EASY HR Effizienter und. sicherer. Die moderne. Personalabteilung.

Transkript

1 EASY HR Effizienter und sicherer. Die moderne Personalabteilung.

2 Die digitale Personalabteilung. Einfach besser aufgestellt.

3 Mit EASY HR führt Ihr Unternehmen seine digitalen Personal- und Firmenakten effizienter denn je. Es organisiert sein digitales Ausschreibungs-, Bewerber-, Qualifikations- und Seminar-Management optimal ebenso wie weitere elementare HR-Abläufe. Alles, wie man es von einer modernen Firma erwartet. Bei alldem überzeugt die Lösung mit einer benutzerfreundlichen und intuitiven Menüführung, standortunabhängiger Zugriffskontrolle und deutlicher Zeitersparnis. FLEXIBEL UND INTUITIV EASY HR überzeugt durch eine benutzerfreundliche und intuitive Menüführung, den protokollierten und standortunabhängigen Zugriff der Personaler auf Akten sowie eine deutlich schnellere Ablage von und Suche nach Akten und Dokumenten. Unsere Mission ist die Unterstützung Ihres Unternehmens entlang seiner Prozesse in der Personalabteilung. Hierzu stehen Ihnen spezialisierte Module und ergänzende Add-Ons bereit. Sie bieten Ihnen exakt, was Sie brauchen. WIRTSCHAFTLICH UND EFFIZIENT Personalabteilungen sehen sich mehr denn je mit wachsenden Anforderungen konfrontiert: Mehr Effizienz ist gefordert, außerdem ein besserer Service und kürzere Reaktionszeiten. Und zahlreiche andere Abteilungen wollen ständig informiert werden. Für zusätzlichen Druck sorgen strenge gesetzliche Anforderungen und zunehmende Datensensibilität. Eine effektive Zugriffskontrolle und Dokumentation vertraulicher Informationen steht ganz oben auf der Agenda. Mit EASY HR begegnen Sie diesen Herausforderungen. Denn EASY HR entlastet Ihre Personalabteilung nachhaltig und steigert die Effizienz des gesamten Unternehmens. Spürbar. Digitale Personalakte und Firmenakte Employee Salary Management Employee Boarding Management Revisionssichere Archivierung Stammdatenaustausch Drittsysteme Ausschreibungs- und Bewerber-Management Anbindung Online Jobportal Qualifikations- und Seminar-Management EASY ECM Suite (relevante Module in EASY HR enthalten) Legende: Modul Add-On Basis Projektspezifisch

4 Immer optimal auf Sie eingestellt.

5 EASY HR passt sich Ihren Bedürfnissen an. Setzen Sie ein, was Sie benötigen: Personal- und Firmenakte, Ausschreibungs- und Bewerbermanagement oder Qualifikations- und Seminarmanagement. Effizient, verlässlich und rechtssicher. MODUL DIGITALE PERSONALAKTE Die digitale Personalakte strukturiert alle mitarbeiterbezogenen Informationen und Dokumente übersichtlich und übernimmt ihre Ablage und Verwaltung für ein Höchstmaß an Ordnung. Die Struktur passt sich dabei flexibel an Ihre Bedürfnisse an. Und je nach Rolle und individueller Berechtigung sieht der Anwender ganz gleich, ob Personalsachbearbeiter, Vorgesetzter oder Mitarbeiter genau die Informationen, die für ihn bestimmt sind. Ausgefeilte Sicherheitsmechanismen stellen zudem sicher, dass Datenschutzvorgaben strikt eingehalten werden. Ein integriertes Fristenmanagement erinnert nicht nur zuverlässig an alle Wiedervorlagen und ToDos, sondern überwacht auch Fristen. Die Mitarbeiter in der Personalabteilung werden spürbar entlastet. Das Modul Digitale Personalakte erfüllt somit alle Hauptanforderungen an eine Personalakte in einer Standardlösung: Aufbewahrungspflicht Vollständigkeit Datenschutz Zugriffsschutz Einsichtsrecht Ein optionales (On- und Off-) Boarding-Management unterstützt die Personalabteilung bei Einstellungs- und Freisetzungsprozessen durch die Zuweisung konkreter Aufgaben an die jeweils Verantwortlichen und überwacht die fristgerechte Erledigung gemäß ihren individuellen Workflows, die Sie webbasiert einfach an Ihre Anforderungen anpassen können. Die ebenfalls optionale Gehaltsübersicht liefert eine schnelle Übersicht über die Gehaltsentwicklung des jeweiligen Mitarbeiters inklusive Provisionen und Boni und stellt damit ein praktisches ergänzendes Werkzeug für Jahres- oder Gehaltsgespräche dar. Wenn gewünscht können Ihre Personalakten oder bestimmte Informationen aus den Akten in einem digitalen Archiv revisionssicher abgelegt werden (optional).

6 Mehr als nur eine Aktenlösung.

7 MODUL AUSSCHREIBUNGS- UND BEWERBERMANAGEMENT Mit diesem Modul steuern Sie den gesamten Bewerbungsprozess. Eine hoch flexible, einfach konfigurierbare Prozesslogik (Workflow Engine) führt die beteiligten Mitarbeiter in der Personalabteilung ebenso wie in der Fachabteilung sicher durch alle Aufgaben. Von der Erfassung der Bewerbung über die Sichtung der Unterlagen, den Abgleich des Bewerbers mit dem Sollprofil der ausgeschriebenen Stelle, die Kandidaten-Interviews bis zum Vertragsschluss behalten Sie ihren Prozess so jederzeit fest im Griff. Offene wie abgeschlossene Ausschreibungen managen Sie effizient, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Personalabteilung werden optimal unterstützt. Und: Sie gewinnen an Servicequalität und verbessern so Ihre Position im War for Talents. Karrierebereich Ihres Internetauftritts ebenso wie mit gängigen Online-Stellenmärkten oder Recruiting-Portalen von Drittanbietern und unterstützen damit durchgängige, effiziente Gesamtprozesse. Gegebenenfalls sind hierzu separate Vereinbarungen mit dem entsprechenden Dienstleister erforderlich. MODUL QUALIFIKATIONS- UND SEMINARMANAGEMENT Mit dem Modul Qualifikations- und Seminarmanagement organisieren Sie transparent alle Ausbildungs-, Weiterbildungs- und Qualifikationsmaßnahmen entlang der definierten Qualifikationspfade in Ihrem Unternehmen. Sie planen effizient die jeweiligen Veranstaltungen, verwalten Ihre Räumlichkeiten, Trainer (interne und externe), Seminaranbieter und Equipment. Ein anpassbarer Workflow verwaltet transparent die Anmeldeprozesse der Teilnehmer, Voraussetzungen, Termine, Rückmeldungen und Bestätigungen. Auf Knopfdruck bekommen Sie eine Übersicht über die laufenden Ausschreibungen und Bewerbungen sowie deren Status. Leistungsfähige Schnittstellenwerkzeuge (Data Tools) ermöglichen die einfache Integration des Moduls EASY HR - Recruiting Management mit dem eigenen Führungskräfte und Personalverantwortliche erhalten auf Knopfdruck einen umfassenden Überblick über den Qualifikationsstand der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie seine abgeschlossenen und laufenden Fortbildungsmaßnahmen. Anhand dieser Informationen können Sie schnell Entwicklungspotenziale erkennen und werden so bei der strategischen Personalplanung unterstützt.

8 Der Kundennutzen macht die Lösung.

9 Bei EASY SOFTWARE stehen die Bedürfnisse des Kunden stets an erster Stelle. Weitere Module und Optionen erlauben Ihnen darüber hinaus eine individuelle Anpassung der Lösung an Ihren Betrieb für das spürbare Zusatzplus in puncto Arbeitserleichterung und Transparenz. INDIVIDUELLE MÖGLICHKEITEN EASY HR bietet darüber hinaus optionale Erweiterungen, mit denen Sie die Lösung noch besser an Ihren Bedarf anpassen. Ergänzen Sie EASY HR etwa um intelligente Mechanismen für eine revisionssichere Archivierung. Nutzen Sie die Funktionen, Stammdaten aus ERP- oder anderen HR-Systemen zu übernehmen, automatisch Personalakten anzulegen und mit den Personal-Stammdaten abzugleichen. Oder nutzen Sie in EASY HR die digitale Firmen- bzw. Mandantenakte. In ihr können Sie alle HR-relevanten Informationen und Dokumente sicher ablegen, die keiner Personalakte oder keinem Mitarbeiter zuzuordnen sind etwa Betriebsvereinbarungen oder Sammelmeldungen an die Sozialversicherungsträger. IHR NUTZEN Nicht nur im Vergleich zur Papierakte haben Sie mit EASY HR die Nase vorn. Denn Sie profitieren von zahlreichen Mehrwerten der digitalen Personalakte. Höchste Flexibilität durch eine moderne, webbasierte Lösungsarchitektur Gesteigerte Mitarbeitereffizienz durch einfache, intuitive Bedienung und Unterstützung im Alltag Maximale Sicherheit dank revisionssicherer Archivierung der Personaldokumente Vermehrte Arbeitsqualität durch zuverlässiges Fristenmanagement für Wiedervorlagen, Aufbewahrungsfristen, Löschfristen, u.v.m. Besseres Recruiting durch prozessgesteuertes Ausschreibungs- und Bewerber-Management Höhere Prozesseffizienz bei zeitaufwändigen Routineaufgaben Beliebige Ausbaumöglichkeiten zum unternehmensweiten ECM-System

10 Freiräume zurückgewinnen.

11 Eine Lösung, die mehr Nutzen garantiert und verloren geglaubte Souveränität zurück schenkt. EASY HR macht den Weg frei für ein Personalmanagement wie es sein soll. Von Menschen für Menschen. EASY HR Features and Functions Modul Digitale Personalakte Intuitive und übersichtliche Verwaltung von Personalakten Flexible, n-stufige Definition von Belegarten und Aktenstruktur Integrierte Volltextsuche Automatische Prüfung auf fehlende Dokumente, Seminare und Qualifikationen möglich Hohe Nachvollziehbarkeit durch eingebaute Protokollierung Firmenakte / Mandantenakte (enth. in Modul Personalakte) Sichere Ablage von Dokumenten, die nicht mitarbeiterbezogen sind, wie z.b. Betriebsvereinbarungen oder SV-Jahresmeldungen Add-On Revisionssichere Archivierung Archivierung der Dokumente in revisionssicherem Archivsystem Protokollierung aller Veränderungen Add-On Boardingmanagement Workflowgesteuertes Aufgabenmanagement Parallele und aufeinanderfolgende Aufgaben Erledigungskontrolle mit Fristen- und mehrstufigem Eskalationsmanagement Zuverlässige Dokumentation Add-On Gehaltsentwicklung Chronologische Darstellung der Gehaltentwicklung pro Mitarbeiter inkl. Provisionen und Boni Berechnung der prozentualen und nominalen Veränderungen Modul Ausschreibungs- und Bewerbermanagement Transparente Verwaltung von Stellenausschreibungen inklusive Freigabe Flexible Erfassung von Bewerbungsunterlagen, unabhängig vom Eingangs- Kanal Prozessgesteuerter Prüfungs- und Qualifizierungsprozess für Bewerbungen Protokollierung jedes Bewerbungsvorgangs Modul Ausbildungs- und Seminarmanagement Effiziente und transparente Verwaltung von Räumen, Trainern, Seminaranbietern, Seminarterminen, Seminaranmeldungen, Qualifikationspfaden, Kosten, Voraussetzungen Planung für einzelne Mitarbeiter, Externe, ganze Organisationsstrukturen, Funktionen und Stellen Schnittstellen zu FIBU-Systemen möglich Mandantenfähigkeit, Mehrsprachigkeit Sichere Abbildung und Informationstrennung für beliebig viele Mandanten Alle relevanten Informationen können in mehreren Sprachen dargestellt werden

12 Sie konzentrieren sich auf das Wesentliche.

13 Fristenmanagement Integriertes Fristenmanagement Workflowbezogene Fristen mit eigendefinierbarer Aufgabe, Vorlage- sowie Fristendatum und Serienfunktion icalender-funktion, womit der Benachrichtigungs- gleich ein Termin beigefügt wird, der dann z.b. direkt in den Outlook-Kalender übernommen werden kann Mehrstufige Eskalationen bei Überziehung von Fristen Fristen auch auf Basis von Gültigkeitsdaten von Belegen (z.b. befristete Verträge) Anbindung an führendes HR-System (projektspezifisch) Übernahme von Stammdaten aus HR-System Anbindung Online Jobportal (projektspezifisch) Anbindung an unternehmenseigenes Job Portal oder Portale von Drittanbietern Flexible, leistungsfähige Schnittstellen für schnelle Umsetzung Prozess- und Workflowsteuerung Integrierte Workflow Engine zur flexiblen und nachvollziehbaren Steuerung von Abläufen im Personalmanagement (Ausschreibung, Bewerbung, Seminar- Anmeldung, ) Webbasierte Konfiguration Vollständig integriert in das Rechtemanagement (Benutzer, Gruppe, Rolle) Benachrichtigung im System und/oder per mit dynamischen/kontextbezogenen Inhalt Flexible Schnittstellen zur Anbindung von Drittsystemen Integrierte Datenwerkzeuge für Im-/Export Integrierte Scripting API zur einfachen Anpassung an spezifische Anforderungen Erweiterungen in Projekten einfach möglich Vollständige Integration in die EASY ECM Suite

14 Die Stand-Alonelösung für Ihre Personalabteilung.

15 EASY HR läuft unabhängig von EASY Business Packages Sie können bereits das Basispaket völlig problemlos selbsttragend als Standalone-Lösung einsetzten. Die Lizenzkosten sind dabei absolut transparent und orientieren sich an der Anzahl der aktiven Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. LIEFERUMFANG DES BASISPAKETS Die Lizenzierung erfolgt in definierten Stufen und richtet sich nach der Anzahl der Personalakten bzw. Mitarbeiter im Unternehmen. Für die Ermittlung des Lizenz-Umfangs werden nur aktive Mitarbeiter gezählt. Softwarelizenzen EASY HR Personnel File (HRR) inkl. EASY HR Company File (ORR) EASY HR Recruiting Management (REM) EASY HR Seminar Management (SEM) Hinweis Für Szenarien der Akteneinsicht durch die Mitarbeiter wird der Erwerb mindestens eines EASY Clients - Concurrent User dringend empfohlen. Im Paket sind zwei technische EASY Clients - Named User enthalten, die zum Betrieb der Software notwendig sind und nicht anderweitig verwendet werden können. Add-Ons (optional) EASY HR Employee Boarding Management (EBM) EASY HR Employee Salary Management (ESM) EASY Archive (EAR) Die Software und ihre administrativen Module sind durchgängig zweisprachig (englisch/deutsch) ausgelegt. KONTAKT Erfahren Sie mehr über EASY HR, die Lösung für das digitale Personalmanagement, unter

16 AUSLANDSGESELLSCHAFTEN Österreich EASY SOFTWARE GmbH Mauermannstraße 8 A-5023 Salzburg office@easy-austria.at easy-austria.at Großbritannien EASY SOFTWARE (UK) PLC. Reflection House, The Anderson Centre, Olding Road, Bury St. Edmunds Suffolk, IP33 3TA, UK info@easysoftware.co.uk easysoftware.co.uk Türkei EASY SOFTWARE TÜRKiYE. LTD. ŞTI. Cumhuriyet Cad. Onarımlı Sk. No:9 / 6 Kavacık İstanbul info@easy.de easy.de USA EASY SOFTWARE INC. 102 Pickering Way, Suite 503 Exton, PA 19341, USA sales@easysoftware.us easysoftware.us Singapur EASY SOFTWARE (ASIA PACIFIC) PTE. LTD. 4 Battery Road, Bank of China Building, #25-01 Singapore info@easy.de easy.de EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof Mülheim a. d. Ruhr Deutschland Telefon: Fax: info@easy.de Web: