Lieferantenerklärung. Endlich digital

Transkript

1 Lieferantenerklärung. Endlich digital

2 Probleme bei der Ausstellung von LLE < 500 Mitarbeiter >500 und mehr Mitarbeiter Prüfung und Pflege der eingehenden Lieferantenerklärungen Die neuen Regelungen zum Gültigkeitszeitraum bei Langzeit-Lieferantenerklärungen Lieferantenerklärungen Prüfung der Ursprungsregeln Wechselnde Anforderungen seitens der Gesetzgebung/ des Zolls Abbildung der präferenzberechtigten Länder/ der verschiedenen Präferenzzonen Beschaffung der notwendigen Daten innerhalb des Unternehmens Wechselnde Anforderungen der Kunden Kumulation Ermittlung der Warennummer zur Prüfung der Ursprungsregeln Bezeichnung des Ursprungslandes (EU / EG) Benennung der zu liefernden Waren im Vordruck

3 LLE für Waren mit Präferenzursprung

4 Prüfpunkte einer Lieferantenerklärung Form: Wortlaut eingehalten? Waren: Identität der gelieferten Ware, genaue Warenbezeichnung und (freiwillig) Warennummer Ursprungslandangabe: Europäische Union/Europäische Gemeinschaft/EWR oder andere Länder (Schweiz, ) Nennung eines EU-Mitgliedstaates allein ist nicht zulässig Abkommenspartner/-länder: Alle erforderlichen/wesentlichen genannt? Kumulierungsvermerk: bei positiver Kumulation: wurden die Zielländer angepasst? Gültigkeitszeitraum bei LLEen (maximal 1 Jahr) Ausstellungsort, -datum und Unterschrift des Lieferanten

5 Gestern noch aktuell Papierchaos raubt Transparenz. Suche nach aktuellen Abkommen. Manuelle Arbeit raubt Zeit. Fehler und Korrekturen rauben Nerven.

6 Aus welchen Ländern wird angefordert? < 500 Mitarbeiter >500 und mehr Mitarbeiter Deutschland Österreich Niederlande Belgien Frankreich Großbritannien Polen Italien Skandinavien

7 Welche Unterstützung erhalten Sie? Software Interne Arbeitsanweisung Regelmäßige Weiterbildungsmaßnahmen Beratung durch IHK Beratung durch Zoll Externe Berater / Dienstleister

8 Aktuelle Ausstellungsformen

9 Gemeinsam. Zukunft. Gestalten. Export DAW SE Lieferantenerklärung - endlich digital Get Connected AEB

10 Kennzahlen DAW Europas größter privater Farbenhersteller, insgesamt die Nummer 3. Marktführer in Deutschland, Österreich und der Türkei. Gesamtumsatz 2016: 1,4 Mrd Mitarbeiter (In- und Ausland ohne Beteiligungen) Vertreten in über 40 Ländern. 29 Produktionsstandorte. Breitestes Sortiment an Beschichtungssystemen für Gebäude. Hauptverwaltung und Produktion in Ober-Ramstadt / Odenwald Unternehmenspräsentation DAW Seite 10

11 Sortimentsbreite ist eine unserer Kernkompetenzen Die ganze Welt der Bauten-Beschichtungen aus einer Hand Grundierungen, Farben, Putze Lacke, Lasuren dekorative Innenwandtechniken Bautenschutz Beschichtungen Fassaden- und Dämmtechnik Spachtelmassen Spezialprodukte Unternehmenspräsentation DAW Seite 11

12 Zeitschiene Projektablauf Einführung Präferenzabwicklung und Lieferantenerklärungsmanagement Lessons Learned: Projektlaufzeit niemals Unterschätzen, wenn die eigenen Prozesse nicht vorab klar und transparent sind 2015 Auswahlverfahren Anbieter für Präferenzsysteme Feb 2016 Mrz Aug 2016 Entscheidung für Anbieter AEB _ ASSIST4WUP Vorabworkshop mit allen Prozessbeteiligten Finales Angebotes & Vertragswesen Erstellung Pflichtenheft Vorbereitung Projektarbeit Sept Nov 2017 April / Mai 2018 Aktive Projektarbeit Abforderung Lieferantenerklärungen über ASSIST4WUP und COS Geplantes Roll Out des kompletten System incl. Kalkulation Seite 12

13 1. Step Risikoanalyse der Prozesse erstellen Lessons Learned: Zeigen Sie gnadenlos die Lücken und Schwächen auf. Beziffern Sie das wirtschaftliche Risiko bei Wegfall von Präferenzen. Diverse Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigen sich mit Lieferantenerklärungen ( EK, EXP, Marketing, Stammdaten) und keiner weiss, wieso die Arbeits- & Organisationsanweisu ng wird nicht im vollem Umfang gelebt und innerbetrieblich umgesetzt viele Lieferantenerklärungen liegen in den Exportabteilungen nicht vor oder kommen erst im laufe des Jahres an. Die Anforderung der LE erfolgt manuell und mit hohen Aufwand eine Prüfung direkt in der Ausfuhr findet derzeit kaum statt in den Exportbereichen. Eine manuelle Prüfung ist mit hohen Aufwand verbunden es gibt Lücken in den Prozessbeschreibungen für die Abforderung, Ablage und Pflege der Stammdaten von Lieferantenerklärungen aller Produkte ( Rohstoffe + HAWA ) im Einkauf & Exportfachabteilungen Seite 13

14 2. Step Entscheidung zu COS Warenursprung & Präferenzen Collaboration Services (WEBPORTAL) Lessons Learned: Fragen Sie Ihre Lieferanten, was Sie von einem Web-Portal halten. Zeigen Sie Vorteile für alle Beteiligten auf. Ohne Akzeptanz keine Chance Lieferantenbefragung WERB - ROH - HAWA - VERP / Software COS niedrig hoch mangelhaft befriedigend gut sehr gut keine Verwendung, da eigenes System Nutzen für den Lieferanten Bewertung des Lieferanten Lieferanten WERB Lieferanten ROH Lieferanten HAWA / VERP Seite 14

15 3. Step Hauptzollamt einbinden und Erlaubnis einholen Digitale Unterschrift aus Lieferantenerklärungen ersetzt die Haftungserklärung Lessons Learned: Vorgehensweise mit dem HZA im persönlichen Gespräch klären. Ggf. mit Beispielen aus der Wirtschaft konfrontieren Seite 15

16 Einstieg über ASSIST4Wup Einfacher Einstieg in die Systeme ( Sicht Anforderer) 1. Möglichkeit zur Vorauswahl der der Anforderung LE über , PDF Druck (Post ) oder Online Web-Portal 2. Kunde erhält über zentrale postfach vom Anforderung einer LE. Verlinkung zum Web-Portal Seite 16

17 COS - Lieferantenportal Einfacher Einstieg in die Systeme ( Sicht Aussteller LE) Unternehmenspräsentation DAW Seite 17

18 COS - Lieferantenportal Nachweisverwaltung und Übersicht ( Sicht Anfordere LE) 1. Automatisierung der Prozesse von Anfordern bis Freigabe möglich Seite 18

19 COS - Lieferantenportal Digitale Ablage der LE ( Sicht Anfordere LE) 1. Lieferantendokument ist bei beiden Teilnehmern nun digital abgelegt und jederzeit verfügbar Seite 19

20 Summary Hoher Automatismus in den eigenen Prozessabläufen eine Zentrale Stelle / Person steuert das Management für Lieferantenerklärungen Keine doppelten Prozesse mehr durch digitale Unterschrift (Haftungserklärung) Rechtssicherheit für Kunden und Lieferanten hohe Datenqualität durch Prüfung ( z.b. Stat. Warennummern) Bessere Datenqualität für eigenen Stammdaten Diverse Hilfs-und Erklär Funktionen ( Download, Upload, Massenpflege ) Digitale Ablage Abbau von Papierbürokratie Ersterklärungsaufwand bei Lieferanten sehr hoch Keine Akzeptanz bei den großen Lieferanten ( eigene Subsysteme ) Unsicherheit zum Thema Digitale Ablage Lieferantenerklärungen werden weiterhin mit Post und Unterschrift zusätzlich geschickt Automatische Übernahme / Freigabe von COS in ASSIST4WUP fehlt noch Erklär Video COS über YOU -Tube aufrufbar Zugangsbeschränkungen in den Firmen Nachhalten und Mahnungen an Lieferantenerklärungen Thema Eskalationsstufen Wünschen uns zusätzliche Dokumentenablage im SAP Beleg ( Anhangliste) Seite 20

21 Summary Lessons Learned: Effizienz der eigenen Prozesse, Rechtssicherheit, Abbau von Papierbürokratie und verbesserte Datenqualität sprechen für ein Digitales Lieferantenerklärungsmanagement. Globale Vernetzungen von unterschiedlichen Subsysteme des Lieferantenerklärungsmanagements, sind zukünftige Herausforderungen, die zu einer deutlich besseren Akzeptanz der Systeme in der Wirtschaft führen Seite 21

22 Marco Weiß Leiter Logistik / Standortleiter Exportkontrollverantwortlicher Zoll DAW SE Logistikstandort Fürstenwalde Juri-Gagarin-Str. 37 A Fürstenwalde Telefon: +49(0) Telefax: +49(0) Handy: +49(0) marco.weiss@daw.de Skype: sip:marco.weiss@daw.de Internet: Seite 22

23 Ihr Mehrwert - Heute Wettbewerbs- und Margenvorteile durch bessere Ausschöpfung von Zollvorschriften & Handelsabkommen Steigende Sicherheit der Ursprungsinformationen Ihrer Produkte durch integrierten Datenservice & Reduzierung der Fehlerquote Bessere Verhandlungsbasis gegenüber den Lieferanten durch höhere Transparenz Beschleunigtes Nachweisverfahren durch elektronische Abwicklung

24 Dazu ganz operativ Berücksichtigung des UZKs und neuen Präferenzregelungen Einfache und effiziente Zusammenarbeit über eine Plattform Einfacher Zugang für Sie und Ihre Lieferanten Widerrufsmöglichkeit bei Fehlern

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27 Herzlichen Dank! Carsten Bente, Senior Consultant Global Trade & Risk Management, AEB GmbH,