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2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Effekte der SEPA-Umstellung Identifikation der betroffenen Geschäftsbereiche Exemplarische Auflistung notwendiger Umstellungsprozesse SEPA- Überweisung und SEPA-Lastschrift SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste Umstellung auf SEPA Organisation Rechnungslegungsrelevante Programme (allg.) Zahlungsverkehr Finanzbuchhaltung Lohnbuchhaltung...8

3 1. Einleitung Zum 1. Februar 2014 erfolgt in der Europäischen Union die verbindlich vorgeschriebene Umstellung auf den Einheitlichen Europäischen Zahlungsraum: SEPA 1. Dieses Thema, zusammengefasst unter dem Begriff SEPA-Umstellung, ist derzeit in aller Munde. Und manch einer will es auch schon gar nicht mehr hören, geht es doch letztendlich kaum um mehr, als Kontonummer und Bankleitzahl in eine einheitliche europäische Notation zu überführen. Folglich ist unser Anliegen auch nicht, Ihnen erneut zu erklären, was eine IBAN ist, sondern unser Bemühen zielt darauf hin ab, Ihnen zu vermitteln, welche rechnungslegungsrelevanten Bereiche von der SEPA-Umstellung betroffen sind und Ihnen im Sinne einer Best Practice geeignete Verfahren vorzuschlagen. 2. Effekte der SEPA-Umstellung 2.1 Identifikation der betroffenen Geschäftsbereiche Rechtsabteilung Marketing Poststelle Geschäftsleitung Effekte der SEPA-Umstellung Personalabteilung Rechnungswesen IT Kundenbetreuung 1 SEPA = Single Euro Payments Area 3

4 2.2 Exemplarische Auflistung notwendiger Umstellungsprozesse Der Aufdruck von IBAN und BIC auf Dokumente, bei denen die Kontoverbindung angegeben ist, wird veranlasst. Papierhafte Mandate werden zentral verwaltet. Auf Anfrage kann eine Kopie des Mandats dem Kreditinstitut zur Verfügung gestellt werden. Die Stammdaten der Debitoren und Kreditoren werden angepasst. Anpassungen beim elektronischen Bankbuchen werden durchgeführt. Es wird geklärt, wie Vorabankündigungen von Lastschriften durchgeführt werden. Stammdatenformulare werden angepasst. Die EDV prüft, ob die eingesetzten Programme eine Umstellung auf SEPA ermöglichen bzw. unterstützen. Da einige Zahlungsfreigabeverfahren im Rahmen der SEPA-Umstellung von den Banken geändert bzw. eingestellt werden, werden die Freigabeverfahren hinsichtlich ihrer Eignung geprüft. Die neuen Vorlauffristen werden beachtet und entsprechend verbundene Dispositionen werden angepasst. Schnittstellen zwischen Programmen werden geprüft und ggf. neu programmiert. Die Personalabteilung ermittelt für vorzunehmende Überweisungen IBAN und BIC der Zahlungsempfänger. 3. SEPA- Überweisung und SEPA-Lastschrift 3.1 SEPA-Überweisung SEPA-Überweisungen basieren auf der seit 2003 verabschiedeten EU-Standardüberweisung und können sowohl für inländische als auch für grenzüberschreitende Zahlungen verwendet werden. Sie können nur in der Währung Euro durchgeführt werden. Bei SEPA-Überweisungen werden IBAN 2 und BIC 3 anstelle von Kontonummer und Bankleitzahl verwendet. Auf die Verwendung des BIC kann ab (national) und (grenzüberschreitend) verzichtet werden. Im Verwendungszweck steht nur noch eine Zeichenlänge von 140 zur Verfügung. 4 Des Weiteren dürfen Umlaute nicht verwendet werden. Allerdings ist davon auszugehen, 2 IBAN = International Bank Account Number 3 BIC = Business Identifier Code 4 Bei der Inlandsüberweisung steht im Verwendungszweck eine Zeichenlänge von 378 Zeichen zur Verfügung. 4

5 dass Zahlungsverkehrsprogramme eingegebene Umlaute in erlaubte Standardzeichen umsetzen. Auf einen Blick BIC muss zwingend bis (national) und (grenzüberschreitend) verwendet werden. Umlaute (Ä Ü Ö ä ü ö ß) sind nicht zulässig. Die Bank des Zahlungsempfängers könnte die Überweisung zurückweisen. Verwendungszweck hat max. 140 Zeichen 3.2 SEPA-Lastschrift Varianten Das SEPA-Lastschriftverfahren wird in zwei Varianten angeboten: Basislastschrift (SSD Core) Widerspruch möglich Vorlauffrist fünf Bankarbeitstage 5 Lastschrift / zwei Bankarbeitstage bei wiederkehrender Firmenlastschrift (SSD B2B) nur zwischen Unternehmern möglich kein Widerspruch möglich kurze Vorlauffrist von einem Bankarbeitstag 5 Neben den geltenden Vorlagefristen sieht das Regelwerk zur SEPA Basislastschrift optional auch eine Lastschrift mit einem Tag Vorlagefrist vor. Die Deutsche Kreditwirtschaft hat unter Beteiligung der Deutschen Bundesbank vereinbart, diese Option in dem Abkommen über die SEPA Inlandslastschrift mit Wirkung zum 4. November 2013 zu berücksichtigen. Lastschrifteinreicher, die die verkürzte Vorlagefrist nutzen wollen, müssen die entsprechenden SEPA Lastschrifteinzüge mit COR1 kennzeichnen. Sofern Sie von dieser Option Gebrauch machen wollen, klären Sie bitte mit Ihrer Bank die Details der Umsetzung. 5

6 SEPA-Mandat Der Lastschrifteinzug im SEPA-Verfahren setzt ein schriftlich 6 erteiltes Mandat mit definierten Merkmalen voraus. SEPA-Mandate müssen in einer Mandatsverwaltung gepflegt werden. Das SEPA-Mandat enthält Name und Anschrift des Zahlungsempfängers. enthält explizit die Weisung an die Bank des Zahlungspflichtigen, die Lastschrift einzulösen. enthält die Ermächtigung an den Zahlungsempfänger, Zahlungen mittels Lastschrift vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen. weist auf die Rückgabemöglichkeit innerhalb von acht Wochen hin (nur Basis- Lastschrift) bzw. schließt die Rückgabemöglichkeit explizit aus (nur Firmen- Lastschrift). enthält eine klare Referenz auf die Lastschrift (Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsnummer). enthält einen Hinweis, ob es sich um eine einmalige Zahlung oder um wiederkehrende Zahlungen handelt. Tipp: Ein Musterexemplar eines verbindlichen Mandatstextes erhalten Sie bei Ihrem kontoführenden Kreditinstitut. Bestehende Einzugsermächtigungen können in SEPA-Basislastschriften umgewandelt werden eine explizite Neuerteilung eines Mandats ist nicht notwendig. Der Zeitpunkt der Umstellung ist dem Zahlungspflichtigen mitzuteilen. Bei neu zu erteilenden Einzugsermächtigungen empfiehlt es sich ein Kombimandat (Einzugsermächtigung + SEPA-Lastschriftmandat) abzuschließen, dadurch entfällt eine nachträgliche Benachrichtigung bei der Umstellung auf SEPA. Vorabankündigung Bei SEPA-Lastschrifteinzug ist der Zahlungspflichtige vorab über den Einzug zu informieren. Soweit nicht anders vereinbart, hat die Ankündigung spätestens 14 Tage vor Fälligkeit zu erfolgen. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit identischen Beträgen ist eine einmalige Ankündigung vor dem ersten Lastschrifteinzug unter Angabe der zukünftigen Fälligkeitstermine ausreichend. Die Vorabankündigung kann auch im Rahmen eines Vertrages oder einer Rechnung erfolgen. 6 Elektronische Mandate sind vorgesehen, werden jedoch derzeit nicht angeboten. 6

7 Die Vorabankündigung kann auch auf der Rechnung vermerkt werden. Notwendige Angaben lassen sich im Rahmen der Rechnungsschreibung automatisch erzeugen. Bei unterlassener Vorabankündigung erfolgt der Einzug dennoch auf der Basis eines gültigen Mandats (autorisierter Einzug). Weist jedoch das Konto des Zahlungspflichtigen keine ausreichende Deckung auf, so können die Rücklastschriftgebühren beim Zahlungsempfänger eingefordert werden. Rückgabefristen bei SEPA-Lastschriften Der Zahlungspflichtige hat das Recht, einer SEPA-Basislastschrift innerhalb von acht Wochen nach der Belastung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Sofern kein Mandat vorliegt, kann dem Einzug bis zu 13 Monate nach der Belastung widersprochen werden. Bei der SEPA-Firmenlastschrift ist ein Widerspruch nicht möglich. Dies muss im Lastschriftmandat ausdrücklich erwähnt werden. Auf einen Blick Gläubiger-ID wird zur eindeutigen Identifikation des Zahlungsempfängers (Begünstigten) benötigt. SEPA-Mandat ist bei Lastschrift immer erforderlich. Bestehende Einzugsermächtigungen können automatisch in SEPA- Mandate umgewandelt werden. Der Verfahrenswechsel ist dem Zahlungspflichtigen anzukündigen. Für SEPA-Firmenlastschriften muss das Mandat auch bei bestehendem Abbuchungsverfahren neu erteilt werden. Für Banken besteht keine Verpflichtung am SEPA- Firmenlastschriftverfahren teilzunehmen. Umlaute (Ä Ü Ö ä ü ö ß) sind nicht zulässig. Die Bank des Zahlungspflichtigen könnte die Lastschrift zurückweisen. 7

8 4. Checkliste Umstellung auf SEPA 4.1 Organisation SEPA-Verantwortlichen benennen Umstellungszeitplan erstellen ggf. Testläufe (z.b. Lastschrifteinzug) planen 4.2 Rechnungslegungsrelevante Programme (allg.) Eignung prüfen und ggf. neue Releases einspielen Schnittstellen zwischen den Programmen prüfen und ggf. anpassen Prüfen, ob in den einzelnen Programmen Umstellungsassistenten vorhanden sind. Konvertierung der vorhandenen Kennung (Kontonummer und Bankleitzahl) nicht konvertierbare Kennungen bei Geschäftspartnern erfragen 4.3 Zahlungsverkehr Zahlscheine gemäß den Richtlinien für einheitliche SEPA-Zahlungsverkehrsvordrucke umstellen SEPA-Überweisung Prüfen, ob das Kreditinstitut Sammelüberweisungen weiterhin unterstützt SEPA-Lastschrift Gläubiger-ID beantragen neue Inkassovereinbarungen mit Kreditinstituten schließen Mandatsverwaltung aufbauen Vorlagen für Lastschriftmandate erstellen Mandate für Firmenlastschrift für bestehende Abbuchungsverfahren neu abschließen Mitteilung des Umstellungstermins an Zahlungspflichtige 4.4 Finanzbuchhaltung Kontoauszugsmanager bei elektronischem Bankbuchen ggf. Lerndatei anpassen 4.5 Lohnbuchhaltung Prüfen, ob das Kreditinstitut Sammelverfahren mit Begleitzettel weiterhin unterstützt Bankdaten der Arbeitnehmer bzw. der sonstigen Empfänger aktualisieren 8

9 2013 BDM Bingel Dorau & Müller Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Partnerschaft Stefan-Meier-Str Freiburg T F info@bdm-kanzlei.de Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der Autoren unzulässig. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen und die Verarbeitung in elektronischen Systemen. 9

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