Marzahn-Hellersdorf von Berlin

Transkript

1 Marzahn-Hellersdorf von Berlin Wege entstehen, indem sie gegangen werden Dr. Christine Haupt

2 Forum VI ProDiskurs: Unser Beschäftigtenportal - ein Informations- und Kommunikationsmittel für die Praxis Dr. Christine Haupt

3 ProDiskurs Diskursprojekt zur exemplarischen Umsetzung der politikfeldübergreifenden Vorschläge der difu-studie ServiceStadt Berlin 2016 im Bezirk Marzahn-Hellersdorf Dr. Christine Haupt

4 ProDiskurs - Teilprojekt K1 - Beschäftigtenportal - Dr. Christine Haupt

5 Projektziele Permanente und transparente Diskussion und Beteiligung der Beschäftigten Verbesserung der internen Information und Kommunikation durch Aufbau eines Beschäftigtenportals

6 Projektverlauf Bedarfsermittlung und Auswahl von Pilotinhalten Konzipierung der fachlichen und technischen Anforderungen (bis Dezember 2010) Technische Lösung für einen Prototyp mit Pilotanwendungen - 1. Ausbaustufe (bis Mai 2011) Praxiserprobung bis zum Jahresende 2011 und Konzipierung der 2. Ausbaustufe Technische Einführung der 2. Ausbaustufe bis Oktober 2012 und Erprobung bis Jahresende

7 ...von der Bedarfsermittlung über die Konzipierung zum Prototyp

8 Grobkonzept Positionierung des B-Portals im Bezirk IT-Umfeld Potentiale Erweiterungen/Nachnutzung Bestandteile des B-Portals Information/Wissen Beteiligung und Austausch Mini-Geschäftsprozesse Rahmenbedingungen im Land Berlin Maßnahmenplanung

9 Meilensteine Vorstellung der Ideen zum Portal auf der Personalversammlung (November 2010) Grobkonzept mit Rahmenplanung für den Prototyp in der ersten Ausbaustufe Präsentation des Portals als Prototyp in der 1. Ausbaustufe zum Projekttag (Mai 2011)

10 Meilensteine Freischaltung des Beschäftigtenportals für den Probebetrieb (Oktober 2011) Freischaltung des B-Portals für den Echtbetrieb (Januar 2012) Weiterentwicklung des Prototyps bis zur 2. Ausbaustufe (Oktober 2012)

11 Einführungsstrategie Beschreibung der verschiedenen Rollen (Aufbau, Pflege, ASB und Handhabung) Einbindung in die bezirkliche Informations- und Kommunikationsstrategie Verbindung zur Maßnahme I2 von ProDiskurs Schaffung der technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Einführung und Weiterentwicklung

12 Aufbau des B-Portals Grundbestandteile Information/Wissen Plattform für Beteiligung und Austausch Abwicklung von Mini -Geschäftsprozessen Spezielle Funktionalitäten Elektronische Umlaufmappe Personalisierung (PIA) Etherpad ein spezielles Werkzeug

13 Gestaltungsanspruch Das B-Portal hat sich ein eigenes Farbklima gegeben, was eng an das ehemalige Berliner Internet-Angebot angelehnt ist. Das Berlin.de Layout ist Veränderungen unterworfen und die Intranet-Angebote der Berliner Verwaltungen sind sehr heterogen. Wünschenswert: EIN Styleguide für alle Intranet- Seiten im Land Berlin incl. der eingebundenen Applikationen.

14 Inhalte der 1. Ausbaustufe Wiki als Element für Wissensmanagement Forum als Plattform für Beteiligung und Austausch Mini- Anwendungen für kleine Geschäftsprozesse Schaffung der technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen

15 Informationen im B-Portal Startseite Standard Intranet Berlin Interaktive Komponenten Organisationsstruktur Allgemeine Inhalte/ Schnellzugriffe Inhaltsbereich/ Fachbezug

16 Redaktionskonzept unter IMPERIA

17 Pilotinhalte für den Prototyp Spezielle Funktionalitäten in der 1. Ausbaustufe Werkzeug zur Einrichtung verschiedener Foren (Ausrichtung auf Inhalte oder Nutzergruppen) Bereitstellung einer Wiki-Plattform als Basis für ein bezirksindividuelles Wissensmanagement Live-Präsentation

18 Forum-Startseite

19 Forum - Diskussionsseite

20 Wiki - Startseite

21 Wiki - Inhaltsübersicht

22 Wiki - Beitrag

23 Wissensmanagementkonzept

24 Inhalte der 2. Ausbaustufe PIA der Persönliche Informations- Assistent (Personalisierung) elektronische Umlaufmappe Prototyp Etherpad ein Werkzeug für gemeinsame Datenverarbeitung Wiki Softwareanpassung an den Bedarf der Verwaltung Mini- Anwendungen weitere Hilfen für kleinere Geschäftsprozesse

25 Pilotinhalte für den Prototyp Spezielle Funktionalitäten in der 2. Ausbaustufe Qualifizierte Suche mit einem neuen Werkzeug, dem sog. Personalisierten InformationsAssistent (PIA) Ein integriertes Werkzeug zur gemeinsamen Datenverarbeitung - Etherpad Live-Präsentation

26 PIA-Startseite

27 PIA-Suchergebnisse nicht eingeloggt

28 PIA-Suchergebnisse Einlogprozess

29 PIA-Suchergebnisse eingeloggt

30 PIA - Suchmasken speichern

31 PIA- Favoriten speichern

32 Etherpad Auswahl nach LDAP-Gruppen

33 Etherpad Gemeinsames Arbeiten

34 Innovation durch PIA Mail-Suche Filesystem-Suche Intranet-Suche

35 Nutzungspotentiale - PIA Erleichterung für ALLE Beschäftigten, die mit einem Mailsystem, Inter- und Intranet und einem Filesystem arbeiten. Weitere webbasierte Verfahren können in die Suche mit einbezogen werden (z.b. Novell Vibe, BSCW, Sharepoint, DMS und euml) Ersatz für die Google-Suchmaschine im Intranet (Support ist abgelaufen und kein direkter Nachfolger verfügbar)

36 Einsatz von PIA PIA für alle PIA dezentral PIA dezentral + lokal Suche im Landesnetz Suche im Landesnetz Suche im Landesnetz Suche im Metaverzeichnis Suche im Metaverzeichnis Suche im Metaverzeichnis Suche im Hausnetz Suche auf Netzlaufwerk(en) Suche in Pads Suche im Hausnetz Suche auf Netzlaufwerk(en) Suche in Pads Suche in s Suche in lokalen Dateien + Personalisierung Speichern von Suchmasken Speichern von Favoriten Ereignisbenachrichtigungen

37 Pilotinhalte für den Prototyp Spezielle Funktionalitäten in der 2. Ausbaustufe Elektronische Umlaufmappe

38 Elektronische Umlaufmappe ist ein elektronisches Pendant zur analogen Umlaufmappe ( 28 GGO I) und bildet Geschäftsgänge nach erleichtert und beschleunigt Verwaltungsprozesse vereinfacht den Einstieg in die Welt des elektronischen Dokumentenmanagements

39 Effekte der elektronischen Umlaufmappe Niederschwelliger Einstieg in die elektronische Vorgangsbearbeitung ( VBS light ) Verwaltungsübergreifende Herangehensweise Individuelle Prozessdefinition durch Anforderungsträger Anbindung von egovernment-plattform-komponenten

40 Typische Anwendungsfälle Rundschreiben (Arbeitsschutzbelehrungen, Arbeitsanweisungen etc ) Anträge im Binnenverhältnis (Telearbeit, Gleittag, Freigabeerklärungen, Materialbestellung ) Übergabe elektronischer Dokumente (Anschreiben, Rechnungen )

41 Elektronische Umlaufmappe - Übersicht

42 Elektronische Umlaufmappe - Start

43 Elektronische Umlaufmappe - Start Eilt!

44 Elektronische Umlaufmappe Zeichnungskette erstellen

45 Elektronische Umlaufmappe Zeichnungskette erstellen

46 Elektronische Umlaufmappe komplexe Zeichnungskette

47 Elektronische Umlaufmappe - Vergleich

48 Elektronische Umlaufmappe - Mitzeichnung

49 Elektronische Umlaufmappe - Abschluss

50 Pilotinhalte für den Prototyp Spezielle Funktionalitäten in der 2. Ausbaustufe Mikro-Applikationen Kleinere Geschäftsanwendungen Formularbasierte Bereitstellung und Archivierung von Bezirksamtsvorlagen und -beschlüssen Verwaltung der Tagesmeldungen inkl. einer Zeitsteuerung Live-Präsentation

51 Tagesmeldungen - Hauptseite

52 Tagesmeldungen - Erfassungsseite

53 Tagesmeldungen - Archiv

54 BA-Vorlagen - Erfassungsmake

55 BA - Vorlagen - Archiv

56 Wie geht es weiter? Erhöhung der Wirksamkeit durch breitere Nutzung Erweiterung der Informationsangebote und Verknüpfungen vollständige Ablösung des Zentralen Laufwerkes und Einbindung von Gruppenlaufwerken Synchronisierung der Informationsangebote in Berlin Schaffung von Voraussetzungen für die Nachnutzung durch andere Verwaltungen Abgleich von Inhalten und Informationsquellen Entwicklung gemeinsamer Standards

57 Was bedeutet das B-Portal für die Verwaltung? Innovation Mitarbeiterorientierung Wirtschaftlichkeit Nachnutzbarkeit Herausforderung

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