1. DMS Workshop der BBS Münster 16. Januar 2018

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1 1. DMS Workshop der BBS Münster 16. Januar 2018

2 DMS Workshop 16. Januar Agenda Uhr Begrüßung Vorstellung der Teilnehmer Uhr Einführung in das Thema DMS Uhr - Pause Uhr DMS-Anforderung der Teilnehmer Uhr - Pause Uhr DMS Roadmap der BBS / DMS Projektdurchführung Uhr Fragen / Feedback-Runde Uhr Ende

3 Kay-Henning Arracher Berater DMS Diplom-Kaufmann mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik, Organisation und Personal Seit 17 Jahren Tätigkeit als IT-Berater davon 13 Jahre mit Schwerpunkt DMS / ECM Langfristige Projekterfahrung und zertifiziert für die DMS-Produkte ELOprofessional / ELOenterprise Microsoft SharePoint d.velop ecspand Erfahrung im Aufbau von DMS Projektund Betriebsstrukturen

4 Agenda Uhr Begrüßung Vorstellung der Teilnehmer Uhr Einführung in das Thema DMS Uhr - Pause Uhr DMS-Anforderung der Teilnehmer Uhr - Pause Uhr DMS Roadmap der BBS / DMS Projektdurchführung Uhr Fragen / Feedback-Runde Uhr Ende

5 Begriffe rund um DMS Dokumentenmanagementsystem (DMS) Archivierung Enterprise Content Management (ECM) Coded Information (CI) und Non Coded Information (NCI) Optical Character Recognition (OCR) Dokument-Klassifikation Dokumentdaten-Extraktion ZUGFeRD Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland Dokumente und Belege Workflows und Prozesse

6 Begriffe rund um DMS GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GoBS Grundsätze Ordnungsgemäßer BuchführungsSysteme Datenschutz, EU-DSGVO und Verfahrensdokumentation Revisionssicherheit und Rechtssicherheit Softwarebescheinigung (z.b. IDW PS880) Testat der Wirtschaftsprüfer (un)mittelbarer Zugriff und Datenträgerüberlassung (Z1-Z3) WORM-Archivierung Public Cloud und Private Cloud

7 Allgemeine Herausforderungen in der Organisation Organisation der Abläufe Organisation der Daten und Dokumente Einhaltung rechtlicher Anforderungen Schaffung attraktiver Arbeitsumfelder Vermeidung von Kostensteigerungen Aufwändige manuelle Dateneingaben Fehler bei manuellen Tätigkeiten Medienbrüche Fehlende kontextspezifische Informationen Dokumentenschwund Lange standortübergreifende Laufzeiten Aufwändige Dokument- und Datensuche Manuelle Erstellung wiederkehrender Dokumente Umsetzung umfangreicher Berechtigungskonzepte Datensicherheit Datenintegrität Dokumentationspflichten Stupide Tätigkeiten Technologisch veraltete Arbeitsmittel Isolierung mangels Kommunikation und Informationsaustausch Allgemeine Kostensteigerungen Erhöhter Personalbedarf Steigende IT-Kosten Erhöhte Dokumentations- und Nachweispflichten

8 Bestandteile einer modernen DMS-Basis Mobiler Zugriff Prozessberatung Suche Langzeitarchivierung Datenschutz IT Betrieb Anwender-Support Integration in Fachanwendungen Workflows Dokumentenmanagement Erfassung Klassifikation & Extraktion DMS Archiv Portal Erstellung Bearbeitung Ablage Verteilung Daten an der richtigen Stelle Datenaustausch & Zusammenarbeit Reporting & IKS

9 Softwaregattungen einer modernen DMS-Basis Digitalisierung Klassifikation / Extraktion Klassisches DMS Scannen Klassifizierung Stammdaten Strukturierte Ablage Langzeitarchivierung Barcode- Erkennung Trennung Ggf. Trennung Logik Fachverfahren Metadaten Datenextraktion Bewegdaten Dokumentenbearbeitung Anwendungs- Integration Workflow Dokumentensuche Klassisches Archiv Fachanwendung Collaboration Portal Darstellung Wiki, Foren, Listen Reporting, BI Enterprise- Suche

10 Klassisches DM-Systeme und Collaboration-Portale Klassisches DMS (ELO) Portalsystem (MS SharePoint) Quelle: ELO Digital Office (2014)

11 - Präsentation verschiedener DMS-/ECM-Systeme -

12 Agenda Uhr Begrüßung Vorstellung der Teilnehmer Uhr Einführung in das Thema DMS Uhr - Pause Uhr DMS-Anforderung der Teilnehmer Uhr - Pause Uhr DMS Roadmap der BBS / DMS Projektdurchführung Uhr Fragen / Feedback-Runde Uhr Ende

13 DMS-Anforderungen der Anwesenden FlipChart: Übersicht der Anforderungen Priorisierung Roter Punkt = hoch Gelber Punkt = mittel Grüner Punkt = niedrig Grüner und gelber Punkt dürfen gegen einen weiteren roten Punkt getauscht werden. - Diskussion -

14 Agenda Uhr Begrüßung Vorstellung der Teilnehmer Uhr Einführung in das Thema DMS Uhr - Pause Uhr DMS-Anforderung der Teilnehmer Uhr - Pause Uhr DMS Roadmap der BBS / DMS Projektdurchführung Uhr Fragen / Feedback-Runde Uhr Ende

15 Nutzen unserer integrierten Lösungen Optimierung von Arbeitsabläufen Vereinfachung oder Automatisierung manueller Tätigkeiten Fehlervermeidung Standort-Unabhängigkeit Beschleunigung der Abläufe Ermöglichung neuer Arbeitsweisen Einhaltung rechtlicher Anforderungen Kostenreduzierung Direkte Einbindung aller Prozessbeteiligter Einsatz mobiler Geräte Vereinfachung der projekt- bzw. prozessorientierten Zusammenarbeit Förderung von Kommunikation und Wissensaustausch EU-Datenschutz-Grundverordnung Verfahrensdokumentationen Datensicherheit Datenintegrität Weitergabe günstiger Einkaufskonditionen Effizientes IT-Management Prozessoptimierung statt Personalaufbau Modularer und skalierbarer Leistungsabruf

16 Das BBS DMS Angebotsmodell DMS-Hosting und Datenhaltung im Rechenzentrum der BBS Modulare und skalierbare DMS-Bausteine Vorgefertigte Fachlösungen, z.t. interagierend Monatliche Abrechnung mit 24-monatiger Mindestvertragslaufzeit Standardisierte Anwenderdokumentationen und schulungen Support-Hotline für technischen und fachlichen Support

17 Weitere Fachanwendungen Finanzbuchhaltung Dienst- und Personalplanung Pflegemanagement s / Outlook MS Office Tools Eingangsrechnungs- Verarbeitung Vertragsverwaltung Personalakte Posteingang Austausch-Portal Wissensmanagement Weitere Fachlösungen DRK Landesverband Westfalen-Lippe Die BBS IT-Lösungen Wirtschaftlichkeit - Sicherheit - Integration - Datenschutz - Beratung - Support Dateiablage Virtuelle Arbeitsplätze (RDS) DMS Fachlösungen Fachanwendungen Dokumentenmanagement- Basis-System (DMS) Rechenzentrum BBS

18 Die ersten DMS Fachlösungen der BBS Vertragsmanagement Strukturierte Ablage von Verträgen Versionierung und Barcode-Ablage Recherche anhand von Indexdaten und Inhalten Berechtigungskonzept Fristenmanagement Prüf- und Freigabeworkflow Mobiler Zugriff Personalakte Strukturierte Ablage in Bewerber- und Mitarbeiterakten Versionierung und Barcode-Ablage Recherche anhand von Indexdaten und Inhalten Berechtigungskonzept Fristenmanagement Prüf- und Freigabeworkflow Bewerbungs-Workflow Ein-/Austritts-Workflow Urlaubsantrags-Workflow Dienstreiseantrags-Workflow Fortbildungsgenehmigungs-Workflow

19 Die ersten DMS Fachlösungen der BBS Eingangsrechnungs- Verarbeitung (De)zentrales Scannen Automatische Datenextraktion Strukturierte Ablage in Geschäftsjahres- und Lieferanten-Akten Prüf- und Freigabe-Workflow Fristenverwaltung (Skonto) Recherche anhand von Indexdaten und Inhalten Direkte Dokument-Anzeige aus der Fibu Berechtigungskonzept Mobiler Zugriff

20 Weitere DMS Fachlösungen Posteingang Qualitätsmanagement Arbeitsgruppen-Portal Intranet Verwaltung Wissensmanagement Allgemeine Dokumentablage Fuhrpark-Verwaltung

21 Das Kostenmodell gemeinsam günstig Grundkosten Umlage Qualifizierungen Umlage Grundinstallation DMS Umlage Standard-Dokumentationen Umlage Systemlizenzen Einrichtung kundenspezifisch Fachlösungen Umlage initiale Erstellung/Entwicklung Einrichtung kundenspezifisch

22 Das Kostenmodell gemeinsam günstig Volumen Datenvolumen inkl. WORM Anzahl Seiten/Jahr Datenextraktion Anwenderlizenzen Nach Funktionalität und Rolle IT Infrastruktur-Umlage Server Maintenance Updates Betrieb Support Updates

23 Zeitplanung BBS-DMS Projektstrukturplan

24 Projektvorbereitung DRK Kreisverbände / Einrichtungen Vorstellung des Themas DMS Einbeziehung von Betriebsrat und Datenschutz Identifizierung von Teilprojekten mit Nutzenbetrachtung Klärung und Dokumentation der Ist-/Soll-Prozesse Evaluierung der Mengengerüste Kosten-Nutzen-Betrachtung Priorisierung der Teilprojekte Projektplanung

25 Agenda Uhr Begrüßung Vorstellung der Teilnehmer Uhr Einführung in das Thema DMS Uhr - Pause Uhr DMS-Anforderung der Teilnehmer Uhr - Pause Uhr DMS Roadmap der BBS / DMS Projektdurchführung Uhr Fragen / Feedback-Runde Uhr Ende

26 Fragen?

27 Feedback-Runde Wurden Ihre Erwartungen erfüllt? Was hat Ihnen besonders gut gefallen? Was hat gefehlt? Wie möchten Sie mit dem Thema DMS weitermachen? intern in Ihrer Organisation gemeinsam mit der BBS

28 Kontakt Kay-Henning Arracher Berater DMS DRK-Landesverband Westfalen-Lippe Tel.: 0251 / Mobil: 0171 / kay-henning.arracher@drk-westfalen.de