorkommen darf. Außerdem dürfen Sie folgende Zeichen nicht benutzen: / \? * [ ]. Für unser Beispiel tragen Sie Bestellung ein. Abb. 1.10: Eine Tabelle umbenennen Beenden Sie die Eingabe mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Vielleicht finden Sie die gewünschte Registerkarte noch schneller, wenn Sie mit Farben arbeiten. Wie Sie vielleicht dem Kontextmenü der Registerkarte entnommen haben, ist es möglich, die Tabellenblätter mit einer Farbe zur besseren Orientierung zu versehen. Wählen Sie dazu den Kontextmenübefehl Registerfarbe und anschließend in der Farbpalette die gewünschte Farbe aus. Basiswissen 17

11 Abb. 1.11: Ein Tabellenregisterblatt farblich gestalten Schließen Sie mit OK das Dialogfenster. Tabellenblatt schützen Möchten Sie ein Tabellenblatt vor unbeabsichtigten Veränderungen schützen, so ist das schnell erledigt. Rufen Sie die Menüfolge Extras / Dokument schützen / Tabelle auf. Im folgenden Dialogfenster geben Sie ein Kennwort ein und bestätigen dieses. 18 Kapitel 1

12 Abb. 1.12: Tabellenblätter schützen Wenn Sie anschließend mit OK bestätigen, können Sie keine Veränderungen mehr in der Tabelle vornehmen. Vielmehr erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Abb. 1.13: Diese Tabelle ist vor Veränderungen geschützt Um den Schutz aufzuheben, müssen Sie die oben angegebene Menüfolge erneut aufrufen, das Kennwort eingeben und mit OK bestätigen. Tabellenblatt ausblenden Tabellenblätter lassen sich auch vor neugierigen Blicken schützen, indem man sie einfach ausblendet. Wechseln Sie zunächst auf das Tabellenblatt, das Sie ausblenden wollen, und wählen Sie dann nacheinander die Menüfolge Format / Tabelle / Ausblenden an. Basiswissen 19

13 Sofort ist die betreffende Tabelle aus dem Blattregister verschwunden. Um die Tabelle wieder einzublenden, rufen Sie die Menüfolge Format / Tabelle erneut auf. Diesmal entscheiden Sie sich jedoch für den Menüpunkt Einblenden. Dadurch erhalten Sie das Dialogfenster Tabelle einblenden, das alle ausgeblendeten Tabellen auflistet. Markieren Sie die Tabelle, die Sie wieder sichtbar machen möchten, und bestätigen Sie mit OK. Abb. 1.14: Eine Tabelle wieder einblenden Besonderheiten Ab und an kann es vorkommen, dass eine Symbolleiste, die Sie benötigen, nicht sichtbar ist. In diesem Fall rufen Sie die Menüfolge Ansicht / Symbolleisten auf und wählen die gewünschte Leiste aus. Aktivierte und somit eingeblendete Symbolleisten erkennen Sie an den Häkchen vor der Bezeichnung. 20 Kapitel 1

14 Abb. 1.15: Fehlende Symbolleisten einblenden Zusammenarbeit mit Microsoft Excel Sie verfügen (noch) über eine stattliche Zahl von Microsoft-Excel- Dateien? Keine Sorge, die können Sie mit OpenOffice problemlos öffnen, weiterbearbeiten und so abspeichern, dass man sie wieder in Excel öffnen kann. Dateien speichern Wenn Sie eine Excel-Datei in Calc öffnen möchten, müssen Sie lediglich darauf achten, dass im Listenfeld Dateityp der Eintrag Alle Dateien (*.*) steht. Dann werden Ihnen auch Excel-Dateien angezeigt. Bei vielen Dateien ist es ratsam, wenn Sie den entsprechenden Microsoft-Excel-Dateityp einstellen. Basiswissen 21

15 Abb. 1.16: Stellen Sie den Dateityp ein Möchten Sie eine Calc-Arbeitsmappe an jemanden weiterreichen, der mit Microsoft Excel arbeitet, wählen Sie zum Speichern die Menüfolge Datei / Speichern unter und stellen im Feld Dateityp den gewünschten Dateityp ein. Abschließend klicken Sie noch auf Speichern und nehmen das Hinweisfenster zur Kenntnis. Abb. 1.17: Bestätigen Sie Ihre Wahl Nachdem Sie die Schaltfläche Aktuelles Format beibehalten angeklickt haben, wird die Calc-Arbeitsmappe im Excel-Format gespeichert. 22 Kapitel 1

16 Dateien migrieren Möchten Sie vorhandene Microsoft-Excel-Dateien für die ständige Bearbeitung in Calc bereitstellen, dann sollten Sie diese umwandeln. Dieser Vorgang verläuft dialoggesteuert über den Dokumenten-Konverter, den Sie über das Menü Datei / Assistenten aufrufen können. Nachdem Sie ihn gestartet haben, wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp einfach aus. Abb. 1.18: Dateien dauerhaft umwandeln Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, wechseln Sie mit Weiter ins nächste Fenster. In diesem legen Sie die Import- und Speicheroptionen der Dokumente fest. Basiswissen 23

17 Abb. 1.19: Die Speicheroptionen einstellen Verfügen Sie über Vorlagen, können Sie diese hier ebenfalls nach Aktivierung des Kontrollkästchens Excel-Vorlagen umwandeln. Mit einem Klick auf Weiter werden dann die betreffenden Dateien konvertiert. Calc beenden Vorerst war es das mit Ihren Arbeiten an der Tabellenkalkulation Calc. Sie werden sie vorerst beenden. 24 Kapitel 1

18 Die Arbeiten an Ihrer Arbeitsmappe können Sie auf zweierlei Weise abschließen: Sie schließen die geöffnete Mappe oder Sie schließen das gesamte Programmpaket. In beiden Fällen klicken Sie auf das Menü Datei. Die Arbeitsmappe selbst schließen Sie über den gleichnamigen Menüeintrag Schließen und das Programmpaket schließen Sie mit dem Menüpunkt Beenden. Abb. 1.20: Die Befehle für das Beenden Basiswissen 25

19 Schneller geht das übrigens mit der nicht dokumentierten Tastenkombination S + w. Das Programm selbst schließen Sie über den Menüpunkt Beenden oder mithilfe der Tastenkombination S + q. 26 Kapitel 1