Europäisierung des Zahlungsverkehrs

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1 Europäisierung des Zahlungsverkehrs Mit SEPA wird der Zahlungsverkehr in Europa einheitlich und einfach. Seit Anfang 2008 werden nach und nach europaweit einheitliche Standards für Überweisungen, Lastschriften sowie Kartenzahlungen umgesetzt. SEPA-Zahlverfahren lösen nationale Verfahren ab Aufgrund gesetzlicher Vorgaben der EU lösen die SEPA-Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften mit Nutzung der internationalen Kontonummer IBAN (International Bank Account Number) und der internationalen Bankleitzahl BIC (Business Identifier Code) am 1. Februar 2014 die heutigen nationalen Verfahren mit Kontonummer und Bankleitzahl ab. Kurzbeschreibung: Überweisungen Kontonummer und BLZ werden IBAN und BIC Datenaustausch: DTA wird XML Beleghaft und elektronisch einreichbar Lastschriften Kontonummer und BLZ werden IBAN und BIC Datenaustausch: DTA wird XML Nur noch elektronisch einreichbar Verfahren: SEPA-Basis- & SEPA-Firmen Lastschrift Formvorschriften: Überweisungen Nur noch mit SEPA-Überweisung Lastschriften Einzugsermächtigung wird SEPA-Basis-Lastschrift => Umdeutungsschreiben oder neues Mandat (siehe Anlage) Abbuchungsauftrag wird SEPA-Firmen-Lastschrift => Neue Vereinbarungen notwendig (siehe Anlage) Alle Formulare sind Muster der Heidelberger Volksbank eg / Änderungen sind jederzeit möglich Medialer Vertrieb

2 Kurzinformation: IBAN / BIC: Der IBAN und BIC sind Ihre Internationalen Kontodaten. IBAN = Kontonummer BIC = Bankleitzahl Diese beiden Angaben finden Sie auf der Rückseite Ihrer ec-karte oder auf Ihrem Kontoauszug. Mit SEPA wird jede Zahlung nur noch damit funktionieren. Wie beantragen Sie Ihre Gläubiger ID? Die Gläubiger ID muss für jede Firma extra beantragt werden. Diese ID wird dem Zahlungspflichtigen bei jedem Lastschrifteinzug mitgesendet. Anhand dieses Zahlen/Buchstaben Codes kann jeder Zahlungspflichtige überprüfen, wer sich hinter dieser Lastschrift verbirgt. Diese ID ist kostenlos und kann über die Homepage der Bundesbank ganz bequem beantragt werden. Gehen Sie dazu bitte auf die Internetseite: Die ID wird Ihnen dann innerhalb der nächsten 5 Tage per Mail zugesandt. Mandatsreferenz / Mandatsreferenznummer: Unter der Mandatsreferenz muss der Zahlungspflichtige eindeutig identifiziert werden. Diese kann beispielsweise die bereits zugeordnete Mitgliedsnummer sein. Nach Zuordnung muss die Mandatsreferenz und Gläubiger ID im Zahlungsauftrag erfasst werden. Diese Erfassung kann entweder über eine aktuelle Zahlungsverkehrs-Software oder über ein aktuelles Vereinsverwaltungsprogramm (mit Zahlungsverkehrs-Schnittstelle) erfolgen. Mandatsdatum: Das Mandatsdatum für SEPA-Lastschriften ist das Datum von Ihrem Informationsschreiben an den Zahlungspflichtigen. Somit müssen Sie dringend darauf achten, dass Ihr Informationsschreiben ein Briefdatum enthält. Das sollten Sie in Ihrer Mandatsverwaltung hinterlegen und muss bei jeder Lastschrift der Bank mitgeliefert werden. Rund um das Thema SEPA bieten wir Ihnen über unsere Homepage das SEPA Informations-Tool: Informationen sowie Dokumente zum herunterladen unter: Benutzername: sepa Passwort: Ihre Heidelberger Volksbank / Änderungen jederzeit möglich Stand:

3 Beispiel: Umdeutungsschreiben Name Zahlungsempfänger* Gläubiger-Identifikationsnummer: DE34ZZZ * Mandatsreferenz: * [BRIEFDATUM]* Name Zahlungspflichtiger* Anschrift Umstellung der Lastschrifteinzüge vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren und weitere Nutzung Ihrer Einzugsermächtigung Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr, wir nutzen, bei der mit Ihnen bestehenden Geschäftsbeziehung, für Zahlungen das Lastschriftverfahren per Einzugsermächtigung. Als Beitrag zur Schaffung des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payments Area, SEPA) stellen wir ab dem [DATUM]* auf das europaweit einheitliche SEPA-Basis-Lastschriftverfahren um. Die von Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigung hat für das so genannte SEPA-Lastschriftmandat weiter Bestand. Zukünftige Lastschriftmandate und Lastschrifteinzüge enthalten folgende Angaben: - die oben genannte Mandatsreferenz und - unsere oben genannte Gläubiger-Identifikationsnummer. Da diese Umstellung durch uns erfolgt, brauchen Sie nichts unternehmen. Lastschriften werden weiterhin von Ihrem folgenden Konto eingezogen: IBAN: DE (-> Bsp.)* BIC: GENODE61HD1 (Heidelberger Volksbank) (-> Bsp.)* Sollten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um Nachricht. Ihre IBAN und den BIC finden Sie z. B. auch auf Ihrem Kontoauszug. [Wir werden den mit Ihnen vereinbarten Betrag immer zum einziehen. Ist dieser Tag an einem Wochenende / Feiertag, werden wir Ihr Konto am nächst möglichen Geschäftstag belasten.] optional! [Wir werden Sie, mittels Rechnung, über den Abbuchungsbetrag 3 bis 10 Tage vor Fälligkeit informieren.] optional! Sofern Sie Fragen zu diesem Schreiben haben, kontaktieren Sie uns gern. Mit freundlichen Grüßen Unterschrift Zahlungsempfänger* * Alle rot markierten Stellen sind individuell zu ergänzen! Muster Ihrer Heidelberger Volksbank eg / Änderungen jederzeit möglich Stand:

4 Beispiel: Umdeutungsschreiben kurz Umstellung der Lastschrifteinzüge vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren und weitere Nutzung Ihrer Einzugsermächtigung Gläubiger-Identifikationsnummer: DE34ZZZ * Mandatsreferenz: * Wir nutzen, bei der mit Ihnen bestehenden Geschäftsbeziehung, für Zahlungen das Lastschriftverfahren per Einzugsermächtigung. Als Beitrag zur Schaffung des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payments Area, SEPA) stellen wir ab dem [DATUM]* auf das europaweit einheitliche SEPA-Basis- Lastschriftverfahren um. Die von Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigung hat für das so genannte SEPA-Lastschriftmandat weiter Bestand. Zukünftige Lastschriftmandate und Lastschrifteinzüge enthalten folgende Angaben: - die oben genannte Mandatsreferenz / Kundennummer und - unsere oben genannte Gläubiger-Identifikationsnummer. [Wir werden den mit Ihnen vereinbarten Betrag immer zum einziehen. Ist dieser Tag an einem Wochenende / Feiertag, werden wir Ihr Konto am nächst möglichen Geschäftstag belasten.] optional! [Wir werden Sie, mittels Rechnung, über den Abbuchungsbetrag 3 bis 10 Tage vor Fälligkeit informieren.] optional! Da diese Umstellung durch uns erfolgt, brauchen Sie nichts unternehmen. -> Briefdatum / Rechnungsdatum ist Mandatsdatum -> Kontodaten (IBAN / BIC des Zahlungspflichten) sind nicht zwingend notwendig, können aber abgefragt / kontrolliert werden. -> Datum der Umstellung muss beachtet werden! Dieses sollte bei allen dann gleich sein. -> Vorabinformation in diesem Anschreiben ist nur eine Option. -> Entscheiden Sie sich bitte für eine Möglichkeit der Vorabinformation. * Alle rot markierten Stellen sind individuell zu ergänzen! Muster Ihrer Heidelberger Volksbank eg / Änderungen sind jederzeit möglich Stand:

5 SEPA Lastschriftmandat für [Name Zahlungsempfänger + Adresse + Land] Gläubiger ID: DE01ZZZ Ich ermächtige [Name Zahlungsempfänger], Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von [Name Zahlungsempfänger] auf mein Konto gezogene Lastschrift einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrags verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. [Wir werden den mit Ihnen vereinbarten Betrag immer zum einziehen. Ist dieser Tag an einem Wochenende / Feiertag, werden wir Ihr Konto am nächst möglichen Geschäftstag belasten.] optional! [Wir werden Sie, mittels Rechnung, über den Abbuchungsbetrag 3 bis 10 Tage vor Fälligkeit informieren.] optional! Angaben des Zahlungspflichtigen: Mandatsreferenz: Name: Straße / Hausnummer: PLZ / Ort: Land: Deutschland oder (Land, falls nicht Deutschland) IBAN: BIC: (Angaben zu IBAN und BIC finden Sie auf der Rückseite Ihrer EC-Karte oder auf den Kontoauszügen. Wenn nicht erfragen Sie diese bitte bei Ihrer Hausbank.) Name der Bank: Zahlungsart der Lastschrift: einmalige Zahlung wiederkehrende Zahlung Datum/Ort Unterschrift: Muster Ihrer Heidelberger Volksbank eg / Änderungen sind jederzeit möglich Stand:

6 [Name Zahlungsempfänger + Adresse + Land] Gläubiger ID: DE01ZZZ SEPA Firmenlastschriftmandat Ich ermächtige [Name Zahlungsempfänger], Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von [Name Zahlungsempfänger] auf mein Konto gezogene Lastschrift einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmern gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. [Wir werden den mit Ihnen vereinbarten Betrag immer zum einziehen. Ist dieser Tag an einem Wochenende / Feiertag, werden wir Ihr Konto am nächst möglichen Geschäftstag belasten.] optional! [Wir werden Sie, mittels Rechnung, über den Abbuchungsbetrag 3 bis 10 Tage vor Fälligkeit informieren.] optional! Angaben des Zahlungspflichtigen: Mandatsreferenz: Name: Straße / Hausnummer: PLZ / Ort: Land: Deutschland oder (Land, falls nicht Deutschland) IBAN: BIC: (Angaben zu IBAN und BIC finden Sie auf der Rückseite Ihrer EC-Karte oder auf den Kontoauszügen. Wenn nicht erfragen Sie diese bitte bei Ihrer Hausbank.) Name der Bank: Zahlungsart der Lastschrift: einmalige Zahlung wiederkehrende Zahlung Datum/Ort Unterschrift(en): Unterschrift im Firmennamen Ausfertigung für: Zahlungspflichtigen, Zahlungsempfänger und immer ein Original an die Zahlungspflichtige Bank / Bank des Zahlungspflichtigen. Muster Ihrer Heidelberger Volksbank eg / Änderungen sind jederzeit möglich Stand:

7 Beispiel: Vorabinformation / Pre Notification Wichtige Bestandteile einer Vorabinformation: => genauer Abbuchungsbetrag => das genaue Abbuchungsdatum (Fälligkeitsdatum) => Zweck hinter der Abbuchung (Rechnung, Mitgliedsbeitrag, ) Medien die für die Vorabinformation genutzt werden können: - Brief - Mail - Telefon - SMS - FAX - Rechnung - Internet - Vertrag - Mandat Vorabinformation (auf einer Rechnung / Mandatsreferenz auf Rechnung enthalten): Den oben genannten Rechnungsbetrag von X EUR werden wir zum TT.MM.JJJJ von Ihrem Konto, unter Angabe unserer Gläubiger ID DE12ZZZ und Ihrer Mandatsreferenz, einziehen. Vorabinformation (in einer Mail): Sehr geehrter Kunde, den Rechnungsbetrag von X EUR, der Rechnung Nr. YYY, werden wir zum TT.MM.JJJJ von Ihrem Konto, unter Angabe Ihrer Mandatsreferenz ZZZZZZZ und unserer Gläubiger ID DE12ZZZ , einziehen. Für Fragen oder Änderungen melden Sie sich bitte bei Ihrem Ansprechpartner. Mit freundlichen Grüßen Vorabinformation im Verwendungszweck (nur bei gleichbleibenden Zahlungen möglich): Nächster Einzug am TT.MM.JJJJ HINWEIS: Die Vorabinformation ist eine Neben-Vertragliche Pflicht und führt nicht zur Verlängerung der Rückgabefrist. Muster Ihrer Heidelberger Volksbank eg / Änderungen sind jederzeit möglich Stand:

8 Beispiel: Anhang zum Umdeutungsschreiben Vereine: Liebes Mitglied des XXXXXXX e.v. Wie auf der ersten Seite beschrieben, werden wir zum XXXXX unseren Zahlungsverkehr auf SEPA umstellen. Mit SEPA werden sich Kontonummer und Bankleitzahl ändern. Deswegen möchten wir Sie / Dich bitten, uns unten stehende Angeben zu geben. Diese Angaben finden/est Sie/du auf der Rückseite der EC-Karte oder auf dem Kontoauszug. Bitte den Abschnitt unterschrieben an die Gruppenbetreuer zurückgeben. Vielen Dank und weiterhin Viel Spaß " Name des Mitglieds: Name des Zahlers: IBAN: BIC: Bank: Datum/Ort: Unterschrift des Zahlers: Firmen: Sehr geehrte Damen und Herren, wir nutzen bei Ihnen das Lastschrift Verfahren. Wie auf der ersten Seite beschrieben, werden sich im Zahlungsverkehr einige Änderungen ergeben. Eine Änderung ist die Abschaffung von Kontonummer und Bankleitzahl. Deswegen möchten Wir Sie bitten, uns folgende Angaben zukommen zu lassen: " Kontoname / Kontoinhaber: IBAN: BIC: Bank: Bitte unterschreiben Sie für die Richtigkeit dieser Angaben und leiten uns den unteren Abschnitt weiter. Vielen Dank. Datum/Ort: Unterschrift: Muster Ihrer Heidelberger Volksbank eg / Änderungen jederzeit möglich Stand:

9 Übersicht über die Fristen im SEPA Zahlungsverkehr: Überweisungen: - Können ohne Frist bei Ihrer Bank eingereicht werden. - Verbuchung innerhalb der nächsten 2 Tage. Lastschriften: - Einreichung von Basislastschriften (Core): Erstmaligen bzw. einmaligen => 6 Tage vor Fälligkeit bei Ihrer Hausbank Wiederkehrende => 3 Tage vor Fälligkeit bei Ihrer Hausbank - Einreichung von Firmenlastschriften (B2B / Core1): (Core 1 = Sichtlastschrift / Eillastschrift -> nur in DE -> erst ab dem 04. Nov nutzbar) Erstmalig UND wiederkehrend => 2 Tage vor Fälligkeit bei Ihrer Hausbank Rückgabefristen bei Lastschriften: - 8 Wochen nach Buchungsdatum. - Bei nicht autorisierten Lastschriften, verlängert sich die Rückgabefrist auf 13 Monate. Ihrer Heidelberger Volksbank eg / Änderungen jederzeit möglich Stand:

10 Kunde: Sind Sie fit für SEPA? Rechnungen und Briefbögen schon mit IBAN und BIC ergänzt? Ja Nein IBAN und BIC auf eingehenden Rechnungen / Datenbanken? Ja Nein ZV-Abwicklung? Beleghaft* Per Datenträger* Elektronisch Auftragsarten? EU: Überweisung Lastschrift Abbuchungsauftrag Außerhalb EU / Fremdwährung Überweisung Buchhaltungs- und ZV-Programm SEPA fit? Stammdaten mit IBAN und BIC hinterlegt Ja Nein Import/Export von Zahlungen (dta* / xml) Ja Nein Import/Export von Umsätzen (mt940 / camt) Ja Nein SEPA Überweisung / SEPA Lastschrift möglich Ja Nein Konvertierungsmöglichkeit vorhandener Daten Ja Nein Möglichkeit der Mandatsverwaltung (Mandatsreferenz, ) Ja Nein SEPA-Basis-Lastschrift (Einzugsermächtigung): Gläubiger ID beantragt und hinterlegt? Ja Nein Jedem Kunden eine feste Mandatsreferenz zugeteilt? Ja Nein Kunden über den Einzug per SEPA-Lastschrift informiert? Ja Nein 9 mit Gläubiger ID und Mandatsreferenz (Umdeutungsschreiben) Neues Formblatt zur Mandatseinholung im Neugeschäft? Ja Nein SEPA-Firmen-Lastschrift (Abbuchungsauftrag): Gläubiger ID beantragt und hinterlegt? Ja Nein Jedem Kunden eine feste Mandatsreferenz zugeteilt? Ja Nein Neues Formblatt zur Mandatseinholung im Neugeschäft? Ja Nein Alte Mandate NEU eingeholt (mit neuem Vordruck) Ja Nein Umstellungstermin festgelegt Ja Nein Abläufe / Einreichungsfristen geklärt Ja Nein Vorabinformation eingerichtet Ja Nein *wird teilweise zum wegfallen Medialer Vertrieb Ralf Merkel / Sebastian Müller

11 Zahlungsverkehrsangebot Ihrer Heidelberger Volksbank eg Internetanwendung ohne Softwareinstallation Sicherheitsverfahren PIN/TAN Aktuelle Umsatzanzeige mit Exportfunktion in Branchensoftware Dateiverarbeitung aus Branchensoftware verteilte elektronische Unterschrift Freigabe von DATEV Dateien Zahlungsverkehrsabwicklung (Überweisung, Lastschrift, Dauerauftrag, terminierte Zahlung, usw.) Direkte Kontaktmöglichkeit Depotverwaltung Besonderheiten: Umsatzabfrage max. 90 Tage, kein Auslandszahlungsverkehr Einsatz einer Programmanwendung Einsatz aller gängigen Sicherheitsverfahren Zahlungsverfahren inkl. dem Auslandszahlungsverkehr Abspeicherung der Umsätze länger als 90 Tage Mandantenfähig Multibankenfähig Besonderheiten: Eingeschränkte Mobilität, keine Depotverwaltung Mobiles Banking über Ihr Smartphone (Banking App) Aktuelle Umsätze Überweisungen Depotabfrage Wertpapierhandel Direkte Kontaktmöglichkeit Stand Medialer Vertrieb

12 Zahlungsverkehrsanalyse Kunden-Nr.: Firmenname: Ansprechpartner: Wie wickeln Sie Ihren Zahlungsverkehr ab? Beleghaft per Datenträger Elektronisch Welche Zahlungsmöglichkeiten bieten Sie Ihren Kunden? Überweisung Lastschrift Kartenzahlung Ihre persönlichen Anforderungen an den elektronischen Zahlungsverkehr: Überweisungen, Lastschriften, Daueraufträge Terminierte Einzelaufträge / Terminierte Sammelaufträge Auslandszahlungsverkehr (außerhalb von Europa / Fremdwährung) Ausführung von Zahlungsverkehrsdateien Depotverwaltung Zeitraum der Kontoumsätze größer als 90 Tage Weiterverarbeitung in Branchensoftware Multibankenfähig; Aufzunehmende Banken: Sicherheitsverfahren PIN/TAN HBCI EBICS Technische Gegebenheiten: Einzelplatz Netzwerk Betriebssystem Windows MAC OS Linux Branchensoftware Bemerkungen: Datum, Name Berater