End-to-End Prozess Workshops

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1 End-to-End Prozess Workshops oder... wie man 100 Entscheidungsträger in komplexe ERP Lösungen mit einbindet Disclaimer (Optional location for any required disclaimer copy. To set disclaimer, or delete, go to View Master Slide Master)

2 Annahme der IST-Situation Stellen wir uns vor, wir befinden uns im unten angegebenen Bereich des zyklus Das brummt, es hat viele Teilnehmer und es kommen noch mehr hinzu viele Meetings finden statt u.a. mit wichtigen Schlüssel-Personen für das Es liegen viele Teilergebnisse vor, diese werden geprüft und zum Teil debattiert aber diverse Probleme sind schon für das Management erkennbar: (siehe nächste Folie) zyklus Bewertung Vorbereitung Entwurfsphase Realisierung abschließen Übergang in den Betrieb incl. Unterstützung Betrieb Personen Prozesse Know-How Technologie 2

3 Ausgangssituation: Trotz vieler Fortschritte sind immer noch einige Probleme erkennbar Herausforderung Diverse Schlüssel-Manager zeigen keine Bereitschaft und erst recht keine Einigkeit Eigene Leute haben keine SAP--Erfahrung Wie soll "ein Haufen von Teckies" ein Organisationsprojekt handhaben? Es ist nicht klar erkennbar, was die Auswirkungen für die einzelnen Ansprechspartner sind, und dies wirkt lähmend 3

4 Das All-Heil-Mittel heißt: End-to-End Workshops und tritt in unser Methodik auf! Bewertung Vorbereitung Entwurfsphase Realisierung abschließen Übergang in den Betrieb inkl. Unterstützung Betrieb Personen Prozesse Know-How Technologie 4

5 Detaillierungsgrad der End-to-End Methode in viele Unterpunkte Bewertung Vorbereitung Entwurfsphase Realisierung abschließen Übergang in den Betrieb inkl. Unterstützung Betrieb Personen Prozesse Know-How Technologie Entwurfs Phase a. Management b. Einführungsvorbereitung c. Installation Testsystem d. Mitarbeiter Training e. Geschäftsprozess Definition f.... g.... Geschäftsprozess Definition Vorbereitung des End-to- End Workshops Durchführen von End-to-End Workshops 5

6 End-to-End Workshops Was ist das genau? D e f i n i t i o n V o r g e h e n E i n z e l e l e m e n t e 6

7 Einführung Business Consulting Services End-to-End Workshops Was ist das? Unter einem End-to-End Workshops versteht man die schrittweise Vorstellung und Diskussion von repräsentativen Geschäftsvorfällen mit Fokus auf organisatorische Schnittstellen in Papierform. End-to-End Workshops sind integrierend, strukturierend und begleitend integrierend Verständnis der Integration verknüpfter Prozesse und deren Schnittstellen strukturierend Klar definierte Workshopziele und Ergebnisdokumente Klarer Aufbau und eindeutige Materialien begleitend Durchführung Schritt für Schritt durch die Geschäftsprozesse 7

8 Vorgehensweise bei den E2E WS 1. Vorstellung der einzelnen Teams 2. Überblick über die Thematik und die betroffenen organisatorischen Schnittstellen 3. Detaillierte Diskussion der Schnittstelle und des Kommunikations- und Belegflusses zwischen den Ansprechpartnern auf beiden Seiten 4. Gemeinsame Formulierung der noch offenen Punkte in einem sog. Loose End Log und Bestimmung der Verantwortlichen, sowie eines Bearbeitungszeitraums 8

9 Besprechung des Themas mit Hilfe von Metaplan Technik Online Dokumentation der Offenen Punkte Meta Plan Meta Plan Meta Plan Meta Plan Meta Plan Lokale koordinatoren Betriebsleiter Hauptbenutzer Verantwortliche der versch. Organisationseinheiten mitglieder Andere Interessenten 9

10 Sitzplan für die Vorstellungsrunde F e n s t e r Innerer Kreis Sitze Tür Äußerer Kreis Bertram Bachmeier Willmann Herbst Demeulemeester Dhaiby Goldmann Junge Webers Ivankovic Winter Schrotmann Berger Maier De Gaulle Townsend Jockel Aschemann Ostermann Oesch Förster Marlak Neitzel Rost Rührmann Rommpel Busch Lehmann Makatsch Ostheim Ringel Füller 10

11 Erklärung der End-to-End Vorgehensweise 1. Vorstellung des Workshop Leiters sowie des unterstützenden Beraters 2. Übersicht der Geschäftsprozesse sowie der Metaplan Methode 3. Vertiefung und Diskussion des Geschäftsprozesse sowie der betroffenen organisatorischen Schnittstellen 4. Gemeinsame Abstimmung über offene Punkte und deren Abgrenzungen inklusive Festlegung von verantwortlichen Personen und weiteren Aktivitäten 11

12 Die offene Punkte Liste ist ein wesentlicher Bestandteil des End-to-End Workshops Offene Punkte Liste: Nr. BSF- Nr. Beschreibung der offenen Punkte Abteilung Aktionen Personen Datum Änderumgs Dimension Risko in Betriebnahme (H/M/L) Áufwand (H/M/L) Stat us 1 Kundenrechnung mit Buchhaltung abgleichen 2 Bedingungen für Auslandsgeschäft dokumentieren 3 Internal invoice must be created at consignment fill-up. 4 Zahlungsbedingungen abklären und dokumentieren 5 Funktionsbeschreibung der Kreditlimit Kontrolle im SAP System 6 Spracheinstellung der SAP Dokumentation in allen Abteilungen und in allen Niederlassungen Auflisten der Dokukmente, Abteilungen und Niederlassungen, die in Betracht gezogen werden müssen Rommpel Process H Rommpel Process M Dhaiby Process H Goldmann Process L Goldmann SAP M Berger, Herbst,Bergma nn Organisation M 12

13 Graphische Übersicht über die Liste offener Punkte in den einzelnen Dimensionen Neu : 21 Prozeß : 8 SAP : 8 Organisation : 4 IT : 1 Anzahl offene Punkte nicht anwendbar geöffnete in Bearbeitung geschlossen LW TW LW TW LW TW LW TW LW TW LW TW Prozess SAP Organisation IT Gesamt LW: Letzte Woche DW: diese Woche 13 Offene Punkte vom

14 Wichtige Erkenntnisse der End-to-End Workshops Die Erkenntnis - vor allem auf der Anwenderseite - ist In der Zukunft sind wir alle Mitglieder bzw. Anwender eines unsichtbares Netzwerk Weitere Erkenntisse... Konsens und Engagement der Führung zu neuen Prozessen ist sehr wichtig Hier geht es um mehr als nur SAP-Transaktionen, sondern um Prozesse, Organisation und Menschen Die Bereitschaft zur Lösung der offenen Punkte wird durch die Workshops gesichert Es liegen konkrete Arbeitsergebnisse vor, die nach Aussen hin kommuniziert werden sollten 14

15 Wie die Ergebnisse die Herausforderungen ansprechen Herausforderung Diverse Schlüssel- Managers zeigen keine Bereitschaft und erst recht keine Einigkeit Eigene Leute haben keine SAP--Erfahrung Wie soll "ein Haufen von Teckies" ein Organisationsprojekt handhaben Es ist nicht klar erkennbar, was die Auswirkungen für die einzelnen Ansprechspartner sind, und dies wirkt lähmend End-to-End Workshops helfen durch Einbeziehen relevanter Personen Konsenzbildung für zu lösende Problemstellungen Gemeinsames Verständnis herstellen Eindeutiges Vorgehen zur Anpassung der Organisation Motivation durch eindeutiges Vorgehen jeden Beteiligten Beobachtete Erfahrungen Bringt die Beteiligten Personen zusammen Erhöhte Akzeptanz der Teilnehmer für konkrete Änderungen Enorme Vorbereitungen notwendig Weitreichende Ergebnisse Detailarbeit notwendig Veränderungen werden konkreter, die Details überschaubarer Mitarbeit an zukünftigen Job- Rollen erhöht Akzeptanz der Beteiligten 15

16 End-to-End Workshops: Kristische Erfolgsfaktoren 1. Genau Definition der einzuladenden Personen 2. Auswahl der Prozesse zur Darstellung 3. Engagement der sponsoren 4. Eindeutige leitung 16

17 Wann sollten die End-to-End Workshops durchgeführt werden? 1. Klassisch in der frühen Entwurfsphase 2. Verstärkend eine Wiederholung in der Realisierungsphase mit Fokus auf organisatorische Änderungen 3. Stabilisierend, wenn sich die gleichen Inhalte in den Anwender-Tests der -Abschlußphase wieder finden 4. Zementierend, wenn Trainings- und Praxis-Tests die gleichen Abläufe beinhalten Bewertung Vorbereitung Entwurfsphase Realisierung abschließen Übergang in den Betrieb inkl. Unterstützung Betrieb Personen Prozesse Know-How Technologie 17

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 18

19 Zurück Lebenslauf Kurzfassung 19