Senatsverwaltung für Justiz Berlin, den 2. September 2009 I B /12 9(0)

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1 Senatsverwaltung für Justiz Berlin, den 2. September 2009 I B /12 9(0) Oliver.Seypt@senjust.berlin.de An den Vorsitzenden des Hauptausschusses über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin 1091 B über Senatskanzlei - G Sen - Umsetzung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Aktenführung bei allen Berliner Gerichten Rote Nummer: 1091 Vorgang: Beschluss des Abgeordnetenhauses vom 19. März Drucksachen Nrn. 16/1552 und 16/2238 Einzelplan 06 Kapitel 0611, 0615, 0641, 0642, 0651 Titel Dienstleistungen für die IuK-Technik - Haushaltsjahr 2008: ,-- Haushaltsjahr 2009: ,-- Haushaltsplanentwurf 2010: ,-- Haushaltsplanentwurf 2011: ,-- Ist 2008: ,57 Verfügungsbeschränkungen: 0 Einzelplan 09 Kapitel Titel Geräte, technische Einrichtungen, Ausstattungen für die IuK- Technik Haushaltsjahr 2008: 0 Haushaltsjahr 2009: 0 Haushaltsplanentwurf 2010: 0 Haushaltsplanentwurf 2011: Ist 2008: 0 Verfügungsbeschränkungen: 0

2 2 Anlagen: Anlage 1 Maßnahmen- und Zeitplan für die Einrichtung von Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfächern Anlage 2 Kostenübersicht für die Einrichtung von Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfächern Das Abgeordnetenhaus von Berlin hat in seiner 44. Sitzung am 19. März 2009 beschlossen: Der Antrag Drs 16/1552 wird in folgender Fassung angenommen: Der Senat wird aufgefordert, dem Abgeordnetenhaus von Berlin zur 1. Lesung des Einzelplans 06 im Doppelhaushalt 2010/2011 einen Zeit- und Kostenplan zur weiteren Umsetzung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Aktenführung bei allen Berliner Gerichten vorzulegen. Ich bitte, meine Berichtspflicht als erledigt anzusehen. Hierzu wird berichtet: Vorab sei darauf hingewiesen, dass der Geschäftsbereich der Senatsverwaltung für Justiz nicht die Gerichte der Arbeitsgerichtsbarkeit umfasst. Diese gehören zum Geschäftsbereich der Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales. I. Elektronischer Rechtsverkehr Die Senatsverwaltung für Justiz beabsichtigt, im Dezember 2009 den elektronischen Rechtsverkehr zu allen Gerichten und Strafverfolgungsbehörden in ihrem Geschäftsbereich zu eröffnen. Die Gerichte und Staatsanwaltschaften werden dafür mit einer virtuellen Poststelle auf Basis des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfaches (EGVP) ausgestattet. Die elektronischen Postfächer werden vom IT- Dienstleistungszentrum Berlin bereitgestellt. Mit dem EGVP können künftig Klagen, Anträge und Schriftsätze rechtswirksam und sicher auf elektronischem Wege bei den Berliner Gerichten und Strafverfolgungsbehörden eingereicht werden. Um am elektronischen Rechtsverkehr teilzunehmen, müssen die Verfahrensbeteiligten ein elektronisches Postfach eröffnen. Die Software dafür kann kostenfrei unter heruntergeladen werden. Um qualifizierte elektronische Signaturen für das elektronische Unterschreiben der eingereichten Dokumente nutzen zu können, ist zusätzlich die Anschaffung einer Signaturkarte und eines Kartenlesegerätes notwendig. Die Kosten hierfür sind vom Nutzer des EGVP zu tragen. Das EGVP ist speziell für die sichere und rechtsverbindliche Kommunikation im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs gemeinsam von den 16 Landesjustizverwaltungen und dem Bundesministerium der Justiz entwickelt worden. Das EGVP wird gemeinsam von der deutschen Justiz weiterentwickelt und gepflegt. Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass an sämtlichen Gerichten, an denen der elektronische Rechtsverkehr eingeführt worden ist, einheitliche Standards für die Nutzer gegeben sind.

3 3 Mit der Eröffnung des elektronischen Rechtsverkehrs wird ein zusätzlicher Kommunikationsweg zu den Berliner Gerichten eröffnet. Mit Ausnahme des Handelsregisters, zu dem die elektronische Einreichung verpflichtend ist, bleiben die alten Wege über Post und Telefax weiter bestehen, um den Recht suchenden Bürgerinnen und Bürgern und ihren Vertretern weiterhin einen einfachen und umfassenden Zugang zu den Gerichten zu ermöglichen. Für die Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs wird der als Anlage 1 beigefügte Maßnahmen- und Zeitplan umgesetzt. Maßnahme 1 ist erledigt. Die weiteren Maßnahmen befinden sich in der Umsetzung. Die Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs ist mit den in Anlage 2 zusammengefassten Kosten verbunden. Neben den Kosten für die zentrale EGVP- Infrastruktur, die sich das BMJ und die Landesjustizverwaltungen teilen, fallen weitere Ausgaben von rd für den Betrieb der elektronischen Postfächer beim ITDZ an. Das ITDZ bietet derzeit ein Postfach für Behörden für / Jahr an. Die Ausgaben werden in den betroffenen Kapiteln aus den im Titel veranschlagten Haushaltsmitteln für die verfahrensunabhängige IT-Infrastruktur finanziert. II. Elektronische Aktenführung Im Geschäftsbereich der Senatsverwaltung für Justiz werden derzeit noch keine elektronischen Akten geführt mit Ausnahme der Akten im Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister im Amtsgericht Charlottenburg. Die elektronische Aktenführung soll schrittweise auf der Grundlage der Standards und Rahmenbedingungen für Dokumentenmanagementsysteme (DMS) / Vorgangsbearbeitungssysteme (VBS) in der Berliner Verwaltung und unter Berücksichtigung der speziellen Anforderungen in den Gerichten im Justizressort eingeführt werden. Für die Strafverfolgungsbehörden sind zunächst die bundesrechtlichen Grundlagen für die elektronische Aktenführung zu schaffen. Hierzu wurde auf Anregung der Senatsverwaltung für Justiz eine Bund-Länder-Arbeitsgruppe eingerichtet, die sich der Thematik annehmen soll. Elektronische Akten in den Gerichten sind in die Fachunterstützung durch die dort eingesetzten IT-Verfahren einzubinden. Dies kann durch die Verknüpfung des Fachverfahrens mit einem Dokumentenmanagementsystem oder durch eine direkte Abbildung der elektronischen Gerichtsakten im Fachverfahren selbst erfolgen. Die Realisierung elektronischer Akten ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Angesichts der begrenzten restlichen Lebensdauer des seit einigen Jahren im Bereich der ordentlichen Gerichtsbarkeit eingesetzten Fachverfahrens AULAK wurde beschlossen, bei diesem Fachverfahren keine Erweiterung mehr zur Abbildung elektronischer Gerichtsakten vorzunehmen. Stattdessen soll AULAK durch ein zukunftsfähiges Verfahren abgelöst werden, das die Gewähr bietet, künftig elektronische Gerichtsakten abbilden zu können. Die Planungen zur Ablösung von AULAK wurden vorgezogen und mit dem Land Brandenburg eine gemeinsame Arbeitsgruppe eingerichtet, die ein Fachverfahren zu ermitteln hatte, das den gemeinsamen Anforderungen entspricht und in einem leistungsfähigen Mehr-Länder-Verbund betrieben wird. Es zeichnet sich eine Entscheidung von Berlin und Brandenburg für das Fachverfahren forumstar ab, das von den Ländern Baden-Württemberg, Bayern, Rheinland-

4 4 Pfalz, Sachsen, Mecklenburg-Vorpommern und Hamburg gemeinsam betrieben wird. Der Länderverbund ist für die Berliner Justiz die wirtschaftlichere Alternative gegenüber einer Eigenentwicklung, da die Kosten der Softwareentwicklung - insbesondere die Entwicklung und Einführung elektronischer Gerichtsakten - unter den Verbundländern aufgeteilt werden. Das Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg führt derzeit das Fachverfahren GO A ein, das ebenfalls im Mehr-Länder-Verbund mit anderen Justizverwaltungen gemeinsam fortentwickelt wird. Auch in GO A ist künftig beabsichtigt, die elektronische Aktenführung zu implementieren, indem das Fachverfahren mit einem Dokumentenmanagementsystem verknüpft wird. Diese Entwicklung soll in Berlin im Gleichklang mit den Verbundländern erfolgen, um Kostensenkungen gegenüber Eigenentwicklungen zu erzielen. Für die Vorlage von konkreten Zeit- und Kostenplänen in den vorgenannten Fällen ist es daher noch zu früh. III. Umsetzung in der Berliner Arbeitsgerichtsbarkeit Die Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales beabsichtigt, den elektronischen Rechtsverkehr zum Arbeitsgericht Berlin und zum Landesarbeitsgericht Berlin- Brandenburg spätestens im ersten Quartal 2010 analog den Gerichten im Geschäftsbereich der Senatsverwaltung für Justiz zu eröffnen. Die sich anschließende elektronische Aktenführung soll ebenfalls analog dem Verfahren bei den Gerichten im Geschäftsbereich der Senatsverwaltung für Justiz erfolgen. Um eine möglichst wirtschaftliche und leistungsfähige Lösung einzusetzen, ist beabsichtigt, dieses Verfahren auch in einem Verbund mit mehreren Ländern zu gestalten. Dabei ist auch zu prüfen, ob sich durch die geplante Einführung eines neuen Fachverfahrens in der ordentlichen Gerichtsbarkeit (z.b. forumstar) oder in der Fachgerichtsbarkeit (GO A) weitere Ansätze für eine Vereinheitlichung in Berlin ergeben oder ob die derzeit in den Ländern Berlin, Brandenburg und Thüringen in der Arbeitsgerichtsbarkeit eingesetzte Fachanwendung (TRIJUS-Fach), die bereits grundsätzlich für die Anbindung einer elektronischen Akte vorbereitet ist, entsprechend angepasst wird. Für die gesamte Umsetzung des Projekts sind nach derzeitiger Planung im Entwurf des Doppelhaushaltsplans 2010/2011 bzw. der Finanzplanung 2009 bis 2013 bei Kapitel 0941 Titel folgende Mittel vorgesehen: Insgesamt Für die Finanzierung der voraussichtlichen laufenden Kosten für das EGVP- Behördenpostfach (ITDZ-Kosten) von jährlich rund werden Mittel bei Kapitel 0941 Titel bereitgestellt. Gisela von der Aue

5 Senatsverwaltung für Justiz Anlage 1 1 I B /12 Maßnahmen- und Zeitplan für die Einrichtung der EGVP-Postfächer Maßnahme Zeitraum Wer 1 Organisationsstruktur / Organisationsentscheidung Alle Gerichte müssen über ein zentrales EGVP- Behördenpostfach adressierbar sein. Wie der EGVP-Betrieb intern organisiert wird, kann dezentral in den Gerichten unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten entschieden werden. Hierzu soll als Auftakt ein eintägiger Workshop mit Vertretern der Gerichte und dem ITDZ als Betreiber der Virtuellen Poststelle organisiert werden. 06/ ITDZ + ITOG + Gerichte + StAs (Org.bereiche) Ziel des Workshops: Festlegung der Ablauforganisation bei elektronischen Posteingängen im EGVP Möglichkeiten: a) Ausdruck an zentraler Stelle b) Weiterleitung an Dezernate via u. dezentraler Ausdruck c) Weiterleitung an EGVP-Slaves u. dezentraler Ausdruck 2 Beteiligungsverfahren Die Personalvertretung bestimmt, soweit keine Regelung durch Rechtsvorschrift oder durch Tarifvertrag besteht, mit über die Einführung neuer Arbeitsmethoden im Rahmen der Informations- und Kommunikationstechnik sowie die Änderung oder Ausweitung dieser Arbeitsmethoden, wenn sie aufgrund ihres Umfangs einer Einführung vergleichbar sind ( 85 Abs. 2 Nr. 9 PersVG) Der Elektronische Rechtsverkehr zu den Gerichten wird durch die Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr mit der Justiz im Land Berlin (ERV- JustizV) zugelassen. Die Rechtsverordnung regelt auch die Form der Einreichung, nämlich über das EGVP. Das impliziert die Verwendung des EGVP in den Gerichten. Insoweit wird durch Rechtsverordnung geregelt, dass das EGVP in den Gerichten zum Einsatz kommt, so dass eine Beteiligung nicht erforderlich ist. Gleichwohl sollte der GPR von und die örtlichen Personalvertretungen von den Gerichten im Wege der vertrauensvollen Zusammenarbeit über die beabsichtigte Einführung des EGVP als Virtuelle Poststelle informiert werden. ab 06/2009 GPR durch Örtliche PR durch die Gerichte, StAs

6 Maßnahme Zeitraum Wer 3 Schulungen der betroffenen Mitarbeiter Die Mitarbeiter in den Poststellen der Gerichte, die das EGVP künftig bedienen, sind entsprechend zu schulen. Möglich wäre eine externe Schulung. Der Hersteller des EGVP bietet z.b. Anwenderschulungen an. Favorisiert werden allerdings interne Schulungen durch Mitarbeiter des Amtsgerichts Charlottenburg, um so einen größeren Praxisbezug herzustellen. Es bietet sich an, zentrale Schulungen für mehrere Gerichte durchzuführen. Die Bedienung des EGVP ist mit der Bedienung eines programms vergleichbar. Hinzu kommt die Prüfung der an den eingeeichten Dokumenten angebrachten elektronischen Signaturen. Es wird ein Schulungsumfang von einem Tag für ausreichend erachtet. 4 Rechtliche Voraussetzungen schaffen ERVJustizV Die Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr mit der Justiz im Land Berlin (ERVJustizV) ist zu ändern. Die Ermächtigung hierzu ist durch die Verordnung zur Übertragung von Ermächtigungen auf dem Gebiet des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Aktenführung (ERVV) auf die Senatsverwaltung für Justiz übertragen worden. Im Wesentlichen ist die Anlage der ERVJustizV zu ändern. Dort sind der Zeitpunkt und die Gerichte und Verfahren genannt, zu denen nach 1 der RV der Elektronische Rechtsverkehr eröffnet ist. Die Anlage ist um die hinzukommenden Gericht und Verfahren zu ergänzen. Die Abteilung II ist zu beteiligen (Rechtsförmlichkeitsprüfung) Das Abgeordnetenhaus ist gemäß Art. 63 Abs.3 VvB über die ÄnderungsVO in Kenntnis zusetzen Internetbekanntmachung Ferner sind die Bekanntmachungen des elektronischen Kommunikationsweges aufgrund 2 und 3 ERVJustizV zu überarbeiten. Die Erweiterung der RV soll genutzt werden, die Bekanntmachungen entsprechend dem Muster der BLK-AG Elektronicher Rechtsverkehr anzupassen. ab 09/2009 (zeitnah vor der Einführung) ab 05/2009 2/3

7 Maßnahme Zeitraum Wer Dienstanweisungen der Gerichte Soweit erforderlich, sind in den Dienststellen Regelungen in Form von Dienstanweisungen über den Umgang mit EGVP-Posteingänge zu treffen. Als Muster kann die vom Präsidenten des Amtsgerichts Charlottenburg getroffene Geschäftsanweisung im Handelsregister dienen. 5 Technische Einführung der EGVP-Backends und Slaves Die technische Einführung der EGVP- Behördenpostfächer ist von den IT-Stellen der Gerichte in Zusammenarbeit mit dem ITDZ durchzuführen. ab 06/ /2009 Gerichte + StAs ITDZ + IT-Stellen der Gerichte und StAs 6 Eröffnung des elektronischen Rechtsverkehrs im Geschäftsbereich der Senatsverwaltung für Justiz 12/2009 Gerichte + StAs 3/3

8 Senatsverwaltung für Justiz Anlage 2 1 I B /12 Kostenübersicht für die Einrichtung von Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfächern Der elektronische Rechtsverkehr ist mit folgenden Kosten in der Phase 1 verbunden: Kosten Haushaltsmittel 1 Kosten für zentrale EGVP-Infrastruktur Betrieb des zentralen Verfahrensbeteiligten-Intermediär Betrieb des zentralen Registrierungsservers Nutzersupport Softwarepflege und weiterentwicklung Kapitel 0615 Verfahrensunabhängige IT- Infrastruktur: 2009: : : EGVP-Behödenpostfächer Das ITDZ bietet derzeit das EGVP- Behördenpostfach und den Behörden-Client (slave) für / Jahr (= 199 / Monat) an. KG + LG + 11 AGs + OVG + VG + SG = 16 Gerichte x = / Jahr GStA + StA + AA = 3 Staatsanwaltschaften x = / Jahr Hinzukommen können weitere Kosten für EGVP- Slaves Ordentliche Gerichtsbk.: Zentraler Nachweis für die ordentliche Gerichtsbarkeit bei Kapitel 0615 OVG: Kapitel 0641 VG: Kapitel 0642 SG: Kapitel 0651 GStA: Kapitel Signaturkarten - - Kosten für Signaturkarten für Dienstkräfte fallen in der Phase 1 nicht an. 4 Druckkosten - - Die zusätzlichen Druckkosten lassen sich nicht beziffern, da der Umfang der elektronischen Einreichungen ungewiss ist. Es kann weitestgehend mit einer umfangsneutralen Verlagerung von Telefax zu EGVP-Eingängen gerechnet werden.