SEPA kommt! Der Zahlungsverkehr wird europäisch. Referent: Dipl.-Jur. (Univ.) Christian Goede

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1 SEPA kommt! Der Zahlungsverkehr wird europäisch Referent: Dipl.-Jur. (Univ.) Christian Goede

2 Wer ist DATEV? Genossenschaft von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten Unterstützung aller Dienstleistungen der DATEV- Mitglieder für deren Mandanten Hauptsitz in Nürnberg 25 Niederlassungen in Deutschland Softwarehaus und IT- Dienstleister mit über 40 Jahren Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums- Dienstleistungen 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ca Unternehmen nutzen DATEV-SW DATEV-RZ ist Datendrehscheibe zwischen Unternehmen, Steuerberatern und rund 200 Institutionen (z.b. Finanzverwaltung, Krankenkassen, Banken) Umfangreicher Service rd. 2,5 Mio. Servicekontakte Rund Seminarteilnehmer pro Jahr 2

3 Das DATEV-Rechenzentrum verbindet und ist die sichere digitale Datendrehscheibe und das zuverlässige Archiv. Finanzämter sonstige Behörden Banken Sozialversicherungs- Träger DATEV-Rechenzentrum Unternehmen Kanzlei

4 DATEV-Rechenzentrum als digitale Datendrehscheibe Finanzamt Bundesanzeiger Reporting statistische Ämter Sozialversicherung Archiv und Datendrehscheibe elektronische Rechnungen zentrale Speicherstelle Banken

5 DATEV-Rechenzentrum als digitale Datendrehscheibe Finanzamt UStVA, LStA, ZM, Lohnsteuerbescheinigung, ESt-, GewSt-, USt-Erklärungen/Bescheide, Registrierung, Adressenpflege, Finanzamt Elster, Steuerkonto online, ZIVIT (Übermittlung ab 2013) (19,7 Mio. Datensätze) Sozialversicherung (Datensätze aus 2010) Rentenversicherung (1,2 Mio.) Krankenkassen (74,9 Mio. ) Versorgungswerke (1,6 Mio.) Ausgleichskasse für Augenoptiker ( ) Bauhauptgewerbe (SOKA-Bau) (3,2 Mio.) Lohnausgleichskasse Sozialversicherung Dachdecker ( ) Urlaubskasse Maler und Lackierer ( ) Sozialkasse Gerüstbau ( ) Garten- und Landschaftsbau (77.763) Berufsgenossenschaften ( ) Steinmetzkasse (81.509) Bundesanzeiger Offenlegung Bundesanzeiger der Jahresabschlüsse (EHUG) elektronische elektronische Rechnungen Vodafone, Rechnungen HAVI Logistics Archiv und Datendrehscheibe zentrale Speicherstelle Speicherstelle (ELENA, 152,1 Mio. Datensätze) Reporting z. B. McDonald s, Burger King, Reporting Intersport, SEAT, Euronics, ZEG, Honda, Hyundai statistische Ämter Monatsbericht, verarbeitendes Gewerbe, statistische Monatserhebung, Einzel-/ Großhandel, Ämter Gastgewerbe, vierteljährlich/jährliche Verdiensterhebung ( Datensätze) Banken Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Überweisungen für: Löhne und Gehälter, vermögenswirksame Banken Leistungen, betriebliche Altersversorgung, Krankenkassen, Finanzamt (47 Mio. Datensätze) 5

6 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 6

7 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 7

8 AGB-Änderung für SEPA durch die Bank Haben Sie schon die AGB-Änderung erhalten? SEPA kommt 8

9 Und die Inkassovereinbarung mit der Bank? Tipp: wenn Sie Einzüge tätigen: sprechen Sie Ihre Bank an, um rechtzeitig die entscheidenden Fristen zu kennen! SEPA kommt 9

10 SEPA-Verantwortung Die Bank wird s schon richten! Der Unternehmer trägt die Verantwortung! SEPA kommt 10

11 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Wie kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 11

12 Was ist SEPA? SEPA (oder auch S PA. Single Euro Payments Area) steht für einen europaweit einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem es keine Unterschiede zwischen nationalen und internationalen Zahlungen mehr gibt. Dadurch können bargeldlose Zahlungen auch über die Ländergrenzen hinweg so einfach und bequem getätigt werden wie im Inland. Sowohl Kartenzahlungen, Überweisungen als auch Lastschriften werden über das SEPA- Verfahren abgewickelt. Die Zahlungen im SEPA-Format können nur in der Währung Euro ausgeführt werden. Der Umstieg auf die SEPA-Verfahren ist verpflichtend. SEPA kommt 12

13 Der neue europäische Zahlungsverkehrsraum umfasst mit Deutschland 33 Teilnehmerländer 33 teilnehmende Länder am SEPA-Verfahren teilnehmende Länder Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Kroatien Liechtenstein Litauen Luxemburg Lettland Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Republik Ungarn Zypern SEPA kommt 13

14 Ab wann gilt SEPA? Ab dem 1. Februar 2014 werden Überweisungen und Lastschriften im europäischen Zahlungsverkehrsraum nur noch als SEPA-Aufträge entgegengenommen. Bisherige europäische Auslandsüberweisungen fallen weg eine Überweisung z.b. nach Frankreich ist von einer Inlandsüberweisung nicht mehr zu unterscheiden. neu Bis gilt Übergangsfrist für Verbraucher, Online-Händler mit Lastschriftverfahren und Händler mit elektronischem Lastschriftverfahren SEPA kommt 14

15 Die Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren tangiert unterschiedlichste Aufgabenfelder In Abhängigkeit von Unternehmensgröße und Tätigkeitsfeld Finanzbereich Rechnungsstellung (IBAN/BIC- Angabe/Zahlungsbedingungen/ Formulare, Geschäftspapier, Verträge) Buchhaltung (Forderungsmanagement/ Erfassung IBAN/BICs/ Aktualisierung der Datenbanken) Nachforschungen (Kundenanfragen) Treasury (Liquiditätsmanagement/ Bankbeziehungen) Tipp: bestimmen Sie einen Verantwortlichen, der sich um die SEPA-Umstellung kümmert! Andere betroffene Abteilungen Vertrieb/Einkauf (Information der Geschäftspartner/ggf. neue Verträge/Formulare, Geschäftspapier Kundenservice (SEPA-spezifische Kundenanfragen) Personalabteilung (Umstellung Gehaltskonten) Rechtsabteilung (insbes. bei Lastschriften mit Mandatsneuerungen) Externe Anbieter (z.b. Call Center) Informationstechnologie SEPA kommt 15

16 IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl Was ist eine IBAN und BIC? IBAN und BIC sind nicht nur für Zahlungen ins Ausland erforderlich, sondern lösen auch bei Inlandszahlungen Kontonummer und Bankleitzahl ab. Was ist eine IBAN? International Bank Account Number ist eine international standardisierte Nummer. Jedes Girokonto in einem der an diesem System teilnehmenden Länder ist damit eindeutig bezeichnet und definiert. Die IBAN kann im umfangreichsten Fall bis zu 34 Stellen umfassen. Was ist eine BIC? Business Identifier Code ist eine von der Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) festgelegte, international gültige Bankleitzahl. Da der BIC von der SWIFT vergeben wird, bezeichnet man ihn oftmals auch als SWIFT-Code. Tipp: eigene IBAN/BIC den Geschäftspartnern mitteilen. Konvertieren der gespeicherten Kontoverbindungen. SEPA kommt 16

17 Wie können die Kontonummer und die Bankleitzahl umgestellt werden? Müssen Kontonummern und Bankleitzahl per Hand umgestellt werden? à Fragen Sie Ihren Softwareanbieter! Beispiel: DATEV IBAN-Assistent wandelt in den DATEV-Anwendungen automatisch Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC um, die Sie im Anschluss auf Richtigkeit prüfen sollten. Der Assistent kann in den DATEV-Anwendungen an den Stellen genutzt werden, wo Kontonummer und Bankleitzahl anwendungsseitig gespeichert sind. Steht seit Januar 2013 bereit. SEPA kommt 17

18 Wie können die DATEV Programme auf IBAN und BIC umgestellt werden? Handling IBAN-Assistent Sie können den IBAN-Assistenten im Echtmodus und im Testmodus durchführen. Im Echtmodus werden IBAN und BIC erstellt, Sie können die Daten prüfen, als Datei ausgeben, auf eine Liste drucken und in den Stammdaten speichern. Im Testmodus haben Sie die gleichen Möglichkeiten; mit einer Ausnahme: Die Daten werden nicht gespeichert. SEPA kommt 18

19 Wie können die DATEV Programme auf IBAN und BIC umgestellt werden? Handling IBAN-Assistent In dieser Tabelle werden alle eingelesenen Bankverbindungen angezeigt. Die Spalten "Status IBAN" und "Status BIC" zeigen auf einen Blick, für welche Bankverbindungen IBAN und BIC ermittelt werden konnten. Status bedeutet: IBAN bzw. BIC konnte ermittelt werden und stimmt falls bereits in den Daten der Anwendung vorhanden mit diesen überein. Status bedeutet: IBAN bzw. BIC konnte ermittelt werden, Übereinstimmung mit den gespeicherten Stammdaten wurde geprüft. Die Daten stimmen nicht überein. Status bedeutet: IBAN bzw. BIC konnte nicht ermittelt werden. SEPA kommt 19

20 Aufruf aus den Rechnungswesen Programmen Stammdaten Debitoren Debitorenstammdaten bzw. Kreditoren Kreditorenstammdaten- Rechte Maustaste IBAN ergänzen

21 Aufruf aus Zahlungsverkehr Stammdaten Auftraggeber bzw. Empfänger Rechte Maustaste IBAN erzeugen.

22 Aufruf aus Lohn und Gehalt und LODAS über die Brennpunkte

23 Kontodaten über Stammdaten anpassen Die Kontodaten können auch in den einzelnen Stammdaten individuell geändert werden. Sie haben die Möglichkeit über den Button IBAN vorschlagen die aktuelle Bankverbindung in IBAN und BIC zu ändern. Beispiel für LODAS über Personalstammdaten

24 Weiterführende Infos: Servicevideo DATEV IBAN-Assistent SEPA kommt 24

25 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Wie kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 25

26 Die Merkmale der SEPA-Überweisung auf einen Blick für inländische und grenzüberschreitende EURO- Zahlungen Auftragswährung immer Euro Entgeltteilung: jeder zahlt die Entgelte seines Kreditinstituts Überweisungen werden in voller Original-Betragshöhe ausgeführt XML-basiertes SEPA-Datenformat statt DTAUS Änderung des Zeichensatzes im Verwendungszweck, Kontobezeichnung u. Name Kontoinhaber Neu: Lateinischer Zeichensatz A-Z, a-z, 0-9 / -? : ( ). ; + neu: Verwendungszweckfeld 140 Stellen, keine Umlaute/Sonderzeichen SEPA kommt 26

27 Veränderungen durch SEPA Papier-Sammelüberweisungen : seitens Kreditinstitute gibt es für SEPA keine Sammelüberweisungs-Vordrucke mehr Unterschied - Sammelüberweisungsvordrucke: 1 Unterschrift/Gebühr für n Zahlungsempfänger - Einzelüberweisungsvordrucke: 1 Unterschrift/Gebühr pro Zahlungsempfänger Halb-elektronische Überweisungen : seitens Kreditinstitute können Begleitzettel gekündigt werden Banken fordern stattdessen i.d.r. elektronische Unterschrift -> EBICS Dateien für den Datenträgeraustausch/Datenübermittlung über DATEV Lohn und Gehalt/Reisekosten und LODAS Tipp: sprechen Sie Ihre Bank an, ob sich Ohne Begleitzettel nur zum Einspielen von Zahlungsaufträgen etwas ändert. in Banking-Software Ihr Steuerberater verwendbar prüft mögliche Alternativen für Sie. SEPA kommt 27

28 Beispiel: Arbeitsablauf Steuerberater stellt Zahlungen bereit und der Mandant legitimiert die Zahlungen Mandant Steuerberater SEPA kommt 28

29 Vorteile der SEPA-Überweisung gilt für inländische und grenzüberschreitende Euro-Überweisung europaweite Gutschrift innerhalb eines Tages europaweit einheitliche Kundenkennung (IBAN und BIC) SEPA kommt 29

30 es gibt auch schon SEPA-Trojaner Tipp: Seien Sie vorsichtig mit Ihrem Zahlungsverkehr und beachten Sie die Sicherheitsstandards! SEPA kommt 30

31 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Wie kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 31

32 SEPA-Lastschrift Durch einheitliche Standards auf Basis einer gemeinsamen Rechtsgrundlage ermöglicht die SEPA-Lastschrift inländische und grenzüberschreitende Lastschriften. Zwei Varianten für SEPA-Lastschriften SEPA-Basislastschrift = vergleichbar mit dem Einzugsermächtigungsverfahren SEPA-Firmenlastschrift = vergleichbar mit dem Abbuchungsverfahren SEPA kommt 32

33 SEPA-Lastschriftmandat Voraussetzungen für die SEPA-Lastschriften: es wird ein SEPA-Lastschriftmandat benötigt! Ersetzt die ehemalige Einzugsermächtigung in Deutschland und gilt für den gesamten SEPA- Raum Bereits bestehende Einzugsermächtigungen bleiben weiterhin gültig Bestehende Abbuchungsaufträge verlieren am ihre Gültigkeit Bei neuen Lastschriftzahlungen muss ein SEPA-Lastschriftmandat vom Zahlungspflichtigen angefordert werden Tipp: Achten Sie auf schriftliche, unterschriebene Einzugsermächtigungen! SEPA kommt 33

34 Die SEPA-Lastschrift: Das Lastschriftmandat als grundlegende Neuerung Das SEPA-Lastschriftmandat ermächtigt den Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen weist die Bank des Zahlungspflichtigen zur Einlösung der Lastschrift an ist Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriften und muss vom Zahlungspflichtigen eingeholt werden enthält Information zu Rückgaberechten gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn: der Zahlungspflichtige widerruft das Mandat oder das Mandat verfällt 36 Monate nach dem ersten bzw. letzten Einzug bei Nichtnutzung ist im Original, durch den Zahlungsempfänger, bis mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug, in der gesetzlich vorgeschrieben Form, aufzubewahren SEPA kommt 34

35 SEPA Lastschriftmandat vorgeschriebene Formvorschriften Enthält neue zusätzliche Angaben: z.b. Gläubiger-ID und Mandatsreferenz Ermächtigung muss auf Papier erfolgen und eigenhändig unterschrieben sein Muss eine eindeutige Weisung für die Bank enthalten Hinweis auf Rückgabemöglichkeit: 8 Wochen Widerspruchsrecht des Debitors nach Belastung, gilt im gesamten SEPA-Raum Muss in der Sprache des Zahlungspflichtigen (ggf. in englischer Sprache) ausgestellt sein Mandat muss sich von eventuell verbunden Vertragsteilen deutlich absetzen Prenotifikation: der Zahlungsempfänger muss dem Zahlungspflichtigen die Belastung seines Kontos rechtzeitig anzeigen Vorlauffristen: muss mit meiner Vorlauffrist (abh. von der jeweiligen Bank, bis zu 5-6 Tagen) bei der Bank des Debitors vorliegen SEPA kommt 35

36 SEPA-Lastschriftmandat vorgeschriebener Aufbau 1. Daten des Lastschriftgläubigers (= Unternehmen): Name und Anschrift Gläubiger-ID-Nummer Mandatsreferenz 2. Eindeutige Bezeichnung SEPA-Lastschriftmandat 3. Fix vorgegebener Text und Weisung f. d. Bank des ZPf Besonderheit Firmen- Lastschrift: Der Autorisierungstext enthält eine Verzichtserklärung des Zahlungspflichtigen auf den Erstattungsanspruch. Tipp: Nutzen Sie die Musterschreiben Ihrer Bank! Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. 4. Daten des Zahlungspflichtigen (= Kunden): Name und Anschrift IBAN BIC Rechtsverbindliche Unterschrift mit Daum und Ort SEPA kommt 36

37 Welche Voraussetzungen müssen bei der SEPA-Lastschrift erfüllt werden? Daten des Lastschriftgläubigers (Unternehmen) Gläubiger-ID: Für beide Lastschrift-Varianten (SEPA- Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift) benötigt der Zahlungsempfänger eine einheitliche, eindeutige und standardisierte Gläubiger-Identifikationsnummer (18 Stellen). Wo kann die Gläubiger-ID beantragt werden? In Deutschland, elektronisch, über die Deutsche Bundesbank. Tipp: Wenn Sie künftig Einzüge tätigen möchten: holen Sie sich jetzt Ihre ID! SEPA kommt 37

38 Besonderheiten der SEPA-Lastschrift Mandatsreferenz: Jedes SEPA-Lastschriftmandat erhält eine eindeutige Mandatsreferenz, die bei allen Lastschriften angegeben werden muss Wie muss die Mandatsreferenz aussehen? Jedes Mandat muss mit einer frei wählbaren, max. 35-stelligen, alphanumerischen Mandatsreferenz versehen werden (z. B. Debitorennummer). Wie lange gilt ein SEPA-Lastschriftmandat? Wird das SEPA-Lastschriftmandat nicht für eine einmalige Zahlung erteilt, gilt es unbefristet bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Das SEPA- Lastschriftmandat erlischt automatisch nach 36 Monaten ohne Nutzung/Abbuchung. Wie lange ist die Erstattungsfrist? Bei der SEPA-Lastschrift beträgt die Erstattungsfrist bei Basislastschriften acht Wochen nach dem Zeitpunkt der Kontobelastung. Bei einem nicht erteilten oder gelöschten Mandat (unautorisierte Lastschrift) beträgt der Erstattungsanspruch 13 Monate sowohl für Basislastschriften als auch für Firmenlastschriften. Tipp: Kontrollieren Sie die Vollständigkeit Ihrer Mandate! SEPA kommt 38

39 Welche Voraussetzungen müssen bei der SEPA-Lastschrift erfüllt werden? Pre-Notification Zahlungspflichtiger (Kunde) Er ist vor dem Zahlungseinzug über die Höhe der Lastschrift und den Einzugstermin (auch über Jahresgrenze hinaus), zum Beispiel anhand einer Rechnung, eines Briefs/ Bescheids oder Fax zu informieren. Diese Info muss er mindestens 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum erhalten. Eine Verkürzung dieser Frist ist möglich und muss dann aber in den AGB oder Kundenbedingungen aufgenommen werden. Bei Folgelastschriften kann diese Mitteilung entfallen, wenn der Kunde zuvor über die Beträge und die Einzugstermine informiert wurde. SEPA kommt 39

40 Welche Voraussetzungen müssen bei der SEPA-Lastschrift erfüllt werden? Bestandteile der Pre-Notification Betrag Genauer Fälligkeitstermin Gläubiger-ID Mandatsreferenz IBAN und BIC Info, dass es sich um eine SEPA-Lastschrift handelt Tipp: Kontrollieren Sie die Vollständigkeit Ihrer Mandate! SEPA kommt 40

41 Welche Voraussetzungen müssen bei der SEPA-Lastschrift erfüllt werden? Pre-Notification (= Vorlauffristen) Die SEPA-Lastschrift muss spätestens bei der Bank des Zahlungspflichtigen 5 Bankarbeitstage bei einmaliger bzw. Erst-Lastschrift 2 Bankarbeitstage bei Folgelastschriften vor dem Zahlungstermin vorliegen. Hinweis: Verkürzung der Vorlauffristen durch das SEPA-Begleitgesetz ab November 2013 möglich. Reduzierung auf einen Bankarbeitstag. Dies gilt nur für nationale Lastschriften. Tipp: schauen Sie in Ihre Inkassovereinbarung! SEPA kommt 41

42 Weitere Besonderheiten der SEPA-Lastschrift Wie lange gilt ein SEPA-Mandat? Wird das SEPA-Lastschriftmandat nicht für eine einmalige Zahlung erteilt, gilt es unbefristet bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Das SEPA-Lastschriftmandat erlischt automatisch nach 36 Monaten ohne Nutzung/Abbuchung, beginnend mit dem Fälligkeitsdatum der ersten Lastschrift, Erweiterung bei jeder Folgelastschrift. Wie lange ist die Erstattungsfrist? Bei der Privatlastschrift beträgt die Erstattungsfrist acht Wochen nach dem Zeitpunkt der Kontobelastung. Bei einem nicht erteilten oder gelöschten Mandat (unautorisierte Lastschrift) beträgt der Erstattungsanspruch bis zu 13 Monate (gilt für Privat- und Firmenlastschrift). SEPA kommt 42

43 Was ändert sich bei bestehenden Einzugsermächtigungen? Bestehenden Einzugsermächtigungen können weiter genutzt werden, wenn folgende Ergänzungen vom Lastschrifteinreicher erfolgen: mit der Hausbank: Abschließen einer Inkassovereinbarung für die Nutzung von SEPA-Basis-Lastschriften. im Unternehmen: Vergabe und Einpflegen einer Mandatsreferenz(nummer) in die Kundenstammdaten für jedes Lastschriftmandat. mit dem zahlungspflichtigen Kunden: Information des Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger- ID des Unternehmens, die Mandatsreferenz(nummer) des Kunden und den SEPA- Umstellungstermin. SEPA kommt 43

44 Musterschreiben zur Umstellung auf das neue SEPA-Lastschriftverfahren Tipp: Informieren Sie rechtzeitig. Kennzeichnen Sie Ihre Infopost mit wichtige Quelle: SEPA-Info SEPA kommt 44

45 Was ändert sich bei bestehenden Abbuchungsaufträgen? Für bereits bestehende Abbuchungsaufträge werden neue Mandate benötigt: Bisherige Abbuchungsaufträge können nicht für den Einzug von SEPA-Lastschriften weitergenutzt werden. Wenn der Zahlungsempfänger weiterhin Lastschriften ohne Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen einziehen will, muss er vom zahlungspflichtigen Kunden ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandat einholen. bei der Bank, vor dem ersten Einzug, die Erteilung dieses SEPA-Firmen-Lastschriftmandats bestätigen. Hinweis: SEPA-Firmen-Lastschriften sind für Privatkunden als Zahlungspflichtige nicht zugelassen (fehlendes Erstattungsrecht). Hier können nur SEPA-Basis-Lastschriften verwendet werden. SEPA kommt 45

46 Wie funktioniert es? Beispiel Frau Mustermann Firma Frankreichmuster zieht Geld von einem Kunden in Frankreich mittels SEPA-Lastschrift ein SEPA kommt 46

47 Erstlastschrift Beispiel für die späteste Einreichung einer Erstlastschrift 5 Tage vorher 14 Tage vorher Pre-Notification (Vorankündigung) an den Zahlungspflichtigen Einreichung bei der Bank. Frist mit der Bank klären! Fälligkeitstag SEPA kommt 47

48 Folgelastschrift Beispiel für die späteste Einreichung von Folgelastschriften 2 Tage vorher 14 Tage vorher Pre-Notification (Vorankündigung) an den Zahlungspflichtigen Einreichung bei der Bank. Frist mit der Bank klären! Tipp: schauen Sie in Ihre Inkassovereinbarung! Fälligkeitstag SEPA kommt 48

49 Vorteile der SEPA-Lastschrift europaweite Nutzung (33 EU-/EWR-Staaten) exaktes Fälligkeitsdatum für die Kontobelastung Erstattungsanspruch von acht Wochen ab Belastung, ohne Angabe von Gründen SEPA kommt 49

50 Bessere Liquiditätssteuerung und Effizienzgewinne Die SEPA-Zahlverfahren können für inländische und grenzüberschreitende Zahlungen genutzt werden Das Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift erlaubt taggenaue Liquiditätsplanung und -steuerung Effizienzgewinne insbesondere für europaweit tätige Unternehmen durch: EU-weit vereinheitlichte Prozesse und einheitlichen Rechtsrahmen Verbesserung der Kontoabstimmung durch Wegfall der Formatvielfalt und Nutzung eines einheitlichen Datenformats einheitliche, klare Rückgaberegeln Bei international tätigen Unternehmen kann die bisherige Kontoführung in verschiedenen EU-Ländern oft entfallen. Das spart Zeit und Kosten SEPA kommt 50

51 SEPA-Mandatsverwaltung in den DATEV-Programmen SEPA Mandatsverwaltung Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum führt mit der SEPA-Lastschrift ein neues Zahlungsinstrument ein, das in den Unternehmen / Verwaltungen bzw. kommunalen Unternehmen erhebliche Änderungen bei betriebswirtschaftlichen Prozessen nach sich zieht. Dazu gehört insbesondere die Verwaltung der Mandate. Zentrale Mandatsverwaltung ab Mitte Oktober 2013 über alle DATEV Anwendungen hinweg in der "DATEV Cloud" SEPA kommt 51

52 SEPA-Besonderheiten für Vereine Auch Vereine benötigen Mandate für ihre Mitgliedseinzüge: Schriftform und eigenhändige Unterschrift Mandatsreferenznummer - Empfehlung: Mitgliedsnummer Keine beleghaften Lastschriften mehr möglich! Exaktes Fälligkeitsdatum bzw. Einzug der Mitgliedsbeiträge ( Beitrag wird monatlich am tt. abgebucht) Umwidmung bestehender Einzugsermächtigungen: Mitglieder müssen von der Wandlung unterrichtet werden (z.b. Mitgliederversammlung, über Vereinsblatt oder per Brief oder im Verwendungszweckfeld der letzten DTA-Übertragung) Pre-Notifikation vor dem ersten SEPA-Einzug oder, wenn sich Beitragshöhe oder Fälligkeitstermin ändert. Hier genügt ebenfalls eine generelle Vorankündigung in der Mitgliederversammlung, Vereinsblatt, schwarzes Brett Beitrittserklärung für neue Mitglieder: Änderung der Aufnahmeformulare (Angabe Gläubiger-ID, verbindlicher Mandatstext, IBAN/BIC des Mitglieds) unterjähriger Eintritt: Info, dass der 1. Beitrag am tt.mm., danach monatlich zum tt. eingezogen wird Tipp: Nur schriftliche, unterschriebene Einzugsermächtigungen gelten! SEPA kommt 52

53 Beispieltexte Umwidmung bestehender Einzugsermächtigungen: Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab als SEPA-Mandat. Unsere Gläubier-ID für den Lastschrifteinzug lautet: DEXXXXXXXX. Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Mitgliedsnummer. Vorabinfo (Pre-Notifikation) über die Beitragsbelastung: Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1.März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag. Tipp: Verwenden Sie die Mustertexte Ihrer Bank! SEPA kommt 53

54 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Wie kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 54

55 Checkliste zur SEPA-Umstellung SEPA-Checkliste Benennen Sie einen SEPA-Beauftragten/-Ansprechpartner in Ihrer Organisation. Erstellen Sie einen Umstellungszeitplan. Soll die Umstellung zu einem festen Termin oder im Parallelbetrieb erfolgen? Analysieren Sie Ihre Zahlungsströme und die Struktur Ihres Zahlungsverkehrs, um mögliche Auswirkungen von SEPA auf Ihre Organisation genauer einschätzen zu können. Setzen Sie sich mit Ihrer Hausbank bezüglich der Umstellungsmöglichkeiten und Änderungen in Verbindung. Geben Sie auf Ihren Briefbögen bereits jetzt Ihre IBAN und BIC an. SEPA kommt 55

56 Checkliste zur SEPA-Umstellung SEPA-Checkliste Beantragen Sie die Gläubigeridentifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank für die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren Überlegen Sie sich eine Systematik für die Mandatsreferenznummern und pflegen Sie diese in Ihre Stammdaten ein. Prüfen Sie, ob Ihnen für Ihre bisherigen Lastschriften gültige Lastschrifteinzugsermächtigungen vorliegen (mit physikalischer Unterschrift), ergänzen Sie diese ggf. zu einem aktuellen Mandat Prüfen Sie ob Ihre Zahlungsverkehrs-Software (electronic banking Produkte) SEPA-ready ist Prüfen Sie ob Ihre Finanzbuchführung SEPA-ready ist SEPA kommt 56

57 Checkliste zur SEPA-Umstellung SEPA-Checkliste Prüfen Sie, ob Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung SEPA-fähig ist Fragen Sie Ihre Mitarbeiter für die Lohnabrechnungen nach deren neuen IBAN- und BIC-Daten Über welche anderen Software-Produkte (z. B. Kunden- oder Lieferantenverwaltungsprogramme) werden sonst noch Zahlungsdateien generiert? Kontaktieren Sie Ihre Softwareanbieter zu den Umstellungsmöglichkeiten Weitere Checklisten/Umstellungshilfen: Sepa-Navigator der VR-Banken Oder bei Ihrer Hausbank SEPA kommt 57

58 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Wie kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 58

59 Abschaltung des nationalen Euro-Zahlverfahren zum durch EU-Gesetzgeber vorgeschrieben Die Erreichbarkeit für SEPA-Überweisungen und SEPA-Basis-Lastschriften ist für die 17 Länder mit Euro-Währung gesetzlich vorgeschrieben. Viele Zahlungsdienstleister in den weiteren 15 Ländern des SEPA-Raume sind bereits erreichbar. Kunden und Zahlungsdienstleister in Deutschland müssen SEPA-ready sein. Das SEPA-Verfahren ersetzt die nationalen Euro-Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften. Diese werden abgeschaltet. Für inländische SEPA-Zahlungen ist die Angabe der IBAN ausreichend (BIC ist optional). SEPA kommt 59

60 Die Migrationsverordnung regelt IBAN only europaweit ab Auch für grenzüberschreitende SEPA- Zahlungen ist die Angabe der IBAN ausreichend (BIC ist optional). Die geplante Ausnahmeregelung des deutschen Gesetzgebers für karteninitiierte Lastschriften im DTAUS- Format (ELV) läuft aus. Sofern Zahlungsdienstleister in Nicht-Euro- Ländern im Inland Zahlungen in Euro anbieten, sind diese auch zur europaweiten Erreichbarkeit verpflichtet. SEPA kommt 60

61 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Wie kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 61

62 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Internetseite für Unternehmen SEPA kommt 62

63 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Aufbau der Internetseite für Unternehmen SEPA kommt 63

64 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Dialogseminare online SEPA kommt 64

65 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Anwenderseminar zum SEPA-Umstieg in den DATEV-Programmen SEPA kommt 65

66 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Beratung zu SEPA Zentrale SEPA-Hotline Für Fragen zur Umstellung auf das SEPA-Verfahren steht ab 1. August 2013 die zentrale, kostenpflichtige DATEV-Hotline unter von Mo. Fr. von 7:45 18:00 Uhr zur Verfügung SEPA kommt 66

67 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Wie kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 67

68 Vergleich: SEPA-Basis-/SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Nutzungsmöglichkeit Vorlage der Lastschrift bei Bank des Zahlungspflichtigen Bestätigung der Mandatserteilung durch den Zahlungspflichtigen gegenüber der Zahlstelle SEPA-Basis-Lastschrift national und grenzüberschreitend in Euro SEPA-Firmen-Lastschrift national und grenzüberschreitend in Euro 2 bzw. 5 Tage vor Fälligkeit 1 Tag vor Fälligkeit nicht erforderlich erforderlich (in der mit dem Kunden vereinbarten Art und Weise) Nutzung Privatkunde ja ausgeschlossen Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen für autorisierte Zahlungen Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen für nicht autorisierte Zahlungen 8 Wochen ausgeschlossen (durch Verzicht) 13 Monate nicht relevant (durch Bestätigung gegenüber der Zahlstelle) Rückgabefrist an die Zahlstelle spätestens 5 Tage nach Fälligkeit spätestens 2 Tage nach Fälligkeit Kundenkennung IBAN und ggf. BIC (BIC ab 2014 bzw optional) IBAN und ggf. BIC (BIC ab 2014 bzw optional) SEPA kommt 68