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2 Erfahrungen mit dem 1. doppischen Haushalt 5. Salzgitteraner Kongress für Kommunal-Finanzen Frank Drescher Uwe Friemel 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 2 von 20

3 Gliederung des Vortrags Jahresabschlussarbeiten 2006 Arbeiten im Vorfeld der Umstellung Einbindung und Information der Fachdienste Überlegungen zur zentralen Buchhaltung Mittelbewirtschaftung aus Fehlern lernen Perspektiven 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 3 von 20

4 Jahresabschlussarbeiten Umgang mit Haushaltsresten Rumpfgeschäftsjahr 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 4 von 20

5 Jahresabschlussarbeiten Haushaltsreste Investitionen (Vermögenshaushalt) Haushaltsreste laufende Verwaltungstätigkeit (Verwaltungshaushalt) Rückstellungen Buchung auf aktives Bestandskonto Buchung auf passives Bestandskonto 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 5 von 20

6 Jahresabschlussarbeiten Rumpfgeschäftsjahr = verkürztes Geschäftsjahr Zeitraum Jahresabschluss für Übergang Doppik Übernahmeplattform für Kassenreste etc. Kontenabgleich aber z.b. unscharfe Rechnungsabgrenzung 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 6 von 20

7 Arbeiten im Vorfeld der Umstellung 1. Erarbeitung eines Kontierungshandbuches 2. Erstellung einer Überführungstabelle 3. Information der Mitarbeiter 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 7 von 20

8 Einbindung und Information der Fachdienste gemeinsame Arbeitssitzungen Intranet Informationsveranstaltungen 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 8 von 20

9 Einbindung und Information der Fachdienste Was ändert sich bei der Haushaltssytematik? Aufgabe Aufgabenbereich Zahlungsstrom Ressourcenverbrauch Bewirtschaftungsstelle Organisationseinheit bisher Gliederung Gruppierung zukünftig Produkt Sachkonto Kostenstelle 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 9 von 20

10 Einbindung und Information der Fachdienste Was ändert sich bei der Bewirtschaftung? Es gibt ein überarbeitetes Anordnungsformblatt In den Fachdiensten wird vorkontiert Es wird eine zentrale Buchhaltung eingeführt 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 10 von 20

11 Einrichtung einer zentralen Buchhaltung Gründe der Einführung Buchungsqualität geordnete Abarbeitung von komplexen Buchungsvorgängen vereinfachter Umstieg 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 11 von 20

12 dezentraler Buchungsablauf Buchungsdaten Datenerfassung Kassenfreigabe Zahlung Anordnung Unterschrift 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 12 von 20

13 zentraler Buchungsablauf Datenerfassung Buchungsdaten Kassenfreigabe Anordnung Unterschrift Zahlung 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 13 von 20

14 Erfahrungen mit der zentralen Buchhaltung Doppelarbeit Buchungsqualität? 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 14 von 20

15 Erfahrungen mit der zentralen Buchhaltung Rückkopplung bei Problemen in der Vorkontierung Verlängerung der Bearbeitungszeit 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 15 von 20

16 Erfahrungen mit der zentralen Buchhaltung technische Laufzeitprobleme Arbeitsüberlastung in der Zentralbuchhaltung sinkendes Verantwortungsbewusstsein in den Fachdiensten 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 16 von 20

17 Mittelbewirtschaftung weitgehender Wegfall von über- und außerplanmäßigen Leistungen in der Ergebnisrechnung Budgetbildung bei den Investitionen keine Veränderungen Einzelfreigaben über- und außerplanmäßige Leistungen unverändert 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 17 von 20

18 Aus Fehlern lernen unsere Fehler im Buchungsgeschäft falsche Kombination von Kostenstelle, Produkt und Sachkonto fehlende Investitionsnummern Angabe eines Sach- statt Bestandskontos bei Investitionszahlungen mangelndes Erfahrungswissen für das doppische Buchungsgeschäft Abgrenzungsrechnung theoretisches Wissen vorhanden, praktische Umsetzung ausbaufähig 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 18 von 20

19 Perspektive Kurzfristig soll die Rechnungsabwicklung über elektronische Datenweitergabe erfolgen Rechnung einscannen Anordnung erstellen Anordnung prüfen Übergabe an Kasse 20.1 Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 19 von 20

20 Erfahrungen mit dem doppischen Haushalt Und Tschüss Anschrift: Stadt Salzgitter 20 Fachdienst Haushalt und Finanzen Joachim-Campe-Str Salzgitter Fax: 05341/ Tel: Frank Drescher Uwe Friemel Erfahrung nach der Umstellung des Rechnungssystems Seite 20 von 20