Ein Arbeitnehmer auf zwei Personalnummern?

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1 Ein Arbeitnehmer auf zwei Personalnummern? Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 112 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Fälle 2.1. Änderung der Personaldaten zum 01. eines Monats 2.2. Änderung der Personaldaten während des Monats (z.b. ab 15. des Monats) 2.3. Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden Monats mit Vereinfachungsregelung (empfohlen) 2.. Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden Monats ohne Vereinfachungsregelung 2.5. Wiedereintritt in anderem Monat als der Austritt 2.. Wiedereintritt im selben Monat in dem der Austritt liegt oder mehrere Eintritte/ Austritte im selben Monat 2.. Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber (Betriebsrente + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber) 2.8. Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber (Elternzeit + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber) 3. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Arbeitnehmer sind grundsätzlich nur unter einer Personalnummer abzurechnen, auch wenn sich beispielsweise der Personengruppenschlüssel, der Beitragsgruppenschlüssel oder die Krankenkasse ändert. Nur in besonderen Fällen darf eine zweite Personalnummer für den Arbeitnehmer angelegt werden: Sachverhalt 1. Änderung der Personaldaten zum 01. eines Monats Krankenkasse Beitragsgruppe Personengruppe Rechtskreiswechsel (Beschäftigungsort) 3 Zweite Personalnummer 2. Änderung der Personaldaten während des Monats (z.b. ab 15. des Monats) Krankenkasse Beitragsgruppe Personengruppe Rechtskreiswechsel (Beschäftigungsort) ja 3. Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden Monats mit Vereinfachungsregelung (empfohlen) 5. Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden Monats ohne Vereinfachungsregelung ja 5. Wiedereintritt in anderem Monat als der Austritt. Wiedereintritt im selben Monat, in dem der Austritt liegt oder mehrere Eintritte/Austritte im selben Monat möglich Empfehlung:. Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber: Betriebsrente (Versorgungsbezug) + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber ja 8. Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber: Elternzeit + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber ohne Änderung im Beschäftigungsverhältnis + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber + Änderung im Beschäftigungsverhältnis + Beginn zum 01. eines Monats + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber + Änderungen im Beschäftigungsverhältnis + Beginn während des Monats ja

3 Seite 3 2. Fälle Sofern eine zweite Personalnummer verwendet wird, um ein Beschäftigungsverhältnis fortzuführen (bisheriges Beschäftigungsverhältnis ändert sich), sind die beiden Personalnummern zu verbinden (verknüpfen). Damit ist sichergestellt, dass zukünftige ELStAM auf der richtigen Personalnummer angewendet werden. Die Verknüpfung erstellen Sie durch die Felder»Personalnr. Alt«und»Personalnr. Neu«im Register»Adresse«. Sofern zwei Personalnummern parallel geführt werden, dürfen bei einer Personalnummer keine ELStAM angewendet werden. Diese Konstellation ist im ELStAM-Verfahren nicht vorgesehen. Entfernen Sie bei einem der Beschäftigungsverhältnisse die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers und hinterlegen Sie die Lohnsteuerklasse VI Änderung der Personaldaten zum 01. eines Monats Krankenkasse Beitragsgruppe Personengruppe Rechtskreiswechsel (Beschäftigungsort) Vorgehensweise Keine neue Personalnummer. Die Änderungen sind in der aktuellen Personalnummer vorzunehmen. Meldungen Meldung Krankenkassenwechsel Meldung Beitragsgruppenwechsel Meldung Personengruppenschlüssel- oder Rechtskreiswechsel Hinweise Meldungen werden nur für den kleinsten zutreffenden Meldegrund erstellt. Sofern mehrere Meldungen erstellt werden, verwenden Sie die Pfeiltasten, um zu blättern.

4 Seite 2.2. Änderung der Personaldaten während des Monats (z.b. ab 15. des Monats) Krankenkasse Beitragsgruppe Personengruppe Rechtskreiswechsel (Beschäftigungsort) Sofern eine Änderung während des laufenden Monats (z. B. ab 15. eines Monats) eintritt, muss eine zweite Personalnummer angelegt werden. Hinweis Keine zweite Personalnummer für Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden Monats mit Vereinfachungsregelung 5. Vorgehensweise 1. Zweite Personalnummer anlegen: Bisherige Personalnummer (alt) markieren + kopieren (rechte Maustaste). 2. In der fortführenden Personalnummer (neu): Register»Adresse«: Eintrittsdatum eintragen (Beginndatum der aktuellen Beschäftigung). Register»Adresse«:»Personalnr. alt«eintragen. Änderungen der Personaldaten vornehmen. 3. In der bisherigen Personalnummer (alt): Register»Adresse«: zwingend Austrittsdatum eintragen (Enddatum der bisherigen Beschäftigung). Register»Adresse«:»Personalnr. neu«eintragen. Meldungen Meldung Krankenkassenwechsel Meldung Beitragsgruppenwechsel Meldung Personengruppenschlüssel- oder Rechtskreiswechsel Hinweise Meldungen werden nur für den kleinsten zutreffenden Meldegrund erstellt. Sofern mehrere Meldungen erstellt werden, verwenden Sie die Pfeiltasten zum Blättern.

5 Seite Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden Monats mit Vereinfachungsregelung (empfohlen) Der letzte Tag der Ausbildung ist ein Datum während des Monats (Beispiel:15.08). Der Auszubildende soll anschließend gleich in eine Festanstellung übernommen werden. Für diesen Fall hat der Gesetzgeber eine Vereinfachungsregelung geschaffen: Die Meldung Grund 33 "Änderungen im Beschäftigungsverhältnis" kann zum letzten Tag des Monats erstellt werden, in dem das Ausbildungsende liegt. Vorgehensweise Keine neue Personalnummer. Die Änderungen sind in der aktuellen Personalnummer vorzunehmen: 1. Im Monat, in dem die Ausbildung endet (Beispiel: August), bleibt die Personengruppe noch auf Ausbildung (102, 121 oder 122) geschlüsselt. 2. Teillohn manuell anhand der Teillohnformel errechnen und erfassen: Teillohn der Ausbildungsvergütung (Beispiel: bis ). Teillohn für die Festanstellung (Beispiel: 1.08 bis 31.08). 3. Im Folgemonat (Beispiel: September) schlüsseln Sie die Personengruppe und die Angaben zur Tätigkeit (höchster beruflicher Ausbildungsabschluss) um. Meldung Abmeldung 33 wird zum letzten Tag des Monats erzeugt, in dem das Ausbildungsende liegt (Beispiel: Abmeldung zum 31.08). Anmeldung 13 (Beispiel: Anmeldung zum 01.09).

6 Seite 2.. Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden Monats ohne Vereinfachungsregelung Falls Sie die Vereinfachungsregelung 5 nicht in Anspruch nehmen möchten, muss für den Beginn der Festanstellung eine neue Personalnummer angelegt werden. Vorgehensweise 1. Zweite Personalnummer anlegen: Bisherige Personalnummer (alt) markieren + kopieren (rechte Maustaste). 2. In der fortführenden Personalnummer (neu): Register»Adresse«: Eintrittsdatum eintragen (Beginndatum aktuelle Beschäftigung). Register»Adresse«:»Personalnr. Alt«eintragen. Änderungen der Personaldaten vornehmen. 3. In der bisherigen Personalnummer (alt): Register»Adresse«: zwingend Austrittsdatum eintragen (Enddatum bisherige Beschäftigung). Register»Adresse«:»Personalnr. neu«eintragen Wiedereintritt in anderem Monat als der Austritt In diesem Fall ist keine zweite Personalnummer notwendig. Verwenden Sie die Schaltfläche <Wiedereintritt> im Register»Adresse«. 2.. Wiedereintritt im selben Monat in dem der Austritt liegt oder mehrere Eintritte/ Austritte im selben Monat Im Austrittsmonat ist die Schaltfläche Wiedereintritt bei einem Arbeitnehmer nicht aktiv. Diese Fälle sind im ELStAM-Verfahren nicht vorgesehen. Empfehlung Geben sie kein Austrittsdatum ein und schlüsseln Sie im Kalender die Fehlzeit 022»Unbezahlter Urlaub«. Nicht empfohlen Legen Sie für den Wiedereintritt eine neue Personalnummer an (siehe Änderungen der Personaldaten während des Monats (z.b. ab 15. des Monats).

7 Seite 2.. Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber (Betriebsrente + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber) Abrechnung über zwei Personalnummern Soweit ein Arbeitgeber bisher für einen Arbeitnehmer unter mehreren Personalnummern mit verschiedenen Steuerklassen Lohnabrechnungen vorgenommen hat, darf diese Praxis aus Kulanzgründen bis Ende 201 fortgeführt werden (»Nichtbeanstandungsregelung«lt. BMF-Schreiben vom ). Der zweite Bezug muss dann aber mit Steuerklasse versteuert werden. Ein Abruf der ELStAM ist dazu weder erforderlich noch möglich. Legen Sie zwei Personalnummern an. 1. Personalnummer: Register»Steuer«: o keine ID-Nummer eintragen. o Option <Die steuerl. ID-Nummer wurde dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt> aktivieren. o Steuerklasse eintragen. 2. Personalnummer: o Mit ID-Nummer für ELStAM anmelden und die gültigen ELStAM für die Abrechnung zugrunde legen Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber (Elternzeit + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber) a) Elternzeit + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber ohne Änderung im Beschäftigungsverhältnis Keine zusätzliche Personalnummer notwendig. Entfernen Sie den Kalenderschlüssel 013»Elternzeit«. b) Elternzeit + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber + Änderung im Beschäftigungsverhältnis + Beginn zum 01. eines Monats Keine zusätzliche Personalnummer notwendig. Entfernen Sie den Kalenderschlüssel 013»Elternzeit«. Schlüsseln Sie die Personaldaten um. c) Elternzeit + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber + Änderungen im Beschäftigungsverhältnis + Beginn während des Monats In der Personalnummer mit Elternzeit ein Austrittsdatum eintragen. Zusätzliche Personalnummer anlegen (siehe Änderungen der Personaldaten während des Monats ).

8 Seite 8 3. Wichtige Informationen Weitere Änderung in der Personaldaten: Nr. 13 Eintritt/Austritt ändern oder stornieren Nr. 181 Nachberechnung Bezüge Nr. 182 Nachberechnung Personaldaten