=mruu DATACI. -,r. 4. Keine dauerhafte Aufbewahrung der Belege in Papierform. 3. Technische Umsetzung der Zeitersparnis

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1 Effektive Buchführung für den Unternehmer DATAC Der technische Fortschritt hat auch in die Buchführung Einzug gehalten. Die verschiedensten EDV-Softwareprogramme werden angeboten, um die Buchführung zu erledigen. Allerdings profitiert der Unternehmer eher weniger von diesem technischen Fortschritt als viel mehr lhr Buchführungsdienstleister. lch zeige lhnen einen Weg, wie Sie bei der Vorbereitung lhrer Buchführung weniger Zeit aufwenden müssen und trotzdem schneller wichtige lnformationen erhalten. White Paper l,/ h r,l -,r =mruu l- lnhalt '1. Wie ein Unternehmer bei der Buchhaltung Zeit und Geld sparen kann 1.1 Offene Rechnungen 'l.2 Das Kassenbuch 1.3 Der Scanner in der Hosentasche '1.4 Belegsuchfunktionen 2. Die Vorbereitung der Belege geht schneller 3. Technische Umsetzung der Zeitersparnis 4. Keine dauerhafte Aufbewahrung der Belege in Papierform. Was kostet DATAC 24? 6. Wie Sie DATAC 24 nutzen können 1 Ein Unternehmen im DATAC Franchiseverbund. Der selbständige Buchhalter arbeitet gemäß Steuerberatunqsgeset2 ( 6 Nr 3 und 4).

2 3A?AC l. Wie ein Unternehmer bei der Buchhaltung Zeit sparen kann Die DATAC Software ermöglicht es nicht nur dem Buchhalter effizienter zu arbeiten, sondern auch lhnen als Mandant: Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass alle Belege von der Briefmarkenquittung bis zum Tankbeleg eingescannt werden. Entweder von lhnen oder von lhrem Buchhalter. l.{ Offene Rechnungen Wenn Sie selbst die Belege einscannen, können Sie sofort eine Liste der fälligen Zahlungen aufrufen. Offene Ausgangsrechnungen werden ebenfalls sofort angezeigt. Diese Listen nennt man Offene-Posten-Listen. Dafür ist es nicht notwendig, dass der Buchhalter lhre Rechnungen bereits in der Buchführung erfasst hat. t ls Füo.rr Ä*h, dq':,..,rron! B r,a3sri D rarsr x. T-El-it, (1)Did n6i.e P ). OAA( Ebu 2:7. O 'i 'rür- "* ag9lrd6jrll=t a$aota@!q, 117 1t7 :2fi76m3 r 617 :O r CSot ete*e : oilir7 l6r7 fi6tl:a17irg/e or 617 irildr- C2r7 1ttrG,,! : 22.1 t l7 i{trac E?r 7 n HR3S otf, UTGl rr23 i rler7 2 6 t7 31,lE1, V6 PivÜrdtb b.rdi oa os tr iarre r,rrw*"traor zor r 1{2i Aus diesen Offene-Posten-Listen können Sie auswählen, welche Rechnungen Sie akuell bezahlen müssen und daraus direk einen Online-Zahllauf erstellen ohne die Daten in lhrem Bankprogramm noch einmal erfassen zu müssen. Sie können aus der Liste der noch nicht bezahlten Kundenrechnungen auswählen, welche Kunden Sie mahnen möchten und im Programm entsprechende Mahnungen erstellen. Sie werden dabei durch entsprechende Servicefunktionen unterstützt. 2 Ein Unternehmen im DATAC Franchiseverbund. Der selbständige Buchhalter arbeitet gemäß SteuerberatungsgeseE ( 6 Nr. 3 und 4) r

3 'ATAC 1.2 Das Kassenbuch DATAC 24 kann dafür sorgen, dass Sie ein steuerlich korrektes Kassenbuch führen, so dass es im Falle eine Betriebsprüfung nicht zu Problemen kommen kann. Dafür gibt es einen eigenen Kassenpool, der lhre gescannten Kassenbelege aufnimmt und archiviert. Sobald Sie lhren Kassenpool an lhren Dienstleister gesendet haben und dieser lhren Pool in die Buchhaltung übernommen und lhnen zuruck gesendet hat, steht lhnen lhr fertiges (generiertes) Kassenbuch zur Ansicht und zum Ausdruck zur Verfügung. tr ET E E ffi "l DATAC 24 beinhaltet ein Werkzeug (Tool), mit dem Sie komfortabel ein Kassenzählprotokoll anfertigen können. Wert Anzahl Summe,1 o,o7,,1, @ Xassenbestand ,1,1 o,2 1, N 1 22 Ein Unternehmen im DATAC Fränchiseverbund. Der selbständige Buchhalter arbeitet gemäß Steuerberatungsgesetz ( 6 Nr. 3 und 4).

4 ,ATAC 1.3 Der Scanner in der Hosentasche Wenn Sie viel auf Reisen sind oder nur wenige Belege haben, so dass sich ein Scanner nicht lohnt, dann benutzen Sie lhr Handy oder Smartphone zur Datenerfassung. Sie öffnen auf lhrem Smartphone die DATAC 24 App, fotografieren den Beleg oder auch mehrere und mit dem Button,Versenden" landen die Belege in lhrer Buchhaltung und können dort genauso verarbeitet werden, als wären sie im Unternehmen gescannt worden. a t f ElE \ \ r,rhthßr! ( 1.4 Belegsuchfunktionen Wenn Sie eine bestimmte Rechnung suchen, haben Sie mit den Suchfunktionen die Möglichkeit, eine Rechnung nach dem Lieferantennamen oder dem ungefähren zeitraum der letäen Bestellung oder auch zum Beispiel nach einer bestimmten Telefonrechnung suchen, h.-r-r- rlirj*.i L.aa.a.a.r t&-d t a.a.. rr{l.16 qb.ha. h.tvir-.t a-- 1 "! i[..s\stcnrs.' Z r., v d...-r.'- Z a.a-.'-r-.. -'*"...' G]U,.t rt i!, tr- rroie tl@!oiü r-rrr. Gat tr lt cr.nf.r -^ \.. q,. ij!:..r lm obigen Beispiel wurden alle Rechnungen der Telekom des Jahres 28 gefunden, deren Betrag über 2 Euro lag und bei den zugehörigen das (Teil)-wort,Telefon' im Buchungstext oder der Notiz vorgekommen ist. 4 - Ein Unternehmen im DATAC Fränchiseverbund. Der selbständi9e Buchhalter arbeitet gemäb Steuerberatungsgesetz ( 6 Nr 3 und 4)

5 DATAC 2. Die Vorbereitung der Buchungsb lege geht schneller weil. Thermobelege wie zum Beispiel Tankquittungen nicht mehr kopiert werden müssen. Keine zusäelichen Listen über offene Zahlungen und Rechnungen mehr geführt werden müssen. Zahlungen und Mahnungen direkt aus der offenen Postenliste erstellt werden können. Sie lhr Kassenbuch nicht mehr handschriftlich erstellen müssen 3. Wie die Zeitersparnis technisch umgesetzt wird Auf lhrem PC oder Notebook wird die kostenlose Software DATAC 24 installiert, die es lhnen ermöglicht, die eingescannten Belege und damit die Offene-Posten-Listen sichtbar zu machen und wenn nötig zu bearbeiten und zu filtern. Mi dieser Software übermitteln Sie die Daten verschlüsselt an lhren Buchhalter. Die Verschlüsselung der Daten erfolgt über eine 26 Bit SSL-Verschlüsselung wie sie z.b. auch beim Homebanking zum Einsatz kommt. Es ist so nicht möglich, dass ein Dritter lhnen oder lhrem Dienstleister gefälschte Daten zusendet, da bei der Kommunikation der Programme mit dem DATAC Server stets die Echtheit des Versenders mit Hilfe eines eindeutigen Zertifikates geprüft wird. Auch die Daten, die auf lhrem lokalen Rechner gespeichert sind, sind vor neugierigen Blicken geschütä, denn die Daten werden verschlüsselt auf lhrer Festplatte abgelegt. Alle Belege, Auswertungen und Datenbanken können nur von jemandem eingesehen werden, der über ein von lhnen bereit gestelltes Benutzerkonto in DATAC 24 mit den entsprechenden Rechten verfügt. 4. Keine dauerhafte Aufbewahrung der Belege in Papierform DATAC 24 stellt lhnen ein Archivierungssystem für lhre gesamte Buchführung zur Verfügung. Wenn die Belege gescannt sind, dann sind sie auch sofort archiviert. Auch lhre Handelskorrespondenz kann hier archiviert werden. Die Belege und die Handelskorrespondenz müssen nicht mehr in Papierform zehn bzw. sechs Jahre aufbewahrt werden. Wenn Sie jeden Monat einen Ordner mit Geschäftsunterlagen haben, sind das in zehn Jahren 12 Ordner, die Sie lagern müssen. Das Lagern kostet Geld, dass Sie so sparen. 7-. Was kostet DATAC 24 - Die Nutzung von DATAC 24 ist für Sie kostenfrei. Auch wenn lhr Buchführungsdienstleister für Sie das Scannen übernimmt, entstehen lhnen keine zusätslichen Kosten, denn für lhn hat sich der Arbeitsablauf geändert, aber er arbeitet nicht länger an lhrer Buchhaltung. Ein Unternehmen im DATAC Franchiseverbund. Der selbständige Buchhalter arbeitet gemäß Steuerberatungsgesetz ( 6 Nr 3 und 4).

6 DAT/AC 6. Wie Sie DATAC 24 nueen können lhr DATAC Buchführungsbüro schaltet für Sie als Mandant das Programm DATAC 24 frei. Sie erhalten dann eine mit einem lnstallations-link und einem Freischaltcode, den Sie auf verschiedenen Rechnem nutzen können. 2 Franchise-Partner bundesweit erledigen derzeit jeden Monat Mandantenbuchhaltungen und zigtausend Lohn- und Gehaltsabrechnungen. über 3. Für Fragen und Anregungen stehe ich lhnen gern zur Verfügung. 3A?AC Buchführungsbüro Dirk Reulecke Südfeld 23, Lachendorf Mobil: Telefon: Mail: Buchfuehrungsservice@ .de ti Ein unternehmen im DATAC Franchiseverbund. Der selbständige Buchhalter aöeitet gemäß Steuerberatungsgesetz ( 6 Nr 3 und 4)