Automatisierter Datenaustausch zwischen den Lieferanten und der Deutschen Bahn. Konstanze Wagner Deutsche Bahn AG

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1 Automatisierter Datenaustausch zwischen den Lieferanten und der Deutschen Bahn Konstanze Wagner Deutsche Bahn AG Stuttgart, 19. Mai 2011

2 Agenda Deutsche Bahn im Überblick Strategische Ausrichtung Katalogmanagement und IT-Strategie Voraussetzungen für die durchgehende Integration der Unternehmen Potentiale durch aktives C-Teile-Management Ausblick: Weiterentwicklung, Konsolidierung, Internationalisierung 2

3 Die DB hat sich zu einem führenden Mobilitätsund Logistikunternehmen entwickelt 1,9 Mrd. Reisende pro Jahr im Schienenpersonenverkehr Züge pro Tag 800 Mio. Reisende pro Jahr im Busverkehr Ca. 4 Mio. BahnCards im Umlauf Verkehrsmarkt 341 Mio. Tonnen beförderte Güter auf der Schiene pro Jahr Güterzüge pro Tag 484 Tonnen pro Zug 70 Mio. Sendungen im europäischen Landverkehr pro Jahr Größtes Streckennetz in Europa km Gleise Personenbahnhöfe km Bahnstromnetz 143,3 Mio. Stationshalte pro Jahr Stand ; 1 Bruttotonnen; 2 Länge aller Gleise 3

4 Mit insgesamt neun Geschäftsfeldern hat die DB 2009 einen Umsatz von knapp 30 Mrd. erwirtschaftet 1 DB Bahn Fernverkehr DB Schenker Rail DB Netze Fahrweg Nr. 2 im öffentlichen Personennahverkehr in Europa Nr. 2 im Schienenpersonenverkehr in Europa Nr. 1 im europäischen Schienengüterverkehr Nr. 1 im europäischen Landverkehr Nr. 1 größtes Schienennetz in Europa Umsatz (Mio. ) EBIT (Mio. ) 141 Mitarbeiter (Tsd.) 15 DB Bahn Regio Umsatz (Mio. ) EBIT (Mio. ) 870 Mitarbeiter (Tsd.) 25 Umsatz (Mio. ) EBIT (Mio. ) -189 Mitarbeiter (Tsd.) 34 DB Schenker Logistics Umsatz (Mio. ) EBIT (Mio. ) 199 Mitarbeiter (Tsd.) 57 Umsatz (Mio. ) EBIT (Mio. ) 558 Mitarbeiter (Tsd.) 40 DB Netze Personenbahnhöfe Umsatz (Mio. ) EBIT (Mio. ) 217 Mitarbeiter (Tsd.) 5 Umsatz (Mrd. ) 29,3 DB Bahn Stadtverkehr DB Dienstleistungen DB Netze Energie EBIT (Mrd. ) 1,685 Mitarbeiter (Tsd.) 239 Umsatz (Mio. ) EBIT (Mio. ) 100 Mitarbeiter (Tsd.) 13 Umsatz (Mio. ) EBIT (Mio. ) 125 Mitarbeiter (Tsd.) 24 Umsatz (Mio. ) EBIT (Mio. ) 103 Mitarbeiter (Tsd.) 2 Stand ; Umsatz als Gesamtumsatz; 1 Differenz zwischen Summe Ressorts und DB-Konzern resultiert aus Sonstige Aktivitäten/Konsolidierung 4

5 Die DB agiert zunehmend auf internationalen Märkten, das Hauptaugenmerk liegt nach wie vor auf der Schiene und auf Deutschland Umsatz nach Aktivität Umsatz nach Regionen 57% 43% 68% 32% Schiene Nicht-Schiene Deutschland International Auf Basis 2009; Angaben gerundet 5

6 Agenda Deutsche Bahn im Überblick Strategische Ausrichtung Katalogmanagement und IT-Strategie Voraussetzungen für die durchgehende Integration der Unternehmen Potentiale durch aktives C-Teile-Management Ausblick: Weiterentwicklung, Konsolidierung, Internationalisierung 6

7 Das strategische Katalogmanagement stellt die Benutzerfreundlichkeit für alle Prozessbeteiligten in den Mittelpunkt ZIELE UND NUTZEN KATALOGEINKAUF Benutzerfreundlichkeit des Einkaufsprozesses durch bebilderte elektronische Kataloge. Schnelligkeit. Beschleunigung des gesamten Beschaffungsprozesses bei Kleinteilen: Suche, Freigabe, Bestellung, Übermittlung, Rechnungsabwicklung -> Gutschriftverfahren, komplett elektronisch! Günstige Preise für alle. Unterstützung/Verbesserung des Zugangs zu Rahmenverträgen mit günstigen Konditionen für eine breiten Nutzerkreis in der DB AG Fehlerreduktion sowie Reduktion von Medienbrüchen und Papieraufwand. Aktualität. Schnellere Aktualisierungen der Kataloge gewährleisten aktuelle Produkte, Preise und Konditionen. Stärkere Integration von Lieferanten in DB-Prozesse, Vereinfachungen bei Lieferanten und Bedarfsbündelung führen zu Preisvorteilen. 7

8 Der KlickShop ist das eprocurement-system der Deutschen Bahn für C-Teile und ist durchgehend automatisiert Der KlickShop ist das eprocurement für Kleinteile (elektronische Beschaffung über das Internet). Mit dem Katalogeinkaufssystem KlickShop werden bei der Deutschen Bahn AG Leistungen, Büromaterialien, Werkzeuge, Elektroartikel und weitere C-Artikel eingekauft. Der KlickShop optimiert den Procure-to-pay Prozess. Beschaffung über Katalog Wareneingang Entscheidende Schritte im System Automat. WE- Abrechnung Anforderung 8

9 Angebotsvergrößerung und erhöhte Nutzerfreundlichkeit sind die Hauptstossrichtungen zur verstärkten Nutzung des Klickshop KLICKSHOP: ZIELE & STOSSRICHTUNGEN BIS 2011 Ziele Erhöhung Nutzerfreundlichkeit KlickShop Migration zu eprocurement wo immer möglich & sinnvoll Vorbereitung Internationalität Strategische Stossrichtungen Content-Bereinigung & Standardisierung vorantreiben Optimierung Usability z.b. eine zentrale Suche über alle Systeme für Kataloge & Rahmenverträge Tiefere Prozessintegration & Automation (Vorsysteme/SAP- Übergaben/Anbindung Lieferantensysteme/automat. WE) Grundsatz: geeignetes Neugeschäft immer über KlickShop Überführung von geeigneten RVs in den KlickShop, insb. Erschließung Dienstleistungssektor Prüfung von Händleranbindungen mit Pauschalrabattierung und elektronischer Warenkorbübergabe statt EBst Vorbereitung Katalog für Sprachen/ Währungen/ Steuern sowie Flexibilisierung SRM für abweichende Prozesse/ Backend-Systeme nötig Etablierung und Harmonisierung Prozesse Katalog-Mgmt. Aufbau geeignete Lieferantenlandschaft 9

10 Für die Zielstellung des e-procurement aus Anwendersicht wurden neue Partner am Markt gesucht IN NUR DREI MONATEN VOM PROJEKTSTART ZUM GO-LIVE Vergabe Lieferantenregistrierung, Anbindung EDI- Lieferanten Bestellvorgänge / Monat 66 Lieferanten Katalog-Benutzer Ausschreibung neuer Katalog/ Marktplatz Projekt- Start Go-Live Dez 2009 März 2010 April 2010 Juni 2010 Juli 2010 Heute 10

11 Die IT-Strategie der DB zielt auf eine Reduzierung der Systeme u. eine weitestgehende Abbildung der Prozesse mit SAP-Lösungen. ZUKÜNFTIGE IT-LANDSCHAFT DES BEREICHS BESCHAFFUNG DER DB AG Einkäufer- und Lieferantenportal Reportingsystem (SAP BI) FI SAP R/3 Konzern SD QM SAP Add-On Lösungen SRM * SPP ** Vergabeplattform (Non-SAP) CO PS MM PLM *** Konsolidiertes Dokumentenmanagementsystem / Archiv Supplier Relationship Management; ** Spare Part Planning; *** Product Lifecycle Management Systeme / Komponenten zur Unterstützung des Lieferantenbewertungsprozesses 11

12 Agenda Deutsche Bahn im Überblick Strategische Ausrichtung Katalogmanagement und IT-Strategie Voraussetzungen für die durchgehende Integration der Unternehmen Potentiale durch aktives C-Teile-Management Ausblick: Weiterentwicklung, Konsolidierung, Internationalisierung 12

13 Der Einsatz von dient einheitlicher internationaler Klassifikationsstandard bei der DB AG kann entlang der gesamten Wertschöpfungskette während des gesamten Produktlebenszyklus - von der Entwicklung über den Vertrieb bis zur Entsorgung - eingesetzt werden. ecl@ss bildet in seiner vierstufigen Struktur die Vertriebs- und Beschaffungsmärkte ab ecl@ss bildet mit seinen Merkmalsleisten die technischen Zusammenhänge ab Entwicklung, Produktion Vertrieb u.-systeme Datenstrukturen ecommerce Contentbeschreibung Beschaffung u.-systeme Engineering, Materialwirtschaft Lagerung, Instandhaltung Entsorgung L i e f e r a n t e n K u n d e n 13

14 Durch einheitliche IT-Standards bmecat und EDIFACT kann eine kostenoptimale Anbindung für alle Beteiligten gewährleistet werden BMECAT 2.0 Aufbau der Kataloge Kunde 1 DB AG Kunde Beschreibung der Produkte Bilder Produkteigenschaften Preise Lieferant EDIFACT Elektronische Übermittlung Bestellung Auftragsbestätigungen* Gutschriften Rechnungen* Lieferant 1 Lieferant 3 Lieferant 2 14

15 Agenda Deutsche Bahn im Überblick Strategische Ausrichtung Katalogmanagement und IT Strategie Voraussetzungen für die durchgehende Integration der Unternehmen Potentiale der elektronischen Anbindung der Lieferanten Ausblick: Weiterentwicklung, Konsolidierung, Internationalisierung 15

16 Die Potentiale für elektronische Versendung von Abrufbestellungen ist die Erweiterung der Integration des Lieferanten über den Klickshop hinaus POTENTIALE ABRUFBESTELLUNGEN Ausgangssituation Abrufbestellungen Werden per Fax durch die DB AG versendet Manuelles Monitoring des Versand der Abrufbestellungen Nach Versand wird das Fax elektronisch abgelegt Elektronische Anbindung Abrufbestellungen gehen automatisch aus dem SAP über SupplyOn beim Lieferanten ein Die Abrufbestellungen werden automatisch im ERP System des Lieferanten verarbeitet Durch die abgestimmte Datenpflege werden nur fehlerhafte Eingaben ausgewiesen und müssen geklärt werden Potential der elektronische Anbindung DB AG: Weniger manuelle Kontrolle bzgl. des Fax-Versand Lieferant: Keine fehlerhafte manuelle Übernahme der Bestellungen 16

17 Die Potentiale für elektronische Versendung von Auftragsbestätigungen liegen im effizienten verarbeiten der Informationen POTENTIALE AUFTRAGSBESTÄTIGUNGEN Ausgangssituation Auftragsbestätigungen Werden per Fax an die DB AG versendet Werden manuell mit der Bestellung abgeglichen Werden manuell im SAP System gepflegt Fehlende Auftragsbestätigungen Werden maschinell aus dem SAP angemahnt Elektronische Anbindung Auftragsbestätigungen gehen automatisch aus dem ERP System des Lieferanten über den Marktplatz SupplyOn in das SAP System ein und werden mittels Workflow verarbeitet Die Auftragsbestätigung bestätigt die Bestellung, so wird der Datensatz automatisch verarbeitet Die Auftragsbestätigungen weicht von der Bestellung ab, so wird mittels Workflos dem zuständigen Einkäufer eine Information übermittelt Potential der elektronische Anbindung DB AG: Wenige manuelle Eingaben Lieferant: Weniger Aufwand und Kosten beim Potential der Versenden elektronische der Anbindung Auftragsbestätigungen 17

18 Die Potentiale für elektronische Versendung von Rechnungen liegen im schnellen Durchlauf der Zahlungsregulierung POTENTIALE RECHNUNGSVERSAND Ausgangssituation Rechnungen Werden per Papier an die DB AG verschickt Werden gescannt und über OCR Erkennung im Rechnungseingang abgelegt Zuordnungen der Rechnungen zu den Bestellungen müssen überprüft werden *Sammelrechnungen müssen als Papierversion eingehen, damit die Buchungen durchgeführt werden können Elektronische Anbindung Rechnungen gehen automatisch aus dem ERP- System des Lieferanten über der den Marktplatz SupplyOn in das SAP System ein Die Rechnungen werden eindeutig den betreffenden Bestellungen zugeordnet* Die manuelle Zuordnung erfolgt nur noch in Ausnahmefällen Potential der elektronische Anbindung DB AG: Manuelle Zuordnung der Rechnungen werden minimiert Potential Lieferant: der elektronische Rechnungslegung Anbindung beim Lieferanten wird vereinfacht 18

19 Technische und inhaltliche Weiterentwicklung der elektronischen Anbindung sind bis 2011 durchgeplant ZEITACHSE ELEKTRONISCHE ANBINDUNG Technische Weiterentwicklung SRM- Einführung Ausgangspunkt Wechsel des Marktplatz Anbindung Piloten Abrufbestellungen Heute Anbindung Piloten Auftragsbestätigungen Anbindung Piloten Rechnungen Elektronische Klickshopbestellung/Gutschriften Juni 2011 Konzeption Rechnungslegung 2012 Inhaltlichorganisator. Weiterentwicklung Konzeption Abrufbestellung R/3K Konzeption Auftragsbestätigung 19

20 Agenda Deutsche Bahn im Überblick Strategische Ausrichtung Katalogmanagement und IT-Strategie Voraussetzungen für die durchgehende Integration der Unternehmen Potentiale der elektronischen Anbindung der Lieferanten Ausblick und Visionen 20

21 Bestellung Rechnungen Bestellung Gutschrift SAP R/3K Klickshop Lieferantenbewertung E-Vergabe Auftragsbestätigung Lieferanten- Qualif. Lieferantenentwicklung Anfrage Angebote Die Vision: Der Lieferant hat über ein Portal alle Zugriffe der interaktiven Anwendungen der DB AG Lieferanten Lieferantenportal SRM 21

22 Fragen und Antworten Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Autorin: Konstanze Wagner Leiterin Tool und Methoden Beschaffung Tel Deutsche Bahn AG Systemverbund Bahn-Beschaffung Caroline-Michaelis Straße Berlin 22