Netzplantechnik Prof. Dr. rer. nat. Thomas Morgenstern September nur für den Gebrauch zu Studienzwecken, Vervielfältigung vorbehaltlich

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1 Netzplantechnik Prof. Dr. rer. nat. Thomas Morgenstern September nur für den Gebrauch zu Studienzwecken, Vervielfältigung vorbehaltlich

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Normen Projektmanagement Projekte Definitionen Beispiele Projekt Phasen Projektidee, Initialisierung Projektdefinition Projektorganisation Projektplan Weitere Schritte Erfolgsfaktoren des Projektmanagements Netzplantechnik Projektanalyse und Strukturplanung Projektstrukturplan Arbeitspakete Vorgänge Anordnungsbeziehungen Netzpläne Gliederung Darstellung Zeitrechnung Dauern Zeitpunkte Puffer Kritischer Weg Zeitrechnung beim Vorgangsknotennetzplan Berechnung i

3 ii INHALTSVERZEICHNIS 3.5 Output Critical Path Method CPM-Zeitplanung Stochastische Netzpläne PERT Vorgangsdauern bei PERT Zeitplanung mit PERT Interpretation Fehlerquellen A Übungen 57 A.1 Abgabe

4 Kapitel 1 Einleitung 1.1 Normen Das Projektmanagement, Projektmanagementsysteme und die Netzplantechnik werden normativ durch den Normenausschuss Qualitätsmanagement, Statistik und Zertifizierungsgrundlagen (NQSZ) im DIN geregelt. DIN 69900: , Projektmanagement - Netzplantechnik und weitere Methoden - Beschreibungen und Begriffe DIN : , Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 1: Grundlagen DIN : , Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 2: Prozesse, Prozessmodell DIN : , Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 3: Begriffe DIN : , Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 4: Daten, Datenmodell DIN : , Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 5: Begriffe DIN EN ISO 9000, Qualitätsmanagementsysteme - Grundlagen und Begriffe DIN EN ISO 9001, Qualitätsmanagementsysteme - Anforderungen DIN EN ISO 10007, Qualitätsmanagement - Leitfaden für Konfigurationsmanagement 1

5 2 KAPITEL 1. EINLEITUNG DIN-Fachbericht ISO 10006, Qualitätsmanagementsysteme - Leitfaden für Qualitätsmanagement in Projekten ISO/IEC 19501, Unified Modeling Language (UML)

6 Kapitel 2 Projektmanagement Projekte befassen sich mit Vorhaben aller Art. Sie unterscheiden sich nach Zielen und Produkten, nach Größe, Komplexität, Zeitbedarf und erforderlichem Aufwand, nach der Anzahl der Mitwirkenden und Betroffenen. Sie werden von Organisationen jeder Größe durchgeführt. Wegen der Vielzahl der von Fall zu Fall gültigen Bedingungen werden zur optimalen Vorbereitung, Planung und Durchführung der Projekte die unterschiedlichsten Formen und Strukturen des Projektmanagements benötigt. Eine vollständige, alle Details erfassende Beschreibung der Aufgaben, Prozesse und Strukturen der Lösungen für das Projektmanagement ist prinzipiell unmöglich (d. h. ebenso unmöglich wie für jeden anderen Realitätsbereich). Was wir benutzen, ist stets ein mehr oder weniger abstraktes Abbild der Realität: ein Modell. 2.1 Projekte Ein Projekt zeichnet sich aus durch: einen Auftraggeber, ein definiertes Ziel, einen Projektleiter, eine spezielle Organisation (Projektgruppe, Arbeitsgruppen, usw.), eine spezielle Planung (Zeitplanung, Ressourcen-, usw.), zeitliche Begrenzung, eine gewisse Einmaligkeit, 3

7 4 KAPITEL 2. PROJEKTMANAGEMENT es kann in Teilprojekte untergliedert werden, es ist i.d.r. mit einem Risiko behaftet, es erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Spezialisten aus unterschiedlichen Bereichen. Projekte kann man nach ISO wie folgt charakterisieren: sie sind einzigartige, nicht-wiederholbare Abläufe, die aus Prozessen und Vorgängen bestehen; sie weisen einen gewissen Grad von Risiko und Unsicherheit auf; man erwartet von ihnen, dass sie spezifizierte (als Minimum) und quantifizierte Ergebnisse innerhalb vorbestimmter Parameter liefern, wie zum Beispiel qualitätsbezogener Parameter; sie haben geplante Start- und Endtermine, innerhalb klar spezifizierter Kosten- und Ressourcen-Beschränkungen; ihr Personal kann zeitweise der Projektorganisation für die Dauer des Projekts zugeordnet sein [die Projektorganisation kann durch eine Trägerorganisation eingerichtet werden und im Projektverlauf Änderungen unterliegen]; sie können von langer Dauer und im Zeitverlauf wechselnden internen und externen Einflüssen ausgesetzt sein Definitionen Definition nach Project Management Body of Knowledge des amerikanischen Projekt Management Institute: Definition Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unternehmen, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen. Definition nach Competende Baseline der International Project Management Association (IPMA): Definition Ein Projekt ist eine einmalige Gesamtheit von koordinierten Aktivitäten mit bestimmten Anfangsund Endpunkten, die von einer Person oder Organisation mit dem Ziel durchgeführt werden, bestimmte Termin-, Kosten- und Leistungsziele zu erreichen.

8 2.1. PROJEKTE 5 Definition nach Bernd J. Madauss: Definition Projekte sind Vorhaben mit definiertem Anfang und Abschluss, die durch die Merkmale zeitliche Befristung, Einmaligkeit, Komplexität und Neuartigkeit gekennzeichnet sind. Definition nach ISO 10006: Definition Ein Projekt ist ein einmaliger Prozess, der aus einem Satz von abgestimmten und gelenkten Vorgängen mit Anfangs- und Endterminen besteht und durchgeführt wird, um ein Ziel zu erreichen, das spezifische Anforderungen erfüllt, wobei Beschränkungen in Bezug auf Zeit, Kosten und Ressourcen berücksichtigt werden. Bemerkung Ein Einzelprojekt kann Teil einer größeren Projektstruktur sein. Bemerkung Bei einigen Projekten werden während des Projektverlaufs die Ziele verfeinert und die Produktmerkmale fortschreitend definiert. Bemerkung Das Projektprodukt (siehe ISO 9000:2000, 3.4.2) wird durch den Projektumfang allgemein definiert. Es kann aus einer oder mehreren Produkteinheit(en) bestehen und konkret oder abstrakt sein. Bemerkung Die Projektorganisation ist normalerweise zeitlich begrenzt und für die Laufzeit des Projekts eingerichtet. Bemerkung Die Komplexität von Interaktionen zwischen Projektvorgängen ist nicht notwendigerweise mit der Projektgröße verknüpft. Definition nach DIN 69901: : Definition Ein Projekt ist ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist, das im wesentlichen gekennzeichnet ist durch: die Einmaligkeit der Bedingungen (Einmaligkeit der Aufgabe)

9 6 KAPITEL 2. PROJEKTMANAGEMENT eine definierte Zielvorgabe Begrenzungen zeitlicher, finanzieller, personeller und anderer Art Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben eine spezifische Organisation. Aktuelle Definition nach DIN : : Definition Ein Projekt (en: project) ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Solche Bedingungen können z.b. sein Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, projektspezifische Organisation Beispiele Beispiel Beispiele für Projekte Bauprojekt, Investitionsprojekt, Organisationsprojekt Forschungs- und Entwicklungsprojekt (z.b. Seeweg nach Indien 1492, Software-Eigenentwicklung, Versuchsprojekt / Prototyp, Flug zum Mars),

10 2.1. PROJEKTE 7 Wartungsprojekte, Unterstützungsprojekte Bachelorarbeit / Studium. Circa die Hälfte aller Softwareprojekte entfällt auf die Individualentwicklung von IT-Anwendungssystemen. Die restlichen ca. 50 Prozent entfallen auf die Einführung von Standard-Anwendungssoftware und IT-Projekte zur Geschäftsprozessoptimierung. Beispiel (Gal & Gehring). Bau einer Garage Vor dem Gießen der Fundamente, was insgesamt 2 Tage erfordert, müssen die Fundamente ausgehoben werden, was einen Tag dauert. Mit der Verlegung der elektrischen Erdleitungen, was 2 Tage dauert, kann bereits einen Tag nachdem mit dem Gießen der Fundamenten begonnen wurde angefangen werden. Mit der Errichtung der Mauern kann frühestens einen Tag nach der Fertigstellung der Fundamente begonnen werden, was 3 Tage dauert. Auf die Mauern wird das Garagendach gesetzt. Die Deckung des Dachs erfordert 2 Tage und sollte aus qualitativen Gründen (Nässe) spätestens 2 Tage nach der Fertigstellung der Mauern erfolgen. Nach Verlegung der Erdleitungen und der Fertigstellung der Mauern kann der Boden betoniert werden, was 3 Tage dauert. Allerdings sollten die fertigen Mauern zuvor mindestens einen Tag trocknen. Zum Einsetzen des Garagentors braucht man einen Tag und kann direkt nach der Fertigstellung des Dachs beginnen. Der Innenputz benötigt zwei Tage und kann nach Fertigstellung des Bodens und dem Einsetzen des Tors aufgebracht werden. Allerdings sollte der Boden zuvor mindestens einen Tag geruht haben. Auch der Außenputz kann auf die Mauern aufgebracht werden, nachdem das Tor eingesetzt wurde. Es werden dafür 2 Tage benötigt; allerdings sollte mit dieser Arbeit höchstens 4 Tage nach der Errichtung der Mauern begonnen werden. Nach den Putzarbeiten kann zuletzt das Tor gestrichen werden, was einen Tag dauert.

11 8 KAPITEL 2. PROJEKTMANAGEMENT Beispiel (vgl. Neumann & Morlock). Bau einer Brücke Wir betrachten das Projekt: "Bau einer Brücke über den Rhein". Die Brücke soll den Rhein bei Karlsruhe in Ost-West-Richtung überspannen. Die Brücke soll aus zwei Pfeilern, zwei Seitenteilen und einem Mittelteil bestehen, die an einer Stahlkonstruktion aufgehängt werden. Bei der Vergabe wurde die Grobplanung bereits vorgenommen; es muss daher nur noch die Feinplanung und die Feinspezifikation durchgeführt werden. Vor den Arbeiten muss der Ablauf des Bauprojekts genau geplant werden, was 2 Monate dauert. Gleichzeitig damit kann die Feinspezifikation stattfinden; d.h. die einzelnen Gewerke im Detaille spezifiziert und entworfen werden, was 4 Monate dauert. Daran unmittelbar anschließend können die Brückenteile (Seiten- und Mittelteil) in 9 Monaten an Land vorgefertigt und vormontiert werden. Mit dem Bau der Endlager für die Brückenköpfe kann sofort nach dem Abschluss der Projektplanung begonnen werden, was für jedes einzelne Endlager 5 Monate beansprucht. Allerdings ist das Gelände auf der Ostseite schwierig; dort müssen zuerst die Baustraßen angelegt und befestigt werden, d.h. der Bau des Endlagers EL2 setzt zusätzliche Erschließungsarbeiten von 2 Monaten voraus. Die beiden Niederlager als Fundament der Betonpfeiler können in 4 Monaten fertiggestellt werden. Der Bau erfolgt unter Wasser vom Schiff aus und kann nach Ende der Planung parallel zu den Arbeiten an Land begonnen werden. Der Bau eines Pfeilers dauert in der Regel ebenfalls 4 Monate, da der Pfeiler auf der Ostseite allerdings niedriger ist, kann er in drei-viertel dieser

12 2.1. PROJEKTE 9 Bauzeit errichtet werden. Allerdings sollte mit den Arbeiten zum Bau der Pfeiler spätestens 2 Wochen nach Fertigstellung der Niederlager begonnen werden, um schädliche Unterspülungen an den Fundamenten zu vermeiden. Für die Montage der Seitenteile werden jeweils 3 Monate benötigt und man kann unabhängig voneinander auf jeder Seite nach Fertigstellung der Pfeiler, der Endlager und nach Vormontage der Brückenteile beginnen. Mit Hilfe eines Schwimmkrans kann zuletzt das fertige vormontierte Mittelstück innerhalb zweier Monate montiert und an den Seitenteilen aufgehängt werden. Die montierten Seitenteile sollten allerdings nicht länger als 4 Wochen unbelastet bleiben. Nach mindestens zwei Monaten Ruhezeit, zum Setzen des Bauwerks, kann die Fahrbahn in 2 Wochen fertiggestellt werden. Beispiel (Neumann & Morlock). Einrichtung einer neuen Küche Nach dem Ausbau der alten Küchenmöbel wurde festgestellt, dass der Küchenboden zu uneben ist. Deshalb wird als erster Vorgang das Aufbringen von Estrich auf den Fußboden vorgesehen. Dieser Vorgang, der einen halben Arbeitstag benötigt, soll sofort nach Projektstart begonnen werden, da der betreffende Handwerker dringend auf einer anderen Baustelle benötigt wird. Nach dem Aufbringen des Estrichs ist ein halber Tag Trockenzeit erforderlich, bevor mit den folgenden Arbeiten, der Elektroinstallation (Dauer 1.5 Tage), und den Klempnerarbeiten, d.h. der Verlegung von Wasser- und Abwasserleitungen (Dauer 1 Tag) begonnen werden kann. Die Klempnerarbeiten sollen aber spätestens 3 Tage nach dem Aufbringen des Estrichs abgeschlossen sein. Nach Beendigung dieser beiden Vorgänge können die Malerarbeiten beginnen (Dauer 1.5 Arbeitstage). Auch der Maler wird dringend auf einer anderen Baustelle benötigt. Deshalb kann er frühestens 2 Tage nach dem Projektstart mit seiner Arbeit beginnen und muß spätestens 5 Tage nach Projektbeginn fertig sein. Damit der neue Fußbodenbelag nicht von den Handwerkern beschädigt wird, soll er erst nach den Malerarbeiten verlegt werden, jedoch unmittelbar nach Beendigung dieser Arbeiten. Für diese Tätigkeit wird ein halber Tag vorgesehen. Im Anschluss daran können die Küchenmöbel und Elektrogeräte eingebaut werden (Dauer 2 Tage). Die Küchenmöbel und -geräte sind jedoch erst 4 Tage nach Projektbeginn lieferbar.

13 10 KAPITEL 2. PROJEKTMANAGEMENT 2.2 Projekt Phasen Nach DIN : lässt sich der gesamte Ablauf eines Projekts (Projektlebenszyklus), in zusammenhängende Abschnitte (Phasen) unterteilen. Die Phaseneinteilung auf der Ebene des Projektmanagements orientiert sich hingegen an den logisch zusammenhängenden Aktivitäten des Projektmanagements. I Initialisierung D Definition P Planung S Steuerung A Abschluss Die Projektabwicklung im V-Modell dagegen, wird in die drei großen Projektabschnitte aufgeteilt: 1. den Projektstart, 2. die Projektumsetzung und 3. den Projektabschluss die in 6 Phasen weiter aufgeteilt werden: 1. Initialisierung: Anforderungsanalyse, möglicher Lösungsalternativen, Lösungsauswahl, Projektklassifizierung, Projektbeantragung 2. Definition: Projektbeauftragung, Erstellung Gesamtprojektplan, Festlegung Projektorganisationsform, Kick-off-Veranstaltung, Projektstartsitzung 3. Planung: Planungsarten, Planungsinstrumente, Planungszuständigkeit, Planungszeitpunkt, Planungsentscheide 4. Vorgehen: inkrementelle, konzeptionelle, empirische und evaluative Vorgehensmodelle insbesondere für Multiprojekte 5. Kontrolle: Kontrollzeitpunkt, Kontrollsichten, Kontrollverfahren, Kontrollprozess, Kontrollberichte

14 2.2. PROJEKT PHASEN 11 Abbildung 2.1: V-Modell

15 12 KAPITEL 2. PROJEKTMANAGEMENT 6. Abschluss: Projektabnahme, Projektabschlussbeurteilung, Projektabschlussbericht, Erfahrungssicherung, Einführungsnachbearbeitung, Projektauflösung. Projektphasen wiederum, unterteilen den Projektlebenszyklus in zeitlich zusammenhängende Abschnitte und spiegeln so den Projektverlauf mit den inhaltlichen Aktivitäten aus Sicht der jeweiligen Organisation wider. Abhängig von den Anforderungen der jeweiligen Projektart, Branche oder Organisation können diese Aktivitäten verschieden unterteilt werden. IT-Projekte lassen sich beispielsweise in 5 Phasen aufteilen: 1. Vorstudie, 2. Hauptstudie, 3. Detailstudie, 4. Systembau, 5. Einführung. Beispielsweise die Beschreibung des Anwendungssystems, die fachliche Strukturierung, der technische Entwurf, die Realisierung und die Überleitung in die Nutzung Projektidee, Initialisierung Die Idee liefert einen Anstoß, ohne aufzuzeigen, was konkret zu tun ist. Ideen entstehen im Kopf einer kleinen kreativen Gruppe Projektdefinition Der Gegenstand des Projekts wird festgelegt. Aus der Projektidee wird eine erste Vorstellung abgeleitet, welche Ziele mit dem Projekt verfolgt werden und welche Voraussetzungen bzw. Randbedingungen gelten. Schon zu Beginn eines Projekts ist es wichtig, ein klares Verständnis darüber zu entwickeln, was durch das Projekt erreicht werden sollte. Der Projektleiter initiiert diesen Prozess und bindet den Auftraggeber möglichst eng ein. So können Missverständnisse und Mehraufwände schon frühzeitig verhindert werden.

16 2.2. PROJEKT PHASEN 13 Auf Basis der freigegebenen Skizze der Projektziele tritt der Projektleiter in einen intensiven Dialog mit dem Auftraggeber ein und definiert gemeinsam mit diesem die Projektziele. Dabei kommt es vor allem darauf an, die Ziele möglichst spezifisch und messbar zu formulieren, gegebenenfalls ist eine vorgegebene Form (z. B. Lastenheft) hilfreich. Was ist die Projektaufgabe? Welche Ziele müssen erreicht werden? Welche Ziele sind ferner wünschenswert? Wie könnte der zeitliche Ablauf sein? Welche Kosten sind zu erwarten? Welche Einsparungen sind zu erwarten? Welche personellen und organisatorischen Konsequenzen sind angestrebt bzw. zu erwarten? Projektorganisation Projektorganisation ist, entsprechend der DIN , die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projektes. Projektorganisation setzt sich in der Regel aus Elementen der vorhandenen Betriebsorganisation und ergänzenden projektbezogenen Regelungen zusammen. Wer erteilt den Auftrag, mit der Planung anzufangen? Wer ist der Projektleiter? Wer gehört zur Projektgruppe? Wer unterstützt die Projektgruppe? Wie arbeitet die Projektgruppe? Wer genehmigt den Projektplan? Wer überwacht den Projektablauf? Welche Methoden und Werkzeuge sind für das Projektmanagement zu verwenden?

17 14 KAPITEL 2. PROJEKTMANAGEMENT Allgemein muss eine Projektorganisation die Aufgaben und Pflichten der Projektbeteiligten regeln, deren Verantwortungen und Kompetenzen festlegen und die Einbindung in die bestehende Organisation des Unternehmens angeben Erwartungen der Trägerorganisation Trägerorganisationen und Projektbeteiligte stellen Erwartungen an das Projektmanagement, zum Beispiel: 1. Die strategischen und operativen Konzepte oder Vorgaben der Trägerorganisation werden durch das Projektmanagement umgesetzt und in das Projektmanagementsystem eingearbeitet. 2. Es wird gezeigt, wie die Projektziele erreicht werden können (was wie erreicht und was wie vermieden werden kann). 3. Es ist erkennbar, wie der Zeitrahmen bei der Projektplanung und Projektabwicklung auch für Teilziele / -aufgaben eingehalten werden kann. 4. Es sind Möglichkeiten zur Erfassung und Messung der Aufwandsarten und -größen gegeben, um eine Minimierung oder Optimierung des Aufwandes sowohl beim Projektmanagement als auch bei der Planung, Steuerung und Durchführung der Arbeiten an dem Projekt sicherzustellen. 5. Es werden bei der Wahl der technischen, wirtschaftlichen und ablauforganisatorischen Lösungen die Risiken erkannt und Art und Grad der Gefährdung können reduziert werden. (Entsprechendes gilt auch für die Chancen.). 6. Die Berichterstattung über den aktuellen Stand des Projekts und die voraussichtliche Projektentwicklung durch Erfassung und Analyse des Projektgeschehens wird sichergestellt. 7. Das Projektgeschehen wird so detailliert ausgewiesen, wie es zur Steuerung des Projekts und zur Sicherung und Koordination der Prozesse und Ziele unerlässlich ist. 8. Informationsfluss und bedarfsgerechte Berichterstattung werden gesichert.

18 2.2. PROJEKT PHASEN Es wird gesichert, dass die am Projekt mitwirkenden Behörden und Ämter sowie die vom Projekt betroffenen Personen und Organisationseinheiten als Projektbeteiligte (Stakeholder) rechtzeitig informiert und in Planung und Abwicklung eingebunden werden. 10. Es wird sichergestellt, dass die vorhandenen und verfügbaren Ressourcen im Projektmanagement bei dem Projekt effektiv genutzt werden. 11. Es wird sichergestellt, dass frühere und aktuelle Erfahrungen für alle Projekte einer Trägerorganisation verfügbar sind Unterstützung durch die Trägerorganisation Um die Erwartungen zu erfüllen, benötigt das Projektmanagementsystem von der Trägerorganisation und den Projektbeteiligten als Voraussetzung verschiedene Maßnahmen und Festlegungen. Zum Beispiel: 1. Auswahl der Prozesse und Aufbau der Struktur entsprechen den Regeln des Projektmanagements. 2. Es ist festgelegt, wie sich das Projektmanagement bereits im Vorfeld des Vertragsabschlusses organisiert, über wesentliche Fakten informiert und gegebenenfalls zur beratenden Mitwirkung herangezogen wird. Auch die weitere Zusammenarbeit zwischen Vertrags- und Projektmanagement während des Projektablaufs ist geregelt, insbesondere für den Fall von Vertragsabweichungen und Nachforderungen. 3. Es ist festgelegt, wie Kontaktpersonen oder Ansprechpartner der Trägerorganisation und der am Projekt mitwirkenden Organisationseinheiten ausgewählt, eingesetzt und arbeitsfähig gemacht werden und wie Stellenplanung und Stellenbesetzung im Projektmanagement erfolgen müssen. (Es sind Anforderungs und Eignungsprofile zu beachten). 4. Da Projekte temporäre Vorhaben sind, ist für die Projektmitarbeiter ein Übergang in neue Aufgaben nach Abschluss ihrer Projektarbeit vorgesehen. Es sollte festgelegt werden, wie die Mitarbeit in Projekten die Personalentwicklung des Mitarbeiters beeinflusst. 5. Es ist geregelt, wie und wann Aufgaben, Verantwortung und Befugnisse für Planung, Steuerung und Abwicklung des Projekts festgelegt werden müssen, sowie wie und wann dies den davon Betroffenen verbindlich mitgeteilt wird.

19 16 KAPITEL 2. PROJEKTMANAGEMENT 6. Es ist geregelt, wie die Ziele und Unterziele festzulegen sind und wer daran wie mitwirkt. 7. Es ist geregelt, wie und mit welchem Rang welche personellen und finanziellen Mittel und sonstigen Ressourcen dem Projekt verfügbar gemacht werden und wie sie zur Erreichung der Projektziele eingesetzt werden müssen. 8. Es ist geregelt, wie möglichst viele, das Projekt betreffende Hintergrundinformationen dem Projektmanagement zugänglich gemacht werden. 9. Es ist geregelt, auf welche Weise sichergestellt werden muss, dass alle Konzepte, Entwürfe und durchgearbeiteten Lösungen zum Projektgegenstand, die den technischen, wirtschaftlichen und zeitlichen Bedingungen des Projekts gerecht werden können, auch dem Projektmanagement bekannt gegeben und verfügbar gemacht werden. j 10. Es ist geregelt, dass das Projekt im Projektportfolio der Organisation entsprechend seiner Bedeutung eingeordnet wird. 11. Es ist geregelt, dass das Projektmanagementsystem durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) ständig weiterentwickelt wird Projektaufbauorganisation Hauptbestandteile einer Projektorganisation sind der Auftraggeber eines Projektes, der Projektleiter und das Projektteam. Der Projektleiter und das Projektteam bilden während der Dauer des Projektes eine Organisationseinheit. Für die auftragsgerechte Durchführung, die Planung, die Überwachung und die Steuerung des Projektes ist der Projektleiter zuständig und verantwortlich. Der Auftraggeber erteilt den Projektauftrag und sorgt für Rahmenbedingungen, die eine effektive Projektabwicklung ermöglichen. Die Projektleitung eines IT-Projektes ist entsprechend der DIN-Norm die für die Dauer eines Projektes geschaffene Organisationseinheit, die für die Planung, die Steuerung und die Überwachung eines Projektes verantwortlich ist. Für die Projektleitung und die Erreichung der Projektziele, entsprechend dem verabschiedeten Projektauftrag, ist der Projektleiter verantwortlich. Zu den Kernaufgaben eines Projektleiters gehört die fach- und termingerechte Abwicklung des Projektes entsprechend den festgelegten Projektzielen. Hierzu plant, steuert und kontrolliert er alle Tätigkeiten des Projektteams und muss gewährleisten, dass das genehmigte Budget eingehalten wird. Er

20 2.2. PROJEKT PHASEN 17 nimmt Administrationsaufgaben und Koordinationstätigkeiten bei der Lösungsfindung wahr und muss nur soweit es möglich ist, bei der Lösungsfindung mitarbeiten. Aufgabe der Projektmitarbeiter ist es, die sich aus dem Projektauftrag ergebenden Aufgaben unter Leitung des Projektleiters abzuwickeln. Ein IT-Lenkungsausschuss wird fest in einer Projektaufbauorganisation als organisationsübergreifendes und projektbegleitendes Gremium verankert, und plant, steuert und kontrolliert alle IT-Projekte Stab-Linien-Organisation Die Projektgruppe bildet keine selbstständige aufbauorganisatorische Einheit. Der Projektleiter und die Mitglieder des Projektteams sind während der Dauer des Projektes weiterhin funktionell und personell dem jeweiligen Linienvorgesetzten unterstellt Linien-Projektorganisation Das Projektteam wird in Form einer eigenständigen Organisationseinheit in die Linienorganisation des Unternehmens eingebunden. Die Mitglieder des Projektes bilden während der Dauer des Projektes eine neue eigenständige Organisationseinheit, die von der bisherigen Unternehmensorganisation unabhängig ist. Hierzu werden interne Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens vollständig aus der Linienorganisation herausgelöst und von ihren ursprünglichen Aufgaben befreit. Externe Kräfte werden direkt in die Projektorganisation eingeordnet Matrix-Projektorganisation Die Matrix-Projektorganisation stellt eine Mischform dar Projektplan In einem Projekt müssen in der Regel zahlreiche Aufgaben bzw. Vorgänge in einer ganz bestimmten Reihenfolge, zu bestimmten Terminen und mit bestimmten Ressourcen abgewickelt werden. Diese Vorgänge mit ihrem logischen und terminlichen Rahmen und ihren Ressourcen bilden den Projektplan. Was muss getan werden? Welche Einzelaufgaben gibt es? In welcher Reihenfolge muss es getan werden? Wer kann es tun?

21 18 KAPITEL 2. PROJEKTMANAGEMENT Wann muss es getan werden? Wann kann es getan werden? Was kostet es? Mit dem Projektplan werden wir uns intensiver auseinandersetzen Weitere Schritte Das Projekt wird in der Regel auf der Basis des Projektplanes von der Unternehmensleitung genehmigt. Nach der Genehmigung des Projektes können die geplanten Aktivitäten durchgeführt werden. Der Projektleiter muss dafür sorgen, dass die Arbeiten nach Plan ablaufen. Die Projektabwicklung muss überwacht werden. Verzögerungen und andere Abweichungen müssen so früh wie möglich erkannt werden, die Auswirkungen müssen analysiert werden, gegebenenfalls müssen Konsequenzen gezogen werden, z.b. durch die Bereitstellung weiterer Ressourcen Erfolgsfaktoren des Projektmanagements Ein Projekt ist abgeschlossen, wenn das Projektziel erreicht ist und der Auftraggeber das Ergebnis abnimmt. Der Abschluss eines Projektes wird schriftlich dokumentiert. Um das Ziel zu erreichen, müssen komplexe Abläufe und die daraus resultierenden Tätigkeiten organisiert und koordiniert werden. Dazu müssen die fachlichen Anforderungen beherrscht werden. Insbesondere die Komplexität stellt spezielle Anforderungen an die Organisation, Planung, Überwachung und Lenkung der Aktivitäten. Zum Projekterfolg beitragen können: Einbeziehung der Nutzer, Klare Vorgaben, Erfahrene Projektleitung, Qualifikation, Anzahl und Engagement der Projektmitarbeiter, Überschaubare Projektgröße, (Standardisierte) Software Infrastruktur, Anforderungsmanagement,

22 2.2. PROJEKT PHASEN 19 Standardisierter / Regulärer Projektverlauf, Zuverlässige Aufwandsschätzung, Engagement des Top-Management, Entsprechende Unternehmensstrategie und Abstimmung mit anderen Projekten.

23 20 KAPITEL 2. PROJEKTMANAGEMENT

24 Kapitel 3 Netzplantechnik Die Netzplantechnik dient dem Management komplexer Projekte und bedient dich der Mittel der Graphentheorie. Definition Die Netzplantechnik NPT, (en: network technique, network scheduling) ist ein auf Ablaufstrukturen basierende Verfahren zur Analyse, Beschreibung, Planung, Steuerung und Überwachung von Abläufen, wobei Zeit, Kosten, Ressourcen und weitere Größen berücksichtigt werden können. Ein Ablaufplan für ein Projekt strukturiert einen mehrteiligen Projektablauf nach der Zeit. Er ist die Voraussetzung für eine anschließende Terminplanung, bei der die einzelnen Ablaufelemente, in der Regel Vorgänge, mit Anfangs- und Endterminen versehen werden. Definition Ein Ablaufelement (en: element of project flow) ist ein Element zur Beschreibung von Sachverhalten (Zustände, Geschehen, Abhängigkeiten) eines Ablaufs. Definition nach DIN bzw. DIN 69901: Ein Vorgang (en: activity) ist ein Ablaufelement zur Beschreibung eines bestimmten Geschehens mit definiertem Anfang und Ende. Ein Ereignis ist ein Zeitpunkt, der das Eintreten eines bestimmten Projektzustandes markiert. Zu jedem Vorgang gehören ein Anfangs- und ein Endereignis. Ein Projekt beginnt mit einem Startereignis (Projektanfang) und endet mit einem Endereignis (Projektende). Ereignisse, denen bei der Projektdurchführung eine besondere Bedeutung zukommt, werden als Meilensteine bezeichnet. Bei einem Bauprojekt ist z.b. die Fertigstellung des Rohbaus ein Meilenstein. Ein Projekt kann daher auf unterschiedliche Arten beschrieben werden. 21

25 22 KAPITEL 3. NETZPLANTECHNIK Definition Ein vorgangsorientiertes Projekt wird repräsentiert durch eine Menge von Vorgängen und deren Anordnungsbeziehungen (die Startund Endereignisse der Vorgänge werden ebenfalls berücksichtigt). Ein ereignisorientiertes Projekt wird repräsentiert durch zugehörige Ereignisse und deren Anordnungsbeziehungen. Ein gemischt-orientiertes Projekt wird sowohl durch Vorgänge wie auch durch Ereignisse repräsentiert. Heute werden meist EDV-Programme für die Ablauf- und Terminplanung eingesetzt, welche die Abläufe als Kombination von Terminliste und graphischer Darstellung auf dem Bildschirm zeigen oder sie ausdrucken. Dabei zeigt die Graphik je nach Sichtweise einen vernetzten Balkenplan oder zeitmaßstäblichen Netzplan. Da kleinere Netzpläne aber manchmal auch von Hand gezeichnet werden, wird die graphische Darstellung hier ausführlich behandelt und auch die Berechnung ohne EDV kurz beschrieben. Dies hilft auch bei der Beurteilung unterstützender EDV-Programme. Letztendliches Ziel ist die Erstellung einer Terminliste: Vorgangs-Nr.; Vorgangsbenennung bzw. -beschreibung; Anfangstermin; Endtermin; bei Vernetzung: Vorgangs-Nr. des Vorgängers oder Nachfolgers. 3.1 Projektanalyse und Strukturplanung Projekte sind in der Regel durch eine hohe Komplexität gekennzeichnet. Sie beinhalten eine Vielzahl von Aufgaben mit gegenseitigen Abhängigkeiten bzw. Wechselwirkungen, die oft nicht in ihrer Gesamtheit übersehen werden können. Die Projektstrukturierung dient zur übersichtlichen Darstellung der Gesamtheit aller Aufgaben eines Projekts mit ihren jeweiligen Abhängigkeiten und unterstützt durch eine sinnvolle Untergliederung die Projektplanung und -steuerung. Die Projektstruktur gibt allen Beteiligten eine klare Orientierung und erleichtert die Kommunikation sowie die Delegation von Arbeitspaketen (intern wie extern). Ausgangspunkt für die Projektstrukturierung ist ein klares Verständnis der vielfältigen Anforderungen sowie die Formulierung von klaren Projektzielen bzw. -ergebnissen. Die Projektergebnisstruktur (bei einem Produkt