Ressourcenverwaltung: Budget statt Haushalt

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1 Ressourcenverwaltung: Budget statt Haushalt (Uwe Blotevogel) Thema 1

2 I Universität Duisburg-Essen (UDE) Fakten II Rahmenbedingungen an der UDE III Ziele der internen Budgetierung IV Veränderungsprozess zu einer integrierten Informationsverarbeitung V Budgetierung von Dienstleistungseinrichtungen VI Fazit und Ausblick Agenda 2

3 I Universität Duisburg-Essen (UDE) Fakten II Rahmenbedingungen an der UDE III Ziele der internen Budgetierung IV Veränderungsprozess zu einer integrierten Informationsverarbeitung V Budgetierung von Dienstleistungseinrichtungen VI Fazit und Ausblick Agenda 3

4 M I T G L I E D E R Studierende 413 Professorinnen und Professoren, davon 68 in der Medizin wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon 904 in der Medizin Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Technik und Verwaltung H A U S H A L T S D A T E N 346,0 Mio Landeszuweisung, davon 127,6 Mio in der Medizin 62,9 Mio Drittmittel, davon 21,8 Mio in der Medizin Fakten 4

5 MZ HRZ DV der Verwaltung Essen Nebenbedingung: Reduzierung der Personalkosten Merger Zentrale Betriebseinheit HRZ AVMZ DV der Verwaltung Duisburg Ruhr Fakten 5

6 I Universität Duisburg-Essen (UDE) Fakten II Rahmenbedingungen an der UDE III Ziele der internen Budgetierung IV Veränderungsprozess zu einer integrierten Informationsverarbeitung V Budgetierung von Dienstleistungseinrichtungen VI Fazit und Ausblick Agenda 6

7 Rahmenbedingungen des Globalhaushalts NRW Fast umfassende gegenseitige Deckungsfähigkeit aller Mittel Aufgabe des Stellenplans (rudimentär noch im Beamtenbereich) Aufgabe des Prinzips der Jährlichkeit % der Mittel werden leistungsorientiert vergeben Unterfinanzierung des ehemaligen Stellenplans Rahmenbedingungen 7

8 externe Trigger BA/MA Umstellung NRW-Hochschulfreiheitsgesetz / Globalhaushalt Neuausrichtung der Finanz- und Campusmanagementprozesse Ableitungen für die IT (ZIM) - Änderung / Paradigmenwechsel in den Anforderungen Aufbau eines IT-Servicemanagement - ITIL-Standards -SLA -KLR - Aufwandserfassung für Services und Projekte Rahmenbedingungen 8

9 I Universität Duisburg-Essen (UDE) Fakten II Rahmenbedingungen an der UDE III Ziele der internen Budgetierung IV Veränderungsprozess zu einer integrierten Informationsverarbeitung V Budgetierung von Dienstleistungseinrichtungen VI Fazit und Ausblick Agenda 9

10 Ziele der internen Budgetierung an der UDE 1. Stärkung der Autonomie der dezentralen Einrichtungen durch dezentrale Verantwortung aller Mittel einschl. Personalkosten Effizienzsteigerung durch Nutzung größerer Problemnähe, von Informationsvorsprüngen und der Eigenverantwortung der dezentralen Einrichtungen Konzentration der Hochschulleitung auf strategische Entscheidungen Regelkreislauf aus: - strategischen Zielsetzungen, - Ziel- und Leistungsvereinbarungen mit allen Einheiten der Universität, - zielorientierter Mittelvergabe, - autonomer Mittelbewirtschaftung, - Evaluation/Akkreditierung und - Controlling 5. Erforderliche Einsparungen können vor Ort milder umgesetzt werden 4. Ziele 10 (Quelle Kanzler UDE Dr. Ambrosy)

11 I Universität Duisburg-Essen (UDE) Fakten II Rahmenbedingungen an der UDE III Ziele der internen Budgetierung IV Veränderungsprozess zu einer integrierten Informationsverarbeitung V Budgetierung von Dienstleistungseinrichtungen VI Fazit und Ausblick Agenda 11

12 Ressourcenverwaltung: Budget statt Haushalt Haushalt - Vorwegabzug - Jährlichkeit - keine Übertragung von Haushaltsresten - Verwendung von Haushaltsresten für IT- und Medienaussattung - Dezemberfieber - Personaleinsatz ohne Gedanken zu Personalkosten Budget - Vorwegabzug (wie lange noch?) - mehrjährige Planungen / Ansparen - Übertragung von Haushaltsresten - Überziehung von Konten - Dezemberfieber (gibt es immer noch) - Eigenverantwortung Veränderungsprozess 12

13 Ressourcenverwaltung: Budget statt Haushalt II Haushalt - bewährt - kameral - Modularisierung von Aufgaben (z.b.) -Personal - Haushalt Budget - modern - Doppik - ganzheitliche Ansätze erforderlich - integrierte Prozesse - These: interne Prozessanalysen scheitern - integrierte Systeme A Ressourcenmanagement B Campusmanagement Veränderungsprozess 13

14 Ressourcenverwaltung: Budget statt Haushalt III Haushalt - Mitarbeiter orientiert - unbefristet - unkündbar - technisch Budget > 50% der MA wollen/können sich nicht aus den gewohnten Bahnen entwickeln - integrierte Mitarbeiter? Veränderungsprozess 14 - Mitarbeiterentwicklung - Führungskräfteentwicklung - Leitbildentwicklung/ Leitbild - Kooperations- und Fördergespräche / Mitarbeitergespr. - nötig ist eine neue Generation von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit ausgeprägten sozialen Skills

15 I Universität Duisburg-Essen (UDE) Fakten II Rahmenbedingungen an der UDE III Ziele der internen Budgetierung IV Veränderungsprozess zu einer integrierten Informationsverarbeitung V Budgetierung von Dienstleistungseinrichtungen VI Fazit und Ausblick Agenda 17

16 Grundfinanzierung der Dienstleistungseinrichtungen Personalausgaben nach Stellenplan (abzüglich Unterfinanzierung) + Sachbudget ( Kopfpauschalen für Reisekosten, Fortbildung, ) + Investitionsbudget (Durchschnittswerte) + Innovationsbudget (Ziel-/Leistungsvereinbarungen mit Rektorat) = Budget der Dienstleistungseinrichtung Offen: Dynamik, Wettbewerb wie bei den Fakultäten durch die Leistungsorientierte Mittelverteilung nach Leistungsindikatoren Budgetierung 18

17 Technikeinsatz I Leistungsfähige aber auch komplexe Software zur Budgetverwaltung, - planung und überwachung. Ursprünglich nicht für den Hochschulbereich entwickelt. Umfangreiche Anpassungen an die Erfordernisse der UDE sind erfolgt; dadurch einfache und intuitive Bedienung möglich. Verwaltung von Budgets und Budgeteinheiten auf verschiedenen Ebenen möglich ( Budgeteinheiten-Baum ). Integrierte Personalplanung und Personalkostenkalkulation inklusive der Möglichkeit zur Simulation von Ereignissen ( Szenarien-Analyse ). Überjährige Kalkulation von Personalkosten und damit längerfristige Planung möglich. Kalkulation sowohl auf Basis von Durchschnitts- als auch Istkosten. Budgetierung 20

18 axion.pab Budgeteinheiten- Baum Abbildung der Budgeteinheiten- Struktur der Universität Duisburg- Essen Budgetcockpit Übersichtliche Darstellung der Budgetrelevanten Informationen einer Budgeteinheit Budgetierung 21

19 axion.pab Personal- und Stellenübersicht Budgetierung 22

20 axion.pab Grafische Übersicht über den gesamten Geschäftsbereich mit Ampel für Budget-Status (Ausschnitt) Budgetierung 23

21 axion.pab Grafische Übersicht über den gesamten Geschäftsbereich mit Ampel für Budget-Status und Detail-Information (Ausschnitt) Budgetierung 24

22 Technikeinsatz II HIS-FIBU an der UDE FIBU 25

23 I Universität Duisburg-Essen (UDE) Fakten II Rahmenbedingungen an der UDE III Ziele der internen Budgetierung IV Veränderungsprozess zu einer integrierten Informationsverarbeitung V Budgetierung von Dienstleistungseinrichtungen VI Fazit und Ausblick Agenda 26

24 Fazit 27

25 Stand: Budget Fachbereiche : B + B Sachmittelzusagen 2008 : Budget FB (3 Säulen Modell) : % 15 % 1 % 96,5 % Grundfinanzierung % 1,5 % Leistungsbudget Leistungsorientierte Verteilung, z. Z. nach LOM NRW, HHJ 2008 Innovationsbudget Grundbedarf Investitionen % 50 % + Gerätesumme Professuren Personalbudgetsockel (Fachgruppengewichtung) (10% der B+B Sachmittelzusagen im HHJ 2008) Absolventinnen Absolventen Promotionen 34 % 18 % Drittmittel 32 % Verteilungsmodell Fachbereiche 2009 Abschreibung DFG Drittmittel 16 % Fazit 28

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27 Fazit. Budget statt Haushalt UDE Große Menge zu lösender Detailprobleme (z. B. unterschiedliche Behandlung von Haushaltsund Drittmitteln) aufwändig; hohe Belastung in der Zentralverwaltung mit Schnittstellenproblemen zw. Haushalt und Personal. Dezentrale Einrichtungen sind gut mit neuem System zurecht gekommen. Spürbare Steigerung der Eigenverantwortung große Erwartungen an die neue Softwaregeneration HISinOne ZIM Änderung in Aufbau- und Ablauforganisation neue Generation von Mitarbeitern erforderlich effizienter Mitteleinsatz Aufbau IT-Servicemanagement hohe Eigenverantwortung Zielvereinbarung und SLA Fazit 30

28 innovativ, nachhaltig und kundenorientiert Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Diskussion 31