Überlassung einer BahnCard an Arbeitnehmer

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1 REISEKOSTEN/AUSWÄRTSTÄTIGKEIT Überlassung einer BahnCard an Arbeitnehmer Hat sich die Anschaffung der BahnCard für den Arbeitgeber gelohnt? Auf diese Frage reduzieren viele Betriebsprüfer die Frage, ob die Überlassung einer Bahncard an den Arbeitnehmer steuerfrei bleibt oder zu steuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn führt. Dabei ist die Rechtslage viel komplexer. Der Beitrag zeigt, wie Arbeitgeber kontern können. Erstattung der BahnCard durch den Arbeitgeber Zahlen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern eine BahnCard 25 oder 50 (Ermäßigung der Fahrpreise jeweils um 25 bzw. 50 Prozent) oder eine Netzkarte (kostenlose Fahrten im gesamten Netz), muss vorab unterschieden werden, ob es sich um einen öffentlichen oder einen privaten Arbeitgeber handelt: Erstattet eine öffentliche Kasse ihren Beamten oder Arbeitnehmern im öffentlicher Dienst die Kosten für eine BahnCard, bleibt dies grundsätzlich steuerfrei (FinMin Nordrhein-Westfalen, Verfügung vom , Az. B IV A 3, Abruf-Nr , Kapitel ). Eine eventuelle private Mitbenutzung der BahnCard ist steuerlich unschädlich und muss nicht als geldwerter Vorteil erfasst werden. Bei öffentlichen Arbeitgebern wird eigenbetriebliches Interesse unterstellt Bei Arbeitgebern der Privatwirtschaft ist die Finanzverwaltung skeptischer. Diese können die Kosten für eine BahnCard oder Netzkarte nur steuerfrei übernehmen, wenn die Karte wegen einer ausgeprägten dienstlichen Reisetätigkeit allein aus beruflichen Gründen erworben und dem Arbeitnehmer überlassen wurde. In diesem Fall liegt steuerfreier Fahrtkostenersatz für Dienstreisen vor ( 3 Nr. 16, 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG). Wird die Karte nachweislich aus eigenbetrieblichem Interesse des Arbeitgebers angeschafft, führt auch hier eine private Mitnutzung nicht zum geldwerten Vorteil. Beachten Sie Eine steuerfreie Erstattung ist nur möglich, wenn die Bahn- Card grundsätzlich für Dienstreisen eingesetzt wird. Nutzt der Arbeitnehmer die BahnCard ausschließlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit, liegt steuerpflichtiger Fahrtkostenersatz vor. Diesen kann der Arbeitgeber mit 15 Prozent pauschal und sozialversicherungsfrei versteuern ( 40 Abs. 2 Satz 2, 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Steuerfrei nur bei (teilweisem) Einsatz für Dienstreisen Steuerfreie Erstattung nur bei betrieblichem Eigeninteresse Neben der Vorausetzung, dass der Arbeitnehmer seine BahnCard für Dienstreisen einsetzt, hängt die Steuerfreiheit vom überwiegenden Eigeninteresse des Arbeitgebers ab. Es ist erfüllt, wenn sich die Anschaffung der BahnCard für ihn lohnt. Das wird anhand folgender Vergleichsberechnung geprüft: Einsparungen durch Preisnachlässe für Dienstreisen Kosten für die BahnCard Einsparungen müssen Kosten für BahnCard decken 113

2 Beispiel 1 Arbeitnehmer A muss aus beruflichen Gründen häufig von Frankfurt nach Köln. Voraussichtlich werden innerhalb eines Jahres mindestens 15 Fahrten anfallen. Die Fahrkarte 1. Klasse kostet einfach 115 Euro (netto 96,64 Euro). Der Sparpreis (59 Euro) kann nicht genutzt werden, da die Fahrten im Vorhinein nicht planbar sind. Die BahnCard 50 kostet in der 1. Klasse 515 Euro (netto 432,77 Euro) und wird vom Arbeitgeber angeschafft. Der Arbeitgeber hat den Vorsteuerabzug. Ohne Ermäßigung ergeben sich Reisekosten in Höhe von 2.899,20 Euro (15 Fahrten x 96,64 Euro x Hin- und Rückfahrt). Mit der BahnCard 50 ermäßigen sich die Bahnfahrten auf die Hälfte, Fahrpreisersparnis netto 1.449,60 Euro. Die effektive Ersparnis beträgt 1.016,83 Euro (Fahrpreisminderung 1.449,60 Euro abzüglich Kosten BahnCard 432,77 Euro) und ist damit deutlich höher als die Kosten der BahnCard. Damit kann die BahnCard steuerfrei ersetzt werden. Der Arbeitnehmer kann die BahnCard ohne steuerliche Folgen auch privat nutzen. Wie teuer werden die regulären Bahntickets sein? Wie viel kosten die reduzierten Tickets plus BahnCard? Beachten Sie Die BahnCard 25 (Kosten 125 Euro brutto) würde nur eine effektive Ersparnis von 619,76 Euro bringen (Fahrpreisermäßigung 25 Prozent aus 96,64 Euro x 15 Fahrten x 2 = 724,80 Euro abzüglich Netto-Kosten 105,04 Euro). Hinweis Diese Vergleichsberechnung gilt für alle Formen der BahnCard. Auch eine BahnCard 100 (Netzkarte) kann steuerfrei erstattet werden, wenn die Fahrpreisersparnis die Kosten der Netzkarte übersteigt und sie im Vergleich zur BahnCard 50 günstiger ist. Für Arbeitgeber mit Vorsteuerabzug gilt das Nettoprinzip. Berechnungszeitraum ist die tatsächliche Gültigkeit der BahnCard, nicht das Kalenderjahr. Maßgeblich ist die geplante, nicht die tatsächliche Ersparnis Für die Finanzverwaltung kommt es darauf an, ob der Arbeitgeber beim Kauf der BahnCard davon ausgehen konnte, dass sich eine ausreichende Fahrpreisersparnis ergeben wird (OFD Hannover, Verfügung vom , Az. S StH 211/S StO 213, Abruf-Nr ). Diese vorausschauende Betrachtung entspricht auch der Rechtsprechung zum eigenbetrieblichen Interesse (zuletzt BFH, Urteil vom , Az. VI R 36/12; Abruf-Nr ). Vorausschauende Betrachtung PRAXISHINWEIS Verfolgt der Arbeitgeber überwiegendes eigenbetriebliches Interesse (Fahrpreisersparnis für Dienstreisen), tritt eine eventuell damit verbundene Bereicherung des Arbeitnehmers steuerlich in den Hintergrund (BFH, Urteil vom , Az. VI R 7/11; Abruf-Nr ). Dies kann nur im Zeitpunkt der Anschaffung bzw. der Kostenerstattung für die BahnCard beurteilt werden. Maßgeblich ist, warum der Arbeitgeber etwas gewährt Beispiel 2 Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer A (aus Beispiel 1) im Mai die Kosten für die BahnCard 50, weil nach dem betrieblichen Ablauf und der bisherigen Erfahrung mit 15 Dienstreisen nach Köln zu rechnen ist. Ab Juli übernimmt A eine Führungsaufgabe und fährt letztendlich nur viermal nach Köln. Obwohl sich die Bahn- Card tatsächlich nicht gelohnt hat, weil die Ersparnis unter den Anschaffungskosten lag, bleibt die Überlassung der BahnCard steuerfrei. Maßgebend ist die Einschätzung beim Erwerb der BahnCard im Mai. 114

3 Hinweis Lohnsteuerprüfer fragen erfahrungsgemäß nicht groß nach, wenn Arbeitnehmer, die typischerweise viel beruflich mit der Bahn unterwegs sind, eine Bahncard erhalten. Weil aber die Bahncard auch privat interessant ist, wird bei Arbeitnehmern ohne umfangreiche Reisetätigkeit strenger geprüft. Das gilt ganz besonders für die BahnCard 100 (Netzkarte). Beispiel 3 Im Unternehmen wurden zwei BahnCard 100, 1. Klasse für jeweils brutto Euro (netto 5.789,92 Euro) angeschafft. Eine ist auf den Arbeitnehmer B aus dem Vertrieb ausgestellt, der bundesweit Kunden betreut und auf rund 190 Reisetage im Jahr kommt. Bekanntermaßen nutzt er die BahnCard 100 auch für private Fahrten. Beim Einsatz einer BahnCard 50 würden rund Euro netto an Ticketkosten plus die Kosten für die Karte anfallen. Die zweite BahnCard 100 ist auf den Geschäftsführer Vertrieb C ausgestellt. Ihm steht ein Dienstwagen zur Verfügung. Im Jahr 2013 kam er auf rund 40 Reisetage. Eine Aufstellung der tatsächlichen Dienstreisen mit der Bahn liegt seit mehreren Jahren nicht mehr vor. Betriebsinteresse an BahnCard sinkt bei Dienstwagenüberlassung Die BahnCard 100 für den Vertriebsmitarbeiter B bleibt steuerfrei, weil sie sich für den Arbeitgeber rechnet. Die BahnCard des Geschäftsführers C ist in voller Höhe als geldwerter Vorteil zu versteuern (Sachzuwendung), weil kein eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers nachweisbar ist. Nachweis nicht vergessen Auf die praktische Frage, wie man das eigenbetriebliche Interesse als Voraussetzung für die Steuerfreiheit tatsächlich nachweist, gibt es keine klare Antwort von seiten der Finanzverwaltung. Unserer Auffassung nach reicht es aus, bei der erstmaligen Anschaffung einer BahnCard eine vorausschauende Vergleichsberechnung zu erstellen und nach Ablauf des Gültigkeitszeitraums der BahnCard konkret nachzurechnen. Beide Unterlagen sind beim Lohnkonto aufzubewahren. Zeigt sich, dass es tatsächlich zu einer Ersparnis kam, reicht dies für die nächsten drei bis vier Jahre als Nachweis für die Steuerfreiheit aus. Eine neue Beurteilung ist notwendig, wenn sich der berufliche Einsatzbereich des Arbeitnehmers ändert (siehe Beispiel 2). Bestätigung der geplanten Ersparnis reicht für drei bis vier Jahre Versteuerung einer unrentablen BahnCard Ist bereits bei Anschaffung der BahnCard sicher, dass deren Kosten nicht durch entsprechende Fahrpreisermäßigungen kompensiert werden, bleibt eine Arbeitgebererstattung nicht mehr steuerfrei. Welcher Wert ist zu versteuern? Welcher Wert tatsächlich versteuert werden muss, ist umstritten. BahnCard ohne voraussichtliche Ersparnis ist Arbeitslohn Beispiel 4 Der Arbeitgeber kauft für den Arbeitnehmer D am 22. Juli 2014 für 255 Euro brutto eine BahnCard 50, 2. Klasse. D nutzt diese für die Fahrten zur Arbeit sowie für gelegentliche Dienstreisen. Der Arbeitgeber geht von fünf Dienstreisen mit der Bahn aus. Die BahnCard erspart pro Fahrt 36 Euro, insgesamt 180 Euro. 115

4 Folgt man der Auffassung der OFD Hannover (Verfügung vom , Az. S StH 211/S StO 213; Abruf-Nr ), gilt der Mehraufwand des Arbeitgebers als Arbeitslohn: Tatsächlicher Aufwand (255 Euro zuzüglich 5 x 36 Euro) Fiktive Fahrtkosten ohne BahnCard (5 x 72 Euro) Steuerpflichtiger Arbeitslohn (445 Euro abzüglich 360 Euro) 445 Euro 360 Euro 85 Euro Da die BahnCard 50 für Fahrten zur Arbeit genutzt wird, kann unseres Erachtens der geldwerte Vorteil von 85 Euro als Fahrtkostenzuschuss mit 15 Prozent pauschal versteuert werden ( 40 Abs. 2 Satz 2 EStG). Beachten Sie Diese Berechnung wird nicht von allen Finanzämtern akzeptiert. Manche Prüfer erfassen als geldwerten Vorteil den Gesamtwert der BahnCard ohne Gegenrechnung der Arbeitgeber-Ersparnis. Es liegt dann eine Sachzuwendung vor, die nach 37b EStG mit 30 Prozent pauschal versteuert werden kann. Da es hierzu noch keine Rechtsprechung gibt, sollten betroffene Arbeitgeber sich gegen die volle Versteuerung mit Hinweis auf die Verfügung der OFD Hannover wehren. Keine Rolle spielt auch hier, in welchem Umfang der Arbeitnehmer die BahnCard privat eingesetzt hat. Auf Gegenrechnung der Arbeitgeber- Ersparnis berufen PRAXISHINWEIS Ein Privatnutzungsverbot hilft nur bedingt: Lohnt sich die BahnCard für den Arbeitgeber, entsteht durch die private Mitbenutzung der BahnCard gar kein geldwerter Vorteil. Steht von vorneherein fest, dass sich die BahnCard nicht lohnt, schützt ein privates Nutzungsverbot nicht vor der Erfassung eines geldwerten Vorteils. Lässt sich nicht sicher voraussagen, ob sich die BahnCard bzw. insbesondere eine Netzkarte rentiert, kann ein Privatnutzungsverbot in Grenzfällen Sinn machen. Arbeitslohn liegt nämlich nur vor, wenn der Arbeitgeber eine Zuwendungsabsicht hat. Ein Verbot der privaten Nutzung ist ein Indiz gegen die Zuwendungsabsicht (BFH, Urteil vom , VI R 23/12, Abruf-Nr ). Verbot der Privatnutzung meist ohne Vorteil Wann ist der Zufluss des geldwerten Vorteils zu versteuern? Die Besteuerung muss zu dem Monat erfolgen, in dem die BahnCard dem Arbeitnehmer übergeben wird (BFH, Urteil vom , Az. VI R 89/04; Abruf-Nr ). Zufluss bei Übergabe an den Arbeitnehmer Fahrtkostenersatz beim Einsatz einer privaten BahnCard Erwirbt ein Arbeitnehmer privat eine BahnCard und setzt diese auch für Dienstreisen ein, profitiert der Arbeitgeber von der Fahrpreisermäßigung. Damit stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber einen Teil der BahnCard-Kosten übernehmen kann oder ob die Erstattung eines fiktiven Fahrpreises ohne Preisnachlass steuerlich zulässig ist. Hier ist vorab wieder zu unterscheiden: Für öffentliche Arbeitgeber ist die Sache klar: Beamte sind reisekostenrechtlich zum Einsatz einer privaten BahnCard für Dienstreisen verpflichtet. Ein Ausgleich der ersparten Kosten erfolgt nicht (Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV), Kapitel 4.2.4). Nur eingeschränkter Ersatz für vom Arbeitnehmer privat gekaufte Karten 116

5 Schwieriger ist die Frage für private Arbeitgeber: Der Reisekostenersatz basiert auf dem Grundsatz des Auslagenersatzes ( 670 BGB). Danach müssen Arbeitgeber nur die entstandenen Aufwendungen ersetzen, also die ermäßigten Fahrpreise. Deren Erstattung bleibt steuerfrei ( 3 Nr. 16 EStG). Nur reduzierte Fahrtkosten steuerfrei erstattbar PRAXISHINWEIS Arbeitgeber sollten anfangs nur die tatsächlichen, verminderten Fahrpreise für die Dienstreisen erstatten. Erst wenn die Ersparnis die Kosten der vom Arbeitnehmer privat angeschafften BahnCard übersteigt, können ihm zusätzlich die Kosten für die BahnCard erstattet werden. BahnCard erst nach effektiver Kostenersparnis erstatten Beispiel 5 Arbeitnehmer E hat sich für die täglichen Fahrten zur Arbeit die BahnCard 50, 1. Klasse gekauft. Während des Gültigkeitszeitraums vom 8. April 2013 bis 7. April 2014 nutzte E die BahnCard auch für Dienstreisen. Der Arbeitgeber hat bisher nur die tatsächlichen Fahrtkosten erstattet. Hierdurch ergab sich eine Fahrpreisermäßigung von netto 700 Euro. Daher erstattet der Arbeitgeber im Mai 2014 dem Arbeitnehmer die Kosten für die BahnCard 50 in Höhe von 515 Euro (brutto). Die Erstattung bleibt lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, weil die betriebliche Kostenersparnis höher ist als die Kosten für die BahnCard (FinMin Saarland, Verfügung vom , Az. B/ /04 S 2334, Abruf-Nr ). Beachten Sie Die steuerfreie Erstattung der Kosten für eine privat beschaffte Netzkarte, die der Arbeitnehmer auch für Dienstreisen einsetzt, ist ebenfalls nur sehr begrenzt möglich. Grundsätzlich spart der Arbeitgeber die Kosten, die er ohne die Netzkarte des Arbeitnehmers hätte ausgeben müssen. Auch hier lässt die Finanzverwaltung aber eine steuerfreie Erstattung erst dann zu, wenn die Summe der Arbeitgeberersparnis für die dienstlichen Fahrten den Kaufpreis des Arbeitnehmers für die BahnCard 100 erreichen (FinMin Saarland, Verfügung vom ). Erstattung einer BahnCard 100 nur bei sehr hohen Reisekosten Vorsteuerabzug aus der BahnCard Kauft ein vorsteuerabzugsberechtigter Arbeitgeber eine BahnCard für einen Arbeitnehmer, hat er unter folgenden Voraussetzungen den Vorsteuerabzug: Da auf der BahnCard selbst weder Preis noch Steuer stehen, benötigt der Arbeitgeber eine auf ihn ausgestellte Rechnung. Lautet die Rechnung auf den Arbeitnehmer (er kauft die BahnCard, der Arbeitgeber zahlt eine Erstattung), scheitert der Vorsteuerabzug von vorneherein. Rechnung muss auf Arbeitgeber lauten Für die Zuordnung einer BahnCard zum Unternehmen gibt es keine eindeutige Verwaltungsregelung. Auf alle Fälle ist die Vorsteuer beim Kauf abziehbar, wenn die Prognose ein betriebliches Interesses ergibt (Abschnitt 15.2c. Abs. 12 Umsatzsteuer-Anwendungserlass [UStAE]). Ob eine Berichtigung in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung bei einer späteren negativen Amortisationsrechnung erfolgen muss, ist unklar (Abschnitt 15.2c. Abs. 16 UStAE). Arbeitgeber sollten sich zumindest auf einen für die Dienstreisen anteiligen Vorsteuerabzug berufen (Abschnitt 15.2c. Abs. 2 UStAE). Das dürfte allerdings einen Nachweis aller Fahrtstrecken erfordern. 117