SEPA fürvereine. Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr. SEPA-Veranstaltungder Kreissparkasse Melle für Vereine am 18.

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1 SEPA fürvereine Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr SEPA-Veranstaltungder Kreissparkasse für Vereine am 18. Juni 2013

2 SEPA Single Euro Payments Area: Einheitlicher Zahlungsverkehrsraum in Europa Definition SEPA ist der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem inländische und grenzüberschreitende Zahlungen in Euro nach gleichen Regeln behandelt werden. Ziele SEPA ermöglicht grenzenloses Bezahlen in ganz Europa durch die Nutzung einheitlicher Zahlungsverkehrsinstrumente und Standards. Bargeldlose Zahlungen sollen damit in 32 Staaten Europas so einfach, sicher und effizient getätigt werden wie bereits die heutigen Inlandszahlungen. Partner Ihre Kreissparkasse unterstützt Sie als Kunden bei der Umsetzung der SEPA und bietet Ihnen neue, zukunftsorientierte SEPA-Produkte an. Seite 2

3 SEPA Single Euro Payments Area: Einheitlicher Zahlungsverkehrsraum in Europa Teilnehmende Länder Land Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Liechtenstein Litauen Luxemburg Lettland Land Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Republik Ungarn Zypern 32 teilnehmende europäische Länder Seite 3

4 SEPA wird Wirklichkeit Einheitliche Basisverfahren im EU-Zahlungsverkehr Europaweit einheitliche Formate auf XML-Basis Einheitlicher Rechtsrahmen* für EU-Zahlverfahren 1. Schritt 2. Schritt SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer SCT) am eingeführt SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit SDD) am in der Sparkassen-Finanzgruppe eingeführt 3. Schritt Nationale Zahlverfahren in Euro werden am abgeschaltet und durch die SEPA-Zahlverfahren ersetzt * EU-Zahlungsdiensterichtlinie (Payment Services Directive PSD, 2007/64/EG), EU-Preisverordnung (924/ 2009), EU-SEPA-Migrationsverordnung (260/2012) etc. Seite 4

5 IBAN und BIC Die neue Kontokennung IBAN International Bank Account Number/ Internationale Bankkontonummer Besteht in Deutschland aus dem Länderkennzeichen, der Prüfziffer, der Bankleitzahl sowie der Kontonummer und hat 22 Stellen BIC Business Identifier Code/Internationale Bankleitzahl Besteht aus 8 oder 11 Stellen. Enthält in Kurzform den Institutsnamen, das Land, den Ort und ggfs. die Filiale/ das angeschlossene Institut, z. B. NOLADE21MEL für Kreissparkasse ) Beispiel: Länderkennzeichen Prüfziffer 2-stellig Bankleitzahl 8-stelllig Kontonummer des Kunden 10-stelllig (ggf. mit Vornullen) DE ! IBAN und BIC sind auf Ihren Kontoauszügen, im Online-Banking und seit Januar 2013 auch auf SparkassenCards zu finden Seite 5

6 Die SEPA-Überweisung

7 Die SEPA-Überweisung Online oder per Formular in Euro überweisen 1 2 Für inländische und grenzüberschreitende europäische Zahlungen. Angabe von IBANund ggfs. BIC verpflichtend. HOTEL DE PARIS BE BANKBEBB Europaweite Gutschriftauf dem Empfängerkonto innerhalb eines Geschäftstages. XML-basiertes SEPA- Datenformatersetzt nationales DTAUS-Format Verwendungszweckzeilen: beleghaft: 2 x 35 Zeichen beleglos: 4 x 35 Zeichen MAX MUSTERMANN beleghafte Sammelüberweisungen sind nicht mehr vorgesehen - grundsätzlich auch keine Datenträger (Diskette, USB-Stick) mehr Seite 7

8 Überweisungen - Zahlungseingang Umsetzungshinweise Eigene IBAN und BIC auf Geschäftsunterlagen verwenden - Briefpapier, Formulare, Mitgliedsanträge/Lastschriftvereinbarung (Mandat), Zahlscheine/Beileger, - für Übergangsphase IBAN/BIC zusätzlich zu Kontonummer/BLZ angeben Unsere Bankverbindung: BLZ Kto BICNOLADE21MEL IBANDE Seite 8

9 Überweisungen - technische Anforderungen Umsetzungshinweise Ist Ihre Zahlungsverkehrssoftware SEPA-ready? Erstellung/Übertragung von Zahlungen: - Finanzbuchhaltungssoftware - Online-Banking-Software - Mitgliederverwaltungssoftware (Lastschriften) - Lohn/Gehalt/VL (Achtung: neue Textschlüssel!) Handlungsempfehlungen: 1. Rechtzeitig mit dem Thema beschäftigen. 2. Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Softwareanbieter. 3. Klären Sie die Möglichkeiten der automatischen Wandlung / Ergänzung von Kontonummer / BLZ in IBAN / BIC für Stammdaten und Zahlungsbestände. 4. Planen Sie einen Termin, ab dem Sie nur noch SEPA-Zahlungen tätigen. Seite 9

10 Die SEPA-Lastschrift

11 SEPA-Basis-Lastschriftverfahrenlöst das nationale Einzugsermächtigungsverfahrenab B B B B B Der Zahlungsempfänger benötigt vom Zahlungspflichtigen ein SEPA-Lastschriftmandat. Ein exaktes Fälligkeitsdatumzur Einlösung der Lastschrift muss angegeben werden. Festgelegte Vorlagefristen müssen bei der Einreichung der Lastschrift beachtet werden (6 Geschäftstage bei Erst-/Einmalund 3 Geschäftstage bei Folgelastschriften). Ein Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen ohne Angabe von Gründen besteht innerhalb von 8 Wochen nach Belastung. keine beleghafte Lastschrift vorgesehen! keine Datenträgereinreichung vorgesehen (Diskette/USB-Stick/CD) Seite 11

12 Bei der SEPA-Lastschrift müssen alle relevanten Fristen eingehalten werden (SEPA-Basis-Lastschrift) Vorlagefristen der Zahlstelle Zu beachten von Einreicher (ZE) und seiner Bank Rückgabefristen Zu beachten vom Zahlungspflichtigen und seiner Bank D-14 Kalendertage Absendung Vorabinformation (Pre-Notification) über Betrag und Datum des Lastschrifteinzugs durch den ZE an den ZP (andere Frist kann vertraglich zwischen Zahler und Zahlungsempfängervereinbart werden) D-6 Arbeitstage Einreichung bei Sparkasse/ Kreditinstitut D-3 Arbeitstage Einreichung bei Sparkasse/ Kreditinstitut D = Fälligkeitsdatum = Buchungsdatum beim Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem D+8 Wochen Erstattungsanspruch des ZP D+13 Monate Erstattungsanspruch des ZP für unautorisierte Transaktionen (SONDERFALL), bei dem kein gültiges Mandat vorlag Seite 12

13 Das SEPA-Lastschriftmandat: Einheitlicher Aufbau ist vorgeschrieben Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext und bestimmten Angaben B B vom Zahlungsempfänger: Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz(individuell vom Zahlungsempfängerfür jedes SEPA-Mandat festzulegen, z. B. Mitgliedsnummer) Kennzeichnung für wiederkehrende/ einmalige Zahlungen vom Zahlungspflichtigen: Name und Anschrift des Kontoinhabers IBAN und ggfs. BIC Unterschrift und Unterschriftsdatum Wiederkehrende Zahlung Einmalige Zahlung Abbildung: SEPA-Basis-Lastschriftmandat Seite 13

14 Bereits bestehende Einzugsermächtigungen können als SEPA-Basis-Lastschriftmandate weitergenutzt werden Mit der Änderung der Bedingungen für die Zahlungen mittels Lastschrift im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren zum ist der Grundstein für die Weiternutzung von bereits erteilten deutschen Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschrift-Mandat gelegt. Bei bestehenden Einzugsermächtigungen müssen Sie als Lastschrifteinreicher nur noch folgende ergänzende Aktivitäten durchführen: B Eine Inkassovereinbarungfür die Nutzung von SEPA-Basis-Lastschriften mit Ihrer Bank/Sparkasse. B Eine Mandatsreferenz für jedes Lastschriftmandat vergeben und in die Kundenstammdaten einpflegen. B Den Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den SEPA-Umstellungstermin informieren. Die Information kann z. B. auch über den letzten nationalen Lastschrifteinzug erfolgen. Seite 14

15 Lastschriften: besondere Erfordernisse Umsetzungshinweise Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen ( SEPA-Inkassovereinbarung mit eigenem Kreditinstitut abschließen ( künftige Erfassung und Übertragung der SEPA-Lastschriften klären: -Software ggfs. aktualisieren / SEPA-Fähigkeitprüfen: Verwaltung der zusätzlichen Datenfelder: Mandatsreferenz, Gläubiger- ID, Erst-/Folgelastschrift, Mandatsdatum erforderlich - Information der Bestandskunden mit Einzugsermächtigung unterstützt? -ggfs. Prüfung, wie die SEPA-Datei Online eingereicht werden kann, da Belege/Datenträger nicht mehr möglich oder direkte Erfassung über unsere Internet-Filiale / Online-Banking Seite 15

16 Lastschriften: Umstellungstermin planen Umsetzungshinweise Lastschrift-Mitgliederbestand: Mitgliederinformation ist zu planen: -Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Umstellungstermin/-ereignis sind (formfrei) vor der ersten SEPA-Lastschrift mitzuteilen - eigenes Anschreiben oder - zusammen mit anderen Inhalten (Rechnung, Vertragsänderung) oder - denkbar auch im VWZ des letzten nationalen Einzuges -grundsätzliche Empfehlung: Umstellung zu bestimmtem Stichtag durchführen Lastschrift - neue Mitglieder: - Anpassung der Formulare und Einsatz per Stichtag (Muster in Internet-Filiale) - mögliches Problem: Im Umlauf befindliche Formulare mit Einzugsermächtigungen ggf. Kombimandat einsetzen Seite 16

17 Mustertext für Umstellung Umsetzungshinweise Für eine Kontoauszugsinformation: Vereinsbeitrag 2013 Ihre Einzugsermächtigung nutzen wir ab dem nächsten Einzug als SEPA Lastschriftmandat Unsere Gläubiger ID DE02TSV Ihre Mandatsreferenz Testmitglied Seite 17

18 SEPA-Lastschrift aktuell: Ausblick auf COR1-Lastschrift -die Deutsche Kreditwirtschaft hat ein Angebot mit verkürzter Vorlagefrist für nationalesepa-lastschriftenverabschiedet: - einheitliche Vorlagefrist von nur einem Tag (+ ein Tag für Einreichung) für Folge- und Erstlastschrift - zusätzliches, optionales Angebot -nutzbar frühestens ab 4. November 2013 Empfehlung: -da Anpassungen für Zahlungsverkehrs-Software und in den Rechenzentren erforderlich sind: mit den aktuellen Fristen und Gegebenheiten planen und umsetzen! Seite 18

19 SEPA Migration: Hinweise zur Sparkassen-Software

20 SPG-Verein / Überblick SPG-Verein Empfehlung für Vereine mit klassischer Abteilungstruktur SPG-Verein ist die professionelle Mitgliederverwaltung für Vereine, Verbände und Organisationen. -Mitgliederverwaltung: Adressverwaltung, Abteilungen, Geburtstagslisten, Anschreiben, Statistiken, -Beitragsverwaltung: Lastschriften, verschiedene Beiträge, Rechnungen, Mahnverfahren, Mitgliederkontoverwaltung, - Voll SEPA-fähig, inkl. Mandatsverwaltung (ab Version 3.1x) - - kompatibel (ab Version 3.1x) Seite 20

21 SPG-Verein / SEPA-Funktionen Alle SEPA-Datenfelder sind in der Software vorhanden Seite 21

22 SPG-Verein / SEPA-Funktionen Aufbau der SEPA-Daten per Massenänderung Seite 22

23 SPG-Verein / SEPA-Umstellungsmitteilung Benachrichtigung der Mitglieder per DTA-Datei Seite 23

24 SPG-Verein / SEPA-Umstellungsmitteilung Benachrichtigung der Mitglieder per Brief / Seite 24

25 SPG-Verein / Konditionen für Kunden Lizenzpreis (einmalig) Wartungsvertrag (p.a.) 75,00 EUR zzgl. MwSt. 30,00 EUR zzgl. MwSt. Der Wartungsvertrag beinhaltet regelmäßige Updates und telefonischen Support. Die Bestellung können Sie einfach bei Ihrem Berater oder im Internet unter vornehmen! Seite 25

26 Internet-Filiale: Datei-Übergabe (früher: DTA-Übertrag) Internet-Filiale als Transfermedium für DTA-/ SEPA-Dateien ist die IF die Lösung für alle Vereine. Datenträger werden ab nicht mehr angenommen. Die Internet-Filiale (oder vorhandene Online-Banking-Software) übernehmen die Transferfunktion. Eine Anleitung finden Sie hier: SEPA-Erst-und Folgelastschriften sind in getrennten Dateien zu übertragen. Seite 26

27 Internet-Filiale: Datei-Übergabe (früher: DTA-Übertrag) Datei-Übergabe Seite 27

28 Internet-Filiale: Sammlererfassung Internet-Filiale Empfehlung für kleine Vereine mit einfacher Struktur Funktionen / Hinweise Erfassung von SEPA-Lastschriften Erfassung der zusätzlichen Mandatsdaten über die Eingabemasken möglich Umwandlung Einzel- und Sammler-Vorlagen sind für den November geplant Sammler-Vorlagen werden am Konto gespeichert ermöglicht auch Weitergabe bei Kassenwart-Wechsel Seite 28

29 Internet-Filiale: Sammlererfassung (1/2) Hinweis: Die Gläubiger-IDwird mit der SEPA-Inkassovereinbarungfest beim Konto hinterlegt eine Eingabe im Rahmen der Sammlererfassung ist nicht möglich. Seite 29

30 Internet-Filiale: Sammlererfassung (2/2) Vor dem Absenden der Datei wird Ihnen eine Zusammenfassung Ihrer ZV-Datei angezeigt. Seite 30

31 Internet-Filiale: Sammler-Vorlagen Die Datei wird in den Sammler-Vorlagen gespeichert und kann beim nächsten Einzug ggfs. ohne erneuten Erfassungsaufwand ausgegeben werden. Seite 31

32 StarMoney 9.0 StarMoney ist seit der Einführung zur Cebit2013 ebenfalls komplett SEPA-ready. Im Rahmen des Abos können unsere Kunden ohne weitere Kosten auf die neue Version updaten. Die Mandatsverwaltung wird über das Adressbuch realisiert. Die Eingabe der Daten kann aber auch direkt in der Erfassungsmaske geschehen. Ein Assistent zur Wandlung von Altdaten ist vorhanden. Seite 32

33 SFirm SFirm Empfehlung für Vereine mit umfangreichem Zahlungsverkehr auch über den Beitragseinzug SFirm 2.5 ist bereits hinaus; SEPA-ready bei besonderen und Unterschriftserfordernissen enthält u. a. folgende Funktionen: oder Netzwerkfähigkeit Preis: je nach Modulkonzeption SEPA-Unterstützung: SEPA-Konvertierung alter Datenbestände (Konto/BLZ auf IBAN/BIC) Im-/Export-Schnittstellen für SEPA-Aufträge oder -Mandate SEPA-Mandatsverwaltung SEPA-Lastschrift per ELKO/EBICS / HBCI-PIN/TAN / HBCI-Chipkarte Seite 33

34 Unterstützungsleistungen der Sparkasse Informationen, IBAN-Rechner, Formate, Downloads, Seite 34

35 Unterstützungsleistungen der Sparkasse SEPA-Account-Converter Kundenstammdaten mit Konto/BLZ auf IBAN/BIC wandeln Für Einzelkonten und Dateien mit vielen Kontodatensätzen SEPA-File-Converter Umwandlung von DTAUS/DTAZV- Dateien in SEPA-XML-Format Einlesen von erforderlichen SEPA-Zusatzinformationen XML-Checker Prüfung SEPA-XML-(Fremd-)Dateien auf Fehler DTA BSEPA Mapping Regeln Umwandlungsregeln für Überweisungsdaten! Nähere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Electronic Banking - Berater. Seite 35

36 Fazit Durch den gesetzlich vorgeschriebenen Abschaltungstermin der nationalen Verfahren zum stehen auch Vereine vor der Aufgabe, die SEPA-Umstellung erfolgreich und rechtzeitig zu meistern. Ihre Kreissparkasse begleitet Sie gerne als zuverlässiger Partner bei Ihrer SEPA-Migration und hält zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten für Sie bereit. Sprechen Sie uns an! Seite 36

37 Fragen??? Seite 37

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