Benutzerhandbuch. Benutzerhandbuch. Aktienregister. Version: Autor: H.Weibel Gültig bis: nicht definiert.

Transkript

1 Sit 1/24 Vrsion: Autor: Gültig bis: nicht dfinirt Friggbn Klassifikation: trn i ag information- and orkmanagmnt prts blaufahnnstrass 14 CH-8001 zürich

2 Sit i/24 Inhaltsvrzichnis 1 EINLEITUNG ZWECK UND INHALT DES DOKUMENTES WAS BESCHREIBT DIESES DOKUMENT REFERENZEN AUF ABHÄNGIGE DOKUMENTE OFFENE PUNKTE FUNKTIONSÜBERBLICK BASISELEMENTE FUNKTIONEN AUF EINEN BLICK PARTNERVERWALTUNG PARTNERSUCHE DETAILS EINES PARTNERS ZERTIFIKATE EINES PARTNERS DRUCKEN PARTNERDATEN BEARBEITEN AKTIENGESELLSCHAFT UND VERWALTUNGSRAT AKTIENPOOL DER AKTIENGESELLSCHAFT VERWALTUNGSRAT / VORSTAND DER AKTIENGESELLSCHAFT CORPORATE ACTIONS/ VERWALTUNGSHANDLUNGEN DIVIDENDENAUSSCHÜTTUNG ANTEILE ÜBERTRAGEN ZERTIFIKATE ERSTELLEN UND LÖSCHEN KAPITALERHÖHUNG AKTIENSPLIT / NENNWERTREDUKTION DURCHFÜHREN NENNWERTREDUKTION / NENNWERTERHÖHUNG DURCHFÜHREN BERICHTE (REPORTS) LISTE DER AKTIENTYPEN ALLE ZERTIFIKATE DRUCKEN HAUPTVERSAMMLUNG UND STIMMRECHTSAUSWEISE AKTIENBUCH LISTE DER BANKEN STIMMRECHTSVERHÄLTNISSE KUNDENSPEZIFISCHE REPORTS ADMINISTRATIVE FUNKTIONEN ANGABEN ZUR AKTIENGESELLSCHAFT REPORTINGSYSTEM EINSTELLUNGEN FÜR REPORTS AKTIEN-HISTORY Bildvrzichnis ILLUSTRATION 1: BILDSCHIRM PERSONALIEN... 9 ILLUSTRATION 2: ANGABEN ZUR AKTIENGESELLSCHAFT ILLUSTRATION 3: JASPER REPORTING ENGINE ILLUSTRATION 4: REPORT DESIGNER ILLUSTRATION 5: REPORTS VERWALTEN... 21

3 Sit ii/24 Tabllnvrzichnis TABELLE 1: REFERENZEN AUF EXTERNE DOKUMENTE... 1 TABELLE 2: OFFENE PUNKTE... 1 TABELLE 3: FUNKTIONEN AUF EINEN BLICK... 3

4 Sit 1/24 1 Einlitung 1.1 Zck und Inhalt ds Dokumnts 1.2 Was bschribt diss Dokumnt Das Dokumnt bschribt di Prozss und Funktionalitätn ds s aus Endbnutzrsicht. Jdm Endbnutzr ird hirbi in Profil zugisn. Das untrstützt folgnd dri Profil: Usrs Dr normaln Bnützr lchr di täglichn Arbitn rldign kann. Aktionärsvraltung Aktinübrträg Rporting Admin Mit dm St ds Profils untr 1) bschribn und mit ritrtr Funktionalität, vor allm Vraltungshandlungn, lch Vrändrungn dr Antilsstruktur zur Folg habn. Nnnrtrduktion Aktinsplit Supradmin Binhaltt Admin Funktionn und Wartungsfunktionn, lch nur von inzlnn Bnutzrn mit ntsprchndm Kno-Ho ausgführt rdn solltn. Löschn von Zrtifikatn Einsicht in Logdatin 1.3 Rfrnzn auf abhängig Dokumnt ID Bschribung Erstllung Autor [1] Quick-Guid-d.pdf: Ein Kurzanlitung zum, lch di inführnd di Schritt im rklärt. [2] Quick-Guid-n.pdf: Wi obn bschribn di Anlitung in Englisch [3] Produktbschribung-d.pdf H. Wibl Tabll 1: Rfrnzn auf trn Dokumnt 1.4 Offn Punkt Rf.No. Problm Zuständig rldigt bis [1] DTA Funktionalität bschribn H.R. Wibl März 2013 [2] Tabll 2: Offn Punkt

5 Sit 2/24 2 Funktionsübrblick 2.1 Basislmnt Ein Übrblick übr di ichtign Bdinlmnt lifrt dr Quick-Guid (sih Abschnitt 1.3), Es ird an disr Stll auf das Dokumnt vrisn. 2.2 Funktionn auf inn Blick Symbol Subfunktionn Bschrib in Kapitl Partnr / Aktionär vraltn Partnrsuch 3.1 Dtails ins Partnrs 3.2 Zrtifikat ins Aktionärs 3.3 Partnrdatn barbitn 3.4 Stimmrchtsstatus ändrn für Aktionär 3.2 Kauf- / Vrkauf von Antiln 5.2 Corporat Actions / Vraltungshandlungn Kapitalrhöhung 5.4 Aktinsplit 0 Zrtifikat vraltn 5.3 Dividndnauszahlung 5.1 Nnnrtrhöhung / Nnnrtrduktion 5.6 Bricht / Rports List dr Aktinausgabn 6.1 Gnralvrsammlung / Stimmrchtsausis 6.3 List dr Bankn 6.5 Übrsicht Stimmrchtsvrhältniss 6.6 Aktinbuch 6.4 Zrtifikatsdruck Kundnspzifisch Rports 7.2 Administration Angabn zur Aktingsllschaft 7.1 Loginträg anzign Logfil anzign Zrtifikat löschn Standardinstllungn

6 Sit 3/24 Symbol Subfunktionn Bschrib in Kapitl Aktinhistori 7.4 Rportinstllungn 7.1 Mit disr Schaltfläch könnn Si dn Quick-Guid hruntrladn. Tabll 3: Funktionn auf inn Blick

7 Sit 4/24 3 Partnrvraltung 3.1 Partnrsuch Si habn folgnd Obrfläch: Hir könnn Si Partnr suchn odr nu hinzufügn. Als Partnr sind di Aktionär, Dispostlln und Vraltungsrät dfinirt. Ebnso rhaltn Si in Übrsicht übr dn Aktinpool dr Aktingsllschaft (ign Aktin). Um nu Aktionär hinzuzufügn, klickn Si im Brich Partnr vraltn auf (Nur Partnr hinzufügn). Danach rschint in Formular, o Si di Dtails ds nun Partnrs ingbn. Di Ziln mit dm * müssn Si ausfülln. Klickn Si anschlissnd auf Eingab spichrn. Das Symbol bringt Si dirkt zum Aktinpool dr Gsllschaft (sih Abschnitt 4.1). Um zu suchn, gbn Si Ihr Suchingab in, nach as gsucht rdn soll (Suchkritrium) und ähln Si di Partnrart aus. Klickn Si anschlissnd auf di Schaltfläch Suchn nach. Im Partnrart rdn vir Katgorin untrschidn: Aktionär, Aktinpool, Dispostll und Vraltungsrat. Im Aktinpool dr Gsllschaft sind di Aktin, lch kinm Partnr ghörn (ign Aktin). Nach dm Si nach inm Partnr gsucht habn, rschint folgnd Obrfläch:

8 Sit 5/24 Es sthn Ihnn für jdn gfundn Partnr in dr linkn Spalt Aktion folgnd Möglichkitn zur Vrfügung: Übr diss Symbol glangn Si auf di Dtailsit ds Partnrs, o Si di Angabn anshn soi dssn Aktin barbitn könnn (sih Abschnitt 3.2) Übr diss Symbol könnn Si dn Partnr barbitn und ändrn. Übr diss Symbol löschn Si dn Partnr, falls kin Abhängigkitn bsthn. Partnr mit Aktin könnn nicht glöscht rdn. Übrtragn Si zurst all Aktin. 3.2 Dtails ins Partnrs Zum Dtail ins Partnrs rdn di Brich Zrtifikat, Prsonalin untrschidn. Di zusätzlichn Laschn dinn dazu, ichtig Dtails ds Aktionärs sofort zur Vrfügung zu habn. Hinis: Wurdn dm Aktionär bis jtzt noch kin Aktin/Zrtifikat zugtilt, dann rschint dr Brich Zrtifikatsdruck nicht. Ein Vraltungsrat ird im Brich Prsonalin aktivirt. J nach Bstimmungn hat dr Vraltungsrat ritrt Funktionn ahrzunhmn odr ist mit dr sinn Antiln nicht stimmbrchtigt. 3.3 Zrtifikat ins Partnrs druckn Di Zrtifikat ins inzlnn Partnrs rdn könnn mittls nachfolgndm Dialog gdruckt rdn. Als Vorlag dint di Standarddruckvorlag für Zrtifikat. Di Standardvorlag für Zrtifikat kann kundnspzifisch angpasst rdn.

9 Sit 6/24 Falls Zrtifikat durch inn Vraltungsrat signirt rdn müssn, könnn dfinirt Vraltungsrät als Untrzichnr namntlich in das Zrtifikat ingfügt rdn. Für dn Einzldruck dr Zrtifikat muss mindstns in Vraltungsrat im dfinirt sin. Disr ird slktirt und mittl > Symbol in di rcht Fnstrhälft vrschobn. Wi schon rähnt, muss in dr igntlichn Druckausgab dr Zrtifikat disr Vraltungsrat nicht zingnd angdruckt rdn. 3.4 Partnrdatn barbitn Mit disr Funktion rdn Partnrdatn gändrt odr nu rfasst. Dr Dialog ist in dri Schrittn aufgbaut. Im rstn Fld kann dfinirt rdn, ob s sich bim Partnr um in Bank handlt. Ein Bank kann als Dpotstll agirn, indm si Aktin/Zrtifikat zum Vrkauf an intrssirt Kundn anbitt. Di Bank slbr hält ist hirbi nur sognanntr Zischnhändlr und übt in disr Roll kin Stimmrcht aus. Di mit * gknnzichntn Fldr müssn zingnd gfüllt rdn. Für das Fld Firmna-

10 Sit 7/24 m gnügt dahr in Lrschlag nn Privatprsonn rfasst rdn. In Schritt 2 könnn optional Fldr rfasst rdn.

11 Sit 8/24 In Schritt 3 ird optional di IBAN-Nr. inggbn und di ntsprchnd Bank ds Kundn für di Abrchnung dfinirt. Dis Informationn könnn für in allfällig Dividndnabrchnung vrndt rdn.

12 Sit 9/24 4 Aktingsllschaft und Vraltungsrat 4.1 Aktinpool dr Aktingsllschaft Dr Aktinpool dr Gsllschaft rpräsntirt di Aktin, lch dr Aktingsllschaft slbr ghörn. Bi dr Auslifrung ds s ist dr Aktinpool schon ingrichtt. Er kann bi Bdarf vrändrt rdn. Bi dr Gründung und bi inr Aktinkapitalrhöhung ird in Aktinkapitalrhöhung durchgführt. Damit rdn dm Aktinpool dr Gsllschaft di Aktin zugisn. Bi Zichnung rdn di Aktin dn Aktionärn übrtragn. Ein Gsllschaft hat hirbi rchtlich Bgrnzung btrffnd ignm Aktinantil. So darf in AG in dr Schiz übr längr Zit nicht mhr i 10% ds Gsamtaktinkapitals haltn. 4.2 Vraltungsrat / Vorstand dr Aktingsllschaft Di Vrtrtung dr Gsllschaft nach aussn ird durch dn Vraltungsrat / Vorstand ahrgnommn. Im könnn blibig Partnr als Vraltungsrat / Vorstand dfinirt rdn. Dis Vorstandsprsonn könnn bim Zrtifikatsdruck brücksichtigt rdn. Vorghn zur Erfassung ins Vraltungsrats/Vorstands: Schritt Bschribung Prson rfassn Sih Abschnitt Fhlr! Vrisqull konnt nicht gfundn rdn. Dtail ds Partnrs auflistn Lasch Prsonalin ausähln. Vraltungsrat / Aufsichtsrat Illustration 1: Bildschirm Prsonalin Di Standardinstllung für nu rfasst Prsonn ist immr Passiv. Durch Klickn auf das Symbol, ird dis Prson als Aufsichtsrat gknnzichnt.

13 Sit 10/24 5 Corporat Actions/ Vraltungshandlungn 5.1 Dividndnausschüttung Zu jdr Ausgab könnn individull Dividndn ausgschüttt rdn. Hirzu ird im rstn Schritt di Aktinausgab ausgählt. Di Dividnd pro Akti ird im Fld Dividnd ingtragn. Ausländisch Aktionär sind j nach Bstimmungn im btrffndn Land von dr Vrrchnungsstur bfrit. Dis kann in dr Dividndnabrchnung brücksichtigt rdn. Ein möglich Abrchnung kann folgndrmassn ausshn. Di Gstaltung ds Layouts kann kundnspzifisch rstllt rdn.

14 Sit 11/ Antil übrtragn Es könnn Antil in Form von inzlnn Aktin odr von Zrtifikatn ntdr von inm Aktionär odr aus dm Aktinpool ntnommn rdn und inm Aktionär odr dm Pool zugisn rdn. Dr Prozss läuft im Systm in mhrrn Schrittn ab. 1. Dr Aktionär, lchr di Antil vrkauft ird ausgählt übr dn Partnr Such Dialog (sih Abschnitt 3.1). 2. Ausahl dr Antil im ntsprchndn Aktionär 3. Aktion ausähln Übrtragn ausähln 4. Aktionär, lchr di Antil kauft odr dn Aktinpool dr Firma anähln. 5. Mit dm Plussymbol rdn di Aktin übrtragn. Ein dtaillirt Anlitung übr dn Übrtrag findt sich im Quick-Guid Dokumnt 5.3 Zrtifikat rstlln und löschn Zurst Aktionär odr Aktinpool ausähln in dm di Aktionn ausgführt rdn solln. Dann Zrtifikat ausähln nn dis glöscht und idr in inzln Aktin umgandlt rdn solln. Aktin ausähln falls Zrtifikat rstllt rdn solln. Wnn manull all Zrtifikat in Aktin umgandlt rdn solln, dann Manull Slktion zum Erstlln ins Zrtifikats ausähln, rst Akti dr List anklickn ohn loszulassn und mit dm Mauszigr bis zum ltztn Eintrag runtrzihn. Falls inzln Aktin ausgählt rdn solln. Di günschtn Aktin anklickn ährnd di STRG Tast gdrückt ghaltn ird. Falls di Zrtifikat automatisirt rstllt rdn solln, dann Automatisirt Erstllung von Zrtifikatn aus dm Aktin Pool und Zrtifikatsstatus aktiv odr passiv ausähln. Di automatisirt Erstllung kann nur pro Aktintyp rfolgn, disr ird im Drop don Mnü ausgählt. Dann ird di Anzahl Zrtifikat und di Anzahl Aktin pro Zrtifikat ausgählt soi di rst Zrtifikatsnummr und dann das Plus List Symbol angklickt. Wnn Zrtifkat glöscht rdn solln, dann rsts Zrtifkat anklickn ohn loszulassn und mit dm Mauszigr bis zum ltztn Eintrag runtrzihn. Falls inzln Zrtifkat ausgählt rdn solln. Di günschtn Zrtifikat anklickn ährnd di STRG Tast gdrückt ghaltn ird. Zultzt Button Zrtifikat aufhbn drückn. 5.4 Kapitalrhöhung Im rstn Bildschirm rdn all bsthndn Ausgabn aufglistt. Eistirt noch kin Ausgab (bi rstmaligm inrichtn ds s für in Firma, so rdn kin Ausgabn aufgführt i im nachfolgndn Bispil. Für di Kapitalrhöhung rdn im rstn Schritt di bsthndn Ausgabn aufglistt. Übr das Symbol hinzufügn kann in nu Ausgab vorbritt rdn. Falls brits Ausgabn istirn, dann ird dis aufglistt.

15 Sit 12/24 Di Bschribung dr Ausgab, kann im Zrtifikatsdruck idr vrndt rdn. Dr Nnnrt dr Akti ird im Fld Aktinrt dfinirt. Im Fld Stimmn ird di Anzahl Stimmn pro Akti bstimmt. Im dm aufgführtn Bispil rdn nu Aktin zu inm Nnnrt von 5 EUR rstllt as in Kapitalrhöhung von EUR ntspricht. Di Aktin rdn in Zrtifikat zu 100 Aktin gruppirt. Dis Gruppirung kann spätr blibig gändrt rdn. Wnn Si nachfolgnd ihr Aktinausgabn ausdruckn (sih auch Abschnitt 6.1) rhaltn Si folgnd Ausgab: Wird bim nächstn Mal dis Funktion aufgrufn, so findt sich di nu rstllt Ausgab.

16 Sit 13/ Aktinsplit / Nnnrtrduktion durchführn Ein bsthnd Aktinausgab kann pr Bschluss in Nnnrtrduktion bschlissn. Hirbi ird dr Nnnrt inr Akti in inm bstimmtn Vrhältnis aufgtilt. 1. Ausahl dr Ausgab, an lchr in Split durchgführt rdn soll. 2. Dr Nnnrt inr Akti ird in inn klinrn Nnnrt zrtilt in inm fri dfinirbarn Tilvrhältnis (i zum Bispil untn aufgführt 1:5). Di Brchnung zigt auf, i sich Stimm und Nnnrt pro Akti vrändrn. Dr Aktinsplit ird im Systm durchgführt, nn di Aktion Aktinsplit durchführn ausgführt urd.

17 Sit 14/ Nnnrtrduktion / Nnnrtrhöhung durchführn Auf Bschluss dr GV kann dr Nnnrt inr Akti vrändrt rdn. Andrs i bim Aktinsplit blibt di Anzahl Aktin glich. In dr Ausahl ird für di ntsprchnd Ausgab im Aktionsfld dr Pfil nach obn - Nnnrtrhöhung odr Pfil nach untn Nnnrtsnkung ausglöst rdn. Nnnrt rhöhn: Nnnrt rduzirn:

18 Sit 15/24 6 Bricht (Rports) Das untrschidt hirbi di fin Rports und di kundnspzifischn Rports (lch mittls SQL-Datnbankabfragn) rstllt rdn. Di nachfolgndn Abschnitt bschribn di Basisrport, lch im zur Vrfügung sthn (Stand End 2009). All fin Rports könnn dn individulln Gstaltungsanfordrungn angpasst rdn. 6.1 List dr Aktintypn Di List zigt all im gführtn Aktin-Typn mit dn ichtigstn Informationn j Nnnrt und Totalisirung j Aktintyp. 6.2 All Zrtifikat druckn Dis Ausrtung druckt all Zrtifikat im aus. Zrtifikat ins Aktionärs rdn übr di Partnrvraltung im Abschnitt Zrtifikatsdruck rstllt (sih dazu auch Abschnitt 3.3). 6.3 Hauptvrsammlung und Stimmrchtsausis Zur Durchführung dr Hauptvrsammlung/Gnralvrsammlung rdn all Stimmrchtsausisn gdruckt und vrschickt. Im Dialog kann bstimmt rdn, ob das Systm di Aktin sprrn soll. Ein Sprrung dr Aktin bdutt für di Stimmrchtsausis, dass in allfälligr Übrtrag von Aktin an inn nun Aktionär disn nicht automatisch auch di Stimmbrchtigung übrträgt. Di Stimmbrchtigung kann im Fall inr Sprrung jdoch inzln pro Aktionär odr gsamthaft aufghobn rdn.

19 Sit 16/24 Dr Druck löst di Erstllung dr Stimmrchtsausis nach untnsthndm Bispil.

20 Sit 17/ Aktinbuch Di Funktion rmöglicht di Erstllung ds Aktinbuchs übr all im gführtn Aktionär, ntdr gsamt odr für inn bstimmtn Aktionär. Das Aktinbuch zigt all Zrtifikat j Aktionär mit dr ntsprchndn Aktinstücklung und dn ichtigstn Informationn j Akti. Ein Totalisirung übr all Valorn rgibt Auskunft übr di Anzahl Aktin, Nominalrt und Stimmn j Aktionär. Das Aktinbuch kann nach individulln Sortirkritrin rstllt rdn (nach Land, Nam odr Adrssn). Zurst kann di Sortirung gählt rdn dann ob all Adrssn odr nur in ausggbn rdn soll zultzt kann di Druckoption Zrtifikat mit Aktin odr ohn Aktin gählt rdn. Durch anklickn ds Buttons Aktinbuch druckn ird das Aktinbuch gdruckt. 6.5 List dr Bankn Di List zigt all im gführtn Bankn mit ihrn Adrss-Informationn. Da Bankn als Dispostlln fungirn sind dis Angabn für di Abrchnung ds Ankaufs-/Vrkaufs von Antiln rlvant.

21 Sit 18/ Stimmrchtsvrhältniss Erstllt in Übrsicht übr di grösstn Antilsignr in inm Kuchndiagramm dar. Di Anzahl dr grösstn Antilsignr kann dfinirt rdn. 6.7 Kundnspzifisch Rports Individull Rports könnn kundnspzifisch rstllt rdn, ntdr durch dn Kundn dirkt odr übr unsr Spzialistn (sih auch Abschnitt 7.1.).

22 Sit 19/24 7 Administrativ Funktionn 7.1 Angabn zur Aktingsllschaft Mit disn Angabn dfinirn Si di Gsllschaft, lch di Aktin ausgibt, im Systm auch als Aktinpool bzichnt. Nbn dn üblichn Adrssfldrn ird auch das Konto dr Firma gspichrt. Dis dint dr Blastung/Gutschrift im Vrkhr mit dm Aktionär. Für di Dividndnauszahlung kann in ntsprchnds DTA mit dism Blastungskonto rstllt rdn. Illustration 2: Angabn zur Aktingsllschaft 7.2 Rportingsystm Das Rportingsystm basirt auf dm Opn Sourc Rporting von Jaspr auf. Das ist in untr Opn Licns vrfügbar Softar, lch als Basis ( bnützt. Di Vorlagn im könnn mit dm Java Rporting Tool ( angpasst rdn.

23 Sit 20/24 Illustration 3: Jaspr Rporting Engin Für ign Rports stht in ignr Rportdsignr zur Vrfügung. Dr Gstaltung sind damit sind kin Grnzn gstzt. Di gsamt Datnstruktur stht für das Rporting offn. Als Intrfac Illustration 4: Rport Dsignr 7.3 Einstllungn für Rports Wnn individull Rports ingfügt rdn, so sind dis sorgfältig in das bsthnd Rportingsystm zu intgrirn.

24 Sit 21/24 Illustration 5: Rports Vraltn 7.4 Aktin-History Di Aktin-Archivlist zigt di History allr im gführtn Aktin odr Zrtifikat. Nbst dr Gültigkitsdaur dr Akti rdn drn Stamminformationn aufgzigt. Di Sortirung und Sichtis dr List kann individull vom Erstllr dr List bstimmt rdn. Es könnn fri Suchbgriff in Kombination mit Thmngbitn als Suchkritrium dfinirt rdn. Damit sind all Erigniss inklusiv Mutationn an Aktionärn fstghaltn.