ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel

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1 ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel Gruppe: Gruppenmitglieder: Matrikelnummern: 3881 Pichler Katharina Yueksel Halime Zhang Yuan Aufgabenstellung: 14 Buchhaltung: Debitorenstammsatz Bitte beachten: Ersetzen Sie bei der Dateibezeichnung xxxx durch Ihre Gruppennummer! Die Dokumentation kann Englisch oder Deutsch verfasst sein. Bezeichnen Sie die Abschnitte mit dem jeweiligen Autor! Umfang etwa 20 Seiten, Grafiken max. eine halbe Seite groß (Flussdiagramme, Rest kleiner) 3881-Dokumentation_02.doc Seite 1 von 22

2 Dokumentation des Debitorenstammsatz Inhaltsverzeichnis Dokumentation Thema Prozesse Schnittstellen Voraussetzungen Umzusetzender Prozess & Annahmen Implementierung Der Zeitplan Die Risiken Anhang Thema (Halime) Grundlagen Der Debitorenstammsatz umfasst alle Kundendaten eines Unternehmens die für Geschäftsbeziehung unabdingbar sind. Alle folgenden Prozesse bezüglich einer Geschäftsabwicklung bauen auf die Daten des Debitorenstammsatz auf, beispielsweise die Buchhaltung und das Mahnwesen. Debitorenstammsätze liefern die Informationen für die Buchhaltung und für den Vetrieb über den Kunden. Die im System gespeicherte Daten sind immer konsistent, aktuell und redundanzfrei. Mit Debitorenstammsatz ist es möglich alle Daten eines Debitors zu schauen und das automatische Mahnen, Zahlungsverkehr zu steuern. Wer ist Debitor? Zu den Debitoren zählen alle Kunden, mit denen die Firma in Kontakt steht. Stammdaten Der Stammsatz enthält Daten, die den Buchungsvorgang und die Verarbeitung der Buchungsdaten steuern. Zusätzlich legen Sie im Stammsatz alle Daten ab, die Sie für die Geschäftsverbindung zum Debitor benötigen. Debitorenstammsätze werden sowohl von der Buchhaltung als auch von der Vertriebsabteilung Ihres Unternehmens benutzt. Die zentrale Speicherung der Debitorenstammdaten und die gemeinsame Nutzung haben für Sie den Vorteil, daß Sie Daten nicht mehrfach eingeben müssen. Durch die zentrale Verwaltung der Stammdaten werden außerdem unterschiedliche Datenstände vermieden. Wenn sich beispielsweise die Adresse Ihres Debitors geändert hat, müssen Sie diese Änderung nur einmal erfassen, und sowohl die Buchhaltung als auch die Vertriebsabteilung arbeitet mit den aktuellen Daten. Im Debitorenstammsatz sind beispielsweise enthalten: Kontosteuerungsdaten, wie z.b. die Nummer des Abstimmkontos in der Hauptbuchhaltung Kommunikation mit dem Debitor Dazu gehört die Anschrift und die Telefax- und Telefonverbindung. Mahnverfahren und Datum der letzten Mahnung Vertriebsdaten 3881-Dokumentation_02.doc Seite 2 von 22

3 Daten zur Auftragsbearbeitung, Versanddaten und Rechnungsdaten Daten des Debitorenstammsatzes Der Zweck der Datenerfassung im Debitorenstammsatz dient der zentralen konsistenten Speicherung von wichtigen Kundendaten. Neben der Anschrift werden Kontonummer und Kreditwürdigkeit und Lastenschriften erfasst. Wegen Steuerung der Debitorstammsätze von der Buchhaltungsabteilung und Vetriebsabteilung werden die Daten nur in einem Stammdaten gespeichert, um Datenredundanz zu vermeiden. Das SAP System bietet zudem flexiblen Zugriff auf die Daten. Auf der Debitorstammsatz haben sowohl Buchhaltungsabteilung als auch Betriebsabteilung Zugriff. Alle durchgeführten Ausgaben und regelmäßig erstellten Auswertungen werden mit Hilfe des Systems dokumentiert. Die Dokumentation beschreibt den Leistungsumfang des Programms einschließlich der Selektions- und Sortiermöglichkeiten und kann jederzeit vom Betriebsrat eingesehen werden. Die Struktur des Debitorenstammsatz gliedert sich in drei Teile: Daten - Allgemeine Daten Dabei handelt es sich um Kundeninformationen die für alle Verkaufsorganisationen des Unternehmens gleich bleiben. D.h. Die allgemeine Daten unabhängig von der Buchhaltungsableitung und Vetriebsableitung Ihrer Firma. Dazu zählen die Anschrift, die Kommunikationsmöglichkeiten (Telefon, , FAX), Branche, Konzernzuordnung und Bankverbindung. Daten für die Buchungskreise Dies beinhaltet alle Daten von Vereinbarungen zwischen Debitor und Unternehmen, wie etwa Zahlungskonditionen, Daten für automatischen Zahlungsverkehr (Bankeinzug), Daten für die Korrespondenz (z.b. Kontonummer und Sachbearbeiter beim Kunden). Zusätzlich besteht die Möglichkeit auf Firmenebene das Abstimmkonto der Hauptbuchhaltung anzugeben. Daten für den Vertrieb Unterschiedliche Daten die für Vertriebswege und Verkauf nötig sind werden hier gespeichert. Etwa die Handhabung von Auftragsbearbeitung, Versand und Rechnungsfakturierung. Funktionen eines Debitorenstammsatzes Um die Daten in den Debitorenstammsatz verwalten zu können, müssen einige Basisfunktionen für ein Debitorenstammsatzsystem vorhanden sein. Zur Erfassung eines Kunden muss dieser einmal angelegt werden können, eine weitere Bearbeitung ermöglicht Änderungen des Kunden festzuhalten. Jeder neue Kunde muss zunächst einer Kontogruppe zugeordnet werden. Debitorenstammsatz anlegen: Bevor man einen Debitorenstammsatz anlegt, sollte man darauf achten, dass es keinen gleichen Debitor bereits vorhanden sind. Die Debitorenstammsätze werden vom Vertrieb und von der Buchhaltung benutzt. Zunächst kann man den Debitorenstammsatz zentral oder für die Buchhaltung anlegen. Durch eine Berichtungshierarchie kann verhindert werden, dass Stammsätze von unbefugtem Personal verändert werden kann. Durch eine logische Unterteilung der Daten, können gezielt auf bestimmte Bereiche zugegriffen werden. Jede Änderung wird von dem System mit protokolliert, das Protokoll ist für Mitarbeiter abrufbar. Um Rechnungen von verschiedenen Faktuierungssystemen bearbeiten und speichern zu können, bietet das System Schnittstellen an um die Rechnungen an den Debitorenstammsatzes weiterzuleiten. Rechnungen die ohne ein Vorsystem erstellt wurden, müssen manuell in das System eingetragen werden. Die Rechnungen werden als Beleg gespeichert Dokumentation_02.doc Seite 3 von 22

4 Der Aufbau eines Belegs beginnt mit einem Belegkopf, der das Belegdatum die Belegnummer und die Belegart speichert. Der Beleg beinhaltet auch Belegpositionen, wo das Konto, die Beträge und die Zahlungskonditionen des Kunden angezeigt werden. Einige Belegpositionen werden automatisch erstellt, wie z.b.: Umsatzsteuer. Um eine Belegposition zu bearbeiten können sie diesen aufrufen und ändern. Für Geschäftaufträge die sich wiederholen, gibt es die Möglichkeit eines Dauerauftrags. Der Dauerbuchungsurbeleg speichert alle Kundenspezifischen Informationen wie Betrag, Kontononummer sowie Informationen die für die Durchführung des Dauerauftrags wichtig sind, etwa Beginn und Ende der Zahlungen. Musterbeleg Die Musterbelege dienen als Vorlage. An den Musterbelegen müssten lediglich ein paar Korrekturen vorgenommen werden, wie Buchungsdatum, Betragshöhe, etc. Erfassungshilfen Das System stellt für die Erfassung einige Hilfen bereit: Schnellerfassung für einfache Rechnungen und Gutschriften Daten aus vorangehenden Aktionen merken Flexible Suche Usw. Währung Die Belege können in beliebigen Währungen erfasst werden. Es können bis zu zwei weitere Währungen angegeben werden. Die Beträge werden in Haus- und Belegwährung vom System gespeichert. Die Umrechnung kann über eine Kurstabelle erfolgen. Bei der Beleganzeige sind beide Währungsbeträge sichtbar. 2 Prozesse (Katharina) Vorbereitung zum anlagen von Stammdaten (Prozessdarstellung im Anhang auf Seite 16-18) Folgende Objekte müssen vor dem Anlegen der Stammdaten verfügbar sein: Nummernkreise: Festlegung ob es sich um eine interne oder externe Nummern handelt. Die Kontonummer wir für den Eintrag in den Debitorenstammsatz benötigt, der Nummernbereich der Kontonummer wird bei der Planung des Systems festgelegt. Kontengruppen: Über die Kontengruppen können Gemeinsamkeiten zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Durch Auswahl einer bestimmten Gruppe werden Informationen die alle Debitoren dieser Kontengruppe gleich haben, gesetzt und Felder für wichtige Informationen erzeugt. Feldstatus: Mittels des Feldstatus wird der Zustand eines Feldes beschrieben. Ein Feldstatus wird bei der Kontengruppendefintion gesetzt. Anlegen von Stammdaten: Der Sachbearbeiter hat nach der Vorbereitung die Möglichkeit Stammdaten von Debitoren zu erfassen. Dabei Helfen ihm verschieden Funktionen das System konsistent und redundanzfrei zu halten. (Prozessdarstellung im Anhang auf Seite 19) Stammdaten ändern: Die Funktion Stammdaten zu Ändern ist optional. Entweder haben alle Sachbearbeiter im Vorhinein die Möglichkeit zu Änderung der Debitorestammsätzh oder es ist Hierarchisch abhängig und über Berechtigungen gelöst. Der Vorteil der letzteren Variante ist die Sicherheit der Stammsätze von Unbefugten geändert zu werden. Auch ein versehentliches Ändern wird somit vorgebeugt. Stammdaten anzeigen: Der Debitorenstammsatz ermöglicht den Überblick über die gesamten Daten des Debitors. Durch die Auswahl verschiedener Funktionen werden unterschiedliche Daten zu dem Debitor angezeigt. (Prozessdarstellung im Anhang auf Seite 20) 3881-Dokumentation_02.doc Seite 4 von 22

5 Stammdaten löschen: Das löschen eines Debitorenstammsatzes ist eine heikle Angelegenheit und darf nur unter bestimmten Bedingungen passieren. Beispielsweise, darf der Debitor nicht gelöscht werden wenn der Buchungskreis für den die Stammdaten gelöscht werden als produktiv gekennzeichnet ist. Der Prozess des Löschens erfolgt über einen Report bei dem folgende Daten gelöscht werden: Debitorstammdaten Kreditorstammdaten Sachkontenstammdaten (Prozessdarstellung im Anhang auf Seite 21) 3 Schnittstellen (Yuan) Von den Themen, denken wir, dass von folgenden Gruppen Informationen bzw. Schnittstellen benötigen: Buchhaltung: Buchungskreise Debitorenstammsatz Struktur 1. Allgemeine Daten Daten, die für jeden Buchungskreis und jede Verkaufsorganisation innerhalb eines Unternehmens gleichermaßen gelten 2. Daten für die Buchungskreise Daten, die die firmenspezifischen Vereinbarungen mit dem Debitor widerspiegeln 3. Daten für den Vertrieb Daten, die für die Verkaufsorganisationen und Vertriebswege eines Unternehmens unterschiedlich ausgeprägt sind Einen speziellen Feldstatus kann abhängen vom Buchungskreis, in dem der Stammsatz angelegt wird, und/oder von den Transaktionen, mit denen der Stammsatz bearbeitet wird. Zu den Buchungskreisdaten gehören die Zahlungskonditionen und Daten für den automatischen Zahlungsverkehr (Bankeinzug), für die Korrespondenz (z.b. Kontonummer und Sachbearbeiter beim Kunden) und für das automatische Mahnverfahren. Außerdem wird auf Firmenebene das Abstimmkonto der Hauptbuchhaltung angegeben. Die Verkehrszahlen dieses Hauptbuchkontos werden automatisch bei Buchungen auf den Debitorenkonto fortgeschrieben. Buchhaltung: Konten (Debitorenkonten) Zur Dokumentation der Vorgänge in der Debitorenbuchhaltung stehen Saldenlisten, Journale, Kontenschreibung und zahlreiche weitere Standardberichte zur Verfügung. Für die Bearbeitung von Debitorenstammsätzen stehen getrennte Funktionen zum Anlegen, Ändern und Anzeigen zur Verfügung. Jeder neue Stammsatz muß einer Kontengruppe zugeordnet werden. Es sind zahlreiche Auswertungen über die Debitorendaten möglich, die die Bearbeitung und Verwaltung der Debitorenkonten unterstützen. Das durchgängige Mitbuchprinzip besagt, daß jeder einzelne Geschäftsvorgang synchron auf dem Debitorenkonto als Einzelposten und über das zugeordnete Bilanzkonto im Hauptbuch auf einer Summenebene seinen Niederschlag findet. CpD-Konten So ermöglichen die CpD-Konten (conto pro diverse) eine effektive und platzsparende Verwaltung von Debitoren, mit denen ein Unternehmen nur einmal oder selten Geschäfte abwickelt. CpD-Konten enthalten nur die notwendigsten Steuerinformationen, wie z.b. das Abstimmkonto, aber keine kundenspezifischen Informationen wie Adress- oder Bankdaten. Name, Adresse, Telefonnummer und Bankverbindung des Debitors werden bei der Rechnungserfassung mitgegeben. Ein CpD-Debitorenstammsatz kann somit für mehrere Kunden genutzt werden. Zentral- und Filialkonten Auch verteilte Aufgaben, die in einigen Branchen von unterschiedlichen Bereichen im Unternehmen wahrgenommen werden, können über die Debitorenstammsätze abgebildet werden. So geben Filialen z.b. Bestellungen lokal auf, Rechnungen werden jedoch von der Firmenzentrale bezahlt. Durch die Verbindung eines Filialkontos mit einem Zentralkonto kann eine Rechnung für die Belieferung einer Filiale erfaßt werden und die Umsatzzahlen werden auf das Zentralkonto gebucht Dokumentation_02.doc Seite 5 von 22

6 Folgende Gruppen benötigen Informationen/Schnittstellen von uns: Buchhaltung: Zahlwege, Bankkonten Ein Debitorenstammsatz enthält alle Informationen, die ein Unternehmen für die Geschäftsbeziehung mit einem Kunden benötigt. Diese Daten steuern den Buchungsvorgang und die Folgeverarbeitung, wie z.b. das Zahlen. Bei der Bezahlung von Rechnungen mit Wechsel werden die ursprünglichen Forderungen ausgeglichen. Der Ablauf entspricht dem eines normalen Zahlungseinganges. Es wird jedoch kein Bankkonto bebucht, sondern eine Wechselforderung (= Besitzwechsel) auf dem Debitoren erstellt. Human Ressources: Abrechnung Wechselspesenabrechnung: Falls ein Debitor seine Rechnungen mit einem Wechsel beglichen hat, kann eine Wechselspesenbelastung erzeugt werden. Kunden und auftragsmanagement: Verkaufsorganisationen, Vertreibsbereiche, -wege Debitorenstammsatz Struktur 1. Allgemeine Daten Daten, die für jeden Buchungskreis und jede Verkaufsorganisation innerhalb eines Unternehmens gleichermaßen gelten 2. Daten für die Buchungskreise 3. Daten für den Vertrieb Daten, die für die Verkaufsorganisationen und Vertriebswege eines Unternehmens unterschiedlich ausgeprägt sind Kunden und - auftragsmanagement: Kundenstamm Die Debitorenbuchhaltung des Systems FI führt und verwaltet die buchhalterischen Daten eines Kunden. Ein Debitorenstammsatz enthält alle Informationen, die ein Unternehmen für die Geschäftsbeziehung mit einem Kunden benötigt. Dabei liefern Debitorenstammsätze sowohl für die Buchhaltung als auch für den Vertrieb Informationen über Kunden. Der Debitorenstammsatz bildet die flexible Datenbasis für die Abwicklung von Geschäftsbeziehungen mit Kunden. Buchhaltung: Faktura Name, Adresse, Telefonnummer und Bankverbindung des Debitors werden bei der Rechnungserfassung mitgegeben. Beim integrierten Einsatz des SAP-Vertriebssystems mit der SAP-Finanzbuchhaltung erstellt und bucht die Fakturierung die Ausgangsrechnungen. Auch von anderen Fakturierungssystemen können Rechnungen über eine Schnittstelle an die Buchhaltung übergeben und dort gebucht werden. Auftragswert zum Debitor aufgeteilt nach offenen Aufträgen, offenen Lieferungen und offenen Fakturen Die Bearbeitung von Zahlungseingängen besteht aus den folgenden beiden Vorgängen:. Zahlungen buchen. offene Rechnungspositionen mit Zahlungspositionen auf dem Debitorenkonto ausgleichen Falls mit dem Debitoren das Lastschriftverfahren vereinbart wurde, können alle Rechnungen gemäß ihrer Fälligkeit automatisch über das Zahlungsprogramm eingezogen werden. Sind nur unzureichende Informationen über die auszugleichenden Rechnungen vorhanden, so können die bezahlten Posten auf dem Debitor mit Hilfe von Suchkriterien ermittelt werden. z.b.: Betrag der Rechnung. Grundlagen: Länder, Sprachen, Hauswährung, Adresse Es ist möglich, daß ein Unternehmen mit Sitz in Österreich und Tochtergesellschaften in Großbritannien und Frankreich, das den Zahlungsverkehr über Konten in den jeweiligen Ländern abwickelt, einen englischen oder französischen Kontoauszug einlesen und buchen kann. Andere benötigen Informationen/Schnittstellen von uns: Nummernkreise: Für die Größe der Nummernbereiche brauchen wir den aktuellen Lieferantenstamm. 4 Voraussetzungen (Yuan) 3881-Dokumentation_02.doc Seite 6 von 22

7 Die Buchungen in der Debitorenbuchhaltung werden zugleich auch im Hauptbuch geführt, wobei je nach Vorgang (Forderungen, Anzahlungen, Wechsel u.a.) unterschiedliche Sachkonten fortgeschrieben werden. Für die Verfolgung der offenen Posten steht man Kontoanalysen, Reports, Fälligkeitsraster sowie ein flexibles Mahnwesen zur Verfügung. Der damit verbundene Schriftverkehr wird individuell gestaltet. Das gilt auch für Zahlungsmitteilungen, Saldenbestätigungen, Kontoauszüge oder Zinsberechnungen. Der Zahlungseingang kann sowohl über komfortable Bildschirmfunktionen als auch auf elektronischem Weg (DFÜ) den fälligen Forderungen zugeordnet werden. Zur Dokumentation der Vorgänge in der Debitorenbuchhaltung stehen Ihnen Saldenlisten, Journale, Kontenschreibung und andere Auswertungen zur Verfügung. Für Stichtagsbetrachtungen werden Fremdwährungsposten neu bewertet, kreditorische Debitoren ermittelt und die so gewonnenen Salden nach Restlaufzeiten gerastert. Die Debitorenbuchhaltung bildet nicht nur eine der Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung, sondern liefert durch die enge Verzahnung mit der Vertriebskomponente Daten für ein effektives Kreditmanagement und durch die Verbindung zum Cash Management Informationen zur Optimierung der Liquiditätsplanung. Im einzelnen werden die Funktionen im DebitorenStammsatz vom System benutzt als Vorschlagswerte beim Buchen auf das Konto Zum Beispiel werden die Zahlungsbedingungen aus dem Stammsatz beim Buchen vorgeschlagen. für die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle Kontosteuerungsdaten, wie z.b. die Nummer des Abstimmkontos in der Hauptbuchhaltung Zum Beispiel werden Mahnverfahren und Datum der letzten Mahnung und Adresse für das automatische Mahnen benötigt. für die Arbeit mit dem Stammsatz Mit Hilfe von Berechtigungsgruppen schränkt man zum Beispiel den Zugriff auf ein Konto ein. für dem Vertrieb Daten zur Auftragsbearbeitung, Versanddaten und Rechnungsdaten Vorerfassen Beleg Mit der Belegvorerfassung kann man unvollständige Belege ohne umfangreiche Eingabeprüfungen im SAP- System erfassen und ablegen (parken). Daten aus vorerfaßten Belegen stehen dem System zeitnah für Auswertungen zur Verfügung. So können Beträge aus vorerfaßten Rechnungen beispielsweise für die Umsatzsteuervoranmeldung verwendet werden Dokumentation_02.doc Seite 7 von 22

8 Der SAP-Referenz-IMG listet alle Aktivitäten auf, die Sie zur Einstellung Ihres SAP-Systems durchführen müssen. Aus der Strukturanzeige des IMGs haben wir die Möglichkeit, die Funktion auszuführen. Kontensalden und Einzelposten Wenn man Geschäftsvorfälle auf ein Konto bucht, schreibt das System automatisch den Kontensaldo fort und vermerkt, welche Positionen eines Belegs auf das Konto gebucht wurden. Zu jedem Debitorenkonto kann man sich daher den Kontensaldo und die Einzelposten ansehen. Funktionen im Debitorenstammsatz Wenn Mahnungen nicht an den Debitor gesendet werden sollen, gegen den die Forderung besteht, kann man im Debitorenstammsatz einen abweichenden Mahnempfänger eingeben. Wenn Zahlungen nicht von dem Debitor reguliert werden sollen, gegen den die Forderung besteht, kann man im Debitorenstammsatz einen abweichenden Zahlungsregulierer eingeben. Die Bankeinzüge, Rücküberweisungen usw. werden dann über die Banken dieses Debitors abgewickelt. Werden Rechnungen an ein verbundenes Unternehmen gestellt, so müssen diese bei einer Konzernkonsolidierung berücksichtigt werden. Das heißt, alle Umsätze, die durch Geschäftsvorfälle innerhalb des Konzerns gemacht wurden, müssen eliminiert werden (Binnenumsatzeliminierung). Wenn ein Geschäftspartner als Debitor und Kreditor geführt wird, kann man die offenen Posten durch das Zahlungs- und das Mahnprogramm miteinander verrechnen. Man kann die Kreditorenpositionen auswählen, wenn man die Debitorenpositionen des Kontos anzeigen. Im Rahmen von Finanzierungsgeschäften können Sie Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gegenüber einem Dritten durch eine Forderungsmarkierung im Debitorenstammsatz, im Beleg, in der Einzelpostenanzeige und in der Offene-Posten-Liste für spätere Auswertungen ausweisen Dokumentation_02.doc Seite 8 von 22

9 5 Umzusetzender Prozess & Annahmen (Katharina) Vorbereitung zum Anlgegen von Stammsätzen Die Vorbereitung zum Anlegen der Stammsätze wird von unserer Gruppe realisiert. Dies muss geschehen bevor ein neuer Debitorenstammsatz aufgenommen wird. Nummernkreise für Debitorenkonten anlegen Der Nummerkreis wird durch zwei Ziffern dargestellt (zb Nummernkreis 12). Im Nummernkreis wird ein Intervall für die möglichen Kontennummern definiert. (z.b ). Weiters wird festgelegt ob es sich um eine interne oder externe Nummernvergabe handelt. Im SAP GUI ist die Funktion zum Einfügen eines neuen Nummernkreis bereits verfügbar. Diese Funktion werden wir für unsere Aufgabe übernehmen und entsprechende Nummernkreise in Abhängigkeit der Kontengruppen erstellen. Kontengruppen definieren: Bei den Kontengruppen werden Debitoren nach ihrer Eigenschaft unterteilt. Es können Kontengruppen wie Einzelhandel, Großhandel oder Internetverbindungen festgelegt werden. Jeder Kontengruppe wird einem Namen und einer Nummer zugeordnet. Über ein Feld kann man angeben ob es sich um ein Cpd Konto handelt und somit auf eine Referenzkontengruppe verweisen. So werden beispielsweise bei der Kontengruppe für CpD-Konten die Felder für Anschrift, Kommunikation und Bankdaten weggelassen. [SAP01] Feldstauts festlegen Jedem Feld kann ein Status zugeordnet werden. Mit diesem Status kann man festlegen ob eine Eingabe zwingend oder optional ist. Manche Felder sollen nicht editierbar sein oder können ganz ausgeblendet werden. Es gibt folgende Status: * ausgeblendet (nicht sichtbar) * Mußfeld (muß gefüllt werden und ist durch ein Fragezeichen gekennzeichnet) * Kannfeld (kann gefüllt werden) * Anzeigefeld (nicht änderbar) [SAP02] Anlegen von Stammdaten Beim Anlegen eines neuen Debitors muss dem Debitor eine Kontengruppe zugewiesen werden. Handelt es sich um ein CpD Konto, so wird ein bestimmtes Feld markiert, was verhindert, dass bestimmte Felder im weiterem Verlauf ausgefüllt werden müssen. Ist keine Referenzkontengruppe angegeben, so sind bei der Belegerfassung wie bisher alle Felder des CpD-Bildes eingabebereit. Neben den allgemeinen Daten können auch die Buchhaltungsdaten oder die Vertriebsdaten angegeben werden. Beim Anlegen von Konten sind wir auf das Vorhandensein von Buchungskreise angewiesen. Die Stammdaten können auf Buchhaltungsdaten oder Vertriebsdaten verweisen. Falls der Debitor schon im System abgespeichert wurde, können die allgemeinen Daten übernommen werden. Wir gehen davon aus, dass es noch keinen Debitor gibt und daher eine Übernahmen der allgemeinen Daten nicht möglich ist. Das SAP GUI bietet die Möglichkeit Debitorenstammsätze über Vorlagen anzulegen. Dabei werden nur die Felder übernommen die allgemeine Informationen beinhalten. Vermutlich werden wir keine Vorlagen implementieren Dokumentation_02.doc Seite 9 von 22

10 Stammdaten ändern Da das Abzubildende Unternehmen aus ca. 20 Kunden besteht, planen wir momentan nicht ein eine Änderungsfunktion zu übernehmen. Stammdaten anzeigen Der Debitorenstammsatz wird sowohl von der Buchhaltung als auch vom Vertrieb benutzt.[sap03]. Über eine Suchmaske kann man einen Debitor anhand seiner Kontonummer suchen und zusätzlich einen Buchungskreis angeben, um die Daten für genau diesen einen Buchungskreis zu bekommen. Wird eine Suche ohne Buchungskreis angegeben, werden alle Daten des Debitors angegeben Debitorenkonto sperren In der Debitorenbuchhaltung können Debitorenkonten gesperrt werden, um zu verhindern, dass darauf gebucht wird. Dies ist zum Beispiel erforderlich, bevor ein Debitorenstammsatz zum Löschen vorgemerkt wird. Das Sperren eines Debitorenstammsatzes ist abhängig von der Art der Sperrung, folgende Möglichkeiten gibt es: Buchungssperre Auftragssperre Liefersperre Fakturasperre[SAP04] Stammdaten löschen & archivieren Zum Löschen von Stammdaten, wird zu erste der Debitor mittels einer eigenen Suchmaske ermittelt. Nach auffinden des Debitors, wird dieser zum Löschen markiert. Die Stammdaten können nur gelöscht werden, wenn sie archiviert wurden und keine Verkehrszahlen im System gespeichert sind.[sap05] Bevor ein Debitor gelöscht wird muss er gesperrt werden. Zu beachten ist, dass man einzelne Einträge zu einem Debitor anhand von Buchungskreisen unterscheiden kann, es ist zulässig nur Einträge eines Debitors von einem Buchungskreis zu löschen. Da wir die Änderungsfunktion zum jetzigen Stand nicht implementieren werden wir die Lösch Funktion übernehmen und customizen. Andere Funktionen die im Debitorenstammsatz möglich sind, sind zum derzeitigen Stand nicht geplant, so wird das Mahnwesen von einer andern Gruppe implementiert, die auf die Debitorenstammsätze aufbaut. 6 Implementierung (Katharina) Um die erwähnten Prozesse in unserem Projekt umzusetzen, können wir viele der vorgefertigten Prozesse verwenden und nachträglich customizen um sie so an das Unternehmensprofil anzupassen. Im Sap Menü des SAP GUI, gibt es in Rechnungswesen/Finanzwesen/Debitoren, viele Bereiche, die bereits vorhanden sind. Die wichtigsten für uns sind die Stammdaten. In den Stammdaten gibt es folgende Funktionen: FD 01 Anlegen FD 02 Ändern FD 03 Anzeigen FD 04 Änderung anzeigen FD 05 Sperren/Entsperren FD 06 Löschvormerk anzeigen Diese Funktionen werden von uns angepasst und für Einträge vorbereitet. Zur Vorbereitung werden die Kontengruppen festgelegt, wobei das Unternehmen über 20 nationale Kunden verfügt. 10 von den Kunden sind Großhandelskunden. Wir werden eine Kontengruppe Großhandelskunde anlegen, und eine Kontengruppe Internetaktivität, nach belieben werden wir noch eigene Kontengruppen einführen oder bereits im System vorhandene Gruppen verwenden. Für die Kontennummernvergabe werden wir zum jetzigen Stand externe 3881-Dokumentation_02.doc Seite 10 von 22

11 Nummern wählen, die wir in Stellvertretung des Sachbearbeiters definieren. Wenn die Vorbereitungen abgeschlossen sind und alle benötigten Kontengruppen definiert wurden, der Prozess des Stammdaten anlegen gefertigt wurde, werden die ersten Debitoren ins System aufgenommen. Dies ist nur möglich wenn bereits Buchungskreise vorhanden sind. 7 Der Zeitplan (Katharina) 3881-Dokumentation_02.doc Seite 11 von 22

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13 8 Die Risiken (Katharina) Risikobezeichnung Erklärung Grund Prozessdesign Anhand der Unternehmensanaylse und Aufgabenstellung versucht das Team Prozesse zu definieren und diese auch in einer Design Phase festzuhalten. Dabei ist zu beachten, dass die Funktionalität die letztendlich in der Implementierung vorkommen sollte, hier geplant werden soll. Anhand des Designs muss eine Implementierung möglich sein. Fehler in dieser Phase sind als sehr kritisch zu bewerten, da diese Implementiert werden. Wenn der Fehler im Grundkonstrukt vorkommt besteht die Gefahr, dass das komplette Design erneuert werden muss. Zeitmanagement Implementierung in die falsche Richtung Schwierigkeit mit Arbeitsumgebung (SAP Gui) Arbeitsaufwand wird unterschätzt Fehlende Gruppendynamik im Team(intern) Durch falsche Einschätzung diverser Phasen kann es zu Verzögerungen im Projekt kommen. Die Dauer der Verzögerungen ist maßgeblich. Kleine Verzögerungen sind meist tragbar und durch Pufferzeiten abgedeckt. Bei großen Verzögerungen kann es zu einer Verspätung kommen und im schlimmsten Fall sind abhängige Gruppen ebenfalls davon mit betroffen. Ausgehend von der Prozessdarstellung wird unser Prozess implementiert. Da wir jedoch auch auf andere Gruppen angewiesen sind müssen wir beim Projektdesign mit Annahmen arbeiten die mit einem Unsicherheitsfaktor verbunden sind. Falsche Konfigurationen der Arbeitsumgebung. Stecken bleiben bei der Implementierung, da Vorarbeiten nicht erledigt wurden. Unerwartetes Verhalten des SAP GUI s Die Prozesse werden geplant und in Phasen aufgeteilt. Die Anzahl der benötigten Stunden wird durch eine Schätzung ermittelt. Treten unvorhersehbare Schwierigkeiten auf, erhöht sich der Zeitbedarf. Arbeitsverweigerung oder unflexibles Verhalten können zu Zeitverzögerungen führen bzw. zu Belastung anderer Gruppenmitglieder werden. Unterschiedliche Auffassung der Aufgabe Fehlende Gruppendynamik Unterschätzer Arbeitsaufwand Unvorhersehbare Schwierigkeiten Folgeprobleme durch falsche Implementierung Fehler im Prozessdesign und nicht Berücksichtigte Prozessschritte können zu einem Abweichen des Prozessdesigns und Implementierung führen. Falsche Annahmen während des Prozessdesigns können ebenfalls zu Schwierigkeiten führen. Informationen/Schnittstellen von anderen Gruppen können fehlerhaft sein und in die falsche Richtung führen. Durch Unwissenheit, mangelnde Vorbereitung und falschen Annahmen kann die Implementierung der Prozesse mittels dem SAP GUI s komplizierter werden als Angenommen. Bei Schwierigkeiten kommt es zu einem zusätzlichen Arbeitsaufwand der in der Planung nicht berücksichtigt wurde und sich in die zusätzliche Arbeitsstunden festlegt. Bei Schwierigkeiten die nicht in der Gruppe gelöst werden können, kann die Zeitverzögerung noch größer werden, da erst eine Ansprechpartner gefunden werden muss und mit diesem Kontakt aufgenommen werden muss. Gründe für ein unkoperatives Verhalten sind vielfältig. Intoleranz in der Gruppe. Beharrlichkeit auf eine bestimmte Vorgehensweise. Falscher Umgang mit Kollegen. Frustration durch übergangen Meinungen. Aber auch fehlende Zeit und Arbeitsmöglichkeiten stellen ein hohes Risiko dar 3881-Dokumentation_02.doc Seite 13 von 22

14 Unterschiedliche Auffassung der Aufgabe Falsche Schnittstellendefinition Fehlende Schnittstellen Kommunikationsprobleme Funktionalität Projektziele Kontrolle & Testen Da uns die Aufgabenstellung Spielraum lässt, hat jeder in der Gruppe seine eigene Auffassung der Aufgabe. Bei fehlender Kommunikation, findet eine Implementierung in verschiedenen Richtungen statt. Dies wäre kontraproduktiv. Schnittstellen zu Daten die wir bereitstellen oder wir benötigen, sind falsch implementiert. Keinen Zugang zu Informationen die wir von anderen Gruppen benötigen Ohne eine Kommunikation ist das Projekt gefährdet, da das System einheitlich, konsistent und funktionsfähig zu implementieren ist und die Zusammenarbeiten mit den einzelnen Gruppen unabdingbar ist. Bei der Implementierung kann es passieren, dass zu viel oder zu wenig Funktionalität eingeplant wurde. So das Aufgabe nicht gelöst werden können oder eine Zeitverzögerung die Folge ist. Für die Implementierung eines bestimmten Prozesses, ist neben der Aufgabe die ein Prozesses erfüllen muss auch ein genau definiertes Ziel nötig. Die Zielfindung muss in unserem Fall muss zwei Punkte berücksichtigen: Die Aufgaben(Prozesse) die unser Team erfüllen sollen, müssen implementiert sein Die Implementierung muss so geschehen, dass die anderen Gruppen diese auch für ihre Zwecke nutzen können. Die Implementierung des Prozesses sollte ständig Überwacht werden. Dabei ist wichtig das nicht nur auf die Funktionstüchtigkeit der Implementierung geachtet wird sondern auch auf die Einhaltung des Prozessdesigns und der Projektziele. Die Einhaltung des Zeitplans sollte ständig Kontrolliert werden, damit Verzögerungen wieder aufgeholt werden können. Gründe für eine Unterschiedliche Auffassung sind zu wenig Kommunikation in der Gruppe betreffend die Aufgabenstellung und anschließend in der Implementierung der Prozesse. Durch den Prozessdesign und die Analyse der benötigten Schritte sollte die Aufgabe eingegrenzt werden. Unzureichendes Wissen über die Bedürfnisse anderer Gruppen. Kommunikationsschwierigkeiten Schnittstellen für benötigte Informationen von andern Gruppen sind nicht vorhanden. Dies kann im schlimmsten Fall zu einem Stillstand unserer Implementierung führen. Gründe für Kommunikationsprobleme können, Zeitmangel der einzelnen Gruppen sein (wenn eine Gruppe schneller ist, aber auf eine andere angewiesen ist), keine Hilfsbereitschaft vorhanden sind. Falsche Planung des Prozessdesigns aber auch eine falsche Analyse der benötigten Funktionalität im Unternehmen kann der Grund dieses Risiko sein. Andernfalls wird ein Prozess während der Implementierung so aufgeblasen, dass er mehr kann, als es in der Planung festgelegt wurde und wird nie fertig. Definierte Ziele helfen eine Zeiteinteilung zu erstellen. Ohne Kontrolle der Implementierungsphase, kann es rasch um einer schleichenden Fehlentwicklung kommen. Fällt diese Entwicklung erst gegen Ende der Implementierung auf, ist es oft zu spät grobe Änderungen vorzunehmen. Neben den Kontrollen muss die Funktionalität getestet werden, hier sollte darauf geachtet werden, dass sich keine Fehler einschleichen und diese Fehler bis zum Ende der Implementierung fester Bestand des Prozesses sind und nur mit unverhältnismäßigen Mehraufwand korrigiert werden können Dokumentation_02.doc Seite 14 von 22

15 Viele der Aufgezählten Risiken betreffen uns konkret, andere wiederum nur tangential. Durch die Unerfahrenheit des Teams mit SAP und Prozessdesign sind Fehler in der Planungsphase für die Prozesse sehr wahrscheinlich. Die Schwächen und Fehler können wir durch vermehrte Pufferzeiten berücksichtigen. Da jedoch auch ein Zeitmangel bzw. wenig Flexibilität der Teammitglieder durch Lehrveranstaltung und Arbeit vorhanden ist, kann diese Pufferzeit nur bis zu einem gewissen Rahmen geplant werden. Da wir von Beginn an mit Schwierigkeiten rechnen hoffen wir, dass wir die Risiken des fehlerhaften Prozessdesigns und Implementierung in die falsche Richtung durch mehrmalige Absprachen mit unserem Tutor relativ gering halten können. Die Schwierigkeit mit der Entwicklungsumgebung SAP GUI ist bereits vorhanden und wird uns noch viel Zeit kosten. In unserem Fall resultieren die Schwierigkeiten hauptsächlich aus der Unkenntnis des Programms und der Unwissenheit der Implementierung von Prozessen in SAP. Die Unterschätzung des Arbeitsaufwandes wird bei einigen Team Mitgliedern vorhanden sein, wobei wir momentan keine Einschätzung des Arbeitsaufwandes haben. Der Grund dafür ist, dass wir nicht wissen was genau zutun ist und wie lange wir benötigen uns mit dem System vertraut zu machen. Bis jetzt waren die Versuche uns mit dem System vertraut zu machen sehr schlecht, wobei wir Dank der Hilfe des Tutors Schritt für Schritt weiter kommen. Die Gruppe hat einen freundlichen Umgangston und die einzelnen Mitglieder sind bemüht die Aufgaben richtig und vollständig zu erfüllen. Vermutlich wird die Problematik mit den Schnittstellen vermehrt auftreten. Inwiefern sich diese Probleme auf unsere Zeitplanung auswirken, können wir momentan nicht einmal schätzen. Da wir durch unsere Unerfahrenheit Fehler im Projektdesign haben werden, werden wir einige Funktionen nachträglich hinzufügen bzw. unwichtige Funktionen weglassen. Mit Rücksprache der Teams die Informationen von uns benötigen, hoffen wir die wichtigsten Funktionen zu implementieren. Nach der Design Phase, werden wir Projektziele definieren und versuchen diese permanent zu verfolgen. Bei Unstimmigkeit zwischen der Implementierung und der Kontrolle, sollten wir uns überlegen, welche der beiden Zustände der Korrekte ist, um entweder die Projektziele anzupassen oder die Implementierung den Zielen anzunähern. Anhang (Katharina) Literaturverweise [SAP01] SAP Online Hilfe Debitorenstammdaten, Kontengruppen anlegen [SAP02] SAP Online Hilfe Debitorenstammdaten, Festlegen der Bildvariante [SAP03] SAP Online Hilfe Debitorenstammdaten, Debitorenstammsatz anzeigen [SAP04] SAP Online Hilfe Debitorenstammdaten, Sperren eines Debitorenkontos [SAP05] SAP Online Hilfe Debitorenstammdaten, Archivieren und Löschen eines Debitorenstammsatzes Dokumentation_02.doc Seite 15 von 22

16 Vorbereiten zum Anlegen von Stammdaten Kontogruppe definieren 3881-Dokumentation_02.doc Seite 16 von 22

17 Nummernkreis wählen 3881-Dokumentation_02.doc Seite 17 von 22

18 Feldstatus definieren 3881-Dokumentation_02.doc Seite 18 von 22

19 Stammdaten anlegen 3881-Dokumentation_02.doc Seite 19 von 22

20 Stammdaten anzeigen 3881-Dokumentation_02.doc Seite 20 von 22

21 Debitorkonto löschen 3881-Dokumentation_02.doc Seite 21 von 22

22 Überblick über die Symbole 3881-Dokumentation_02.doc Seite 22 von 22