Leitfaden für Datenraum-Center- und Datenraum- Manager

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1 Brainloop Mobile für ipad Version 2.5 Leitfaden für Datenraum-Center- und Datenraum- Manager Copyright Brainloop AG, Alle Rechte vorbehalten. Dokumentenversion: 1.4 Sämtliche verwendeten Markennamen und Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber.

2 Inhaltsverzeichnis Brainloop Mobile für ipad Version Allgemeine Informationen und Zielgruppe Voraussetzungen für die Nutzung von Brainloop Mobile Version 2.5.x Wichtige Informationen für Updates auf die Version 2.5 und Neuinstallationen der Version Voraussetzungen für die Nutzung der gemeinsamen Kommentierungsfunktion (Dokumenten- Reviews) Kann ich die gemeinsame Kommentierungsfunktion sowohl im Datenraum als auch auf dem ipad nutzen? Kann ich die gemeinsame Kommentierungsfunktion auch ohne Adobe LiveCycle Rights Management nutzen? Voraussetzungen für die Nutzung der Upload-Funktion für Dokumente aus anderen Apps Voraussetzungen für die Nutzung der Abstimmungsfunktion Voraussetzungen für die Authentifizierung mit Einmalpasswort (OTP) Brainloop Mobile aus dem Apple App Store herunterladen und installieren Einstellungen in der Datenraum-Administration API-Zugriff für Brainloop Mobile für ipad aktivieren Brainmark-Optionen konfigurieren Einstellungen in der Geräteverwaltung konfigurieren Generellen Zugriff der Brainloop Mobile für ipad-app mit Protokollierung aktivieren Zugriff für bestimmte ipad-geräte zulassen und sperren Anmelde-Sicherheit festlegen Berechtigungen zuweisen Gruppen-Berechtigungen zuweisen Berechtigungen für Objekte zuweisen Dokumenten-Eigenschaften konfigurieren Serverseitige Annotationen für das Kommentieren von Brainmark-Dokumenten und gemeinsame Dokumenten-Reviews aktivieren Gemeinsame Annotationen (Server) aktivieren Seite 2 von 38

3 4.7.2 Die Gruppenberechtigung Serverseitige Annotationen hinzufügen zuweisen Weitere Datenraum-Einstellungen für das Kommentieren von Brainmark-Dokumenten und Dokumenten-Reviews Versionierung kommentierter Brainmark-Dokumente in Brainloop Mobile Einstellungen in der Datenraum-Center-Administration ipad-geräte für den Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom Service freischalten oder sperren Datenraum-Konfigurationsdatei erstellen und für Brainloop Mobile für ipad anwenden Sicherheitsmechanismen und Voreinstellungen für Brainloop Mobile Aufbau einer XML-Datenraum-Konfigurationsdatei Erklärungen zu den Elementen in der XML-Datei Konfigurationsdatei in einen Datenraum hochladen Empfohlene Einstellungen auf dem ipad Code-Sperre aktivieren Logdatei aus der Brainloop Mobile-App an den Support senden Download-Verhalten von in Brainloop Mobile geöffneten Dokumenten Synchronisierung eines Datenraums in Brainloop Mobile Kontakt Anhang: Änderungsprotokoll Seite 3 von 38

4 1 Allgemeine Informationen und Zielgruppe Der vorliegende Leitfaden richtet sich an Datenraum-Center- und Datenraum-Manager, die mit der Vorbereitung eines Datenraums für den Zugang mit der Brainloop Mobile für ipad-app und der Definition einer Datenraum-Konfigurationsdatei, die auf die Brainloop Mobile-App angewendet werden kann, beauftragt sind. Generelle Kenntnisse zum Aufsetzen eines Datenraums werden vorausgesetzt. Dieser Leitfaden enthält lediglich die Einstellungen für Brainloop Secure Dataroom Service, die für die Nutzung der Brainloop Mobile für ipad-app notwendig sind. Informationen zu den allgemeinen Datenraum-Einstellungen entnehmen Sie bitte unserem Handbuch für Datenraum-Manager für Brainloop Secure Dataroom Service. Informationen zur Nutzung der Brainloop Mobile für ipad-app entnehmen Sie bitte dem aktuellen Benutzerleitfaden. Wichtiger Hinweis: Im Folgenden werden die Einstellungen für Brainloop Secure Dataroom Service am Beispiel der Datenraum-Administration beschrieben. Diese können selbstverständlich wie gewohnt auch in der Datenraum-Center-Verwaltung über die gleichen Menüpunkte vorgenommen werden. Die Einstellungen in der Datenraum-Administration können wie üblich nur gesetzt werden, sofern der Datenraum-Center-Manager diese nicht fest vorgegeben hat. Seite 4 von 38

5 2 Voraussetzungen für die Nutzung von Brainloop Mobile Version 2.5.x Die folgende Liste gibt Ihnen einen Überblick über die Mindestvoraussetzungen für die Nutzung von Brainloop Mobile für ipad Version 2.5.x: ipad 2 oder neuere ipad-version Apple ios Version 6.1 oder neuere Versionen (siehe Kapitel Wichtige Informationen für ein Update auf die Version 2.5 und die Installation der Version 2.5 auf Seite 6) Aktivierung des Datenschutzes auf Ihrem ipad (Code-Sperre) Verwendung von API 3.0 Der Datenraum befindet sich auf einem Server mit einer der folgenden Versionen von Brainloop Secure Dataroom Service Version: oder neuer für die Nutzung der App ohne die Abstimmungsfunktion und ohne die automatische Wiederaufnahme eines abgebrochenen Downloads oder neuer für die Nutzung der App mit der Abstimmungsfunktion und mit der automatischen Wiederaufnahme eines abgebrochenen Downloads Die Datenraum-Sicherheitseinstellungen erlauben den Zugriff über ipad. Als Datenraum-Benutzer müssen Sie sich zuerst über den Browser im Datenraum registrieren. Eine Registrierung über das ipad ist nicht möglich. Als Datenraum-Benutzer müssen Sie zuerst über den Browser eventuell vorhandene Nutzungsbedingungen bestätigen. Seite 5 von 38

6 2.1 Wichtige Informationen für Updates auf die Version 2.5 und Neuinstallationen der Version 2.5 Die folgenden Informationen sind für Sie nur dann relevant, wenn Sie die Geräteverwaltung nutzen und der Parameter Allen neuen Geräten mit vertrauenswürdigen Anwendungen Zugriff verweigern aktiviert ist. Wenn Sie diese Einstellungen nicht verwenden, ignorieren Sie bitte die folgenden Anweisungen. Ab der ios-version 6.1 wird von Apple eine neue Hersteller-ID (Englisch: Vendor ID) vergeben. Mit der Einführung von ios 7 wird ausschließlich diese Hersteller-ID zur Identifizierung eines Geräts verwendet, und nicht wie in der Vergangenheit eine feste Geräte-ID. Führen Sie deshalb bitte die folgenden Schritte durch: 1. Informieren Sie alle Ihre ipad-benutzer über das Update auf die Version 2.5 und die bevorstehenden Wartungsarbeiten, bei denen ggf. die Mitarbeit Ihrer Benutzer notwendig ist. 2. Laden Sie zu einem festgelegten Datum die Brainloop Mobile Version 2.5 aus dem App Store auf alle ipads herunter. 3. Melden Sie sich an diesem Tag, nach der Installation auf allen ipads, als Administrator am Datenraum-Server an. 4. Öffnen Sie die Datenraum-Center-Administration. 5. Klicken Sie auf Sicherheit und wählen Geräteverwaltung. 6. Klicken Sie auf Ändern. 7. Deaktivieren Sie den Parameter Allen neuen Geräten mit vertrauenswürdigen Anwendungen Zugriff verweigern für alle Datenräume im Datenraum-Center (siehe Abbildung) und bestätigen mit OK. Seite 6 von 38

7 8. Bitten Sie nun Ihre ipad-benutzer, sich einmal auf Ihren ipads an den entsprechenden Datenräumen anzumelden. 9. Nach der Anmeldung werden alle ipads in der Geräteverwaltung aufgelistet. 10. Klicken Sie auf ein Gerät in der Liste. 11. Öffnen Sie im Dialogfenster Geräte-Einschränkungen ändern die Drop-down-Liste Regel und wählen Zulassen (siehe Abbildung). 12. Speichern Sie die Einstellung mit OK. 13. Wiederholen Sie diese Schritte für alle ipads, die Sie wieder zulassen möchten. 14. Nachdem Sie alle ipads wieder zugelassen haben, können Sie den Parameter Allen neuen Geräten mit vertrauenswürdigen Anwendungen Zugriff verweigern wieder für alle Datenräume im Datenraum-Center aktivieren. Die zuvor genannten Schritte müssen ebenfalls durchgeführt werden, wenn die Brainloop Mobile Version 2.5 komplett von einem ipad gelöscht und erneut installiert wird. Bitte weisen Sie Ihre ipad-benutzer ausdrücklich darauf hin, die App nur nach vorheriger Absprache mit Ihnen zu löschen und neu zu installieren. Seite 7 von 38

8 2.2 Voraussetzungen für die Nutzung der gemeinsamen Kommentierungsfunktion (Dokumenten-Reviews) Kann ich die gemeinsame Kommentierungsfunktion sowohl im Datenraum als auch auf dem ipad nutzen? Ja, allerdings ist die Grundvoraussetzung für die Nutzung der gemeinsamen Kommentierungsfunktion (Dokumenten-Reviews) im Datenraum und auf dem ipad die Aktivierung von Adobe LiveCycle Rights Management im Datenraum. Zusätzlich müssen die folgenden Einstellungen in Brainloop Secure Dataroom Service vorgenommen werden: In der Datenraum-Administration muss Adobe LiveCycle Rights Management unter Einstellungen Allgemeine Funktionen aktiviert sein. In der Datenraum-Administration muss die Funktion Gemeinsame Annotationen (Server) unter Einstellungen Allgemeine Funktionen aktiviert sein (siehe Seite 19). Benutzer, die an Dokumenten-Reviews teilnehmen dürfen, benötigen die Gruppenberechtigung Serverseitige Annotationen hinzufügen (siehe Seite 19). Benutzer, die Dokumente mit anderen Datenraum-Benutzern für Dokumenten-Review teilen sollen (Initiatoren des Reviews), müssen die Berechtigung haben, alle Benutzer zu sehen, die sie zum Review einladen möchten. Benutzer, die zu einem Dokumenten-Review eingeladen werden (Reviewer) müssen die Berechtigungen haben, einander und den Initiator des Reviews zu sehen. Seite 8 von 38

9 2.2.2 Kann ich die gemeinsame Kommentierungsfunktion auch ohne Adobe LiveCycle Rights Management nutzen? Ja, allerdings können Dokumente ohne die Aktivierung von Adobe LiveCycle Rights Management ausschließlich in Brainloop Mobile auf dem ipad kommentiert werden. Ein Zugriff auf die eigenen Kommentare sowie auf die Kommentare anderer Datenraum-Mitglieder im Webbrowser (also auf dem Datenraum-Server) ist nicht möglich. Sämtliche Kommentare sind ausschließlich auf dem ipad sichtbar. Für die Nutzung der gemeinsamen Kommentierungsfunktion in Brainloop Mobile müssen die folgenden Einstellungen in Brainloop Secure Dataroom Service vorgenommen werden: In der Datenraum-Administration muss die Funktion Gemeinsame Annotationen (Server) unter Einstellungen Allgemeine Funktionen aktiviert sein (siehe Seite 19). Benutzer, die an Dokumenten-Reviews teilnehmen dürfen, benötigen die Gruppenberechtigung Serverseitige Annotationen hinzufügen (siehe Seite 19). Benutzer, die Dokumente mit anderen Datenraum-Benutzern für Dokumenten-Review teilen sollen (Initiatoren des Reviews), müssen die Berechtigung haben, alle Benutzer zu sehen, die sie zum Review einladen möchten. Benutzer, die zu einem Dokumenten-Review eingeladen werden (Reviewer) müssen die Berechtigungen haben, einander und den Initiator des Reviews zu sehen. Um sicherzustellen, dass die ipad-nutzer ihre Einladungen zu einem Dokumenten-Review auch auf ihren ipads erhalten, sollte die -Adresse (der Benutzername im Brainloop Secure Dataroom Service) im entsprechenden Mail-Account des Benutzers auf seinem ipad hinterlegt werden. 1. Tippen Sie auf dem ipad Home-Bildschirm auf das Symbol Einstellungen und wählen Mail, Kontakte, Kalender. 2. Wählen Sie Account hinzufügen. 3. Tippen Sie auf den entsprechenden Anbieter in der Liste, zum Beispiel Microsoft Exchange. 4. Geben Sie die -Adresse ein, die sie für den Benutzer bei seiner ersten Registrierung am Datenraum-Server als Benutzernamen vergeben haben. 5. Geben Sie ggf. weitere Daten ein. Seite 9 von 38

10 2.3 Voraussetzungen für die Nutzung der Upload-Funktion für Dokumente aus anderen Apps Um sicherzustellen, dass Ihre Datenraum-Benutzer die Upload-Funktion für Dokumente aus anderen Apps nutzen können, müssen Sie die folgenden Einstellungen in Brainloop Secure Dataroom Service vornehmen: Benutzer, die Dokumente aus anderen Apps über die Öffnen in-funktion hochladen sollen, müssen die Berechtigung Unterobjekt anlegen haben. 2.4 Voraussetzungen für die Nutzung der Abstimmungsfunktion Um sicherzustellen, dass Ihre Datenraum-Benutzer die Abstimmungsfunktion in Brainloop Mobile nutzen können, müssen Sie die folgenden Einstellungen in Brainloop Secure Dataroom Service vornehmen: In der Datenraum-Administration muss die Funktion Abstimmungen unter Einstellungen Allgemeine Funktionen aktiviert sein. In der Datenraum-Administration muss die Funktion Kalender unter Einstellungen Allgemeine Funktionen aktiviert sein. 2.5 Voraussetzungen für die Authentifizierung mit Einmalpasswort (OTP) Mit Aktivierung des Authentifizierungsverfahrens mit Einmalpasswort brauchen Benutzer, die sich bereits an der Brainloop Mobile-App angemeldet haben und einen Ordner oder ein Dokument im Secure Dataroom-Webbrowser öffnen möchten, sich nicht erneut zu authentifizieren. Diese Funktion ist automatisch im Brainloop Secure Dataroom Service ab Version und neuer aktiviert. Wenn Sie dieses Authentifizierungsverfahren nicht nutzen möchten, wenden Sie sich zu dessen Deaktivierung bitte an den Brainloop Support. Seite 10 von 38

11 3 Brainloop Mobile aus dem Apple App Store herunterladen und installieren ipad-nutzer können sich die Brainloop Mobile für ipad kostenfrei aus dem Apple App Store herunterladen und installieren. Mit dem Suchbegriff Brainloop Mobile kann die Suche nach dieser App gestartet werden. Die Installation muss dann nach den Anweisungen am Bildschirm erfolgen. Wichtiger Hinweis: Eine parallele Installation der beiden App-Versionen Brainloop Classic und Brainloop Mobile für ipad wird nicht unterstützt. Wenn beide App-Versionen gleichzeitig auf einem ipad installiert sind, funktioniert der Link zum Öffnen eines Ordners oder eines Dokuments im ipad- Webbrowser aus technischen Gründen nicht richtig. Seite 11 von 38

12 4 Einstellungen in der Datenraum-Administration 4.1 API-Zugriff für Brainloop Mobile für ipad aktivieren Der Zugriff auf einen Datenraum über die Brainloop Mobile für ipad-app erfolgt über API. Aktivieren Sie diesen API-Zugriff unbedingt in der Datenraum-Administration wie folgt: 1. Melden Sie sich am Datenraum an. 2. Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 3. Klicken Sie auf Sicherheit und wählen Sicherheitsfunktionen. 4. Klicken Sie auf Bearbeiten. 5. Aktivieren Sie die Option API Zugriff. 6. Klicken Sie auf OK. Wichtiger Hinweis: Wenn die Option API Zugriff nicht verfügbar ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Brainloop Support. 4.2 Brainmark-Optionen konfigurieren Für zusätzlichen Schutz der Dokumente in der Brainloop Mobile-App empfehlen wir Ihnen die folgenden Brainmark-Optionen. Wenn ein Benutzer in der Brainloop Mobile-App ein Dokument öffnet, wird generell die Brainmark-Version geöffnet soweit die Dokumenten-Eigenschaften (Versionierungsstatus, Dokumenten-Berechtigungen) und die Datenraum-Einstellungen dies zulassen. 1. Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Brainmark-Optionen. 3. Klicken Sie auf Bearbeiten. Seite 12 von 38

13 4. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Brainmark-Stil und wählen einen der folgenden Stile aus: a. Nur Anzeige: Mit dieser Einstellung werden Dokumente im Basis-Brainmark-Format in der App geöffnet, können jedoch nicht an andere Apps auf dem Gerät weitergegeben werden. Dieser Brainmark-Stil ist die sicherste Einstellung für Brainloop Secure Dataroom Service und die Brainloop Mobile für ipad-app. Wichtiger Hinweis: Aktivieren Sie unbedingt bei Auswahl dieses Brainmark-Stils die Option Download von Nur-Lesen- oder Lesen-&-Drucken-Dokumenten von Brainloop Mobile for ipad erlauben. b. Anzeige & Drucken: Dieser Brainmark-Stil ist nur verfügbar, wenn in der Datenraum-Center-Administration die Funktion Adobe LiveCycle RM (siehe Einstellungen Funktionen) aktiviert ist. Mit dieser Einstellung werden Dokumente im Basis-Brainmark-Format in der App geöffnet, können jedoch nicht an andere Apps auf dem Gerät weitergegeben werden. Dieser Brainmark-Stil ist die sicherste Einstellung für die Brainloop Mobile für ipad-app, jedoch weniger sicher für Brainloop Secure Dataroom Service. Wichtiger Hinweis: Aktivieren Sie unbedingt bei Auswahl dieses Brainmark-Stils die Option Download von Nur-Lesen- oder Lesen-&-Drucken-Dokumenten von Brainloop Mobile for ipad erlauben. c. Nicht druckbar (abhängig vom PDF Reader): Mit dieser Einstellung werden Dokumente im Basis-Brainmark-Format in der App geöffnet, können jedoch nicht an andere Apps auf dem Gerät weitergegeben werden. Dieser Brainmark-Stil ist eine sichere Einstellung für die Brainloop Mobile für ipad-app, jedoch weniger sicher für Brainloop Secure Dataroom Service. d. Unbegrenzt: Mit dieser Einstellung können Dokumente im Basis-Brainmark-Format an andere Apps auf dem Gerät weitergegeben werden. Dieser Brainmark-Stil ist die unsicherste Einstellung für Brainloop Secure Dataroom Service und die Brainloop Mobile für ipad-app und wird daher nicht empfohlen. Seite 13 von 38

14 5. Aktivieren Sie bei Auswahl des Brainmark-Stils Nur Anzeige oder Anzeige & Drucken unbedingt die Option Download von Nur-Lesen- oder Lesen-&-Drucken-Dokumenten von Brainloop Mobile for ipad erlauben. 6. Klicken Sie auf OK. Wichtiger Hinweis: Der in den Brainmark-Optionen ausgewählte Brainmark-Stil gilt generell für alle Dokumente, die in der Brainloop Mobile-App geöffnet werden. Wenn Sie für unterschiedliche Dokumente verschiedene Brainmark-Stile festlegen möchten, verwenden Sie die Sicherheitskategorien. Sie können auch mithilfe einer Datenraum-Konfigurationsdatei die Weitergabe von Dokumenten an andere Apps auf dem ipad generell verbieten (siehe Verfügbare Sicherheitsmechanismen und Voreinstellungen für Brainloop Mobile für ipad, Seite 23). Seite 14 von 38

15 4.3 Einstellungen in der Geräteverwaltung konfigurieren In der Geräteverwaltung können Sie den generellen Zugriff der Brainloop Mobile für ipad-app auf Brainloop Secure Dataroom Service mit einer Protokollierung aktivieren. Zusätzlich können Sie den Zugriff auf bestimmte ipad-geräte beschränken. Bitte beachten Sie für diese Einstellung, dass nur der Datenraum-Center-Manager in der Datenraum-Center-Administration Geräte zulassen und sperren darf Generellen Zugriff der Brainloop Mobile für ipad-app mit Protokollierung aktivieren Sobald Sie die Funktion API Zugriff in den Sicherheitseinstellungen eines Datenraums aktiviert haben (vgl. API-Zugriff für Brainloop Mobile für ipad aktivieren, Seite 12) können Benutzer über die Brainloop Mobile für ipad-app auf Brainloop Secure Dataroom Service auch ohne eingeschaltete Geräteverwaltung zugreifen. Mit eingeschalteter Geräteverwaltung können Sie jedoch jeden Zugriff eines ipads auf Brainloop Secure Dataroom Service genau protokollieren und im speziellen Fall ein Gerät für den Zugriff sperren. 1. Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 2. Klicken Sie auf Sicherheit und wählen Geräteverwaltung. 3. Klicken Sie auf Ändern. 4. Aktivieren Sie im Dialogfenster Einstellungen der Geräte-Einschränkungen diese Optionen: a. Geräteverwaltung in Datenräumen zulassen: Aktivieren Sie diese Option, um die Protokollierung von Gerätezugriffen zu aktivieren. Wichtiger Hinweis: Die anderen Optionen in diesem Dialogfenster greifen nur, wenn diese Option aktiviert ist. Jeder Zugriff eines Geräts oder einer Anwendung über API wird über eine Anwendungs-ID und das verwendete Benutzerkonto in der Geräteverwaltung protokolliert. b. Zugriff nur für vertrauenswürdige Anwendungen zulassen: Aktivieren Sie diese Option, wenn ausschließlich die Brainloop Mobile für ipad-app auf Brainloop Secure Dataroom Service zugreifen darf, und der Zugriff anderer API-Anwendungen wie Send-To und das Outlook Add-In gesperrt sein soll. c. Allen neuen Geräten mit vertrauenswürdigen Anwendungen Zugriff verweigern: Details hierzu finden Sie unter Zugriff für bestimmte ipad-geräte zulassen und sperren. 5. Klicken Sie auf OK. Seite 15 von 38

16 4.3.2 Zugriff für bestimmte ipad-geräte zulassen und sperren In der Geräteverwaltung können Sie festlegen, dass nur bestimmte ipad-geräte Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom Service haben. Jeder Zugriff eines Geräts oder einer Anwendung über API wird über eine Anwendungs-ID und das verwendete Benutzerkonto in der Geräteverwaltung protokolliert. Wichtiger Hinweis: Das Zulassen und Sperren einzelner ipads kann ausschließlich der Datenraum-Center-Manager in der Datenraum-Center-Administration durchführen (siehe ipad-geräte für den Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom Service freischalten oder sperren, Seite 21). 1. Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 2. Klicken Sie auf Sicherheit und wählen Geräteverwaltung. 3. Klicken Sie auf Ändern. 4. Aktivieren Sie im Dialogfenster Einstellungen der Geräte-Einschränkungen diese Optionen: a. Geräteverwaltung in Datenräumen zulassen: Aktivieren Sie diese Option, um die Protokollierung von Gerätezugriffen zu aktivieren. Wichtiger Hinweis: Die anderen Optionen in diesem Dialogfenster greifen nur, wenn diese Option aktiviert ist. Jeder Zugriff eines Geräts oder einer Anwendung über API wird über eine Anwendungs-ID und das verwendete Benutzerkonto in der Geräteverwaltung protokolliert. b. Zugriff nur für vertrauenswürdige Anwendungen zulassen: Aktivieren Sie diese Option, wenn ausschließlich die Brainloop Mobile für ipad-app auf Brainloop Secure Dataroom Service zugreifen darf, und der Zugriff anderer API-Anwendungen wie Send-To und das Outlook Add-In gesperrt sein soll. c. Allen neuen Geräten mit vertrauenswürdigen Anwendungen Zugriff verweigern: Aktivieren Sie diese Option, wenn alle neuen, noch nicht registrierten ipad-geräte für den Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom Service prinzipiell gesperrt sein sollen und vom Datenraum-Center-Manager erst geprüft und dann freigeben werden müssen (siehe ipad- Geräte für den Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom Service freischalten oder sperren, Seite 21). Hinweis: Alle bereits registrierten ipad-geräte haben Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom Service können aber auch im Nachhinein vom Datenraum-Center-Manager gesperrt werden (siehe ipad-geräte für den Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom Service freischalten oder sperren, Seite 21). 5. Klicken Sie auf OK. Seite 16 von 38

17 4.4 Anmelde-Sicherheit festlegen Die für Brainloop Secure Dataroom Service festgelegte Login-Sicherheit, z. B. die Authentifizierung über Passwort und TAN, gilt ebenfalls für das Anmelden am Datenraum über die Brainloop Mobile- App. Informationen hierzu entnehmen Sie bitte unserem Handbuch für Datenraum-Manager für Brainloop Secure Dataroom Service. 4.5 Berechtigungen zuweisen Gruppen-Berechtigungen zuweisen Für den Zugriff auf einen Datenraum über Brainloop Mobile für das ipad benötigt eine Benutzergruppe mindestens die Berechtigung Datenraum betreten. Informationen zum Zuweisen von Berechtigungen entnehmen Sie bitte unserem Handbuch für Datenraum-Manager für Brainloop Secure Dataroom Service Berechtigungen für Objekte zuweisen Für die Anzeige von Dokumenten in der Brainloop Mobile-App benötigt eine Benutzergruppe mindestens die Berechtigung Objekt anzeigen. Für den Download von Dokumenten auf die Brainloop Mobile-App benötigt eine Benutzergruppe mindestens die Berechtigung Brainmark Dokument herunterladen. Für den Download von Original-Dokumenten auf die Brainloop Mobile-App benötigt eine Benutzergruppe zusätzlich die Berechtigung Original-Dokument herunterladen. Informationen zum Zuweisen von Berechtigungen für Objekte entnehmen Sie bitte unserem Handbuch für Datenraum-Manager für Brainloop Secure Dataroom Service. Seite 17 von 38

18 4.6 Dokumenten-Eigenschaften konfigurieren Für den Zugriff auf Brainmark-Dokumente über die Brainloop Mobile für ipad-app sind die folgenden Dokumenten-Eigenschaften zwingend notwendig oder empfohlen: Zwingend notwendig: Dokumente müssen eingefroren sein. Empfohlen: Die Auto-Versionierung sollte auf Ordner-Ebene aktiviert sein, sodass Dokumente automatisch eingefroren werden. Brainmark-Versionen sollten vorkonvertiert werden, z. B. über die Automatische Erzeugung in den Brainmark-Optionen. Seite 18 von 38

19 4.7 Serverseitige Annotationen für das Kommentieren von Brainmark- Dokumenten und gemeinsame Dokumenten-Reviews aktivieren Brainloop Mobile unterstützt das gemeinsame Kommentieren von Brainmark-Dokumenten. Datenraum-Benutzer und Nutzer von Brainloop Mobile können Dokumente im Brainmark-Format kommentieren und diese Dokumente anderen Datenraum- und App-Benutzern für gemeinsame Dokumenten-Reviews verfügbar machen. Hierfür wurden die Einstellung Gemeinsame Annotationen (Server) und die Gruppenberechtigung Serverseitige Annotationen hinzufügen in Brainloop Secure Dataroom Service eingeführt Gemeinsame Annotationen (Server) aktivieren 1. Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Brainmark-Optionen. 3. Klicken Sie auf Bearbeiten und aktivieren die Einstellung Gemeinsame Annotationen (Server). 4. Klicken Sie auf Speichern Die Gruppenberechtigung Serverseitige Annotationen hinzufügen zuweisen 1. Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 2. Klicken Sie auf Benutzer und Gruppen und wählen Gruppenverwaltung. 3. Klicken Sie auf Berechtigungen einsehen. 4. Wählen Sie im Dialogfenster Berechtigungen und Richtlinien für Gruppen die gewünschte Gruppe aus, und klicken Sie auf Berechtigungen ändern. 5. Aktivieren Sie im Bereich Ändern die Berechtigung Serverseitige Annotationen hinzufügen. 6. Klicken Sie auf Speichern. Seite 19 von 38

20 4.7.3 Weitere Datenraum-Einstellungen für das Kommentieren von Brainmark- Dokumenten und Dokumenten-Reviews Die folgenden Datenraum-Konfigurationseinstellungen sind ebenfalls erforderlich, um die neue Kommentierungs- und Review-Funktionen im Datenraum und auf dem ipad zu verwenden. In der Datenraum-Administration muss Adobe LiveCycle Rights Management unter Einstellungen Allgemeine Funktionen aktiviert sein. Benutzer, die Dokumente zum Dokumenten-Review für andere Datenraum-Benutzer verfügbar machen sollen (Initiatoren des Reviews), müssen die Berechtigung besitzen, alle Benutzer zu sehen, die sie zum Review einladen möchten. Benutzer, die zu einem Dokumenten-Review eingeladen werden (Reviewer) müssen die Berechtigungen besitzen, einander und den Initiator des Reviews zu sehen. 4.8 Versionierung kommentierter Brainmark-Dokumente in Brainloop Mobile Ab Version 2.2 können Benutzer der App im neuen Brainloop PDF Viewer eine bestimmte Dokumentenversion öffnen, sofern die folgenden Bedingungen erfüllt sind: Auf dem Datenraum-Server sind mehrere eingefrorene Dokumentenversionen vorhanden. Hinweis: Eine neue Dokumentenversion kann über die aktivierte Option Auto-Versionierung oder über den Menüpunkt Neue Version anlegen und anschließendes Einfrieren der Version in Brainloop Secure Dataroom Service erstellt werden. Ein Benutzer nimmt an einem Dokumenten-Review teil, entweder als der Initiator des Reviews oder als eingeladener Reviewer. Bitte beachten Sie auch die folgenden Regeln: Auf dem ipad können generell keine neuen Dokumentenversionen erstellt werden. Im Brainloop PDF Viewer wird standardmäßig die aktuellste Version eines Brainmark-Dokuments, die auf dem Datenraum-Server vorhanden ist, angezeigt. Dabei ist es irrelevant, ob diese Version Kommentare des jeweiligen Benutzers enthält oder nicht. Informationen zum Kommentieren von Brainmark-Dokumenten und zu Dokumenten-Reviews entnehmen Sie bitte dem aktuellen Benutzerleitfaden. Seite 20 von 38

21 5 Einstellungen in der Datenraum-Center-Administration 5.1 ipad-geräte für den Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom Service freischalten oder sperren In der Geräteverwaltung in der Datenraum-Center-Administration können Sie bestimmte ipad-geräte für den Zugriff auf Brainloop Secure Dataroom Service freischalten und sperren. Bitte beachten Sie, dass dieses nur möglich ist, wenn die Geräteverwaltung, und damit auch die Protokollierung der Zugriffe, aktiviert wurde (vgl. API-Zugriff für Brainloop Mobile für ipad aktivieren, Seite 12). 1. Öffnen Sie die Datenraum-Center-Administration. 2. Klicken Sie auf Sicherheit und wählen Geräteverwaltung. 3. In der Liste sehen Sie die Geräte und Anwendungen, die versucht haben, auf Brainloop Secure Dataroom Service zuzugreifen bzw. bereits zugegriffen haben. 4. Klicken Sie auf ein Gerät in der Liste. 5. Das Dialogfenster Geräte-Einschränkungen ändern wird geöffnet. 6. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Regel und wählen Zulassen oder Ablehnen. 7. Geben Sie optional eine Beschreibung ein. 8. Klicken Sie auf OK. In der Liste erscheint nun vor der Spalte Beschreibung für zugelassene Anwendungen und Geräte das Symbol und für abgelehnte das Symbol. Seite 21 von 38

22 5.2 Datenraum-Konfigurationsdatei erstellen und für Brainloop Mobile für ipad anwenden Der Datenraum-Center-Manager kann eine oder mehrere Datenraum-Konfigurationsdateien erstellen. Eine dieser Konfigurationsdateien kann dann für die Brainloop Mobile für ipad-app angewendet werden. Jede Konfigurationsdatei muss als XML-Datei erstellt und zuerst in die Datenraum-Center-Administration geladen werden. Ein Beispiel einer solchen XML-Datei, auf dessen Basis Sie Ihre eigenen Konfigurationsdateien festlegen können, erhalten Sie von Ihrem Brainloop Support. Wichtiger Hinweis: Eine in der Datenraum-Center- oder Datenraum-Administration hochgeladene Konfigurationsdatei für Brainloop Mobile für ipad greift auch, wenn in der Geräteverwaltung die Option Geräteverwaltung in Datenräumen zulassen deaktiviert ist. Der Datenraum-Manager kann nach dem Hochladen einer oder mehrerer Konfigurationsdateien in die Datenraum-Center-Administration eine dieser Konfigurationsdateien in der Datenraum- Administration auswählen. In den folgenden Kapiteln finden Sie die für die Brainloop Mobile für ipad-app verfügbaren Sicherheitsmechanismen und Voreinstellungen sowie Erklärungen zum Aufbau der XML-Datei. Seite 22 von 38

23 5.2.1 Sicherheitsmechanismen und Voreinstellungen für Brainloop Mobile Für die Brainloop Mobile für ipad stehen die folgenden Sicherheitsmechanismen und Voreinstellungen zur Verwendung in der Datenraum-Konfigurationsdatei zur Verfügung: 1. Komplexität des Zugangscode (PIN complexity): Legen Sie fest, ob Benutzer sich mit einem einfachen oder einem komplexen und damit sichereren Zugangscode an der Brainloop Mobile-App anmelden müssen. Wenn Sie für das Anmelden an der App einen komplexen Zugangscode festgelegt haben, Benutzer in der App jedoch einen einfachen Zugangscode hinterlegt haben, müssen sie diesen in den Einstellungen der App in einen komplexen Code ändern. 2. Zeitintervall für Abfrage des Zugangscodes nach Inaktivität (maxlock): Legen Sie fest, nach welcher Dauer der Inaktivität (Timeout) Benutzer sich erneut mit ihrem Zugangscode an der Brainloop Mobile-App anmelden müssen. 3. Zeitintervall für Änderung des Zugangscodes (maxage): Legen Sie fest, nach welcher Zeit Benutzer ihren Zugangscode aus Sicherheitsgründen ändern müssen. 4. Aufbewahrungsfrist für Dokumente (retention maxtime): Legen Sie fest, nach welcher Frist Dokumente, die auf das ipad heruntergeladen wurden, vom ipad gelöscht werden. Eine in der Konfigurationsdatei definierte kürzere Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteuert die in der Brainloop Mobile-App definierte Frist. 5. Keepalive-Mechanismen (synchronization mininterval): Legen Sie fest, nach welcher Frist Benutzer eine Synchronisierung der Datenräume und Datenraum-Inhalte zur regelmäßigen Überprüfung ihrer Authentizität durchführen müssen. Diese Synchronisierung ist unabhängig von dem Synchronisierungsintervall in den App-Einstellungen und beinhaltet im Wesentlichen die folgenden Prüfungen und Aktionen: a. Prüfen auf geänderte oder neue Datenraum-Konfigurationsdatei und Anwenden dieser auf die App b. Aktualisieren der Datenraum-Liste c. Entfernen aller lokalen Inhalte, die nicht mehr verwendet werden d. Prüfen, ob der Datenraum noch verfügbar ist und wenn nicht, Entfernen aller lokalen Inhalte Seite 23 von 38

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