LEAN ADMINISTRATION TASCHENBUCH / BERATERLEITFADEN. Wesentliche Konzepte und Werkzeuge für mehr Effizienz in der Verwaltung

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1 LEAN ADMINISTRATION TASCHENBUCH / BERATERLEITFADEN Wesentliche Konzepte und Werkzeuge für mehr Effizienz in der Verwaltung Projekt: Lean Taschenbuch V2.16 Autor: Jörg Tautrim Firma: Lean Institute Verlag: Lean Institute Verlag letzte Änderung: Auflage: 1 Lean Institute / Dr. Jörg Tautrim Engineering Lean Administration Taschenbuch Lean Office Pocket Guide

2 Impressum Copyright: 2014 Dr. Jörg Tautrim Druck und Verlag: epubli GmbH, Berlin, ISBN Imprint Lean Administration Taschenbuch / Beraterleitfaden Wesentliche Konzepte und Werkzeuge für mehr Effizienz in der Verwaltung Dr. Jörg Tautrim Published by: epubli GmbH, Berlin, Copyright: 2014 Dr. Jörg Tautrim ebook ISBN Lean Institute / Dr. Jörg Tautrim Engineering Lean Administration Taschenbuch Lean Office Pocket Guide

3 Für Frida und Emil Lean Institute / Dr. Jörg Tautrim Engineering Lean Administration Taschenbuch Lean Office Pocket Guide

4 Einleitung: Zweck des Lean Taschenbuches Administration Die Lean Historie (Quelle Wikipedia) im kurzen Überblick Verbesserung der Verständlichkeit Der Werkzeugkoffer des Lean Administration / Lean Management Mu (Muda, Mura, Muri) P Pyramide M - Mensch Maschine Material Methode - Management S (5 A) - 5 Schlüssel für Ordnung und Systematik W / 5 mal Warum Arten der Verschwendung Produktion X Arten Verschwendung Administration Schritte der standardisierten Problemlösung Regel Pareto-Prinzip D Bericht A3 Bericht ABC - Analyse Andon (Andon Boards) ARD - Alle Reden Darüber Audit Auftragsdurchlaufzeit Auftragslaufkarte Auftragsstrukturanalyse Aufwand-Nutzen-Matrix Auto Replenishment Autonomation Balanced Scorecard (BSC) Baukasten - Prinzip Benchmarking Bestände Bestandsmanagement Büro-Layout visualisieren BPR Business Process Reengineering Chaku-Chaku-Straße Change Management CSL - Customer Service Level Dateinamen / Namenskonvention Lean Institute / Dr. Jörg Tautrim Engineering Lean Administration Taschenbuch Lean Office Pocket Guide

5 DMAIC DTD - Dock-to-Dock Durchlaufzeit E-Learning Richtlinie Engpass Failure Reporting and Corrective Action System (FRACAS) Fertigungsdurchlaufzeit (F-DLZ) Fließprinzip (Fluss - Flow) FPY First Pass Yield FQ - Fehlerquote FTT First Time Through FZ Fehlerbearbeitungszeit Gehe an den Ort des Geschehens: Go to Gemba! Gemba Genchi genbutsu Fasse das Problem an Geschäftsprozess GMP - Good Manufacturing Practice GPM Geschäftsprozessmodellierung GPO - Geschäftsprozessoptimierung Gruppenarbeit, Gruppenbesprechung HA - Herstellanweisung Hanedasi Heijunka Produktionsglättung (Level Load) Heijunka - Tafel Hidden Factory HP Hyperlinks schneller Zugriff Informationssicherheit Innovation Inventory IPC In process control ISA - Informationsstrukturanalyse Ishikawa-Diagramm - Fischgrätendiagramm Jidoka JIS Just In Sequence JIT Just ln Time Kaikaku Kaizen Kamishibai Kanban Lean Institute / Dr. Jörg Tautrim Engineering Lean Administration Taschenbuch Lean Office Pocket Guide

6 Kapitalbindung Kata Kennzahlen Kennzahlensystem Kernkompetenz Kundenbedarfsrate (KBR) KVP Workshop (Kaizen Week) LDMS Lean Daily Management System LEAN Lean Administration Lean Administration Green Belt Lean Administration Professional Lean Administration System - Schlankes Administrationssystem Lean Excellence Lean Office Lean Leadership Lean Management und Lean Management Prozess Lean Prinzipien von Toyota Lean Production System - Schlankes Produktionssystem Lean Thinking oder die 5+ Lean Prinzipien LEAN Transformation Lieferbeschaffenheit Lieferfähigkeit Lieferflexibilität Lieferqualität Lieferzeit Lieferzuverlässigkeit Line Clearance Losgröße LZ - Liegezeit Make to Order (MTO) Make to Stock (MTS) Makigami Analyse Management Review Marktplatz Masterplan (Master Schedule) Material Usage Variance (MUV) Methoden des Lean Administration System Modulbaukasten Monozukuri Months on hand - MOH Lean Institute / Dr. Jörg Tautrim Engineering Lean Administration Taschenbuch Lean Office Pocket Guide

7 MSA - Meetingstrukturanalyse MTBF - Mean Time between Failure MTTR - Mean Time to Repair Muda One Piece Flow Organisationsstrukturanalyse Overall Equipment Effectiveness - OEE PA PCAR PDCA PLB - Problemlösungsbericht PO - purchase order Poka Yoke Policy Deployment Priorisierungsmatrix für Geschäftsprozesse Problem Solving Support Problemlösungsbericht - PLB Projekt Prozess Prozess Struktur Matrix Prozessanalyse Prozessbestätigung (engl.: Process Confirmation) Prozessfähigkeit, Prozessbeherrschung Prozessgeschwindigkeit Prozesskarte Prozesskosten Prüfprotokoll - PP Pull-Prinzip Push-Prinzip PZ Prozesszeit QPS - Quality Process System Quality Gates Quick Change Over - QCO Red Tag und Rote Zone Reichweite RQ - Rückfragequote RZ - Rückfragezeit Scorecard - Kennzahlenblatt SIPOC Supplier Input Process Output Customer Single Minute Exchange of Information (SMEI) Six Sigma Lean Institute / Dr. Jörg Tautrim Engineering Lean Administration Taschenbuch Lean Office Pocket Guide

8 SMED - Single Minute Exchange of Dies SOP - Standard Operating Procedure Sounding board Standard Standardisiertes Arbeiten: WAS, OIS, WES, WBB Steering Board - Lenkungskreis Steering Committee - Steuerkreis Supermarkt Swimlane Synchrones Produktionssystem (SPS) SZ - Systemzeit Taktzeit und Zykluszeit Teamtafel / Gruppenarbeitstafel Technische Anlagenverfügbarkeit TT - Termintreue TIM WOOD: Verschwendungen T-Karten-System TPM Total Productive Maintenance TPM Total Productive Maintenance im Office TOC Theory of Constraints TPS - Toyota Production System TQM Total Quality Management TSA - Tätigkeitsstrukturanalyse U-Form / U-Zelle Umrüsten / Rüsten ÜZ - Übergangszeit Value Stream Value Stream Current State Map Value Stream Future State Map Verschwendung Vision Lean Vision Visual Factory Visual Management Visual Metrics Visuelle Fabrik Visuelles Büro Visuelles Management VoC - Voice of the customer VSM - Value Stream Mapping Waste Walk Office Waste Walk Wertespiegel / Work Balance Boards (WBB) Lean Institute / Dr. Jörg Tautrim Engineering Lean Administration Taschenbuch Lean Office Pocket Guide

9 Wertschöpfung Wertschöpfungskette Wertstromanalyse WIP - Work in process X Matrix XYZ-ANALYSE Yamazumi - Austaktung Ziele - Objectives Zykluszeit Cycle Time Platzhalter für Ihre eigenen Ergänzungen Ergänzungen Zitate zum Thema Bestellungen des Pocket Guides für Ihr Unternehmen Abkürzungsverzeichnis Quellen und wichtige Literatur Lean Institute / Dr. Jörg Tautrim Engineering Lean Administration Taschenbuch Lean Office Pocket Guide

10 3 Mu (Muda, Mura, Muri) 1.1 Einleitung: Zweck des Lean Taschenbuches Administration Fach-Chinesisch, alter Wein in neuen Schläuchen, Anglizismen Nun kommt Lean auch mit Nachdruck in der Verwaltung an; die Begriffe heißen im Wesentlichen Lean Office, Lean Administration oder kurz Lean Admin. Die Themen Verwaltung ; Overhead ; Wasserkopf ; Was macht eigentlich die Zentrale den ganzen Tag? werden in vielen Unternehmen hitzig diskutiert. Schon der britische Historiker und Publizist Cyril Northcote Parkinson ( ) hat diese Phänomene als Gesetze in seinem Buch Parkinsons Gesetz und andere Untersuchungen über die Verwaltung (englischer Originaltitel: Parkinson's law, the pursuit of progress ) entwickelt und beschrieben. Folgende Aussage (von Cyril Northcote Parkinson) ist doch ein guter Start. Der Niedergang eines Unternehmens beginnt mit der Fertigstellung des neuen Verwaltungsgebäudes. Aber es wird noch besser: Die Hauptregel besagt, die bürokratische Arbeit werde so lange ausgeweitet, bis sie die zur Verfügung stehende Zeit ausfülle. Zur schnellen Beruhigung - auch in den sog. indirekten Bereichen gibt es wertschöpfende Prozesse. Wertschöpfende Prozesse, für die der Kunde bereit ist zu bezahlen. Diese Ausrichtung am Kundenwert ist eine zentrale Maxime des schlanken Denkens. In den letzten Jahren ist nun das Interesse an Lean Management, das in seiner ursprünglichen Form Anwendung in der Industrie findet, nicht nur bei fertigenden Unternehmen sondern auch in anderen Bereichen der Wirtschaft (hier den indirekten Bereichen, der Verwaltung, in den administrativen Abteilungen) stetig gewachsen. Immer mehr rückt die Übertragung der Methoden (der Lean Werkzeuge) auf Nicht-Produktionsbereiche in den Fokus, um auch dort Erfolge durch die Anwendung des Lean Ansatzes realisieren zu können. Lean Administration als Ansatz des Lean Managements stellt den strukturierten Ansatz dar, Verwaltungsbereiche nach Lean Kriterien zu gestalten und kontinuierlich zu verbessern. Zahlreiche Institute, Unternehmensberatungen, Professoren haben Strategien zur Einführung von Lean Administration entwickelt und unterbreiten Beratungsangebote zur Verbesserung der Prozesse in den betroffenen Bereichen. Teilweise sind die Ansätze sehr punktuell: Abteilungsbezogen: aber keine Gesamtunternehmensstrategie Werkzeugbezogen: >> 5S, Bleistifte an Ort und Stelle oder ausschließlich prozessbezogen: >> Prozessoptimierung Zudem sind viele Lean Admin Konzepte unstrukturiert (es fehlt ein Systemansatz, ein Gesamtverständnis), es fehlt die richtige Definition (1 zu 1 Übertragung von Lean der Produktion auf die Verwaltung) oder overengineered (wochenlange Analysen ohne Umsetzung). Lean Institute / Dr. Jörg Tautrim Engineering Lean Administration Taschenbuch Lean Office Pocket Guide

11 3 Mu (Muda, Mura, Muri) Mu (Muda, Mura, Muri) Aus dem Japanischen für die typischen 3 Verlustarten in einer Fabrik; diese können aber auch, Sie werden sicherlich zustimmen, in der Verwaltung auftreten: Muda Mura Muri Verschwendung Ungleichheit / Unregelmäßigkeit / Ungleichmäßigkeit Überlastung Die 3 Mu stellen die Grundlage für die Verbesserungsphilosophie des Toyota Production Systems (siehe dazu unter >> TPS) dar. Die drei Mu werden als Schwerpunkte des Verschwendungspotenzials bzw. der Verbesserungsmöglichkeiten verstanden. Darunter ist die Verlustart 7 + X Arten der Verschwendung, Sieben plus X (>> Muda) die Wichtigste; siehe dazu auch TIM WOOD", Waste und 7+1 Arten der Verschwendung Produktion. Im Wesentlichen benutzen wir zur Vereinfachung lediglich den Begriff Verschwendung oder Muda ; dies hat sich im Lean Sprachschatz und bei den Lean Anwendern verfestigt. Eher Informativ wir konzentrieren uns hier im Kern auf den Begriff muda : Mura bezeichnet eine ungleiche Verteilung der Arbeitslast über den Tag, wenn es beispielsweise bedingt durch ungünstige Prozessverknüpfungen Wartezeiten und dann wieder Zeiten mit hektischer Arbeitstätigkeit gibt. Das Eliminieren von Ungleichmäßigkeit ist ein zentraler Faktor zum Funktionieren des >> Just-in-Time-Prinzips. Mura wird im Wesentlichen im Rahmen des >>TPS durch die Anwendung des >> Heijunka-Konzeptes (dt. Glättungsmethode des Bedarfes im Abgleich mit den Kapazitäten) attackiert. Der Begriff Muri beschreibt Tätigkeiten, deren Ausführung z.b. durch mangelhafte Ausstattung des Arbeitsplatzes oder falsche Arbeitstechnik erschwert wird. Es kommt zu einer Überbelastung von Mensch oder Maschine. Muri wird zentral durch das >> standardisierte Arbeiten (Standards, QPS) attackiert. Für einen wiederkehrenden Vorgang gibt es exakt die benötigte, definierte Zeit für den Vorgang. Der Vorgang muss exakt in dieser Standardzeit abgearbeitet werden. Um Muri zu verhindern wird der Kundenbedarf gleichmäßig auf die Kapazitäten aufgeteilt. Dies verhindert die Überlastung einzelner Ressourcen. Die Begriffe Muda, Mura, Muri gehen teilweise über Ursache-Wirkungsketten fließend ineinander über. Ein zentrales Ziel des Lean Administration Systems ist es muda, mura und muri zu reduzieren, am besten zu eliminieren. Lean Institute / Dr. Jörg Tautrim Engineering Lean Administration Taschenbuch Lean Office Pocket Guide

12 5 S (5 A) - 5 Schlüssel für Ordnung und Systematik Aus der Praxis: Zu oft wird ein Faktor, z.b. bei auftretenden Qualitätsproblemen oder sogar Kundenreklamationen, der Mitarbeiter war schuld; dieser muss geschult werden! selektiv betont. Dies führt i.d.r. aber nicht weiter. Genau aus diesem Grund besteht 5-M aus mehr als 1 M S (5 A) - 5 Schlüssel für Ordnung und Systematik Die Erreichung eines sauberen, ordentlichen und organisierten Arbeitsplatzes wird mit 5S erreicht: Ordnung, Sauberkeit und Systematik! Der zentrale 5S- Leitsatz heißt: Alles Notwendige hat seinen Platz und alles ist an seinem Platz, ist sauber, klar strukturiert und bereit zum sofortigen Gebrauch - immer." Im Büroumfeld schließt dies die Arbeitsplätze aber auch die EDV-Strukturen ein. 5S nicht nur auf dem Schreibtisch, in den Schränken sondern auch auf der Festplatte. 5S Office ist ein Baustein für eine verbesserte Büroorganisation und für mehr Effizienz an den Arbeitsplätzen. 5S Office umfasst sowohl die Hardware (z.b. Büromaterial) als auch die Software (z.b. EDV-Strukturen, elektronische Korrespondenz ( s)). 5S kommt aus dem Japanischen und bedeutet: Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke + Ordnung schaffen; Aussortieren + Ordnungsliebe; Platz definieren + Sauberkeit; Sauberkeit sicherstellen + Persönlicher Ordnungssinn; Standards nutzen + Disziplin; jeden Tag zu jeder Zeit 5S wird im Deutschen manchmal auch als 5A bezeichnet: Sortieren Systematisieren Säubern Standardisieren Selbstdisziplin, Stabilisieren Aussortieren Aufräumen Arbeitsplätze sauber halten Allgemeine Standards erarbeiten Alle Punkte einhalten und ständig verbessern Lean Institute / Dr. Jörg Tautrim Engineering Lean Administration Taschenbuch Lean Office Pocket Guide

13 Abkürzungsverzeichnis 5 Abkürzungsverzeichnis Abkürzung Entschlüsselung Was es ist 3C 8D-Report A A3 ADP APQP ARD ASME ASME-Blatt Blitz BO BPR BSC BTS Concern, Cause, Countermeasure 8 disciplines (8D) Availability A3 report Accelerated Deployment Plant Advanced Product Quality Planing Alle Reden Darüber American Society of Mechanical Engineers American Society of Mechanical Engineers CIP Workshop (Kaizen Blitz ) Back order Business Process Reengineering Balanced Scorecard Built to Schedule Problem, Ursache, Abstellmaßnahme (PUG); einfachster Problemlösungsprozess; sogar einfacher als PDCA. Hilft, nicht direkt auf die Maßnahme zu springen. Eine streng formalisierte Vorgehensweise zur systematischen Problemlösung und Sicherstellung der Vermeidung des Wiederauftretens von Fehlern. Insbesondere in der Automobilund Luftfahrtindustrie geforderter Prozess bei Kundenreklamationen. Muss konsequent abgearbeitet werden und schrittweise dokumentiert werden. Verfügbarkeit (i.d.r. technische Anlagenverfügbarkeit V bzw. Tv) Der A3-Bericht ist ein exzellentes Werkzeug zur strukturierten Darstellung der Ausgangssituation, der Methode zur Problemlösung, der Ergebnisse, der Kennzahlenwirkung. Diese wichtigen Elemente eines strukturierten Verbesserungsprozesses werden auf einem DIN-A3 - Blatt (daher auch der Name A3-Bericht) auf einem Blick dargestellt. Es ist ein sehr geeignetes Instrument zur schnellen Darstellung, zum schnellen Informationsaustausch und zur Berichterstattung an die Geschäftsleitung. Ausgewählte Werke, die das Produktionssystem schneller als andere eingeführt haben. Diese stellen Ihre Erfahrungen den anderen Werken zur Verfügung (dt. Pilotwerk). Produktqualitätsvorausplanung Versinnbildlichung, wenn in Besprechungen wieder Grundsatzdiskussionen, endlose Debatten geführt werden; Besser: Mit Zahlen, Daten und Fakten arbeiten. Das heißt dann: Umschalten zu ZDF = Zahlen, Daten, Fakten! Amerikanischer Verband der Maschinenbau-Ingenieure Ähnlich wie REFA in Deutschland Materialfluss-Aufnahmebogen (analog REFA); engl. ASME- Sheet. Wird analog SIPOC auch im Office für VSM Office eingesetzt s. KVP Workshop Auftragsrückstand; Aufträge konnten gegenüber zugesagtem Liefertermin, -menge nicht ausgeliefert werden. Radikales Verbessern existierender Geschäftsprozesse. Entspricht dem kai-kaku -Ansatz zur Planung des Geschäftsprozesses auf der grünen Wiese. Entspricht dem green-field - Ansatz, was der grünen Wiese im Deutschen entspricht. Die Planung des neuen Geschäftsprozesses kann ohne Restriktionen, vollkommen frei durchgeführt werden. Entwickelt und veröffentlicht von dem US Amerikaner M. Hammer in den 90er Jahren. Ausbalancierte Unternehmensausrichtung in 4 Perspektiven (Finanzen, Prozesse, Kunden, Mitarbeiter) und Kennzahlen für diese 4 Perspektiven. Ist ein Managementwerkzeug. Planerfüllung der geplanten, eingelasteten Aufträge (Volumen, Mix, Sequenz); im engl. auch manchmal Adherence to Schedule / Schedule adherence genannt. Lean Institute / Dr. Jörg Tautrim Engineering Lean Administration Taschenbuch Lean Office Pocket Guide