Über den Autor 7 Widmung 7 Danksagung 7. Einführung 21

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1 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Über den Autor 7 Widmung 7 Danksagung 7 Einführung 21 Über dieses Buch 21 Ein paar verrückte Vorstellungen 21 In diesem Buch verwendete Konventionen 22 Wie dieses Buch aufgebaut ist 22 Teil I: Die Bühne für Project vorbereiten 22 Teil II: Menschen brauchen Menschen 22 Teil III: Das sieht auf Papier echt gut aus 23 Teil IV: Die Katastrophe vermeiden: Dingen auf der Spur bleiben 23 Teil V: Mit unternehmensweiten Projekten arbeiten 23 Teil VI: Der Top-Ten-Teil 23 Teil VII: Anhang 24 Was Sie nicht lesen müssen 24 Anmerkung des Übersetzers 24 Symbole, die in diesem Buch verwendet werden 25 Was nun? 25 Teil I Die Bühne für Project vorbereiten 27 Kapitel 1 Projektmanagement: Was es ist und warum Sie sich darum kümmern sollten 29 Das ABC des Projektmanagements 30 Die drei As: Aufgaben, Abhängigkeiten und Zeitplanung (gut, zwei As und ein Z) 30 Lassen Sie Ihre Ressourcen antreten 34 Nachrichten verbreiten 36 Dingen planmäßig auf der Spur bleiben 37 Die Rolle des Projektleiters 38 Was genau macht ein Projektleiter? 38 Die gefürchtete dreifache Einschränkung verstehen 39 Auf eine erprobte Methodik zurückgreifen 39 Von einer Aufgabenliste zur Festplatte ftoc.indd :01:56 Uhr

2 MS Project 2007 für Dummies Mit Project in die Gänge kommen 42 Mit dem Projektteam online zusammenarbeiten 43 Fangen wir an 43 Mit Hilfe des Projektberaters loslegen 43 Bei null anfangen 45 Mit Vorlagen anfangen 49 Ein Projekt für die Nachwelt speichern 51 Von Project Hilfe erhalten 52 Kapitel 2 Beste Pläne 53 Project steuern 53 Ansichten wechseln 53 Bildlaufleisten im Einsatz 55 Zu einem bestimmten Punkt in Ihrem Plan gelangen 57 Ein Projekt mit einer Ansicht 58 Die Heimatbasis: Die Ansicht Balkendiagramm (Gantt) 58 Alles fließt: Das Netzplandiagramm 60 Die Kalenderansicht aufrufen 61 Ansichten anpassen 62 Mit Fensterelementen von Ansichten arbeiten 62 Den Inhalt der Knoten eines Netzplandiagramms ändern 66 Kapitel 3 Eigene Kalender einsetzen 71 Basis-, Projekt-, Ressourcen- und Vorgangskalender beherrschen 71 Wie Kalender arbeiten 72 Kalenderbeziehungen 73 Kalenderoptionen und Arbeitszeiten 74 Kalenderoptionen einstellen 75 Ausnahmen für Arbeitszeiten festlegen 76 Den Projektkalender einrichten 78 Kalender mit dem Projektberater einrichten 80 Vorgangskalender ändern 82 Ressourcenkalender einstellen 83 Welche Ressource erhält einen Kalender? 83 Einen Ressourcenkalender ändern 84 Selbst machen: Eine benutzerdefinierte Kalendervorlage erstellen 86 Kalenderkopien freigeben ftoc.indd :01:56 Uhr

3 Inhaltsverzeichnis Kapitel 4 Was geht da vor? 91 Ihr erster Vorgang wartet auf Sie 91 Herausfinden, was einen Vorgang ausmacht 92 Einen Vorgang erstellen 93 Die Laufzeit entscheidet 100 Variantenvielfalt: Die Vorgangsart erkennen 101 Die Vorgangsdauer festlegen 102 Vorgänge ohne Dauer: Meilensteine 104 Einmal ist keinmal: Periodische Vorgänge 104 Vorgänge anfangen und unterbrechen 106 Das Anfangsdatum eines Vorgangs eingeben 106 Ein Päuschen machen: Vorgänge unterbrechen 107 Das ist es: Leistungsgesteuerte Vorgänge 109 Einschränkungen, mit denen Sie leben können 109 Verstehen, wie Einschränkungen funktionieren 109 Einschränkungen einrichten 110 Einen Stichtag festlegen 111 Vorgänge und Notizen 112 Das Projekt und seine Vorgänge speichern 113 Vorgangsinformationen im Einsatz: Planen Sie Ihren nächsten Weltraumtrip 114 Kapitel 5 Die Gliederung 117 Sammelvorgänge und Teilvorgänge 117 Projektphasen 118 Wie tief können Sie verschachteln? 119 Der einzig wahre Sammelvorgang 119 Die Gliederung eines Projekts strukturieren 121 Alles mitnehmen, was nicht niet- und nagelfest ist: Woran man denken muss 122 Die Gliederung anlegen 124 Vorgänge in der Gliederung verschieben 125 Abstufungen 125 Vorgänge nach oben und nach unten schieben 126 Verstecken spielen: Vorgänge erweitern und verbergen 129 Den PSP-Code knacken 131 Einen PSP-Code anzeigen 133 Benutzerdefinierte Codes 134 Kapitel 6 Timing ist alles 137 Abhängige Vorgänge: Was war zuerst da? 138 Die Arten der Anordnungsverknüpfung ftoc.indd :01:56 Uhr

4 MS Project 2007 für Dummies Zeitabstand: positiv und negativ 142 Anordnungsverknüpfungen erstellen 142 Mit Abhängigkeiten umgehen 143 Erweitern Sie die Reichweite durch externe Verknüpfungen 146 Alles fließt: Anordnungsverknüpfungen entfernen 146 Der große Verknüpfungsüberblick 148 Teil II Menschen brauchen Menschen 151 Kapitel 7 Natürliche Ressourcen einsetzen 153 Ressourcen: Menschen, Orte und Dinge 153 Ressourcen-reich werden 154 Was sind Ressourcen? 154 Ressourcenarten: Arbeit, Material und Kosten 157 Wie Ressourcen die Terminplanung von Vorgängen beeinflussen 158 Die Anforderungen an die Ressourcen einschätzen 159 Zugesicherte und vorgesehene Ressourcen 159 Die Geburt einer Ressource 160 Eines nach dem anderen 160 Unbekannte Ressourcen definieren 162 Ressourcen, die in Gruppen abhängen 162 Ressourcen gemeinsam nutzen 163 Ressourcenpools 163 Ressourcen aus Outlook importieren 165 Wann arbeiten diese Kerle eigentlich? 166 Verwaltung tut not 169 Die richtigen Ressourcen anheuern 169 Die Arbeitslast verteilen 170 Konflikte lösen 171 Kapitel 8 Was soll das alles kosten? 173 Oh Mann, wo kommen bloß die Kosten her? 173 Alles wird zusammengerechnet 174 Wann ist die Obergrenze erreicht? 175 Zahltag: Ressourcen im Projekt zuweisen 175 Feste Kosten lassen sich nicht vermeiden 175 Wenn Ressourcen stundenweise bezahlt werden 177 Wenn Sie zwanzig Liter zu zwei Euro je Liter benötigen 178 Überstunden zulassen ftoc.indd :01:56 Uhr

5 Inhaltsverzeichnis Das hat mit Verfügbarkeit zu tun 179 Verfügbarkeit einrichten 180 Wenn eine Ressource kommt und geht 181 Aufrechnen: Wie Ihre Einstellungen das Budget beeinflussen 181 Benutzerdefinierte Kostenfelder 183 Mit Budgets arbeiten 185 Kapitel 9 Ressourcen zuordnen, um die Dinge in Gang zu bringen 187 Es wird Sie überraschen, was Zuordnungen mit Ihrem Terminplan machen 187 Legen Sie die Art fest 188 Wenn Leistung gefragt ist 189 Glauben Sie, dass sich Vorgangskalender durchsetzen? 190 Die richtige Ressource finden 191 Gesucht: Eine gute, arbeitswillige Ressource 191 Benutzerdefinierte Felder: Eine Herausforderung 193 Eine sinnvolle Zuordnung 194 Zuordnungseinheiten bei Arbeits-, Material- und Kostenressourcen festlegen 194 Zuordnungen vornehmen 194 Dem Ganzen ein Profil geben 197 Das Team über Zuordnungen informieren 199 Es hängt an der 199 Berichten Sie über Ihre Ergebnisse 201 Teil III Das sieht auf Papier echt gut aus 205 Kapitel 10 Stimmen Sie Ihren Plan ab 207 Alles zielt auf das Endergebnis 207 Vordefinierte Filter 208 AutoFilter arbeiten lassen 209 Selbst gemachte Filter 210 In Gruppen abhängen 212 Vordefinierte Gruppen einsetzen 212 Eigene Gruppen ausdenken 213 Finden Sie heraus, wer Ihr Projekt antreibt 215 Vorgangstreiber ausfindig machen 216 Zurück, zurück, zurück 216 Änderungen hervorheben 218 Es ist an der Zeit 219 Gönnen Sie sich einen Puffer ftoc.indd :01:57 Uhr

6 MS Project 2007 für Dummies Schneller fertig werden 222 Geht es nicht ein wenig billiger? 224 Bei Ressourcen Zuflucht suchen 225 Die Verfügbarkeit von Ressourcen überprüfen 225 Die Zuordnung einer Ressource ändern oder entfernen 227 Hilfe bekommen 227 Kapazitäten abgleichen 228 Lösungen mischen 231 Kapitel 11 Ihr Project soll schöner werden 233 Tun Sie Ihr Bestes 233 Vorgangsbalken formatieren 234 Vorgangknoten formatieren 237 Das Layout anpassen 238 Gitternetzlinien ändern 242 Ein Bild sagt mehr als tausend Worte 243 Teil IV Die Katastrophe vermeiden: Dingen auf der Spur bleiben 245 Kapitel 12 Alles fängt mit einem Basisplan an 247 Alles über Basispläne 247 Wie sieht ein Basisplan aus? 248 Wie lege ich einen Basisplan fest? 249 Wie sieht das mit mehr als einem Basisplan aus? 250 Einen Basisplan löschen 252 In der Zwischenzeit 253 Einen Zwischenplan festlegen 253 Einen Plan löschen und zurücksetzen 254 Kapitel 13 Auf der richtigen Spur 257 Daten einsammeln 257 Ein Weg in den Überwachungswahnsinn 258 Von Tür zu Tür gehen 259 Wo gehen all die Informationen hin? 260 Dinge über die Symbolleiste»Überwachen«erledigen 260 Für alles gibt es eine Ansicht 261 Die Arbeit für die Akten überwachen ftoc.indd :01:57 Uhr

7 Inhaltsverzeichnis Fortschritt seit wann? 263 Prozentual fertig 264 Wann haben Sie angefangen? Wann sind Sie fertig? 266 Jörg hat drei Stunden gearbeitet, Jutta zehn 267 Immer diese Überstunden 269 Die restliche Dauer bestimmen 270 Feste Kosten aktualisieren 271 Ein Projekt aktualisieren 272 Den Materialverbrauch überwachen 273 Mehr als eine Sache überwachen: Konsolidierte Projekte 274 Projekte zusammenführen 275 Konsolidierte Projekte aktualisieren 276 Verknüpfungseinstellungen ändern 277 Kapitel 14 Ansichtssache: Den Fortschritt beobachten 279 Schauen Sie sich an, was Überwachung bringt 279 Einen Hinweis erhalten 280 Fortschrittslinien 281 Wenn Welten zusammenprallen: Basisplan contra Gegenwart 285 Lernen nach Zahlen 286 Ertragswert, SKAA, BK und KA 287 Berechnungen hinter der Bühne 288 Automatisch oder manuell 288 Ertragswerte 290 Wie viele kritische Wege sind genug? 291 Kapitel 15 Sie hängen hinterher: Was nun? 293 Rechtfertigungshilfen: Notizen, Basispläne und Zwischenpläne 293 Was wenn? 295 Dinge aussortieren 295 Filtern 296 Den kritischen Weg untersuchen 298 Den Kapazitätsabgleich noch einmal verwenden 299 Was steuert den Terminplan eines Vorgangs? 299 Die Analyseleiste benutzen 300 Wie das Hinzufügen von Menschen und Zeit Ihr Projekt beeinflusst 302 Geben Sie Gas! 302 Menschen auf das Problem ansetzen 303 Verknüpfungen und die zeitlichen Abläufe von Vorgängen umschichten 304 Wenn alle Stricke reißen 305 Alle Zeit der Welt ftoc.indd :01:57 Uhr

8 MS Project 2007 für Dummies Themenwechsel 306 Und was sagt Project zu alledem? 308 Kapitel 16 Neuigkeiten verbreiten: Das Berichtswesen 309 Von der Stange: Standardberichte 309 Was steht zur Verfügung? 310 Auf den Standard setzen 310 Ein Standardbericht mit Überraschungen 312 Kreuztabellen: Das unbekannte Wesen 315 Maßanfertigung 316 Daten aus einer neuen Perspektive heraus betrachten: Grafische Berichte 317 Einen Überblick über das Machbare erhalten 317 Einen grafischen Bericht erstellen 318 Die Dinge aufpeppen 320 Grafiken einsetzen 320 Berichte formatieren 323 Hallo Drucker! 325 Mit der Seiteneinrichtung arbeiten 325 Wenn Größe wichtig ist 325 Nichts fällt aus dem Rahmen 326 Die richtigen Dinge in Kopf- und Fußzeilen unterbringen 327 Mit einer Legende arbeiten 329 Was soll gedruckt werden? 329 Eine Vorschau erhalten 331 Auf zum fröhlichen Drucken! 331 Kapitel 17 Es geht ständig aufwärts 333 Aus Fehlern lernen 333 Es war doch nur eine Schätzung 334 Befragen Sie Ihr Team 335 Auf dem Erfolg aufbauen 336 Erstellen Sie eine Vorlage 336 Organisieren geht über Studieren 338 Zeit sparen: Makros 340 Ein Makro aufzeichnen 341 Makros ausführen und bearbeiten 343 Den Projektberater anpassen ftoc.indd :01:57 Uhr

9 Inhaltsverzeichnis Teil V Mit unternehmensweiten Projekten arbeiten 347 Kapitel 18 Project Web Access für den Projektleiter 349 Finden Sie heraus, ob Project Web Access etwas für Sie ist 350 Eine Ahnung davon bekommen, was Sie mit Project Web Access machen können 352 Den Einsatz von Project Server und Project Web Access planen 353 Ein Team zusammenstellen 354 Informationen sammeln 354 Abläufe standardisieren 355 Arbeiten Sie mit der IT zusammen 355 Auf Probleme vorbereitet sein 355 Ein Überblick über die Werkzeuge von Project Web Access 356 Zuordnungen machen und Vorgänge delegieren 356 Den Fortschritt überwachen 357 Wie funktioniert das mit den Statusberichten? 358 Online arbeiten 360 Die Verfügbarkeit und die Zuordnungen von Ressourcen überprüfen 360 Ein Projektteam aufstellen 362 Einen Statusreport anfordern 363 Dokumente gemeinsam nutzen 364 Kapitel 19 Project Web Access für Benutzer 367 Project Web Access aus der Benutzerperspektive betrachten 367 Abgeschlossene Arbeiten melden 368 Projektinformationen anschauen 371 Warnungen und Erinnerungen einrichten 372 Informationen über andere Benutzer erhalten 374 Teil VI Der Top-Ten-Teil 377 Kapitel 20 Zehn goldene Regeln des Projektmanagements 379 Beißen Sie nie mehr ab, als Sie auch vertragen können 379 Seien Sie bereit 380 Denken Sie an Murphy 381 Verschiebe nicht auf morgen 382 Delegieren, delegieren, delegieren 382 Den Letzten beißen die Hunde (Dokumentation!) ftoc.indd :01:57 Uhr

10 20 MS Project 2007 für Dummies Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden 384 Den Erfolg messen 385 Seien Sie flexibel 385 Lernen Sie aus Ihren Fehlern 387 Kapitel 21 Zehn Softwareprodukte für das Projektmanagement zum Ausprobieren 389 Diagramm- und Berichtserweiterungen von DecisionEdge 390 Cobra holt das Meiste aus Kosten/Ertragswert heraus 390 Mindjet hilft Ihnen dabei, Projektinformationen zu visualisieren 390 Innate integriert große und kleine Projekte 391 PlanView bildet die Leistungsfähigkeit Ihrer Belegschaft ab 391 Tenrox rationalisiert Geschäftsabläufe 392 Project KickStart gibt Ihrem Projekt einen Vorsprung 392 Project Manager s Assistant verwaltet Zeichnungen in Bauprojekten 392 TeamTrack löst bedrohliche Situationen 393 EPK-Suite erleichtert die Hausaufgaben des Portfolio-Managements 393 Teil VII Anhänge 395 Anhang A Auf der CD 397 Systemanforderungen 397 Die CD verwenden 397 Was sich auf der CD befindet 398 Empire Suite von WSG System Corp. 398 EPK Suite 4.1 von EPK Group LLC 399 Milestone Professional von Kidasa Software 399 Milestone Project Companion 2006 von Kidasa Software 399 MindManager Pro 6 von Mindjet Corporation 399 PERT Chart Expert von Critical Tools Inc. 399 PertMaster Project Risk von PertMaster 400 PlanView Project Portfolio von PlanView 400 Project KickStart von Experience in Software 400 WBS Chart Pro von Critical Tools Inc. 400 Troubleshooting 400 Anhang B Glossar 403 Stichwortverzeichnis 411 ftoc.indd :01:58 Uhr