Strategie - Portfolio - Projekte

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1 E-Government bei der BA Susanne Weber 2. Bayerisches Anwenderforum E-Government 15.Juni 2010 Strategie - Portfolio - Projekte

2 Agenda Die Bundesagentur für Arbeit und die BA-Informationstechnik Zentrale Koordination E-Government in der IT E-Government-Strategie Projekte und Vorhaben E-Government-Portal ekim Kindergeld Online Effizienzgewinne durch E-Government Fazit Seite 2

3 Aufgaben der Bundesagentur für Arbeit 1. Integration / Leistungsgewährung Alg I Vermittlung von Leistungsbeziehern Vermittlung von Arbeitslosigkeit Bedrohten Auszahlung der Versicherungsleistung Alg I Akquirierung geeigneter Arbeitsplätze 2. Integration / Betreuung und Leistungsgewährung Alg II Aktivierende Leistungen Vermittlung von Leistungsbeziehern Gewährung der Grundsicherung Alg II 3. Markttransparenz und -ordnung Statistik/Arbeitsmarkt und Berufsforschung Selbstinformationssysteme/Internet- Stellenbörse 4. Auftragsleistung / steuer- oder umlagefinanzierter Dienstleistungen Kindergeld Insolvenzgeld Winterbauförderung Arbeitsmarktpolitische Länderprogramme Programme des europäischen Sozialfonds Seite 3

4 BA-Informationstechnik Hauptsitz: Nürnberg IT-Mitarbeiter/innen: Vernetzte PC: Server: Volumen: 32 Mio. s monatlich (2.500 GB) Überweisungen: 14 Mio. monatlich Druckseiten: 38 Mio. Seiten monatlich Postsendungen: Briefe täglich Seite 4

5 Die Verantwortung für die E-Government Koordination liegt in der Zentralen IT der BA Strategische Aufgaben Operative Aufgaben E-Government-Gremium (Fachbereiche + Zentrale IT Übergreifende E-Gov Lenkung Bedarfsträger für E-Gov- Basisdienste Berücksichtigung von E-Gov im AFM Weiterentwicklung E-Gov Strategie FKS E-Gov- Basisdienste Erkennen von E-Gov Abhängigkeiten in Proj. Externer und Interner E-Gov- Ansprechpartner Integration E-Gov Prozesse in GPM Seite 5

6 Ziele der E-Government-Strategie der BA leiten sich aus geschäftspolitischen Zielen und Zielen der IT-Strategie ab Geschäftspolitische Ziele der BA Hohe Kundenzufriedenheit erzielen Beratung und Integration nachhaltig verbessern Wirkungsorientiert und wirtschaftlich arbeiten Ziele der IT-Strategie der BA Leistungs- und zukunftsfähige IT-Infrastruktur für gesamte BA An fachlichen Bedürfnissen orientierte Weiterentwicklung der IT- Landschaft Ziele der E-Govern- ment- Strategie der BA Erhöhung der Zufriedenheit für Kunden und Partner der BA, insbesondere durch Onlineverfügbarkeit von Dienstleistungen Optimierte Geschäftsprozesse, insbesondere hinsichtlich einer medienbruchfreien Unterstützung von Kunden und Partner Zeitgemäßes Onlineangebot unterstützt die Wahrnehmung der BA als moderne Öffentliche Verwaltung in Deutschland Nutzen für Kunden und Partner Seite 6

7 Die E-Government-Strategie der BA zielt auf Prozessoptimierung für Kunden und Partner ab Kunden Beispiele Bundesagentur für Arbeit Beispiele Partner Bür rger Arbeitssuchende und Schüler Eltern G2C* G2C* Vermittlung von Ausbildungs- und Arbeitsplätzen Beantragung von Arbeitslosengeld Vermittlung von Fördermaßnahmen Berufsberatung Angebot digitaler Lernmodule Austausch von Statistikdaten Austausch von Statistikdaten Ministerien Z.B. BMAS Behörden G2G*** Beantragung von Kindergeld Austausch von Kundendaten Abrechnungen Z.B. DESTATIS Sozialversicherungsträger/ G2B** G2G***/ Banken Rentenkassen Krankenkassen Banken Unternehmen Arbeitgeber G2B** Vermittlung von Arbeitnehmern Beantragung von Leistungen Austausch von Maßnahmen- und Teilnehmerdaten Abrechnungen Träger G2B** * Government to Citizen ** Government to Business *** Government to Government Seite 7

8 Die E-Government-Aktivitäten der BA lassen sich in drei Kategorien unterteilen E-Government- Basisdienste Beschreibung Funktionalität genutzt von mehreren E-Government- Vorhaben Grundlegende nicht verfahrensspezifische Vorhaben Beispiele Onlineverfahren Kunden- und partnerorien- Jobbörse (Onlineplattform für Jobangebote) für Kunden und Partner tierte Vorhaben Fachliche und nicht technische Ausrichtung Kindergeld Online (Onlinebeantragung von Kindergeld) Elena (elektronischer Entgeltnachweis) "Government to Government"- Dienste Dienste zum Datenaustausch mit anderen Behörden und Institutionen DelFi (Datenübertragung elektronisch an die Finanzverwaltung) EESSI (elektronischer Austausch von Sozialversicherungsinformationen) E-Government-Portal (einheitlicher Zugriff auf Onlineangebote der BA) Formularserver (webbasiertes Ausfüllen von Formularen) ekim (elektronisches Kunden- und Partneridentitätsmanagement) Einflussnehmende externe Aktivitäten Übergeordnete Initiativen von Bund und EU Technologische Entwicklung npa (neuer Personalausweis) D 115 (einheitliche Rufnummer für Behörden und Ämter) EU-Projekt STORK (Secure Identity Across Borders Linked) Seite 8

9 Die E-Government-Aktivitäten der BA erstrecken sich über unterschiedliche Interaktionsstufen Nachfolgend exemplarisch detailliert Interaktionsstufen I. Information II. Kommunikation III. Transaktion IV. Integration Beschreibung Ausgewählte Aktivitäten E-Government- Basisdienste Onlineverfahren für Kunden und Partner "Government to Government"- Dienste Informationen online verfügbar Formulare online zum Ausdrucken verfügbar Kommunikation per Post Formulare online verfügbar und digital ausfüllbar Kommunikation per Post, und Onlinever- fahren möglich Lernbörse Durchgängige Prozesse online verfügbar Datentransfer mit digitaler Signatur Integration mit Backend- Systemen E-Government-Portal ekim elektronisches Formularmanagement Jobbörse Kindergeld Online Elena EESSI DelFi Automatisierte Prozesse ohne Auslösung durch Antragsteller verfügbar Behördenübergrei- fende Vernetzung von Backend- Systemen Seite 9

10 Neue E-Government-Aktivitäten der BA werden nach Nutzen, Potenzial und Kosten priorisiert Dimensionen der Priorisierung Kunden und Partner Zusätzlicher Nutzen Schnellerer Zugang zum Arbeitsmarkt Bessere Qualität und höhere Transparenz Schnellere und einfachere Erledigung Höhere Erreichbarkeit Mögliches Potenzial Online-Affinität der möglichen Nutzer Größe und Struktur der Nutzergruppe Akzeptanz durch Kunden und Partner Zusätzlicher Nutzen Optimierte Zugangssteuerung Verbesserte Prozesse Kosteneffiziente Bearbeitung Entlastung der Mitarbeiter Erhöhung der Datenqualität Zusätzliche Kosten Implementierung neuer Prozesse Schaffung technischer Voraussetzungen Umsetzung IT-Verfahren Überarbeitung Internetangebote Seite 10 10

11 Die E-Government Strategie wird über eine Roadmap operativ gesteuert BA E-Government Strategie Strategische Zielsetzung der BA E-Government Entwicklung als Rahmen zur Identifikation und Priorisierung von E-Government Aktivitäten Kundennutzen steht im Vordergrund BA E-Government Roadmap Planungsübersicht der aktuellen E-Government Vorhaben zur Verfolgung wichtiger Aktivitäten Identifikation von zeitlichen Abhängigkeiten zwischen Vorhaben Instrument zur strategischen Steuerung der BA E-Government Entwicklung in Richtung integrierte papierlose Verwaltungslandschaft Instrument zur operativen Steuerung der laufenden und zukünftigen E-Government Aktivitäten der BA Seite 11

12 Beispiel: E-Government Roadmap für Basisdienste 1. E-Government Basisdienste 2008 Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q4 E-Government Portal übergreifende Anforderungen konsolidierte Fachkonzeption Projekt, Umsetzung, Rollout, Weiterentwicklung Konzept Basisfachkonzept ekim Formularsystem PKI Sicherer Datenaustausch eakte Basis übergreifende Anforderungen Umsetzung im Rahmen von KinO 1 Anforderungen Rollout Projektabschluß PKI Basis Verhandlungen Basiskonzept Konzept konsolidierte Fachkonzeption Produktivstart Basisdienst? Projekt, Umsetzung, Rollout, Weiterentwicklung Basisfachkonzept Erweiterte Nutzung und Weiterentwicklung Umsetzung PKI Komplett Start PKI Komplett je nach Anforderungslage Erweiterte Nutzung und bedarfsweise Weiterentwicklung Realisierung Pilot? Rollout Zuschlag DMS Zuschlag DiBas VR Entscheidung Hardware Beschaffung Legende: Aktivitäten mit festgelegtem Termin Geplante aber noch nicht detaillierte/terminierte Aktivitäten Meilenstein? Meilenstein mit noch nicht feststehendem Termin im dargestellten Zeitraum Seite 12

13 E-Government-Portal der BA Situation Verschiedene Webauftritte neben Content Management System: unzureichende Integrations- & Abbildungsmöglichkeiten für Internet-Anwendungen Keine einheitliche Navigation, Layout, (Corporate) Design Keine einheitliche Benutzeridentifizierung, fehlende übergreifende Suche Seite 13

14 E-Government-Portal der BA Ziel E-Government-Portal als Basisdienst für sämtliche Bedarfe Umfassendes, auf die Kundenbedürfnisse abgestimmtes Angebot an Informationen und Internet-Anwendungen Personalisierter, zentraler Einstiegspunkt in medienbruchfreie, elektronische Prozesse auf homogener Benutzeroberfläche Seite 14

15 Definition ekim (E-Government Basisdienst elektronisches Kunden- und Partneridentitätsmanagement ) Ziel: Zuordnung des Internetnutzers zu einer bekannten Nutzeridentität und damit die Ermöglichung eines sicheren, nicht-anonymen Zugangs auf dedizierte Online-Dienstleistungen registrieren authentifizieren BA E-GOV PORTAL autorisieren protokollieren LERN KinO verwalten ekim weitere Seite 15

16 Kindergeld Online Ausbaustufe Eins Kindergeld Online ist in Ausbaustufe Eins ist seit September 2009 öffentlich über das Internet verfügbar. Ausbaustufe Eins beinhaltet: Mit Hilfe einer dialogorientierten Benutzerführung können Kindergeld- Anträge und Veränderungsmitteilungen online ausgefüllt werden Dialoganwendung mit Hinweisen und Hilfetexten Plausibilitätsprüfungen für höhere Datenkonsistenz Vorläufiger Verzicht auf digitale Signatur aufgrund geringer Verbreitung (Papiersignatur ist erforderlich) Abruf von Statusinformationen über den Stand der Bearbeitung Einführung der Formularplattform als Basisdienst IT-Kooperation mit DRV Bund (Überlassungsvereinbarung und gemeinsame Weiterentwicklung) Aktuelle Nutzerzahlen: ca Statusabfragen pro Monat ca gedruckte Anträge pro Monat Seite 16

17 Kindergeld Online Ausbaustufe Zwei Kindergeld Online in Ausbaustufe Zwei wird Ende 2010 produktiv gesetzt werden. Ausbaustufe Zwei beinhaltet: Einführung der digitalen Signatur (Papiersignatur wird zusätzlich beibehalten) Einbindung weiterer Formulare Zwischenspeicherung von Formulardaten (sitzungsübergreifend) Vorbelegung von Feldern (sofern im Fachverfahren bereits Daten vorhanden sind) Abruf von Fallinformationen (z.b. über laufende Zahlungen und Anzeige der Kinder im Kindergeldbezug) Technische Modernisierung Seite 17

18 Effizienzgewinne durch E-Government Vorteile für Mitarbeiter Vorteile für Kunden Zeitersparnis für Konzentration auf Kernaufgaben und - kompetenzen Prozessbeschleunigung durch direkte Kommunikation Keine örtliche und zeitliche Gebundenheit Höhere Transparenz über das Dienstleistungsangebot der BA und effizientere Arbeitsabläufe Höhere Kundenzufriedenheit Selbstbedienungs-möglichkeiten Höhere Datenqualität durch Medienbruchfreiheit Kostenersparnis, z.b. Porto- und Druckkosten Schnellerer Kontakt zu potentiellen Arbeitgebern und Bewerbern Seite 18

19 Vollständiger Online-Prozess von der Arbeitsuchendmeldung bis zur Integration JOBBÖRSE Arbeitsuchend- Meldung Erstellung des Bewerberprofils Onlinebewerbung Rückmeldung durch AG VerBIS Wiedervorlage SC Profilmatching/ Vermittlungsvorschläge Wiedervorlage an Betreuer Prüfung und Übernahme Vermittlungs-/ Beratungsgespräch Kundenabmeldung Seite 19

20 Vollständiger Onlineprozess von der Stellenmeldung bis zur Besetzung der Stelle JOBBÖRSE Erstellung des Stellenangebots Erteilung des Vermittlungsauftrags Onlinebewerbung durch Bewerber Rückmeldung durch Arbeitgeber VerBIS Postfachnachricht Vermittlungsvorschläge Wiedervorlage Prüfung und Übernahme Profilmatching Stellenabmeldung Seite 20

21 Zeitersparnis durch Onlineprozesse Online-Prozesse bringen Zeitersparnis: AG: Von der Stellenmeldung zur Stellenbesetzung Ohne Nutzung Online- Angebote 1. Übermittlung SteA (telefonisch/ schriftlich) 2. Manuelle Eingabe SteA 3. Auswahl VVs (Offline) 4. Postalischer Versand VVs 5. Sichtung VVs 6. Ausgabe Kontaktdaten an AG 7. Kontaktaufnahme Mit Nutzung Online- Angebote 1. Übermittlung SteA (vollelektronisch) 3. Auswahl VVs (Online verfügbar) 5. Sichtung VVs 7. Direkte Kontaktaufnahme Tätigkeiten Arbeitgeber Administrative Aufgaben Vermittler Gemeinsamer Account Online- Gemeinsamer Angebote Account/ HR- BA-XML CallMe- Button Kernaufgaben Vermitttler Seite 21

22 E-Government im Vermittlungsprozess Vorhandene Online-Angebote zur Unterstützung des Vermittlungsprozesses Online-ASU Check-In Datenübernahme aus der JOBBÖRSE Gemeinsamer Account Call-Me HR-BA-XML BERUFENET KURSNET E-Learning Eingangszone / Service Center Beratung und Vermittlung Selbstbedienung Seite 22

23 Mit einer E-Government Dachkampagne positioniert sich die BA als moderner Dienstleister E-Government Dachkampagne Führungskräfte sehen die Chancen in der Nutzung von E-Government- Angeboten durch Kunden und die Entlastung des operativen Geschäfts. Mitarbeiter sind informiert u. motiviert, den Kunden die E-Government-Angebote der BA aufzuzeigen. Aktionen richten sich an die Mitarbeiter u. Kunden: Artikel im Dialog Beitrag in BA-Direkt Flyer, Öffentlichkeitsarbeit Presseartikel und Vorträge in Fachveranstaltungen Kunden kennen u. nutzen die bestehenden Funktionen in und die künftigen Online-Angebote der BA. Seite 23

24 Fazit Die BA hat in allen Bereichen der E-Government-Strategie produktive Verfahren oder Projekte aufgesetzt ekim und Portal als E-Government Basisdienst umfangreiche Unterstützung des Vermittlungsprozesses Kindergeld Online in der Leistungsgewährung In den nächsten zwei Jahren werden weitere Vorhaben im E-Government- Umfeld etabliert Seite 24