Individuelle Bruttolohnverbuchung in Agenda LOHN

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1 Individuelle Bruttolohnverbuchung in Agenda LOHN Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Vorgehensweise 3.1. Individuelle Verbuchung von Lohnarten Individuelle Verbuchung einer Lohnart für einen Mandanten Individuelle Verbuchung einer Lohnart für alle Mandanten Anlage eines individuellen Sachkontenrahmens 4. Details 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Im Folgenden wird beschrieben: die individuelle Verbuchung von Lohnarten die Anlage eines individuellen Kontenrahmens (SKR) die Bereinigung von Differenzen auf der Buchungsliste. 2. Voraussetzung Voraussetzung Damit überhaupt eine Bruttolohnverbuchung erfolgen kann, hinterlegen Sie in den Mandanten- Programmdaten einen Kontenrahmen:»Stammdaten l Mandanten-Programmdaten l Register: Allgemein«.

3 Seite Vorgehensweise Individuelle Verbuchung von Lohnarten Allgemein Da die Lohnarten immer für alle Kanzleien und Mandanten gelten, können in den Lohnarten keine Fibu- Konten hinterlegt werden. In den Lohnarten werden Fibu-Kontotypen hinterlegt, die dann je nach ausgewählten SKR in den Mandanten-Programmdaten auf die entsprechenden Fibu-Konten gebucht werden. Die folgenden Bilder sollen Ihnen die Logik verdeutlichen. Beispiel: Lohnart Nr. 1=Stundenlohn.»Stammdaten I Lohnarten«Auch die FIBU-Kontotypen liegen ausschließlich auf zentraler Ebene und sind somit für alle Kanzleien und Mandanten gültig. Agenda liefert Ihnen alle gängigen FIBU-Kontotypen aus. Fibu-Kontotypen»Stammdaten I Zentrale Fibu-Kontotypen«Dem Kontotyp sind dann die entsprechenden Fibu-Konten je SKR zugeordnet.

4 Seite 4 Fibu-Konten»Stammdaten I Zentrale Fibu-Konten«Auf der Ebene der Mandanten sieht man dann nur noch die Konten entsprechend des in den Mandanten-Programmdaten gewählten Kontenrahmens.»Stammdaten I Fibu-Konten«Ausweis auf Buchungsliste

5 Seite Individuelle Verbuchung einer Lohnart für einen Mandanten Beispiel Das Urlaubsgeld soll zukünftig auf ein individuelles Konto gebucht werden. Alt: Neu: Kontonummer 4120 = Gehälter Kontonummer 4121 = Urlaubsgeld SKR: Neuen FIBU-Kontotypen anlegen 1.»Stammdaten I Zentrale Fibu-Kontotypen«. 2. Kontotyp zwischen Nummer 100 bis 199 wählen. 2. Fibu-Konto dem neuen Kontotypen zuordnen 1.»Stammdaten I Fibu-Konten«. 2. Neues Fibu-Konto anlegen. 3. Neues Fibu-Konto dem neuen Kontotypen zuordnen.

6 Seite 6 3. Kontotyp in der Lohnart hinterlegen 1. Da diese Änderung nur den aktuellen Mandanten betrifft, muss eine neue Lohnart angelegt werden:»stammdaten I Lohnarten«. 2. Bestehende Lohnart»52 = Urlaubsgeld«auf eine neue Nummer größer als 1000 kopieren und neuen Kontotypen hinterlegen. 4. Ausweis auf Buchungsliste

7 Seite Individuelle Verbuchung einer Lohnart für alle Mandanten Beispiel Das Urlaubsgeld soll zukünftig bei allen Mandanten auf ein individuelles Konto gebucht werden. Alt: Neu: Kontonummer SKR laut Mandanten-Programmdaten = Gehälter Kontonummer SKR laut Mandanten-Programmdaten = Urlaubsgeld 1. Neuen Fibu-Kontotyp anlegen 1.»Stammdaten I Zentrale Fibu-Kontotypen«. 2. Kontotyp-Nummer zwischen 100 und 199 wählen. 2. Dem Kontotyp das Fibu-Konto zuordnen Das neue Fibu-Konto muss auf zentraler Ebene für jeden SKR angelegt und in diesem der neue Kontotyp hinterlegt werden:»stammdaten I Zentrale Fibu-Konten«. 3. Änderung in den Mandanten übernehmen Damit die neue Zuordnung auch in die einzelnen Mandanten übernommen werden kann, muss der SKR in den einzelnen Mandanten aktualisiert werden:»stammdaten I Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«.

8 Seite 8 4. Kontotyp in der Lohnart hinterlegen Da die Änderung alle Mandanten betrifft, kann der neue Kontotyp in der bestehenden Lohnart»52 = Urlaubsgeld«hinterlegt werden:»stammdaten I Lohnarten«. 5. Ausweis auf Buchungsliste

9 Seite Anlage eines individuellen Sachkontenrahmens Für die Anlage eines individuellen Kontenrahmens ist es notwendig, einen Standard-SKR zu kopieren, um ihn anschließend anzupassen. Selbst angelegte Kontenrahmen stehen in allen Kanzleien und allen Mandanten zur Verfügung. 1. Bestehenden Standard-SKR kopieren 1.»Stammdaten I Zentrale Fibu-Konten«. 2. <SKR kopieren> anklicken. 3. SKR auswählen, der als Basis dienen soll. 4. Neue Nummer zwischen 10 und 29 eingeben, unter welcher der neue SKR angelegt werden soll. 2. Neu angelegten SKR 10 anpassen Der neue SKR kann nun entsprechend angepasst werden:»stammdaten I Fibu-Konten«.

10 Seite Details Eine eventuell aufgetretene Differenz auf der Buchungsliste finden Sie wie folgt: Beispiel Die Buchungsliste April 2015 weist eine Differenz von Euro auf. 1. Differenzen auf der Buchungsliste prüfen Eine der häufigsten Ursachen ist der fehlende Kontotyp in einer Lohnart. Prüfen Sie in der Auswertung»Lohnartenwerte«, welche Lohnart diesem Betrag zuzuordnen ist.»auswertungen l Allgemeine Auswertung I Lohnartenwerte I Lohnarten«. Die Differenz kann wie in unserem Beispiel ganz deutlich zu sehen ein Betrag oder aber auch eine Summe von Beträgen sein, die auf eine Lohnart bzw. mehrere Lohnarten gebucht wurde. 2. Lohnart prüfen Haben Sie die Differenz gefunden, prüfen Sie in der Lohnart, ob ein Kontotyp hinterlegt ist:»stammdaten l Lohnarten«Hinterlegen Sie den entsprechenden Kontotyp. Nach einer erneuten Monatsberechnung ist die Differenz verschwunden.

11 Seite 11 Weitere mögliche Ursachen Für den in der Lohnart hinterlegten Kontotyp ist kein Fibu-Konto hinterlegt. 1. Notieren Sie die Differenz. 2. Prüfen Sie in der Auswertung»Lohnartenwerte«, welche Lohnart diesem Betrag zuzuordnen ist.»auswertungen l Allgemeine Auswertung I Lohnartenwerte I Lohnarten«. 3. Prüfen Sie in den Fibu-Konten des Mandanten (»Stammdaten I Fibu-Konten«), ob für den in der Lohnart hinterlegten Kontotyp auch ein Fibu-Konto existiert. 5. Wichtige Informationen Nr Individuelle Verbindlichkeitskonten für Krankenkassen