Externe Qualitätssicherung in Projekten. Am Beispiel Projekt SAP Instandhaltung bei der BLS.

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1 Externe Qualitätssicherung in Projekten Am Beispiel Projekt SAP Instandhaltung bei der BLS. SAP Project Management Network 16. Mai 2017

2 BLS die verbindende Kraft Die BLS gehört zu den grössten Verkehrsunternehmen der Schweiz. In unserem Kerngeschäft Bahn betreiben wir Linien im Pendler- und Freizeitverkehr und unterhalten ein 420 Kilometer langes Eisenbahnnetz. Daneben vereinen wir unter unserem Dach einen Busbetrieb, einen Autoverlad, Schiffe und Güterzüge. SAP Project Management Network 16. Mai

3 Fahrzeuginstandhaltung mit SAP Vision: Boxenstopp wie in der Formel 1 OPAL Phase 1 Komponentenaufarbeitung Fokussierung Kostensparprogramm Realisierung Konsolidierungsphase t Init Konzept Realisierung/Einführung Reorganisation des Bereichs Bahnproduktion OPAL Phase 2 3R und leichte Instandhaltung Neuorganisation des Projekts SAP Project Management Network 16. Mai

4 Herausforderungen Aus Sicht PL Grosser Respekt des Fachbereichs vor der Komplexität «Die IT baut uns ein tolles Motorrad aber können wir damit auch fahren?» Phase 1 war aus Sicht des Fachbereichs ein IT-Projekt Skepsis gegenüber SAP Fachbereich fordert Prozessinnovation (best pratices) Neue Organisation und Prozesse zu wenig gefestigt mittlere Führungsebene fehlt teilweise SAP Project Management Network 16. Mai

5 Herausforderungen Aus Sicht CIO Projektmanagement und Inhalt ist in guten Händen Widerstand innerhalb des Bereichs Bahnproduktion gegenüber dem Projekt (Angst, dass der Bahnbetrieb gefährdet ist) Viele meinen, SAP sei für BLS viel zu gross und zu teuer Grosse Sorge, dass die Organisation nicht mitgeht Entscheid für Projektschutz als externe Qualitätssicherung SAP Project Management Network 16. Mai

6 Projektschutz Was ist das? Projektschutz: Parallele zum Brandschutz die externe Sicht auf das Projekt umgeht «Betriebsblindheit» betrachtet das Projekt nicht nur formal, sondern umfassend SAP Project Management Network 16. Mai

7 Projektschutz Vorgehen Massgebliche Dokumente studieren Einzel-Interviews mit Beteiligten und Betroffenen aus allen Ebenen Beobachtende Teilnahme an Meetings und Workshops Klärende Rückfragen nach Bedarf Ergebnis: Bericht mit Erkenntnissen und Empfehlungen an Auftraggeber (PAS) SAP Project Management Network 16. Mai

8 Projektschutz Bericht Inhalt des Berichts: Aktivitäten Erkenntnisse Empfehlungen Kurzfassung als Folienpräsentation vor dem PAS Ausformulierter Bericht, damit jede/r Leser/in den Inhalt nachvollziehen kann Aufwand: ca. 4 Tage pro Monat SAP Project Management Network 16. Mai

9 Sicht PL Erste Reaktion SAP Project Management Network 16. Mai

10 Projektverlauf Sicht Projekt und Projektschutz Projekt Projektstrukturierung in der Konzeptphase: Eigenes Teilprojekt «Prozesse und Organisation» SAP Berater sprechen «SAP» Strukturiertes Vorgehen und hohes Mass an Abstraktion für die Erarbeitung der Konzepte Grosser Aufwand für den Review der Detailkonzepte Projektschutz Organisation und Prozesse können nicht getrennt vom Rest betrachtet werden Fachbereiche sprechen «Instandhaltung» Abstraktheit und strukturierte Denkweise vs. Improvisation (Handwerker) Detailkonzept nur teilweise verstanden noch Aufwand nötig in der Realisierungsphase SAP Project Management Network 16. Mai

11 Projektverlauf Sicht Projekt und Projektschutz Projekt Risikomanagement aus der Perspektive des Projekts Engineering wünscht individuelles Werkzeug (grösseres Entwicklungsobjekt) Projektschutz Externe Sicht von aussen auf das Projekt (negativ Fragen - was passiert, wenn ) Hinterfragen Standard vs. Individualentwicklung (sind alle Stakeholder berücksichtigt?) Konsequenzen bewusst machen SAP Project Management Network 16. Mai

12 Fazit Erkenntnisse Mitigo zur externen QS Viele werden gehört und sie können ihre Sicht «nach oben» mitgeben Es wird klar, was Einzelmeinung ist und was breit abgestützt ist «nebenbei» Übersetzungsarbeit: SAP-Sprache Anwender-Sprache Beobachter verändert das Beobachtete SAP Project Management Network 16. Mai

13 Fazit Aus Sicht des Projektleiters Offenes Feedback von Stakeholdern quer durch die Projekt- und Stammorganisation Gesundheitscheck (wie geht es meinem Projekt) Externe Betrachtung gibt dem PL notwendige Gesamtsicht und Distanz auf das Projekt Keine allgemeinen Checklisten sondern individuelle, auf das Projekt zugeschnittene Methodik Erarbeitung im Dialog SAP Project Management Network 16. Mai

14 Fragen welche dürfen wir beantworten? SAP Project Management Network 16. Mai