Document Management Solutions für die Immobilienwirtschaft

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1 Document Management Solutions für die Immobilienwirtschaft

2 Document Management Solutions für die Immobilienwirtschaft Inhalt Einführung 3 Unsere Zielgruppen 4 Ausgangslage und Zielsetzung 5 Die richtige Perspektive 6 Systemarchitektur 7 Nützliche Kernfunktionen 8 Unser Serviceangebot 10 Ihr Hauptnutzen 11 2 l Document Management Solutions für die Immobilienwirtschaft

3 Die Lösungen von Swiss Post Solutions unterstützen dokumentenbasierte Bearbeitungs- und Ablageprozesse entlang der Wertschöpfungskette einer Immobilie ein Meilenstein auf dem Weg zu maximaler Effizienz beim Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Die Immobilienwirtschaft ist heute durch die Dynamik der kontinuierlichen Verbesserung und des Handels geprägt. Sie umfasst Akteure aus unterschiedlichsten Fachbereichen, die punktuell oder langfristig an Immobilienprojekten mitwirken, mit dem Ziel Werte und Erträge zu optimieren. Vor dem Hintergrund des steigenden Globalisierungs- und Regulationsdrucks stellt das dynamische und interdisziplinäre Immobilienmanagement hohe Ansprüche an das Dokumenten- und Informationsmanagement. Die effiziente Verwaltung und schnelle Verfügbarkeit sowie sichere Aufbewahrung von Informationen im Einklang mit internen und externen Richtlinien sind wichtige Voraussetzungen für nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit. Immobilien Lifecycle Management Kauf Land/Gebäude Verkauf/ Abriss Projektentwicklung Umnutzung Instandstellung/ Werterhalt Leerstandsabbau interne & externe Nutzung Die wirtschaftliche Betrachtungsweise einer Immobilie ist stets vordergründig und definiert ihren Lebenszyklus. Rentabilitätskennzahlen wie der Net Present Value (NPV) beeinflussen, ob Grundstücke gekauft und neu bebaut, Gebäude saniert, erweitert, an eine oder mehrere Parteien vermietet, verkauft oder abgerissen werden. Aus diesen Aktivitäten entlang des Immobilienlebenszyklus entstehen viele und sehr unterschiedliche Dokumente wie Strategiepapiere, Baupläne oder Mietverträge. Sie sind Resultat und/oder Motor nahezu aller Geschäftsprozesse. Document Management Solutions für die Immobilienwirtschaft l 3

4 Unsere Zielgruppen Sie profitieren Unsere Lösungen sind massgeschneidert für das Management der vielfältigen Dokumententypen, die im Verlauf des Lebenszyklus einer Immobilie entstehen. Davon profitieren Immobiliengesellschaften und das betriebliche Immobilienmanagement genauso wie die weiteren Teilnehmer der Wertschöpfungskette. Dazu gehören beispielsweise: Eigentümer Makler Banken/Versicherungen Immobilienentwickler Immobilienverwalter Baubranche Infrastrukturelles und Technisches Gebäude Management (IGM/TGM) 4 l Document Management Solutions für die Immobilienwirtschaft

5 Die Ausgangslage Jede Immobilie steht unter ständiger Beobachtung hinsichtlich ihrer Rentabilität und muss ihrem aktuellen Stand entsprechend bewirtschaftet werden. Daraus entstehen interdisziplinäre Grossprojekte mit zahlreichen Beteiligten und unzählige alltägliche Geschäftstätigkeiten, die den schnellen Zugang zu Informationen erfordern. Zugleich gilt es, den Gesamtüberblick über den Liegenschaftenbestand zu behalten, um das Portfolio zu optimieren. Dabei ist das Immobilienmanagement zwei zentralen Trends unterworfen: Die zunehmende Professionalisierung der Branche und die moderne Informations- und Kommunikationstechnologie setzen neue Massstäbe. Die Internationalisierung der Branche eröffnet Wachstumschancen, sofern Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern und die steigenden nationalen und internationalen gesetzlichen Auflagen erfüllen. Die Zielsetzung Das Immobilienmanagement stellt hohe Ansprüche an eine Lösung für das Dokumenten- und Informationsmanagement: Effiziente Verwaltung vielfältiger und spezifischer Dokumententypen Zuverlässige Langzeitarchivierung historischer Daten Kontrolle und Überblick über vorhandenes Wissen Schneller und sicherer Informationszugang Möglichkeiten, Information einfach im Team zu «teilen» und auszutauschen Zudem ist es wichtig,... die Lösungen nahtlos in die fachspezifischen IT-Systeme und Geschäftsprozesse zu integrieren. den nationalen und internationalen Richtlinien in Bezug auf den Umgang mit Geschäftsinformationen Rechnung zu tragen. Prozessstatus Facility Management Abgang Vermietung Eigennutzung Vermietung Vermietung Verkauf Dokumente (Auszug) Interne / gesetzliche Aufbewahrungsfristen - Anmietungsverträge - Mietverträge - Stromabrechnungen - Möblierungspläne - Fluchtpläne - Dienstleistungsverträge - Rahmenvereinbarungen IGM/TGM - Objektverzeichnisse - etc. Zugang Entwicklung Kauf Generalsanierung Umbau Sanierung - Machbarkeitsstudien - Investitionsrechnungen - Baukonzepte - Projektstudien - Baupläne - Sicherheitskonzepte - Versicherungen - Bilanzen je Liegenschaft - etc. - Vorverkaufsverträge - Grundbuchauszüge - Katasterpläne - Beurkundungen - Fotos - Kaufverträge - etc. Kauf Verkauf/Abriss Zeit Document Management Solutions für die Immobilienwirtschaft l 5

6 Die richtige Perspektive Zeit Jahr, Monat, Tag Immobilienobjekte Ein-/Mehrfamilienhäuser, Geschäftsliegenschaften, Gewerbe, etc. Immobilie Peter Meier Region Länder, Regionen, Areale, etc.... Dokumententyp Kaufvertrag, Mietvertrag, Kündigung, etc. Prozessstatus Leerstand, Umbau, Abriss, etc. Mieter/Eigentümer A - Z Sie benötigen Unterlagen rund um die Immobilie Peter Meier? Per Mausklick können Sie sich unter «Immobilienobjekte» sämtliche Dokumente zum Objekt «Peter Meier» anzeigen lassen. Subunternehmen Bauwirtschaft, Handwerker, Ingenieure, etc. Benutzerdefiniert (...) Objektstrategie, Altlasten, etc. Mit unseren Document Management Solutions für die Immobilienbranche können Sie sämtliche Dokumententypen von der allgemeinen Korrespondenz über Studien, Verträge und Rechnungen bis hin zu Bau- und Möblierungspläne weitgehend automatisiert elektronisch erfassen, komfortabel verwalten und revisionssicher archivieren. Damit Sie die Kontrolle über die steigende Dokumentenflut behalten und Informationen gezielt finden, bieten wir Ihnen die richtige Perspektive auf den gesamten Dokumentenbestand unabhängig davon ob und wie Sie Ihre Dokumente in Akten und Ordnern strukturieren. Die DMS-Komponente der Lösung dient als zentrale elektronische Wissensbasis und damit auch als Grundlage für die bereichsübergreifende Zusammenarbeit im Geschäftsalltag und bei Projekten. Autorisierte Personen können ihren Rechten entsprechend jederzeit und von überall auf Informationen zugreifen, Dokumente lesen oder auch bearbeiten und Unterlagen ablegen. Dabei unterstützen zahlreiche Funktionen die effiziente Abwicklung von Geschäftsprozessen und die rechtskonforme Datenhaltung. 6 l Document Management Solutions für die Immobilienwirtschaft

7 Unsere Lösung für die Immobilienbranche integriert Komponenten für den ganzen Lebenszyklus der Dokumente. Sie kann als Kauflösung bei Ihnen vor Ort installiert oder via Internet als gemieteten Cloud-Service bezogen werden. Durch die Integration weiterer Services schöpfen Sie das Potenzial der Kernanwendung Ihren Bedürfnissen entsprechend optimal aus. Systemarchitektur Arbeitsplatz Scanning Desktop Client Web Client Mobile Client iphone, ipad, Blackberry Digitalisierung -Service Posteingang im DMS IMA Input Management Automation Erfassung von Papierdokumenten, Import von elektronischen Dokumenten ICS Intelligent Content Search Volltextsuche, Indexsuche und formatunabhängige Bündelung DMS Document Management System Bearbeitung, Verwaltung, unternehmensweite Nutzung IAR Intelligent Archiving & Retrieval Langzeitarchivierung, Index- und Volltextsuche, Online-Display Workflow Optional verfügbar Administration und Konfiguration Externe Erfassungs- Services Übernahmeservice für elektronische Dokumente (File-Server, DMS, etc.) Applikationen und Fachverfahren (z.b. ERP, etc.) IMA - Input Management Automation Über IMA findet eine hochwertige Digitalisierung und Erfassung von Akten und Dokumenten statt. Das Scannen erfolgt über die IMA Scansoftware oder über dynamisch angebundene Multifunktionsgeräte. DMS - Document Management System Das DMS unterstützt die teamfähige, aktenorientierte Bearbeitung und Ablage von Dokumenten und stellt Mechanismen zur Versionierung und Auditierung zur Verfügung. IAR - Intelligent Archiving and Retrieval Durch das integrierte Archiv können Dokumente gemäss der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen revisionstauglich archiviert werden. ICS - Intelligent Content Search ICS ist eine moderne Suchmaschine, welche den gesamten Datenbestand integriert als digitales Wissen zur Verfügung stellt. Intuitive Suchtechnologien stellen ein schnelles Auffinden der benötigten Informationen sicher. Document Management Solutions für die Immobilienwirtschaft l 7

8 Ein breites Funktionsspektrum unterstützt Geschäftsprozesse und automatisiert zeitraubende Arbeitsschritte von der Erfassung oder Erstellung bis zur Archivierung von Dokumenten. Papierdokumente automatisch erfassen Die Lösung von Swiss Post Solutions lässt sich mit Arbeitsplatz- und Produktionsscannern sowie Multifunktionsgeräten der führenden Hersteller und mit spezifischen Scangeräten zur Digitalisierung grosser technischer Dokumente verknüpfen. Im Rahmen der automatisierten Erfassung wird ein Farbbild inklusive Volltext und bestimmten Dokumenteneigenschaften erstellt und nach vordefinierten Regeln oder Ihren Vorgaben entsprechend abgelegt. Feingranulares Berechtigungskonzept Jeder Anwender wird einem definierten Benutzer- und Rechteprofil zugeordnet, das den permanenten oder temporären Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen erlaubt. Diese Profile können vom Kunden individuell definiert werden. Sie regeln den Zugang auf Akten-, Ordner- oder Dokumentenebene und die damit verbundenen Rechte zum Lesen und Bearbeiten von Dokumenten. Anwender authentifizieren sich durch Benutzerkennung und Passwort; weitere Verfahren wie die Integration von Schlüsselkarten stehen auf Anfrage zur Verfügung. Versionierung und Audit-Funktion Im Sinne einer konsistenten Versionskontrolle muss ein Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt werden. Es ist dementsprechend gekennzeichnet und so lange nur lesbar und nicht veränderbar, bis eine neue Version, gegebenenfalls mit Kommentaren versehen, vorliegt. Alle Zugriffe, das heisst, wer, wann und welche Aktion ausgeführt hat, sind über eine Audit-Funktion nachvollziehbar. Suche und Navigation Die Volltextsuche basiert auf dem Inhalt und den Attributen eines Dokuments und liefert «à la Google» zuverlässige Resultate mit Bezug auf die Relevanz für eine konkrete Abfrage. Die Verschlagwortung von Dokumenten anhand vordefinierter Gruppen und Begriffe beispielsweise für Immobilienobjekte, Dokumententypen, Regionen, Fachbereiche oder Partner optimiert dabei das Ergebnis. Zugleich bietet unsere Lösung komfortable Möglichkeiten für die Navigation von einem Dokument zu hierarchisch über- oder untergeordneten Informationen. Workflowunterstützung Die Abbildung von Freigabeprozessen mittels Statuskennzeichnung, die einfache Bereitstellung von Dokumenten zur weiteren Verarbeitung durch definierte Benutzer, Benachrichtigungen über Änderungen an Dokumenten, über Aufgaben, Termine und Fristen sind Beispiele dafür, wie alltägliche Geschäftsprozesse unterstützt werden. Revisionssichere Archivierung Unsere Lösung erfüllt alle Voraussetzungen für die Realisierung eines revisionssicheren Archivkonzepts, das neben dem entsprechenden Archivsystem auch kundenspezifische Prozesse umfasst. Fordert der Gesetzgeber beispielsweise eine elektronische Signatur, so lässt sich diese in den Dokumenten-Workflow einbinden. 8 l Document Management Solutions für die Immobilienwirtschaft

9 Leistungs-Highlights Flexible Sicht auf Ihre Informationen Sie können die Aktenstruktur nach Bedarf anpassen und in beliebiger Tiefe ausbauen. Für eine akten- und ordnerübergreifende Ansicht lassen sich Strukturen per Mausklick ausblenden oder Sie selektieren nach vordefinierten Schlagwörtern, um beispielsweise alle Objekte einer Region oder laufende Mietverträge für ein Objekt zu sehen. Schneller Datenzugriff Sie profitieren vom orts- und zeitunabhängigen Zugang sowie von kurzen Wegen zu konkreten Informationen. Sei es über eingeschränkte Ansichten, vordefinierte Navigationspfade oder über die Suchfunktion, die jedes kleinste historische Detail über eine Immobilie sehr schnell aus dem gesamten Dokumentenbestand filtert. Dokumente im Team erstellen und nutzen Die flexible Vergabe von Zugriffsberechtigungen schafft die Grundlage für interdisziplinäre Teamarbeit, für die kollaborativen Geschäftsprozesse im Immobilienmanagement. Zahlreiche Funktionen wie die konsistente Versionierung und systemunterstützte Arbeitsabläufe sorgen für eine effiziente und kontrollierte Zusammenarbeit. Nahtlos verknüpfte Arbeitsabläufe Die Verknüpfung der Lösung mit Ihren führenden ERP- Systemen und Computer Aided Facility Management (CAFM) Anwendungen sowie die Integration in Microsoft Office und Outlook sorgen für schlanke Geschäftsprozesse. Letztere schafft eine zentrale Kommunikationsdrehscheibe für die einfache Ablage, Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten und s. Document Management Solutions für die Immobilienwirtschaft l 9

10 Unser Serviceangebot Durch die Zusammenarbeit mit den erforderlichen Fachexperten sind wir in der Lage, Ihnen massgeschneiderte und ganzheitliche Lösungskonzepte anzubieten. Unsere Lösung aus der Cloud Sie wollen flexibel bleiben, hohe Investitionen und den Aufwand für den Betrieb einer eigenen Lösung vermeiden? Dann können Sie das gesamte Leistungsspektrum unserer Lösung als Cloud Service Ihren Anforderungen entsprechend via Internet beziehen: Sofort einsatzbereit Leistungsumfang flexibel wählbar Transparente, nutzungsabhängige Abrechnung Hochsicherer Betrieb Bestandsaktenerfassung Immobilien haben oftmals eine lange Geschichte. Dabei bleiben historische Daten über den ganzen Lebenszyklus hinweg relevant. Solange diese Informationen jedoch in Büroschränken und überfüllten Archiven lagern, sind sie nur sehr eingeschränkt nutzbar. Die Überführung von Bestandsakten kann bereits mit der Einführung der Lösung oder im Anschluss Schritt für Schritt erfolgen. Sie definieren die relevanten Bestandteile des Papierarchivs und finden diese im System in elektronischer Form und der ursprünglichen Ablagereihenfolge wieder. Ganzheitliche Beratung Wir begleiten Ihr Projekt von der Analyse der IST-Situation bis zur Einführung und Inbetriebnahme der Lösung. 10 l Document Management Solutions für die Immobilienwirtschaft

11 Ihr Hauptnutzen Zentrale Wissensbasis In unserer Informationsgesellschaft können sich Unternehmen mit «Wissen» entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern. Die rechtzeitige Verfügbarkeit der richtigen Information kann in vielen Situationen geschäftskritisch sein. Unsere Lösung bildet eine ideale Basis für die Zusammenführung, zuverlässige Aufbewahrung und effiziente Nutzung des unternehmensweiten Wissens. Effizienz und Kostenvorteile Sie senken den Aufwand für die Verwaltung von Dokumenten, die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters steigt und Sie optimieren zugleich Ihre Geschäftsprozesse. Damit sparen Sie an vielen Stellen Geld. Sie setzen Ressourcen frei und können diese in neue lukrative Geschäftsmöglichkeiten investieren. Sicherheit und Compliance Ein umfassendes Sicherheitskonzept schützt Ihre Informationen zuverlässig vor Risiken wie Verlust, Zerstörung oder Zugriff durch Unbefugte. Transparent nachvollziehbare Geschäftsprozesse und das revisionstaugliche Archiv sind weitere zentrale Voraussetzungen zur Erfüllung der gesetzlichen Bestimmungen rund um die Aufbewahrung von Dokumenten. Zukunftssichere Entscheidung Wir arbeiten mit Weitblick und weltweiten Technologiestandards, damit unsere Lösungen die Anforderungen von heute und morgen optimal erfüllen. Dank uneingeschränkter Skalierbarkeit und offener Schnittstellen bleiben Sie mit den Lösunegn von Swiss Post Solutions langfristig flexibel. Document Management Solutions für die Immobilienwirtschaft l 11

12 Swiss Post Solutions AG Integrated Document Solutions Sägereistrasse 25 CH-8152 Glattbrugg Telefon Swiss Post Solutions AG Integrated Document Solutions Roggenbachstraße 1 D Villingen-Schwenningen Telefon Mehr erfahren: