DATALINE Lohnsoftware. Handbuch. Updatebroschüre - Version

Transkript

1 DATALINE Lohnsoftware Handbuch Updatebroschüre - Version

2 Vorwort Mit der aktuellen Version werden die Datenschutzbestimmungen ausgeliefert, die wir in den vergangenen Wochen aktualisiert haben. Daneben sind in die aktuelle Version von Lohnabzug wieder einige Verbesserungen eingeflossen. Updatebroschüre und Aktualisierungen In der aktuellen Updatebroschüre sind die Änderungen ab der Version beschrieben. Vorherige Änderungen finden Sie hier nicht mehr erläutert, um den Umfang der Updatebroschüre nicht zu groß werden zu lassen. Diese Updatebroschüre wird auch nach der Veröffentlichung eines Service-Packs regelmäßig aktualisiert, um Ihnen fortlaufend eine bestmögliche Unterstützung bei der Lohnabrechnung zu geben. Sie finden den aktuellen Stand jeweils am Ende der Broschüre. Die weiteren (nachfolgenden) Anpassungen in der Updatebroschüre werden blau dargestellt, damit Sie nachverfolgen können, welche Änderungen zuletzt vorgenommen worden sind. Wir stellen Ihnen neben unserer Updatebroschüre auch weiterhin eine Übersicht der aktuellen Fragen zu unseren Service-Packs in einer Übersicht bereit. Diese wird fortlaufend aktualisiert. Folgen Sie uns auf Twitter und Facebook oder Youtube In den sozialen Medien sind wir auch vertreten und informieren Sie dort über aktuelle Entwicklungen und Neuerungen im Bereich der betrieblichen Lohnabrechnung. Folgen Sie uns via Twitter: via Facebook: auf Youtube: Hotline: Erreichbarkeit Wenn Sie Fragen zu speziellen Themen haben, rufen Sie unsere Hotline gebührenfrei unter Tel. 0800/ montags bis freitags von 8.30 Uhr bis Uhr an. Bitte lesen Sie diese Updatebroschüre aufmerksam und vergewissern Sie sich, dass die entsprechenden Einstellungen in Lohnabzug vorgenommen sind. Ihr DATALINE-Team Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis - Lohnabzug (Version ) Änderungsdokumentation in Kürze 4 Allgemeine Hinweise 6 Programmanpassungen Adressdaten - Finanzämter Adressdaten Krankenkassen (U2-Erstattungssatz) Firmendaten: Kirchensteuer: vereinfachtes Verfahren oder Nachweisverfahren Unfallversicherung UV- Stammdatenabruf 2018 Kennzeichen Saison-Arbeitnehmer Digitale Lohnschnittstelle (DLS) Wir aktualisieren unsere Updatebroschüre fortlaufend im Internet. Aktuelle Fragen zu dem neuesten Versionsstand finden Sie auch unter Seite 3

4 Änderungsdokumentation in Kürze In diesem Bereich finden Sie Änderungen zu aktuellen Vorgängerversion in Kürze (stichwortartig) aufgelistet: NEU: Version Aktualisierung der Datenschutzbestimmungen Kennzeichen Saison-Arbeitnehmer jetzt auch im Korrekturmodus Version Aktualisierungsmöglichkeit der Finanzamtseinträge U2-Umlagesätze neue Einstellmöglichkeit für Erstattungssatz Rückmeldungen der Krankenkassen Fehleranzeige optimiert Aktuelle Datenbanken integriert Anpassungen Kirchensteuerberechnung Nachweis-/pauschalem Verfahren Meldeversand im Quick-Modus optimiert Ergänzung bei Neuanlage von Finanzämtern - Vorsatz FA bei Kontoinhaber Digitale Lohnschnittstelle (DLS) Anpassungen im Datensatz 2018 Aktuelle IBAN Regelungen ergänzt Olümp: Neue Suchfunktion integriert Version Weitere Optimierungen im Bereich der Unfallversicherung (UV-Stammdaten) Weitere Prüfungen für BAV-Förderbetrag eingebunden sowie Listenansicht erweitert Anpassungen der Versionsnummer DLS Entgelt: Bugbereinigung - Vorschlagswerte bei U1 Anträgen und U2-Beschäftigungsverbot AG-Beiträge S-KUG Vorschlagswerte für Sollstunden optimiert Annahmestelle AOK Sachsen-Anhalt aktualisiert Druckereinstellungen verwalten Hotfix Win 10 Windows-Update Version : Integration weiterer Fallkonstellationen beim UV-Stammdatenabruf und damit verbundener GTST-Zuordnungen Anschreiben an Unfallversicherungsträger implementiert, wenn laufende Nummer größer als 1 im Lohnnachweis Datenannahmestellen Adressen aktualisiert Anpassungen Lohnnachweis bei Beitragsmaßstab 2 und (Sonderfälle) Version Optimierungen bei der Zuordnung von Gefahrentarifstellen Anpassungen beim erneuten Abruf von UV-Stammdaten im Zusammenhang mit Fehlerrückmeldungen Versand von Lohnsteuerbescheinigungen 2017 angepasst Plausibilitätsprüfungen (DBME121) beim Versand von DEÜV-Meldungen angepasst Anpassungen für den Versand der Erstattungsanträge U2 bei Beschäftigungsverbot (DBBT142) Seite 4

5 Version Lohnsteueranmeldung 2018 Editierdialog aktualisiert Lohnnachweis Stundenermittlung optimiert Gefahrtarifstellen-Zuordnung optimiert Abrechnungsliste (Saison-)KUG 2018 integriert Version Versand von Sofortmeldungen Fehlerhinweis im Rahmen Lohnsteuerbescheinigung optimiert KUG-Abrechnungsliste integriert (Erweiterung (Saison-)KUG) Versand Lohnsteuerbescheinigung (Mehrfachsendung) optimiert Freischaltung Abrechnung 2018 Versand der Steuerdaten integriert (ERIC) Versand der SV-Daten 2018 integriert Betriebsrentenstärkungsgesetz BAV-Förderbetrag Integration KUG-Tabellenwerte 2018 Arbeitszeiten: Faktoreinstellung herausgenommen Berechnung der pauschalen Kirchensteuer Steuerung über Firmenstamm Version (Jahreswechselversion 2018) Neue Rechenwerte Sozialversicherung integriert Neue Datensätze für Steuer und Sozialversicherung Neue Datenbanken integriert Steuerschnittstelle (DLS) integriert Abrechnung von Fahrrädern/eBikes integriert Protokollübersicht in Systemmenü Kennzeichen Saison-Arbeitnehmer Lohnsteuerberechnung 2018 Weiterschaltung in 2018 noch gesperrt Seite 5

6 Allgemeine Hinweise Datenschutzbestimmungen aktualisiert Wir haben unsere Datenschutzbestimmungen aktualisiert und die aktuellen Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetztes und der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umgesetzt. Sie finden die aktuellen Datenschutzbestimmungen auf unserer Homepage unter: Neue Datenannahmestelle der AOK Sachsen-Anhalt Ab wechselte die AOK Sachsen-Anhalt das Rechenzentrum von der gkv informatik in die ARGE AOK Rechenzentrum (Bremen). Die Betriebsnummer der neuen Datenannahmestelle lautet In Lohnabzug wurden die erforderlichen Umstellungen bereits mit einem vorhergehenden Service-Pack bereitgestellt. Achtung Änderung bei Finanzamtsnummern Anfang April 2018 hat die Finanzverwaltung einige Änderungen im Rahmen der Finanzämter und der damit verbundenen Betriebs-Steuernummern bekannt gegeben. Das Finanzamt in Rheinland-Pfalz, 2703 Bingen-Alzey Außenstelle Alzey wurde aus den aktuellen Tabellen gelöscht. Bereits Ende Februar wurden neue Steuernummern in diesem Zusammenhang vergeben. Mit Ausnahme der Steuerpflichtigen aus Wöllstein beginnen die neuen Steuernummern mit der Finanzamtsnummer 2708 (Bingen-Alzey). In Bayern wurde ein Finanzamtsname geändert. Das Finanzamt Wolftratshausen (9169) trägt nun die Bezeichnung Wolftratshausen Bad Tölz (9169). In Lohnabzug finden Sie nun die Änderungen in der Finanzamtsliste berücksichtigt. Anpassungen bei U2-Umlage-Erstattungssätzen In der aktuellen Version von Lohnabzug ist eine neue Erstattungsvariante der U2-Umlage in Lohnabzug ergänzt worden. Hierbei werden nun die aktuellen pauschalen U2- Erstattungssätze bei Beschäftigungsverboten angezeigt und bei den U2-Erstattungsanträgen verwendet, wenn diese von der Beitragssatzdatei mitgeliefert werden. IBAN-Regelungen aktualisiert Im Rahmen des SEPA-Bankverfahrens werden die Regelungen regelmäßig aktualisiert. Diese Anpassungen werden natürlich auch in Lohnabzug fortlaufend eingebunden und mit den aktuellen Service-Packs an Sie ausgeliefert. Seite 6

7 Rückmeldungen der Krankenkassen im DEÜV-Meldeverfahren Die Anzeige fehlerhafter Rückmeldungen der Krankenkassen im Meldeverfahren wurde optimiert. Es erfolgt keine unnötige Fehleranzeige mehr, wenn keine Fehlertexte geliefert worden. UV-Stammdatenabruf 2018 und Zuordnung der Gefahrtarifstellen In Lohnabzug ist der UV-Stammdatenabruf 2018 bereits seit Anfang des Jahres möglich, sodass Sie bereits jetzt vorsorgen können und die aktuellen UV-Stammdaten (GTST) für 2018 abrufen und ggf. den Arbeitnehmern zuordnen können. Beachten Sie in diesem Zusammenhang unbedingt, dass ab dem Meldejahr 2018 nur noch der elektronische Lohnnachweis von den Unfallversicherungsträgern akzeptiert wird. Sofern Sie Fragen zu den GTST oder der Zuordnung einzelner Arbeitnehmer haben, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Unfallversicherungsträger. Hinweis zu Elster-Sicherheitssticks Der Sicherheitsstick "G&D Starsign USB Token" wird nur noch bis unterstützt. Sollten Sie diesen Sicherheitsstick nutzen, achten Sie bitte darauf, rechtzeitig einen neuen Sicherheitsstick zu beschaffen ( um bei der Verlängerung Ihres Zugangs im Februar 2019 auf diesen neuen Sicherheitsstick wechseln zu können. Im Rahmen der Verlängerung Ihres Zugangs ist daher ein Stickwechsel durchzuführen. Eine Verlängerung Ihres Zugangs mit dem aktuell eingesetzten Sicherheitsstick ist nicht möglich. Weitere Informationen erhalten Sie direkt von der Elster-Hotline. Digitale Lohnschnittstelle für Lohnsteueraußenprüfer Ab 2018 können die Lohnsteuer-Außenprüfer den digitalen Datenzugriff über eine neue Schnittstelle fordern. Teilweise geschieht dies bereits im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung durch die Finanzamtsprüfer. In der aktuellen Version von Lohnabzug sind daher weitere Anpassungen für diese Schnittstelle integriert worden. Parallel steht Ihnen dazu noch die bisherige Datenschnittstelle (Steuerprüfung PLUS GDPDU) zur Verfügung, wenn die Prüfer noch nicht auf die neue DLS-Schnittstelle umgestellt haben. Seite 7

8 Programmanpassungen Adressdaten Finanzämter Bei der Neuanlage eines Finanzamts wird nunmehr bei der Bankverbindung für den Kontoinhaber das Kürzel FA eingefügt. Nunmehr enthält das Feld Kontoinhaber bei den Finanzämtern regelmäßig FA Ort des Finanzamtes. Darüber hinaus ist die Listenansicht der Finanzämter um eine Spalte Bundesland für neuangelegte Einträge erweitert worden. Daneben finden Sie eine neue Lasche Abgleich, über die Sie Ihre Finanzamtseinträge aktualisieren können. Über diese Lasche können Sie für Ihre Bestands-Finanzamtseinträge die Daten anhand der aktuellen Finanzamtsliste aktualisieren. Über den Abgleich können Sie beispielsweise auch die Spalte Bundesland bei Ihren bereits angelegten Finanzämtern füllen. Seite 8

9 Adressdaten Krankenkassen Im Rahmen der AAG-Erstattungen im U2-Umlageverfahren erhalten Arbeitgeber auch die fortgezahlten Entgelte und Sozialversicherungsbeiträge von der Umlagekasse erstattet. Teilweise erstatten nun einige Krankenkassen nicht mehr die tatsächlichen Sozialversicherungsbeiträge, sondern erstatten die Arbeitgeberbeiträge bei schwangerschaftsbedingten Beschäftigungsverboten mittels eines pauschalen Erstattungssatzes (z. B. 20 %). Diese Variante wird nun auch auf der Karteikarte Umlagesätze dargestellt. Für Nutzer der Beitragssatzdatei, erfolgt diese Einstellungen im Rahmen des Abgleichs mit der Beitragssatzdatei. Natürlich werden die Erstattungsvarianten auch im Entgeltbereich bei der Erstellung der AAG-Anträge berücksichtigt. Die Beitragssatzdatei ist ab der Produktvariante Lohnabzug COMFORT integriert. Seite 9

10 Firmendaten Betriebliche Grunddaten Steuerdaten Vereinfachtes Verfahren Kirchensteuer und Nachweisverfahren Zur Berechnung der Kirchensteuer auf pauschal versteuerte Lohnarten (zum Beispiel einen pauschal versteuerten Fahrtkostenzuschuss) ist es möglich zwischen einem vereinfachten Verfahren und einem Nachweisverfahren zu wählen. Im vereinfachten Verfahren werden für alle Arbeitnehmer, unabhängig von der tatsächlichen Konfessionszugehörigkeit des einzelnen Arbeitnehmers, die Kirchensteuern für diese Lohnarten nach pauschalen (niedrigeren) Prozentsätzen berechnet. Der Vorteil hierbei liegt im niedrigeren Kirchensteuersatz. Nachteilig hierbei kann es sein, dass die Kirchensteuer auch für Arbeitnehmer pauschal gezahlt wird, die nicht in der Kirche sind. Im Nachweisverfahren wird auch für pauschalversteuerte Lohnarten die Kirchensteuer nach dem jeweils geltenden Kirchensteuersatz von 9 % oder 8% für die Arbeitnehmer erhoben, die in der Kirche sind. Für Nicht-Kirchenmitglieder fällt hingegen hier keine Kirchensteuer an. Die Einstellungen können Sie je Firma in den Betrieblichen Grunddaten vornehmen. Mit der aktuellen Programmversion sind weitere Anpassungen zu dieser Umstellung in Lohnabzug eingeflossen. Seite 10

11 UV-Stammdatenabruf 2018 Der Stammdatenabruf für das Kalenderjahr 2018 kann seit dem Abrechnungsmonat Januar 2018 durchgeführt werden. Sie wählen hierzu einfach den BG-Eintrag Ihrer Berufsgenossenschaft für das Jahr 2018 aus (wird beim Monatswechsel in den Januar eines Jahres voreingestellt) und klicken anschließend die Lasche Anfordern, um den UV-Stammdatenabruf zu starten. Seite 11

12 Karteikarte Meldung I Neues Kennzeichen Saison-Arbeitnehmer Seit 2018 sind Sie als Betrieb verpflichtet für Ihre ausländischen Saison-Arbeitnehmer, die vorübergehend krankenversicherungspflichtig in Deutschland arbeiten und für maximal acht Monate innerhalb eines Jahres bei Ihnen befristet beschäftigt sind, eine entsprechende Kennzeichnung in den Anmeldungen (Grund 10 ) zur Sozialversicherung vorzunehmen. Bitte kennzeichnen Sie die Mitarbeiter entsprechend, wenn diese seit 2018 als Saisonarbeitnehmer eingestellt werden. Übrigens: Da das Kennzeichen nur bei krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmern zu setzen ist, zeigt Lohnabzug das Kennzeichen bei krankenversicherungsfreien Personengruppen (z. B. 109, 110, 190, 900,901) nicht an. Mit der Version ist auch die Verwendung (Korrektur) des Kennzeichens für Saison-Arbeitnehmer im Korrektur-Modus möglich, um beispielsweise für eine Anmeldung eines Saison-Arbeitnehmers die Saison-Arbeitnehmer-Kennzeichnung in der Meldung nachzuholen. Seite 12

13 Steuerprüfung (DLS) Digitale Lohnschnittstelle Ab 2018 können die Steuerprüfer im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung Ihre steuerrelevanten Daten über eine neue Digitale Lohnschnittstelle verlangen. In Lohnabzug haben wir diese neue Schnittstelle bereits integriert, so dass Sie dem Steuerprüfer die Daten über diese DLS zur Verfügung stellen können. Natürlich steht Ihnen die bisherige Steuerprüfungs-Schnittstelle ebenfalls noch zur Verfügung, wenn beispielsweise der Prüfer noch nicht die neue DLS nutzt. Die Schnittstellen für die Steuerprüfung stehen Ihnen ab der Produktvariante Lohnabzug Classic zur Verfügung. Zum Erstellen der Steuerprüfdateien wählen Sie bitte den jeweiligen Prüfzeitraum und ein Zielverzeichnis Ihrer Wahl für die Datei(en) aus. Mit einem Klick auf die Lasche Export erstellt Lohnabzug dann die gewünschte Prüfdatei. Je nach ausgewähltem Prüfzeitraum kann diese Dateierstellung einige Augenblicke andauern. Sie erhalten jedoch über einen Fortschrittsbalken eine stete Übersicht des Dateierstellungs-Fortschritts sowie nach erfolgreicher Dateierstellung eine entsprechende Erfolgsmeldung, dass die Steuerprüfdateien angelegt worden sind. Mit der aktuellen Programmfassung ist eine neue Version der DLS ausgeliefert worden. Seite 13

14 DATALINE GmbH & Co. KG Reinhold-Schleese-Strasse 13 a-c Hannover Tel.: / (gebührenfrei) Fax: / (gebührenfrei) Internet: kontakt@dataline.de Stand: Seite 14