Projektmanagement. Hauptmerkmale von Projekten. Ein Projekt ist... Projekttypen

Transkript

1 Projektmanagement Rein äußerlich ist ein Projekt nichts anderes als ein bestimmtes Vorhaben, für das Personen zu einem eigenen Team zusammengeführt werden. Das augenfälligste Merkmal von Projekten ist das Ziel, das sie erreichen sollen. Was Inhalt und Größenordnung betrifft, so existieren gewaltige Unterschiede zwischen Projekten. Einen Tunnel unter dem Brennerpass zu bauen ist genauso ein Projekt wie eine Schulveranstaltung zu organisieren. Die Aufgabenstellung ist in der Regel neuartig und einmalig. Sobald das geplante Ergebnis vorliegt, zb die Abschlusspräsentation der Marktforschungsgruppe, gilt das Projekt als beendet und die Projektgruppe wird aufgelöst. Hauptmerkmale von Projekten Ein Projekt ist... zeitlich begrenzt (klar definierte Anfangs- und Endpunkte) auf ein konkretes Ziel ausgerichtet einzigartig und mündet in einem definierten Ergebnis für den Regelbetrieb zu komplex in den Ressourcen begrenzt (Budget, Zeit, Personal...) in Teamarbeit durchzuführen Ein Projekt ist ein einmaliges, neuartiges Vorhaben mit einem klaren Auftraggeber, in dem innerhalb eines bestimmten Zeitraums die Realisierung einer konkreten Idee geplant wird. Die Mitarbeiter werden in einem Projektteam organisiert, arbeiten mit den Techniken des Projektmanagements und mit dem Erreichen des Projektzieles endet der Auftrag und das Team wird aufgelöst. Projekttypen Die Einteilung von Projekten kann in verschiedenster Form erfolgen. Ein Ansatz wäre die soziale und sachliche Komplexität als Kriterium zu verwenden. Akzeptanz-Projekt Pionier-Projekt soziale Komplexität Standard-Projekt Potenzial-Projekt sachliche Komplexität Das Standard-Projekt (geringe soziale und sachliche Komplexität) wurde in ähnlicher Art bereits mehrfach durchgeführt und ist stark formalisiert, zb Bau eines Fertigteilhauses, Organisation des Tags der offenen Tür. Das Potenzial-Projekt (hohe sachliche Komplexität) stellt hohe Anforderung an die fachlichen Stärken des Teams zb Machbarkeitsstudien, Konzeptionsprojekt zur Erschließung eines neuen Marktes. 1

2 Das Akzeptanz-Projekt (hohe soziale Komplexität) steht in sehr starker Abhängigkeit mit dem sozialen Umfeld, zb Bau einer Müllverbrennungsanlage, Verlängerung der Unterrichtsstunden. Das Pionier-Projekt (hohe soziale und sachliche Komplexität) betritt inhaltlich wie auch sozial Neuland und beinhaltet hohe Risikofaktoren, zb Gentechnikforschung, konzeptionelle Neugestaltung einer Unternehmensstruktur. Merkmale des Projektmanagements Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts (DIN-Begriffsnorm 69901). Wie jeder Prozess unterliegt auch das Projektmanagement einem strukturiertem, zeitlichen Ablauf, der als Projektphasen bezeichnet wird. Je nach Betrachtungsweise können diese Phasen wie folgt eingeteilt werden: Das magische Dreieck Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, mit den Rahmenbedingungen im magischen Dreieck zu spielen und das Ergebnis im Ausgleich zu halten. Jegliche Änderung einer Bedingung hat zur Folge, dass eine oder beide anderen Faktoren unmittelbar beeinflusst werden. So geht eine Verkürzung der zur Verfügung stehenden Zeit auf Kosten der Qualität (Einsparen eines zweiten Tests) oder erfordert eine Erhöhung des Budgets (Überstunden, mehr Personal...). Zeit ( so schnell wie irgend möglich!) Kosten (1.000,- und keinen Euro mehr!) Qualität (das Ergebnis muss absolut perfekt sein) 2

3 Die Planungsphase Beauftragungsphase Es gibt verschiedene Gründe, warum es überhaupt zur Entscheidung kommt, ein Projekt durchzuführen. Projektauslöser können sein: Auftrag eines Kunden (Erstellen einer Website), der Schuldirektion (Planung eines EU-Tags), eines Lehrers (Buffet am Elternabend) Strategische Entscheidungen oder aufgetretene Probleme Neue Technologien (zb Wechsel von Windows zu Linux) Interne Verbesserungsvorschläge (Neue Arbeitszeitregelung, Qualitätssicherung) Fragen zur Beauftragung: Die 5W-Fragen zur Beauftragung sollen helfen, die Komplexität des Projekts zu erkennen und bewusst zu machen: Was soll erreicht werden? Wie soll das Ergebnis aussehen? Wann soll das Ziel erreicht werden? Wie viel darf es kosten? Wer soll mitarbeiten? Nach Klärung der Fragen mit dem Auftraggeber und den eigenen Vorgesetzten hat der Projektmanager die Aufgabe, diverse Analysen durchzuführen, um eine Entscheidungsgrundlage zur Annahme des Projekts zu schaffen. Projektwürdigkeitsanalyse Die Projektwürdigkeitsanalyse soll klären, ob das Vorhaben überhaupt ein Projekt ist und die Einsetzung eines Projektteams notwendig macht, oder ob es als Routine in der Organisation bearbeitet werden kann. Darüber hinaus sollte auch festgestellt werden, welchen Stellenwert das Projekt für das Unternehmen, die Schule haben kann. Kriterium Hoch Mittel Niedrig Begründung Zeitintensiv Inhaltlich komplex Strategisch bedeutsam Neuartig Ressourcenaufwändig Durchführbarkeitsanalyse Bei der Durchführbarkeitsanalyse stehen vor allem Schlüsselfragen zu den vorhandenen oder beschaffbaren Ressourcen im Zentrum: Bereiche Fragen J/N Begründung Personalressourcen Ist das notwendige Personal quantitativ/qualitativ vorhanden? Finanzielle Ressourcen Ist das notwendige Budget vorhanden, wird es ausreichen? Zeitliche Ressourcen Ist das Projekt bis zum vorgegebenen Zeitpunkt zu realisieren? Know-how Hat das Team das notwendige Wissen bzw. die Fähigkeiten, um das Projekt umzusetzen? Wirtschaftlichkeit Steht der geplante Aufwand in Relation zum erwarteten Nutzen? 3

4 Die Nutzwertanalyse richtet sich nach dem Nutzen des Ergebnisses für das Unternehmen oder bietet Entscheidungsgrundlagen bei der Auswahl, welches von mehreren Projekten zuerst durchgeführt werden soll. Die Risikoanalyse 1 soll beim Identifizieren und Bewerten von möglichen Projektrisiken helfen. Risiken werden dabei in einem Risikoportfolio dargestellt. Sollte auf Grund der Analysen das Vorhaben nicht durchführbar sein, nicht den entsprechenden Nutzen bringen oder zu riskant sein, so ist das Projekt nicht zu starten! Die Planungsphase Projektstart Dreh- und Angelpunkt der Startphase ist der Projektauftrag. Auf dem Weg dahin wird zuerst der Projektantrag mit den Erkenntnissen der diversen Analysen und der Teambildung erstellt. Ist das Projekt intern genehmigt, wird in einem Startworkshop das Team mit den Vorgaben vertraut gemacht und erste Aufgaben verteilt( Kick-off-Sitzung ). Der Projektauftrag ist der Vertrag des Projektleiters mit dem Auftraggeber. Es wird erstmals näher bestimmt, was wann erwartet wird und bietet auch dem Projektmanager Schutz, da dieser alle zu diesem Zeitpunkt existierenden Risiken, Annahmen, Zeit-, Mittel- und Budgetanforderungen dokumentieren kann. Mit der Unterschrift aller Beteiligten verleiht der Projektauftrag dem Projekt nach außen hin erstmals eine sichtbare Struktur und ist daher von allergrößte Bedeutung, da er bereits Form, Größe und Richtung des Projekts in allgemeiner Form bestimmt.. 1 Tom de Marco schreibt dazu in seinem Buch Der Termin : Managen Sie Projekte, indem Sie Risiken managen! 4

5 Inhalte des Projektauftrags Projektname Projektauftraggeber, Projektleiter, Team Projektinhalt, Projektziele (Grobziele) Produktspezifikationen (Pflichtenheft) Projektanfang und Projektende (Datum!) Ressourcenbedarf, Finanzierungsbedarf Vereinbarungen, Konsequenzen Unterschriften Der Projektauftrag wird im Team nach erfolgter zeitlicher, sachlicher und sozialer Kontextanalyse vorbereitet und mit dem Auftraggeber abgeglichen. Er ist Teil des Projekthandbuchs. Die Planungsphase Abgrenzungen Um einem Projekt klare Strukturen zu geben, ist es wichtig, genaue Abgrenzungen in Hinblick auf Zeit, Ziele und Mitgliedern vorzunehmen. Zeitliche Abgrenzung Projekte haben einen genau definierten Startpunkt (zb Kick-Off-Sitzung) und Endpunkt (Projektabschluss-Workshop). Weiters (falls vorhanden) kann noch das Hauptereignis terminisiert werden. Dieses ist nicht der Endpunkt, da noch nachbereitende Aufgaben (Dokumentation) notwendig sind. Sachliche Abgrenzung Die Definition von Zielen soll dem Team eine gemeinsame Vorstellung von dem zu erreichenden Ergebnis geben. Wichtig dabei ist vor allem auch, die Nicht-Ziele festzulegen. Im Allgemeinen sollen Ziele... informieren und motivieren dem Team Identität verschaffen helfen Prioritäten zu setzen das Projekt von den Nicht-Zielen abgrenzen die Anerkennung von Erfolgen gewährleisten Smart sein (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminisiert) 5

6 Soziale Abgrenzung Die Soziale Abgrenzung dient dazu, die Rollen in einem Projekt genau zu definieren und die Schnittstellen zur Außenwelt sichtbar zu machen und zu bewerten. Aufgrund dieser Erkenntnisse können dann geeignete Maßnahmen gesetzt werden. Den Rollen der einzelnen Personen werden folgende Aufgaben zugeordnet: Projektauftraggeber (PAG) der Projektauftraggeber muss einen entscheidenden Beitrag für das Gelingen des Projekts leisten. Formale, schriftliche Beauftragung Abstimmung mit der Organisation Schaffen der Rahmenbedingungen Genehmigung von gravierenden Änderungen im Projekt Projektabnahme und Feedback Projektleiter (PL) Der Projektleiter ist in letzter Instanz verantwortlich für die erfolgreiche Projektdurchführung. Um diesen Aufgaben gerecht werden zu können, muss der Projektleiter bestimmte Voraussetzungen mitbringen. Das erfolgreiche Management von Menschen ist ein komplexes Thema und bleibt nicht nur auf den Managementbereich beschränkt. Der Umgang mit Menschen und das Methodenwissen zeichnet einen guten Projektmanager aus. Erwartungen an den Projektleiter Moderation, Planung, Koordination und Steuerung, Controlling Mitarbeiterauswahl, Entscheidungskompetenz (Termine, Budget), Aufgabendelegation & Weisungskompetenz, Informationskompetenz, Verantwortung: Einstehen für die Folgen von persönlichen Entscheidungen, Handlungen und Unterlassungen Projektteammitglied (PM) Das Projektteam ist für die Durchführung der Aktivitäten innerhalb des Projekts verantwortlich. Die Aufgaben liegen in der Erfüllung der Aufgabenpakete, Realisierung der Ziele und der Vertretung des Projekts nach innen und nach außen. Erwartungen an die Projektteammitglieder Termintreue, Anwesenheit bei den Projektsitzungen Selbstverantwortung, -management Konfliktlösungsbereitschaft und Kreativität 6

7 Kontextbildung Projekte schweben nicht im luftleeren Raum. Sie befinden sich zeitlich, sachlich und sozial in einem Kontext zu ihrer Projektumwelt. Diese wird einerseits vom Projekt beeinflusst und andererseits hat die Projektumwelt Einfluss auf das Projekt. (Zum Beispiel: Das Projekt Straßenmarkt betrifft Anrainer, Unterrichtsstunden, Verkehr etc. und hängt von Genehmigungen der Behörde, Mitarbeit von Erwachsenen etc. ab) Um die gesamte Projektumwelt zu erfassen und einzuschätzen, wie sie zum Projekt steht, ist eine genaue Projektumweltanalyse vorzunehmen. Die betroffenen Umwelten können, wie oben gezeigt, nahe am Projekt eingezeichnet werden (=viel Einfluss haben) oder weiter entfernt sein. Zusätzlich wird die Haltung aller Betroffenen zum Projekt bewertet, zb steht positiv, steht neutral steht negativ zum Projekt. Im Anschluss werden alle negativ zum Projekt stehenden Betroffenen in einem Maßnahmenplan erfasst, wobei festgelegt wird, welche Maßnahmen getroffen werden können, um eine Änderung der Position zu erreichen. Maßnahmenplan für Projekt 2nd Straßenmarkt Betroffene Umwelt Geplante Maßnahme Begründung Verantwortliche/r Zeitraum Zeitpunkt Fam. Zapf Informationsgespräch über Ablauf Als Bewohner des Nachbarhauses brauchen wir ihr Einverständnis Projektleiter Projekt Start Direktion Bank B Ergänze den Maßnahmenplan, welche Einwände könnte die Direktion haben... 7

8 Die Planungsphase Leistungsplanung Mit der Leistungsplanung beginnt die Festlegung der Projektstruktur ( work breakdown structure ). Die Fragestellung dabei ist: Wie wird die Arbeit im Prozess eingeteilt? Um die einzelnen Arbeitsschritte in einen prozessorientierten, chronologischen Ablauf zu bringen, werden die einzelnen Betrachtungsobjekte ( Was ist zu tun? ) gesammelt und gelistet und können in einem Objektstrukturplan dargestellt werden. Als nächster Schritt sind die Prozesse ( Wie komme ich zu den einzelnen Teilergebnisse? ) festzulegen... Projektziel Objekte Prozesse Erstellung eines Online-Jahresbuchs Layout Texte Fotos Sponsorengeld Design & Layout entwerfen Beiträge schreiben Reportagen in Auftrag geben Fotos einsammeln bzw. selbst fotografieren Sponsoren besuchen und informieren Druck vorbereiten und in Auftrag geben... und in eine geeignete Reihenfolge (Hauptarbeitsphasen) zu bringen. Das zentrale Planungs- und Steuerungselement eines Projekts ist der Projektstrukturplan (PSP). Im PSP werden die einzelnen plan- und kontrollierbaren Arbeitsschritte (Arbeitspakete) definiert und hierarchisch dargestellt. Er stellt die Grundlage für Terminpläne, Kostenpläne und Ressourceneinsatzpläne dar. Der PSP wird üblicherweise mit einem Organigramm dargestellt, wobei jedes Feld nur einen Arbeitsschritt enthalten darf. Diese Arbeitsschritte werden Arbeitspakete genannt. Sie müssen nummeriert, in eine chronologische Abfolge gebracht, klar von anderen Paketen abgegrenzt und tätigkeitsbezogen formuliert werden (zb Texte schreiben, Logo einscannen...). 8

9 Arbeitspakete, deren Inhalt nicht für jedes Teammitglied klar sind, bedürfen einer schriftlichen Arbeitspaketspezifikation. Solche Formulare können sehr leicht in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt werden. AP-Kurzbezeichnung AP-Nr. Aufgabenstellung Ziel/Ergebnis Budget Randbedingungen/Voraussetzungen Termine/Meilensteine Auftraggeber AP-Verantwortlicher Mit Erstellung des Projektstrukturplans ist die Leistungserstellung abgeschlossen. Folgende Checkliste ist durchzugehen, bevor die weitere Planung vorgenommen wird: Ist der PSP vollständig Sind alle Arbeitspakete für alle Teammitglieder nachvollziehbar? Sind die Arbeitspakete prozessorientiert eingetragen? Werden alle Projektziele abgedeckt? Sind die Arbeitspakete voneinander klar abgegrenzt? Wurden den Arbeitspaketen Verantwortliche zugeordnet? Die Planungsphase Terminplanung Aufgabe der Terminplanung ist es, die Arbeitspakete im Zeitablauf zu verknüpfen, diesen einen Start- und Endtermin zuzuweisen, Abläufe zu koordinieren und einen Konsens bezüglich der Vorgehensweise zu erreichen. Für einfache, kleinere Projekte reicht meist eine To-Do-Liste aus. Im Grobterminplan werden Ereignisse gesucht, die entweder eine strategische Bedeutung oder eine zeitliche Notwendigkeit für das Projekt haben. (Zum Beispiel Projekt gestartet, Layout erstellt, Website online geschaltet...). Diese speziellen Ereignisse werden Meilensteine ( Milestones ) genannt und in der Meilensteinliste zusammengefasst. Die Meilensteine bilden die Eckpunkte der Terminplanung, eine zeitliche Veränderung führt fast immer zu einer Verzögerung des Gesamtprojekts. Meilenstein Ereignis Basis-Plan Akt.-Plan Ist-Termin M1 Projekt gestartet M2 Information strukturiert 3.3 M3 Konzept erstellt 3.3 M4... 9

10 Für die Detailplanung, aber auch um Abhängigkeiten der Arbeitspakete untereinander darzustellen, gibt es zwei Methoden. Die Critical Path Method (CPM) ist die erste davon, bei der die Arbeitspakete parallel und in Abhängigkeiten zueinander gezeichnet werden und damit der kritische Pfad festgelegt wird. Alle Arbeitspakete die am kritischen Pfad liegen, führen bei Nichteinhaltung der Termine zwangsläufig zu einer Verzögerung des ganzen Projekts. (CPM-Diagramm) Das Gantt- oder Balkendiagramm als die zweite Methode stellt die Zeitdauer der einzelnen Arbeitspakete grafisch dar. Abhängigkeiten und Überschneidungen lassen sich damit recht einfach überblicken. Bei komplexeren Modellen können Gantt-Diagramme recht unübersichtlich werden. Moderne Projektmanagement-Software wie Microsoft Project oder die Open Source Variante Open Workbench hat Module für den Ausdruck solcher Diagramme implementiert. (Gantt-Diagramm mit Open-Workbench) 10

11 Die Planungsphase Kostenplanung In der Regel ist mit der offiziellen Erteilung eines Projektauftrages auch die Freigabe eines bestimmten Projektbudgets verbunden. Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, im Rahmen dieses Projektbudgets das vereinbarte Projektziel zu erreichen. Beispiele für Projektkosten wären: Personalkosten (Stundensätze) Materialkosten Gerätekosten (auch interne Leihgebühren) Gemeinkosten (Miete, Heizung u.a.) Beratungskosten Reisekosten Der Projektmanager hat im Rahmen des Projektcontrollings bei den einzelnen Arbeitspaketen auf die Einhaltung des Kostenrahmens zu achten, um bei Abweichungen frühzeitig reagieren zu können. Kostenpläne können leicht in einem Tabellenkalkulationsprogramm erstellt werden. Zur Planung der Arbeitspaket-Kosten wird in erster Linie die Kostenartenrechnung angewandt. Dazu kann auf die Kostenarten des betrieblichen Rechnungswesens zurückgegriffen werden. Falls dies zu detailliert oder aus anderen Gründen ungeeignet ist, empfehlen sich folgende Kostenarten: Kostenart Bedeutung Personalkosten Dazu gehören die bereits im Rahmen der Aufwandsschätzung geplanten Aufwände der einzelnen Ressourcen. Diese werden einfach mit dem entsprechenden Verrechnungssatz multipliziert, um die Personalkosten zu erhalten. Materialkosten Dies sind alle Verbrauchsmaterialien, die gekauft werden müssen, damit ein Arbeitspaket abgearbeitet werden kann. Gerätekosten Sonstige Kosten Dies sind Kosten für die Anschaffung bzw. Miete von Geräten zur Unterstützung des Projekts. Da diese Geräte in der Regel über das Projektende hinaus genutzt werden, ist es sinnvoll, die Anschaffungskosten nur anteilmäßig auf das Projektbudget anzurechnen. Dazu gehören Kosten, die in die obigen drei Kategorien nicht zuordenbar sind, wie beispielsweise Reisekosten, Aufwendungen für Geschenke, aber auch der Gewinn Für die Kosten kann ähnlich dem Meilensteinplan ein Kostenübersichtsformular pro Arbeitspaket verwendet werden. Die Formulare für alle Arbeitspakete können dann gesammelt und die Gesamtkosten ermittelt werden. Projektkostenabrechnung Arbeitspaket Kostenart Plankosten Istkosten Abweichung Personalkosten Materialkosten Sonstige Kosten Gesamt Personalkosten Materialkosten Sonstige Kosten Gesamt Personalkosten Richtschnur für den Projektleiter ist das Magische Dreieck, in dessen Grenzen er sich bewegen sollte. 11

12 Die Planungsphase Organisationsplanung Der Projektleiter hat neben den hard facts wie Kosten und Material auch die Organisationsplanung des Teams über. Üblicherweise werden die Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen zusammengezogen und kennen sich unter Umständen gar nicht. Der Projektleiter wird sich mit folgenden Planungsaufgaben beschäftigen müssen: Klärung der Rollen der einzelen Teammitglieder Erstellen eines Projektorganigramms Maßnahmen zur Teambildung Personaleinsatzplanung Aufbau und Steuerung einer Kommunikationsstruktur Ablaufplanung von Meetings Die Vorgänge des Sozialverhaltens bei der Team-Entwicklung stellt die Teamuhr dar. Der Projektleiter sollte die einzelnen Phasen kennen und entsprechende Methoden zur Unterstützung anbieten. Dies verlangt viel Übersicht und Fingerspitzengefühl Sind alle relevanten Analysen und Pläne erstellt, ist das Ende der Planungsphase erreicht und das Team wird mit der Durchführung betraut. Für den Projektleiter bedeutet dies, dass er einen großen Teil der Arbeit erledigt hat. Wenn man das Befehligen einer Schlacht als Metapher für das Management sieht, ist bei Beginn der Schlacht ist die eigentliche Arbeit des Managers(Projektleiters) bereits getan. 2 Die graue Kurve zeigt das Aktivitätsniveau des Projektmanagers, dass in der Startphase wesentlich höher liegt als in der Realisierung. Die blaue Kurve zeigt den Aktivitäten- Aufwand des Projekt-Teams das vor allem zahlenmäßig in der Realisierungs-Phase am meisten gefordert ist. 2 DeMarco, Tom: Der Termin: Ein Roman über Projektmanagement, dt. Auflage Wien 1998, S. 60, 12

13 Die Projektdurchführungsphase Die Projektdurchführungsphase bringt für das Team und vor allem für den Projektleiter neue Aufgaben mit sich. Während sich die Projektteammitglieder vorwiegend um die Abarbeitung der Arbeitspakete kümmern und so für den Projektfortschritt verantwortlich sind, hat der Projektleiter die Aufgabe, das Team zu führen und für eine optimale Kommunikation zu sorgen. Hier treten vor allem folgende Fragen auf: Wie erfolgt die Entscheidungsfindung im Team? Wie gestalten sich die Beziehungen im Team bzw. zu den Projektumwelten? Wie wird der Projektfortschritt effizient kontrolliert? Wie laufen Sitzungen ab? Welche Kommunikationsformen (Einzelgespräch, , Meetings, Workshops) werden zu welchem Zweck gewählt? Wie sieht die Struktur der Kommunikation aus (Wer kommuniziert wann, mit wem, Wer ist wann und wie erreichbar)? Ein erster wichtiger Schritt für den Projektleiter ist, mit dem Team gemeinsam Spieregeln für die laufende Projektarbeit zu definieren. Jedes Team wird so seine eigene Kultur des gemeinsamen Arbeitens entwickeln. Der Projektleiter muss diese Entwicklung genau beobachten und gegebenenfalls durch gezielte Interventionen steuern. Beispiele für Spielregeln: Keine Stellvertreter Teammitglieder können sich nicht vertreten lassen Ein nicht vollständiges Team ist trotzdem beschlussfähig Sitzungstermine werden rechtzeitig festgelegt Termine und Pausen werden pünktlich eingehalten Keine Mobiltelefone, Rauchverbot Während der Meetings herrscht Rauchverbot Pausen werden vorher gemeinsam abgestimmt Während der Meetings werden Mobiltelefone abgeschaltet Tagesordnung und Protokolle Für jedes Meeting gibt es eine Tagesordnung, die bereits vorher an die Teammitglieder verteilt wird jedes Meeting hat einen Protokollführer Protokolle sind innerhalb von vier Tagen an die Teammitglieder weiter zu geben Kommunikation Für die Kommunikation wird im Intranet ein Online-Forum (CMS) eingerichtet Alle Ergebnisse werden ins CMS geladen Das Team Wir treten als Einheit und Team auf und stehen hinter den Projektzielen Konflikte werden innerhalb des Teams ausgetragen Sensible Informationen werden nicht nach außen getragen 13

14 Beispiel Sitzungsprotokoll Sitzungsprotokoll Tagesordnungspunkt: Auswahl Webspace Provider Diskussion: Vortragender: Herr Müller Es werden die verschiedenen Vor- und Nachteile der Dienstleistungen der vorgestellten Anbieter diskutiert. Im Rahmen der Gespräche wird festgestellt, dass nicht alle relevanten Informationen (Transfervolumen, Extrakosten wenn dieses überschritten wird) für eine endgültige Entscheidung vorhanden sind. Beschlüsse: Es wird zum derzeitigen Termin kein Provider ausgewählt. Die Entscheidung wird bis zum nächsten Meeting vertagt. Herr Müller erhält den Auftrag, die fehlenden Informationen einzuholen Verantwortliche Person: Herr Müller Termin: Montag, 3.4,20.. Das Projekthandbuch Herzstück der Projektdokumentation ist das Projekthandbuch. Es begleitet das Projekt vom Start bis zum Projektabschluss. Das Projekthandbuch wird bei Veränderungen ständig aktualisiert, jede Version eine eigene Versionsnummer. Folgende Dinge sind in jedem Fall im Handbuch zu dokumentieren: Titelblatt mit Projektnamen, Projektlogo, Ort, Datum und aktuelle Versionsbezeichnung Änderungsverzeichnis, jede Änderung wird im Änderungsverzeichnis mit der jeweils aktuellen Versionsnummer vermerkt Der Projektauftrag mit Start- und Endtermin, Teammitgliedern, Projektdefinition, Auftraggeber und der Genehmigung Projektorganisation mit Kommunikationsformen und Spielregeln Projektumweltanalyse mit Maßnahmenplan Zielplanung Projektstrukturplan Arbeitspaketspezifikationen Aufgabenverteilung Terminliste und Meilensteinplan Ressourcen- und Kostenplan Risikoanalyse Darüber hinaus können noch folgende Dinge Aufnahme finden: Sitzungsprotokolle Tätigkeitsberichte Fortschrittsberichte Projektmarketing 14

15 Controlling Controlling ist eine typische Aufgabe des Managements und soll einerseits koordinieren und informieren, die Planung und die Projektsteuerung unterstützen und andererseits Projektmanagement-Wissen zur Verfügung stellen. Controlling ist ein ständiger Prozess der Überwachung und Steuerung, wobei jeweils die Plandaten mit den Ist-Daten verglichen werden. Aus dieser Definition ergeben sich auch die Kriterien, die im Rahmen des Controllings betrachtet (beobachtet) werden müssen. Hier stehen vor allem die Ziele, die Pläne, die Leistung, die Termine und die Kosten im Vordergrund. Wer das Controlling letztendlich durchführt, ist von Fall zu Fall verschieden: Selbstcontrolling (Projektleiter und Projektteammitglieder) eigener Projektcontroller (zb ein Projektteammitglied) internes Controlling durch Spezialisten aus dem Unternehmen (in der Schule Lehrer) externes Controlling durch einen Unternehmensberater Ein wichtiges Werkzeug neben den Soll-Ist-Vergleichen stellt der Projektfortschrittsbericht dar. Er dient zur Information des Projektauftraggebers, des Projektleiters und anderer Bezugspersonen. Der Projektfortschrittsbericht soll Aufschluss über den Projektverlaufs, über Schwierigkeiten im Projekt und über vereinbarte Maßnahmen zur Erreichung des Projektziels geben. Projektfortschrittsbericht per tt.mm.jjjj Projekt in der Krise Projekt im Verzug Projekt im Plan Bitte ankreuzen Projektstatus: Ziele: Beschreibung des derzeitigen Status quo in Kurzform Hier sind die Abweichungen vom Plan und die geplanten Maßnahmen einzutragen Fortschritt in der Leistungserstellung: Hier sind die Abweichungen vom Plan und die geplanten Maßnahmen einzutragen Termine: Hier sind die Abweichungen vom Plan und die geplanten Maßnahmen einzutragen Kosten und Ressourcen: Hier sind die Abweichungen vom Plan und die geplanten Maßnahmen einzutragen Projektorganisation Hier sind die Abweichungen vom Plan und die geplanten Maßnahmen einzutragen 15

16 Die Projektabschlussphase Zu Beginn der Projektabschlussphase steht die Projektabnahme, in der der Auftraggeber mit seiner Unterschrift den Abschluss der Arbeiten bestätigt. Die darauf folgende Projektabschlussphase dient einerseits der Präsentation der Projektergebnisse (Projektmarketing) und soll andererseits aber auch Erkenntnisse über den Projektverlauf liefern, um Hilfestellung für zukünftige Projekte zu geben ( Die lernende Organisation ). Ein weiterer administrativer Punkt sind die Abschlussarbeiten wie Fertigstellen der Dokumentation, Abrechnungen und Evaluation. Tagesordnungspunkte für einen Abschlussworkshop wären zum Beispiel: Die Projektevaluation mit den Fragen: o o Was ist gut, was ist weniger gut gelungen? Welche Ziele wurden erreicht, welche wurden nur teilweise oder nicht erreicht? Anerkennung und Kritik Erfahrungssicherung für künftige Projekte o Was kann aus dem Verlauf gelernt werden? o Wie kann man zukünftig gemachte Fehler vermeiden? Planung der Nachprojektphase Abschlussfeier Gemeinsam mit dem Projektteam wird der Abschlussbericht erarbeitet, der die erreichten Projektergebnisse zusammenfasst und die Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigt. Der Abschlussbericht wird an den Projektbeteiligten weitergegeben und im Handbuch abgelegt. 3 3 Schobert, Sabine, Projekthandbuch Maturaprojekt HLW Kufstein, 2004, Seite 14f 16