ELStAM - Umgang mit Fehler- und Hinweiscodes

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1 ELStAM - Umgang mit Fehler- und Hinweiscodes Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Fehler und Hinweise 3. Details 3.1. Protokolle 3.2. Ursache Geburtsdatum Besonderheiten 3.3. Hinweistext: Ihre Anfrage wurde bearbeitet, es wurde(n) 0 Element(e) gefunden. (Hinweis-Code: 0) 3.4. Lösungen zu den Antworten des O-ELStAM Support (RZF) 3.5. Arbeitnehmer mit Personalnummer 0000 und Zusatz»Unbekannt«3.6. Fehlerprotokoll: In der Methode GetStnr sind Fehler aufgetreten 4. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info enthält die Lösungen für: Hinweiscode und Hinweistext Fehlercode und Fehlertext Sonstige Fehler Unterscheiden Sie: Hinweis und Fehler mit 9-stelligem Zahlencode Verwenden Sie die Tastenkombination <Strg+F> zur Suche, um schnell die Erläuterungen dazu zu finden. Beispiel: Fehlercode: ungueltige Steuernummer Lesen Sie Seite. Hinweistext: Ihre Anfrage wurde bearbeitet, es wurde(n) 0 Elemt(e) gefunden (Hinweis-Code 0) Lesen Sie Seite. Lösungen zu den Antworten des O-ELStAM Support (RZF) Lesen Sie Seite. Arbeitnehmer mit Personalnummer 0000 und Zusatz»Unbekannt«Lesen Sie Seite. Fehlerprotokoll: In der Methode GetStnr sind Fehler aufgetreten Lesen Sie Seite. Die Fehler- und Hinweisecodes befinden sich auf den Protokollen.

3 Seite 3 2. Fehler und Hinweise Bitte verwenden Sie im Verfahren ElsterLohn II die im Attribut steuernummer enthaltene Steuernummer Die Arbeitgeber-Steuernummer hat sich geändert. 1. Arbeitgeber-Steuernummer ändern:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. 2. Hinweismeldung bestätigen. 3. Kontrollkästchen <Wechsel der Arbeitgeber-Steuernummer> anhaken Der Datenuebermittler ist als nicht lebend gemeldet Diese Meldung betrifft Ihr Zertifikat. Die Steuernummer hat sich geändert, aber es wurde kein neues Zertifikat angefordert. Lösung 1. Beantragen Sie unter der aktuellen Steuernummer ein neues ELSTER-Zertifikat. 2. Hinterlegen Sie die neue Steuernummer in»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«und aktivieren das Kennzeichen <Steuernummernwechsel> Der Arbeitgeber zur Steuernummer [xxxxxxxxxxxxx] kann nicht bestätigt werden Dieser Hinweis bedeutet, dass die in den Mandanten-Programmdaten erfasste Arbeitgeber- Steuernummer bei der Finanzverwaltung nicht registriert ist. Der Sachverhalt muss mit dem zuständigen Betriebsstätten-Finanzamt geklärt werden. Im Anschluss muss die korrekte Arbeitgeber-Steuernummer in den Mandanten-Programmdaten erfasst werden. Alle Arbeitnehmer, die bereits mit der falschen Arbeitgeber-Steuernummer gemeldet wurden (siehe ELStAM-Meldeprotokoll), müssen nach Eintrag der richtigen Arbeitgeber-Steuernummer erneut angemeldet werden. 1. Arbeitgeber-Steuernummer ändern:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. 2. Neue ELStAM-Anmeldungen werden automatisch erstellt. 3. ELStAM-Anmeldungen erneut versenden:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«.

4 Seite Die Steuernummer [xxxxxxxxxxxxx] ist nicht als Arbeitgeber gemeldet Die Arbeitgeber-Steuernummer ist beim Finanzamt nicht als Arbeitgeber-Steuernummer gekennzeichnet. Setzen Sie sich mit dem zuständigen Betriebsstätten-Finanzamt in Verbindung. Sobald das Finanzamt das Signal»Arbeitgeber-Steuernummer«gesetzt hat, müssen die Arbeitnehmer wiederholt gemeldet werden. 1. Neue ELStAM-Anmeldungen werden automatisch erstellt. 2. ELStAM-Anmeldungen erneut versenden»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden« Anmeldung erfolgreich Es besteht kein Handlungsbedarf Keine besonderen Hinweise zu den in der Liste enthaltenen Arbeitnehmern Es besteht kein Handlungsbedarf Für die bei Ihnen beschäftigten Arbeitnehmer haben sich keine Änderungen ergeben Es besteht kein Handlungsbedarf Besondere Hinweise zu mindestens einem Arbeitnehmer Dieser Hinweis bedeutet, dass bei mindestens einem Arbeitnehmer ein Hinweis/Fehler enthalten ist. Suchen Sie nun den Arbeitnehmer mit Fehler/Hinweis und klären Sie den Code, der unterhalb des Arbeitnehmers steht Doppelte IdNr. in der An-/Ab-/Ummeldeliste. Liste wird insgesamt zurückgewiesen Dieser Fehlercode wird automatisch durch bereinigt. erstellt automatisch die neuen An-, Ab-, Ummeldungen. Versenden Sie diese An-/Um-/Abmeldungen nochmals:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden« refdatumag liegt nicht zwischen dem 01.des Monats des Eingangs und dem 01. Des Folgemonats nach Eingang erzeugt automatisch eine neue ELStAM-Ummeldung. Versenden Sie diese über:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«.

5 Seite Keine besonderen Hinweise Es besteht kein Handlungsbedarf Abmeldung erfolgreich Es besteht kein Handlungsbedarf Keine Abrufberechtigung Keine Abrufberechtigung mehr ab (Datum) Keine Anmeldeberechtigung Keine Abmeldeberechtigung Keine Ummeldeberechtigung Bedeutung Es liegt eine Sperre für den Abruf der ELStAM vor. Diese kann durch den Arbeitnehmer, das Finanzamt oder die Meldebehörde verursacht worden sein. In der Fehlermeldung kann man nicht erkennen, um welche Art der Sperre es sich handelt. Fragen Sie beim Arbeitnehmer nach. Falls der Arbeitnehmer nicht weiß, um welche Sperre es sich handelt, muss der Arbeitnehmer bei seinem Finanzamt nachfragen. Wirkungsweise einer Sperre in ELStAM Das Setzen einer Sperre bewirkt, dass dem Arbeitgeber ab Gültigkeit der Sperre keine ELStAM mehr zum Abruf bereitgestellt werden. Wenn eine gesetzte Sperre später aufgehoben wird, werden beim nächsten Abruf die ELStAM mitgeteilt, die am Tag der Aufhebung der Sperre aktuell gültig sind. Sollten diese ELStAM bereits seit einem früheren Datum gültig sein, so wird der Gültigkeitsbeginn mit dem vor dem Tag der Aufhebung der Sperre gültigen Datum zur Verfügung gestellt (frühestmögliches Datum ist das Datum der Aktivierung von ELStAM). Haben sich während des Zeitraums der gesetzten Sperre Änderungen mit Gültigkeitsbeginn während dieses Zeitraums oder mit rückwirkendem Gültigkeitsbeginn für ein Datum vor Aktivierung der Sperre ergeben, werden die ELStAM sofern diese zum Aufhebungszeitpunkt der Sperre weiterhin gültig sind mit dem entsprechenden Gültigkeitsbeginn zum Abruf bereitgestellt. Inzwischen ungültige ELStAM für Zeiträume vor bzw. während des Bestehens der Sperre werden dagegen nicht ausgeliefert. Es gibt verschiedene Lösungen: 1. Lösung: Sperre durch Finanzamt 2. Lösung: Sperre durch Meldebehörde: Auslandswohnsitz 3. Lösung: Sperre durch Meldebehörde: Wohnsitz unbekannt 4. Lösung: Sperre durch Arbeitnehmer: Der Arbeitnehmer hat den Abruf der ELStAM beim Finanzamt sperren lassen 5. Lösung: Sperre durch Arbeitnehmer: Tod des Arbeitnehmers

6 Seite 6 1. Lösung: Sperre durch Finanzamt Stellt das Finanzamt fest, dass ELStAM-Daten für einen Arbeitnehmer fehlerhaft sind, kann die Übertragung an den Arbeitgeber gesperrt werden. Gleichzeitig erhält der Arbeitnehmer eine»besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug«zur Vorlage beim Arbeitgeber. Klärung mit dem Arbeitnehmer: Der Arbeitnehmer muss Ihnen die Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug überreichen. Die darauf ausgewiesenen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind für die Lohnabrechnung maßgeblich. 1. Setzen Sie bei diesem Arbeitnehmer die Option:»Register Steuer Besteuerungsmerkmale manuell erfassen«. 2. Tragen Sie die Angaben aus der»besonderen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug«ein. 2. Lösung: Sperre durch Meldebehörde: Auslandswohnsitz Der Wohnsitz des Arbeitnehmers liegt nach Mitteilung der Meldebehörde im Ausland. Fall 1: Klärung mit dem Arbeitnehmer ergibt: Wohnsitz tatsächlich im Ausland. Auslandsadresse in den Personaldaten eintragen. Der Arbeitnehmer nimmt nicht am ELStAM- Verfahren teil. Fall 2: Klärung mit dem Arbeitnehmer ergibt: Wohnsitz tatsächlich im Inland. Bei insoweit fehlerhaften Meldedaten (z. B. inzwischen wieder ins Inland gezogen, Arbeitnehmer hat sich aber bei seiner Gemeinde nicht angemeldet) muss sich der Arbeitnehmer an seine Meldebehörde wenden und seinen korrekten Wohnsitz mitteilen. 1. Rechnen Sie diesen Mitarbeiter weiterhin mit den manuell erfassten Lohnsteuermerkmalen ab. Setzen Sie deshalb bei diesem Arbeitnehmer die Option:»Register Steuer Besteuerungsmerkmale manuell erfassen«. 2. Lassen Sie sich vom Arbeitnehmer die Bescheinigung der Meldebehörde vorlegen, ab wann dieser seinen Wohnsitz im Inland angemeldet hat. Der Arbeitnehmer muss neu angemeldet werden: Öffnen Sie bei dem Arbeitnehmer»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. Setzen Sie den Haken bei der Option <Wiederholte Anmeldung zum>. Tragen Sie das Datum der Anmeldung bei der Meldebehörde ein (maximal 42 Tage vor dem heutigen Kalenderdatum). 3. Melden Sie anschließend den Arbeitnehmer über»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«an.

7 Seite 7 3. Lösung: Sperre durch Meldebehörde: Wohnsitz unbekannt Der Wohnsitz des Arbeitnehmers ist nach Mitteilung der Meldebehörde unbekannt. Der Arbeitnehmer muss sich an seine Meldebehörde wenden und seinen aktuellen Wohnsitz mitteilen bzw. klären. 1. Rechnen Sie diesen Mitarbeiter weiterhin mit den manuell erfassten Lohnsteuermerkmalen ab. Setzen Sie deshalb bei diesem Arbeitnehmer die Option:»Register Steuer Besteuerungsmerkmale manuell erfassen«. Hinweis In diesen Fällen ist es gemäß 39c Abs. 1 EStG zulässig nach den voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen abzurechnen. 2. Lassen Sie sich vom Arbeitnehmer die Bescheinigung der Meldebehörde vorlegen, ab wann dieser seinen Wohnsitz im Inland angemeldet hat. Der Arbeitnehmer muss neu angemeldet werden: Öffnen Sie bei dem Arbeitnehmer»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. Setzen Sie den Haken bei der Option <Wiederholte Anmeldung zum>. Tragen Sie das Datum der Anmeldung bei der Meldebehörde ein (maximal 42 Tage vor dem heutigen Kalenderdatum). 3. Melden Sie anschließend den Arbeitnehmer über»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«an. 4. Lösung: Sperre durch Arbeitnehmer der Arbeitnehmer hat den Abruf der ELStAM beim Finanzamt sperren lassen Sonderkonstellation Negativliste Der Arbeitnehmer hat beim Finanzamt den konkreten Arbeitgeber vom Abruf der ELStAM sperren lassen (Negativliste). Sonderkonstellation Positivliste Der Arbeitnehmer hat beim Finanzamt eine Liste der Arbeitgeber hinterlegt, die seine ELStAM abrufen dürfen (Positivliste) und der konkrete Arbeitgeber ist in dieser Liste nicht enthalten. Fall 1: Sofern die Abruf-Sperre nach Rücksprache mit dem Arbeitnehmer zukünftig bestehen bleiben soll, ist vom Arbeitgeber die Steuerklasse VI zugrunde zu legen. Rechnen Sie diesem Mitarbeiter weiterhin mit den manuell erfassten Lohnsteuermerkmalen ab. Setzen Sie deshalb bei diesem Arbeitnehmer die Option:»Register Steuer Besteuerungsmerkmale manuell erfassen» und rechnen mit Steuerklasse VI ab.

8 Seite 8 Fall 2: Der Arbeitnehmer beantragt die Aufhebung der Sperre beim Finanzamt. 1. Rechnen Sie diesen Mitarbeiter weiterhin mit den manuell erfassten Lohnsteuermerkmalen ab. Setzen Sie deshalb bei diesem Arbeitnehmer die Option:»Register Steuer Besteuerungsmerkmale manuell erfassen«. Rechnen Sie mit Steuerklasse VI ab. 2. Der Arbeitnehmer muss neu angemeldet werden: Öffnen Sie bei diesem Mitarbeiter»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. Setzen Sie den Haken bei Option <Wiederholte Anmeldung zum>. Tragen Sie das Datum der Aufhebung der Sperre ein (maximal 42 Tage vor dem heutigen Kalendertag). 3. Melden Sie anschließend den Arbeitnehmer über»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«an. Hinweis Das Formular zum Aufheben der Abrufsperre finden Sie im Bescheinigungswesen:»Auswertungen Bescheinigungswesen Formulare ohne Assistent aufrufen ELStAM Anträge zu den ELStAM (Arbeitnehmer) siehe Punkt»B«im Formular. 5. Lösung Sperre durch Arbeitnehmer: Tod des Arbeitnehmers Der Arbeitnehmer ist verstorben und dem Arbeitgeber Lohnbüro ist dieser Sachverhalt noch nicht bekannt. Klärung durch Angehörige Sofern die Ursache des Hinweises»keine Abrufberechtigung mehr ab (Datum)«im Tod des Arbeitnehmers begründet ist, muss im Anschluss noch eine Abmeldung des Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank erfolgen (Austrittsdatum erfassen) Keine Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber bereits anderweitig erfolgt ist. Sie haben beispielsweise zum ein neues Mandat von einem anderen Berater übernommen. In wird für alle Arbeitnehmer automatisch eine ELStAM-Ummeldung erzeugt, deren Eintrittsdatum in diese Firma vor dem liegt, wenn Sie die Funktion»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«ausführen. Zu der obigen Fehlermeldung kommt es, wenn Sie die Ummeldungen entweder noch nicht erstellt haben oder diese von der ELStAM-Datenbank noch nicht verarbeitet wurden. Führen Sie die Funktion»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«durch, soweit noch nicht geschehen bzw. unternehmen Sie einen wiederholten Abrufversuch innerhalb der nächsten fünf Tage. Den Fehlerhinweis können Sie dann ignorieren.

9 Seite Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für das aktuelle Arbeitsverhältnis [refdatumag = JJJJMMTT]«In diesem Fall wurde der Arbeitnehmer durch einen anderen Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber für ELStAM gemeldet. Dadurch wird das aktuelle Beschäftigungsverhältnis automatisch zum Nebenarbeitgeber. Durch diesen Hinweiscode werden ab einem bestimmten Gültigkeitsdatum Abzugsmerkmale mit Steuerklasse 6 rückgemeldet. 1. Sollte der andere Arbeitgeber zu Unrecht als Hauptarbeitgeber angemeldet haben, so muss im aktuellen Beschäftigungsverhältnis eine Abmeldung als Nebenarbeitgeber und eine neue Anmeldung als Hauptarbeitgeber erstellt werden. Schlüsseln hierzu in den Personaldaten bzw. über die Nachberechnung Personaldaten wieder auf Hauptarbeitgeber um. 2. Im Anschluss gehen Sie über»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden« Keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn möglich Die Anmeldung eines Arbeitnehmers erfolgte mit einem Beginn-Datum des Beschäftigungsverhältnisses in der Zukunft. Das ELStAM-Verfahren nimmt eine Anmeldung für einen Arbeitnehmer erst entgegen, wenn das Beginn-Datum des Arbeitsverhältnisses größer oder gleich dem Tagesdatum der Anmeldung (Dateneingang) ist. Es muss eine erneute Anmeldung des betroffenen Arbeitnehmers frühestens ab dem Tag des tatsächlichen Beschäftigungsbeginns erfolgen. 1. Die Anmeldung für ELStAM wird erst erstellt, wenn das Anmeldedatum für ELStAM das aktuelle Tagesdatum erreicht hat. Hierbei wird das Systemdatum Ihres Rechners als Tagesdatum angenommen. Zu dieser Fehlermeldung kann es nur kommen, wenn das Systemdatum Ihres Rechners nicht dem kalendarischen Datum übereinstimmt. Stellen Sie das Systemdatum Ihres Rechners richtig. 2. Der Arbeitnehmer muss neu angemeldet werden: Öffnen Sie bei diesem Mitarbeiter»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. Setzen Sie den Haken bei der Option»Wiederholte Anmeldung zum«. Tragen Sie das Datum des Eintritts ein (maximal 42 Tage vor dem heutigen Kalendertag). 3. Melden Sie anschließend den Arbeitnehmer über»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«an.

10 Seite Arbeitnehmer unbekannt: die IdNr. Des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden a) Ursache: IdNr Gegebenenfalls liegt ein»zahlendreher«bei der manuellen Übernahme der IdNr. aus der Lohnsteuerkarte 2010 oder anderen Unterlagen des Arbeitnehmers vor. Anfrage beim Arbeitnehmer nach der zutreffenden IdNr.: Ist diese dem Arbeitnehmer nicht bekannt, so kann er diese beim Bundeszentralamt für Steuern ( oder seinem Finanzamt erfragen. Der Arbeitgeber kann für die Dauer von drei Monaten die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale verwenden. 1. Erfassen Sie die korrekte IdNr. 2. Der Arbeitnehmer muss neu an-, ab-, umgemeldet werden: Öffnen Sie bei diesem Mitarbeiter»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. Für Anmeldung:»Wiederholte Anmeldung zum«. Für Abmeldung: «Wiederholte Abmeldung zum«. Für Ummeldung: Tastenkombination + + und die Option»Arbeitnehmer aus ELSTER-Formular übernehmen«. Tragen Sie das Datum der ursprünglichen Meldung ein (für Anmeldungen gilt: maximal 42 Tage vor dem heutigen Kalendertag). 3. Melden Sie anschließend den Arbeitnehmer über»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«an. b) Ursache: Geburtsdatum Klärung durch Arbeitgeber: Vergleich des verwendeten Geburtsdatums z. B. mit dem Geburtsdatum laut Sozialversicherungsnummer. Sofern weiterhin unklar: Anfrage beim Arbeitnehmer zum Geburtsdatum laut Personalausweis: Es ist das Geburtsdatum anzugeben, das melderechtlich relevant ist. Siehe hierzu auch die Ausführungen auf Seite. 1. Erfassen Sie das korrekte Geburtsdatum. 2. Der Arbeitnehmer muss neu an-, ab-, umgemeldet werden: Öffnen Sie bei diesem Mitarbeiter»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. Für Anmeldung:»Wiederholte Anmeldung zum«. Für Abmeldung: «Wiederholte Abmeldung zum«. Für Ummeldung: Tastenkombination + + und die Option»Arbeitnehmer aus ELSTER-Formular übernehmen«. Tragen Sie das Datum der ursprünglichen Meldung ein (für Anmeldungen gilt: maximal 42 Tage vor dem heutigen Kalendertag). 3. Melden Sie anschließend den Arbeitnehmer über»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«an.

11 Seite 11 c) Ursache: Wegzug ins Ausland Ist der Arbeitnehmer bereits vor dem (Beginn Aufbau ELStAM-Datenbank) in das Ausland verzogen, ist die IdNr. für das Verfahren nicht existent. Eine Anfrage beim Arbeitnehmer ist erforderlich. Unterscheiden Sie folgende Fälle: A. Falls der Arbeitnehmer tatsächlich ins Ausland verzogen ist, tragen Sie in den Personaldaten die ausländische Adresse ein oder löschen Sie die IdNr. Der Arbeiternehmer nimmt nicht am ELStAM-Verfahren teil. Der Arbeitnehmer muss eine Bescheinigung vorlegen, dass er beschränkt steuerpflichtig ist. B. Falls der Arbeitnehmer einen inländischen Wohnsitz begründet und nur vergessen hat, sich bei der Meldebehörde anzumelden, muss er sich bei der Meldebehörde anmelden. Lassen Sie sich vom Arbeitnehmer die Bescheinigung der Meldebehörde vorlegen, ab wann dieser seinen Wohnsitz im Inland angemeldet hat. Der Arbeitnehmer muss neu an-, umgemeldet werden: Öffnen Sie bei diesem Mitarbeiter»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. Für Anmeldung:»Wiederholte Anmeldung zum«. Für Ummeldung: Tastenkombination + + und die Option»Arbeitnehmer aus ELSTER-Formular übernehmen«. Tragen Sie das Datum der Anmeldung bei der Meldebehörde ein (maximal 42 Tage vor dem heutigen Kalendertag) Erneute Anmeldung nicht möglich Arbeitnehmer ist bereits angemeldet Rufen Sie unsere Agenda-Hotline an: refdatumag liegt vor Beginn der Meldepflicht Die Anmeldung wird abgelehnt, da das Anmeldedatum für ELStAM (RefDatumAG) vor der Meldepflicht des Arbeitnehmers (vor der Anmeldung bei der Meldebehörde) liegt. Es ist eine neue Anmeldung zu einem späteren Stichtag notwendig. Beispiel Arbeitnehmer hatte bereits eine Identifikationsnummer und ist ins Ausland verzogen. Er hat seinen Wohnsitz in Deutschland abgemeldet. Nach Rückkehr ins Inland fängt der Arbeitnehmer eine Beschäftigung bei Ihnen an und legt die alte Identifikationsnummer vor. Die Anmeldung seines Inlandswohnsitzes bei der Meldebehörde hat er bis zum Eintrittsdatum noch nicht vorgenommen. Der Mitarbeiter muss seinen Wohnsitz bei der Meldebehörde anmelden. Lassen Sie sich vom Mitarbeiter eine Bestätigung geben, zu welchem Datum er sich angemeldet hat. 1. Der Arbeitnehmer muss neu angemeldet werden: Öffnen Sie bei dem Arbeitnehmer»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. Setzen Sie den Haken bei der Option <Wiederholte Anmeldung zum>. Tragen Sie das Datum der Anmeldung bei der Meldebehörde ein (maximal 42 Tage vor dem heutigen Kalendertag). 2. Melden Sie den Arbeitnehmer über»transfer ELStAM Arbeitnehmer«erneut an.

12 Seite Freibetrag gekürzt, da verfügbares Hinzurechnungsvolumen kleiner als angeforderter Freibetrag Der Arbeitnehmer wird angemeldet und es handelt sich um eine Nebenbeschäftigung. Es soll ein Freibetrag nach 39a Absatz 1 Nummer 7 EStG berücksichtigt werden, der bei der Hauptbeschäftigung als Hinzurechnungsbetrag berücksichtigt wird. Der bei der Anmeldung mitgeteilte Betrag übersteigt jedoch das verfügbare Freibetragsvolumen. Die abgerufenen ELStAM enthalten den maximal möglichen und vom Arbeitgeber zu berücksichtigenden Freibetrag. Kein Handlungsbedarf Das refdatumag der Anmeldung muss nach dem Ende der Beschäftigung aus der letzen Abmeldung liegen (Beschäftigungsende TT.MM.JJJJ) Mit diesem Hinweiscode wird das aktuelle Beschäftigungsende mitgeteilt (in der Klammer). Es muss eine wiederholte Anmeldung mit einem Datum erstellt werden, das später als das mitgeteilte Beschäftigungsende liegt. Erstellen Sie eine wiederholte Anmeldung. 1. Öffnen Sie bei diesem Mitarbeiter»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. 2. Setzen Sie den Haken bei der Option <Wiederholte Anmeldung zum>. 3. Tragen Sie folgendes Datum ein: Datum in der Klammer + 1 Tag. 4. Melden Sie anschließend den Arbeitnehmer an:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden« Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refdatumag der aktuellen Beschäftigung (refdatumag = JJJMMTT) Es handelt sich um eine Hinweismeldung. Es sind keine weiteren Schritte erforderlich. Bedeutung Für ELStAM-Anmeldungen gibt es eine Kulanzfrist von 6 Wochen (Tag der Verarbeitung der Sendung): Liegt das Eintrittsdatum innerhalb dieser 6 Wochenfrist, erhalten Sie die ELStAM ab dem Eintrittsdatum. Liegt das Eintrittsdatum weiter als 6 Wochen zurück, erhalten Sie die ELStAM erst ab dem Tag, an dem Sie die ELStAM-Anmeldung senden. Für den Zeitraum vor der ELStAM-Anmeldung werden dem Arbeitgeber keine ELStAM bereitgestellt. Die für diesen Zeitraum anzuwendenden rechtlichen Regelungen liegen in der Verantwortung des Arbeitgebers.

13 Seite Wechsel des Hauptarbeitgebers nicht möglich. Zu dem refdatumag der Anmeldung liegt bereits ein Hauptarbeitsverhältnis vor Zwei Arbeitgeber haben zum gleichen Kalendertag einen Arbeitnehmer als Hauptarbeitgeber angemeldet. Dabei erhält nur ein Arbeitgeber diese Fehlermeldung. Fall 1: Sie sind der Hauptarbeitgeber Der Arbeitnehmer muss neu angemeldet werden. Öffnen Sie bei diesem Mitarbeiter:»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. Setzen Sie den Haken bei der Option»Wiederholte Anmeldung zum«. Tragen Sie das Datum des Eintritts + 1 Tag ein (maximal 42 Tage vor dem heutigen Kalendertag). Versenden Sie diese ELStAM-Meldung:»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. Fall 2: Sie sind der Nebenarbeitgeber Der Arbeitnehmer muss neu angemeldet werden. Öffnen Sie bei diesem Mitarbeiter:»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. Schlüsseln Sie den Arbeitnehmer auf Nebenarbeitgeber um. Setzen Sie den Haken bei der Option»Wiederholte Anmeldung zum«. Tragen Sie das Datum des Eintritts ein (maximal 42 Tage vor dem heutigen Kalendertag). Versenden Sie diese ELStAM-Meldung:»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden« Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IdNr. und Geburtsdatum) ist nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht Fall 1: Es handelt sich um eine Ummeldung Sie haben ein neues Mandat übernommen. Der Vorberater hatte ELStAM noch nicht verwendet. Agenda versucht eine Ummeldung zu machen, aber bisher gab es für diese Arbeitnehmer noch nicht einmal eine Anmeldung. 1. Der Arbeitnehmer muss neu angemeldet werden: Öffnen Sie bei diesem Mitarbeiter»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. Setzen Sie den Haken bei der Option»Wiederholte Anmeldung zum«. Tragen Sie als Datum den Tag der Mandatsübernahme ein (maximal 42 Tage vor dem heutigen Kalendertag). 2. Melden Sie anschließend den Arbeitnehmer an über:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. Fall 2: Es handelt sich um eine Abmeldung Rufen Sie unsere Agenda-Hotline an: refdatumag aus der Abmeldung stimmt nicht mit refdatumag aus der An-/ Ummeldung überein [refdatumag = $datum] erzeugt automatisch eine neue ELStAM-Abmeldung. Versenden Sie diese über:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden« Abmeldung nicht möglich, da Abmeldedatum kleiner als Referenzdatum aus der An-/ Ummeldung Rufen Sie unsere Agenda-Hotline an:

14 Seite Beschäftigungsende des Arbeitsverhältnisse geändert [Beschäftigungsende alt = JJJJMMTT] [Beschäftigungsende neu = JJJJMMTT] Sie erhalten diesen Hinweiscode, wenn der Arbeitnehmer von einem anderen Arbeitgeber bereits als Hauptarbeitgeber gemeldet wurde, bevor Sie die Abmeldung versendet haben. Es handelt sich hierbei um eine erfolgreiche Abmeldebestätigung. Sie brauchen nichts zu unternehmen Wechsel des Hauptarbeitgebers. Abmeldung zum übermittelten Beschäftigungsende nur mit aktualisiertem refdatumag des Arbeitsverhältnisses möglich [refdatumag = $datum] erzeugt automatisch eine neue ELStAM-Abmeldung. Versenden Sie diese über:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden« refdatumag nicht zwischen dem 01. des Monats des Eingangs und dem 01. des Folgemonats nach Eingang Rufen Sie unsere Agenda-Hotline an: refdatumag liegt nicht nach dem gespeicherten refdatumag des umzumeldenden Arbeitsverhältnisses. [refdatumag = x] Rufen Sie unsere Agenda-Hotline an: Verarbeitungsabbruch - bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges Betriebsstätten- Finanzamt Dieser Verfahrenshinweis wird erzeugt, wenn es bei der Bereitstellung der ELStAM für den Arbeitnehmer zu einem Verarbeitungsabbruch kam. Es handelt sich um einen Fehler im Datenpool ELStAM. In solchen Fällen ist immer das Betriebsstätten-Finanzamt zu kontaktieren, um eine individuelle Lösung herbeizuführen Fehlertext: ZID &apos;zo &apos; ist gesperrt. Es handelt sich um einen Fehler bei den Servern der Finanzverwaltung. Wiederholen Sie den Abruf zu einem späteren Zeitpunkt über» Transfer ELStAM ELStAM abrufen«.

15 Seite Datenuebermittler mit Steuernummer xxx wurde nicht gefunden Diese Meldung betrifft Ihr Zertifikat. Entweder hat sich die im Zertifikat enthaltene Steuernummer geändert oder das Zertifikat ist fehlerhaft. Fall 1 Die Steuernummer hat sich geändert das Zertifikat ist nicht mehr gültig. Als ELStAM bei diesem Mandat aktiviert wurde, war das Zertifikat noch gültig. Die Arbeitnehmer wurden mit dem alten Zertifikat bereits angemeldet und abgerufen. Die Arbeitnehmer müssen auf das neue Zertifikat umgemeldet werden. Setzen Sie diese Option:»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«: Option:»Ummeldung bei ELSTER-Zertifikatswechsel«wählen. Im Anschluss fordert Sie eine Meldung auf, die erstellten ELStAM-Ummeldungen zu versenden. Fall 2 Das Zertifikat ist fehlerhaft. Die Arbeitnehmer wurden noch nicht für ELStAM angemeldet. 1. Beantragen Sie ein neues Zertifikat. 2. Alle Arbeitnehmer müssen neu angemeldet werden: Öffnen Sie bei jedem Mitarbeiter»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. Setzen Sie den Haken bei der Option»Wiederholte Anmeldung zum«. Tragen Sie als Datum den Tag der ursprünglichen ELStAM-Meldung ein (maximal 42 Tage vor dem heutigen Kalendertag). 3. Melden Sie anschließend alle Arbeitnehmer über»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«erneut an Die Verarbeitung des Requests wird aufgrund des aktuellen Status des Benutzerkontos abgelehnt Diese Meldung betrifft Ihr Zertifikat. Das Zertifikat ist abgelaufen. 1. Beantragen Sie ein neues Zertifikat. 2. Alle Arbeitnehmer müssen neu angemeldet werden: Öffnen Sie bei jedem Mitarbeiter»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. Setzen Sie den Haken bei der Option»Wiederholte Anmeldung zum«. Tragen Sie als Datum den Tag der ursprünglichen ELStAM-Meldung ein (maximal 42 Tage vor dem heutigen Kalendertag). 3. Melden Sie anschließend alle Arbeitnehmer über»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«erneut an Bei der Ermittlung der ZID ist ein Fehler aufgetreten Es handelt sich um Probleme bei den ELSTER-Servern. Stoßen Sie den Abruf erneut an:»transfer ELStAM ELStAM abrufen«.

16 Seite Fehler bei Verarbeitung des uebertragenen xml-satzes aufgetreten Stoßen Sie den Abruf erneut an:»transfer ELStAM ELStAM abrufen« Fall konnte nicht erfolgreich entschluesselt werden;. Wartungsarbeiten bei den ELSTER-Servern. Stoßen Sie den Abruf zu einem späteren Zeitpunkt erneut an: abrufen«.»transfer ELStAM ELStAM ungueltigesteuernummer (Sie haben eine ungültige Steuernummer angegeben) In diesem Fall ist die Arbeitgeber-Steuernummer ungültig. Klären Sie die Arbeitgeber-Steuernummer mit dem Finanzamt ab. 1. Tragen Sie die richtige Arbeitgeber-Steuernummer ein:»stammdaten Mandanten- Programmdaten Register: Steuer«. 2. Wiederholen Sie den Meldevorgang:»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«.

17 Seite Details Überblick 1. Protokolle 2. Ursache Geburtsdatum Besonderheiten 3. Hinweistext: Anfrage wurde bearbeitet, es wurde(n) 0 Element(e) gefunden. (Hinweis-Code: 0) 4. Lösungen zu den Antworten des O-ELStAM Support (RZF) 5. Arbeitnehmer mit Personalnummer 0000 und Zusatz»Unbekannt«6. Fehlerprotokoll: In der Methode GetStnr sind Fehler aufgetreten 3.1. Protokolle Die folgenden Bilder zeigen, wo die Codes auf den Protokollen angedruckt werden: Code zur Datensendung»Transfer ELStAM ELStAM-Protokolle Abrufprotokolle«Code zum Arbeitnehmer»Transfer ELStAM ELStAM-Protokolle Abrufprotokolle«Der Code befindet sich unterhalb des Arbeitnehmers.

18 Seite 18 Code zum Datentransfer Das Protokoll erscheint direkt beim Abruf über Es wird anschließend nicht gespeichert.»transfer ELStAM ELStAM abrufen«. Um das Protokoll wieder aufzurufen, stoßen Sie den Abruf erneut an Ursache Geburtsdatum Besonderheiten Geburtsdatum ist nicht genau bekannt Bei Arbeitnehmern, deren das Geburtsdatum nicht genau bekannt ist, muss unter Umständen ein Datum geliefert werden, das nicht im Kalender vorkommt (z. B oder gar ). In Einzelfällen wird auf Antrag des Arbeitnehmer eine (zeitlich begrenzt gültige)»besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug«durch das Finanzamt des Arbeitnehmers ausgestellt. Zahlungen für Zeiträume vor der Geburt Bei Zahlungen für Zeiträume vor der Geburt (Zahlung von Waisengeld bei öffentlichen AG) gilt: Die Zahlung des Witwen- und Waisengelds sowie eines Unterhaltsbeitrags nach 22 Absatz 1 oder 23 Absatz 2 BeamtVG beginnt mit dem Ablauf des Sterbemonats des Arbeitnehmers. Kinder des Arbeitnehmers, die erst nach diesem Zeitpunkt geboren werden, erhalten das Waisengeld vom Ersten des Geburtsmonats an ( 27 BeamtVG). Die Zahlung des Waisengelds ist danach aufschiebend, bedingt auf den Zeitpunkt der Geburt des Kindes. In der ELStAM-Datenbank kann die Anmeldung des Kindes mit dem Datum des Beschäftigungsbeginns und dem Referenzdatum des Arbeitgebers (frühestens) zum Tag der Geburt erfolgen.

19 Seite Hinweistext: Ihre Anfrage wurde bearbeitet, es wurde(n) 0 Element(e) gefunden. (Hinweis-Code: 0) Hinweistext: Ihre Anfrage wurde bearbeitet, es wurde(n) 0 Element(e) gefunden. (Hinweis-Code: 0) 1. Fall Sie haben keine ELStAM-Meldungen vorgenommen. Dementsprechend kann kein Abruf erfolgen. 2. Fall Sie bekommen eine vom Finanzamt: Monatslisten oder Änderungslisten stehen bereit (z. B. Arbeitnehmer hat ein Kind bekommen) Beim Abruf erscheint trotzdem der Hinweiscode 0. Es liegt ein Fehler vor. Stellen Sie eine Anfrage per Kontaktformular. 3. Fall Sie haben ELStAM-Meldungen vorgenommen. Beim Abruf erscheint der Hinweiscode 0. Es liegt ein Fehler vor. Stellen Sie eine Anfrage per Kontaktformular. Anfrage per Kontaktformular Stellen Sie die Abfrage erst nach Ablauf von 5 Arbeitstagen ab dem ELStAM-Meldevorgang. 1. Sie benötigen folgende Angaben: Transferticketnummer der ursprünglichen Lieferung (für den 3. Fall):»Transfer ELStAM ELStAM-Protokolle ELStAM-Meldeprotokolle«Transferticketnummer des Abholversuchs (für den 2. und 3. Fall):»Transfer ELStAM ELStAM-Protokolle ELStAM-Abrufprotokolle«2. Elektronische Anfrage beim Finanzamt ausfüllen und senden: 3. Das Finanzamt beantwortet Ihre Anfrage mit einer .

20 Seite Lösungen zu den Antworten des O-ELStAM Support (RZF) Antwort 1:»... es bestand zum angegebenen Zeitpunkt ein temporäres Problem bei der Datenverarbeitung. Es ist notwendig, dass Sie ihre Anmeldung erneut versenden...«1. Alle Arbeitnehmer müssen neu angemeldet werden: Öffnen Sie bei jedem Mitarbeiter»Stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. Setzen Sie den Haken bei <Wiederholte Anmeldung zum>. Tragen Sie als Datum den ersten Tag des aktuellen Monats ein (falls der Arbeitnehmer erst im aktuellen Monat eingetreten ist, tragen Sie hingegen das Eintrittsdatum ein). 2. Melden Sie anschließend alle Arbeitnehmer über»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«erneut an. Antwort 2:»... die von ihnen abgegebenen Daten sind ordnungsgemäß verarbeitet worden und stehen zum Abholen bereit...«das Problem entsteht, wenn Meldungen mit einer alten Arbeitgeber-Steuernummer verschickt wurde. In diesem Fall verarbeitet die Finanzverwaltung zwar die eingehenden Meldungen, erkennt aber, dass es für den Arbeitgeber mittlerweile eine neue Steuernummer gibt. Die Daten werden dann von der Finanzverwaltung mit der neuen Steuernummer bereitgestellt. 1. Der Mandant muss sich an das entsprechende Betriebsstätten-Finanzamt wenden und die neue Arbeitgeber-Steuernummer erfragen. 2. Die Arbeitgeber-Steuernummer muss dann in»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«hinterlegt werden. 3. Anschließend kann der Abruf sofort durchgeführt werden Arbeitnehmer mit Personalnummer 0000 und Zusatz»Unbekannt«Arbeitnehmer mit Personalnummer 0000 und Zusatz»Unbekannt«Rufen Sie unsere Agenda-Hotline an:

21 Seite Fehlerprotokoll: In der Methode GetStnr sind Fehler aufgetreten Fehlerprotokoll: In der Methode GetStnr sind Fehler aufgetreten Überprüfen Sie die Steuernummer:»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. Der vorhandene Eintrag ist nicht erlaubt. 1. Tragen Sie die richtige Steuernummer ein. 2. Die Anmeldungen wurden nicht gesendet. Melden Sie alle Arbeitnehmer an:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. 4. Wichtige Informationen Nr ELStAM Abweichungen zwischen manuell erfassten Lohnsteuermerkmalen und ELStAM Nr ELStAM Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale