KAS Einführung einer elektronischen Akte

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1 1 KAS Einführung einer elektronischen Akte Dr. Jörg Dokupil Dietmar Enghauser Thomas Gierth

2 2 EMC Plattform für viele Anwendungen InputManagement Captiva Produktlinie -InputAccel -Dispatcher DMS/ECM Plattform Collaboration Documentum Produktlinie -xcp -Centerstage -MyDocumentum -Webtop - SAP Archivierung Output Management DocumentScience Produktlinie - xpression - xpresso Files SharePoint SAP Images Reports Archive Plattform - SourceOne Produktlinie - Archivierung -Discovery Manager

3 3 Documentum als technologische Infrastruktur für Verfahren und eakte Fachverfahren BAföG PASTIS VIBESA XCP SAP Documentum Plattform

4 Besondere Merkmale von FAVORIT Flexibles Archivierungs- und Vorgangsbearbeitungssystem im IT gestützten Geschäftsgang Basistechnologie von den Marktführern im Bereich DMS leistungsfähige Entwicklungs- und Vertriebspartner frei verfügbar im Rahmen der Kieler Beschlüsse individuell erweiterbar Drag & Drop Browser-basierter Client integrierter Dokumenten-Viewer leistungsfähige Suchfunktionen Integration mit MS-Office von einer öffentlichen Verwaltung für andere Verwaltungen Einhalten der Geschäftsordnung integrierte Versionsverwaltung revisionssichere Vorgangsbearbeitung automatisierte Archivierung alle Ablagen auf einen Blick flexible Aktenplangestaltung zentrales Adressbuch über LDAP- Anbindung Führen von Hybrid-Akten Copyright 2010 EMC Corporation. All rights reserved. 4

5 5 Documentum als technologische Infrastruktur für Verfahren und eakte Fachverfahren BAföG PASTIS VIBESA XCP SAP Documentum Plattform

6 6 FAVORIT im Einsatz bei der Konrad-Adenauer-Stiftung Projektabrechnungs- Steuerungs- u. Informationssystem Technisches Feinkonzept Aufbau der Infrastruktur & Betrieb des Gesamtsystems Realisierung und Test und Rollout Qualifizierung der Mitarbeiter der Konrad-Adenauer-Stiftung (weltweit)

7 7 Ziele im Optimierung der Geschäftsprozesse der KAS durch Einführung eines IT-gestützten Vorgangsbearbeitungssystems Höhere Transparenz bei den Projekten der KAS Aktueller Finanzstatus der einzelnen KAS-Projekte und Maßnahmen soll abrufbar sein Integration der Abrechnungssoftware MACH Finanzen in die Geschäftsprozesse Einführung der elektronischen Akte und damit: - Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse - Sichere zentrale Speicherung aller Akten - Senkung der Verwaltungskosten (keine hybriden Akten / kein Versand von Papierbelegen)

8 8 Systeme und Prozesse PASTIS elektronische Dokumente Elektronische Umlaufmappe VBS/DMS ERP gescannte Dokumente (z.b. Rechnungsbelege) Finanzdaten der Auslandsbüros (über Buchungsmaske) elektronisches Archiv in Sankt Augustin Reports (z.b. Monatsabrechnung)

9 9 PASTIS Software Komponenten leistungsfähige Standardsoftware marktführende Basistechnologien flexible Erweiterungsmöglichkeiten Office- Integration Anbindung Scan- Software Notes- Integratio n Standard- Anwendungsprogramme Anbindung Reporting- Tool (Auswertung) Wechselkursberechnung in FAVORIT Anbindung ERP-System MACH Finanzen

10 10 PASTIS e-akte (1) Aufbau Aktenplan Hauptabteilung Europäische und Internationale Zusammenarbeit Abbildung des Programm-Management der Konrad-Adenauer-Stiftung im FAVORIT-Aktenplan: Programm Projekt Programm Andenländer Länderprojekt Ecuador Teilprojekt Teilprojekt EM Maßnahmen/Aktivitäten Seminar PSP Politische Kommunikation

11 PASTIS e-akte (2) Entwicklung Aktenplan Detaillierte Definitionen für die elektronische Akte: Anzahl der Ebenen im Aktenplan Regeln für die automatische Kennzeichenbildung Typ Ebene Name Teilaktenplan / Aktenplaneinheit Aktenplankennzeichen AE 1 3 INT Lateinamerika TAP Cono Sur Bewilligung Projektdurchführung Lpr. Brasilien Eigenmaßnahmen Rio Akte 8 Bildungsmaßnahmen mit Aktenzeichen und Geschäftszeichen Vorgang 9 Vorgang-Name mit Geschäftszeichen aus übergeordneter Akte Dokument 10 Dokument-Name mit Geschäftszeichen und Dokumentenkennz. Folie 12 : Beispiel Umsetzung Aktenplan in FAVORIT Folie 13: Sichten einer in FAVORIT abgelegten Lotus Notes Mail (Format-Variante PDF) Copyright 2010 EMC Corporation. All rights reserved. 11

12 12

13 13

14 14 PASTIS Umlaufmappe

15 15 Infrastruktur und Betrieb (1) EMC bietet zum DMS-Projekt Infrastruktur Dienstleistungen und Produkte aus einer Hand an: Planung / Realisierung der System-Architektur - SAN Storage (EMC Clariion) - Backup System (EMC Networker) - Netzwerk-Konzeption, Sicherheit (EMC RSA) - Server- und Client-Virtualisierung mit (EMC Vmware) Entscheidung: PASTIS Virtualisierung aktuell: -4 ESX-Server - 25 W2k3 Server und 34 WinXP Clients

16 16 Infrastruktur und Betrieb (2) EMC betreibt die PASTIS Umgebung im Auftrag der KAS: Service Level Agreement / Kommunikationswege/ Hochverfügbarkeit 24/7 Incident-, Problem-, Change- und Configuration Management Cut- over Prozess in PASTIS: Testumgebung Klonen des Repository: => => (Deployment neuer Funktionen) Schulungs- und Produktivumgebung Produktivumgebung (Kopieren des Datenbestandes) Backup (EMC Networker für Documentum) Schulungs- und Testumgebung

17 17 Projektverlauf PASTIS Projektstart Produktivsetzung Technische Feinkonzepte Aufbau Infrastruktur Realisierung + Test PILOT Brasilien Weltweiter Rollout Weiterentwicklung PASTIS Folgeprojekt VIBESA

18 18 Weltweiter Rollout Europa: 4 Konferenzen Sept.-Dez Lateinamerika: 2 Konferenzen Okt./Nov Afrika: 3 Konferenzen Sept.-Dez Asien: 3 Konferenzen Sept.-Dez Pilotbüros: Rio de Janeiro Fortaleza Mexiko-Stadt

19 19 Interesse? Kommen Sie mit Ihren Anforderungen zu uns Wir beraten Sie gerne Dr. Jörg Dokupil Account Manager (089) Dietmar Enghauser Staff Systems Engineer (089) Thomas Gierth Senior Consultant (040)

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