Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr. Für Vereine

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1 Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr Für Vereine

2 SEPA Single Euro Payments Area: Einheitlicher Zahlungsverkehrsraum in Europa Teilnehmende Länder Land Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Liechtenstein Litauen Luxemburg Lettland Land Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Republik Ungarn Zypern 32 teilnehmende europäische Länder Seite 2

3 SEPA wird Wirklichkeit Einheitliche Basisverfahren im EU-Zahlungsverkehr Europaweit einheitliche Formate auf XML-Basis Einheitlicher Rechtsrahmen* für EU-Zahlverfahren 1. Schritt SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer SCT) am eingeführt 2. Schritt SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit SDD) am in der n-finanzgruppe eingeführt 3. Schritt Nationale Zahlverfahren in Euro werden am abgeschaltet und durch die SEPA-Zahlverfahren ersetzt * EU-Zahlungsdiensterichtlinie (Payment Services Directive PSD, 2007/64/EG), EU-Preisverordnung (924/ 2009), EU-SEPA-Migrationsverordnung (260/2012) etc. Seite 3

4 IBAN und BIC Die neue Kontokennung IBAN International Bank Account Number/ Internationale Bankkontonummer Besteht in Deutschland aus dem Länderkennzeichen, der Prüfziffer, der Bankleitzahl sowie der Kontonummer und hat 22 Stellen Beispiel: BIC Business Identifier Code/Internationale Bankleitzahl Besteht aus 8 oder 11 Stellen. Enthält in Kurzform den Institutsnamen, das Land, den Ort und ggf. die Filiale/ das angeschlossene Institut (z. B. NOLADE22 (Empfehlung) oder NOLADE22XXX für ) Länderkennzeichen Prüfziffer 2-stellig Bankleitzahl 8-stelllig Kontonummer des Kunden 10-stelllig (ggf. mit Vornullen) DE ! IBAN und BIC sind auf Ihren Kontoauszügen, im Online-Banking und zukünftig auch auf ncards (ab 06/12) zu finden Seite 4

5 Der EU-Gesetzgeber schreibt Abschaltung nationaler Euro-Zahlverfahren zum vor bis Migrationszeitraum - nationaler und SEPA-Zahlungsverkehr sind parallel möglich - IBAN und BIC sind noch Pflicht Die nationalen Euro- Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften werden abgeschaltet und durch die SEPA-Zahlverfahren ersetzt IBAN-only: Für inländische SEPA-Zahlungen ist die Angabe der IBAN ausreichend Sonderregelung für automatisierte Umwandlung Kontonummer/BLZ für Privatkunden entfällt Ausnahmeregelung für karteninitiierte Lastschriften im DTAUS- Format (ELV) läuft aus IBAN-only: Auch für grenzüberschreitende SEPA- Zahlungen ist die Angabe der IBAN grundsätzlich ausreichend Seite 5

6 Die SEPA-Überweisung

7 Die SEPA-Überweisung Online oder per Formular in Euro überweisen 1 2 Für inländische und grenzüberschreitende europäische Zahlungen. Angabe von IBAN und ggf. BIC verpflichtend. HOTEL DE PARIS BE BANKBEBB Europaweite Gutschrift auf dem Empfängerkonto innerhalb eines Geschäftstages. XML-basiertes SEPA- Datenformat ersetzt nationales DTAUS-Format Verwendungszweckzeilen: beleghaft: 2 x 35 Zeichen beleglos: 4 x 35 Zeichen MAX MUSTERMANN beleghafte Sammelüberweisungen sind nicht mehr vorgesehen - grundsätzlich auch keine Datenträger (Diskette, USB-Stick) mehr Seite 7

8 Überweisungen - Zahlungseingang Umsetzungshinweise Eigene IBAN und BIC auf Geschäftsunterlagen verwenden - Briefpapier, Formulare, Mitgliedsanträge / Lastschriftvereinbarung (Mandat), Zahlscheine/Beileger, - für Übergangsphase IBAN/BIC zusätzlich zu Kontonr./BLZ angeben Unsere Bankverbindung: BLZ Kto BIC NOLADE22 IBAN DE IBAN und BIC sind zu finden: - n/bankunterlagen (Kontoauszüge, aktuelle Karten, InternetFiliale /Online-Banking) - Rechner auf n-internetseite für alle deutschen Bankverbindungen: auch in vielen Online-Banking- Programmen Seite 8

9 Überweisungen - technische Anforderungen Umsetzungshinweise Ist Ihre Zahlungsverkehrssoftware SEPA-Ready? Erstellung/Übertragung von Zahlungen: - Finanzbuchhaltungssoftware - Online-Banking-Software - Mitgliederverwaltungssoftware (Lastschriften) - Lohn/Gehalt/VL (Achtung: neue Textschlüssel!) Handlungsempfehlungen: 1. Frühzeitig mit dem Thema beschäftigen. 2. Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Softwareanbieter. 3. Klären Sie die Möglichkeiten der automatischen Wandlung / Ergänzung von Kontonummer / BLZ in IBAN / BIC für Stammdaten und Zahlungsbestände. 4. Planen Sie einen Termin, ab dem Sie nur noch SEPA-Zahlungen tätigen. Seite 9

10 Die SEPA-Lastschrift

11 SEPA-Basis-Lastschriftverfahren löst das nationale Einzugsermächtigungsverfahren ab (I) Der Zahlungsempfänger benötigt vom Zahlungspflichtigen ein SEPA-Lastschriftmandat. Ein exaktes Fälligkeitsdatum zur Einlösung der Lastschrift muss angegeben werden. Festgelegte Vorlagefristen müssen bei der Einreichung der Lastschrift beachtet werden (6 Geschäftstage bei Erst-/Einmalund 3 Geschäftstage bei Folgelastschriften). Ein Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen ohne Angabe von Gründen besteht innerhalb von 8 Wochen nach Belastung. keine beleghafte Lastschrift vorgesehen! keine Datenträgereinreichung vorgesehen (Diskette/USB-Stick/CD) Seite 11

12 Bei der SEPA-Lastschrift müssen alle relevanten Fristen eingehalten werden (SEPA-Basis-Lastschrift) Vorlagefristen der Zahlstelle Zu beachten von Einreicher (ZE) und seiner Bank Rückgabefristen Zu beachten vom Zahlungspflichtigen und seiner Bank D-14 Kalendertage Absendung Vorabinformation (Pre-Notification) über Betrag und Datum des Lastschrifteinzugs durch den ZE an den ZP (andere Frist kann vertraglich zwischen Zahler und Zahlungsempfänger vereinbart werden) D-6 Arbeitstage Einreichung bei / Kreditinstitut D-3 Arbeitstage Einreichung bei / Kreditinstitut D = Fälligkeitsdatum = Buchungsdatum beim Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem D+8 Wochen Erstattungsanspruch des ZP D+13 Monate Erstattungsanspruch des ZP für unautorisierte Transaktionen (SONDERFALL), bei dem kein gültiges Mandat vorlag Seite 12

13 Das SEPA-Lastschriftmandat: Einheitlicher Aufbau ist vorgeschrieben Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext und bestimmten Angaben vom Zahlungsempfänger: Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz (individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA-Mandat festzulegen, zb Kundennummer) Kennzeichnung für wiederkehrende/ einmalige Zahlungen vom Zahlungspflichtigen: Name und Anschrift des Kontoinhabers IBAN und ggf. BIC Unterschrift und Unterschriftsdatum Wiederkehrende Zahlung Einmalige Zahlung Abbildung: SEPA-Basis-Lastschriftmandat Seite 13

14 Bereits bestehende Einzugsermächtigungen können als SEPA-Basis-Lastschriftmandate weitergenutzt werden Mit der Änderung der Bedingungen für die Zahlungen mittels Lastschrift im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren zum ist der Grundstein für die Weiternutzung von bereits erteilten deutschen Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschrift-Mandat gelegt. Bei bestehenden Einzugsermächtigungen müssen Sie als Lastschrifteinreicher nur noch folgende ergänzende Aktivitäten durchführen: Eine Inkassovereinbarung für die Nutzung von SEPA-Basis-Lastschriften mit Ihrer Bank/. Eine Mandatsreferenz für jedes Lastschriftmandat vergeben und in die Kundenstammdaten einpflegen. Den Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den SEPA-Umstellungstermin informieren. Die Information kann z.b. auch über den letzten nationalen Lastschrifteinzug erfolgen. Seite 14

15 Umsetzungshinweise Lastschriften: besondere Erfordernisse Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen ( SEPA-Inkassovereinbarung mit eigenem Kreditinstitut abschließen ( künftige Erfassung und Übertragung der SEPA-Lastschriften klären: - Software ggf. aktualisieren / SEPA-Fähigkeit prüfen: Verwaltung der zusätzlichen Datenfelder: Mandatsreferenz, Gläubiger- ID, Erst-/Folgelastschrift, Mandatsdatum erforderlich - Information der Bestandskunden mit Einzugsermächtigung unterstützt? - ggf. Prüfung, wie die SEPA-Datei Online eingereicht werden kann, da Belege/Datenträger nicht mehr möglich oder direkte Erfassung über unsere InternetFiliale/Online-Banking Seite 15

16 Umsetzungshinweise Lastschriften: Umstellungstermin planen Lastschrift-Mitgliederbestand: Mitgliederinformation ist zu planen: - Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Umstellungstermin/-ereignis sind (formfrei) vor der ersten SEPA-Lastschrift mitzuteilen - eigenes Anschreiben oder - zusammen mit anderen Inhalten (Rechnung, Vertragsänderung) oder - denkbar auch im VWZ des letzten nationalen Einzuges - grundsätzliche Empfehlung: Umstellung zu bestimmtem Stichtag durchführen Lastschrift-neue Mitglieder: - Anpassung der Formulare und Einsatz per Stichtag (Muster in InternetFiliale) - mögliches Problem: Im Umlauf befindliche Formulare mit Einzugsermächtigungen -> ggf. Kombimandat einsetzen Seite 16

17 SEPA-Lastschrift aktuell: Ausblick auf COR1-Lastschrift - die Deutsche Kreditwirtschaft hat ein Angebot mit verkürzter Vorlagefrist für nationale SEPA-Lastschriften verabschiedet: - einheitliche Vorlagefrist von nur einem Tag (+ ein Tag für Einreichung) für Folge- und Erstlastschrift - zusätzliches, optionales Angebot - nutzbar frühestens ab 4. November 2013 Empfehlung: - da Anpassungen für Zahlungsverkehrs-Software und in den Rechenzentren erforderlich sind: -> mit den aktuellen Fristen und Gegebenheiten planen und umsetzen! Seite 17

18 SEPA Migration: Hinweise zur n-software

19 SPG-Verein / Überblick SPG-Verein Empfehlung für Vereine mit klassischer Abteilungstruktur (z.b. Sportverein) SPG-Verein ist die professionelle Mitgliederverwaltung für Vereine, Verbände und Organisationen. - Mitgliederverwaltung: Adressverwaltung, Abteilungen, Geburtstagslisten, Anschreiben, Statistiken, - Beitragsverwaltung: Lastschriften, verschiedene Beiträge, Rechnungen, Mahnverfahren, Mitgliederkontoverwaltung, - Voll SEPA-fähig, inkl. Mandatsverwaltung - - voll kompatibel Seite 19

20 SPG-Verein / SEPA-Funktionen Alle SEPA-Datenfelder sind in der Software vorhanden. Seite 20

21 SPG-Verein / SEPA-Funktionen Aufbau der SEPA-Daten per Massenänderung Seite 21

22 SPG-Verein / SEPA-Umstellungsmitteilung Benachrichtigung der Mitglieder per DTA-Datei Seite 22

23 SPG-Verein / SEPA-Umstellungsmitteilung Benachrichtigung der Mitglieder per Brief / Seite 23

24 SPG-Verein / Konditionen für Kunden SPG-Verein Vollversion ohne MWST mit 19% MWST SPG-Verein light oder Altversion 75,00 EUR 37,50 EUR 89,25 EUR 44,63 EUR SPG-Verein - keine Altversion 85,00 EUR 101,15 EUR Wartung (obligatorisch) Wartungsvertrag p.a. 37,50 EUR 44,63 EUR Die Bestellung erfolgt am einfachsten über unseren n-shop über unsere Internetseite. Seite 24

25 StarMoney 9.0 StarMoney Empfehlung für Vereine mit einfacher Struktur (z.b. Fördervereine) Preis: 3,-- EUR p. M. im Abo StarMoney ist seit der Einführung zur Cebit 2013 ebenfalls komplett SEPA-Ready. Im Rahmen des Abos können unsere Kunden ohne weitere Kosten auf die neue Version updaten. Die Mandatsverwaltung wird über das Adressbuch realisiert. Die Eingabe der Daten kann aber auch direkt in der Erfassungsmaske geschehen. Ein Assistent zur Wandlung von Altdaten ist vorhanden. Seite 25

26 StarMoney 9.0 / Gläubiger-ID in den Kontendetails Seite 26

27 StarMoney 9.0 / Mandatsverwaltung über das Adressbuch Seite 27

28 StarMoney 9.0 / SEPA-Konvertierung Seite 28

29 SFirm SFirm Empfehlung für Vereine mit umfangreichem Zahlungsverkehr auch über den Beitragseinzug SFirm 2.5 ist bereits hinaus; SEPA-ready bei besonderen und Unterschriftserfordernissen enthält u. a. folgende Funktionen: oder Netzwerkfähigkeit Preis: einmalig 259,-- EUR; Wartung 99,-- EUR jährlich (netto) SEPA-Unterstützung: SEPA-Konvertierung alter Datenbestände (Konto/BLZ auf IBAN/BIC) Im-/Export-Schnittstellen für SEPA-Aufträge oder -Mandate SEPA-Mandatsverwaltung SEPA-Lastschrift per ELKO/EBICS / HBCI-PIN/TAN / HBCI-Chipkarte Seite 29

30 InternetFiliale: Datei-Übergabe (früher: DTA-Übertrag) InternetFiliale als Transfermedium für DTA- / SEPA-Dateien ist die IF die Lösung für alle Vereine. Datenträger werden ab nicht mehr angenommen. Die InternetFiliale (oder vorhandene Online-Banking-Software) übernehmen die Transferfunktion. Eine Anleitung finden Sie hier: SEPA-Erst- und Folgelastschriften sind in getrennten Dateien zu übertragen. Die SEPA-Funktion steht ab Anfang Juni zur Verfügung. Seite 30

31 InternetFiliale: Datei-Übergabe (früher: DTA-Übertrag) Datei-Übergabe Seite 31

32 InternetFiliale: Sammlererfassung InternetFiliale Empfehlung für kleine Vereine mit einfacher Struktur (z.b. Kartenspiel-Clubs) Wird kostenlos zur Verfügung gestellt. Funktionen / Hinweise (Schaltung ab Anfang Juni) Erfassung von SEPA-Lastschriften Erfassung der zusätzlichen Mandatsdaten über die Eingabemasken möglich Umwandlung Einzel- und Sammler-Vorlagen sind für den November geplant Sammler-Vorlagen werden am Konto gespeichert -> ermöglicht auch Weitergabe bei Kassierer-Wechsel Seite 32

33 InternetFiliale: Sammlererfassung Hinweis: Die Gläubiger-ID wird mit der SEPA-Inkassovereinbarung fest beim Konto hinterlegt eine Eingabe im Rahmen der Sammlererfassung ist nicht möglich. Seite 33

34 Unterstützungsleistungen der Informationen, IBAN-Rechner, Formate, Downloads, Seite 34

35 Fazit Durch den gesetzlich vorgeschriebenen Migrations-Endtermin zum stehen insbesondere Vereine vor der Aufgabe, die SEPA-Umstellung erfolgreich und rechtzeitig zu meistern. Ihre begleitet Sie gern als zuverlässiger Partner bei Ihrer SEPA-Migration und hält zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten für Sie bereit. Sprechen Sie uns an! Seite 35

36 Fragen??? Seite 36

37 Backup Für Vereine

38 Unterstützungsleistungen der SEPA-Account-Converter Kundenstammdaten mit Konto/BLZ auf IBAN/BIC wandeln Für Einzelkonten und Dateien mit vielen Kontodatensätzen SEPA-File-Converter Umwandlung von DTAUS/DTAZV- Dateien in SEPA-XML-Format Einlesen von erforderlichen SEPA-Zusatzinformationen XML-Checker Prüfung SEPA-XML-(Fremd-)Dateien auf Fehler DTA SEPA Mapping Regeln Umwandlungsregeln für Überweisungsdaten! Nähere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Electronic Banking-Experten. Seite 38