FIBU Offene-Posten- Buchführung

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1 FIBU Offene-Posten- Buchführung

2 Inhaltsverzeichnis 1 Leistungsbeschreibung Highlights Rechnungsprüfung in der Buchungserfassung Sammelbuchung Zahlungslauf aus offenen Posten einlesen OP-Ansicht in der Buchungserfassung Buchungen zusammenfassen (Teilzahlungen ausziffern) Mahnungen / Kontoauszug Offene-Posten-Liste Fälligkeitsliste Intervall Automatische Übergabe von neuen/geänderte OP-Buchungen in das Folgejahr Funktionsübersicht Autor: Armin Frei FIBU Offene-Posten-Buchführung 2

3 1 Leistungsbeschreibung Mit der Offenen-Posten-Buchhaltung haben Sie stets den Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Forderungen und Verbindlichkeiten. Zahlreiche Komfortfunktionen in der Buchungserfassung unterstützen Sie von der Verbuchung von Zahlungsvorgängen bis hin zur automatisierten Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Zudem ermöglicht das Zusatzmodul die optimale Ausnutzung von Zahlungszielen und ein lückenloses Mahnwesen. Forderungen und Verbindlichkeiten im Überblick behalten In Verbindung mit dem Kontoauszugs-Manager können Offene-Posten-Buchhaltungen noch einfacher bearbeitet werden. FIBU Offene-Posten-Buchführung 3

4 2 Highlights 2.1 Rechnungsprüfung in der Buchungserfassung In der Buchungserfassung wird automatisch erkannt, wenn eine Rechnung bereits erfasst wurde. Sie erhalten bei der Buchung eine Hinweismeldung. Vermeiden Sie dadurch, dass Rechnungen doppelt erfasst und im schlimmsten Fall sogar doppelt bezahlt werden. FIBU Offene-Posten-Buchführung 4

5 2.2 Sammelbuchung Über die Sammelbuchung kann ein Zahlungsvorgang auf mehrere Rechnungen (auch personenkontoübergreifend) verteilt werden. Sie können Anzahlungen oder Skontobeträge automatisch verteilen lassen. Bei der Übernahme der Buchungen werden die offenen Posten automatisch ausgeglichen. Personenkontenübergreifende Suche erfassen Übernahme der offenen Posten in die Zuordnung Automatische Skontoverteilung aktivieren und die Buchungen übernehmen (inkl. automatischem OP-Ausgleich) FIBU Offene-Posten-Buchführung 5

6 2.3 Zahlungslauf aus offenen Posten einlesen Sie können eine mit Agenda FIBU erzeugte Zahlung aus offenen Posten (z. B. Lastschrift für Debitoren) in der Buchungserfassung komfortabel bei der Zahlung auflösen. Nach Erfassung der Gutschrift in der Bank können Sie die Originalzahlung aufrufen und den Zahlungslauf verbuchen lassen. Die Buchungen werden automatisch erzeugt, die offenen Posten automatisch ausgeglichen. Zahlungslauf aufrufen und auswählen Zahlungen werden automatisch in Buchungen umgewandelt. FIBU Offene-Posten-Buchführung 6

7 2.4 OP-Ansicht in der Buchungserfassung Direkt in der Buchungserfassung können Sie mit der OP-Ansicht arbeiten. Alle wesentlichen Informationen und Funktionen des OP-Kontos werden dargestellt. Durch eine Buchung auf ein Personenkonto wird das zugehörige OP-Konto automatisch aktualisiert. In der OP-Ansicht ist auch ein manueller Ausgleich von offenen Posten möglich. FIBU Offene-Posten-Buchführung 7

8 2.5 Buchungen zusammenfassen (Teilzahlungen ausziffern) Mit der Funktion Buchungen zusammenfassen ordnen Sie verschiedene Buchungen einander zu. So können Sie zum Beispiel Anzahlungen, Teilzahlungen oder Gutschriften mit der zugehörigen Rechnung zusammengefasst werden. Auf OP-Auswertungen kann dann die zusammengefasste Buchung anstatt der einzelnen Buchungen angezeigt werden. Das sorgt für Übersichtlichkeit. Sie sehen auf einen Blick den Restbetrag der zu einer Rechnung noch offen ist. OP-Konto mit den einzelnen Buchungen OP-Konto mit zusammengefassten Buchungen FIBU Offene-Posten-Buchführung 8

9 2.6 Mahnungen / Kontoauszug Mahnungen oder Kontoauszüge für offene Posten erstellen Sie in Agenda FIBU direkt in der Buchungserfassung oder auch aus dem Offene-Posten-Konto heraus. Mahnungen können in englischer, spanischer und französischer Sprache erstellt werden. Sie können Mahnungen aber auch individuell nach Ihren Anforderungen erstellen. FIBU Offene-Posten-Buchführung 9

10 2.7 Offene-Posten-Liste Mit der Offene-Posten-Liste haben Sie einen schnellen Überblick über die offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Die Auswertung kann getrennt nach Debitoren und Kreditoren erstellt werden. Erstellen Sie eine Stichtagsliste oder lassen Sie nur die offenen Posten darstellen, bei denen der Kontosaldo größer als das eingeräumte Kreditlimit ist. FIBU Offene-Posten-Buchführung 10

11 2.8 Fälligkeitsliste Intervall Mit der Fälligkeitsliste Intervall können individuelle Auswertungen zur Fälligkeit im Bereich einer Offenen-Posten-Buchführung ermittelt werden. In der Hauptansicht werden die einzelnen Personenkonten mit der Darstellung der gewählten Intervalle abgebildet. In der Detailansicht werden die Ergebnisse je Belegnummer zum Personenkonto dargestellt. Sie können hier direkt bis auf Buchungssatzebene navigieren und auch einen digitalen Beleg zur Position aufrufen. Hauptansicht Detailansicht Durch die Angabe von Kreditlimit, Ansprechpartner und Telefonnummer können Sie bei Überschreitung des Kreditlimits direkt Kontakt mit Ihrem Geschäftspartner aufnehmen und die Fälligkeiten besprechen. FIBU Offene-Posten-Buchführung 11

12 2.9 Automatische Übergabe von neuen/geänderten OP-Buchungen in das Folgejahr Werden in einem Vorjahr nachträglich neue OP-Buchungen erfasst oder bestehende geändert, können diese Änderungen gleich in das Folgejahr übergeben werden. Somit sind Ihre offenen Posten immer auf dem aktuellsten Stand. FIBU Offene-Posten-Buchführung 12

13 3 Funktionsübersicht Stammdaten allgemein Assistent zur Einrichtung der Offene-Posten-Buchführung Ausbuchung Kleindifferenzen Kleindifferenzen in Euro oder Prozent Ausbuchungskonto Debitoren / Kreditoren festlegen Fälligkeit definieren Skontobedingungen nach Tagen / Prozent hinterlegen Mahnwesen definieren Mahnfristen 1-3 Letzte Frist Mahngebühren in Euro und Verzugszinsen je Mahnstufe Mahnlimit hinterlegen Formulare für Mahnungen und Kontoauszüge erstellen Standard-Formularvorlagen Individuelle Formularvorlagen Vorschau für Formularvorlagen Mahntexte in folgenden Sprache integriert: Deutsch Englisch Französisch Spanisch Individuelle Sprache Platzhalterassistent für Mahntexte Individuelle Zahlungsbedingungen nach Tagen oder Datum definieren Stammdaten Personenkonten Personenkontonummern (bis 9-stellig nummerisch) Debitoren und Kreditoren anlegen Automatische Übergabe von neuen/ geänderten Personalkonten in Folgejahre Personenkonten kopieren Personenkonten reorganisieren (alter -> neuer Inhalt) Angaben zum Mahnwesen / Zahlungsverkehr individuell je Personenkonto festlegen USt-ID-Nr. automatisch prüfen Adresse, Telefon, Bank erfassen Aktivkennzeichen setzen Individuelle Zahlungsbedingungen nach Tagen oder Datum definieren Funktionen in der Buchungserfassung Personenkonto gegen Personenkonto buchen Prüfung doppelte Buchungen Personenkonten Automatische Übergabe von neuen/ geänderten OP-Buchungen in das Folgejahr Automatische Skontoprüfung OP-Konto aufrufen Buchen in OP-Ansicht Individuelle Fälligkeit in Belegfeld 2 definieren OP-Suche Sammelbuchung (personenkontoübergreifend) Zahlungslauf auflösen Automatischer OP-Ausgleich Zahlungen sperren Mahnkennzeichen anpassen Komfortsuche Personenkonto nach Nummer oder Bezeichnung Bearbeitungsfunktionen Zahlungen aus offenen Posten bereitstellen Zahlungsausgänge bereitstellen Lastschriften bereitstellen Nach Fälligkeitsdatum Bereitstellung vor Erreichen der Skontofrist Datum nächster Zahlungslauf festlegen Zahlungsvorschläge anzeigen Zahlungsaufträge erzeugen (Lastschriften, Überweisungen, Barzahlung oder Scheck) Überweisungen im SEPA-Format erzeugen Automatischer Auszifferungslauf Auszifferungslauf nach Belegnummern oder Konten gesamt Abstimmungsprüflauf Kleindifferenzen ausbuchen OP-Buchungen initialisieren Auszifferungslauf zurücksetzen Fälligkeiten neu berechnen Übernahme der offenen Posten Salden- oder Einzelposten bei der Jahresübernahme Auswertungen Offene-Posten-Buchführung Offene-Posten-Liste Getrennt nach Debitoren / Kreditoren Stichtagsliste Darstellung der gebuchten Fremdwährung Auswertung nach überschrittenem Kreditlimit Umfangreiche Sortierungsmöglichkeiten OP-Konto Anzeige inkl. Kreditlimit Mahnung / Kontoauszug direkt aufrufen Darstellung digitaler Beleg Ausgleich (Auszifferung) direkt im OP-Konto Buchungen zusammenfassen (Teilzahlungen ausziffern) OP-Suche Notizen erfassen Druck OP-Konto inkl. Stammdaten Sortierung nach Kontengruppen Stammdaten Personenkonto aufrufen und bearbeiten Mahnungen / Kontoauszüge Mahnungen Debitoren Kontoauszüge Kreditoren Mahnlauf wiederholen Stichtags-Auswertungen Vorschau Mahnung / Kontoauszug Übergabe an AUSWERTUNGEN ON- LINE und DMS Zahlungslisten Zahlungsvorschlagsliste Zahlungsavis drucken Dauerauftragsliste Zahlungsvorschlagsliste Zahlungsavis drucken Belegliste Fälligkeitsliste Getrennt nach Debitoren / Kreditoren Stichtagsbezogen Fälligkeitsliste Jahre Fälligkeit nach Kalenderjahren eingrenzen Getrennt nach Debitoren / Kreditoren Darstellung Fälligkeit nach Tagen, Wochen oder Monaten FIBU Offene-Posten-Buchführung 13

14 Fälligkeitsliste Intervall Getrennt nach Debitoren / Kreditoren Stichtagsliste Fälligkeiten nach Tages-Intervallen darstellen Umfangreiche Sortierungen Wertekontrolle Darstellung Fälligkeit je Personen im Intervall OP-Konto aufrufen Buchungsauskunft aufrufen Diagramm erstellen Anzeige des Ansprechpartners des Personenkontos (inkl. Telefonnummer) Kreditlimit Personenkonto OP-Jahresübersicht Getrennt nach Debitoren / Kreditoren Umfangreiche Sortierungen Kreditlimit Getrennt nach Debitoren / Kreditoren Sortierung nach Betrag absolut Ausschöpfung in % Wertekontrolle OP-Konto aufrufen Buchungsauskunft aufrufen Online-Services BANK ONLINE Komfortabler Abruf von Kontoauszügen für alle Mandanten über das Agenda-Rechenzentrum Übermittlung von Zahlungsdateien über das Agenda-Rechenzentrum DIGITALES BELEGBUCHEN Bereitstellung von Belegen durch den Mandanten über das Agenda-Rechenzentrum Import der digitalen Belege mit Buchungsvorschlag direkt in die Buchunserfassung von Agenda FIBU Digitales Belegarchiv (umfangreiche Recherchemöglichkeiten für Berater und Mandant im Agenda-Rechenzentrum) AUSWERTUNGEN ONLINE Komfortable Bereitstellung von Auswertungen über das Agenda-Rechenzentrum Zugriff durch den Mandanten mit jedem beliebigen Endgerät wie z.b. ipad an jedem beliebigen Ort Daten-Import Einlesen Personenkonten Einlesen OP-Liste (DATEV) Einlesen Kreditoren (in Verbindung mit CRM) Einlesen Debitoren (in Verbindung mit FAKTURA / CRM) Daten-Export Auslesen Personenkonten (ASCII- Format) Auslesen Personenkonten (DATEV-Format) Auslesen OP-Konten der Debitoren / Kreditoren (ASCII-Format) Auslesen Debitoren und Kreditoren (in Verbindung mit FAKTURA / CRM) Auslesen OP-Konten der Debitoren / Kreditoren (in Verbindung FAKTURA / CRM) Agenda-Software Informationen & Kontakt Weitere Informationen auf unserer Website agenda-software.de Software für Steuerberater Informationen über Agenda Software für Buchhalter Software für Unternehmen Haben Sie Fragen? Wir sind für Sie da. Telefon: sales@agenda-software.de FIBU Offene-Posten-Buchführung 14

15 Agenda-Software jetzt kennenlernen! Faxantwort Ja, ich möchte das Agenda-System kennenlernen. Bitte senden Sie mir das Infopaket gratis und unverbindlich zu. Inhalt: Präsentations-DVD Ausführlicher Produkt-Katalog Kontaktdaten Ihres persönlichen Beraters Jetzt anfordern Ansprechpartner Vorname, Name Straße PLZ, Ort Telefon Fax Online-Formular Fordern Sie hier Ihr Infopaket online an: Unser Tipp: Online-Test Sie möchten die Software gerne selbst testen? Dann klicken Sie auf folgenden Link: Hier gleich online testen: Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG Oberaustraße Rosenheim Telefon Faxantwort Internet agenda-software.de Art.-Nr Stand

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