Dokumentation business express Anwendertage März 2006

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1 Dokumentation business express Anwendertage März 2006 Dontenwill GmbH Seite 1 von 19

2 Themenübersicht business express Anwendertage März 2006 Thema 1: Allgemeines / CRM I: - Telefonie direkt aus business express - business express Memos - -Integration (ein- / ausgehend) - Marketing / Serienaktionen, Newsletters, Thema 2: Dokumentenmanagement: - das Belegarchiv - Eingangsbelege im Belegarchiv verwalten - Dokumentenmanagement: Zeichnungen, Merkblätter, Spezifikationen, Bilder etc. - Projekt/Terminplanung Thema 3: Allgemeines / CRM II - Absatz-Planung /-Auswertung - Produktions-Grobplanung - Flexible Bestandsreservierung - Methoden flexibler Preisgestaltung Thema 4: Logistik - Kommissionierung mit Entnahmeschein, Scannergestützte Warenendkontrolle - Versandabwicklung mit dem be-versandmodul: - Scannergestützte Lagersteuerung (Kommissionierung, Umlagerung, Inventur, Wareneingang) - das Wareneingangsmodul Zusatzthema Serviceabwicklung - Wartungs-, Service- und Reparaturaufträge - Offline-Anbindung von Außendienst/Service Mitarbeitern Zusatzthema Finanzbuchhaltung - Teil- und Ratenzahlungen im Zahlungsverkehr - Periodenübergreifend buchen - Buchungen löschen - Sachkonten renummerieren Dontenwill GmbH Seite 2 von 19

3 Thema 1: Allgemeines / CRM Teil 1 1. Telefonie Für den Einsatz wird ein TAPI-fähiges Endgerät (Verbindung PC Telefon) oder eine TAPI-fähige Telefonanlage benötigt (Einbindung über IP ins Netzwerk) Innerhalb von business express muss lediglich der TAPI-Treiber in den lokalen Parametern zugeordnet werden Alle in business express gespeicherten Telefonnummern können per Knopfdruck angewählt werden Das Format der Telefonnummern ist wichtig, damit auch Durchwahlnummern funktionieren (maximal ein Bindestrich in der Telefon-Nr der Zentrale) Eingehende Telefonnummern erzeugen eine Rufnummernliste, die solange bestehen bleibt, bis alle Anrufe erledigt sind. Ein direkter Rückruf auf den eingehenden Anruf ist möglich Wird der Anruf identifiziert, kann der Kunde / Lieferant / Kontakt per Mausklick direkt aufgerufen werden Über das Modul individuelle Applikationen können Zusatzfunktionen eingebaut werden (z.b. Direktaufruf des Kunden ohne Mausklick, Protokoll der geführten Telefonate etc.) Die Anruferliste bleibt auch erhalten, wenn business express geschlossen wird. Beim nächsten Neustart wird sie automatisch wieder geöffnet. Es werden jedoch nur Anrufe registriert, solange business express aktiv ist Beispiel für eine Anruferliste Dontenwill GmbH Seite 3 von 19

4 2. Memos Die Memos sind eine zentrale Standardfunktion für Kunden, Lieferanten + Vertreter Mit den Memos können interne Notizen, Wiedervorlagen sowie sämtliche aus- und eingehende Korrespondenz verwaltet werden Das Memo kann mit einem Editor bearbeitet werden, der alle nötigen Funktionen zur komfortablen Erstellung von Dokumenten beherrscht Die Rechtschreibkontrolle kann auf Wunsch in den Festwerten aktiviert werden Das Einfügen von Seitenumbrüchen ist ebenso möglich wie das Einfügen von Tabellen oder Grafiken Jedem Memo kann standardmäßig ein Betreff, ein Kontakt oder ein Wiedervorlage- Datum zugeordnet werden Über Zusatzfelder (z.b. Typ, Aktivität, Bearbeiter) können die Memos weiter kategorisiert werden Individualfilter erlauben komfortables Suchen auch bei einer Vielzahl von Memos Die neuen Volltextindices unterstützen auch Suchanfragen mit Alias und mehreren Suchbegriffen Über das Wiedervorlage System kann ein interner Workflow geschaffen werden ( Welcher Mitarbeiter muss wann welche Memos bearbeiten ) Beispiel für eine individuelle Memo-Maske mit diversen Zusatzfeldern und Individualfiltern Dontenwill GmbH Seite 4 von 19

5 3. -Integration (ein- / ausgehend) Jedes Memo kann per Fax, Brief oder versendet werden Alle versandten Memos werden im business express eigenen Archiv gespeichert Beispiel für die Archivierungsmöglichkeiten eines s Zur Aktivierung der Funktion versand sind lediglich eine Reihe von Einträgen in den allgemeinen Parametern notwendig Die kann an jede gespeicherte -Adresse gesendet werden (Kunden, Kontakte, Mitarbeiter, andere Partner) lückenlose Historie der gesendeten s Antwortfunktion (mit oder ohne Original-Text) Automatische Sprungfunktion zwischen verbundenen Memos (Antworten, Weiterleiten) Eingehende s können ebenfalls über business express verwaltet werden Automatischer oder manueller Empfang Markierung der neu eingegangenen s z.b. per Farbe oder Checkbox Funktion Gelesen / Ungelesen Sammeln von nicht identifizierbaren s auf einer Sammel-Kunden-Nr. Übertragung von Memos auf andere Kunden / Lieferanten möglich Beispiel für Wiedervorlage-System mit eingehenden s (rot markiert) Dontenwill GmbH Seite 5 von 19

6 4. Marketing / Serienaktionen / Newsletters Zusatzmodul, das für einzelne User lizensiert werden kann Mit diesem Modul können Serienaktionen für Brief-, Fax- und/oder versand erzeugt werden Aktionen können in einem eigenen Bereich geplant und komfortabel verwaltet werden (Baumstruktur) Zu jeder Aktion kann ein eigener Text im üblichen Memoformat gespeichert werden Variable Bestandteile wie die Anrede, Absender etc. können über Steuersequenzen integriert werden Automatisches Setzen von Wiedervorlage-Datum, zuständiger Bearbeiter etc. Anhängen von beliebigen Dokumenten für versand Erstellen der Aktion in 4 Einzelschritten (Vorschau, Memos erzeugen, Memos freigeben, Memos versenden) für maximale Sicherheit bei der Selektion Verwalten von beliebig vielen Standard-Selektionen Komfortables Erstellen von SQL-Filtern mit dem Selektions-Assistenten Erstellen von Vorlagen für die Memo-Bearbeitung CRM - Serienaktionen Beispieltext mit Steuersequenzen Dontenwill GmbH Seite 6 von 19

7 Thema 2: Dokumentenmanagement 1. Das Belegarchiv - Ausgangsbelege Revisionssicheres Archiv für alle Ausgangsbelege und für den gesamten Brief/Fax/ verkehr Beliebige Individualbelege über Zusatzmodul Individuelle Applikationen Zugriff über Printmanager, je Kunde/Lieferant, über Umsatz Einzeln oder individuell 2. Das Belegarchiv - Eingangsbelege Revisionssicheres Archiv für alle Eingangsbelege Zusatzmodul Belegscan/-Import erforderlich, je User lizensierbar Lieferantenseitig: Auftragsbestätigung, Eingangslieferschein und rechnung Kundenseitig: Anfrage, Bestellung etc. Produktion: Quittung für Auftragskarte Außerdem können in der Memoverwaltung beliebige Dateien und Belege angehängt bzw. gescannt werden weitere Individualbelege über Zusatzmodul individuelle Applikationen der Kapazitätsbedarf liegt bei Belegen in s/w in 300 dpi Auflösung bei etwa 1 Gigabyte Scan eines Eingangslieferscheins beim Buchen von Rückständen Dontenwill GmbH Seite 7 von 19

8 3. Dokumentenmanagement für Ihre Produkte Zeichnungen, Merkblätter, Spezifikationen, Bilder etc. für jeden Artikel über ein individuelles Zusatzprogramm verwalten Zusatzmodul individuelle Applikationen erforderlich Dokumente mit beliebigen Formaten speicherbar Öffnen der Dokumente direkt aus business express (falls verknüpfte Software auf dem Rechner vorhanden ist) Einbinden von Bildern (JPG, TIF, ggfs. PDF) in Ihre Stücklisten / Auftragskarten Einbinden der Dokumente in die business express Außendienstkommunikation Beispiel für eine Individuallösung zur Archivierung Ihrer Dokumente auf Artikelebene Dontenwill GmbH Seite 8 von 19

9 4. Projekt- / Terminplanung Vorschau auf neues Modul, Preis/Verfügbarkeit auf Anfrage Verwalten von Terminen / Projekten je Mitarbeiter und Ressource Definition von beliebigen Abteilungen Zuordnen der Mitarbeiter auf eine oder mehrere Abteilungen Verwaltung von Mitarbeiter-Qualifikationen Definition von Termintypen Definition von Ressourcen (Kategorieren und Ausprägungen) Terminplanung sichtbar je Mitarbeiter, je Ressource, je Kunde und Gesamt Anzeige optional mit Kategorien und mit Ressourcen Verwaltung verschiedener Ansichten Termin direkt in der Ansicht verschieb- oder änderbar Zuordnung der Mitarbeiter / Ressourcen über Vorschlagsfunktion Verknüpfung von Terminen grafisch darstellbar Darstellung aller Fehl- / Urlaubszeiten aus der Betriebsdatenerfassung Dontenwill GmbH Seite 9 von 19

10 Thema 3: Allgemeines / CRM Teil 2 1. Absatzplanung / -Auswertung Funktionalität ist komplett im Standard verfügbar echte Absatzplanung aus vertrieblicher Sicht Planung auf Artikelebene Planung auf Kundenebene (planbare Artikel über Sonderpreise freischaltbar) Planung auf Vertreterebene Planungsmethoden sind kumulativ und damit beliebig kombinierbar Planung je Kalenderwoche Zeitachse wählbar Komfortable Übersicht über alle Plan- und Verkaufszahlen für jeden Artikel Erweitertes Terminraster (Gesamtplanung, Restplanung, Planbestand) Absatzplanung alternativ auch nur zur Budgetierung einsetzbar Vergleich der Planungsergebnisse (konventionell / mit Absatzplanung) über zusätzlichen Report darstellbar Grafischer Soll/Ist Vergleich Qualität des Vertriebs wird messbar Absatzplanung Ansicht aus dem Artikelstamm Dontenwill GmbH Seite 10 von 19

11 Absatzplanung Grafische Gesamtansicht Soll/Ist-Vergleich 2. erweiterte Grobplanung in der Produktion Grobplanung ab Version 5.3 bereits ab erster Planungsstufe Dadurch sind Planungssimulationen bis hin zum Einkauf möglich, ohne dass echte Einkaufs- oder Fertigungs-Aufträge ausgelöst werden müssen Grobplanung durchgängig im Terminraster und in den Reservierungen sichtbar Aktivierung der Grobplanung über die allgemeinen Parameter Dontenwill GmbH Seite 11 von 19

12 3. Flexible Bestandsreservierung Ermöglicht je Auftragsposition feste Reservierungen ohne Bestandsabbuchung Im Terminraster ist diese reservierte Menge bereits berücksichtigt und mindert dadurch die verfügbare Menge In den Kundenrückständen ist die reservierte Menge separat erkennbar Reservierungen sind analog zur automatischen Lieferfreigabe möglich Reservierungslogik ist kombinierbar mit dem neuen Beleg Entnahmeschein Entnahmeschein als Einzel- oder Sammelentnahmeschein möglich Flexible Bestandsreservierung im Terminraster abgezogen, im Bestand noch sichtbar 4. Methoden flexibler Preisgestaltung Über ein neues Ereignis kann die Positionswert-Berechnung beliebig manipuliert werden o Bei Serviceabrechnungen könnte eine Berechnung über die Dauer der Arbeitszeit erfolgen o Denkbar wäre eine Abbuchung über die Lagereinheit KG während der Verkauf in Stückzahlen berechnet wird o Die Reihenfolge der Rabattberechnung ( (Menge*Preis) Rabatt ) kann geändert werden ( (Menge Rabatt) * Preis ) Bis zu drei Zusatzkosten können global, prozentual oder mengenmäßig berechnet werden (z.b. Legierungszuschlag, Rüstkosten, Programmkosten etc.) Dontenwill GmbH Seite 12 von 19

13 Thema 4: Logistik 1. Kommissionierung mit Entnahmeschein, Warenendkontrolle mit Scanner Anbindung der Scanner über WLAN Für Funkanbindung Modul Individuelle Applikationen erforderlich Der Entnahmeschein basiert auf reservierten Auftragspositionen Optional als Einzelentnahmeschein oder Sammelentnahmeschein möglich Abbuchen des Lagerbestands online durch Scannen der entnommenen Positionen Falsche oder überzählige Artikel werden abgelehnt Automatische Versandfreigabe Lieferscheindruck kann direkt über Scanner aktiviert werden 2. Versandabwicklung Versandmodul für einzelne User erforderlich Erfassung der Versanddaten (Versender, Versandart, Anzahl Pakete, Gewicht etc.) je Versandvorgang Übergabe der Versanddaten an Paketdienst, Spedition möglich Komfortabler Rücktransport der Paketnummern an business express Verschiedene Schnittstellen bereits (DPD, UPS, Schenker, Transoflex) Anzeige der Versandinformationen auf Lieferschein- / Rechnungsdruck Anzeige der Versandinformationen über Umsatzhistorie Versandmodul 3. scannergestützte Lagersteuerung an einem individuellen Anwenderbeispiel Individualapplikation zugeschnitten auf die Bedürfnisse des Kunden Anbindung der Scanner über Funkstationen Online-Buchungsvorgänge für Kommissionierung, Bestandskorrektur, Umlagerung, Inventur Weitere Informationen auf Nachfrage Dontenwill GmbH Seite 13 von 19

14 4. Qualitätssicherung / Wareneingangsmodul Erfassung sämtlicher Wareneingänge (Lieferantensendungen, Beistellungen, Kunden-Retouren, Kunden-Reklamationen, nicht identifizierbare Waren) Automatische Zuordnung der Wareneingänge auf verschiedenen Joblisten Quarantäne im Wareneingang, kein Teil gelangt ohne Kontrolle in die Weiterbearbeitung Prüfungsintervalle und Zuordnung zu QS-Formular auf Artikelebene einstellbar Druck Wareneingangsprotokoll je Jobliste einstellbar Automatisches Buchen auf ein verfügbares Lager je Jobliste einstellbar Gutschrift zur Retoure über Kunden-Retourenlager Rückversand an Lieferant über Lieferanten-Sperrlager Verwaltung von Fehlercodes Wareneingangsmodul Jobliste ohne QS-Prüfung Dontenwill GmbH Seite 14 von 19

15 Zusatzthemen : Serviceabwicklung 1. Wartungs-, Service- und Reparaturaufträge Abwicklung von Reparaturaufträgen über verschiedene Reparaturauftragsarten Zuordnung Reparaturgerät / SerNr auf Auftragskopf- oder -positionsebene möglich Druck der Reparaturinformationen auf alle Belege möglich Ausgefeilte Chargen-/SerNr-Verfolgung und frei definierbare Wartungsbedingungen Lückenlose Historie aller Vorgänge (Verkauf, Service, Reparatur ) auf SerNr Ebene Wechsel zwischen kostenpflichtiger und kostenloser Reparatur bis zur Fakturierung jederzeit möglich (über Änderung der Auftragsart) Geordnete Ein- und Auslagerung von Rücksendungen über Verknüpfung zum Wareneingangsmodul Erstellen von Serviceaufträgen (eigenes Formular) zum Anfordern von Reparaturgeräten (RMA-Management) Beispiel für eine Erfassungsmaske für Serviceaufträge Dontenwill GmbH Seite 15 von 19

16 2. Offline Anbindung von Außendienst- / Servicemitarbeitern Der Außendienstmitarbeiter erhält auf seinem Notebook eine Arbeitsumgebung, die offline, d.h. auch ohne Internetanbindung jederzeit lauffähig ist Struktur- und Datenabgleich (d.h. es werden nicht nur neue Daten abgeglichen, sondern auch jegliche Änderungen der Datenbank- und Rechtestruktur aktualisiert, automatische Updatelogik, Aktualisierung in beide Richtungen) Der Abgleich mit der Zentrale kann prinzipiell auf 3 Wegen erfolgen o Direkte Anbindung des Notebooks an das Firmennetzwerk o Abgleich per o Abgleich über Internetverbindung (vorzugsweise DSL-Verbindung) Die Administration erfolgt in der Zentrale. Hier wird entschieden, welche Daten (Kunden, Artikel, Lieferanten, Vorgänge etc.) der jeweilige Mitarbeiter überhaupt erhalten soll und welcher er bearbeiten darf. Außendienstmodul - Kommunikationseinstellungen Dontenwill GmbH Seite 16 von 19

17 Zusatzthemen : FIBU 1. Teil- und Ratenzahlungen Eingabe der geplanten Raten- bzw. Teilzahlungen bei der Buchungserfassung oder im OP. 2. Buchungen löschen Funktion "Buchungen löschen" kann in lokalen Parametern je User, Buchungsart und Zeitraum freigegeben werden. Dontenwill GmbH Seite 17 von 19

18 3. Periodenübergreifendes Buchen für Debitoren- und Kreditorenrechnungen Vorarbeiten: o Definition eines Transferkontos für Periodenübergreifendes Buchen o Eintrag des Transferkontos in Sollkonto im Kontenstamm Verteilung der Erlöse/Kosten über Splitbuchung 4. Neuordnung Kontenrahmen Bietet die Möglichkeit Sachkonten- bzw. Kostenstellennummern zu ändern. Dontenwill GmbH Seite 18 von 19

19 5. Auslandszahlungsverkehr Elektronische Überweisungen im EU-Raum mittels DTAZV-Format Einrichtung in Zahlungsarten Dontenwill GmbH Seite 19 von 19

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