Seminarunterlage Nr

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1 Seminarunterlage Nr LOHN Jahreswechsel 2012/2013 Autor: Anja Stein Stand: Inhalt 1 Vorwort Das Wichtigste zum Jahreswechsel 2012/ Rechtliche Änderungen Steuerrechtliche Änderungen Sozialversicherungsrechtliche Änderungen Neue Regelungen für Minijobs und Gleitzone Qualifizierter Meldedialog Neue Bemessungsgrenzen Neue Personengruppe Allgemein rechtliche Änderungen E-Bilanz Hinweise zur neuen Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) Weiterentwicklungen Weiterentwicklungen LOHN Basis Neue Auswertung»Hinweise zur Abrechnung« Kalendererfassung Protokollierung des Beitragsnachweises im DEÜV-Protokoll Korrigierter Beitragsnachweis Vortrag Beitragsdifferenz in der Mandanten-KK Lohnkonto-Vorträge Abrechnung Versorgungsbezugsempfänger Erweiterung der Teillohn-Berechnung Weiterentwicklungen LOHN Zusatzmodul Neue Formulare im Bescheinigungswesen KUG Stundenlohn Sonderfälle Häufige Fragen zum Jahreswechsel... 39

2 Seite 2 LOHN - Jahreswechsel 2012/ Vorwort Mit dem Online-Seminar»Lohn Jahreswechsel 2012 / 2013«möchten wir Ihnen das notwendige Know-how vermitteln, um den Jahreswechsel sicher und fehlerfrei durchführen zu können. Das Seminar orientiert sich nach der Vorgehensweise in der Praxis und gliedert sich wie folgt: Das Wichtigste zum Jahreswechsel 2012 / 2013 Steuerrechtliche Änderungen Sozialversicherungsrechtliche Änderungen Allgemein rechtliche Änderungen Weiterentwicklungen Abwicklung von Sonderfällen Hinweis: Zusätzlich zum Online-Seminar sollten auf alle Fälle nach Installation der Version 2013 die Versions-Infos von jedem Anwender genau zur Kenntnis genommen werden.

3 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite 3 2 Das Wichtigste zum Jahreswechsel 2012/2013 Das»Wichtigste zum Jahreswechsel«gibt einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben und Informationen zum Jahreswechsel im Allgemeinen und speziell zum Jahreswechsel 2012/2013. Thema Datenbankupdate nach Installation der Jahresversion 2013 Aktion Nach der Installation der neuen Programmversion wird beim erstmaligen starten eines jeden Mandanten ein Datenbank-Update durchgeführt. Dieses ist aufgrund der zahlreichen neuen Erfassungsfelder, die die gesetzlichen Änderungen erforderlich machen, notwendig. Brechen Sie diesen Vorgang auf keinen Fall ab! Monatsabschluss Dezember 2012 Der Monatsabschluss Dezember kann erst dann durchgeführt werden, wenn Sie mindestens die Januar-DVD mit der Artikelnummer installiert haben. Jahresmeldungen Die Jahresmeldungen für 2012 werden erst bei der Monatsberechnung Januar 2013 erzeugt und können anschließend wie gewohnt bereitgestellt und übermittelt werden. Nach der Monatsberechnung stehen die Jahresmeldungen in den Allgemeinen Auswertungen / Jahresordner 2012 / Jahresmeldungen zur Ansicht zur Verfügung.

4 Seite 4 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Thema Aktion Exkurs: Erfolgt durch einen Märzklausel-Fall oder eine Nachberechnung für das Vorjahr eine Stornierung der bereits übermittelten Jahresmeldungen, so finden Sie die stornierte und neu erzeugte Jahresmeldung unter»allgemeine Auswertungen 2013 Monat Meldungen«. LSt-Bescheinigungen für das Jahr 2012 Die LSt-Bescheinigungen können im Januar 2013 wie folgt bereitgestellt werden:»transfer Bereitstellen LSt-Bescheinigungen Vorjahr«Versand: DELFIN Bearbeitung / Bereitgestellte Daten / LSt-Bescheinigung Rückübertragung nach ca. 5 Tagen: DELFIN Gesendete Daten / Schaltfläche: Daten rückübertragen. Druck der LSt-Bescheinigung mit Transferticket: DELFIN: Bearbeitung -> Rückübertragene Daten -> LSt-Bescheinigung NEU: Die LSt-Bescheinigungen können jetzt auch in LOHN in den Allgemeinen Auswertungen angesehen und gedruckt werden. Die Aushändigung an den Arbeitnehmer sollte aber erst nach erfolgreicher Rückübertragung erfolgen. Gesetzlicher Abgabetermin für die Übermittlung der LSt-Bescheinigungen 2012 ist der Beachten Sie bitte, dass Lohnsteuer-Bescheinigungen für das Kalenderjahr 2011 ab dem nicht mehr an die Finanzverwaltung übermittelt werden können!

5 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite 5 Thema Erstellung Lohnnachweis für die Berufsgenossenschaft Aktion Obwohl die Entgelte der Arbeitnehmer bereits mit den Entgeltmeldungen an die Sozialversicherung übermittelt werden, wurde die elektronische Übermittlung der Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaften auf 2015 verschoben. Der jährliche Lohnnachweis 2012 für die Berufsgenossenschaft ist deshalb weiterhin manuell auszufüllen. TIPP: Als Ausfüllhilfe steht Ihnen in den Allgemeinen Auswertungen im Monat Dezember die Berufsgenossenschaftsliste mit den kumulierten Werten für 2012 zur Verfügung. TIPP: Seit werden Sozialversicherungsmeldungen, die eine falsche Mitgliedsnummer der Berufsgenossenschaft enthalten, von den Krankenkassen nicht mehr angenommen. Gleichen Sie daher bei allen Mandanten die hinterlegte BG- Mitgliedsnummer mit dem letzten vorliegenden Lohnnachweis der Berufsgenossenschaft ab.»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Programmdaten 2 Mitgliedsnr.-Arbeitgeber«Prüfung Versicherungs-Pflicht Prüfen Sie, ob sich bei den Mitarbeitern Änderungen im Versicherungsverhältnis durch Über- bzw. Unterschreiten der Versicherungspflicht ergeben. Zur Prüfung verwenden Sie einfach die Verdienstbescheinigung auf der Brutto- Netto-Abrechnung Dezember Ausschlaggebend ist die Jahresarbeitsentgeltgrenze in Höhe von ,00 im Jahr Bei Überschreitung der Jahresentgeltgrenze prüfen Sie bei noch nicht freiwillig/privat versicherten Arbeitnehmern, ob die Jahresarbeitsentgeltgrenze für 2013 in Höhe von ,00 Euro voraussichtlich ebenfalls überschritten wird. Ist das der Fall, fällt der Arbeitnehmer ab 2013 aus der gesetzlichen Pflichtversicherung. Prüfung der Gesamtbeiträge und des Basistarifs bei privater KV/PV Prüfen Sie, ob bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern die Gesamtbeiträge zur Berechnung des Arbeitgeberzuschusses und die erfassten Basistarife zur Berücksichtigung bei der Steuer noch korrekt sind.»stammdaten I Personaldaten I Register: SV I»KV Gesamtbeitrag«und»PV Gesamtbeitrag Stammdaten I Personaldaten I Register: SV I»KV Basistarif«und»PV Basistarif«

6 Seite 6 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Thema Prüfung Umlageversicherung Aktion Prüfen Sie, ob sich auf Grund einer geänderten Mitarbeiterzahl eine Änderung der Umlagepflicht ergibt. (Exkurs: Bis 30 Arbeitnehmer ist der Mandant/Firma U1 und U2 pflichtig).»stammdaten I Mandanten-Programmdaten I Register: Programmdaten 2 I SV- Umlage«Nähere Informationen zur Ermittlung der Arbeitnehmerzahl entnehmen Sie bitte dem Info für Anwender» Umlageverfahren ab «. Prüfung LSt-Anmeldezeitraum Prüfen Sie, ob sich der Anmeldezeitraum der Lohnsteuer aufgrund der im Vorjahr abgeführten Lohnsteuer ändert. Grenzen Lohnsteuer 2013: Bis 1.000,00 Euro jährliche Lohnsteuer-Anmeldung 1.000,00 Euro bis 4.000,00 Euro vierteljährliche Lohnsteuer-Anmeldung Über 4.000,00 Euro monatliche Lohnsteuer-Anmeldung»Stammdaten I Mandanten-Programmdaten I Register: Programmdaten 1 I Finanzamt«Prüfung Sachbezugswerte 2013 für Verpflegung Die anzusetzenden Sachbezugswerte für Verpflegung betragen 2013 monatlich: 224 EUR (2012: 219 EUR) Wird Verpflegung teilweise zur Verfügung gestellt, sind - für Frühstück: 48 EUR - für Mittagessen: 88 EUR - für Abendessen: 88 EUR anzusetzen.

7 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite 7 3 Rechtliche Änderungen 3.1 Steuerrechtliche Änderungen Thema Programmablaufplan 2013 Beschreibung/ Aktion Der vom Bundesfinanzministerium für das Jahr 2013 veröffentlichte Programmablaufplan für die maschinelle Berechnung der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und der Kirchenlohnsteuer wurde in AGENDA LOHN integriert. Eckwerte der Steuerberechnung 2013: Grundfreibetrag: 8.004,00 / ,00 (verheiratet) Kinderfreibetrag: 7.008,00 pro Kind Eingangssteuersatz: 14,0 % Spitzensteuersatz: 42,0 % mit Reichensteuer: 45% ab ,00 / ,00 (verheiratet) Achtung: Trotz unveränderter tariflicher Eckwerte können sich die Lohnsteuerabzugsbeträge gegenüber dem Vorjahr verändern! Für die Berechnung des Lohnsteuerabzugsbetrages werden bereits seit 2010 durch das Bürgerentlastungsgesetz die tatsächlichen Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung berücksichtigt. Wichtiger Hinweis: Das Gesetz zur Anhebung des Grundfreibetrages ab 2013 (Erhöhung um 126,00 auf 8.130,00 ) sowie zur Absenkung der kalten Progression wurde vom Gesetzgeber in 2012 nicht mehr verabschiedet. Es ist davon auszugehen, dass dies in den ersten Monaten des Jahres 2013 der Fall sein wird. Gegebenenfalls ist eine rückwirkende Korrektur der Lohnsteuer ab Januar 2013 durchzuführen. ELStAM Seit dem ist es möglich, die Lohnsteuerabzugsmerkmale im elektronischen Verfahren (ELStAM) für die Lohnabrechnung ab 2013 abzurufen. Bei einem gleichzeitigen Einstieg aller Arbeitgeber ab Januar 2013 befürchtet die Finanzverwaltung allerdings technische und organisatorische Probleme. Deshalb räumt der Gesetzgeber den Arbeitgebern das Jahr 2013 als Einführungszeitraum ein. Sie sind verpflichtet, spätestens ab Dezember 2013 die ELStAM erstmalig abzurufen. Umsetzung in LOHN Das ELStAM-Verfahren wird Ihnen im ersten halben Jahr 2013 zur Verfügung stehen. Sie werden für jeden Mandanten frei entscheiden können, wann Sie mit dem ELStAM-Verfahren starten. Zur Dezember-Abrechnung 2013 wird das Verfahren automatisch von LOHN aktiviert, sofern Sie keinen früheren Zeitpunkt festgelegt haben. Bis zur Aktivierung des ELStAM-Verfahrens (Abrechnung mit Papierbescheinigung): Gemäß dem BMF-Schreiben vom sind die Eintragungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuerabzugsmerkmale, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Faktor) auf der

8 Seite 8 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Thema Beschreibung/ Aktion Lohnsteuerkarte 2010 oder der Ersatzbescheinigung 2011, 2012, 2013 weiterhin gültig. Link zum BMF-Schreiben vom erarten/lohnsteuer/ elstamstartschreiben.pdf? blob=publicationfile&v=1 Übernahme der Freibeträge aus 2012 ins Jahr 2013 Die Freibeträge aus dem Jahr 2012 werden daher beim Monatsabschluss Dezember 2012 in das Jahr 2013 übernommen. Freibeträge, die in 2012 nur für einen Teilzeitraum galten, sind für das Jahr 2013 entsprechend umzurechnen. Ist auf der Ersatzbescheinigung 2012 ein Jahresfreibetrag mit einem Gültigkeitsbeginn 1. Februar 2012 oder später eingetragen und auf weniger als 12 Monate verteilt worden, muss der weiterhin zu berücksichtigenden Jahresfreibetrag für den Lohnsteuerabzug 2013 auf das gesamte Kalenderjahr aufgeteilt werden: Beispiel: Jahresfreibetrag 2012: , gültig ab = Monatsfreibetrag (1/6) Jahresfreibetrag 2013: , gültig ab = Monatsfreibetrag (1/12) AGENDA LOHN führt die Aufteilung der Freibeträge mit dem Monatsabschluss Dezember 2012 automatisch für Sie durch. Alle Arbeitnehmer, deren Freibeträge automatisch übernommen wurden, werden in einer Meldung aufgelistet. Vereinfachungsregelung für Auszubildende gelten in 2013 weiter Für unbeschränkt einkommensteuerpflichtige, ledige Arbeitnehmer, die ab dem Kalenderjahr 2013 ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen, gilt weiterhin folgende Sonderregelung solange das Papierverfahren angewendet wird: Der Arbeitgeber kann ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung 2010/2011/2012 des Finanzamtes den Lohnsteuerabzug nach der Steuerklasse I vornehmen. Der Arbeitnehmer muss zusätzlich Angaben über seine Konfessionszugehörigkeit bei seinem Arbeitgeber machen. Auszubildende die ihre Ausbildung bereits in 2011oder 2012 begonnen haben und von der Sonderregelung Gebrauch gemacht haben, müssen ihrem Arbeitgeber eine schriftliche Bestätigung vorlegen, dass sich an ihren Verhältnissen nichts geändert hat. Nur dann darf dieser den Lohnsteuerabzug mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen von 2011 bzw weiter vornehmen. Wir haben für Sie ein formloses Schreiben für Azubis ins Bescheinigungswesen integriert:»auswertungen Bescheinigungswesen I Formulare ohne Assistent aufrufen Bestätigung Azubis ohne LSt-Karte Wichtig für Sie: Weitere Besonderheiten, die bei der Berücksichtigung der Lohnsteuerabzugsmerkmale für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu beachten sind, lesen Sie bitte in unserem Merkblatt»Hinweise für Arbeitnehmer zum Lohnsteuerabzug 2013«.»Auswertungen Allgemeine Auswertungen I Schaltfläche: Hinweise für

9 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite 9 Thema Beschreibung/ Aktion Arbeitnehmer zum Lohnsteuerabzug 2013«Diese Hinweise können Sie den Arbeitnehmern ausgedruckt der Lohnabrechnung beifügen. Ab Aktivierung des ELStAM-Verfahrens: Die Einträge auf den Papierbescheinigungen für Kinder über 18 Jahre, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag und Faktor gelten nur bis zum erstmaligen elektronischen Abruf. Bitte beachten Sie deshalb nachfolgende Hinweise! Sie ersparen sich so zahlreiche Rückfragen durch Ihre Mandanten bzw. Mitarbeiter. Auch vermeiden Sie Nachberechnungen. 1. Hinweis: LSt-Ermäßigungsantrag 2013 stellen Ab Aktivierung des ELStAM-Verfahrens verlieren die Einträge auf den Papierbescheinigungen ihre Gültigkeit. Informieren Sie daher alle Mitarbeiter, bei denen aktuell ein Kinderfreibetrag für Kinder über 18 Jahre, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag oder Faktor in den Personaldaten hinterlegt ist, da dann für das Jahr 2013 zwingend ein Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung zu stellen ist. 2. Hinweis: Gespeicherte ELStAM einsehen (für Mitarbeiter) Derzeit ist nicht geklärt, welche Änderungen seit der Ausgabe der Lohnsteuerkarte 2010 in das elektronische Verfahren eingepflegt wurden. Deshalb sollten Mitarbeiter, bei denen sich seit 2010 Änderungen hinsichtlich der Steuerklasse, Kirchensteuerabzugsmerkmal oder Freibeträge für Kinder ergaben, die aktuell gespeicherten ELStAM-Daten bei ihrem zuständigen Finanzamt abfragen. Die Abfrage der aktuell gespeicherten Lohnsteuerabzugsmerkmale kann mit diesem Formular durchgeführt werden: ELStAM-Antrag ( Hinweis zum Formular:»Ich beantrage, mir meine aktuellen ELStAM-Daten mitzuteilen«wurde von AGENDA bereits vorbelegt (Rubrik C). Bei eventuellen Abweichungen verfügen Sie somit noch über ausreichend Zeit, um entsprechend zu reagieren. Der Ausdruck der Lohnabrechnung ist ab Januar 2013 mit einem entsprechenden Hinweis versehen, ob die Lohnsteuerabzugs-Merkmalen nach dem bisherigen Papierverfahren oder ELStAM angewendet wurden. Authentifizierte LSt- Anmeldung versenden Die elektronische Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldungen an die Finanzverwaltung sollte ab dem nur noch mit elektronischem Zertifikat (Authentifizierung) möglich. (Übergangsregelung bis ) Für die Übermittlung in DELFIN benötigen Sie für den authentifizierten Versand ein Software-Zertifikat. Sollten Sie noch kein Software-Zertifikat besitzen, erhalten Sie

10 Seite 10 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Thema Beschreibung/ Aktion dieses bei der Registrierung beim ElsterOnline-Portal der Finanzverwaltung. Eine detaillierte Beschreibung zum Registrierungsvorgang finden Sie im Info für Anwender Nr "Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten an die Finanzverwaltung" über "ARBEITSPLATZ: Hilfe Infos für Anwender". Zertifikat hinterlegen Stammdaten Mandanten-Adressdaten! Handlungsbedarf Anwender! LSt-Bescheinigung neue Zeile Arbeitnehmer, die in der Krankenversicherung beitragsfrei (darunter fallen auch geringfügig Beschäftigte mit Beitragsgruppe»6«in der KV) und lohnsteuerbescheinigungspflichtig (Steuerklasse 1-6) abgerechnet werden, ist in Zeile»28 - Nachgewiesene Beiträge zur privaten Krankenversicherung und Pflege- Pflichtversicherung«die Vorsorgepauschale auszuweisen. LOHN berücksichtigt das automatisch und steuert die Beträge in die Lohnsteuer- Bescheinigung 2013 ein. 3.2 Sozialversicherungsrechtliche Änderungen Neue Regelungen für Minijobs und Gleitzone Thema Geringfügig Beschäftigte ab Januar 2013 Aktion / Beschreibung Ab wird die Geringfügigkeitsgrenze von 400,00 auf 450,00 angehoben. Einführung der Rentenversicherungspflicht bei geringfügig Beschäftigten Bislang sind geringfügig Beschäftigte in der Rentenversicherung versicherungsfrei. Arbeitnehmer haben aber die Möglichkeit, auf die RV-Freiheit zu verzichten (»Opt-in«). Für alle ab dem beginnenden Beschäftigungen besteht grundsätzlich RV- Pflicht. Das heißt, in der Beitragsgruppe muss im Bereich der RV der Schlüssel»1«gewählt werden. Der Arbeitnehmer hat jedoch die Möglichkeit, durch Abgabe einer schriftlichen Erklärung beim Arbeitgeber, von der RV-Pflicht befreit zu werden (»Opt-out«).

11 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite 11 Thema! Handlungsbedarf Anwender! Aktion / Beschreibung Im Bescheinigungswesen werden wir Ihnen ein entsprechendes Formular zur Befreiung zur Verfügung stellen.»auswertungen Bescheinigungswesen Formulare ohne Assistent aufrufen Befreiung RV-Pflicht bei Minijobbern«Für»Aufstocker«erhöht sich die Mindestbeitrags-Bemessungsgrundlage von 155,00 auf 175,00. Der pauschale Arbeitgeberanteil zur RV bleibt bei 15,0 %, zur KV bei 13 %. Übergangsregelung für bestehende Beschäftigungsverhältnisse Entgelt bis 400,00 Für Beschäftigungsverhältnisse, die bereits vor dem 1. Januar 2013 bestanden haben ändert sich nichts. Sie bleiben als geringfügige Beschäftigung rentenversicherungsfrei.! Handlungsbedarf Anwender! Ausnahme für Entgelterhöhung bei Minijobs: Bei einer Entgelterhöhung in einer vor dem beginnenden geringfügigen Beschäftigung auf ein Entgelt von mehr als 400,00 EUR von bis zu max. 450 EUR werden die ab 1. Januar 2013 geltenden Regelungen angewandt. -> Versicherungsfreiheit in der KV/AV/PV -> Versicherungspflicht in der RV In der Rentenversicherung besteht jedoch die Möglichkeit der Befreiung (Opt-out). Siehe Befreiungsantrag zur Abgabe beim Arbeitgeber im Bescheinigungswesen:»Auswertungen Bescheinigungswesen Formulare ohne Assistent aufrufen Befreiung RV-Pflicht bei Minijobbern«Erfassen Sie das Datum des Befreiungsantrages im neuen Erfassungsfeld in den Personaldaten:»Stammdaten Personaldaten Register:»Meldewesen«Befreiungsantrag von der RV-Pflicht liegt vor«. Ab Datum: Meldepflichten bei Minijobbern bei Entgelterhöhung: LOHN erstellt in Abhängigkeit des erfassten Datums zum Monatsletzten des Vormonats eine Abmeldung mit Grund 33 und eine Anmeldung zum ersten des Folgemonats mit Grund 13. (Erfolgt die Ummeldung zum / entfällt die Jahresmeldung!)

12 Seite 12 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Thema Aktion / Beschreibung Entgelt von 400,01 bis 450,00 : RV: Für bisher RV-pflichtige AN mit einem Arbeitsentgelt zwischen 400,01 und 450,00 (Gleitzone) bleibt die RV-Pflicht bestehen, ohne dass eine Befreiungsmöglichkeit vorgesehen wäre. KV/PV/AV: Für Beschäftigungsverhältnisse mit einem Entgelt zwischen 400,01 und 450,00 bleibt es bis längstens 31. Dezember 2014 bei der Versicherungspflicht in der KV/PV/AV. In dieser Zeit bleibt es auch bei der alten Gleitzonenregelung und der damit verbundenen Beitragslastverteilung. Gleitzone ab dem Die Gleitzonengrenze gilt ab dem ab einem Entgelt von 450,01 bis zu 850,00. Übergangsregelung bis : Für bereits bestehende Beschäftigungen (Eintritt vor dem ) mit einem Entgelt zwischen 800,01 und 850,00 bleibt es dabei, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Beiträge teilen. Der Beschäftigte hat aber die Möglichkeit, die Anwendung der neuen Gleitzonenregelung beim Arbeitgeber zu wählen. Aktivieren Sie in diesem Fall das neue Kontrollkästchen in den Personaldaten:»Stammdaten Personaldaten Register:»SV«Gleitzone bei Arbeitnehmern mit Eintritt vor dem «Für neu begründete Beschäftigungen in der Gleitzone mit einem Eintrittsdatum ab dem wendet LOHN automatisch die neue Gleitzonenformel bis zu einem Entgelt von 850,00 EUR an. Für bereits bestehende Beschäftigungen in der Gleitzone mit einem Eintritt vor dem wird bei einem Entgelt zwischen 400,01 und 450,00 weiterhin die»alte«gleitzonenformel angewendet. Bei Entgelten zwischen 450,01 und 800,00 die neue Gleitzonenformel. Sozialausgleich Der Sozialausgleich soll verhindern, dass einkommensschwache Versicherte durch die Zahlung des Zusatzbeitrages finanziell überfordert werden. Bei der Berechnung ist dabei nicht der kassenindividuelle Zusatzbeitrag, der gegebenenfalls vom abgerechneten Arbeitnehmer zu tragen ist zur Prüfung heranzuziehen, sondern der von der Bundesregierung festgelegte durchschnittliche Zusatzbeitrag. Er ermittelt sich aus den für alle Krankenkassen zu erwartenden Einnahmen für das kommende Jahr und den dagegen stehenden zu erwartenden Ausgaben.

13 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite 13 Thema Aktion / Beschreibung Aufgrund des Einnahmeüberschusses aus 2011 und 2012 und der zu erwartenden Mehreinnahmen in 2013 wurde der durchschnittliche Zusatzbeitrag für 2013 auf 0,00 Euro festgelegt. Ein Sozialausgleich ist daher auch für 2013 nicht durchzuführen. Der Sozialausgleich hat daher in 2013 keine Auswirkung auf die Berechnung der KV- Beiträge! Qualifizierter Meldedialog Thema GKV-Monatsmeldung Aktion / Beschreibung Für mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer in der Gleitzone ist ab Januar 2013 mit der Monatsmeldung zusätzlich das»regelmäßige Jahresentgelt«anzugeben. Dieses ist vom Arbeitgeber manuell unter Berücksichtigung von Einmalbezügen zu errechnen. Ab der Lohnperiode Januar 2013 gibt es dafür ein neues Erfassungsfeld in den Personaldaten.»Stammdaten Personaldaten Register: Meldedialog«! Handlungsbedarf Anwender! Das regelmäßige Arbeitsentgelt ermitteln Sie wie folgt: Beispiel: Eintritt Arbeitnehmer am Teilentgelt Januar 2013 (9 Tage): 188,71 Weihnachtsgeld im November: 500,00 Laufendes Entgelt: (188,71 : 9 Tage) x 31 Tage x 12 Monate = 7.800,00 Weihnachtsgeld: 500,00 Regelmäßiges Jahresentgelt: 8.300,00 Entgelterhöhungen sind beim»regelmäßigen Jahresentgelt«ab dem Zeitpunkt der Erhöhung zu berücksichtigen. Bei monatlich schwankenden Bezügen (Stundenlöhnern) ist bei der Hochrechnung von einem durchschnittlichen Monatsverdienst auszugehen. Wichtig: Bei der Ermittlung des regelmäßigen Jahresentgeltes ist nur das von Ihnen abgerechnete Beschäftigungsverhältnis heranzuziehen. Fremdverdienste bei anderen Arbeitgebern bleiben außer Ansatz!

14 Seite 14 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Thema Rückmeldung der Gesamtentgelte für mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer in der Gleitzone Aktion / Beschreibung Mit der Rückmeldung der Krankenkasse wird künftig dem Hauptarbeitgeber die Berechnungsmethode zur Arbeitslosenversicherung bei Anwendung der Gleitzone mitgeteilt. Folgende Varianten sind möglich: Variante A: Die Beiträge werden nach den besonderen Vorschriften der Gleitzone berechnet. Bei der Arbeitslosenversicherung werden dabei nur die eigenen Entgelte herangezogen (Ohne Fremdverdienst!) Beispiel: Der Arbeitnehmer hat neben der Hauptbeschäftigung eine weitere Beschäftigung. Die Summe der Entgelte aus beiden Beschäftigungen ist innerhalb der Gleitzone. Die weitere Beschäftigung wird AV-frei abgerechnet und daher nur für die AV nicht mit der sv-rechtlichen Hauptbeschäftigung zusammengerechnet. In diesem Fall gilt zwar in allen Zweigen der SV die Gleitzone, in der AV werden aber zur Ermittlung des reduzierten Gleitzonenentgeltes nur die eigenen Entgelte (ohne Fremdverdienst!) berücksichtigt Variante B: Die Beiträge werden nicht nach den besonderen Vorschriften der Gleitzone berechnet. Bei der Arbeitslosenversicherung werden dabei nur die eigenen Entgelte herangezogen (Ohne Fremdverdienst!) Beispiel: Der Arbeitnehmer hat mehrere Beschäftigungen. Nach Zusammenrechnung dieser überschreitet er die Gleitzone. Bis auf die Hauptbeschäftigung werden aber alle anderen Beschäftigungen AV-frei abgerechnet. Eine Zusammenrechnung der Entgelte für die AV entfällt daher. Bleibt der Arbeitnehmer für die AV innerhalb der Gleitzone, wir das reduzierte Gleitzonenentgelt nur mit dem eigenen Entgelt (ohne Fremdverdienst!) zur Ermittlung der AV berücksichtigt. Nach welcher Variante die Gleitzone gerechnet wird, erkennt LOHN automatisch am rückübermittelten Kennzeichen der Krankenkasse. Dieses wird im Personalstamm angezeigt:»stammdaten Personaldaten Register:»Meldedialog«Gleitzonenberechnung bei Mehrfachbeschäftigung gemäß Rückmeldung Krankenkasse«

15 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite Neue Bemessungsgrenzen Für das Jahr 2013 gelten folgende sozialversicherungsrechtliche Rechengrößen. Diese sind bereits in LOHN für Sie angelegt und müssen nicht von Ihnen gepflegt werden: Die Beitragssätze in der Kranken-, Renten-, Arbeitslosen und Pflegeversicherung wurden ab dem wie folgt festgesetzt: Bis Ab Krankenversicherung Allgemein: 15,5% Ermäßigt: 14,9% Allgemein: 15,5% Ermäßigt: 14,9% Rentenversicherung 19,6 % 18,9 % Arbeitslosenversicherung 3,0 % 3,0 % Pflegeversicherung 1,95 % 2,05 % Insolvenzgeldumlage 0,04 % 0,15 % Gleitzonenfaktor 0,7491 0,7605 % Die fett hervorgehobenen Werte haben sich im Vergleich zum Vorjahr verändert. Beitragsbemessungsgrenzen: West Ost Monat Jahr Monat Jahr BMG RV/AV 4.800, , , , , ,00 BMG KV/PV 3.825, , , ,00 Geringfügigkeitsgrenze Geringverdienergrenze Jahresarbeitsentgeltgrenze 400,00 450,00 325,00 325, , , , ,00 Bezugsgröße 2.240, , , , , ,00

16 Seite 16 LOHN - Jahreswechsel 2012/ Neue Personengruppe 124 Die Personengruppe 124 ist ausschließlich für Heimarbeiter anzuwenden, die keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung haben. Die Kalenderschlüssel: 001 Krankheit mit Lohnfortzahlung 040 Krankheit mit Lohnfortzahlung (Arbeitsunfall/Berufskrankheit) 041 Krankheit mit Lohnfortzahlung (Schädigung durch Dritte) 042 Krankheit mit Lohnfortzahlung (Zweiterkrankung) dürfen daher im Kalender nicht erfasst werden. Sollten Sie Heimarbeiter abrechnen, die Anspruch auf Lohnfortzahlung haben, ist die Personengruppe 124 nicht anzuwenden! Bitte kontaktieren Sie für die Anwendung der korrekten Personengruppe, die für den Mitarbeiter zuständige Krankenkasse. Definition Heimarbeiter: Wer Heimarbeiter ist, bestimmt sich nach 2 Abs. 1 des Heimarbeitsgesetzes. Heimarbeiter werden nach Rechtsprechung und Verwaltungsübung lohnsteuerlich allgemein als Arbeitnehmer angesehen. Die Abgrenzung von den Hausgewerbetreibenden ist schwierig, weil sowohl die Hausgewerbetreibenden wie die Heimarbeiter in eigener Wohnung oder Betriebsstätte im Auftrag und für Rechnung von Gewerbetreibenden unter eigener Handarbeit Waren herstellen oder bearbeiten und dabei wesentlich am einzelnen Stück mitarbeiten. Auch sind beide sozialversicherungspflichtig. Es wurde deshalb durch die Rechtsprechung bisher auf das Gesamtbild der typischen Verhältnisse des betreffenden Wirtschaftszweiges abgestellt, das in der Mehrzahl der Fälle den Ausschlag für die Annahme eines Dienstverhältnisses gab. In dem Urteil vom (BStBl III S. 37) hat der Bundesfinanzhof in der Urteilsbegründung ausgesprochen, dass Heimarbeiter»in der Regel selbständig«tätig seien. Da in diesem und einigen nicht veröffentlichten anderen Urteilen des Bundesfinanzhofs besondere Verhältnisse vorlagen, die nicht ohne weiteres auf die Gesamtheit der Heimarbeiter übertragen werden können, wird weiterhin von dem Grundsatz ausgegangen, dass Heimarbeiter im Allgemeinen nichtselbständig und damit lohnsteuerpflichtig sind (R 15.1 Abs. 2 EStR). Zu den Heimarbeitern gehören auch die Büroheimarbeiter (Stenotypistinnen, Phonotypistinnen, Buchhalterinnen u. a.). 3.3 Allgemein rechtliche Änderungen E-Bilanz Thema E-Bilanz und Bruttolohn- Verbuchung Aktion / Beschreibung Die Jahresabschlüsse für das Jahr 2013 sind zwingend elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Somit sollte die Buchungsliste aus LOHN ab Januar 2013 den Vorgaben der»e-bilanz«entsprechen.

17 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite 17 Thema Neue Lohnarten Aktion / Beschreibung In der E-Bilanz sind die Vergütungen von Gesellschafter Geschäftsführern (GmbH), Vergütungen von angestellten Mitunternehmern (Personengesellschaften) und die Vergütungen von Geringfügig Beschäftigten (Mini-Jobber) gesondert auszuweisen. Deshalb gibt es ab Januar 2013 folgende neue Lohnarten: Lohnart Bezeichnung Fibu-Kto. SKR 03 Fibu-Kto. SKR 04 Fibu-Kto. SKR 70 Fibu-Kto. SKR 80 Fibu-Kto. SKR Geschäftsführer-Ges Vergütung Mitunternehmer 0023 Aushilfslohn (Minijob) ! Handlungsbedarf! Individuelle Verrechnungskonten! Handlungsbedarf! Bitte erfassen Sie bei allen GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführen, Mitunternehmern von Personengesellschaften und Mini-Jobbern die Vergütungen mit den neuen Lohnarten. Falls Sie in den Mandanten-Krankenkassen individuelle Verbindlichkeitskonten hinterlegt haben, so überprüfen Sie, ob die von Ihnen vergebenen Kontonummern in den folgenden Bereichen liegen. SKR Kontenbereich für E-BILANZ ; ; 1759; ; ; ; ; Hinweise zur neuen Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) Thema Neue Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) und LOHN Allgemein Aktion / Beschreibung Das Thema»StBVV«ist für Sie nur relevant, wenn Sie die Lohnbuchhaltung gegenüber Ihren Mandanten auf Basis von Gegenstandswerten oder nach Zeitgebühr abrechnen. Mit der neuen StBVV wurden die Betragsrahmengebühren für die Lohnbuchhaltung sowie für die Zeitgebühr erhöht. Vergleich StBGebV und StBVV

18 Seite 18 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Thema Gültigkeit der StBVV Empfohlene Vorgehensweise Aktion / Beschreibung Die StBVV ist mit der Veröffentlichung im Bundessteuerblatt am in Kraft getreten. Grundsätzlich gilt, dass nur Aufträge die nach dem erteilt wurden, nach der StBVV abgerechnet werden dürfen. Um den manuellen Aufwand möglichst gering zu halten und um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, empfehlen wir die im Folgenden beschriebene Vorgehensweise: Schritt 1 Aktualisierung der bestehenden Mandantenvereinbarungen! Handlungsbedarf! Überprüfen Sie die Verträge bzw. Vereinbarungen mit Ihren Mandanten und erstellen Sie gegebenenfalls neue Vereinbarungen auf Basis der neuen StBVV. Sinnvoll wäre es, bei allen Mandanten ein einheitliches, in der Zukunft liegendes Datum zu wählen (z. B ). Schritt 2 Umstellung auf die StBVV Bei Erreichen des vereinbarten Datums ändern Sie die gesetzliche Grundlage in HONORAR auf»stbvv«.»stammdaten Belegparameter«Zudem sollte in den Standard-Kopftexten der Eintrag»StBGebV«in»StBVV«geändert werden.»agenda-honorar Stammdaten Kopftexte«Schritt 3 Rechnungsstellung nach»stbvv«falls Sie nicht mit den von AGENDA vorbelegten Standardwerten (siehe Tabelle oben) abrechnen wollen, können diese unter»agenda-honorar Stammdaten Gebührenkatalog«angepasst werden. Hinweis: Wir empfehlen, dass nach der Umstellung auf die StBVV alle Rechnungen neu erstellt werden. Das Kopieren von Rechnungen aus Vorperioden ist zwar möglich, wenn diese auf Basis der StBGebV erstellt wurden. Es muss jedoch jede Rechnungsposition manuell auf die neuen Gebühren angepasst werden.

19 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite 19 4 Weiterentwicklungen Wie wir Ihnen schon mitgeteilt haben, wurde das Berechnungsmodul von AGENDA LOHN vollkommen neu entwickelt. Diese Neuprogrammierung war erforderlich, um für zukünftige gesetzliche und technologische Entwicklungen optimal vorbereitet zu sein, und natürlich auch, um Ihre Verbesserungsvorschläge zukünftig zeitnaher umsetzen zu können. Durch die Optimierung sind schon jetzt sehr viele häufig verwendete Funktionen und Programmteile leichter und intuitiv bedienbarer. Bestimmte Fälle, wie Korrekturen von Fehlzeiten, können Sie nun schnell und unkompliziert abwickeln. Leider hat diese Neuentwicklung auch bei dem einen oder anderen Anwender zu Fehlern geführt. Dies hat auch zusätzlich zu den erheblichen Engpässen an der Hotline beigetragen. Trotzdem war die Entscheidung der Neuentwicklung richtig und auch der Zeitpunkt der Umstellung bei Ihnen. Sie werden sehen, dass vieles jetzt einfacher zu handhaben ist. 4.1 Weiterentwicklungen LOHN Basis Neue Auswertung»Hinweise zur Abrechnung«In den Allgemeinen Auswertungen / Protokolle gibt es nun eine neue Auswertung»Hinweise zur Abrechnung«. Diese wird dann erzeugt, wenn z.b. Ein AN die Beitragsbemessungsgrenze überschreitet Bei einem AN ein Versorgungsfreibetrag berücksichtigt wird Bei bestehenden geringfügig Beschäftigten eine Gehalterhöhung gegeben, die RV aber nicht auf»1«umgestellt wurde. u.v.m Wird diese Auswertung aufgrund solcher Tatbestände erzeugt, so erscheint nach der Monatsberechnung folgende Meldung: Sie können die Auswertung sofort ansehen oder auch im Anschluss jederzeit in den Allgemeinen Auswertungen / Aktueller Monat / Protokolle.

20 Seite 20 LOHN - Jahreswechsel 2012/ Kalendererfassung»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«Eine der größten Neuerungen ist der in den Personaldaten integrierte Kalender. Im Kalender können die tatsächlich geleisteten Stunden (Produktivzeiten) von Stundenlohnempfängern erfasst und natürlich auch die Fehlzeiten verwaltet werden. Das Register»Fehlzeiten«wurde somit durch die Registerkarte»Kalender«ersetzt. Kalender-Aufbau Feldbeschreibung Datum Kalenderschlüssel Einheiten Erläuterung Der Wochen-und Kalendertag wird in Abhängigkeit des gewählten Jahres (Schaltjahr) und Monats von LOHN angezeigt. In der Auswahl finden Sie sowohl die Schlüssel für die Ausfallzeiten (Krankheit, Elternzeit, Urlaub etc.) als auch die Schlüssel für Produktivzeiten (geleisteten Arbeitsstunden). Wird ein Kalenderschlüssel für geleistete Stunden ausgewählt, so holt AGENDA LOHN die entsprechenden Stunden, abhängig vom Wochentag, aus den Personaldaten - Registerkarte»Firma«. Die Stunden können an dieser Stelle manuell geändert werden. Die Anwesenheitsstunden werden auch auf der Lohn-und Gehaltsabrechnung unter den statistischen Werten ausgewiesen. Die Spalte»Tage«wird ebenfalls für die statistischen Werte auf der Lohn-und Gehaltsabrechnung geführt (Anwesenheitstage, Urlaubstage, Krankheitstage automatisch in Abhängigkeit des gewählten Kalenderschlüssels).

21 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite 21 Feldbeschreibung Lohnart Erläuterung Einigen Kalenderschlüsseln wurde bereits eine Lohnart von AGENDA zugeordnet. (siehe Tabelle). Für die Kalenderschlüssel, denen keine Lohnart zugeordnet ist, kann unter Stammdaten Kalenderschlüssel eine Lohnart fest zugeordnet werden. Eine flexible Zuordnung erfolgt direkt im Register Kalender bei der Erfassung des Datensatzes. Kostenstelle Jedem Kalenderschlüssel kann selbstverständlich auch eine Kostenstelle zugeordnet werden. Fixe Zuordnung einer Kostenstelle zu einem Kalenderschlüssel:»Stammdaten Kalenderschlüssel«. Flexible Zuordnung einer Kostenstelle zu einem Kalenderschlüssel: direkt im Register»Kalender« Abrechnung Stundenlohnempfänger Die Produktivzeiten von Stundenlohnempfängern können jetzt tagesgenau im KALENDER erfasst werden. Trotzdem haben Sie auch weiterhin die Möglichkeit, die kumulierten Stunden im Stapel oder Dialog zu erfassen. 1. Markieren Sie im Kalender den entsprechenden Tag 2. Gehen Sie auf die Auswahl der Kalenderschlüssel 3. Wählen Sie den entsprechenden Kalenderschlüssel, z. B. 101=Stundenlohn1

22 Seite 22 LOHN - Jahreswechsel 2012/ Wurde in den Personaldaten im Register»Firma«im Bereich <<Arbeitszeiten>> für die einzelnen Wochentage ein Stundenwert hinterlegt, so wird er an dieser Stelle automatisch übernommen. Wurden keine Wochenarbeitszeiten hinterlegt, dann erfassen Sie die geleisteten Stunden und tragen zusätzlich bei»tage«den Wert 1 ein. 5. Dem Kalenderschlüssel 101 ist die Lohnart 0001=Stundenlohn 1 zugeordnet. Selbstverständlich kann individuell eine andere Lohnart ausgewählt werden. Wurde in den Personaldaten im Register»Firma«im Bereich»Stundenlöhne/Faktoren«ein Stundenlohn hinterlegt, so wird dieser in der Spalte»Faktor«automatisch übernommen. 6. Arbeiten Sie mit Kostenstellen, so muss jetzt noch die entsprechende Kostenstelle zugeordnet werden - sofern diesem Kalenderschlüssel keine feste Kostenstelle zugeordnet wurde. 7. Müssen für einen Tag mehrere Produktivzeiten erfasst werden, so legen Sie eine neue Zeile ganz einfach über das Kontextmenü (rechte Maustaste)»Neu«an. 8. Wiederholen Sie diese Vorgänge nun für die weiteren Kalendertage. 9. Die im Kalender erfassten Werte werden nicht in die Registerkarte Dialog übertragen, man sieht die kumulierten Werte auf der Brutto-Netto-Abrechnung.

23 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite Abrechnung Gehaltsempfänger Bei Gehaltsempfängern werden die Bezüge in der Regel im Register»Festbezüge«hinterlegt. Im Kalender werden lediglich Fehlzeiten verwaltet. Für den Druck der Anwesenheitsstunden-und Tage auf der Abrechnung im Bereich der statistischen Werte haben Sie zukünftig zwei Möglichkeiten. 1. Möglichkeit wie bisher. Der in den Mandanten-Programmdaten und Personaldaten hinterlegte Durchschnittswert wird auf der Brutto- Netto-Abrechnung ausgewiesen. 2. Möglichkeit Neu: Sie wählen in den Personaldaten Register»Firma«die Funktion»Anwesenheit lt. Arbeitsstunden automatisch im Kalendarium buchen«. Dies hat zur Folge, dass nun die Anwesenheitstage und Anwesenheitsstunden tagesgenau auf der Abrechnung ausgewiesen werden. Vorgehensweise: 1. Aktivieren Sie im Register <Firma> die Funktion»Anwesenheit lt. Arbeitsstunden automatisch im Kalendarium buchen«.

24 Seite 24 LOHN - Jahreswechsel 2012/ Die Werte werden in den Kalender übernommen. In der Kalendersumme sehen Sie die kumulierten Anwesenheitstage und Anwesenheitssunden. Diese werden auf der Lohn-und Gehaltsabrechnung in den statistischen Werten ausgewiesen.

25 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite Verwaltung der Fehlzeiten Sämtliche Fehlzeiten verwalten Sie ganz unkompliziert in der Registerkarte»Kalender«. Die Art der Fehlzeit steuert der Kalenderschlüssel. Folgende Kalenderschlüssel für die Fehlzeiten sind in AGENDA LOHN enthalten: Werden Fehlzeiten erfasst, die eine Kürzung des Gehaltes zur Folge haben, dann werden alle Bezüge, die im Register»Festbezüge«hinterlegt wurden, auch von LOHN gekürzt. Fehlzeiten können sowohl monatsübergreifend als auch rückwirkend erfasst werden Erfassen einer Fehlzeit Beispiel 1: Aktueller Abrechnungsmonat: Januar 2013 Sie erhalten von Ihrer Mitarbeiterin Eva Maier eine Krankschreibung. Die Krankheit liegt noch innerhalb der Lohnfortzahlung. Beginn: Ende: Wählen Sie im Kalender am den Kalenderschlüssel 001=Krankheit mit Lohnfortzahlung.

26 Seite 26 LOHN - Jahreswechsel 2012/ Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche»Kalendereintrag Fortschreiben«. Erfassen Sie hier das Ende des aktuellen Monats

27 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite Da der Mitarbeiter sich noch in der Lohnfortzahlung befindet, werden die Bezüge nicht gekürzt. 4. Erfassen Sie nun den Erstattungsantrag für die Lohnfortzahlung.

28 Seite 28 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Weiter im Beispiel 1: Die Mitarbeiterin bringt Ihnen im Februar nun eine weitere Krankschreibung: Beginn: Ende: Klicken Sie im Kalender auf den und hinterlegen den Kalenderschlüssel 1=Krankheit mit Lohnfortzahlung. Highlight: AGENDA LOHN stellt fest, dass in den letzten 6 Monaten bereits eine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall stattgefunden hat und weißt Ihnen mit einer Meldung auf folgendes hin: Da es sich in unserem Beispiel um die gleiche Erkrankung handelt und diese 42 Tage noch nicht überschritten hat, kann diese Meldung mit o.k. bestätigt werden. 2. Schreiben Sie den Kalendereintrag fort bis zum Rückwirkende Erfassung einer Fehlzeit Beispiel: Aktueller Monat Februar Fehlzeit»Krankheit nach Ende der Lohnfortzahlung«muss nachgetragen werden. Beginn: Ende: Klicken Sie im KALENDER auf den Monat»Januar«. 2. Erfassen Sie am den Kalenderschlüssel»2=Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung«.

29 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite Schreiben Sie diesen fort bis zum Für Januar wird nun automatisch eine Nachberechnung vorgenommen. Eine Unterbrechungsmeldung wird nicht erstellt, da der AN nicht über einen ganzen Monat hinaus Krankengeld bekommen hat.

30 Seite 30 LOHN - Jahreswechsel 2012/ Protokollierung des Beitragsnachweises im DEÜV-Protokoll Da die Beitragsnachweise jetzt über den Komm-Server (Kommunikationsserver) versendet werden, erhalten Sie von der Krankenkasse keine Bestätigungen mehr per . Die Quittierung des erfolgreichen Dateneingangs finden Sie im DEÜV- Protokoll in der Spalte»Versand-InfoTransfer DEÜV-Protokoll«4.1.4 Korrigierter Beitragsnachweis Ist es erforderlich, dass ein bereits versendeter Beitragsnachweis korrigiert werden muss, so erkennt LOHN diesen Tatbestand und der neu erzeugte Beitragsnachweisdatei enthält ein Korrekturkennzeichen. Der Ausdruck des Beitragsnachweises ist in der Überschrift mit»korrektur«ergänzt.

31 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite Vortrag Beitragsdifferenz in der Mandanten-KK Beispiel: Ab Januar 2013 übernehmen Sie ein neues Mandat. Da auch bisher die Beiträge geschätzt wurden, müssen Sie nun die Beitragsdifferenzen vortragen. Vorgehensweise: 1. Legen Sie unter Stammdaten Mandanten-Krankenkassen die entsprechenden Krankenkassen an. Im Register»Vortragswerte«der jeweiligen Kasse werden die Differenzen erfasst. 2. Erfassen Sie für den aktuellen Monat die voraussichtlichen Bezüge. 3. Führen Sie die»ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld«durch. 4. Auf der Hilfsliste der Krankenkassen sehen Sie die von Ihnen erfasste Beitragsdifferenz und die geschätzten Beiträge des aktuellen Monats und der sich daraus ergebende Zahlungsbetrag.

32 Seite 32 LOHN - Jahreswechsel 2012/ Lohnkonto-Vorträge»Stammdaten Personaldaten Register: Dialog Schaltfläche : Lohnkonto-Vortragswerte«In der»optimierten Lohnberechnung«steht Ihnen für die Erfassung von Lohnkontovorträgen ein neues Erfassungsformular zur Verfügung. Lohnkontowerte legen Sie an, wenn Sie im laufenden Kalenderjahr ein neues Mandat übernehmen. Die Eingabe der Lohnkontowerte ermöglicht: das Erstellen eines vollständigen Lohnkontos am Jahresende das Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung (Lohnsteuerkarte) bei Austritt bzw. am Jahresende das Durchführen des Lohnsteuerjahresausgleichs die Versteuerung von sonstigen Bezügen über die Jahrestabelle die Abrechnung von einmalig gezahltem Entgelt in der Sozialversicherung den korrekten Ausweis der aufgelaufenen Werte im Bereich der Verdienstbescheinigung auf der Brutto-Netto- Abrechnung. SV-Vorjahreswerte müssen eingetragen werden, wenn eine Einmalzahlung in den Monaten Januar bis März des laufenden Jahrs anfällt und die Märzklausel durch Überschreiten der anteiligen Jahresbemessungsgrenze in der Kranken- oder Rentenversicherung des laufenden Jahrs anzuwenden ist. Die Werte der Sozialversicherung des Vorjahres wirken sich auf die anfallenden Beiträge zur Kranken -, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung dieses Einmalbezugs aus. Haben Sie LOHN bereits im Vorjahr eingesetzt, müssen diese Werte nicht manuell erfasst werden. Die SV-Vorjahreswerte können nur für Mitarbeiter erfasst werden, die bereits im Vorjahr beschäftigt waren. Umfangreiche Plausibilitäten unterstützen Sie bereits bei der Erfassung, sodass Eingabefehler vermieden werden.

33 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite 33 NEU: Die Lohnkonto-Vortragswerte können im Erfassungsjahr in jeder Periode geändert werden können. LOHN generiert automatisch eine Nachberechnung ab der Startperiode des Mandanten. Beispiel: Der Mandant wird ab Februar 2013 angelegt und Lohnkonto-Vortragswerte erfasst. Bis einschließlich Dezember 2013 können die erfassten Lohnkonto-Vortragswerte geändert werden. Bei jeder Änderung werden die Monate ab Februar 2013 nachberechnet Abrechnung Versorgungsbezugsempfänger SV-pflichtige Betriebsrentner, für die der Arbeitgeber als Zahlstelle auftritt, können in der optimierten Lohnberechnung nun gemischt mit»normalen«arbeitnehmern abgerechnet werden. Ein eigener Mandant, in dem die SV-pflichtigen Mitarbeiter getrennt abgerechnet werden, ist nicht mehr erforderlich! Wir empfehlen, ab Januar die Versorgungsbezugsempfänger in den Mandanten, in dem die anderen Mitarbeiter abgerechnet werden, anzulegen Erweiterung der Teillohn-Berechnung Teillohnberechnung in der»nachberechnung Bezüge«Beispiel: Aktueller Monat Februar 2013: Zum muss ein neuer Mitarbeiter rückwirkend angelegt werden. Festgehalt: Vorgehensweise: 1. Legen Sie den Mitarbeiter in den Personaldaten des aktuellen Monats an. 2. Über die»nachberechnung Bezüge«erfassen Sie für den Januar das volle Gehalt. Zusätzlich setzen Sie das Häkchen bei»teillohnberechnung«.

34 Seite 34 LOHN - Jahreswechsel 2012/ AGENDA LOHN rechnet nun den Festbezug automatisch auf die tatsächlich gearbeiteten Tage im Januar um. Voraussetzung natürlich ist, dass Sie in den Mandanten-Programmdaten eine Teillohnformel hinterlegt haben Teillohnberechnung bei Änderung des Personalstamms Die Teillohnberechnung wird bei rückwirkender Änderung des Beschäftigungszeitraumes jetzt auch für bereits abgeschlossene Monate durchgeführt. Voraussetzung ist, dass die für den entsprechenden Zeitraum erfassten Lohnbuchungen als Festbezug erfasst wurden. Änderungen im Beschäftigungszeitraum für abgeschlossene Monate können sich aus der Änderung der folgenden Personaldaten ergeben: Änderung des Eintrittsdatums im abgeschlossenen Monat Änderung des Austrittsdatums im abgeschlossenen Monat Änderung oder Neuerfassung von Fehlzeiten im Kalender für abgeschlossene Monate

35 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite Weiterentwicklungen LOHN Zusatzmodul Neue Formulare im Bescheinigungswesen Folgende Formulare wurden neu in das Bescheinigungswesen integriert: Lohnsteuer-Anmeldung 2013 für alle Bundesländer Lohnsteuer-Bescheinigung 2013 Besondere Lohnsteuer-Bescheinigung 2013 Folgende Formulare wurden aus dem Bescheinigungswesen entfernt: Lohnsteuer-Anmeldung 2011 für alle Bundesländer Lohnsteuer-Bescheinigung 2011 Besondere Lohnsteuer-Bescheinigung 2011 Folgende Formulare wurden aufgrund gesetzlicher Änderungen aktualisiert: Antrag auf Kurzarbeitergeld mit Merkblatt Antrag auf Insolvenzgeld mit Merkblatt Fragebogen für geringfügig und kurzfristig Beschäftigte mit Merkblatt KUG Stundenlohn KUG Stundensatz Für die Erfassung des durchschnittlichen Stundensatzes für KUG haben Sie in den Personaldaten das neue Erfassungsfeld»Stundenlohn KUG«zur Verfügung.»Stammdaten Personaldaten Register: Sonstiges«

36 Seite 36 LOHN - Jahreswechsel 2012/ KUG Feiertag Mit der»optimierten Lohnberechnung«haben Sie jetzt auch die Möglichkeit, die optionalen Sonderregelungen zu KUG- Feiertag zu berücksichtigen. Erfassen Sie dazu im Kalender für den entsprechenden Feiertag den Kalenderschlüssel»202 Kurzarbeit, Feiertagsvergütung in Höhe KUG«. LOHN ermittelt anhand des tatsächlich gezahlten KUG den KUG-Stundensatz und setzt diesen für die Anzahl der erfassten Feiertagsstunden an. Die SV-Beiträge für KUG-Feiertag werden vom Arbeitgeber alleine getragen. Auf der Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge wird KUG-Feiertag als eigene Position unter den Brutto-Bezügen ausgewiesen.

37 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite 37 5 Sonderfälle Beispiel 1: Aufgrund eines Gerichtsurteils ändert sich das Austrittsdatum eines im November ausgeschiedenen Mitarbeiters. Austritt Alt: Austritt Neu: Aktueller Monat: Februar 2013 Daraus ergibt sich noch eine Gehaltsnachzahlung von 750 Euro. Zusätzlich bekommt er eine Urlaubsabgeltung in Höhe von Euro. Das voraussichtliche Steuer-Jahres Brutto ist Euro Vorgehensweise: 1. Ändern Sie im aktuellen Monat das Austrittsdatum auf den Der Festbezug in Höhe von Euro wurde im Register Festbezüge hinterlegt. Durch die Änderung des Austrittsdatums wird dieser Festbezug automatisch bis zum Austrittsdatum»umgerechnet«. 3. Erfassen Sie den voraussichtlichen Jahresverdienst in Höhe von Euro. Stammdaten / Personaldaten / Steuer / Besonderheiten

38 Seite 38 LOHN - Jahreswechsel 2012/ Erfassen Sie über Nachberechnung / Bezüge die Urlaubsabgeltung für November Nach der Monatsberechnung erhalten Sie folgende 2 Abrechnungen: - Korrektur für November im Bereich der SV (zu Verbeitragen im Jahr 2012) - Abrechnung für Februar, auf der die Steuer nach Jahrestabelle ausgerechnet wird (Zufluss-/Abflussprinzip) 6. Verschicken Sie nun auch die LSt-Bescheinigungen 2012 und 2013 für diesen Arbeitnehmer. Auf der LSt- Bescheinigung 2012 wurde das Austrittsdatum auf den geändert. Die SV-Beiträge und die Lohnsteuer werden auf der LSt-Bescheinigung 2013 ausgewiesen.

39 LOHN - Jahreswechsel 2012/2013 Seite 39 6 Häufige Fragen zum Jahreswechsel Häufig auftretende Fragen speziell zum Jahreswechsel werden wir regelmäßig im Internet aktualisieren. Werfen Sie doch einfach mal einen Blick auf unsere Häufigen Fragen; vielleicht erhalten Sie gleich eine Antwort auf Ihre Frage und müssen gar nicht die Hotline kontaktieren.»hilfe Häufige Fragen«