Beschreibung des Online-Services Elektronisches Bestätigungsverfahren (EBV)

Transkript

1 Beschreibung des Online-Services Elektronisches Bestätigungsverfahren (EBV) Liebe Verlegerinnen und Verleger, mit Hilfe des EBV können Sie als Musikverlag Angaben zu den Rechtsbeziehungen zu Ihren Autoren machen und die für Ihre Beteiligung erforderlichen Dokumente bei der GEMA hochladen. Sie können das Verfahren für Ihr bestehendes original- und subverlegtes Repertoire nutzen, um Ergänzungen oder Änderungen vorzunehmen. Gleichzeitig teilen Sie für Ihre neu angemeldeten originalverlegten Werke erstmalig Ihre Angaben zu den Rechtsbeziehungen zu Ihren Autoren mit. Für Ihr neu erworbenes subverlegten Repertoires fragen wir die Angaben zur Verlegerbeteiligung bereits im Anmeldeformular ab. Das EBV finden Sie auf der Website der GEMA bei den Online-Services unter Dieser Leitfaden soll Ihnen als Hilfsmittel zur Bedienung des EBV dienen. Für Fragen zu den einzelnen Kapiteln senden Sie uns bitte eine an Ergänzungs- und Verbesserungsvorschläge sind ebenfalls herzlich willkommen. Ihre GEMA MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 1

2 Inhalt 1. Überblick über die Unterlagen zum vollständigen Bestätigungsverfahren Voraussetzungen für die Nutzung des EBV Das EBV im Überblick Startseite des EBV Hauptseite Verlegerbeteiligung 4 4. Startseite Inhalt und Funktion Anmeldung 5 5. Hauptseite Verlegerbeteiligung Die Suchanfrage Auswahl: Originalverlag Auswahl: Subverlag Absetzen der Suchanfrage - gültig für Auswahl Originalverlag und Subverlag Download-Funktionen in den Reitern Originalverlag und Subverlag Download alle Werkelisten Bearbeitung einer Beteiligtennummer (Referenznummer) Bestätigungsvereinbarung für originalverlegte Repertoire Download der technischen Dokumente Aufbau der Werkelisten-Tabellen aus der Suchabfrage (Auszug aus der Formatbeschreibung) Aufbau der Vereinbarungslisten-Tabellen (Auszug aus der Formatbeschreibung) Upload-Funktionen in den Reitern Originalverlag und Subverlag Dialogbearbeitung in den Reitern Originalverlag und Subverlag Anhang Infografik zum change_flag bzw. Kennzeichen Änderung Werkliste und Vereinbarungsliste im csv-format Aufbau der alten Werkelisten-Tabellen (Auszug aus der Formatbeschreibung) Aufbau der alten Vereinbarungslisten-Tabellen (Auszug aus der Formatbeschreibung) 26 MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 2

3 1. Überblick über die Unterlagen zum vollständigen Bestätigungsverfahren Zum vollständigen Bestätigungsverfahren gehören: Originalverlegtes Repertoire (Werkliste) Werkliste mit Referenznummer Bestätigungsvereinbarungen mit Autoren oder ggf. andere Dokumente (vgl. Text der Freistellungserklärung) und Referenznummer der Werkeliste im Dateinamen Freistellungserklärung mit Referenznummer der Werkeliste Subverlegtes Repertoire (Vereinbarungsliste) Vereinbarungsliste mit Referenznummer Freistellungserklärung mit Referenznummer der Vereinbarungsliste Die Abgabe einer Freistellungserklärung ist weiterhin für jede Werke- oder Vereinbarungsliste zwingend erforderlich. Ab sofort können Sie die Freistellungserklärung Ihres Verlags direkt online im EBV abgeben, ohne zusätzliche Dokumente hochladen zu müssen. Das Dokument öffnet sich, sobald Sie den Upload einer Liste abschließen. Mit Ihrer Bestätigung der Freistellungserklärung per Mausklick schließen Sie den Prozess ab. Die Referenznummer ist der wichtigste Identifikator, um Ihre Angaben in der Liste den eingereichten Zusatzdokumenten zuzuordnen. Die Referenznummer muss deshalb auch im Dateinamen der Bestätigungsvereinbarungen mit den Autoren verwendet werden. 2. Voraussetzungen für die Nutzung des EBV Der Nutzer ist ein GEMA-Verleger oder von einem GEMA-Verleger bevollmächtigt. Er verfügt über einen eigenen Account auf der Website der GEMA Er ist für den Online-Service Repertoiresuche (erweiterter Zugang) freigeschaltet. Sind alle drei Voraussetzungen erfüllt, kann das EBV gestartet werden. Hinweis: Nutzer mit einem bereits vorhandenen Account benötigen nur die Freischaltung für den Online-Service Repertoiresuche (erweiterter Zugang), ggf. mit Vorlage der Vollmacht durch den GEMA-Verleger. MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 3

4 3. Das EBV im Überblick 3.1 Startseite des EBV 3.2 Hauptseite Verlegerbeteiligung Der Reiter Suchanfrage ermöglicht: die Zusammenstellung von Original- und Subverlagslisten anhand ausgewählter Kriterien die Anforderung der Listen bei der GEMA zur weiteren Verarbeitung Die Reiter Originalverlag und Subverlag enthalten die Funktionen: Download der Listen zur weiteren Verarbeitung im eigenen System Upload der verarbeiteten Listen Dialogfunktion zur Onlinebearbeitung der Listen - geeignet für kleine Listen als Alternative zum Download und Upload der Listen MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 4

5 4. Startseite 4.1. Inhalt und Funktion Die Startseite enthält Hinweise und Anleitungen zum Online-Service. Das sind: Links, die auf Formulare und Anleitungen zur Nutzung von Online-Services und des EBV verweisen, die Anmelde-Button (Login) bzw. Anmelden zur Authentifizierung des Nutzers und Kontaktdaten der GEMA für das EBV Anmeldung Über die Buttons Login rechts oben oder Anmelden links unten auf der Startseite gelangt man an die Login-Seite der GEMA: Zum Einloggen werden Benutzername oder -Adresse und Kennwort eingegeben und auf Anmelden geklickt. Anschließend wird man zurück auf die Startseite des EBV geleitet. Nach dem Anmelden ändern die oben beschriebenen Buttons ihre Beschriftung in Logout rechts oben und Weiter links unten. Der Button Weiter führt auf die Hauptseite Verlegerbeteiligung. Mit dem Button Logout schließt die Anwendung. MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 5

6 5. Hauptseite Verlegerbeteiligung Die Hauptseite Verlegerbeteiligung unterteilt sich in die Reiter Originalverlag, Subverlag und Suchanfrage. 5.1 Die Suchanfrage Neu seit : Mit der Suchanfrage können Sie sich eigenständig Werk- oder Vereinbarungslisten aus Ihrem Verlagsrepertoire mit jeweils vorgegebenen Suchkriterien als Suchanfragen zusammenstellen und bei der GEMA anfordern. Bevor die Suchmaske angezeigt wird, wählt man aus, ob man sich Originalverlags- oder eine Subverlagslisten (Katalogvereinbarungen oder Einzelsubverlagsverträge) zusammenstellen möchte. Je nach Auswahl, Originalverlag oder Subverlag, werden die verfügbaren Suchkriterien angeboten Auswahl: Originalverlag Mit der Suchabfrage als Originalverlag suchen Sie nach Werken. Mit der Bezeichnung Suche vergibt manzuerst einen selbst festgelegten Namen für die Suchabfrage. Zusätzlich muss mindestens eines der folgenden Suchkriterien ergänzt werden: Verlags IPI-Namensnummer oder PWC (Publisher Work Code) oder Werknummer oder MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 6

7 CWR-File-Nummer Dabei stellen der PWC und die Werknummer ausschließlich alleinige Suchkriterien dar, die aktiv nicht mit anderen Suchkriterien kombiniert werden können. Die CWR-File-Nummer kann alleiniges Suchkriterium sein. Sie kann außerdem mit dem Suchkriterium Werk-Registrierstatus kombiniert werden. Bei der Suche mit PWC, Werknummer oder CWR-File-Nummer findet automatisch eine Suche mit Unterkonten statt, unabhängig der Verlegerbeteiligungskennzeichen und ob die Werkvereinbarung bereits abgelaufen ist oder nicht. Die Suche mit Unterkonten erstellt eine Liste aller Werke des Hauptkontos und aller Werke der Editionen die das Hauptkonto hat. Das Suchkriterium Verlags IPI-Namensnummer kann mit folgenden weiteren Suchkriterien variabel kombiniert werden: mit Unterkonto Verlegerbeteiligung Urheber IPI-Namenssuche Urhebername (enthält) Werkregistrierstatus Erstdokumentation erfolgte und Vereinbarungen nicht abgelaufen/abgelaufen seit Für die verschiedenen Suchkombinationen werden je nach Auswahl automatisch einzelne Felder deaktiviert, wenn eine Suche die Kombination mit diesen einzelnen Feldern ausschließt. Die deaktivierten Felder sind grau hinterlegt. Folgende Einschränkungen gelten für die einzelnen Suchkriterien: Bezeichnung Suche: Pflichtfeld. Der Nutzer muss individuell seine Suchanfrage benennen. max. 100 stelliger alphanumerischer Wert Verlags-IPI-Namensnummer: max. vier numerische Werte mit jeweils max. 11 Zeichen Länge getrennt durch Leerzeichen mind. eine der IPI-Nummern muss zu einer Beteiligten-Nr. gehören, für die der angemeldete Nutzer berechtigt ist Die Suche mit mehreren Verlags-IPI-Namensnummern ergibt nur Trefferwerke, an denen diese gemeinsam beteiligt sind. mit Unterkonten: ausgehend von dem eingeloggten Nutzer bzw. der Verlags-IPI-Namensnummer als Suchkriterium werden auch alle in der Verlagshierarchie zugeordneten Unterkonten mit ausgewertet, für die der angemeldete Nutzer berechtigt ist. PWC: max. ein alphanumerischer Wert mit 14 Zeichen Länge CWR-File-Nr.: max. ein alphanumerischer Wert mit 9 Zeichen Länge Werknummer: max. ein numerischer Wert mit 10 Zeichen Länge Verlegerbeteiligung: Wird keine Auswahl getroffen oder aktiviert man alle Checkboxen, wird immer mit allen Werten gesucht. Möchte man gezielt nur einzelne Werte abfragen, können diese individuell ausgewählt werden. Urheber IPI-Namensnummer: MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 7

8 max. ein numerischer Wert mit max. 11 Zeichen Länge Urhebername (enthält): max. 90-stelliger alphanumerischer Wert Die Suche ist eine enthält -Suche. Werden zu dem eingegebenen Urhebernamen unterschiedliche Urheber gefunden, erfolgt die Suche mit allen gefundenen Urhebern. Werk-Registrierstatus: Suche nach Werken mit Registrierstatus 1 = abrechnungsfähig, oder 2 = vorläufig dokumentiert (noch nicht abrechnungsfähig). Ohne Auswahl wird automatisch immer mit beiden Status gesucht. Erstdokumentation erfolgte: Auswahl eines Zeitraums, in dem das Werk in der Datenbank dokumentiert wurde. Bitte beachten Sie, dass das Erstdokumentationsdatum nicht in jedem Fall im System dokumentiert sein muss und auch nur einen Anhaltspunkt darstellt. Vereinbarungen (nicht abgelaufen / abgelaufen seit): Ohne Auswahl wird immer sowohl nach bereits abgelaufenen als auch nach aktuell gültigen oder in der Zukunft gültigen Werkvereinbarungen gesucht. Möchte man gezielt nur aktuell gültige oder in der Zukunft liegende Werkvereinbarungen suchen, aktiviert man die Checkbox nicht abgelaufen. Möchte man gezielt nach bereits abgelaufene Werkvereinbarungen suchen, aktiviert man die Checkbox abgelaufen seit. Standard gemäß vorbelegt ist das Jahr Das bedeutet man sucht alle Werkvereinbarungen, die seit dem abgelaufen sind Auswahl: Subverlag Mit der Suchabfrage als Subverlag suchen Sie nach Vereinbarungen, die Sie als General-, Options- oder Einzelsub- Verträge angemeldet haben. Als Ergebnis erhalten Sie pro Listenzeile alle Informationen zu einer Vereinbarung angezeigt. Bei einem General- oder Optionsvertrag das gesamte subverlegte Repertoire abgedeckt, dass unter diese Vereinbarung fällt. Nur für den Fall, dass Ihr Verlag für ein bestimmtes Werk einen Einzelsubverlagsvertrag abgeschlossen hat, wird die Werknummer für dieses Werk mitausgegeben. Aus diesen Gründen können in der Suchabfrage für den Subverlag bestimmte Suchkriterien nicht verwendet werden. Das sind: PWC CWR-File-Nummer MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 8

9 Urheber IPI-Namensnummer Urhebername (enthält) Erstdokumentation erfolgte Um eine Liste anfordern zu können muss zusätzlich zur Bezeichnung Suche mindestens eins der folgenden Suchkriterien gefüllt sein: Verlags IPI-Namensnummer oder Vereinbarungsnummer oder Werknummer Dabei stellen die Vereinbarungsnummer und die Werknummer ausschließlich alleinige Suchkriterien dar, die aktiv nicht mit anderen Suchkriterien kombiniert werden können. Bei der Suche mit Vereinbarungsnummer oder Werknummer findet automatisch eine Suche mit Unterkonten statt, unabhängig der Verlegerbeteiligungskennzeichen und ob die Subvereinbarungen (Katalogvereinbarungen oder Einzelsubverlagsverträge) bereits abgelaufen sind oder nicht. Das Suchkriterium Verlags IPI-Namensnummer kann mit folgenden weiteren Suchkriterien variabel kombiniert werden: mit Unterkonto Verlegerbeteiligung und Vereinbarungen nicht abgelaufen/abgelaufen seit Für die verschiedenen Suchkombinationen werden je nach Auswahl automatisch einzelne Felder deaktiviert, wenn eine Suche die Kombination mit diesen einzelnen Feldern ausschließt. Folgende Einschränkungen gelten für die einzelnen Suchkriterien: Bezeichnung Suche: Ist ein Pflichtfeld. Der Nutzer muss individuell seine Suchanfrage benennen. max. 100-stelliger alphanumerischer Wert Verlags-IPI-Namensnummer: max. ein numerischer Wert mit max. 11 Zeichen Länge, die zu einer Beteiligten-Nr. gehören muss, für die der angemeldete Nutzer berechtigt ist mit Unterkonten: ausgehend von dem eingeloggten Nutzer bzw. der Verlags-IPI-Namensnummer als Suchkriterium werden auch alle in der Verlagshierarchie zugeordneten Unterkonten mit ausgewertet, für der angemeldete Nutzer berechtigt ist. Vereinbarungsnummer: 14-stelliger alphanumerischer Wert beginnend mit 35AGR" + neun Ziffer links mit "0" aufgefüllt Beispiel: 35AGR Hinweis: Die Vereinbarungsnummer ist auf jeder Vereinbarungsdeklaration zu finden. Verlegerbeteiligung: Wird keine Auswahl getroffen oder aktiviert man alle Checkboxen, wird immer mit allen Werten gesucht. Möchte man gezielt nur einzelne Werte abfragen, können diese individuell ausgewählt werden. Vereinbarungen (nicht abgelaufen / abgelaufen seit): Ohne Auswahl wird immer sowohl nach bereits abgelaufenen als auch nach aktuell gültigen oder in der Zukunft gültigen Subvereinbarungen (Katalogvereinbarungen oder Einzelsubverlagsverträgen) gesucht. Möchte man gezielt nur aktuell gültige oder in der Zukunft liegende Subvereinbarungen suchen, aktiviert man die Checkbox nicht abgelaufen. Möchte man gezielt nach bereits abgelaufenen Subvereinbarungen suchen, aktiviert man die Checkbox abgelaufen seit. Standard gemäß vorbelegt ist das Jahr Das bedeutet man sucht alle Subvereinbarungen, die seit dem abgelaufen sind. MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 9

10 5.1.3 Absetzen der Suchanfrage - gültig für Auswahl Originalverlag und Subverlag Wenn alle benötigten Suchkriterien ausgefüllt sind, kann man über den Button Liste anfordern die Suchanfrage absetzen. Diese erscheint dann unterhalb der Suchmaske in der Tabelle Gespeicherte Suchanfragen. Es wird automatisch eine technische ID-Nummer vergeben. Die vergebene Bezeichnung der Suchanfrage, das Datum der Suchanfrage, die ausgewählten Suchkriterien und der Status der Suchanfrage werden angezeigt: Sobald ein Ergebnis der Suchanfrage vorliegt, erhält man am nächsten Werktag eine -Benachrichtigung an die -Adresse des Accounts des Nutzers. Sie enthält die generierte Referenznummer für die Liste und die Anzahl der Zeilen in der Liste. Konnten keine Werke oder Vereinbarungen ermittelt werden, benachrichtigen wir Sie ebenfalls. In der Tabelle Gespeicherte Suchanfragen wechselt der Status der Liste auf Erstellt und die Felder Beteiligtennummer, Referenznummer und die Anzahl (der in der Liste enthaltenen Zeilen) sind gefüllt. Die Anzahl kann als Orientierung und Entscheidungshilfe für die Auswahl des Bearbeitungsmodus (Listen- oder Dialogbearbeitung) dienen. Je nachdem, ob es sich um eine Originalverlags- oder Subverlagsliste handelt, ist sie unter dem Reiter Originalverlag oder Subverlag im Bereich Bearbeitung einer Beteiligtennummer (Referenznummer) auswählbar und im Listenmodus oder im Dialog bearbeitbar Download-Funktionen in den Reitern Originalverlag und Subverlag Die zum Download verfügbaren Listen sind speziell auf den eingeloggten Nutzer und dessen Berechtigungen zugeschnitten sind. Was bedeutet das? Wie beim Online-Service Repertoiresuche (erweiterter Zugang) werden die Hauptkontonummern (identischer Begriff für Beteiligten- bzw. Mitgliedsnummer) der Verlage ermittelt, für die ein Nutzer berechtigt ist, erweiterte Daten zu sehen. Darunter fallen alle GEMA-Verlage, die von einem GEMA-Verlag geführt werden und für die diese Beziehung bei der GEMA hinterlegt ist. Hinweis: Die Hauptkontonummer ist die Beteiligtennummer bzw. Mitgliedsnummer, auf die ein GEMA-Mitglied Abrechnungen erhält. Der Aufbau der Maske und die Listen-Download-Funktionen folgen für Werkelisten (Reiter Originalverlag) und für Vereinbarungslisten (Reiter Subverlag) demselben Prinzip. Die nachfolgende Beschreibung anhand der Werkelisten kann ebenso für die Vereinbarungslisten angewandt werden. MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 10

11 5.2.1 Download alle Werkelisten Mit einem Klick (One-Click-Download) lädt man sich alle bereitgestellten Werkelisten in einer zip-datei herunter. Jede Werkeliste in der zip-datei ist im xml- und im csv-format verfügbar. Hinweis: Zum Start des EBV wurden in diesem Bereich alle von den GEMA erstellten Listen in einer zip-datei bereitgestellt. Die Listen (alte Listen) spiegeln den Stand Ende Januar 2017 wieder und wurden nicht mehr aktualisiert. Haben Sie sich über die Suchanfrage eine eigene neue Liste erzeugt, folgen Sie der Beschreibung zu Bearbeitung einer Beteiligtennummer (Referenznummer) im Anschluss Bearbeitung einer Beteiligtennummer (Referenznummer) Mit dieser Funktion laden Sie die Listen einzeln zur Bearbeitung herunter. Hinter jeder Hauptkontonummer wird in Klammern die dazugehörige Referenznummer angezeigt. Hinweis: Die alten Listen (Stand Januar 2017) sind ebenfalls enthalten. Ist die Liste schon in Bearbeitung, nach dem Upload erfolgreich validiert oder abgeschlossen, wird ihr Status mitausgegeben. Die Downloadfunktion ist deaktiviert. Nach Auswahl der Hauptkontonummer öffnet sich der Abschnitt Download der Werkelisten zur Verlegerbeteiligung. Download einzelner Listen zur Verlegerbeteiligung Für die ausgewählte Hauptkontonummer stehen nun die Werkelisten zum Export bereit. MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 11

12 Man hat die Wahl zwischen dem Export dieser Werkeliste im csv- und im xml-format (Auswahl Alle) im xml-format (Auswahl xml) nur für alte Listen im csv-format (Auswahl csv) Mit dem Export-Button startet das Herunterladen der Werkeliste für die zuvor ausgewählte Hauptkontonummer. Ist der Nutzer für weitere Hauptkontonummern berechtigt, setzt er den Vorgang ab dem Schritt Bearbeitung einer Beteiligtennummer (Referenznummer) fort. Hinweis: Das csv-format eignet sich zur manuellen Bearbeitung in Excel. (siehe Anhang) Download der Formulare zur Verlegerbeteiligung Die Dokumente Freistellungserklärung und Bestätigungsvereinbarung stehen hier im PDF-Format zum Herunterladen bereit. Im Upload-Verfahren müssen pro Werkelistendatei die unterschriebenen Bestätigungsvereinbarungen oder vergleichbaren Dokumente, die die Kennzeichnung in der Werkeliste belegen, eingescannt als PDF-Datei mit hochgeladen werden. Wichtig ist, dass die Referenznummer der Werkelistendatei ebenfalls im Dateinamen der eingescannten PDF- Dokumente erscheint Bestätigungsvereinbarung für originalverlegte Repertoire Für den Fall, dass mit einem Urheber eine Bestätigungsvereinbarung getroffen wurde, die für mehr als ein Hauptkonto gültig ist, muss diese Bestätigungsvereinbarung beim Upload jeder weiteren Werkeliste erneut eingereicht werden. Der Dateiname der Bestätigungsvereinbarung erhält dann die Referenznummer der weiteren Werkeliste. Beispiele 1. Hauptkonto 5240 Dateiname der Werkeliste EBV_OV_5240_IYBGRD.xml oder EBV_OV_5240_IYBGRD.csv Dateiname der Bestätigungsvereinbarung des (fiktiven) Urhebers Urheber, Genius EBV_OV_5240_IYBGRD_BV_Urheber.pdf 2. Hauptkonto 4711 Dateiname der Werkeliste: EBV_OV_4711_ABCDEF.xml oder EBV_OV_4711_ABCDEF.csv Dateiname der Bestätigungsvereinbarung des Urhebers EBV_OV_4711_ABCDEF_BV_Urheber.pdf MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 12

13 Hinweis: Gehören zu einer Werkeliste mehr als eine Bestätigungsvereinbarung, können diese auch in einem PDF- Dokument zusammengefasst werden. Wichtig ist, dass für den Dateinamen folgende Konvention eingehalten wird: EBV_OV_<Hauptkontonummer>_<Referenznummer>_BV_<Freitext>.pdf Das Feld <Freitext> darf keine Umlaute oder Sonderzeichen enthalten. Bitte speichern Sie ein Inhaltsverzeichnis für dieses Sammeldokument mit ab. Das spart uns als GEMA sehr viel Zeit im weiteren Verarbeitungsprozess der Liste und Sie erhalten schneller eine Registrierungsbestätigung Download der technischen Dokumente Dieser Bereich stellt in einer zip-datei die Schnittstellenbeschreibungen für die technische Weiterverarbeitung der xml- und csv-dateien sowie die Lookup-Tables der Wertebereiche zur Verfügung. 5.3 Aufbau der Werkelisten-Tabellen aus der Suchabfrage (Auszug aus der Formatbeschreibung) Es gibt insgesamt drei Spalten (hier orange hervorgehoben), die pro Zeile bearbeitet werden können. Spalte Feldname Name A assignee membership no Originalverlag BeteiligNr B assignee ip_name_no Originalverlag IP-Name-Nr C assignee name Originalverlag Name D main account membership no Hauptkonto BeteiligNr E main account ip_name_no Hauptkonto IP-Name-Nr F main account name Hauptkonto Name G publisher work code Verlagswerkenummer H society work code WerkNr-WerkfassungsNr I work status Registrierstatus JK initial load date Datum der Erst-Erfassung in der Datenbasis K valid from Vereinbarung gültig ab L valid until Vereinbarung gültig bis M work title Werktitel N creator role Urheber Rolle O creator membership no Urheber BeteiligNr P creator ip_name_no Urheber IP-Name-Nr Q creator last name Urheber Nachname R creator first name Urheber Vorname S creator-assignee-relationship Urheber-Verlag-Beziehung T participation Verleger-Beteiligung-Knz U reference no ReferenzNr MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 13

14 V change_flag Änderungskennzeichen Die Erfassung der Vereinbarungen zwischen Urheber und Verleger erfolgt in den Spalten: S creator-assignee-relationship Urheber-Verlag-Beziehung T participation Verleger-Beteiligung-Knz Die Spalte Urheber-Verlag-Beziehung kann den Wert 0 (=Nein) oder den Wert 1 (=Ja) enthalten. Urheber-Verlag-Beziehung 0 Nein 1 Ja Die Vorbelegung beider Spalten kann das Ergebnis bereits verarbeiteter Informationen aus dem EBV enthalten. Ist die Spalte Urheber-Verlag-Beziehung mit dem Wert 1 (=Ja) vorbelegt, enthält die Spalte Verleger-Beteiligung-KNZ (=Kennzeichnung) einen der Werte VBALL, VBNOK, VBNUT oder VBUNB. Ist der Wert 0 (=Nein) eingetragen, ist sie mit dem Wert VBUNB (=Verlegerbeteiligung ungeklärt) vorbelegt. Einzelheiten zur Bedeutung der Verleger-Beteiligung-Kennzeichen können der Freistellungserklärung entnommen werden. Verleger-Beteiligung-KNZ VBALL Beteiligung des Verlegers an Nutzungsrechten und gesetzl. Vergütungsansprüchen VBNOK keine Verlegerbeteiligung VBNUT VBUNB Beteiligung des Verlegers an Nutzungsrechten und nicht an gesetzl. Vergütungsansprüchen Verlegerbeteiligung ungeklärt Spalte change flag = Änderungskennzeichen change_flag (Änderungskennzeichen) U geänderter Datensatz (nur diese werden weiterverarbeitet) Hinweis: Bei allen Zeilen, die Sie bearbeiten und anschließend an die GEMA übermittelt werden, ist in der Spalte (change_flag) in der jeweiligen Zeile der Wert U zu vermerken. Der Wert U (change_flag) zeigt der GEMA an, dass der Datensatz zur Verarbeitung berücksichtigt werden soll. Lassen Sie die Spalte change_flag leer, zeigen Sie an, dass die vorbelegten Werte in den Spalten S und T bei der Verarbeitung der Listen aktuell sind. Bei der Verarbeitung werden sie nicht berücksichtigt. Wir weisen auch auf die Infografik im Anhang. MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 14

15 5.4 Aufbau der Vereinbarungslisten-Tabellen (Auszug aus der Formatbeschreibung) Es gibt insgesamt zwei Spalten (hier orange hervorgehoben), die pro Zeile bearbeitet werden können. Spalte Feldname Name A assignee membership no Subverlag BeteiligNr B assignee ip_name_no Subverlag IP-Name-Nr C assignee name Subverlag Name D main account membership no Hauptkonto BeteiligNr E main account ip_name_no Hauptkonto IP-Name-Nr F main account name Hauptkonto Name G assignor role Abgebender Rolle H assignor membership no Abgebender BeteiligNr I assignor ip_name_no Abgebender IP-Name-Nr J assignor name Abgebender Name K agreement no Vereinbarungsnummer L agreement type Vereinbarungstyp M valid from Vereinbarung Gültig ab N valid until Vereinbarung Gültig bis O society work code GEMA Werk Nummer P participation Verleger-Beteiligung-Knz Q participation ip membership number GEMA Subverlag BeteiligNr R reference no ReferenzNr S change_flag Änderungskennzeichen In der Spalte L Vereinbarungstyp (agreement type) kommt entweder der Wert Single Song Agreement (Einzelsubverlagsvertrag) oder Catalogue Agreement (Katalogvereinbarung) vor. Zum Einzelsubverlagsvertrag wird in Spalte O die dazugehörige GEMA Werk Nummer (society work code) mit ausgegeben. Bei Katalogvereinbarungen ist die Spalte O GEMA Werk Nummer leer und es wird nicht unterschieden, ob es sich um Generalverträge oder Optionsverträge handelt. Die Erfassung der Vereinbarungen zwischen ausländischem Originalverlag und GEMA-Subverlag nehmen Sie in der Spalte P vor: participation Verleger-Beteiligung-Knz Hier wird der Wert des Verleger-Beteiligung-Kennzeichens ausgewählt, das die Berechtigung des Subverlages wiedergibt. Die Vorbelegung der Spalte kann das Ergebnis bereits verarbeiteter Informationen aus dem EBV enthalten. D.h. es ist einer der Werte VBALL, VBNOK, VBNUT oder VBUNB enthalten. Spalte change flag = Änderungskennzeichen change_flag (Änderungskennzeichen) U geänderter Datensatz (nur diese werden weiterverarbeitet) MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 15

16 Hinweis: Bei allen Zeilen, die Sie bearbeiten und anschließend an die GEMA übermittelt werden, ist in der Spalte change_flag in der jeweiligen Zeile der Wert U zu vermerken. Der Wert U zeigt der GEMA an, dass der Datensatz zur Verarbeitung berücksichtigt werden soll. Lassen Sie die Spalte change_flag leer, zeigen Sie an, dass die vorbelegten Werte in den Spalten S und T bei der Verarbeitung der Listen aktuell sind. Bei der Verarbeitung werden sie nicht berücksichtigt. Wir weisen auch auf die Infografik im Anhang. 5.5 Upload-Funktionen in den Reitern Originalverlag und Subverlag Der Aufbau der Maske und die Listen-Upload-Funktionen folgen für Werkelisten (Reiter Originalverlag) und für Vereinbarungslisten (Reiter Subverlag) demselben Prinzip. Die nachfolgende Beschreibung anhand der Werkelisten kann ebenso für die Vereinbarungslisten angewandt werden. Einzige Ausnahme: Für Vereinbarungslisten sind keine Bestätigungsvereinbarungen erforderlich. Sie wählen im Bereich Bearbeitung einer Beteiligtennummer (Referenznummer) die Werkeliste aus, die Sie uploaden wollen, entscheiden sich für den Listendownload und gehen auf Speichern. Unterhalb des Bereichs Download aller technischen Dokumente öffnet sich der Upload-Bereich: Upload der gekennzeichneten Listen und der ausgefüllten Formulare an die GEMA MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 16

17 Über den Button Datei hinzufügen wählen Sie die gekennzeichnete Liste sowie die Dokumente zur den Bestätigungsvereinbarungen Schritt für Schritt aus und können diese dann über den Button Upload starten hochladen. Die Liste erwarten wir entweder im csv- oder im xml-format, die Bestätigungsvereinbarungen im PDF-Format. Über Datei hinzufügen verzweigen Sie auf Ihren lokalen Rechner und gehen in das Verzeichnis, in dem Sie die gekennzeichnete Liste sowie die Bestätigungsvereinbarungen abgelegt haben. Bitte fügen Sie alle Dateien einzeln hinzu und starten den Upload. MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 17

18 Die erfolgreich hochgeladenen Dateien werden im Fenster Hochgeladene Dateien mit Datum und Uhrzeit angezeigt. Sind alle notwendigen die Dateien vollständig hochgeladen, beenden Sie mit Abschließen den Prozess. Es öffnet sich das Fenster mit der Freistellungserklärung, die die Referenznummer der Liste übernommen hat: MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 18

19 Scrollen Sie in diesem Fenster ganz nach unten zum Zustimmungsfeld... setzen Sie das Häkchen als Zustimmung und bestätigen Sie mit Ja. Im Upload-Fenster erscheint die Information Die hochgeladenen Dateien bleiben weiterhin sind sichtbar. Löschen und Abschließen sind deaktiviert. Die GEMA prüft die Dateien zunächst auf technische und anschließend auf inhaltliche Validität. Per teilen wir Ihnen mit, ob die Verarbeitung erfolgreich war oder welche Fehler noch zu bereinigen sind. Sind die Einträge dokumentiert worden, versenden wir noch eine Registrierungsbestätigung pro Werk. 5.6 Dialogbearbeitung in den Reitern Originalverlag und Subverlag In der Dialogbearbeitung folgen Aufbau der Maske und Vorgehensweise bei Werkelisten (Reiter Originalverlag) und für Vereinbarungslisten (Reiter Subverlag) ebenfalls demselben Prinzip. Sie können die beschriebenen Schritte in beiden Bereichen anwenden. Auch hier gilt als Ausnahme: Für Vereinbarungslisten sind keine Bestätigungsvereinbarungen erforderlich. Sie wählen im Bereich Bearbeitung einer Beteiligtennummer (Referenznummer) die Werkeliste aus, die Sie im Dialog bearbeiten wollen, entscheiden sich für die Dialogbearbeitung und gehen auf Speichern. MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 19

20 Über Wähle Autor werden alle Autoren angezeigt, von denen Werke in der Werkeliste enthalten sind. Markieren Sie einen, mehrere oder alle Autoren. Mit Übernehmen lädt das System deren Werke. MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 20

21 Auch hier kann es bereits Vorbelegungen aus verarbeiteten Dateien geben. Wollen Sie diese korrigieren, ändern Sie die entsprechenden Werte und setzen in der Spalte Änderung ein Häkchen. Ist der Eintrag bereits in Ordnung, lassen alles wie es ist. Das Feld Häkchen bleibt leer. Hinweis: Alle Zeilen werden verarbeitet, die im Feld Änderung ein Häkchen haben. Tragen Sie in den Feldern PWR oder/und Verlegerbeteiligung einen Wert ein, wird automatisch ein Änderungshäkchen gesetzt. Bitte löschen Sie es, wenn die Änderung doch nicht übernommen werden soll. Wir weisen auch auf die Infografik im Anhang. Bei Zeilen, die noch keine Einträge haben, und zu denen Ihnen entsprechende Unterlagen vorliegen, gehen Sie wie folgt vor: Mit Klick in das Feld PWR kennzeichnen Sie die Urheber-Verlag-Beziehung mit Ja und das Feld Verlegerbet. wird aktiv. Im Drop-Down-Menü stehen nun die Werte der Verleger-Beteiligung-Kennzeichen zur Auswahl bereit: Verleger-Beteiligung-KNZ VBALL Beteiligung des Verlegers an Nutzungsrechten und gesetzl. Vergütungsansprüchen VBNOK keine Verlegerbeteiligung VBNUT VBUNB Beteiligung des Verlegers an Nutzungsrechten und nicht an gesetzl. Vergütungsansprüchen Verlegerbeteiligung ungeklärt Wir empfehlen, Ihre Arbeitsergebnisse aller 10 min über den Button Speichern zu sichern, mindestens jedoch dann, bevor Sie sich ausloggen, um die Kennzeichnung zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen. Solange Sie den Prozess noch nicht endgültig abgeschlossen haben, können Sie die Werte in den Spalten PWR, Verlegerbet. und Änderung jederzeit ändern. MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 21

22 Nachdem Sie alle Urheber der Liste gekennzeichnet haben, speichern Sie die Liste noch einmal ab und scrollen auf der Seite nach unten zum Bereich: Upload der gekennzeichneten Listen und der ausgefüllten Formulare an die GEMA. In der Dialogbearbeitung Originalverlag werden nur die Dateien mit allen eingescannten Bestätigungsvereinbarungen hochgeladen. Anschließend klicken Sie auf Abschließen und die Freistellungserklärung öffnet sich. Im Kapitel 5.5 Upload-Funktionen in den Reitern Originalverlag und Subverlag finden Sie einzelnen Schritte zum Upload der Bestätigungsvereinbarungen und der Freistellungserklärung beschrieben. Abweichungen bei der Dialogbearbeitung im Reiter Subverlag In der Liste gibt es zwei Felder für Ihre Einträge: Verlegerbet. und Änderung. Sie haben die Bearbeitung der Liste beendet und wollen Sie an die GEMA übermitteln. Da keine weiteren Dokumente per PDF hochgeladen werden müssen, gehen Sie auf Abschließen und die Freistellungserklärung öffnet sich. MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 22

23 6. Anhang 6.1 Infografik zum change_flag bzw. Kennzeichen Änderung MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 23

24 6.2 Werkliste und Vereinbarungsliste im csv-format In der Listenverarbeitung ist das cvs-format das am häufigsten genutzte Format. (csv= Comma-separated values) Nach Bearbeitung der Liste muss sie im csv-format wieder hochgeladen werden. Der Dateinamen darf dabei nicht verändert werden. Der Dateiname hat eine feststehende Struktur, bestehend aus: EBV_OV_Hauptkontonummer_Referenznummer.csv Beispiel: EBV_OV_5240_WY6PIN.csv oder EBV_SV_Hauptkontonummer_Referenznummer.csv Beispiel: EBV_SV_5240_YE2012.csv Die Datei können Sie mit Excel oder Numbers öffnen. Falls Ihr Programm alle Daten in einer Spalte anzeigt, markieren Sie diese Spalte, gehen in Ihrem Programm auf die Funktion Text in Spalten, folgen dem Textkonvertierungsassistenten und wählen als einziges Trennzeichen Semikolon aus: Abb. Beispiel eines Textkonvertierungsassistenten Festlegung des Trennzeichens Semikolon Beim Rückumwandeln der Datei in das csv-format wählen Sie beim Abspeichern den Dateityp CVS (Trennzeichengetrennt) aus. MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 24

25 6.3 Aufbau der alten Werkelisten-Tabellen (Auszug aus der Formatbeschreibung) Spaltenüberschriften der Dateien für Originalverlage Spalte Feldname Name A assignee membership no Originalverlag BeteiligNr B assignee ip_name_no Originalverlag IP-Name-Nr C assignee name Originalverlag Name D society work code WerkNr-WerkfassungsNr E valid from Vereinbarung gültig ab F valid until Vereinbarung gültig bis G work title Werktitel H creator role Urheber Rolle I creator membership no Urheber BeteiligNr J creator ip_name_no Urheber IP-Name-Nr K creator last name Urheber Nachname L creator first name Urheber Vorname M creator-assignee-relationship Urheber-Verlag-Beziehung N participation Verleger-Beteiligung-Knz O reference no ReferenzNr P creation_type Typ der Erstellung Q creation_date Datum der Bearbeitung der Liste R creation_time Uhrzeit der Bearbeitung der Liste Die Erfassung der Vereinbarungen zwischen Urheber und Verleger erfolgt in den Spalten: creator-assignee-relationship participation Urheber-Verlag-Beziehung Verleger-Beteiligung-Knz Die Spalte Urheber-Verlag-Beziehung ist mit dem Wert 0 (=Nein) vorbelegt. Hat der Verlag mit diesem Urheber eine Vertragsbeziehung, ändert er den Wert 0 auf 1 (=Ja). Hat der Verlag mit dem Urheber keine Verlagsbeziehung, bleibt der Wert auf 0 (=Nein). Urheber-Verlag-Beziehung 0 Nein 1 Ja Die Spalte Verleger-Beteiligung-KNZ (=Kennzeichnung) ist mit dem Wert VBUNB (=Verlegerbeteiligung ungeklärt) vorbelegt. MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 25

26 6.4 Aufbau der alten Vereinbarungslisten-Tabellen (Auszug aus der Formatbeschreibung) Spaltenüberschriften der Dateien für Subverlage Spalte Feldname Name A assignee membership no Subverlag BeteiligNr B assignee ip_name_no Subverlag IP-Name-Nr C assignee name Subverlag Name D assignor role Abgebender Rolle E assignor membership no Abgebender BeteiligNr F assignor ip_name_no Abgebender IP-Name-Nr G assignor name Abgebender Name H agreement no Vereinbarungsnummer I agreement type Vereinbarungstyp J valid from Vereinbarung Gültig ab K valid until Vereinbarung Gültig bis L society work code GEMA Werk Nummer M Participation Verleger-Beteiligung-Knz N participation ip membership number GEMA Subverlag BeteiligNr O reference no ReferenzNr P creation_type Typ der Erstellung Q creation_date Datum der Bearbeitung der Liste R creation_time Datum der Bearbeitung der Liste In der Spalte Vereinbarungstyp (agreement type) kommt entweder der Wert Single Song Agreement (Einzelsubverlagsvertrag) oder Catalogue Agreement (Katalogvereinbarung) vor. Zum Einzelsubverlagsvertrag wird die dazugehörige GEMA Werk Nummer (society work code) mit ausgegeben. Bei Katalogvereinbarungen ist die Spalte GEMA Werk Nummer leer und es wird nicht unterschieden, ob es sich um Generalverträge oder Optionsverträge handelt. Die Erfassung der Vereinbarungen zwischen ausländischem Originalverlag und GEMA-Subverlag erfolgt in der Spalte: Participation Verleger-Beteiligung-Knz Die Spalte Verleger-Beteiligung-Knz (=Kennzeichnung) ist mit dem Wert VBUNB (=Verlegerbeteiligung ungeklärt) vorbelegt. (Stand: ) MUSIK IST UNS WAS WERT EBV Leitfaden Stand September 2017 Seite 26