Certified Project Manager IPMA Level C (Test-)Prüfung Textaufgaben ohne Antworten

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1 Certified Project Manager IPMA Level C (Test-)Prüfung ohne Antworten Richtzeit für diesen Prüfungsteil die empfohlene Richtzeit pro Aufgabe ist vermerkt 120 Minuten Anzahl Aufgaben 14 Aufgaben total 120 Punkte (die erreichbare Punktzahl pro Aufgabe ist vermerkt) Aufteilung der Punkte - PM Technische Elemente 80 Punkte - PM Verhaltenselemente 20 Punkte - PM Kontextelemente 20 Punkte Aufteilung Punkte und Richtzeit pro Aufgabe Aufgabe Richtzeit Punkte Aufgabe Richtzeit Punkte A A A A A A A Total 20 Minuten 20 Punkte A A A A A A A Total 80 Minuten 80 Punkte Total 20 Minuten 20 Punkte Erlaubte Hilfsmittel: open books Anmerkung: Die Prüfung wurde einfachheitshalber in der männlichen Form verfasst. Ausgabe: Serie: M Letzte Bearbeitung: VZPM

2 1. PM Technische Kompetenzelemente M3 Projektorganisation A1 E 1.06 Richtzeit: 10 Minuten 14 Punkte Einleitung zu A1 Die Zahl der Projekte sowie die Zahl der Mitarbeiter, die an Projekten beteiligt sind, ist ständig im Wachsen begriffen. In den seltensten Fällen stellen Unternehmen zusätzliches Personal für die Projektabwicklung ein. Projektmitarbeiter erhalten mit der Projektrealisierung eine Zusatzaufgabe zu ihrer Linientätigkeit im Alltagsjob. Die Projektorganisation wird in der Regel in der Startphase eines Projektes erstellt. Der erste Schritt besteht in der personenunabhängigen Definition der Projektrollen. Welche nötig sind, hängt vom Projekt ab. Aufgabe A1 Sie haben als Projektleiter ein Entwicklungsprojekt im IT-Umfeld übernommen und haben sich in Ihrem Projekt für eine Projekt-Matrixorganisation entschieden. Gegenüber Ihrem Auftraggeber und dem Entscheidungsgremium verteidigen Sie Ihren Entscheid. Sie führen dabei vier Vorteile auf, aber auch zwei Nachteile dieser Organisationsform auf. Antwort Aufgabe A1.1 Vier Vorteile Aufgabe A1.1 Zwei Nachteile Aufgabe A1.1 VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 2 von 19

3 Aufgabe A1.2 Ihr Auftraggeber kennt den Unterschied zwischen einer Matrix-Projekt-Organisation und einer Reinen Projektorganisation nicht. Er bittet Sie deshalb, ihm die beiden Organisationsformen kurz am Flipchart aufzuzeichnen. Machen Sie je eine Zeichnung der beiden Organisationsformen und zwar im Kontext zur Linienorganisation. Reine Projektorganisation Matrix-Projekt-Organisation VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 3 von 19

4 M3 Projektorganisation und Rollen im Projekt A2 E 1.06 Richtzeit: 10 Minuten 8 Punkte Persönliche Anforderungen an den Projektleiter Auf persönlicher Ebene lassen sich Fachkompetenz, Sozialkompetenz und Methodenkompetenz als besonderes Anforderungsprofil für Projektleiter aber auch für (die meisten) Projektmitarbeiter unterscheiden. Fachkompetenz Summe aus Wissen, Können und Erkennen Projektmanagement Sozialkompetenz menschliche Fähigkeit Methodenkompetenz Fähigkeit der Anwendung Quelle: Kompetenzrad von Prof. Dr. Klaus North Aufgabe A2 Ihr Auftraggeber fordert Sie auf, ihm zu erklären, was nun Methodenkompetenz umfasst und Sie antworten ihm: Methodenkompetenz beinhaltet weitgehend von der fachlichen Kompetenz unabhängige Fähigkeiten zur Planung und Durchführung der Arbeiten im Projekt. Der Auftraggeber wünscht von Ihnen vier Beispiele dazu. Bitte führen Sie vier Beispiele auf. Antwort A2 VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 4 von 19

5 M3 Projektanforderung A3 E 1.03 Richtzeit: 10 Minuten 12 Punkte Sobald das Projekt und die dafür notwendige Investition freigegeben ist, sollte der Projektauftraggeber einen Projektauftrag vorlegen, in dem der Leistungsumfang des Projektes, die Zielsetzung und Lieferobjekte, der Zeitrahmen, das Budget, die Reviewpunkte und die Zusammensetzung des Projektteams grob festgelegt werden (Quelle Swiss NCB 4.0). Die Projektumfangsbeschreibung (Leistungsumfang des Projektes) beantwortet sieben Fragen: Wer, Was, Wann, Warum, Wo, Wie und Wie viel. Aufgabe A3 Der Projektauftraggeber will nun von Ihnen einen Vorschlag für das Inhaltsverzeichnis, d.h. einen Vorschlag für die Struktur des Projektauftrages. Das Inhaltsverzeichnis muss mindestens sechs Themenbereiche umfassen. Antwort A3 VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 5 von 19

6 P04 Leistungsumfang und Lieferobjekte A4 E1.10 Richtzeit: 10 Minuten 12 Punkte Es gibt viele Arten, die Arbeit eines Projektes zu organisieren und den Leistungsumfang zu gliedern. In der Praxis sind am häufigsten sogenannte Strukturpläne anzutreffen, im Projektmanagement konkret vertreten durch den Projektstrukturplan (Quelle PM3). Dem Projektstrukturplan (PSP) kommt im Rahmen der Projektplanung eine zentrale Rolle zu. Er wird Ihnen als Projektleiter nicht nur helfen, sich Übersicht über das Projekt zu verschaffen, sondern hat darüber hinaus eine Reihe weiterer nützlicher Funktionen. Aufgabe A4 Beschreiben Sie vier nützliche Funktionen eines Projektstrukturplanes. Antwort A4 VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 6 von 19

7 M3 Leistungsumfang und Lieferobjekte A5 E1.10 Richtzeit: 10 Minuten 8 Punkte Entwicklung des Projektstrukturplans (PSP) für Ihr Projekt Mit dem Projektstrukturplan (PSP) wird das Gesamtprojekt in Teilprojekte zerlegt. Jedes Teilprojekt besteht wiederum aus einzelnen Arbeitspaketen. Arbeitspakete sind abgrenzbare Aufgaben, die nicht weiter aufgeteilt werden können. Als Strukturprinzip für Projektstrukturpläne wird häufig die objektorientierte oder die funktionsorientierte Gliederung verwendet. Aufgabe A5 Für das Projekt Kundendatenbank erstellen Sie für den Auftraggeber zwei Projektstrukturpläne (funktionsorientierter PSP und objektorientierter PSP). Als Grundlage für Ihre Pläne (PSP) haben Sie folgende Angaben zur Verfügung: - Sie planen zuerst eine Analyse durchzuführen, anschliessend eine Projektdefinition (Konzept), darauf aufbauend die Detailspezifikation zu erstellen, die Realisierung auf der Basis der Spezifikation mit anschliessenden Tests und die Einführung. - Im Projekt planen Sie jeweils Spezialisten für das Datenbankmodell, die Festlegung des Funktionsumfangs, für das Design & Layout, für die Contents, für die Schnittstellen und für die Dokumentation einzusetzen. Antwort A5 Struktur funktionsorientiert VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 7 von 19

8 Struktur objektorientiert VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 8 von 19

9 M3 Interessierte Parteien/Stakeholder A6 E1.02 Richtzeit: 10 Minuten 6 Punkte Alle interessierten Parteien können das Projekt auf direkte oder indirekte Weise beeinflussen. Einflüsse wie z.b. die unterschiedlich gelagerten Interessen, die Reife der Organisation in Bezug auf Projektmanagement, Gewohnheiten, Normen, Themen, Trends und Machtverhältnisse haben Auswirkungen auf die Art und Weise, wie ein Projekt konzipiert und durchgeführt wird (Quelle Swiss NCB 4). Aufgabe A6 Als erfahrener Projektleiter analysieren Sie das Projektumfeld und sprechen mit den verschiedenen Stakeholder-Kategorien. Anschliessend erstellen Sie für Ihren Projektauftraggeber eine sogenannte Stakeholder map oder auch bekannt als Stakeholder-Portfolio, aus der die Betroffenheit der Stakeholder und der Einfluss der Stakeholder sichtbar ist. Wie sieht die grafische Darstellung Ihrer Stakeholder map oder Ihres Stakeholder-Portfolio aus. Zeichnen Sie für Ihren Projektauftraggeber eine Vorlage. Antwort A6 VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 9 von 19

10 M3 Projektphasen, Ablauf und Termine A7 E1.11 Richtzeit: 15 Minuten 14 Punkte Ziel der Terminplanung ist es, festzulegen, wann welche Vorgänge durchgeführt werden müssen und ihre logische Abfolge innerhalb eines Zeitrahmens zu bestimmen. Terminplanung umfasst die Schnittstellen zwischen Teilprojekten und Arbeitspaketen aber auch die Dauer und das Timing der Aktivitäten. Zeitpläne müssen die relativen Prioritäten der Arbeiten, die Verfügbarkeit von Ressourcen mit den notwendigen Fähigkeiten und manchmal auch die kultur- oder wetterabhängigen Jahreszeiten berücksichtigen. Wenn Unsicherheit über den für eine bestimmte Phase oder Aktivität benötigten Zeitrahmen herrscht, sollten Puffer oder Zeitreserven vorgesehen werden (Quelle Swiss NCB 4). Ein Projektablaufplan stellt zeitliche Abfolge der Arbeitspakete in Form eines Balkendiagramms dar. In diesem Sinne umfasst bzw. ergänzt ein Projektablaufplan den Projektstrukturplan (PSP). Aufgabe A7 Lieferobjekte: Im Rahmen eines Forschungs- und Entwicklungsprojektes hat eine Stadt eine Umstellung der Rechnungslegung von HRM auf IPSAS vorgenommen. 1. Berechnen Sie aufgrund des Projektablaufplanes die Projektdauer in Monaten. 2. Das Projekt startet am 1. März. Wann ist das Projekt abgeschlossen? Projektablaufplan für die Umstellung der Jahresrechnung auf IPSAS Nr. Arbeitspakete Vorgänger Nachfolger Dauer in Monaten 1 Festlegen Projektorganisation Festlegen Konsolidierungskreis Erstellen eines Musterkontenplans Festhalten der sdifferenzen Erstellen der konsolidierten Eröffnungsbilanz Erstellen der Erfolgsrechnung Erstellen der Bilanz Erstellen der Geldflussrechnung Erstellen des Eigenkapitalnachweises Erstellen des Anhanges Review der IPSAS Jahresrechnung Erstellung der Anwendungsrichtlinien Erstellen einer Kosten-/Nutzenevaluation Verfassen des Schlussprojektberichtes 13 2 VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 10 von 19

11 Antwort A7 Nr. Arbeitspaket Vorgänger Nachfolger Dauer in Monaten 1 Festlegen Projektorganisation Festlegen Konsolidierungskreis Erstellen eines Musterkontenplans Festhalten der sdifferenzen Erstellen der konsolidierten Eröffnungsbilanz Erstellen der Erfolgsrechnung Erstellen der Bilanz Erstellen der Geldflussrechnung Erstellen des Eigenkapitalnachweises Erstellen des Anhanges Review der IPSAS Jahresrechnung Erstellung der Anwendungsrichtlinien Erstellen einer Kostne-/Nutzenevaluation Verfassen des Schlussprojektberichtes 13 2 März April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Febr. März April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dauer des Projektes: Abschluss des Projektes: VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 11 von 19

12 M3 Überwachung, Controlling und Berichtswesen A8 E1.16 Richtzeit: 5 Minuten 6 Punkte Überwachung und Controlling umfassen die Aktivitäten Planung, Steuerung und Zielerreichungsüberprüfung auf unterschiedlichen Ebenen. Dieses Element behandelt somit die gesamten Controllingfunktionen und die Berichterstattung im Projekt. (Quelle Swiss NCB 4) Aufgabe A8 Was ist die Grundlage für die Steuerung im Projekt? Beschreiben Sie drei Basisdokumente im Projekt, welche als Grundlage für die Steuerung im Projekt dienen. Antwort A8 VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 12 von 19

13 2. PM Verhaltenskompetenzen M3 Verhandlungen A9 E2.11 Richtzeit: 5 Minuten 6 Punkte Projektverhandlungen sollten unter angemessener Berücksichtigung der Interessen und Positionen der verschiedenen Parteien geführt werden (Inhaltsebene). Die Verhandlungen sollten offen geführt werden und als erwünschtes Resultat eine Win-win-Situation bringen. Es ist jedoch wichtig, zu erkennen, dass manche Verhandlungen einen sehr politischen oder kommerziellen Charakter haben und häufig Kompromisse zur Folge haben, die nicht alle Parteien gleichermassen zufrieden stellen(quelle Swiss NCB 4). Aufgabe A9 Viele Verhandlungssituationen werden aber gar nicht als solche erkannt. Unvorbereitet stolpern wir täglich in und durch viele Verhandlungen, ohne zu ahnen, dass wir verhandelt haben. Wenn es schlecht gelaufen ist, fragen wir uns bisweilen, was da eigentlich eben gelaufen ist. Um hier Verbesserungspotential zu haben, ist es zunächst notwendig, sich bewusst zu machen, wann verhandelt wird oder werden müsste. Dann können diese Kommunikationsprozesse wirksamer gestaltet und Fehler vermieden werden. Führen Sie zwei Beispiele von möglichen Verhandlungssituationen auf, die als verdeckte Verhandlungssituationen bezeichnet werden können. Antwort Aufgabe A9 VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 13 von 19

14 M3 Konflikte und Krisen A10 E2.12 Richtzeit: 5 Minuten 6 Punkte Ein Konflikt ist ein Zusammenstoss widersprüchlicher Sachverhalte oder Interessen oder unverträglicher Persönlichkeiten und kann Krisen verursachen. Häufig zerstört dies eine sonst gute Arbeitsatmosphäre und kann negative Auswirkungen für die betroffenen Ein- zelpersonen oder Unternehmen mit sich bringen. Das Auftreten von Konflikten und Krisen ist normal. Sie können auch nützlich sein und bei adäquater Behandlung zu stärkerem Zusammenhalt im Team und zu besseren Projektergebnissen (Chancen) führen (Quelle Swiss NCB 4). Aufgabe A10 Das persönliche Verhalten ist entscheidend für den Verlauf von Konflikten und das Ergebnis von schwierigen Gesprächen. Es gibt jedoch drei Grundregeln der Kommunikation in der Gesprächsführung, besonders in Konfliktsituationen. Beschreiben Sie diese drei Grundregeln in kurzer Form. Antwort Aufgaben A10 VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 14 von 19

15 M3 Kreativität A11 E2.07 Richtzeit: 10 Minuten 8 Punkte Unter dem Sammelbegriff der Kreativitätstechniken werden alle Methoden zusammengefasst, die dazu dienen, Lösungsspielräume auszuloten und dabei Vielfalt, Querdenken sowie das Überschreiten mentaler Grenzen zulassen. Das Ergebnis dieser Phase kann helfen, Probleme zu präzisieren, Gedanken zu ordnen sowie die Entstehung von neuen Ideen zu beschleunigen. Dabei sollen sie vor allem helfen, bezüglich der Lösungsansätze nicht "more of the same" (also Mehr vom Gewohnten) zu produzieren, sondern neue Denkansätze und Lösungswege zu schaffen. Mit den Kreativitätstechniken sollen in der Teamarbeit effektive und effiziente Wege gefunden werden, Einflussgrössen auf Prozesse so zu verändern, dass die gewünschten Ergebnisse rasche erzielt werden können. Die Qualität und Quantität der Ideen bei diesen Methoden sind im Vorhinein schwer abschätzbar, da je nach Aufgabenstellung und Technik die Ergebnisse stark schwanken können. Die Qualität der Resultate kann jedoch durch Erfahrung gesteigert werden. Folgende Techniken finden häufig in der Praxis Anwendung: - Brainstorming - Mind Map - Kopftstandtechnik - Ursache-Wirkungs-Diagramm - SWOT-Analyse - Storyboard Aufgabe A11 Beschreiben Sie eine der aufgeführten Techniken (kurz) und führen Sie auch auf, bei welcher Gelegenheit Sie diese Technik einsetzen würden. Antwort zu Aufgabe A11 VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 15 von 19

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17 3. PM Kontextkompetenzen M3 Projektorientierung A12 E3.1 Richtzeit: 10 Minuten 8 Punkte Der Begriff Projektorientierung wird zur Beschreibung der Ausrichtung von Organisationen auf ein «Management by projects»-konzept und für die Weiterentwicklung von Kompetenzen verwendet. Die Art und Weise, in der Projekte im Rahmen eines Portfolios koordiniert, Projekte und Programme geleitet und die Kompetenzen der Projekt-, Programm- und Portfoliomanager gefördert werden, hat eine unmittelbare Auswirkung auf den Projekterfolg. Projekte und ihr Management unterscheiden sich wesentlich vom laufenden Betrieb der Stammorganisationen und seinem Management (Quelle Swiss NCB 4). Aufgabe A12 Was beinhaltet dieses Konzept Management by projects? Als Projektleiter erklären Sie einem neuen Projektmitarbeiter dieses Konzept. Der neue Projektmitarbeiter hat erfahren, dass Ihr Projekt Bestandteil eines Programms ist und will von Ihnen wissen, was ein Projekt-Programm ist. Erklären Sie ihm diesen Begriff ebenfalls kurz. Antwort A12 VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 17 von 19

18 M3 Business A13 E3.6 Richtzeit: 5 Minuten 6 Punkte Ein Projekt kann auch wie ein Unternehmen auf Zeit betrachtet werden. Aus diesem Grund gibt es zwei Hauptbereiche von Schnittstellen zwischen Organisation (Linie) und Projekten bzw. Projektmanagement. Zum einen bestehen erhebliche Vernetzungen zwischen den einzelnen Projekten bzw. dem Projektportfolio und dem normalen Geschäft einer Organisation (Business). Auf der anderen Seite kann das Projektmanagement insgesamt viele Aspekte aus dem allgemeinen Management auf seine Aufgaben übertragen. Es besteht eine Vielzahl gleicher, ähnlicher oder abgeleiteter Aktivitäten vom Management eines Unternehmens zum Management eines Projektes (Quelle PM3). Aufgabe A13 Worin unterscheidet sich die Arbeit in der Linie von der Projektarbeit hauptsächlich. Führen Sie je drei Unterschiede auf. Antwort Aufgabe A13 Linienarbeit beinhaltet eher Routineaufgaben mit Projektarbeit beinhaltet eher innovative Aufgaben mit VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 18 von 19

19 M3 Gesundheit, Sicherheit und Umwelt A14 E3.9 Richtzeit: 5 Minuten 6 Punkte Bei der Produktentwicklung und während seiner Herstellungsprozesse muss sich der Projektmanager und sein Team Rechenschaft darüber ablegen, welche Materialien eingesetzt werden, wie viel Energie zur Herstellung und bei der Nutzung und bei der Entsorgung benötigt wird, wie viel CO2 oder Treibhausgase ausgestossen werden, ob es Abfallprobleme gibt, ob die Materialien rezyklierbar bzw. natürlich abbaubar sind oder am Ende der Produktlebensdauer die Umwelt belasten. Es sollten sowohl interne als auch unabhängige, externe Prüfprozesse durchgeführt werden, um die Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltfragen abzuklären (Quelle Swiss NCB 4). Aufgabe A14 Wenn Sie als Projektleiter im Projekt mit einer Fragestellung betreffend Umweltfragen konfrontiert werden, was tun Sie in einem ersten Schritt? Antwort zu Aufgabe A14 VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRoA_M3-2012_DE Seite 19 von 19